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第1篇

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案管理，就是通過計(jì)算機(jī)等手段來記錄文件內(nèi)容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行永久保存。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點(diǎn)：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在著一定的差異，體現(xiàn)在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內(nèi)，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網(wǎng)絡(luò)把文件發(fā)送給管理的機(jī)構(gòu)并進(jìn)行歸檔，這一點(diǎn)，可以節(jié)省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設(shè)定計(jì)劃或者安排時間，以便相關(guān)部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進(jìn)行回收和處理。這一過程既浪費(fèi)時間，又浪費(fèi)人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術(shù)操作的能力，并且會操作相關(guān)的軟件。操作過程為：工作人員通過相關(guān)的管理軟件，在各個檔案上粘貼標(biāo)簽，每一份檔案都有單獨(dú)的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質(zhì)檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質(zhì)的管理方式也存在差異。電子檔案是在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上存儲，但計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)易出現(xiàn)故障，或者電子數(shù)據(jù)會出現(xiàn)紕漏，不利于檔案的保存。因此，現(xiàn)在的電子檔案管理有所改進(jìn)，一般情況下要進(jìn)行備份，還要對文件的具體格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，操作完成后才進(jìn)行統(tǒng)一的保存。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理只需要保存好紙質(zhì)的資料，使之不受損壞即可，但是對環(huán)境的要求會比較高，需要干燥安全的環(huán)境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復(fù)雜，需要對待管理的檔案進(jìn)行分類，并需要對資料進(jìn)行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應(yīng)的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業(yè)的檢索工具進(jìn)行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計(jì)算機(jī)上操作，無需固定地點(diǎn)和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統(tǒng)的檔案管理則需要向相關(guān)部門進(jìn)行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費(fèi)時間。

2 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

用計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案管理這種方式，最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節(jié)省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，省去了打印，發(fā)送等步驟，節(jié)省了時間，同時省去了不必要的花費(fèi)，現(xiàn)如今隨著專業(yè)管理軟件的開發(fā)和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規(guī)范。

采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)這種形式進(jìn)行檔案管理，不僅提高效率，也對環(huán)境保護(hù)作出了一些貢獻(xiàn)。首先就是采用網(wǎng)絡(luò)的形式進(jìn)行檔案管理，節(jié)省了紙張，這一點(diǎn)不僅節(jié)省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護(hù)了樹木和環(huán)境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節(jié)省開支，避免了不必要的浪費(fèi)。

2.2 電子檔案管理的缺點(diǎn)

使用這種方式進(jìn)行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優(yōu)點(diǎn)之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點(diǎn)：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經(jīng)制定了一些關(guān)于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實(shí)施環(huán)境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰(zhàn)，受法律保護(hù)范圍不夠明確，法律實(shí)施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領(lǐng)域進(jìn)行進(jìn)一步的研究和完善。

2.計(jì)算機(jī)等電子信息技術(shù)的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)易出現(xiàn)漏洞或中毒的情況，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生硬盤損壞現(xiàn)象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術(shù)上進(jìn)一步的完善，我們需要加強(qiáng)電子備份，運(yùn)用云技術(shù)等新興技術(shù)手段進(jìn)行保存，并且還要通過加設(shè)密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進(jìn)行維護(hù)。

3.用于管理電子檔案的存儲設(shè)備容易發(fā)生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現(xiàn)無法讀取等嚴(yán)重后果。這就需要相關(guān)的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因?yàn)殡娮訖n案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業(yè)的技術(shù)儲備以及長期的工作經(jīng)驗(yàn)。因此需要長期鍛煉或進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。

3 可采取的措施

（1）根據(jù)電子檔案的存儲特點(diǎn)和方式，進(jìn)行科學(xué)的計(jì)劃安排，確定傳輸時間，并在年內(nèi)進(jìn)行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備完成的，所以應(yīng)招募合格的信息操作人員，并及時進(jìn)行培訓(xùn)。

（3）保管時應(yīng)注意環(huán)境條件，電子檔案的保存需要適度的環(huán)境，保存檔案的設(shè)備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應(yīng)對存儲設(shè)備維修更新技術(shù)有一定的了解，以便能夠及時處理設(shè)備的突發(fā)狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關(guān)制度，設(shè)立實(shí)名制，并進(jìn)行權(quán)限限制，確保使用者通過身份進(jìn)行實(shí)名登陸，以確保檔案的安全。

