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第1篇

建筑文件檔案的管理是行政工作中一個(gè)主要部分，為行政工作的決策提供依據(jù)，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展的方向，提供所需求的資料，為企業(yè)管理者提供正確的數(shù)據(jù)和案例，由此可見(jiàn)檔案管理已是企業(yè)各部門(mén)組成的重要一環(huán)。它是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性強(qiáng)的工作，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，管好文件檔案，能提高企業(yè)的工作質(zhì)量和效率，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，用制度規(guī)范人、約束人、以制度實(shí)施文件檔案管理，認(rèn)真學(xué)習(xí)“檔案法”和國(guó)家“行政公文處理辦法”有關(guān)規(guī)定。檔案管理人員要勇于探索、不斷開(kāi)拓，要求檔案管理者要面對(duì)壓力挑戰(zhàn)自我，要不斷學(xué)習(xí)，提高再學(xué)習(xí)再提高，進(jìn)一步提高對(duì)文件檔案的認(rèn)識(shí)，提高辦公效率，文件檔案工作是企業(yè)的窗口，需要掌握新的知識(shí)理論技術(shù)手段，必須通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)。在實(shí)踐中建立健全文件檔案管理新模式，提升自身的專業(yè)素質(zhì)，提升服務(wù)水平，我們的文件檔案工作在新形勢(shì)下就會(huì)出現(xiàn)新特點(diǎn)，就能夠找出一條適合企業(yè)文件檔案管理的新模式。結(jié)合本單位健全一套服務(wù)于社會(huì)服務(wù)與企業(yè)各部門(mén)的管理模式，要與時(shí)俱進(jìn)，立足當(dāng)前服務(wù)于未來(lái)，使檔案管理在不斷發(fā)展中更加完善。

2文件檔案的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過(guò)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點(diǎn)到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國(guó)企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過(guò)細(xì)的管理原則已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機(jī)制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關(guān)真實(shí)的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時(shí)工作感覺(jué)不重要，但讓你查找時(shí)臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無(wú)法補(bǔ)救的。對(duì)文件檔案的管理可以說(shuō)是伴隨著人類社會(huì)的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國(guó)的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程。社會(huì)進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展時(shí)代，國(guó)家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進(jìn)入了前所未有的新時(shí)代，并且面臨了一系列的新情況、新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)?？茖W(xué)安排大力倡導(dǎo)開(kāi)拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成檔案工作氛圍，認(rèn)真總結(jié)檔案工作的好經(jīng)驗(yàn)，用新的思路解決新情況新問(wèn)題，健全制度不斷把關(guān)，加強(qiáng)管理意識(shí)，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益更加完美的結(jié)合，突出檔案資源建設(shè)和服務(wù)全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及全球性的網(wǎng)絡(luò)的日益成熟，在計(jì)算機(jī)中，各行各業(yè)迅速發(fā)展，按照文件分類先后順序劃分歸檔。企業(yè)文件檔案系統(tǒng)工作效率高，更多的信息實(shí)現(xiàn)了共享，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、規(guī)范，使企業(yè)工作更加適應(yīng)時(shí)代的需要，市場(chǎng)的需要，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代真實(shí)記錄不會(huì)因?yàn)闄n案管理人員疏忽遭受損失，為迎接網(wǎng)絡(luò)的挑戰(zhàn)，應(yīng)認(rèn)真研究、扎實(shí)學(xué)習(xí)每一個(gè)程序，使企業(yè)歷史記錄在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代得以延續(xù)，可以保證查全率和查準(zhǔn)率，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)平臺(tái)，全面的了解文件的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息。結(jié)合計(jì)算機(jī)文件的特點(diǎn)，采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)。高效、快捷的電子檔案信息管理模式，發(fā)展文件檔案的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為文件檔案提供優(yōu)質(zhì)、安全存儲(chǔ)空間，為企業(yè)提供準(zhǔn)確的文件檔案信息服務(wù)。文件檔案對(duì)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，為信息存儲(chǔ)提供查詢功能，以確保文件的檔案完整與安全，防止文件檔案的流失和病毒的破壞，文件檔案管理人員在積極參與電子文件檔案化管理的同時(shí)，增強(qiáng)文件檔案管理、注重完善自我、熱愛(ài)本職工作、加強(qiáng)檔案法制意識(shí)，共同推進(jìn)電子文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案管理工作順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。盡快提高學(xué)習(xí)電子文件歸檔管理的基本知識(shí)、實(shí)踐技能的掌握與應(yīng)用能力，正確地處理各種信息，努力使自己成為綜合型文件檔案管理人才，盡早擔(dān)起電子文件檔案管理工作的重任，做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

第2篇

一、文件鑒定四要素

文件鑒定包括文件價(jià)值鑒定、文件法律標(biāo)記鑒定、文件齊全完整鑒定和文件技術(shù)鑒定等四個(gè)要素。

1、文件價(jià)值鑒定。國(guó)家檔案局制訂的關(guān)于文件歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定，是為指導(dǎo)全國(guó)范圍的文件鑒定工作制定的原則性操作指南。具體的文件鑒定工作細(xì)則只有結(jié)合本單位實(shí)際，充分考慮到本單位工作特點(diǎn)，進(jìn)行適當(dāng)修訂、調(diào)整和補(bǔ)充完善。檔案保管的目的是維護(hù)本單位的歷史面貌，滿足本單位各項(xiàng)工作的查考需要。文件價(jià)值鑒定就應(yīng)當(dāng)本著“以我(本單位制成文件)為主、為我(即本單位)所需”的原則，一切圍繞本單位日后查考需要保存檔案。筆者在2007年對(duì)某公司機(jī)關(guān)檔案的利用情況按文件來(lái)源進(jìn)行了分類統(tǒng)計(jì)。在全部歸檔文件中，本單位制發(fā)文件(又稱發(fā)文)占利用總數(shù)的76％，其次是直屬上級(jí)文件，其他文件的利用率不超過(guò)3％。這就是文件價(jià)值鑒定“以我為主、為我所需”原則普遍適用的依據(jù)。文件價(jià)值鑒定還要強(qiáng)調(diào)全面性和前瞻性，從本單位實(shí)際工作需求出發(fā)，凡是今后有利用價(jià)值的文件都要?dú)w檔。

