時間:2023-06-05 15:43:58
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一、采購合同法律風(fēng)險產(chǎn)生的原因
1.采購部門法律意識淡薄
漠視、不遵守企業(yè)內(nèi)部各項采購程序與規(guī)定,甚至存在僥幸心理,不按照合同履約,甚至違約、違規(guī)、違法侵權(quán),給企業(yè)帶來各類法律風(fēng)險。
2.忽視合同履約過程的監(jiān)督
煤炭企業(yè)往往重視合同前期的準(zhǔn)備,如嚴(yán)格招投標(biāo)程序、重視商務(wù)談判。但對于合同履行過程,則多依靠現(xiàn)場工作人員的素質(zhì),導(dǎo)致履約質(zhì)量參差不齊,存在風(fēng)險。
3.企業(yè)合同管理制度落實不到位
制定合同相關(guān)管理制度比較完善,由于在把控合同全過程中涉及的崗位較多。因此,在實際執(zhí)行過程中會存在偏差。
二、合同簽訂前的法律風(fēng)險及防控辦法
合同簽訂之前的風(fēng)險對風(fēng)險防范是最有效、最根本的。必須嚴(yán)格審查相對人主體資格、相關(guān)資質(zhì)、履約能力,并充分評估各項法律風(fēng)險發(fā)生幾率,避免將來發(fā)生糾紛。
1.主體不適格
第一,表現(xiàn)形式。供應(yīng)商主體不合格、資質(zhì)存在瑕疵導(dǎo)致合同無效、不能完全履行,甚至影響采購物品質(zhì)量。法人或其他組織未經(jīng)工商登記或已經(jīng)吊銷、注銷導(dǎo)致合同無效、合同效力待定、合同部分無效等風(fēng)險。相對人企業(yè)名稱與其所持資質(zhì)(各類行政許可證、特許經(jīng)營、生產(chǎn)許可證等)不一致,導(dǎo)致合同無效甚至工商處罰。第二,防控辦法。在合同簽約前,嚴(yán)格審查相對人的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照,并與全國企業(yè)信用查詢系統(tǒng)查詢比對。涉及特殊行業(yè)的,要求相對人提供經(jīng)營行政許可。在審查中更要注意相對人若是分公司或其他形式的分支機構(gòu),要審查對分支機構(gòu)的授權(quán)范圍。要盡量核實相對人提供資質(zhì)證件的真實性。
2.合同條款約定不當(dāng)
第一,表現(xiàn)形式。采購標(biāo)的約定不明,包括采購合同標(biāo)的采用不規(guī)范簡稱,未標(biāo)明型號、生產(chǎn)廠家、品牌或與采購計劃不一致,導(dǎo)致采購物品質(zhì)量下降、不能使用的風(fēng)險;采購標(biāo)的相關(guān)技術(shù)參數(shù)約定不明確,導(dǎo)致采購目標(biāo)失當(dāng);驗收標(biāo)準(zhǔn)約定不明確,導(dǎo)致雙方驗收質(zhì)量爭議,或由此帶來的對于檢測機構(gòu)、檢測風(fēng)云爭議等。合同履約期限約定不明確,導(dǎo)致合同延遲履行帶來提前或逾期交貨,增加保管、倉儲等費用;對于履行地點和交貨方式約定不明確,則容易導(dǎo)致貨運中轉(zhuǎn)中意外導(dǎo)致雙方責(zé)任承擔(dān)的風(fēng)險;違約責(zé)任約定不明確,若在日后合同履行過程中發(fā)生爭議,導(dǎo)致部分違約的情形下難以計算損失等風(fēng)險;爭議解決條款約定不明確,則可能導(dǎo)致我方增加訴訟成本等風(fēng)險。第二,防控辦法。在合同條款審查過程中,要明確約定合同標(biāo)的名稱、規(guī)格型號、產(chǎn)地及品牌,核查是否與采購計劃一致。對于技術(shù)規(guī)格復(fù)雜的大型設(shè)備,應(yīng)將技術(shù)詳細(xì)規(guī)格作為合同附件同時留存,避免將來合同履行過程產(chǎn)生糾紛。約定明確交貨方式、履約地點,注重明確爭議解決條款等。
3.結(jié)算條款約定不當(dāng)
第一,表現(xiàn)形式。雙方付款方式約定明顯不利于其中一方,有預(yù)付款情形的,買方支付預(yù)付款后賣方遲遲不發(fā)貨,延誤使用時間;又或者預(yù)付款比例不合適,造成大量資金占用。支付方式約定與現(xiàn)場使用不一致,有可能造成已付款但合同標(biāo)的使用產(chǎn)生問題,造成我方損失。第二,防控辦法。制定預(yù)付款相關(guān)制度,確定合理的預(yù)付款比例。按照現(xiàn)場實際,使用確定按期支付采購價款。
4.驗收方式不當(dāng)
第一,表現(xiàn)形式。驗收時,庫管未嚴(yán)格按照合同核對采購物資的型號、數(shù)量、規(guī)格等,未找相關(guān)機構(gòu)檢驗?zāi)承┐笮驮O(shè)備,便視為合格入庫。這些行為都是明顯確認(rèn)合同約定,在發(fā)生糾紛時對采購方不利。第二,防控辦法。制定合理的驗收與庫房管理規(guī)定,制定庫房管理人員的崗位職責(zé)與工作流程,并嚴(yán)格執(zhí)行。驗收大型設(shè)備可在合同中約定由某些機構(gòu)出具檢測報告或者約定在設(shè)備運行期內(nèi)出現(xiàn)問題的相關(guān)解決辦法。對在驗收方面存在的問題要及時收集現(xiàn)場資料,通報法律事務(wù)部門。
三、結(jié)語
在煤礦企業(yè)采購合同法律風(fēng)險防范的過程中,最主要、最根本的就是要企業(yè)管理人員、采購部門人員、法務(wù)部門人員形成正確的法律風(fēng)險防范意識。要對采購合同進行全過程的管理和風(fēng)險防控。對于簽約方選擇、合同文本擬定、到貨驗收及質(zhì)保期等,都要進行全過程風(fēng)險防控,把控各個環(huán)節(jié),確保采購合同風(fēng)險防控的全局化管理。
作者:栗慧 單位:山西潞安礦業(yè)(集團)有限制責(zé)任公司李村煤礦建設(shè)管理處
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞:物資采購;合同管理;風(fēng)險
合同管理指的是合同的審批、簽訂、履行、變更和終止。企業(yè)在合同管理的過程中存在著很大的風(fēng)險。所以企業(yè)物資采購中的合同管理是保證企業(yè)正常運行的重要工作,是企業(yè)與企業(yè)之間的契約關(guān)系。它不是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容,所以必須做好合同管理的法律風(fēng)險防范機制。下面我們分析一下如何對石化企業(yè)物資采購中的合同管理進行風(fēng)險防控。
一、物資采購過程中合同管理存在法律風(fēng)險
(一)合同簽訂過程中有多種情況導(dǎo)致合同無效。雙方訂立合同無法履約,會造成人力、物力、財力的浪費,讓企業(yè)走入困境。違背法律法規(guī)合同、合同簽訂不符合法定程序的合同或者合同主體不合規(guī)、在招投標(biāo)過程中有違規(guī)現(xiàn)象簽訂的合同均會導(dǎo)致合同無效,所以合同條款中必須明確規(guī)定解決爭議的條款,這對雙方當(dāng)事人都有約束力。
(二)在采購合同履行過程中,企業(yè)面臨的風(fēng)險可能是外部也可能是內(nèi)部,合同雙方因為支付能力和生活能力的降低或者合同當(dāng)事人金融機構(gòu)的關(guān)系惡化都會給企業(yè)帶來法律風(fēng)險。合同相對方也會受到影響。(三)合同履約過程中還可能因為合同欺詐導(dǎo)致法律風(fēng)險,供應(yīng)商如果依靠虛假證件參與投標(biāo),必須利用合同法關(guān)于合同無效的相關(guān)法律條文來保護企業(yè)的合法權(quán)益。對虛假投標(biāo)要求其返還財產(chǎn)。對于合同標(biāo)的金額重大、影響惡劣的事件應(yīng)當(dāng)向公安機關(guān)報案,請求追究欺詐者的刑事責(zé)任。
二、如何防范合同管理中法律風(fēng)險
(一)物資采購標(biāo)前控制
1.做好物資采購標(biāo)前審批是防范合同管理風(fēng)險的制度保障,物資采購需求計劃提報后,采購管理人員一定要按照標(biāo)的做好招標(biāo)前的立項審批工作。按項目金額大小報各級領(lǐng)導(dǎo),對采購方式、使用單位、供應(yīng)商選取等情況逐級提報給領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)必須有簽署意見。
2.在招標(biāo)委托單提報時一定要附上法律合同文本,標(biāo)書中中要明確物資采購合同管理法律條文、明確技術(shù)要求,執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),對供應(yīng)商資質(zhì)進行嚴(yán)格篩選。要求供應(yīng)商報價注明成本構(gòu)成。報價單中報價必須注明是否含稅、含運費、是否包括備件,包含多少備件等各種費用。
3.一定要嚴(yán)格審核供應(yīng)商響應(yīng)標(biāo)書的情況。
4.防止最低價中標(biāo)造成惡性競爭,物資采購正常的價格是買賣雙方的相互尊重,如果忽視企業(yè)的合理利益訴求,無視招標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生的后續(xù)服務(wù)保修,勢必造成企業(yè)購入低成本,低質(zhì)量的產(chǎn)品,由于使用時間,后續(xù)服務(wù)無法保證,造成合同履約的拖拉、停止等現(xiàn)象的發(fā)生。
5.招標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生后,物資采購人員根據(jù)招標(biāo)結(jié)果擬定采購合同后按照過程過程控制規(guī)定報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及合同管理人員擬制、審批。同時注意提升物資采購人員的法律水平,進行有合同管理人員培訓(xùn),防范合同履行過程中的法律風(fēng)險。
(二)一定要建立建全物資采購合同管理體系
1.成立專門合同管理部門。合同管理理不同于其它企業(yè)管理工作,職能上超越了其它管理工作,它涉及大量的法律專業(yè)問題,物資采購涉及大量財、物關(guān)系,如果合同定立過程中不嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真,會對企業(yè)造成不可估量的損失。所以我們必須謹(jǐn)慎對等合同管理中的法律風(fēng)險,同時物資企業(yè)在進行采購過程時也要聘請專業(yè)的法律顧問。選用一批懂法律、懂管理并且有很強的自律性的才做為合同管理人員,隨時防控企業(yè)業(yè)經(jīng)營過程中遇到的法律問題,化解經(jīng)營風(fēng)險。
2.在石化企業(yè)內(nèi)部建立建全法律事務(wù)機構(gòu),形成完善的合同管理體系。嚴(yán)細(xì)認(rèn)真的斟酌各條款的用詞是否精準(zhǔn)。成立合同管理部門來審核管理合同的簽訂和管理合同的履行,用規(guī)范的法律合同條款來保證物資采購的有續(xù)進行。保護采購過程中不可預(yù)見性,防止給企業(yè)造成重大損失。企業(yè)重大的合同一定要有企業(yè)法人或者法人委托人及法律部門參加談判和起草、簽定,并且對合同的改造進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
3.合同管理部門應(yīng)該對合同進行有效控制。健全企業(yè)制度,使合同管理工作有法可依、有章可循。對合同文本、專用章進行歸口管理,物資采購合同必須做好登記統(tǒng)計工作。物資使用單位也要設(shè)置兼職合同管理人員,把合同管理與效效考核掛鉤。合同履行中的糾紛也由合同管理部門負(fù)責(zé)。做到管理層次清楚、職責(zé)明確,使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。
[關(guān)鍵詞]增長管理;現(xiàn)金流量;財務(wù)管理預(yù)警
[中圖分類號]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432(2013)38-0063-02
1財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)概述
1.1財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)的含義
財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)指的是企業(yè)以會計資料、經(jīng)營計劃及財務(wù)報表等會計信息為基礎(chǔ),通過觀察一系列靈敏財務(wù)信息的變化,實時分析出集團或公司所面臨的財務(wù)危機的分析系統(tǒng)。
1.2財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)的功能
(1)預(yù)防功能
財務(wù)預(yù)警分析可以使企業(yè)敏銳而迅速地察覺到潛藏的危機,并有效地采取措施以達(dá)到避免和預(yù)防危機發(fā)生的可能。
(2)監(jiān)測功能
經(jīng)過搜集與自身企業(yè)相關(guān)的產(chǎn)業(yè)信息、國內(nèi)外市場的競爭情況及企業(yè)自身的生產(chǎn)經(jīng)營情況和財務(wù)狀況,跟蹤并檢測本企業(yè)和同行之間的變化情況,并據(jù)此詳細(xì)分析當(dāng)前宏觀經(jīng)濟狀況。
(3)診斷功能
依據(jù)檢測結(jié)果,對比企業(yè)當(dāng)前實際財務(wù)狀況和同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)情況,結(jié)合財務(wù)分析方法、集團診斷技術(shù)及企業(yè)管理技術(shù)追蹤企業(yè)出現(xiàn)財務(wù)狀況惡化的原因及企業(yè)營運過程中的缺陷,究其原因,找到病根。
(4)控制功能
在完成監(jiān)測和診斷工作之后,糾正企業(yè)運營過程中的差錯和過失,讓企業(yè)重新步入正常的運營軌道,通過各種途徑,尋找一切可以利用的渠道和資源,在財務(wù)危機出現(xiàn)時,制止財務(wù)狀況的進一步惡化,縮小其影響范圍。與此同時,監(jiān)控可能導(dǎo)致財務(wù)狀況惡化的長期財務(wù)決策制度。由此可見,一套行之有效的財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)在發(fā)現(xiàn)問題的同時,能夠提供解決方案和應(yīng)對措施。
2增長管理財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)的構(gòu)建
2.1可持續(xù)增長理論在財務(wù)管理預(yù)警系統(tǒng)中的應(yīng)用
公司在不需要消耗現(xiàn)有財務(wù)資源的情況下,銷售能夠增長的最大比率是可持續(xù)增長率。公式表示為:
可持續(xù)增長率=銷售凈利率×收益留存率×總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率×資產(chǎn)權(quán)益比例=銷售凈利率×收益留存率×總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率×(資產(chǎn)/期初權(quán)益)
公式顯示,在穩(wěn)定的財務(wù)政策下,可持續(xù)增長率與資產(chǎn)收益率呈線性變動。
2.2基于增長管理的中小企業(yè)財務(wù)管理預(yù)警系統(tǒng)
以可持續(xù)增長模型權(quán)衡企業(yè)當(dāng)前銷售增長率的合理性,判斷企業(yè)現(xiàn)有資源能否支撐未來的銷售增長率;可持續(xù)增長模型還能夠判斷企業(yè)盈缺。企業(yè)的預(yù)計銷售增長率和實際情況多有偏差,可持續(xù)增長率可以計算企業(yè)資金盈缺,進行下一步籌資投資決策。
2.3基于增長管理的中小企業(yè)財務(wù)管理預(yù)警系統(tǒng)運作流程
基于增長管理的財務(wù)預(yù)警系統(tǒng),在分析、發(fā)現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險警情的同時,注意日常生產(chǎn)經(jīng)營活動的發(fā)現(xiàn)與探尋。把握企業(yè)整體財務(wù)狀況,連續(xù)分析資金運行各環(huán)節(jié),達(dá)到流程的優(yōu)化;在事前、事中、事后做到及時跟蹤控制警情;將企業(yè)經(jīng)營活動、內(nèi)部控制及財務(wù)預(yù)警結(jié)合起來,提高企業(yè)財務(wù)反應(yīng)速率,確保在需要時做出迅速反應(yīng),應(yīng)對問題。
3現(xiàn)金流財務(wù)管理預(yù)警系統(tǒng)構(gòu)建
3.1基于現(xiàn)金流的財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)框架
通過檢測和控制現(xiàn)金及其流向可以構(gòu)建基于現(xiàn)金流的財務(wù)管理預(yù)警系統(tǒng)。沿著現(xiàn)金流的線索可以尋找預(yù)警源頭,設(shè)置預(yù)警指標(biāo),檢測并匯報警度,整理出一套極具規(guī)模的財務(wù)預(yù)警模型。作為企業(yè)獨特的經(jīng)濟資源,現(xiàn)金連接著企業(yè)活動、籌資活動、投資活動以及經(jīng)營活動,從始至終與企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)保持密切聯(lián)系。所以,在研究企業(yè)現(xiàn)金流量財務(wù)預(yù)警的過程中,通過對其在企業(yè)活動中數(shù)量和效益的分析,分別研究現(xiàn)金流量綜合財務(wù)預(yù)警、籌資現(xiàn)金流量財務(wù)預(yù)警、投資現(xiàn)金流量財務(wù)預(yù)警和經(jīng)營現(xiàn)金流量財務(wù)預(yù)警,結(jié)合各自特點,選取合適的預(yù)警指標(biāo),構(gòu)建一套完整的企業(yè)現(xiàn)金流量財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)。基于現(xiàn)金流量的財務(wù)管理預(yù)警數(shù)據(jù)來源是企業(yè)的現(xiàn)金流量表。
3.2構(gòu)建基于現(xiàn)金流的財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)
3.2.1從企業(yè)現(xiàn)金流方向構(gòu)成分析企業(yè)財務(wù)狀況
站在企業(yè)角度來看,不一樣的現(xiàn)金流量構(gòu)成現(xiàn)金流量表正負(fù)方向有所不同,直接導(dǎo)致現(xiàn)金流量結(jié)果的差別,影響著企業(yè)當(dāng)前的財務(wù)狀況,為此,分析各種活動對現(xiàn)金流量正負(fù)方向產(chǎn)生的差異,可以對企業(yè)目前財務(wù)狀況做出一些判斷和分析。下面是針對不同現(xiàn)金流量情況做出的企業(yè)財務(wù)狀況判斷。
(1)經(jīng)營流入流出且籌資流入>流出,表示企業(yè)經(jīng)營活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量匱乏,舉債經(jīng)營是目前企業(yè)狀態(tài),如果企業(yè)依靠放棄投資或進行處置長期資產(chǎn)來取得投資活動的現(xiàn)金流入,則表示企業(yè)財務(wù)狀況到了危急關(guān)頭。
(2)經(jīng)營流入
(3)經(jīng)營流入流出且籌資流入
(4)經(jīng)營流入
(5)經(jīng)營流入>流出且投資流入>流出且籌資流入>流出,表示經(jīng)營、投資、籌資都能取得良好的現(xiàn)金流入,企業(yè)財務(wù)狀況一片大好,此時要加強對投資項目的可行性研究,避免因過分投資產(chǎn)生的資金浪費。
(6)經(jīng)營流入>流出且投資流入流出,表示企業(yè)可以通過經(jīng)營活動和取得外債的方式獲得現(xiàn)金流入。企業(yè)財務(wù)狀況基本穩(wěn)定,企業(yè)的擴大經(jīng)營產(chǎn)生的投資活動資金逆流也算正常,但還是要注意對投資規(guī)模的把控。
(7)經(jīng)營流入>流出且投資流入>流出且籌資流入
(8)經(jīng)營流入>流出且投資流入
3.2.2從企業(yè)現(xiàn)金流量結(jié)構(gòu)分析企業(yè)財務(wù)狀況
通過對企業(yè)籌資活動、投資活動和經(jīng)營活動產(chǎn)生現(xiàn)金流量的計算,分析三種活動在企業(yè)所有現(xiàn)金流中占據(jù)的比重是現(xiàn)金流量結(jié)構(gòu)分析的方法。通過企業(yè)現(xiàn)金流入的結(jié)構(gòu),可以有效地分析現(xiàn)金流入質(zhì)量,推斷企業(yè)獲取現(xiàn)金能力的大小,掌握企業(yè)現(xiàn)金流入的來源。依據(jù)現(xiàn)金結(jié)構(gòu),可以掌握企業(yè)現(xiàn)金支出走向,據(jù)此對企業(yè)的理財水平和策略加以分析判斷。經(jīng)營、投資和籌資活動是企業(yè)現(xiàn)金流入和流出的主要活動。經(jīng)營風(fēng)險預(yù)警指數(shù)用來監(jiān)察資本周轉(zhuǎn)惡化程度,籌資風(fēng)險預(yù)警指數(shù)用于監(jiān)察資本結(jié)構(gòu)惡化程度,投資風(fēng)險預(yù)警指數(shù)用于監(jiān)察資本擴張惡化程度。[JP]
(1)經(jīng)營活動預(yù)警指數(shù)
企業(yè)在保證籌資投資規(guī)模保持不變,生產(chǎn)經(jīng)營正常運行的情況下,現(xiàn)金流入量越大,則表示企業(yè)經(jīng)營活力越強,如果經(jīng)營活動現(xiàn)金流量占總現(xiàn)金流入的較大比例,則能夠反映出企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)良好,壞賬風(fēng)險小,取得現(xiàn)金實力較強,企業(yè)的現(xiàn)金流入結(jié)構(gòu)比較合理;此外,經(jīng)營活動現(xiàn)金流出量占總現(xiàn)金流出的比重較大時,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況正常,資金支出結(jié)構(gòu)相對合理。在企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動中,經(jīng)營活動現(xiàn)金流出量要具備足夠的穩(wěn)定性,一旦浮動較大,則要進一步尋找原因。經(jīng)營預(yù)警指數(shù)指的是經(jīng)營活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流入量大于或小于“預(yù)警臨界值”(又叫做危險邊際量或安全邊際量)的部分與“預(yù)警臨界值”相比產(chǎn)生的動態(tài)指數(shù)。公式表示為:
經(jīng)營預(yù)警指數(shù)=(本期年經(jīng)營活動現(xiàn)金流入量一年經(jīng)營活動現(xiàn)金流入預(yù)警臨界值)/年經(jīng)營活動現(xiàn)金流入預(yù)警臨界值
經(jīng)營預(yù)警指數(shù)>0,表示企業(yè)處于健康狀態(tài);經(jīng)營預(yù)警指數(shù)
(2)投資活動預(yù)警指數(shù)
鮮為發(fā)生在大規(guī)模的一次性現(xiàn)金流入是投資活動產(chǎn)生現(xiàn)金流量的最大特征,假使一個企業(yè)主要現(xiàn)金流入來源是收回投資資金,乃至處置無形資產(chǎn)、固定資產(chǎn)或其他大型資產(chǎn)所導(dǎo)致的,則企業(yè)很可能處于生產(chǎn)經(jīng)營能力衰弱,持續(xù)和發(fā)展經(jīng)營出現(xiàn)了嚴(yán)重問題。企業(yè)在構(gòu)建固定資產(chǎn),無形資產(chǎn)及其他長期資產(chǎn)過程中,很容易引起資金大規(guī)模的一次性流出。這種流出往往預(yù)示著將來會有更大規(guī)模的資金流入產(chǎn)生,屆時就要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營決策的決定正確與否來判斷了。投資預(yù)警指數(shù)建立在零負(fù)債投資條件下,企業(yè)超額投資的臨界值和實際投資活動現(xiàn)金流出值的差額與投資預(yù)警臨界值相比較產(chǎn)生的動態(tài)相對指數(shù),公式表示為:
投資預(yù)警指數(shù)=(年投資預(yù)警臨界值-年投資活動現(xiàn)金流出量)/年投資預(yù)警臨界值
投資預(yù)警指數(shù)屬于“區(qū)間變量指標(biāo)”,所以,數(shù)值在某一區(qū)間現(xiàn)實企業(yè)投資情況良性,超出這一范圍,無論是高于或低于,都表示警情的產(chǎn)生。
(3)籌資活動預(yù)警指數(shù)
企業(yè)的籌資活動現(xiàn)金流入量在總現(xiàn)金流入量中所占比重較大,說明企業(yè)有著寬廣的籌資渠道,籌集資金擴大生產(chǎn)的能力較強。企業(yè)籌集資金現(xiàn)金流出主要用于償債和支付現(xiàn)金股利。償還了債務(wù)是企業(yè)財務(wù)風(fēng)險弱化的有力措施,但在短期之內(nèi),籌資活動現(xiàn)金流出量占總現(xiàn)金流出比重過大,或許會產(chǎn)生企業(yè)資金周轉(zhuǎn)不靈;企業(yè)的支付能力直接影響股利支付情況,良好的股利支付能力能夠吸引更多潛在投資者,增進投資者信心,提高企業(yè)籌資能力,但企業(yè)一定要合理分配股利支付現(xiàn)金與企業(yè)當(dāng)前正常經(jīng)營活動所用現(xiàn)金之間的額度,目的是留有足夠資金保證企業(yè)正常的生產(chǎn)運營,保證企業(yè)未來現(xiàn)金流量的正常流入。
4結(jié)論
通過研究中小企業(yè)財務(wù)管理預(yù)警體系,能夠獲得以下創(chuàng)新性研究結(jié)論:基于現(xiàn)金流量指標(biāo)的中小企業(yè)財務(wù)預(yù)警系統(tǒng)可以極大程度地降低財務(wù)風(fēng)險給企業(yè)帶來的損失。企業(yè)財務(wù)指標(biāo)不是一成不變的,可以根據(jù)企業(yè)自身特殊狀況,對某些財務(wù)指標(biāo)進行更改或調(diào)整。對于融資能力較差的中小企業(yè),現(xiàn)金流量更是不可或缺的檢測指標(biāo),與站在利潤角度分析的預(yù)警體系相比,現(xiàn)金流量預(yù)警體系更加能夠靈敏地察覺財務(wù)風(fēng)險,從而達(dá)到幫助企業(yè)降低財務(wù)風(fēng)險的目的。
參考文獻(xiàn):
[1]牛怡然.中小企業(yè)財務(wù)風(fēng)險的預(yù)警與控制[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2011(2).