2、文件法律標(biāo)記鑒定。檔案法律效力是由歸檔文件法律標(biāo)記自然延伸下來(lái)的，它是檔案的法定原始性憑據(jù)。文件法律標(biāo)記鑒定包括兩點(diǎn)：其一是鑒定文件有無(wú)法律標(biāo)記，比如文件定稿是否已經(jīng)簽發(fā)，正本是否加蓋公章，合同文本相關(guān)各方的簽字和公章是否齊全；其二是鑒定上述文件法律標(biāo)記是否完整、規(guī)范、清晰。具體包括文件法律標(biāo)記是否使用永久性字跡材料標(biāo)識(shí)，合同協(xié)議是否具有清晰的印信、指紋，并在法定(指定)位置上簽署，文件簽發(fā)、簽署日期、簽署意見(jiàn)等是否齊全，簽署字體是否清晰、規(guī)范等等。

3、文件齊全完整鑒定。文件齊全鑒定主要針對(duì)文件的歸檔范圍，要求收集不同渠道產(chǎn)生的各門(mén)類應(yīng)歸檔文件以及不同版本、不同載體應(yīng)歸檔文件。例如合同協(xié)議的正本、副本是否齊全，會(huì)議文件是否包括了會(huì)議通知、會(huì)議發(fā)言稿以及會(huì)議通過(guò)的文件、議題等歸檔材料。同時(shí)，文件編號(hào)應(yīng)當(dāng)連續(xù)不間斷，空號(hào)、重號(hào)應(yīng)當(dāng)注明。文件完整鑒定主要是針對(duì)某一份具體的文件，要求每一份歸檔的發(fā)文具備正本與定稿兩種文本，正文與附件齊全，文件中間無(wú)缺頁(yè)，辦理的收文應(yīng)貼附領(lǐng)導(dǎo)批示和部門(mén)辦理意見(jiàn)的文件處理單等等。

4、文件技術(shù)鑒定。文字反差是否良好，有無(wú)字跡模糊、字跡過(guò)于清淡而不易識(shí)別現(xiàn)象，歸檔文件紙張有無(wú)缺殘、折皺，紙張克重是否符合要求，文件文面有無(wú)污漬、霉斑、孔洞，等等。同時(shí)，外文版文件必須注明中文標(biāo)題和內(nèi)容摘要。

二、“文件鑒定四要素”的綜合意義

1、為鑒定理論奠定基礎(chǔ)。

“文件鑒定四要素”首次明確了完整的獨(dú)立的文件鑒定概念，使之與檔案價(jià)值鑒定相互區(qū)別開(kāi)來(lái)，維護(hù)了文件鑒定工作的相對(duì)獨(dú)立性，由此為文件鑒定理論奠定了基礎(chǔ)。文件鑒定只有包括了以上四個(gè)方面的要素，才可以構(gòu)成一個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)系統(tǒng)的工作方案，一個(gè)完整的工作流程。文件鑒定只有遵照以上四個(gè)要素先后操作，才能按部就班、有條不紊，進(jìn)而保證文件鑒定工作的質(zhì)量。

2、為案卷質(zhì)量把關(guān)。

許多案卷質(zhì)量存在著的問(wèn)題是在歸檔鑒定時(shí)因?yàn)槭韬龆鴮?dǎo)致的。比如文件歸檔后因?yàn)槿鄙俑郊绊懯褂?，最為典型又時(shí)而發(fā)生的例子是規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的文件時(shí)，只有主件而無(wú)附件(隨文的規(guī)章制度或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn))，該類文件則不具備實(shí)際上的利用價(jià)值。還有的是文件字跡模糊或大片污損，造成閱讀障礙導(dǎo)致誤讀誤解，最終導(dǎo)致企業(yè)的重大經(jīng)濟(jì)損失，或者是企業(yè)合法權(quán)益受到損害。這些問(wèn)題若在文件鑒定時(shí)沒(méi)有發(fā)現(xiàn)或加以糾正，等到產(chǎn)生重大不良影響或造成嚴(yán)重后果時(shí)將是無(wú)法挽回的。

3、為檔案法律效力把關(guān)。

檔案的生命在于其所具有的法律標(biāo)記。沒(méi)有法律標(biāo)記或者法律標(biāo)記不完整、不規(guī)范、不清晰，必然影響到檔案的法律效力，有的甚至法律效力盡失而成為廢紙。這就需要文件鑒定者本著對(duì)單位、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度開(kāi)展鑒定工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)糾正解決或妥善處理，為后人留下具有完整、規(guī)范、清晰法律標(biāo)記的檔案，以維護(hù)檔案的法律權(quán)威性和法律效力。

第3篇

為拓展檔案館業(yè)務(wù)，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國(guó)首個(gè)文件檔案服務(wù)中心（下簡(jiǎn)稱文檔中心）。它拓展了國(guó)內(nèi)早期文件中心的職能，承擔(dān)了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過(guò)程工作，以及協(xié)助檔案行政管理部門(mén)對(duì)文件移交單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作等。隨后，各地也相繼開(kāi)展了機(jī)關(guān)事業(yè)單位半現(xiàn)行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國(guó)家檔案局副局長(zhǎng)李明華在全國(guó)文件（檔案）管理中心工作座談會(huì)上指出：“統(tǒng)一集中管理各機(jī)關(guān)形成的文檔，是新形勢(shì)下創(chuàng)建機(jī)關(guān)檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機(jī)關(guān)文檔資源，實(shí)行集約管理，適應(yīng)了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，是檔案部門(mén)貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、推進(jìn)管理體制改革和工作機(jī)制創(chuàng)新的重要舉措，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和效率的迫切要求，是推動(dòng)檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的時(shí)代要求。”