一、化工行業(yè)概況及信息化現(xiàn)狀
所謂的“企業(yè)信息化”是指企業(yè)利用信息開發(fā)工具等現(xiàn)代信息技術(shù)為手段來改善企業(yè)的生產(chǎn)、管理和營銷服務(wù)的水平,并在總體上提高公司的競爭力。
由于化工行業(yè)的行業(yè)特性增加了該行業(yè)在信息方面的需求?;ば袠I(yè)需要采用信息技術(shù)來管理好企業(yè)的生產(chǎn),研發(fā),物流以及企業(yè)資源的優(yōu)化,并且將企業(yè)的經(jīng)營決策從傳統(tǒng)的決策提高到高效率的有信息化支持的決策過程。
化工行業(yè)的高信息化普及率為企業(yè)實現(xiàn)了良好的經(jīng)濟效益,主要體現(xiàn)在以下方面:第一,信息的及時提供與收集,這些數(shù)據(jù)存在于化工企業(yè)在各個部門和生產(chǎn)環(huán)節(jié)之中。管理層在進行決策的時候可以隨時調(diào)用即時的企業(yè)運營信息以確保決策的準(zhǔn)確性。第二,信息系統(tǒng)強化了企業(yè)的內(nèi)部控制。由于化工行業(yè)的業(yè)務(wù)流程復(fù)雜,通過企業(yè)的信息系統(tǒng)針對不同業(yè)務(wù)流程來設(shè)計控制邏輯,這促進了企業(yè)內(nèi)部控制流程的優(yōu)化。再加上信息系統(tǒng)的高度集成使管理層可以很方便地查詢到各部門的即時信息,提高了內(nèi)部控制的工作效率。第三,信息系統(tǒng)確保了化工企業(yè)在各個業(yè)務(wù)流程上的精細(xì)化管理,提高了員工的工作效率,有利于降低企業(yè)的運營成本。信息系統(tǒng)根據(jù)化工行業(yè)的特性,從化工行業(yè)的低端化學(xué)品到高端化學(xué)品分不同階段進行了精細(xì)的成本核算,并根據(jù)企業(yè)在不同生產(chǎn)階段的實際運營狀況來進行資金和物流的合理調(diào)配。
二、財務(wù)管理信息系統(tǒng)整合風(fēng)險的控制目標(biāo)
由于財務(wù)管理信息系統(tǒng)是公司經(jīng)營管理的平臺,公司的經(jīng)營管理理念和內(nèi)部控制模式都會在財務(wù)信息系統(tǒng)中得到體現(xiàn)。因此,財務(wù)信息系統(tǒng)風(fēng)險控制的目標(biāo)與公司經(jīng)營管理的風(fēng)險控制目標(biāo)一致。即要確保公司經(jīng)營管理活動的合理、合法和合規(guī);要確保公司內(nèi)部控制體系的有效運作;要建立必要的程序來保證公司的組織行為與市場規(guī)則和法律法規(guī)的要求一致。具體來看,主要體現(xiàn)在以下幾個方面:第一,風(fēng)險控制環(huán)境的改善。具體包括:公司的管理層和公司員工的日常運作按照公司規(guī)范來執(zhí)行。對于不符合公司操作規(guī)范的行為,公司的財務(wù)信息系統(tǒng)可以做到及時的發(fā)現(xiàn)并予以提醒和糾正。公司的監(jiān)管部門在進行核查活動的時候,財務(wù)信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)能夠做到及時與準(zhǔn)確。第二,風(fēng)險控制活動的強化。具體包括:公司的每一項風(fēng)險控制活動的標(biāo)準(zhǔn)流程都在財務(wù)信息系統(tǒng)中得到了體現(xiàn)。財務(wù)信息系統(tǒng)在具體的實施過程中要確保與風(fēng)險控制的標(biāo)準(zhǔn)流程一致。
三、公司縱向并購中財務(wù)信息系統(tǒng)整合風(fēng)險的控制策略
1.整合戰(zhàn)略以及內(nèi)部控制環(huán)境方面的風(fēng)險控制策略
第一,信息系統(tǒng)的整合戰(zhàn)略。針對公司的信息系統(tǒng)合并戰(zhàn)略是否明確,合并戰(zhàn)略如何實施與落實的問題。公司首先定義了整合戰(zhàn)略:總的來講要實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的銷售收入和采購成本的對接,這是因為兩個公司縱向合并后原來的外部交易都變成了內(nèi)部交易。第二,企業(yè)文化和內(nèi)部控制環(huán)境。從公司整體發(fā)展前景來考慮,公司并購后如果想從一個區(qū)域性公司轉(zhuǎn)變成為一個全球化的公司,必須要學(xué)習(xí)當(dāng)今世界上的優(yōu)秀管理理念,并轉(zhuǎn)變公司的一些工作方式。第三,公司決策權(quán)的分配與組織結(jié)構(gòu)。公司設(shè)立首席信息官這個職位來統(tǒng)一負(fù)責(zé)系統(tǒng)整合的決策。首席信息官在公司的整體系統(tǒng)整合過程之中居于相當(dāng)重要的地位,由首席信息官牽頭,各個部門都必須在系統(tǒng)整合中發(fā)揮自己的作用。
2.財務(wù)成本控制模塊
公司決定從會計的角度來實現(xiàn)對成本的有效控制,并將成本精細(xì)化管理的理念植入到財務(wù)信息系統(tǒng)中。并且標(biāo)準(zhǔn)成本差異法的分析機制來改善公司成本控制流程。
3.財務(wù)信用和應(yīng)收賬款控制模塊
對于財務(wù)信用和應(yīng)收賬款控制模塊的風(fēng)險,在公司信息系統(tǒng)的整合中,合并后的公司采用對財務(wù)信用和應(yīng)收賬款控制模塊重新設(shè)計的辦法來避免這些風(fēng)險。
4.項目風(fēng)險中費用的控制
關(guān)于系統(tǒng)合并費用的控制,公司采用了以下對策:第一,在公司合并團隊對合并項目的費用管理框架制定好之后,公司會根據(jù)合并項目的費用管理框架來編制預(yù)算。為了保證項目投資的高效,公司必須保證對項目的具體投資按重要程度來劃分以確保重點項目的投資,從而減少項目的投資浪費。第二,公司的信息合并團隊還對項目進行成本監(jiān)控,通過實際成本與預(yù)算進行比較來控制。
5.項目風(fēng)險中質(zhì)量管理的控制
項目控制中的質(zhì)量管理十分重要。這方面的管理必須要在項目運作的全過程之中,具體需要做到以下幾點:第一,公司對系統(tǒng)合并項目中的每一個模塊都建立了一個實用性強可以有效衡量項目指標(biāo)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。項目指標(biāo)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)有具體的量化指標(biāo),這些量化的指標(biāo)包括項目的預(yù)算、項目的周期估計、總體和具體的項目范圍、在項目執(zhí)行過程中的資金規(guī)劃。第二,管理信息系統(tǒng)合并團隊實時監(jiān)督項目的效果。公司的信息合并團隊負(fù)責(zé)對在項目執(zhí)行過程中的質(zhì)量控制,并進行實時的監(jiān)控確保項目風(fēng)險的可控。實時監(jiān)控的具體措施主要包括,具體的項目負(fù)責(zé)人需要及時跟進自己項目的最新情況,做好項目的日志記錄,準(zhǔn)確收集項目過程的相關(guān)信息。第三,管理信息系統(tǒng)合并團隊還不斷分析項目實施過程中的差異及其成因,對這些偏差的發(fā)現(xiàn)與分析會有效地幫助項目相關(guān)執(zhí)行人員對自己工作不斷的進行校正。
6.服務(wù)連續(xù)性風(fēng)險的控制
第一,在信息系統(tǒng)整合完成前對服務(wù)連續(xù)性風(fēng)險的控制。由于企業(yè)的業(yè)務(wù)開展會受到信息系統(tǒng)服務(wù)中斷的影響,而服務(wù)連續(xù)性的中斷會額外地增加企業(yè)在信息系統(tǒng)合并之中的成本。針對這一種情況S公司采取了以下的措施:(1)公司設(shè)立一個保證公司信息系統(tǒng)連續(xù)服務(wù)的指導(dǎo)策略,依據(jù)這樣的指導(dǎo)策略制定了應(yīng)急方案。這些方案包括關(guān)鍵資源的監(jiān)控和報告,關(guān)鍵資源的識別、程序的備份和恢復(fù)原則。(2)對于在不得已情況之下對系統(tǒng)需要采取的服務(wù)中斷操作必須要選擇在對整體的系統(tǒng)影響最小時候來進行,一般來說選取午夜時間和節(jié)假日。(3)業(yè)務(wù)部門要做好準(zhǔn)備工作應(yīng)對信息系統(tǒng)服務(wù)連續(xù)性中斷。(4)公司的信息合并團隊需要確保服務(wù)連續(xù)性中斷的范圍和時間不被擴展和延長。(5)集中精力在連續(xù)性最為關(guān)鍵的項目上,一旦服務(wù)中斷必須建立數(shù)據(jù)恢復(fù)的優(yōu)先級來滿足業(yè)務(wù)部門的需求。
[關(guān)鍵詞]電力物資采購;合同管理;采購合同風(fēng)險;應(yīng)對措施
中圖分類號:F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1009-914X(2016)09-0066-01
1 電力物資采購合同風(fēng)險的分析
電力物資采購合同管理的各個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險,筆者認(rèn)為可以將其歸納為如下幾個方面(見表1)。
2 電力物資采購合同風(fēng)險的應(yīng)對措施
2.1 構(gòu)建完善的電力物資采購合同管理內(nèi)控制度
第一,電力物資采購合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對合同管理部門的設(shè)置和相關(guān)人員的職責(zé)進行界定,在組建內(nèi)部組織機構(gòu)時考慮必要的控制措施,從而使組織設(shè)置自開始之初就具備防錯糾弊的功能。電力物資采購合同管理的組織控制要遵循如下兩個原則:一方面是不相容職務(wù)分離,即授權(quán)與執(zhí)行分離、執(zhí)行與審核分離、執(zhí)行與記錄分離等;另一方面是組織機構(gòu)相互牽制,即部門在授權(quán)范圍內(nèi)職權(quán)不受外界干預(yù)、合同需經(jīng)不同部門會簽并保證在有關(guān)部門進行相互檢杳等。
第二,電力物資采購合同管理的授權(quán)批準(zhǔn)控制。在電力物資采購活動發(fā)生前,電力公司要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,對相關(guān)部門及人員處理業(yè)務(wù)的權(quán)限進行控制,對采購合同的合法性及合規(guī)性進行審批,從而確保各項活動的發(fā)生都經(jīng)過正當(dāng)授權(quán),促使合同管理活動的合法及有效。
第三,電力物資采購合同管理的人力資源控制。電力物資采購合同管理人力資源控制是對合同管理相關(guān)人員素質(zhì)考核的控制,貫穿于人員招收、培訓(xùn)以及使用的過程,其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務(wù)相適應(yīng)(包括主管機構(gòu)及人員、合同承辦及管理人員、相關(guān)法律部門人員、印章管理及合同檔案保管人員等)。
2.2 發(fā)揮內(nèi)部審計作用來促使合同管理內(nèi)部控制的完善
第一,制定電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督辦法。電力公司要制定電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督辦法,對合同管理工作的合法性、規(guī)范性和效益性,合同的簽訂及履行情況,與合同管理相關(guān)的內(nèi)控制度的建立健全及有效性進行審查和評價。在電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督過程中,電力公司要高效執(zhí)行合同管理審計監(jiān)督辦法,結(jié)合電力物資采購合同管理的實踐活動來及時發(fā)現(xiàn)合同條款中存在的不嚴(yán)密、不規(guī)范及其他問題,為電力物資采購合同管理有效實施過程控制提供依據(jù)。
第二,事前、事中和事后審計的緊密結(jié)合。內(nèi)部審計要以電力物資采購合同管理的事前審計和事中審計為切入點,以事后審計為落腳點,采用合適的審計方法,從需求計劃、供貨商資質(zhì)、合同簽訂、合同履行、合同終結(jié)等環(huán)節(jié)進行全過程的審計監(jiān)督,從而對采購過程合同管理狀況提出審計意見。
第三,開展專項審計。對重點項目或電力物資采購金額較大的項目,內(nèi)部審計部門要組織實施合同管理方面的專項審計,針對合同管理的授權(quán)控制、組織控制、責(zé)任控制、目標(biāo)控制、流程控制以及法紀(jì)控制制度進行測試和評價,對不健全或已過時的控制制度,提醒相關(guān)管理部門進行及時制訂或修訂,從而確保電力物資采購合同的所有事件都處于有效控制之中。
2.3 構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理
電力物資采購合同管理屬于動態(tài)管理,從合同簽訂前的準(zhǔn)備工作到履行終結(jié),電力物資采購合同管理始終處于不斷變化的環(huán)境之中。為此電力公司要根據(jù)在內(nèi)部審計及日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題,根據(jù)電力物資采購合同管理及內(nèi)控管理的相關(guān)對應(yīng),圍繞電力物資采購合同管理的周期,將合同訂立、合同執(zhí)行、合同變更、合同付款、合同結(jié)算、合同履行、合同歸檔分析等納入統(tǒng)一管理,建立嚴(yán)謹(jǐn)完善的合同管理業(yè)務(wù)流程。在此流程下,合同管理層次清楚,部門職責(zé)明確,合同管理相關(guān)的各部門可全程跟蹤合同的會簽、審核、執(zhí)行、統(tǒng)計、分析等過程,使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態(tài),從而切實提高電力物資采購合同管理的規(guī)范性和效率。
2.4 其他措施
第一,加強電力物資采購合同履約過程的管理。電力公司要加強電力物資采購合同的履約管理,嚴(yán)格按照電力物資采購合同約定的設(shè)備生產(chǎn)工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等履行合同,同時在電力物資采購合同履行過程中,做好相關(guān)資料的積累與保管工作,建立完善的資料記錄,對設(shè)備的生產(chǎn)進度、質(zhì)量以及付款狀況進行認(rèn)真系統(tǒng)的積累和管理,遇到有糾紛發(fā)生的情況,也可以在協(xié)商不能解決的條件下,為準(zhǔn)確及時運用法律解決問題提供證據(jù)材料。
第二,提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)。一方面,電力物資管理部門應(yīng)定期聘請相關(guān)法律人員、財務(wù)人員及電力技術(shù)人員等舉辦諸如合同法規(guī)、合同知識和財會、電力物資等方面基本知識的培訓(xùn),對電力物資采購合同管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及合同經(jīng)辦人員進行重點培訓(xùn),為提高電力物資采購合同管理水平奠定基礎(chǔ)(只有促進各級管理人員增強風(fēng)險意識,才能有效防范電力物資采購合同風(fēng)險);另一方面,電力公司要通過重點培訓(xùn)以及培養(yǎng),造就一支具備相應(yīng)專業(yè)背景,熟悉電力物資采購合同管理環(huán)節(jié)、掌握企業(yè)管理流程、具備合同相關(guān)管理知識的合同管理和合同經(jīng)辦人員隊伍,并保持其隊伍的相對穩(wěn)定性。此外,電力公司要重視合同管理人員知識的更新,定期進行合同管理相關(guān)知識的培訓(xùn),促進合同管理和合同經(jīng)辦人員隊伍的相對穩(wěn)定性,防止合同管理及經(jīng)辦人員隨時指派的情況發(fā)生。
3 結(jié)語
市場經(jīng)濟條件下加強電力物資采購合同的風(fēng)險應(yīng)對,對于電力公司防范經(jīng)濟風(fēng)險、促進自身的法制化、科學(xué)化及規(guī)范化具有重要意義。筆者認(rèn)為,電力公司只要從構(gòu)建完善的電力物資采購合同管理內(nèi)控制度、發(fā)揮內(nèi)部審計作用來促使合同管理內(nèi)部控制的完善、構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理、強電力物資采購合同履約過程的管理、提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)等方面入手,就可以有效應(yīng)對電力物資采購合同中發(fā)生的各種風(fēng)險,切實提高自身的風(fēng)險控制和管理能力。
參考文獻(xiàn)
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近年來,我國的電力行業(yè)發(fā)展速度逐漸加快,電力物資在市場上的需求量也在逐年增加。為了高效促進電力改革,實現(xiàn)電力企業(yè)自身管理水平的提升,必須對電力物資采購合同實施科學(xué)管理。本文對電力物資采購合同風(fēng)險分析以及合同管理作用和管理流程都進行了深入研究。
關(guān)鍵詞:
電力物資;采購合同;管理流程
電力企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的關(guān)鍵資源保障就是電力物資的及時供應(yīng),在電力行業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營以及管理的各個環(huán)節(jié)都離不開電力物資。在保障和實現(xiàn)市場經(jīng)濟順利運營的同時為了實現(xiàn)電力企業(yè)經(jīng)營模式改革,加強對電力物資采購合同的科學(xué)有效管理至關(guān)重要。電力企業(yè)通過實施一系列改革措施,實現(xiàn)電力物資采購合同的管理合理化發(fā)展,能夠更好的迎接外界的風(fēng)險挑戰(zhàn)。
一、電力物資采購合同風(fēng)險定義和分類
(一)電力物資采購風(fēng)險定義電力物資作為一種有形物資采購,其采購方式多樣,有貸款采購、直接購買、租賃和交貨等等。物資采購的主要包括了購買技改或者電力生產(chǎn),其中還包括電力資源設(shè)備和工具原料等。與此同時,包括需求以及項目計劃、合同以及招標(biāo)和倉庫管理,再到后期的物資驗收和運輸和物資配送等環(huán)節(jié)都屬于電力物資購買的職能范圍。電力物資采購的實際結(jié)果和預(yù)期目標(biāo)存在偏差的狀況下就容易出現(xiàn)電力物資采購的風(fēng)險。電力物資采購風(fēng)險會同時存在于采購合同管理和和實際采購操作整體過程之中,所以在電力物資采購過程中從合同制定到合同確立再到實際的電力物資的運輸管理各個環(huán)節(jié)都要做到嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真,工作人員要對管理工作足夠重視。
(二)電力物資采購合同風(fēng)險分類本文對電力物資采購合同進行綜合歸納總結(jié),得出了采購合同常見的幾種風(fēng)險分類。首先是品質(zhì)風(fēng)險,電力物資采購企業(yè)衡量每一次的物資采購是否成功的主要依據(jù)就是能否準(zhǔn)時收到采購的物資和企業(yè)接收到的電力物資品質(zhì)和數(shù)量是否符合同標(biāo)準(zhǔn),所以說電力物資的品質(zhì)風(fēng)險也是電力物資采購合同的主要存在風(fēng)險之一,一旦出現(xiàn)電力企業(yè)采購的電力物資不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)將會對電力企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展造成嚴(yán)重的負(fù)面影響,嚴(yán)重的可能造成企業(yè)經(jīng)營危機,不利于電力企業(yè)的健康快速發(fā)展。第二種常見的采購風(fēng)險就是服務(wù)風(fēng)險,在電力物資采購過程的各個環(huán)節(jié)中,服務(wù)質(zhì)量的低下也會嚴(yán)重引起一系列風(fēng)險,其中的風(fēng)險內(nèi)容主要包括電力物資供應(yīng)商在供貨和協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)上的服務(wù)質(zhì)量不佳引起的風(fēng)險。第三種風(fēng)險就是交期風(fēng)險,確保物資交期準(zhǔn)確性可以對物資采購方帶來很大的便捷和優(yōu)勢,可以實現(xiàn)產(chǎn)品準(zhǔn)確交期,從而提升產(chǎn)品的品質(zhì),也可以減少缺貨現(xiàn)象,降低運送損害性,從而實現(xiàn)電力物資運送成本的有效縮減。第四種是彈性風(fēng)險,電力企業(yè)通常都會在電力物資使用前進行相關(guān)的產(chǎn)品檢測,從而保證生產(chǎn)運營的順利進行,電力企業(yè)向供應(yīng)商訂貨的多少主要依據(jù)就是產(chǎn)品的檢測結(jié)果是否符合企業(yè)的使用標(biāo)準(zhǔn)。產(chǎn)品供應(yīng)彈性問題也是供應(yīng)商方面容易引發(fā)矛盾的關(guān)鍵所在。同時也存在產(chǎn)品采購?fù)瓿芍竺媾R的臨時性價格調(diào)整和部分的產(chǎn)品修正由此容易引發(fā)的彈性風(fēng)險。第五種風(fēng)險就是存貨風(fēng)險,電力企業(yè)也存在存貨過程中系統(tǒng)臨時出現(xiàn)問題和偶發(fā)性排成的問題,一旦出現(xiàn)支援調(diào)度問題和預(yù)測失真問題都可能嚴(yán)重危害電力資源供應(yīng)鏈?zhǔn)茏瑁瑥亩l(fā)相關(guān)的資源存貨風(fēng)險。
二、規(guī)避合同風(fēng)險的應(yīng)對措施