2文檔中心業(yè)務(wù)外包實(shí)踐

目前，檔案界對(duì)文檔中心的定位不盡相同，對(duì)文檔中心定位的認(rèn)識(shí)也在發(fā)生變化。隨著理論與實(shí)踐的發(fā)展和成熟，學(xué)者和檔案部門(mén)對(duì)文檔中心定位的認(rèn)識(shí)逐步趨于統(tǒng)一，即其主要職能是負(fù)責(zé)行政中心內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能和機(jī)關(guān)檔案室的檔案保管職能，是處于機(jī)關(guān)事業(yè)單位和檔案行政管理部門(mén)的中間機(jī)構(gòu)，是一個(gè)特殊的政府性的檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)提供機(jī)構(gòu)。

2.1文檔中心與機(jī)關(guān)檔案室的業(yè)務(wù)外包關(guān)系

文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位不再設(shè)立檔案室，原來(lái)由機(jī)關(guān)事業(yè)單位負(fù)責(zé)的檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用及移交工作轉(zhuǎn)由文檔中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)。有些地方（如北京市海淀區(qū)）文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位甚至不再設(shè)立專職檔案人員，只配一名兼職人員負(fù)責(zé)歸檔文件收集工作，文檔中心負(fù)責(zé)歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過(guò)程工作。因此，文檔中心和各機(jī)關(guān)檔案室之間是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。

2.2文檔中心與檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)外包關(guān)系

文檔中心除了承接各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室的相關(guān)檔案管理工作外，還對(duì)集中辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)著一定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督職責(zé)。在文檔中心成立前，集中辦公區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督職責(zé)由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)，文檔中心成立后，檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到這些機(jī)關(guān)及事業(yè)單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門(mén)之間也是一種業(yè)務(wù)外包關(guān)系。

3文檔中心法律地位和職能定位

3.1文檔中心的現(xiàn)實(shí)困境

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和完善，政府職能逐步轉(zhuǎn)變，“小政府、大社會(huì)”已成為機(jī)構(gòu)改革的發(fā)展方向和目標(biāo)。檔案行政管理部門(mén)由于專業(yè)優(yōu)勢(shì)，首先提出了創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理的思路并付諸實(shí)踐，于是文檔中心應(yīng)運(yùn)而生。也正是因?yàn)槠渥畛跤蓹n案行政管理部門(mén)首先提出，文檔中心一經(jīng)成立就成為檔案行政管理部門(mén)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，與當(dāng)?shù)卣案鳈C(jī)關(guān)關(guān)系不大，隨之而來(lái)的是文檔中心在機(jī)構(gòu)定位、人員編制、管理職責(zé)、經(jīng)費(fèi)來(lái)源等方面問(wèn)題長(zhǎng)期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結(jié)文檔中心運(yùn)行情況時(shí)指出，文檔中心限于檔案部門(mén)自身下達(dá)和完成任務(wù)，各級(jí)黨委、政府對(duì)此項(xiàng)工作還不夠重視和支持，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位也不夠了解和主動(dòng)。各地文檔中心實(shí)踐中存在的主要問(wèn)題是：其一，由于文檔中心成立時(shí)定位過(guò)低，依附于檔案行政管理部門(mén)，沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，人員編制普遍較少，財(cái)政經(jīng)費(fèi)不足，致使文檔中心開(kāi)展各項(xiàng)工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實(shí)上是檔案行政管理部門(mén)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，檔案行政管理部門(mén)不僅要繼續(xù)做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對(duì)的機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機(jī)關(guān)從檔案業(yè)務(wù)工作中解脫出來(lái)，體驗(yàn)到了文檔中心帶來(lái)的益處，但逐漸淡忘了自身責(zé)任，檔案意識(shí)有所減弱?？梢?jiàn)，如今文檔中心管理模式的優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門(mén)帶來(lái)了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優(yōu)勢(shì)沒(méi)能得到凸顯，長(zhǎng)期下去，也將對(duì)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作造成不利的影響。當(dāng)然，我們不能因此而否定文檔中心的創(chuàng)新管理思路，更不能倒退回原有的機(jī)關(guān)檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對(duì)文檔中心的法律地位、行政隸屬關(guān)系、工作職能、管轄范圍等進(jìn)行重新梳理和定位。

3.2文檔中心的法律地位

檔案界對(duì)文檔中心法律地位的認(rèn)知有以下幾種：第一，應(yīng)定位為檔案行政管理部門(mén)的下屬機(jī)構(gòu)，依附于檔案行政管理部門(mén)；第二，應(yīng)定位為政府的直屬機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)上接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)；第三，應(yīng)定位為獨(dú)立的企業(yè)法人。從目前國(guó)內(nèi)各地文檔中心實(shí)踐看，第一種觀點(diǎn)被檔案行政管理部門(mén)普遍認(rèn)可，如深圳市文檔服務(wù)中心、太倉(cāng)市機(jī)關(guān)文檔管理中心、重慶市北碚區(qū)文檔中心等均為檔案局下屬機(jī)構(gòu)。然而這種實(shí)踐已經(jīng)給檔案行政管理部門(mén)帶來(lái)了尷尬。第三種觀點(diǎn)直接受歐美國(guó)家商業(yè)文件中心實(shí)踐的啟發(fā)，但忽視了國(guó)內(nèi)文件、檔案管理工作的實(shí)踐和背景，文件中心這種半現(xiàn)行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國(guó)內(nèi)文檔中心的工作對(duì)象是機(jī)關(guān)檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會(huì)上的一般檔案服務(wù)外包企業(yè)，不宜直接推行社會(huì)化?；趯?duì)國(guó)內(nèi)文檔中心與機(jī)關(guān)檔案室和檔案行政管理部門(mén)之間的業(yè)務(wù)外包關(guān)系分析，結(jié)合各地文檔中心實(shí)踐，本文比較認(rèn)同第二種觀點(diǎn)，即文檔中心為政府直屬機(jī)構(gòu)，擁有獨(dú)立法人資格，在業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)。其優(yōu)勢(shì)在于：一是文檔中心更能得到政府及各機(jī)關(guān)的重視，以便在人員編制、經(jīng)費(fèi)等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機(jī)關(guān)檔案室和檔案行政管理部門(mén)之間的職責(zé)，發(fā)揮文檔中心創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展；三是有利于強(qiáng)化文檔中心對(duì)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的力度，更好地開(kāi)展檔案接收、保管及提供利用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