電力企業(yè)應(yīng)該加強采購合同管理工作,同時優(yōu)化物流協(xié)同合作[1]。電力物資采購管理工作的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是保障供應(yīng)物資的連續(xù)性,避免可能出現(xiàn)的物資供應(yīng)鏈斷裂,這也是電力企業(yè)實現(xiàn)企業(yè)自身健康快速發(fā)展的重要保障。電力企業(yè)內(nèi)部采購管理工作的主要工作內(nèi)容和工作重點就是對電力資源采購合同的管理工作,采購合同是通過協(xié)議的形式利用法律保護連接電力企業(yè)和電力資源供應(yīng)商,實現(xiàn)供需對接,從而建立起雙方統(tǒng)一的采購管理體系??茖W(xué)合理的電力資源供應(yīng)體系無論是對電力企業(yè)還是電力資源供應(yīng)商都有重要意義,對電力企業(yè)可以幫助減少企業(yè)成本,對供應(yīng)商可以實現(xiàn)資源運作效率的提高。目前我國的物資采購環(huán)境較為復(fù)雜多變,對于電力企業(yè)提出了新的要求,首先就是要清楚采購管理系統(tǒng)的整體運作狀況,在了解的基礎(chǔ)上及時發(fā)現(xiàn)和調(diào)整可能存在的問題和薄弱環(huán)節(jié),強化對各個環(huán)節(jié)的完善和管理。更加清楚的認(rèn)識和了解采購過程中的風(fēng)險誘因,防范物資的采購風(fēng)險同時優(yōu)化采購管理制度,加強對供應(yīng)商的篩選。在通常情況下,物資采購市場方面主要是大型電力企業(yè)所占份額較多,所以制定的物資采購合同內(nèi)容也會相應(yīng)增加。此時就需要對合同管理的側(cè)重點有所明確,關(guān)于物資材料供應(yīng)時間上是否及時和物資供應(yīng)環(huán)節(jié)的服務(wù)質(zhì)量加大關(guān)注。對于供應(yīng)系統(tǒng)的穩(wěn)固和科學(xué)以及物資供應(yīng)時效性供應(yīng)商要格外注意。最后,電力企業(yè)資源供應(yīng)的有效保障就是要組建起高效合理的企業(yè)采購管理團隊。電力企業(yè)應(yīng)該在供應(yīng)程序上加強有效調(diào)整和積極建設(shè),對于采購合同風(fēng)險加大控制力度,同時做好供應(yīng)資源的品質(zhì)監(jiān)管。
在電力企業(yè)與物資供應(yīng)商的合作中經(jīng)常會存在供應(yīng)與需求的不確定因素影響,所以在物資的采購和管理中,應(yīng)該主要注意物資采購方和供應(yīng)方對于部分條件的彈性設(shè)計。保障在可能出現(xiàn)的外界因素的干擾和影響下,可以及時有效的實現(xiàn)影響的解除,從而實現(xiàn)良好供需關(guān)系在電力資源采購和電力資源供應(yīng)商之間建立。大中型電力企業(yè)應(yīng)該通過科學(xué)有效的管理手段保障供應(yīng)鏈的管理順利實施。同時盡量減少電力企業(yè)的資源庫存,降低運營生產(chǎn)成本,實現(xiàn)利益最大化,避免發(fā)生物資需求波動較大和突發(fā)性狀況時,因為彈性不足導(dǎo)致運營模式不能有效符合現(xiàn)實情況,不利于矛盾的解決。所以電力企業(yè)應(yīng)該及時做到自身各方面應(yīng)變能力的提高,同時關(guān)注企業(yè)的生產(chǎn)效率和生產(chǎn)效益,所以保持物資采購的彈性管理至關(guān)重要。電力企業(yè)和資源供應(yīng)商之間的合作和聯(lián)系越緊密就越有利于采購管理的有效運作。電力企業(yè)與資源供應(yīng)商之間應(yīng)該實現(xiàn)相互之間的資源共享和信息溝通,提高采購合同的規(guī)范性與合理性,這些都是建立長期合作伙伴關(guān)系的關(guān)鍵。只有在規(guī)范的合同體系的約束管理下,才能實現(xiàn)采購管理雙方的風(fēng)險共擔(dān)和利益合理分配,從而促進和諧健康的合作和發(fā)展進步[2]。
三、電力物資采購合同管理出現(xiàn)的問題
(一)采購合同的管理和控制存在漏洞電力資源合同管理的有效性主要由采購合同管理和控制體系來保障和實現(xiàn),但是目前的很多大中型電力企業(yè)都沒有根據(jù)實際要求來建立合同管理和控制部門,由此就會存在合同的管理與合同承辦的混亂現(xiàn)象,不同部門對合同管理的各個環(huán)節(jié)分工不明確,沒有清晰的界限,電力企業(yè)應(yīng)該及時采取有效措施對合同進行分級式管理,在審查的基礎(chǔ)上實現(xiàn)各項規(guī)章制度的有效落實,建立起配套的合同管理評價體系,做到徹底控制和管理采購合同。
(二)對合同管理和控制的意識薄弱目前很多企業(yè)存在偏重關(guān)注物資的采購合同文本卻忽視對合同有效管理[3]。電力企業(yè)沒有在采購運營過程中運用有效措施管理合同,沒有結(jié)合實際的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r來進行合同跟蹤,缺少合同管理風(fēng)險意識。電力物資管理工作人員必須強化法律意識,加強對合同的管理,電力企業(yè)也應(yīng)該及時制定針對合同管理工作人員的工作制度,約束合同工作人員的行為。
(三)信息傳達(dá)不明確電力企業(yè)物資管理的過程中存在諸多問題,在物資簽訂過程中沒有從電力市場的實際情況出發(fā),沒有及時捕捉市場信息,沒有結(jié)合合理的招標(biāo)方式進行完善,對價格波動的及時反映不敏感,對于運輸和包裝管理方面缺乏有效控制。很多物資采購合同制定過程中容易出現(xiàn)內(nèi)容不規(guī)范,條款不嚴(yán)謹(jǐn),引發(fā)合同雙方在供貨價格和供貨時間上存在矛盾,致使資源購買方和供應(yīng)方出現(xiàn)問題。
(四)沒有實現(xiàn)封閉式合同管理合同雙方在合同簽訂和管理中不能完全按照規(guī)范流程,合同履行也沒有按照相關(guān)的法律程序,從而致使矛盾頻發(fā)。電力企業(yè)應(yīng)該正視合同糾紛問題,重視潛在矛盾,避免糾紛升級,影響電力企業(yè)的經(jīng)濟效益的提高。
(五)沒有明確的風(fēng)險責(zé)任條款電力物資采購合同條款制定中,條款概念模糊,合同過于形式化,沒有發(fā)揮合同應(yīng)有的約束力度,從而造成執(zhí)行力的不足。物資無論是在生產(chǎn)還是在驗收環(huán)節(jié)都沒能實現(xiàn)有效的連接,影響合同的履行力,很多企業(yè)存在沒有收到物資就直接匯款的狀況,從而導(dǎo)致經(jīng)濟損失的加大。
四、電力物資采購合同管理流程分析
(一)對電力物資采購合同的簽約流程分析上市企業(yè)在下發(fā)中標(biāo)通知的同時進行技術(shù)協(xié)約的簽訂,剛投入使用的機械類材料需要按照部門管理和物質(zhì)供應(yīng)等相關(guān)部門進行技術(shù)設(shè)計,電力公司的物流管理人員應(yīng)該在貨物運輸之前簽訂物資采購合同,公司的管理人員及時整理合同資料,并相應(yīng)提出合同相關(guān)意見,公司的物流管理部門同時將物資采購相關(guān)合同進行歸檔整理。
(二)對電力物資采購合同的管理流程分析電力公司的資源管理人員應(yīng)該及時根據(jù)設(shè)計的變更調(diào)整合同,同時根據(jù)項目的實際情況來對采購過程進行分析和補充說明,同時確保物資合同的供應(yīng)方和購買方權(quán)利得到真正的保障,不能使隨意對采購內(nèi)容進行調(diào)整,電力公司物流人員要在保障物資規(guī)格和價格穩(wěn)定的基礎(chǔ)上變更合同審核,合同簽訂數(shù)量的增減需要根據(jù)實際情況來制定,電力公司的物流管理人員需要適時根據(jù)實際情況來對合同進行審核。電力公司專門部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將審核通過的有效合同及時移交物資管理審核部門,電力公司的物流管理人員會將合同整理后進行合同分類和合同歸檔管理。
(三)電力物資采購合同在履行時的管理流程分析電力公司的物流管理人員需要按照相關(guān)規(guī)定來制定合理的采購合同以及物資的催繳政策,對于采購的大型電力機械應(yīng)該做到準(zhǔn)確及時了解供應(yīng)商的整體生產(chǎn)環(huán)節(jié)和生產(chǎn)計劃和流程。應(yīng)該定期專人追蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度情況,及時解決生產(chǎn)過程中可能存在的問題。供應(yīng)商應(yīng)該按照合同的交貨日期制定合理的生產(chǎn)技術(shù),節(jié)約時間成本,重要物資及時追蹤管理,電力公司的物流管理人員應(yīng)該做到及時有效的信息反饋,同時應(yīng)該完善物資的配送管理制度,做到及時交貨,工作人員也應(yīng)該及時與物資供應(yīng)商聯(lián)系,隨時了解施工進程,及時與供應(yīng)商協(xié)調(diào)配送時間,從而確保及時交貨。
五、電力物資采購合同管理的作用
電力物資采購合同管理流程主要分為三個步驟,首先是簽約,第二是數(shù)據(jù)的變更,第三是履行約定的內(nèi)容。電力物資采購合同的主要制定原則就是要維護合同雙方的利益,同時具有法律約束效力。電力物資采購合同的有效管理作用明顯。
(一)明確采購任務(wù)內(nèi)容電力企業(yè)物資采購的主要內(nèi)容可以通過采購合同來明顯體現(xiàn),配合管理合同可以實現(xiàn)對電力物資采購任務(wù)的有效管理。電力企業(yè)的具體物資采購任務(wù)的確定主要依據(jù)電力物資采購合同的制定??梢酝ㄟ^采購合同的具體管理內(nèi)容明確采購的物資型號、物資技術(shù)含量、物資采購成本、具體數(shù)量和物資的交貨驗貨方式。
(二)約束簽約雙方的行為準(zhǔn)則對電力物資采購合同的有效管理可以實現(xiàn)對簽約雙方行為準(zhǔn)則的約束。通過對電力物資采購合同的有效管理可以更加明確合同雙方的經(jīng)濟和法律關(guān)系,使合同雙方對自身任務(wù)和責(zé)任有更加明確的認(rèn)識,確保了一旦出現(xiàn)合同簽約雙方違約狀況,一概按照合同規(guī)定內(nèi)容來承擔(dān)責(zé)任。
(三)解決采購中的矛盾電力物資采購的很多部門采購計劃并不能固定,隨時可能發(fā)生變化,主要影響因素就是原材料的價格波動引起的,在對合同理解方面合同簽訂雙方都會因為自身法律知識的限制而產(chǎn)生理解偏差,物資短缺等因素也會導(dǎo)致供應(yīng)商供貨拖延。以上諸多問題都是引起電力企業(yè)和電力物資供應(yīng)商之間出現(xiàn)供需矛盾的主要因素,只有嚴(yán)格按照合同的相關(guān)問題條款來解決問題才能實現(xiàn)問題的及時有效解決。物資采購過程中只有保證各個環(huán)節(jié)的合理運作才能實現(xiàn)物資采購的預(yù)期目標(biāo),在物資采購過程中經(jīng)常會存在多種隱含風(fēng)險,所以企業(yè)雙方應(yīng)該共同努力加強物資的合同管理工作,用此種方法來規(guī)避風(fēng)險,使運營成本降低經(jīng)濟效益提高。
六、結(jié)語
近年來,市場競爭越來越激烈,施工企業(yè)迫切需要加強管理,提高資金利用效率,實現(xiàn)企業(yè)資金的利用最大化,保障實際運轉(zhuǎn)過程的合理有序,這樣才能實現(xiàn)施工企業(yè)的更好更快發(fā)展。電力物資采購管理合同的有效管理是建立在合同的有效執(zhí)行上。只有不斷完善管理監(jiān)控流程才能確保管理落實到位。
參考文獻(xiàn):
[1]董付梅.電力物資采購合同管理流程探討[J].中國電力教育,2012,33:118-119.
[2]馬驕.電力物資采購合同管理流程探討[J].財經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2014,18:54+59.
關(guān)鍵詞:電力物資采購;合同風(fēng)險;管理
中圖分類號:F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1001-828X(2014)02-00-01
材料的采購是事關(guān)產(chǎn)品生產(chǎn),項目的費用、質(zhì)量、進度等控制的關(guān)鍵要素。采購過程中的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差,都會影響到物資采購預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn),這就使物資采購活動面臨著風(fēng)險。合同風(fēng)險與采購風(fēng)險緊密結(jié)合,貫穿整個合同管理的全過程,因而有必要在采購過程中給予充分的關(guān)注。盡管目前電力企業(yè)在進行物資采購過程中,對于合同的構(gòu)建與法律適應(yīng)等問題十分關(guān)注,但卻在執(zhí)行環(huán)節(jié)未能很好的履行。出現(xiàn)這一問題的根本原因?qū)嶋H上是在于談判、合作等過程中未能與供應(yīng)商形成較好的合作關(guān)系,從而不僅影響了采購工作的合理性,也帶來了合同未履行等方面的風(fēng)險。
一、電力物資采購合同風(fēng)險識別
(一)采購合同風(fēng)險的內(nèi)因型分類。盡管合同涉及到制訂、談判與履行等多個方面,但其所有的風(fēng)險類別均是與采購活動密切相關(guān),因而本文認(rèn)為合同風(fēng)險主要包括如下幾類。一是服務(wù)風(fēng)險。服務(wù)對于物資采購的風(fēng)險影響主要可以從兩個方面來看,首先是采購產(chǎn)品時供應(yīng)商所提供的服務(wù)所造成的風(fēng)險;再者則是采購無形服務(wù)所可能發(fā)生的風(fēng)險。二是品質(zhì)風(fēng)險。對于電力企業(yè)來說,采購之后是否成功的兩個關(guān)鍵,一個是準(zhǔn)時收到, 另一個就是收到的貨物在數(shù)量和品質(zhì)上都達(dá)到要求,由此即可知道品質(zhì)對于電力企業(yè)的重要性。品質(zhì)不佳的物料除了可能嚴(yán)重影響生產(chǎn),導(dǎo)致費用提升外,勞動時間與設(shè)備時間也可能在品質(zhì)問題的情況下造成延長。三是彈性風(fēng)險。對于電力企業(yè)來說,為了確保生產(chǎn)運營的持續(xù),都會對需求作一范團預(yù)測,但一旦出現(xiàn)落差,電力企業(yè)就會向供應(yīng)商增加或減少訂單,甚至是出現(xiàn)緊急插單等行為,而這時產(chǎn)生的風(fēng)險,就是供應(yīng)商的彈性問題。除此之外,其他會出現(xiàn)彈性問題的情況,還包含有采購方拿到產(chǎn)品后所要求的修正行為、以及價格的調(diào)整等都屬于彈性風(fēng)險。四是交期風(fēng)險。交期的準(zhǔn)確性可以促進供應(yīng)商在產(chǎn)品品質(zhì)、交期準(zhǔn)確的提升,并且可以減少缺貨、運送的損害以及對總成本的影響。但是,交期的不準(zhǔn)確就會在上述的這些方面對電力企業(yè)造成傷害。五是存貨風(fēng)險。當(dāng)預(yù)測失真、偶發(fā)性排程問題、支援調(diào)度或存貨系統(tǒng)出現(xiàn)問題,均可能對電力企業(yè)造成損害并使供應(yīng)鏈?zhǔn)茏琛km然可以大量存貨來避免此風(fēng)險,但是沒有一個電力企業(yè)愿意在存貨付出過多的代價和負(fù)擔(dān)其可能的風(fēng)險,故多傾向零庫存發(fā)展,但這同樣需要負(fù)擔(dān)當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)問題時的料件短缺和生產(chǎn)中斷問題。
(二)采購合同風(fēng)險識別指標(biāo)體系。電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)把上述的所確定的初級指標(biāo)體系中的指標(biāo)先進行簡單的定性分類,使每一類指標(biāo)都反映電力企業(yè)采購合同構(gòu)建及履行期間風(fēng)險的關(guān)系,再以此為基礎(chǔ)對每一類指標(biāo)進行主成分分析,以選出的主成分作為新的分析變量,以電力企業(yè)在各個主成分上的得分作為新的分析數(shù)據(jù)進行因子分析(Risk Category Matrix)。通過因子分析,找出影響電力企業(yè)物資采購合同風(fēng)險的幾個主要因素(因子),并以此作為構(gòu)建最終評價指標(biāo)體系的依據(jù)。接下來,計算出各電力企業(yè)在每一個因子上的得分,作為判斷電力企業(yè)在采購合同風(fēng)險某個方面強弱的標(biāo)準(zhǔn),再以每一個因子的貢獻(xiàn)率作為權(quán)數(shù),得到加權(quán)因子得分,便可作為評估整個企業(yè)采購風(fēng)險強弱的標(biāo)準(zhǔn)(Impact Category)。
二、電力物資采購合同風(fēng)險應(yīng)對措施
(一)重視采購合同的彈性化設(shè)計,保持結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)機。供應(yīng)鏈合作中存在需求和供應(yīng)方面的不確定性,這是客觀存在的事實。采購管理中有關(guān)電力企業(yè)與供應(yīng)商構(gòu)建合同時,都必須事前確認(rèn)在設(shè)計中互相提供彈性,進而消除外界環(huán)境不確定性的影響,并且有效地傳遞供給和需求的信息。采購合同管理彈性設(shè)計已經(jīng)被證實可以降低由外界環(huán)境不確定性引起的風(fēng)險的一種重要手段。另外,當(dāng)今供應(yīng)鏈管理強調(diào)JIT方法,減少庫存以降低成本,這種運作模式一旦遇到突發(fā)事件或需求有較大波動時就會顯得缺乏彈性。所以加強應(yīng)變的能力,已經(jīng)變成注重效率的同時還應(yīng)該保持采購管理的適度彈性。采購合同管理中的如何與不同成員建立緊密的合作伙伴關(guān)系,經(jīng)過電力企業(yè)過往經(jīng)驗證實已經(jīng)成為確保采購管理成功運作與防范風(fēng)險的重要的先決條件。所以建立長期的策略合作伙伴關(guān)系,首先要求加強采購合同管理的制度性的信賴關(guān)系(Institutional Trust);其次,在合同構(gòu)建時,應(yīng)該加強成員間信息的交流與共用;然后,經(jīng)由建立正式的合作體制,實現(xiàn)在采購管理成員間利益分享和風(fēng)險分擔(dān)。最后,為了更好的履行合同,應(yīng)敦促不同成員以誠實、靈活的方式相互協(xié)調(diào)彼此的合作態(tài)度和行為。
(二)加強采購合同管理創(chuàng)新,優(yōu)化物流協(xié)同合作。采購管理的成功是讓電力企業(yè)運轉(zhuǎn)不會產(chǎn)生斷料為前提的,不可否認(rèn)采購合同管理是電力企業(yè)內(nèi)部采購管理的開始,又是其與供應(yīng)商之間的采購管理的橋梁,良好的合同管理有助于電力企業(yè)能降低成本,供應(yīng)商能提高運作效率,增強競爭力有其綜效的效果。不論采購環(huán)境是多么復(fù)雜與多變,電力企業(yè)必須有機智可以事前強化采購管理系統(tǒng)功能的弱點,并且事前清楚是供應(yīng)風(fēng)險形成的起因,防范采購風(fēng)險的就必須從強化供應(yīng)商的選擇與改善采購制度控制的不同構(gòu)面出發(fā)。一般而言,大型電力企業(yè)集團所涉及材料采購市場廣泛,在合同管理時,重點應(yīng)該注重在保證取得優(yōu)質(zhì)廉價材料的供應(yīng)及時(Rapidity)與服務(wù)可靠,另一個構(gòu)面要讓供應(yīng)商注重系統(tǒng)的穩(wěn)固(Robustness)與交貨時間的改善。最終讓使電力企業(yè)擁有一支最佳組合的采購管理團隊,為客戶與電力企業(yè)本身提供的可靠供應(yīng)保障。強化采購合同風(fēng)險控制就從加強供應(yīng)程序的建設(shè)、嚴(yán)格供應(yīng)品質(zhì)管理進而實施有效監(jiān)督與管理。
三、小結(jié)
總體而言,如果電力企業(yè)物資采購管理已經(jīng)采用多重供應(yīng)商或多重貨源的彈性供應(yīng)機制(Redundancy),并且與每一供應(yīng)商均構(gòu)建了科學(xué)有效的合同,其實是可以有效防止單一供應(yīng)商結(jié)構(gòu)下需求與供應(yīng)受阻,即可降低整體采購管理在災(zāi)難干擾運行下的供貨風(fēng)險。因此,電力企業(yè)對關(guān)鍵材料的供應(yīng)須選擇應(yīng)來自不同地域或兩個以上供應(yīng)商提供,并對每個供應(yīng)商的合同履行情況進行跟蹤評估,以確保物資供應(yīng)安全穩(wěn)定。成功的物流配送也是采購合同旅行中的重要環(huán)節(jié),專業(yè)強勢的第三方物流是一個關(guān)鍵成功的因素,除了電力企業(yè)可專注于核心業(yè)務(wù)外,采購合同管理經(jīng)營流程的專業(yè)化與組織化,不僅可以降低運營成本,并且可以分散并增強抵御物流配送風(fēng)險的能力。
參考文獻(xiàn):
關(guān)鍵詞:中小鋼貿(mào)企業(yè);采購環(huán)節(jié);內(nèi)部控制
自從2012年鋼貿(mào)危機爆發(fā)以來,伴隨鋼鐵不如白菜價的鋼鐵慢跌行情,鋼貿(mào)企業(yè)經(jīng)營變得越來越困難。據(jù)中國物流與采購聯(lián)合聯(lián)合會等四單位所作的《2014-2015鋼鐵貿(mào)易行業(yè)調(diào)研報告》顯示,據(jù)不完全統(tǒng)計,上海地區(qū)近70%的鋼貿(mào)企業(yè),全國其它地區(qū)近30%的鋼鐵貿(mào)易企業(yè)已經(jīng)退出鋼貿(mào)行業(yè),全國鋼貿(mào)企業(yè)數(shù)量從近20萬家縮減到近10家,有一半企業(yè)正在退出市場,且這種趨勢還在繼續(xù)。
眾所周知,由于中國鋼鐵領(lǐng)域巨大的交易量,中國可算是擁有鋼貿(mào)企業(yè)最多的國度之一。即便目前近一半的鋼貿(mào)企業(yè)已經(jīng)逐步退市,但由于長久以來所形成的中國特色鋼材流通領(lǐng)域的運營方式下,依舊活躍著不少中小規(guī)模的鋼貿(mào)企業(yè),以此適應(yīng)著中國特色的多層次性,多元性的鋼貿(mào)需求。上文述及的《2014-2015鋼鐵貿(mào)易行業(yè)調(diào)研報告》中有數(shù)據(jù)顯示,年銷售規(guī)模在10萬噸以下的貿(mào)易企業(yè)占整根調(diào)研企業(yè)戶數(shù)的達(dá)37%,10萬噸--100萬噸的企業(yè)戶數(shù)占比約為47%,由此可見中小規(guī)模的鋼貿(mào)企業(yè)依舊有著不小的生存空間,對于這些中小鋼貿(mào)企業(yè)來說,普遍的貿(mào)易特點是市場份額較小、銷售策略多變,基本上在貿(mào)易商之間以鋼鐵產(chǎn)品快速轉(zhuǎn)讓以贏取利潤,在上擠下壓的空間中得以生存。因此這些中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購環(huán)節(jié)更是呈現(xiàn)出決策快,渠道分散,規(guī)模不大,頻率多等諸多特點。