3.3文檔中心的職能定位

第4篇

1.1檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求

檔案人才流動(dòng)性較大，很難培養(yǎng)和留住檔案人才。這一點(diǎn)與檔案管理工作自身的特點(diǎn)息息相關(guān)：一是工作強(qiáng)度大；二是工作比較枯燥、繁瑣；三是工資待遇不高。對(duì)于人員的服務(wù)水平提出了更高的要求。比如，在政府簡(jiǎn)化審批流程、縮短審批期限的大背景下，我市工程檔案部門(mén)受理檔案驗(yàn)收的承諾期限由7天縮短為3天，而且增加了檔案預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，工作量和工作壓力的驟然加大，對(duì)檔案人員的耐性提出了更大的考驗(yàn)。

1.2檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案管理方式提出了更高的要求

（1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導(dǎo)致工作效率和服務(wù)效率普遍較低；（2）即使有些城建檔案管理部門(mén)已經(jīng)對(duì)檔案實(shí)施了信息化管理，但檔案實(shí)體的整理和檔案信息化掃描的工作進(jìn)度無(wú)法保證即時(shí)完成，從而影響了檔案提供利用工作水平；（3）相比于一些發(fā)達(dá)國(guó)家，我們的管理理念、管理技術(shù)、管理設(shè)備嚴(yán)重落后。而且各個(gè)城市之間城建檔案管理水平發(fā)展不平衡。這是由兩個(gè)方面原因造成的：一是對(duì)城建檔案重要性認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致重視程度不夠；二是經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平落后導(dǎo)致資金投入力度不足。

1.3檔案數(shù)量的增加對(duì)檔案利用模式提出了更高的要求

檔案數(shù)量的增加直接導(dǎo)致檔案利用量的增加，加之人員不足、管理水平相對(duì)落后，導(dǎo)致檔案利用需求很難在第一時(shí)間得到滿足，由此導(dǎo)致檔案部門(mén)在政府、企事業(yè)單位及民眾心目中的公信力下降，從而也影響到部門(mén)自身的發(fā)展。提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的檔案信息，是對(duì)我們城市建設(shè)檔案部門(mén)提出的最基本要求，但是當(dāng)前形勢(shì)下，我們有些城建檔案管理部門(mén)在這一點(diǎn)上難以做到。

2提高城市建設(shè)檔案管理工作水平的對(duì)策

2.1加強(qiáng)城市建設(shè)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

（1）通過(guò)“感情留人、事業(yè)留人以及適當(dāng)?shù)拇隽羧恕?，廣泛吸納人才，打造一支專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。適當(dāng)提高城建檔案管理人員的待遇。（2）要定期不定期對(duì)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于優(yōu)秀的管理或技術(shù)人才，要給予重點(diǎn)培養(yǎng)。（3）通過(guò)績(jī)效考核機(jī)制的建立，對(duì)工作優(yōu)異者給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)。以此鼓勵(lì)先進(jìn)、激勵(lì)后進(jìn)。

2.2提高城市建設(shè)檔案管理工作的規(guī)范化水平

（1）對(duì)檔案進(jìn)行全面的核查，在對(duì)竣工檔案資料進(jìn)行移交時(shí)，包括前期準(zhǔn)備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)。（2）檔案信息化工作的基礎(chǔ)是檔案的著錄。由于每個(gè)城市建設(shè)檔案管理單位的條件不同，應(yīng)該研究制定統(tǒng)一的《城建檔案著錄細(xì)則》，以實(shí)現(xiàn)檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。（3）合理組卷，在整理過(guò)程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無(wú)頁(yè)碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時(shí)需要重新進(jìn)行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。組卷合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計(jì)算機(jī)管理的利用效率。（4）檔案分類號(hào)以及檔案題名的準(zhǔn)確無(wú)誤有助于提高檢索查準(zhǔn)率。對(duì)一些含義不清或模糊的題名要進(jìn)行及時(shí)的處理，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別的情況。

2.3提高城市建設(shè)檔案管理工作的信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，促進(jìn)了先進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，城市建設(shè)檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化：借助相應(yīng)的軟、硬件平臺(tái)，通過(guò)掃描、錄入等方式，實(shí)現(xiàn)檔案的“三態(tài)”同步，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索和在線閱覽，大大提高了城建檔案的利用效率。我們的社會(huì)已經(jīng)處于一個(gè)信息爆炸的時(shí)期，信息技術(shù)的在各行各業(yè)獲得了巨大的發(fā)展。城建的檔案管理也必須跟上時(shí)展的步伐，將一些已經(jīng)不符合或者陳舊的管理模式加以改進(jìn)和創(chuàng)新，以此更好的為城市建設(shè)提供服務(wù)。將先進(jìn)的信息技術(shù)引入到城建檔案管理上來(lái)，從根本上提高城建檔案管理工作的信息化水平。

2.4通過(guò)服務(wù)外包的形式提高城市建設(shè)檔案管理工作水平

由于檔案管理單位的人員和編制有限，通過(guò)政府購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的方式，采取服務(wù)外包的形式，來(lái)完成城建檔案的實(shí)體整理、圖片掃描和數(shù)據(jù)錄入工作，也不失為解決當(dāng)前矛盾行之有效的方法，并且該方法已經(jīng)在相當(dāng)大的范圍內(nèi)取得了較好的效果，在城建檔案整理、檔案數(shù)字化和提供利用工作中發(fā)揮了不可估量的作用。

2.5提高社會(huì)的“檔案意識(shí)”和檔案的“社會(huì)意識(shí)”