面對越來越復(fù)雜的鋼貿(mào)經(jīng)營外部環(huán)境,交易信息越來越透明,鋼貿(mào)領(lǐng)域微利甚至虧損的新常態(tài)下,諸多的中小鋼貿(mào)企業(yè),面臨資金不足,規(guī)模有限等問題,更要從采購環(huán)節(jié)開始在內(nèi)部控制方面有所作為,以此來降低采購成本,防范采購領(lǐng)域的各種風(fēng)險。
一、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控現(xiàn)狀
中小鋼貿(mào)企業(yè)的交易量小,周轉(zhuǎn)速度快等特點決定了其在采購環(huán)節(jié)的短平快特征更加明顯,這種采購速度快,供應(yīng)商選擇范圍廣,缺乏長期供應(yīng)商的經(jīng)營特色一方面雖然凸現(xiàn)了其決策上的高效性,但高效的另外一面也往往意味著重大的內(nèi)控制度存在不足。
(一)由于中小鋼貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)單一,經(jīng)營規(guī)模小,采購環(huán)節(jié)人員配置不可能像大型企業(yè)那般崗位設(shè)置精細(xì)化,專門化,一人多崗現(xiàn)象十分普遍。有的企業(yè)采購環(huán)節(jié)根本無法做到不相容職位的分離,以采購和驗收環(huán)節(jié)來說,原本屬于互相制約的雙崗在中小鋼貿(mào)企業(yè)內(nèi)往往一人負(fù)責(zé)到底,如此一來內(nèi)控制度的擬定和執(zhí)行形同虛設(shè),內(nèi)控的制約作用無從談起。
(二)在中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié),內(nèi)控不足的重要表現(xiàn)在于合同管理的缺失,市場經(jīng)濟環(huán)境下,合同的重要地位毋庸置疑。從外部來說,合同是明確買賣雙方責(zé)權(quán)利的重要憑據(jù);在企業(yè)內(nèi)部,合同管理的種種環(huán)節(jié)也是內(nèi)部控制的重點領(lǐng)域。但是相當(dāng)多的中小鋼貿(mào)企業(yè)在合同管理方面表現(xiàn)極為不足。就采購合同而言,有些企業(yè)在采購合同管理方面極為隨意,由于相對于銷售環(huán)節(jié)來說,中小鋼貿(mào)企業(yè)由于采購規(guī)模小,批次多,品種雜,在面臨一些大型的供應(yīng)商來說,缺乏話語權(quán),面對供應(yīng)商的強勢地位,只有全盤接受供應(yīng)商的固定合同條款,長此以往對合同管理難免疏漏,加之法律知識的欠缺,對于合同中的種種不利條款也無法識別,合同風(fēng)險不言而喻。
(三)此外,中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購環(huán)節(jié)還存在驗收環(huán)節(jié)的不足。從專業(yè)角度來說,鋼材的檢驗是一項專業(yè)性較強的工作,除了常規(guī)的重量,件數(shù)等驗收標(biāo)準(zhǔn)外,鋼材的規(guī)格尺寸甚至化學(xué)元素都是檢驗的要素,但很多鋼貿(mào)企業(yè)采購時疏于驗收管理,往往導(dǎo)致在銷售后引起質(zhì)量糾紛,不得不花費更多的人力物力去解決質(zhì)量問題。
二、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控缺失甚至失靈的原因
(一)由于鋼鐵流通行業(yè)的入門門檻較低,多數(shù)時間只要資金,采購及銷售的渠道后就可以成立鋼貿(mào)企業(yè)進行運作,無需固定資產(chǎn)、無需專業(yè)技術(shù),正是如此,導(dǎo)致行業(yè)集中度較低,鋼貿(mào)領(lǐng)域里的“夫妻店”、“兄弟店”、“父子店”家族型企業(yè)占據(jù)大半壁江山,很多企業(yè)里,丈夫管理銷售、妻子管理財務(wù)、兒子負(fù)責(zé)采購的運營體系必然導(dǎo)致內(nèi)部人控制現(xiàn)象產(chǎn)生,長期以往,管理弱化無可避免,在采購領(lǐng)域更是如此,有渠道采購到已屬不易了,談何有關(guān)采購內(nèi)控制度的建設(shè)和落實?
(二)采購環(huán)節(jié)作為傳統(tǒng)意義上的成本中心,其控制重點應(yīng)著眼于對可控成本的控制,但基于鋼鐵產(chǎn)品一日一價演繹過山車行情的現(xiàn)狀,大多數(shù)中小鋼貿(mào)企業(yè)對于采購預(yù)算,標(biāo)準(zhǔn)成本擬定很難落實,因此對于采購環(huán)節(jié)的績效考評也無從談起,正是因為如此,采購環(huán)節(jié)績效考評的缺失也導(dǎo)致這些中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制措施難以為繼。
(三)中小鋼貿(mào)企業(yè)文化的缺失。企業(yè)文化作為企業(yè)的靈魂,在共同價值觀、企業(yè)愿景、管理及服務(wù)理念下形成的企業(yè)文化有助于減少企業(yè)內(nèi)部矛盾,增強企業(yè)各部門間的凝聚力。但是相關(guān)數(shù)據(jù)顯示中國中小企業(yè)的平均壽命在2.9年,鋼貿(mào)領(lǐng)域更是如此,如此短期的壽命預(yù)期,建立有歸屬感、認(rèn)同感的企業(yè)文化并非易事。在許多鋼貿(mào)企業(yè)內(nèi)部,由于鋼貿(mào)采購入門門檻的簡單化,導(dǎo)致人員流動頻繁,在此環(huán)境下,渴求建立有效的內(nèi)部控制是有著許多現(xiàn)實困難的。
三、中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)控改進的方式
雖然中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制在上述原因之下存在許多不足,但在經(jīng)濟新常態(tài)下,鋼貿(mào)企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級無法避免,特別近些年以來,許多鋼貿(mào)企業(yè)在轉(zhuǎn)型升級方面已經(jīng)開始了不少新的做法,依靠供應(yīng)鏈管理,提高管理水平,在管理信息化方面做出了有益的嘗試,作為企業(yè)經(jīng)營的起始環(huán)節(jié),對于采購領(lǐng)域的內(nèi)控改進勢在必行,對此,筆者建議中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購環(huán)節(jié)做好如下改進措施:
(一)從公司治理角度入手,改善采購領(lǐng)域內(nèi)控環(huán)境
雖然大多數(shù)中小鋼貿(mào)企業(yè)成立之初,就沒有建立完善的公司治理結(jié)構(gòu),導(dǎo)致經(jīng)營權(quán)和所有權(quán)高度一致,一言堂現(xiàn)象在企業(yè)日常經(jīng)營中較為突出。但隨著鋼貿(mào)領(lǐng)域風(fēng)險環(huán)境的惡化,中小鋼貿(mào)企業(yè)必須在加強企業(yè)治理結(jié)構(gòu)上入手,一面要在企業(yè)組織上杜絕一言堂現(xiàn)象,二來要在機構(gòu)、人員的授權(quán)和分工環(huán)節(jié)上對采購領(lǐng)域加以改造。做到采購環(huán)節(jié)有計劃、有執(zhí)行、有監(jiān)督、有改進。
(二)完善和優(yōu)化采購流程環(huán)節(jié)
內(nèi)部控制從某種程度上說就是一種流程控制,就采購領(lǐng)域而言,規(guī)范的采購業(yè)務(wù)流程應(yīng)該包括請購和審批、購買、驗收和付款三大環(huán)節(jié),其中每個環(huán)節(jié)又分成若干小環(huán)節(jié)。對中小鋼貿(mào)企業(yè)來說,如何根據(jù)自身特點選擇和構(gòu)建合適的采購內(nèi)控制度,如何對采購業(yè)務(wù)上述三大環(huán)節(jié)加強過程管理是重中之重。以供應(yīng)商的選擇為例來說,在鋼貿(mào)領(lǐng)域向供應(yīng)商采購貨物,供應(yīng)商都要求款到發(fā)貨,因此選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商就顯得尤為重要,中小鋼貿(mào)企業(yè)由于訂貨規(guī)模的原因在面對大型供應(yīng)商時存在種種不利因素,但隨著鋼貿(mào)市場不斷下行的趨勢,整個市場有賣方市場向買方市場的轉(zhuǎn)變,中小鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)該在采購環(huán)節(jié)建立起自己的發(fā)言權(quán),對于一些重點產(chǎn)品的采購一定要從供應(yīng)商的資質(zhì),質(zhì)量保證、交貨期限、供貨條件、售后服務(wù)、經(jīng)營狀況及付款方式等多方面來選擇供應(yīng)商,雖然無法采用招投標(biāo)的方式,但選擇2-3家供應(yīng)商來比較是完全可行的。同時在采購流程優(yōu)化過程中,加強對采購業(yè)務(wù)的分權(quán)管理,保證不相容職務(wù)的分離,如請購和審核的分離,請購和驗貨的分離等,杜絕出現(xiàn)內(nèi)控失靈現(xiàn)象。
(三)加強中小鋼貿(mào)企業(yè)采購環(huán)節(jié)合同控制
合同作為市場經(jīng)濟環(huán)境里最常見的契約形式,對于企業(yè)的經(jīng)營管理有著極為重要的意義。但是許多中小鋼貿(mào)企業(yè)里往往忽視合同管理,采購環(huán)節(jié)里尤其如此,因此在采購環(huán)節(jié)加強合同管理對于中小鋼貿(mào)企業(yè)防范合同風(fēng)險,促進企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展。具體來說,中小鋼貿(mào)企業(yè)在采購合同管理中應(yīng)該做到:(1)重視對采購合同的分級授權(quán)管理,中小鋼貿(mào)企業(yè)應(yīng)該根據(jù)采購業(yè)務(wù)的性質(zhì)和規(guī)模建立健全合同組織機構(gòu)設(shè)置和管理層級,確保實施合同分級管理制度;(2)強化采購合同過程管理。嚴(yán)把采購合同審查關(guān)作為合同管理的主要內(nèi)容,強化采購合同談判、起草、審核、會簽、委托授權(quán)、用印、合同執(zhí)行檔案等全方位管理,努力實現(xiàn)采購合同管理系統(tǒng)化。(3)強化財務(wù)部門對采購合同的監(jiān)督管理,我們知道出于成本效益考慮,許多中小鋼貿(mào)企業(yè)未必會設(shè)立專門的企業(yè)法務(wù)部門來管理合同,因此就需要在合同管理中發(fā)揮財務(wù)部門對合同的監(jiān)督管理職責(zé),采購部門在采購合同簽約后應(yīng)該交由財務(wù)部門備案,財務(wù)部門在向供應(yīng)商付款時應(yīng)審查采購合同的簽約和履行情況、以及付款對象是否屬于合同簽約方,凡供應(yīng)商未按合同條款履約的,或所交付貨物驗收未通過的業(yè)務(wù),以及付款對象非合同簽約方的業(yè)務(wù),財會部門有權(quán)拒絕付款。對于有鋼貿(mào)出口業(yè)務(wù)的企業(yè)而言,采購合同更是出口退稅必備單據(jù),因此中小鋼貿(mào)企業(yè)必須充分發(fā)揮財務(wù)崗位對采購合同的監(jiān)管職責(zé),提高合同管理水平。
(四)提升中小鋼貿(mào)企業(yè)人員內(nèi)控素質(zhì)
雖然很多中小鋼貿(mào)企業(yè)呈家族化管理態(tài)勢,但在新常態(tài)下,家族化的管理已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要,再加上鋼貿(mào)企業(yè)入門門檻低,人員流動頻繁,相應(yīng)許多員工的文化水平參差不齊,而企業(yè)內(nèi)部控制對于員工隊伍的素質(zhì)有著較高的要求,因此中小鋼貿(mào)企業(yè)必須在人才選用及培養(yǎng)上雙管齊下,提高采購部門員工的法律、專業(yè)、財務(wù)、談判、驗貨等基本素養(yǎng),使得采購部門人員對于內(nèi)控職責(zé)的領(lǐng)會更加深刻,適應(yīng)新常態(tài)下企業(yè)的經(jīng)營管理手段,唯有如此方能將有關(guān)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)控手段落到實處,發(fā)揮其應(yīng)有作用。
綜上所述,雖然在經(jīng)濟新常態(tài)下鋼鐵行業(yè)產(chǎn)能嚴(yán)重過剩大背景下,中小鋼貿(mào)企業(yè)遭遇到很嚴(yán)重的經(jīng)營困難,但隨著許多鋼貿(mào)企業(yè)的洗牌后,生存下來的鋼貿(mào)企業(yè)如果能在提升管理水平、開拓新市場上多下功夫,發(fā)展前景仍舊樂觀。但從當(dāng)下開始,有必要從采購開始加強內(nèi)部控制管理水平,從采購中提升效益,讓企業(yè)經(jīng)營的第一步走的更加堅實和穩(wěn)重。
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關(guān)鍵詞:電力物資;采購合同;合同風(fēng)險防范;合同風(fēng)險管理;電力企業(yè) 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
中圖分類號:F426 文章編號:1009-2374(2016)28-0183-02 DOI:10.13535/ki.11-4406/n.2016.28.091
隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展,我國各行各業(yè)都得到了快速的進步,電力企業(yè)作為國家基礎(chǔ)行業(yè),更是受到了社會各界的廣泛關(guān)注。從本質(zhì)上來看,人們最關(guān)心的就是電力企業(yè)的內(nèi)部管理情況以及電力的供應(yīng)情況,物資管理作為內(nèi)控的重點,是企業(yè)發(fā)展的核心,物資采購中的任何一個疏漏都會影響工作的順利進行,特別是其中存在的合同采購風(fēng)險,嚴(yán)重的時候甚至?xí)斐烧麄€企業(yè)無法正常運轉(zhuǎn)?,F(xiàn)如今,電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的法律意識已經(jīng)有了明顯的提高,對合同制定的重視度也有了增強。但是由于傳統(tǒng)觀念的束縛,導(dǎo)致企業(yè)在物資采購中還存在很多不足,合同制定沒有規(guī)范化的流程作指導(dǎo),常常發(fā)生合同風(fēng)險,防范管理也不到位。本文就從電力企業(yè)物資采購的實際情況入手,簡單闡述一下如何做好合同風(fēng)險的防范工作,并強化內(nèi)部管理,制定健全的管理規(guī)范,保證合同的履行,為電力企業(yè)的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
1 有關(guān)電力物資采購合同風(fēng)險的概述
1.1 合同
合同是基于兩大主體構(gòu)成的協(xié)議,主要是指平等的自然人、法人或其他組織之間設(shè)立的被雙方接受的協(xié)議,具有一定的法律效力,違反合同的行為涉及違規(guī)操作,其中的一方有權(quán)提出上訴賠償。
1.2 電力物資采購合同
顧名思義,電力物資采購合同的主體是電力企業(yè),是企業(yè)在生產(chǎn)過程中對所需物資進行采購而設(shè)立的協(xié)議,當(dāng)買賣雙方就合同達(dá)成一致意見的時候,就會簽署合同。常見的電力物資采購合同具有多樣性,包括設(shè)備采購合同、銷售合同、辦公室家具買賣合同等。
1.3 電力物資采購合同管理
合同管理是對協(xié)議進行的有效的把控,一般而言是指當(dāng)事人在實現(xiàn)自身合同規(guī)范要求的過程中進行的一系列具體管理操作,也是在合同法規(guī)定的要求之上做出的內(nèi)部制度管理規(guī)章,屬于合同訂立、履行、變更的概括。電力物資采購合同管理是電力企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié),只針對電力企業(yè)開展的合同管理工作,它必須遵守國家的法規(guī)制度,與企業(yè)的內(nèi)部控制相協(xié)調(diào),對于減少物資花費具有積極的意義。另外,加強電力物資采購合同管理還能夠防范企業(yè)面臨的風(fēng)險,提高合同的法律效力,促進電力企業(yè)的良好經(jīng)營。
2 電力物資采購合同風(fēng)險類別
電力企業(yè)物資采購涉及到的環(huán)節(jié)眾多,任何疏漏都會影響物資采購合同風(fēng)險,具體風(fēng)險類別主要有以下五個方面:
2.1 品質(zhì)風(fēng)險
品質(zhì)風(fēng)險是針對電力企業(yè)電力供應(yīng)情況而言的風(fēng)險之一,判斷電力企業(yè)物資采購是否成功的根據(jù),就是能否準(zhǔn)時收到物資以及所接收物資的品質(zhì)和數(shù)量是否達(dá)標(biāo),所以物資品質(zhì)對電力企業(yè)來說至關(guān)重要。如果電力企業(yè)所采購的物資品質(zhì)不佳將會對企業(yè)的生產(chǎn)造成嚴(yán)重影響。
2.2 存貨風(fēng)險
電力企業(yè)在購買物資的過程中,由于前期分析或判斷的失誤,難免會多購進一些物品,一旦存貨過多或由于市場價格變動引起物資價格的下降或是存貨出現(xiàn)問題,都會造成企業(yè)資金的浪費,導(dǎo)致供應(yīng)鏈?zhǔn)茏?,從而引發(fā)存貨風(fēng)險。
2.3 服務(wù)風(fēng)險
服務(wù)是企業(yè)的無形資產(chǎn),良好的服務(wù)能夠增強企業(yè)的信譽和形象,一旦物資采購過程中存在服務(wù)不到位的問題,就有可能引發(fā)一系列風(fēng)險,例如因物資供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量不佳所造成的風(fēng)險以及采購無形服務(wù)所引發(fā)的風(fēng)險等。
2.4 交期風(fēng)險
物資采購都會涉及到交款、交貨的時間問題,嚴(yán)格按照規(guī)定在確定的日期進行交期,能夠保證企業(yè)不會因為供應(yīng)不足而引起問題。相反,一旦交期后延,就很可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)鏈條的斷裂。只有嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定,按照合同依據(jù),在規(guī)定的時間段完成物資交付,才能降低風(fēng)險,保證企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。
2.5 彈性風(fēng)險
電力物資采購最常見的風(fēng)險之一包括彈性風(fēng)險,企業(yè)為了保證生產(chǎn)的順利性,往往會在采購物資之前做出預(yù)測,對一段時間內(nèi)所需的物品進行核查,并根據(jù)預(yù)測的結(jié)果向供應(yīng)商提交訂單。然而因某些外在因素甚至出現(xiàn)緊急插單等現(xiàn)象,供應(yīng)商因自身產(chǎn)品供應(yīng)的彈性問題會引發(fā)一定的風(fēng)險,此外還存在采購方在拿到產(chǎn)品后因進行價格調(diào)整、產(chǎn)品修正等而引發(fā)的彈性風(fēng)險。
3 電力物資采購合同風(fēng)險的防范與管理
從上述內(nèi)容中,我們已經(jīng)直觀清晰地認(rèn)識到了電力企業(yè)物資采購合同風(fēng)險與管理的概念,明確了采購風(fēng)險表現(xiàn)出的各種類別。想要提高物資的購買能力,降低資金的消耗,最大限度地防范合同風(fēng)險,就必須加強合同管理水平,做好內(nèi)部控制工作。
3.1 重視合作,強化采購合同創(chuàng)新管理
電力物資采購合同涉及到購買雙方的利益,與彼此之間的合作關(guān)系息息相關(guān),無論是企業(yè)供應(yīng)還是電力采購機構(gòu)都要言出必行,堅持誠信經(jīng)營,重視彼此的合作,只有這樣才能實現(xiàn)長期合作,達(dá)到雙方共贏的目的。電力企業(yè)在物資購買的過程中以及簽訂合同的時候,要保證供應(yīng)的物資不間斷,不會影響電力的持續(xù)性。從某種意義上而言,采購合同是電力企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作協(xié)議,受到法律的保護,也關(guān)乎彼此的利益,對整個工作的順利開展具有十分重要的作用。創(chuàng)新合同的簽訂內(nèi)容,確立內(nèi)部的細(xì)則,可以最大限度地降低采購中的風(fēng)險,提高供貨的效率和質(zhì)量。當(dāng)然,電力企業(yè)還要不斷完善自我,強化自我監(jiān)管,制定健全的采購方案和計劃,從根本上創(chuàng)新制度,在需要購買物資過多的時候,要分清采購的主次,精準(zhǔn)做出市場定位,判斷價格漲幅,確保物資供應(yīng)不會出現(xiàn)斷裂的情況,從而將合同風(fēng)險降到最低。
3.2 靈活制定合同,加強合同彈性
合同是維護雙方利益最有力的保障,但是電力物資采購過程中由于外部因素的影響,經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的不確定性。因此供應(yīng)商和電力企業(yè)在合同簽訂的過程中應(yīng)該將這些不確定因素納入考慮的范疇,適當(dāng)增加合同的彈性,以保證雙方的利益。具體問題具體分析,根據(jù)具體情況適當(dāng)對合同進行變更,將風(fēng)險和雙方的利益損失降到最低。無論是電力企業(yè)還是供應(yīng)商都要加強自身的應(yīng)變能力,以合同中適度的彈性來保持雙方合作的最佳狀態(tài)。良好的合作關(guān)系是保證雙方工作順利進行的前提,無論是電力企業(yè)還是供應(yīng)商,都應(yīng)該重視合同的作用,不斷完善合同管理體制,優(yōu)化合同條款,確保雙方能夠真正做到利益分享和風(fēng)險的共擔(dān)。
3.3 健全采購合同內(nèi)部控制制度
“沒有規(guī)矩不能成方圓”,電力企業(yè)采購部門必須重視合同的內(nèi)部管理工作,不斷健全相關(guān)體系,發(fā)揮出合同管理的作用。首先,電力采購物資工作要按照不同的購買環(huán)節(jié)做出具體的人員分配,落實崗位責(zé)任制,從而更好地強化監(jiān)管,提高工作的效率,避免分工不當(dāng)導(dǎo)致的互相推諉;其次,對物資采購的各個環(huán)節(jié)進行明確的分工和一定程度上的責(zé)任限制,保證購買工作的合理性,確保物資質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn);最后,要不斷完善內(nèi)部控制管理者的綜合素質(zhì),對電力企業(yè)的相關(guān)人員進行培訓(xùn),組織他們開展集體學(xué)習(xí),培養(yǎng)他們樹立工作責(zé)任感,切實完善合同管理,為企業(yè)貢獻(xiàn)力量。
4 結(jié)語
總而言之,電力物資采購作為電力企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié),其重要性不言而喻,合同的管理和制定直接影響著電力物資的持續(xù)供應(yīng),與供電質(zhì)量也密切相關(guān)。對此,電力企業(yè)必須明確采購合同可能存在的風(fēng)險,做好防范與管理工作,制定管理制度,確保電力企業(yè)更好地發(fā)展。
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