為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為城市建設(shè)服務(wù)是城市建設(shè)檔案工作的根本目的，也是我們一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，是我們自身的價(jià)值所在。我們必須緊緊圍繞這個(gè)中心，為社會(huì)提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，充分發(fā)揮自身的價(jià)值。我們要注重服務(wù)理念、方式方法的不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)服務(wù)向現(xiàn)代服務(wù)的轉(zhuǎn)變：一是要改變“重藏輕用”的舊觀念，樹(shù)立“以用為主”的新觀念，如指引群眾通過(guò)“依申請(qǐng)公開(kāi)”的方式申請(qǐng)利用。二是開(kāi)展城建檔案編研工作，將信息整理加工成冊(cè)，提供給社會(huì)利用。三是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將信息主動(dòng)給社會(huì)。城建檔案部門(mén)一定要充分提高“社會(huì)意識(shí)”，由此提高自身價(jià)值。另外，城建檔案部門(mén)還要加強(qiáng)自身的宣傳，通過(guò)提供良好的服務(wù)來(lái)提升整個(gè)社會(huì)的“城建檔案意識(shí)”。

3結(jié)語(yǔ)

第5篇

1．1聲像收集工作滯后在城市建設(shè)拍攝的過(guò)程中，由于建筑種類眾多，往往需要分部門(mén)拍攝。但是在拍攝結(jié)束后卻缺少統(tǒng)一將照片及時(shí)收集匯總的部門(mén)，并且在拍攝過(guò)程中的部門(mén)大多是業(yè)務(wù)部門(mén)，其隨機(jī)性非常強(qiáng)，在統(tǒng)一歸納照片時(shí)，檔案形成部門(mén)對(duì)于照片的具體拍攝時(shí)間、圖片內(nèi)容以及錄像的數(shù)量等都不好把握。這些收集起來(lái)的聲像資料雖然能夠交給檔案部門(mén)，但是檔案部門(mén)卻不能非常系統(tǒng)的對(duì)這些資料加以總結(jié)、歸類。收集聲像資料方面也是檔案部門(mén)的苦差事，由于缺乏統(tǒng)一的管理部門(mén)，只能由檔案部人員向各個(gè)工作人員手中討要資料，工作往往處于被動(dòng)狀態(tài)。

1．2資料保管難許多單位中制度混亂，聲像檔案形成部門(mén)需要查閱以前的聲像資料，為了查閱方便，他們寧愿將部分檔案長(zhǎng)期放在自己?jiǎn)挝簧踔脸修k人手中保管，往往不愿意將已經(jīng)形成的城市聲像資料交到專門(mén)的城建檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理、研究。但是因缺乏檔案管理專業(yè)人員及專門(mén)的場(chǎng)所，檔案極易發(fā)生丟失、損壞問(wèn)題。這樣保管，一方面增加了檔案的分散性，不利于統(tǒng)一管理;另一方面沒(méi)有專業(yè)的人員管理，檔案管理工作缺乏應(yīng)有的科學(xué)性，不便于發(fā)揮其最大的價(jià)值。此外，一些檔案形成部門(mén)由于經(jīng)費(fèi)不足，相應(yīng)的恒溫、恒濕且防磁的保存環(huán)境缺乏，久而久之部分檔案也將出現(xiàn)不同程度的損壞。況且在檔案形成部門(mén)經(jīng)常將會(huì)有無(wú)法及時(shí)歸檔處理的圖片，圖片上的文字會(huì)逐漸變得模糊，由此便不能及時(shí)理清其中的來(lái)龍去脈。

2規(guī)范城建聲像檔案管理工作的有效策略

2．1健全相關(guān)管理制度相關(guān)管理制度的建設(shè)應(yīng)全面予以展開(kāi)，不但要嚴(yán)格的要求相關(guān)工作單位，對(duì)于普通的民眾也應(yīng)使其意識(shí)到城建聲像檔案管理工作的重要性。首先，宣傳上要強(qiáng)勢(shì)，提高大家對(duì)城建聲像檔案收集管理工作的認(rèn)識(shí)?？梢酝ㄟ^(guò)電視、廣播、報(bào)紙等途徑，大力向市民宣傳城建聲像檔案管理工作的重要意義，保證大多數(shù)城市居民都能受到城建聲像檔案管理的常識(shí)性教育。其次，手段上要嚴(yán)格，使收集完整規(guī)范的城建聲像檔案成為做好工程建設(shè)管理工作的必備條件。要進(jìn)一步強(qiáng)化城建聲像檔案管理工作有關(guān)法律法規(guī)的實(shí)施，通過(guò)一定的手段予以落實(shí)、實(shí)現(xiàn)保障。針對(duì)檔案建立過(guò)程中出現(xiàn)的聲像資料收集困難這一現(xiàn)象，必須通過(guò)嚴(yán)格的制度加以約束，明確城建聲像檔案不規(guī)范、不齊全的不能給予竣工驗(yàn)收，不能給予結(jié)算工程款，從而保障檔案管理部門(mén)能夠?qū)?shí)際收集到的各部門(mén)信息歸檔，避免造成信息的丟失，減少檔案制作所需要的時(shí)間。再次，制度上要規(guī)范，以管理的規(guī)范確保城建聲像檔案資料的規(guī)范。對(duì)于檔案形成部門(mén)與檔案管理部門(mén)造成的檔案聲像資料保存分散的問(wèn)題，相關(guān)監(jiān)督部門(mén)必須嚴(yán)格監(jiān)督，各個(gè)單位要建立起統(tǒng)一的、安全有效的管理制度，逐漸改善城建聲像檔案的保存環(huán)境。在各單位逐漸形成完善的信息采集、拍攝、信息收集和整理歸檔的完整流程。在進(jìn)行城建聲像檔案管理工作的管理制度的過(guò)程中，也必須采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施才能保證各項(xiàng)制度的順利實(shí)施。

2．2改善城建聲像檔案的保存環(huán)境由于城建聲像檔案中包括圖片、圖形、聲像等資料，所以，對(duì)于保存環(huán)境的要求也是比較嚴(yán)格的。城建聲像檔案保存的地方，應(yīng)當(dāng)能滿足一定的要求。對(duì)于檔案中的聲像資料必須要在聲像柜中單獨(dú)保存，同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意遠(yuǎn)離光線以及磁場(chǎng)等物質(zhì)。改善城建聲像檔案的保存環(huán)境，能夠延長(zhǎng)聲像檔案的使用壽命，在實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案集中管理的過(guò)程中也是非常關(guān)鍵的一步。

2．3提高組織工作人員的專業(yè)素質(zhì)要想使城建聲像檔案為以后城市的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，前提是有高質(zhì)量的聲像檔案。要想收集出高質(zhì)量的城建聲像檔案成果，首先要有具備高素質(zhì)的工作人員。因此，應(yīng)培養(yǎng)出一批高素質(zhì)的技術(shù)人員，在城市建設(shè)聲像拍攝的過(guò)程中抓住重點(diǎn)拍攝。同時(shí)為技術(shù)人員提供良好的工作環(huán)境，鼓勵(lì)其進(jìn)行鉆研，使得一批高素質(zhì)、高水平的工作人員脫穎而出。其次，為技術(shù)人員配備精良的設(shè)備，增強(qiáng)技術(shù)人員的工作熱情，培養(yǎng)出其責(zé)任心與使命感，為城建聲像檔案制作做出貢獻(xiàn)。再者還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)一批高素質(zhì)的管理人員，既能對(duì)城建聲像檔案實(shí)施科學(xué)有效的管理，同時(shí)又掌握著先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)。第四，要強(qiáng)化好各部門(mén)之間的合作意識(shí)。對(duì)于城建聲像檔案的管理工作應(yīng)該是一個(gè)完整的流程，在這個(gè)過(guò)程中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都是至關(guān)重要的，只有各部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系與合作，才能使得城建聲像檔案管理工作更加順利的進(jìn)行，為城市的進(jìn)一步發(fā)展提供最為真實(shí)的參考。

3結(jié)語(yǔ)

第6篇

雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的信息處理網(wǎng)絡(luò)得到了較大程度的進(jìn)步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因是企業(yè)還沒(méi)有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏強(qiáng)力的系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒(méi)能根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況及時(shí)完善，也會(huì)降低企業(yè)檔案管理的工作效率，制約企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。

二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視度

企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)內(nèi)，充分意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳和教育，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，要與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來(lái)技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，加大對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時(shí)，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。

2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度

健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時(shí)，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國(guó)家的制度要求，達(dá)到國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時(shí)，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過(guò)與企業(yè)各個(gè)部門(mén)的管理者和檔案管理工作人員召開(kāi)會(huì)議研討，進(jìn)行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門(mén)先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進(jìn)行針對(duì)性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。

3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理

網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識(shí)別轉(zhuǎn)換為機(jī)器識(shí)別代碼型發(fā)展，機(jī)器識(shí)別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實(shí)現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時(shí)，在企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件憑借其快捷、精確的特點(diǎn)正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢(shì)被廣泛應(yīng)用。利用計(jì)算機(jī)手段和輔助工具設(shè)計(jì)的電子圖紙，不僅易于存儲(chǔ)和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案、聲像檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個(gè)管理系統(tǒng)中的檔案信息通過(guò)利用計(jì)算機(jī)規(guī)定的指令來(lái)隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢(shì)下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

第7篇

城建檔案是一個(gè)城市發(fā)展的歷史記錄。不同的城市擁有不同的風(fēng)格、特色和文化內(nèi)涵，而這些不同點(diǎn)普遍是通過(guò)歷史發(fā)展不斷積累下來(lái)的，同時(shí)也決定著每個(gè)城市發(fā)展的方向和策略，使得該城市的建設(shè)彰顯出獨(dú)特風(fēng)格和文化。同時(shí)，城建檔案管理工作還有助于對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)，保護(hù)人們的生命和財(cái)產(chǎn)安全。當(dāng)遇到地震、洪水等自然災(zāi)害時(shí)，可以根據(jù)城建檔案中記錄的城市地下網(wǎng)設(shè)施等資料,對(duì)實(shí)施營(yíng)救的方案和策略提供一定的幫助。

2城建檔案管理工作中的主要問(wèn)題

城建檔案管理工作是一項(xiàng)不斷發(fā)展的工作，它是幾代人通過(guò)長(zhǎng)期的努力和實(shí)踐共同來(lái)完成的。其中包含著前輩的寶貴的經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)，這些都為城建檔案管理工作奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。但是，隨著城市現(xiàn)代的不斷發(fā)展，在城建檔案管理工作中依然存在著一些問(wèn)題，這些問(wèn)題對(duì)城建檔案管理工作的完善和發(fā)展帶來(lái)了不良影響。其中主要體現(xiàn)在：

1）服務(wù)技術(shù)和服務(wù)方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發(fā)展緩慢導(dǎo)致工作效率和服務(wù)效率普遍偏低。

2）人們對(duì)城建管理工作的重要性認(rèn)識(shí)較低。應(yīng)該向廣大人民宣傳城建檔案管理工作的必要性，提高關(guān)注度。

3）城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，這方面的人才匱乏，嚴(yán)重阻礙了城建檔案管理工作的發(fā)展。

4）庫(kù)存檔案的編排存在很多不足，例如：編排較亂、形式單一、結(jié)構(gòu)不合理等。

5）對(duì)編排工作不夠重視，與城市化的快速發(fā)展相比，該項(xiàng)工作一直處于低效率、高出錯(cuò)率的狀態(tài)。使得城建檔案管理在城市發(fā)展中的作用變得日益渺小。城建檔案管理對(duì)可持續(xù)發(fā)展起到了重要的作用，它是城市發(fā)展的縮影，見(jiàn)證了城市日新月異的變化。因此，我們應(yīng)該不斷加強(qiáng)城建檔案管理工作，使其在城市發(fā)展中起到推波助瀾的作用。

3提高城建檔案管理工作水平的建議

3.1加強(qiáng)城建檔案管理工作的規(guī)范化要想提高檔案管理工作的質(zhì)量水準(zhǔn)就要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的程序。在實(shí)際工作中要注意以下幾點(diǎn)：

1）對(duì)檔案進(jìn)行全面的核查，在對(duì)竣工檔案資料進(jìn)行移交時(shí)，包括前期準(zhǔn)備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和系統(tǒng)。對(duì)于無(wú)特殊要求的檔案原件只保存一份，主要是避免在今后實(shí)施計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)以及低效率的情況。

2）計(jì)算機(jī)管理工作的基礎(chǔ)是城建檔案的著錄。由于每個(gè)城建檔案管理單位的條件不同，且計(jì)算機(jī)技術(shù)更新較快，所以每個(gè)城建檔案管理單位都要依據(jù)自身情況制定出符合本單位的檔案著錄《細(xì)則》，以便實(shí)現(xiàn)檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提升工作水平。

3）合理組合案卷，使其實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，在整理過(guò)程中如若發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)容混亂，無(wú)頁(yè)碼等現(xiàn)象出現(xiàn)時(shí)需要重新進(jìn)行加工，并將有聯(lián)系的文件組合在一起。使案卷組合合理化和規(guī)范化不僅有助于科學(xué)管理、優(yōu)化館藏，還能提高計(jì)算機(jī)管理的利用效率。

4）檔案分類號(hào)以及檔案題名的準(zhǔn)確無(wú)誤有助于提高檢索查準(zhǔn)率。對(duì)一些含義不清或模糊的題名要進(jìn)行及時(shí)的處理，避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)無(wú)法識(shí)別的情況發(fā)生。

5）使檔案分類實(shí)現(xiàn)規(guī)范化有助于提高檢索查全率。在分類過(guò)程中加強(qiáng)校審強(qiáng)度，要細(xì)心、耐心的糾正分類時(shí)出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

3.2提高檔案管理的思想意識(shí)要想提高城建檔案管理的工作水平首先要在思想上對(duì)它高度重視。同時(shí)，要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的謀劃，要認(rèn)識(shí)到檔案管理與城建一樣重要，二者是相輔相成的，要做到同謀劃、同發(fā)展。在城市建設(shè)日益完善的基礎(chǔ)上，使得檔案管理工作也不斷發(fā)展和完善。與此同時(shí)，要加大檢查監(jiān)督力度，一切工作的落實(shí)都要在監(jiān)督檢查基礎(chǔ)上進(jìn)行，另外，在整體部門(mén)的考核體系中也應(yīng)該包含監(jiān)督檢查，并用實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度認(rèn)真的考核工作人員的績(jī)效，對(duì)工作優(yōu)異者要給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)進(jìn)行激勵(lì)和鼓舞。

3.3應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)提高工作水平隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，促使先進(jìn)的信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，使城建檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化，同時(shí)使得檔案管理工作更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。要想運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)，就必須實(shí)現(xiàn)信息化操作，這也要求檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，不斷完善自身的專業(yè)素質(zhì)，并要培養(yǎng)創(chuàng)新思維和大膽的創(chuàng)新意識(shí)，來(lái)運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段，大力提升管理工作水平，使檔案管理工作符合城市建設(shè)要求。

3.4建立系統(tǒng)化管理機(jī)制城建檔案是社會(huì)發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要戰(zhàn)略資源。系統(tǒng)化的管理機(jī)制是提高城建檔案管理工作水平的關(guān)鍵。在城建檔案管理工作中系統(tǒng)化的管理機(jī)制主要是指考勤、考核、獎(jiǎng)懲制度等方面，這些方面的系統(tǒng)化建立能夠有效的提高管理工作水平，提升企業(yè)形象。另外激勵(lì)制度的建立對(duì)提高工作人員的積極性和創(chuàng)新性有很大的作用，總之，建立系統(tǒng)化管理機(jī)制對(duì)城建檔案管理具有很大的作用。

3.5培養(yǎng)優(yōu)秀人才培養(yǎng)優(yōu)秀人才是提高城建檔案管理工作水平不可或缺的一部分。要有針對(duì)性的對(duì)管理人員進(jìn)行教育，使其具備良好的專業(yè)素質(zhì)，同時(shí)，要有組織的對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，由于城建檔案管理具有特殊性，所以要確保管理人員的穩(wěn)定性，從而保證城建檔案管理工作可以持續(xù)有效的進(jìn)行。

4結(jié)束語(yǔ)

第8篇

新形勢(shì)下，檔案管理工作已經(jīng)與傳統(tǒng)的管理方式大有不用。一方面，由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息不斷的流入到檔案管理工作領(lǐng)域，使得檔案管理工作面臨巨大的信息壓力。另一方面，檔案管理工作為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，必須引入新的管理方式，才能符合檔案管理工作的新要求，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的新發(fā)展。在這種形勢(shì)下，檔案管理工作人員如何更好的認(rèn)識(shí)清楚各種信息就成為必須要解決的首先問(wèn)題。在此意義上，通過(guò)合理發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的重要作用，就可以幫助檔案管理工作人員更好的認(rèn)識(shí)清楚各種信息，為進(jìn)一步做好檔案管理工作奠定前期準(zhǔn)備工作。一方面，檔案統(tǒng)計(jì)發(fā)揮自身的科技優(yōu)勢(shì)將復(fù)雜的信息通過(guò)形象的表格和數(shù)字表現(xiàn)出來(lái)；面對(duì)紛繁復(fù)雜的信息，如何能夠盡快到認(rèn)識(shí)到相關(guān)的信息是檔案管理工作人員面臨的首要問(wèn)題。檔案統(tǒng)計(jì)以其巨大的優(yōu)勢(shì)，可以有效的整理各種信息，所以，一旦檔案管理工作人員掌握了檔案統(tǒng)計(jì)的運(yùn)用方法，就可以在檔案統(tǒng)計(jì)的幫助下盡快的認(rèn)識(shí)清楚相關(guān)信息，這就為檔案管理工作人員進(jìn)一步做好檔案管理工作提供了便利。另一方面，檔案統(tǒng)計(jì)可以有效的幫助的檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)清楚檔案管理中存在的問(wèn)題；從傳統(tǒng)檔案管理的模式來(lái)看，檔案管理工作人員要想進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，需要經(jīng)過(guò)縝密的調(diào)研和思考，特別是要對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和研究才能得出相應(yīng)的結(jié)論。而在檔案統(tǒng)計(jì)的作用和幫助下，檔案管理工作人員可以輕松的整理各種信息，及時(shí)的了解到信息的基本情況，包括檔案的基本信息、存在的問(wèn)題等。由此可見(jiàn)，正是由于檔案統(tǒng)計(jì)的作用，才可以使得檔案管理工作人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，這對(duì)于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的新進(jìn)展發(fā)揮著自身的認(rèn)識(shí)優(yōu)勢(shì)。

二、檔案統(tǒng)計(jì)是提升檔案管理工作效率的重要方式

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息接踵而至。相對(duì)于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因?yàn)槿绱?，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰(zhàn)。面對(duì)浩瀚如海、復(fù)雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問(wèn)題。在此境遇下，檔案統(tǒng)計(jì)工作以其強(qiáng)大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問(wèn)題。一是檔案統(tǒng)計(jì)運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法將相關(guān)信息引入到檔案管理中去；檔案統(tǒng)計(jì)是依托計(jì)算機(jī)等高科技器材成型的統(tǒng)計(jì)方法，具有無(wú)比強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。當(dāng)檔案管理需要對(duì)各類信息進(jìn)行分類時(shí)，就可以充分運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)的優(yōu)勢(shì)，把這些信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項(xiàng)工作。由此可見(jiàn)，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，檔案管理工作人員只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以在檔案統(tǒng)計(jì)的幫助下輕松的完成各種信息的統(tǒng)計(jì)工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統(tǒng)計(jì)節(jié)約了檔案管理工作人員的工作時(shí)間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時(shí)間大多集中于對(duì)信息的收集和處理等方面。如果不具備科學(xué)的管理方法，不具備相應(yīng)的科技條件，自然會(huì)耽誤檔案管理工作人員的寶貴時(shí)間。面對(duì)這一問(wèn)題，檔案統(tǒng)計(jì)也可以發(fā)揮出其自身的優(yōu)勢(shì)。那就是一方面充分依托檔案統(tǒng)計(jì)的科技優(yōu)勢(shì)，利用較短的時(shí)間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務(wù)。比如，資料的發(fā)送、回收等。由此可見(jiàn)，科學(xué)合理的運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)，就可以有效的節(jié)約檔案管理工作人員的工作時(shí)間，從另外一種意義上來(lái)看，節(jié)約了工作時(shí)間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。

三、檔案統(tǒng)計(jì)是科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理工作的有效方法

檔案統(tǒng)計(jì)在除了是幫助檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，對(duì)規(guī)劃?rùn)n案管理工作也有著科學(xué)的指導(dǎo)作用。從這一意義上來(lái)說(shuō)，充分發(fā)揮出檔案統(tǒng)計(jì)在規(guī)劃?rùn)n案管理方面的作用就顯的非常重要。具體來(lái)說(shuō)，檔案統(tǒng)計(jì)在科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理方面的作用主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。第一，檔案統(tǒng)計(jì)有助于在檔案管理工作中合理分工；在檔案管理工作中，工作管理人員都想做到工作的有條不紊，實(shí)際上，只有合理利用了檔案統(tǒng)計(jì)，就可以達(dá)到這一點(diǎn)。原因在于，檔案統(tǒng)計(jì)可以發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，不僅可以幫助檔案管理工作人員做好檔案管理規(guī)劃，解決存在的問(wèn)題，而且還可以對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行整理和編排，從而使得檔案管理工作人員依據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果去做好本職工作。由此可見(jiàn)，只要合理發(fā)揮出了檔案統(tǒng)計(jì)的作用和功能，就可以確保檔案管理工作人員在實(shí)際工作中做到合理分工。第二，檔案統(tǒng)計(jì)有助于促進(jìn)檔案管理工作人員提高自身素質(zhì)；檔案統(tǒng)計(jì)是高科技的產(chǎn)物，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，為了更好的適應(yīng)新形勢(shì)的要求，更好的提高工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，就不得不去學(xué)習(xí)檔案統(tǒng)計(jì)的相關(guān)知識(shí)。這也就意味著，檔案管理工作人員的自身素質(zhì)就會(huì)因檔案統(tǒng)計(jì)的運(yùn)用得以提升。從這一意義上來(lái)看，檔案管理工作對(duì)于科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理工作人員的職業(yè)發(fā)展也起著一定的刺激和幫助作用。第三，檔案統(tǒng)計(jì)有助于幫助檔案管理工作找到合適的發(fā)展方向；檔案管理工作是一項(xiàng)職業(yè)，對(duì)于檔案管理工作本身來(lái)說(shuō)，必須在適應(yīng)新形勢(shì)的環(huán)境下才能獲得發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作人員而言，也必須不斷的獲取知識(shí)才能贏得職業(yè)發(fā)展的新空間。在此境遇下，檔案統(tǒng)計(jì)不僅為檔案管理工作本身帶來(lái)了一定發(fā)展方向上的指導(dǎo)，而且還為檔案管理工作人員的發(fā)展帶來(lái)了一定的幫助。從檔案管理工作本身而言，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，因此就會(huì)積極的采取相關(guān)措施予以解決。實(shí)際上，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程中，檔案統(tǒng)計(jì)卻在為檔案管理工作本身提供了發(fā)展方向上的指導(dǎo)，那就是如何避免問(wèn)題、如何擴(kuò)展發(fā)展空間等。從檔案管理工作的角度來(lái)看，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，檔案管理人員不僅會(huì)提升自身的素質(zhì)，而且還會(huì)考慮到適應(yīng)新形勢(shì)的要求，從而采取相關(guān)措施提升自己各方面的能力，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。

第9篇

關(guān)鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理

中圖分類號(hào)： G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2012）10-0041-01

電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對(duì)電子的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢(shì)必埋下安全隱患，同時(shí)，還可對(duì)電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對(duì)比度等等，造成“原件”識(shí)別困難。相比之下，相對(duì)紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開(kāi)始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過(guò)程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來(lái)。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息，對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因次，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

一、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性，保證電子文件的法律憑證地位。

三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)的發(fā)展文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接受到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件相應(yīng)的分類號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄方式，中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開(kāi)發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，是人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)，提高單位電子檔案管理水平勢(shì)在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。

（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。

（3）健全電子文件的檢查審核制度。

（4）規(guī)范公文制作和控制程序。

（5）加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理。