第2篇

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；電子檔案管理；對比分析

紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價(jià)值。硬盤和計(jì)算機(jī)光盤是電子檔案管理的主要存儲介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的存儲，還實(shí)現(xiàn)了資料的傳送和處理。

當(dāng)前，信息化、多元化成為時展的主題，對于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)，決定了它的不可替代性。同時，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關(guān)，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢。

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

首先，無論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行優(yōu)化和整合，并充分運(yùn)用信息化技術(shù)。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質(zhì)量以及技術(shù)水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點(diǎn)并不否定兩者基本原理上的共通性。

其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實(shí)性，屬于社會實(shí)踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實(shí)性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來加以保證。

最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴(kuò)大。電子檔案是基于信息技術(shù)而建立的，大容量正是其優(yōu)勢之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲為電子檔案，同時還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)而存在的，因此在調(diào)用所需資料時，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案時，可以很方便地調(diào)出，直接獲取所需的資料和信息。

1.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.2.1 管理方式不同

電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案的一級管理，這是由電子檔案的本質(zhì)特征所決定的，這一點(diǎn)同傳統(tǒng)檔案存在很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時，首先需要確定和填寫檔案的類型以及日期，然后根據(jù)類型的不同選擇適當(dāng)?shù)拇鎯ξ恢谩Ｔ陔娮訖n案管理工作中，管理人員對于接受到的文件，可以及時確定檔案的檔案號，接下來采取相應(yīng)的主題來標(biāo)注檔案的類型，檔案號具有唯一性，整個操作過程有著很高的效率。

1.2.2 保管方式不同

電子檔案存儲的載體是硬盤和電子光盤，在長期的存儲和使用過程中，硬盤和光盤會逐漸老化，同時由于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新，載體的老化將導(dǎo)致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統(tǒng)的檔案管理在一般情況下，不會出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，并且具有紙質(zhì)備份。同時，由于無需網(wǎng)絡(luò)的參與，因此不會受到病毒入侵的威脅。

1.2.3 歸檔方式不同

可重復(fù)性和可逆性是電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的特性。管理人員修改檔案信息時，并不會留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時更正錯誤信息，但是卻提高了電子檔案內(nèi)容失真的可能性。與之不同的是，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在進(jìn)行歸檔操作時，同類檔案之間的聯(lián)系較強(qiáng)，擺放檔案時，也是按照科學(xué)的順序來分類的。檔案管理人員依照相應(yīng)的程序來進(jìn)行歸檔操作，因此操作的痕跡將會被保留下來。這一點(diǎn)保證了檔案的真實(shí)性與原始性，彌補(bǔ)電子檔案管理的不足。

2 電子檔案管理的利與弊

2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1.1 電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

無紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個特色，在很大程度上降低了紙質(zhì)文件的使用數(shù)量。制造紙張的原材料是樹木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹木也會隨之減少，因此有效改善了樹木砍伐的狀況，保護(hù)森林資源。此外，筆墨、訂書釘、曲別針等工具是紙質(zhì)文件的必備工具，隨著紙質(zhì)文件數(shù)量的減少，對于這些工具的需求也必然有所降低。

2.1.2 電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案管理工作的主要內(nèi)容，即檔案的歸檔、存儲和查詢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，這些工作所需的時間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲、查詢的時間明顯縮短，管理效率獲得提升。數(shù)據(jù)傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時效性，并且不需要張貼和打印文件。

2.2 電子檔案管理的弊端

信息載體的老化和變質(zhì)現(xiàn)象，是電子檔案管理工作中不得不面對的難題，因此必須加強(qiáng)電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質(zhì)老化而導(dǎo)致的無法讀取資料的問題。目前，云技術(shù)是一種較為常用和有效的保護(hù)方式。

電子檔案管理的操作程序較為復(fù)雜，這就對檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作。

黑客攻擊和病毒這些潛在的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，在電子檔案的數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應(yīng)做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護(hù)好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。

雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是一些具體的細(xì)則仍不夠完善，相關(guān)部門應(yīng)該推出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

3 結(jié)束語

電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)該在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理時，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢，提高檔案管理質(zhì)量。

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第3篇

紙質(zhì)檔案管理

長久以來，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫，能夠?yàn)閱挝徊块T提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門類復(fù)雜的檔案來說，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對于紙質(zhì)檔案管理者來說，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來看，當(dāng)單位對某個區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時就需要對檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時，對紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識，要對地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當(dāng)時專業(yè)的評價(jià)，這對獲取地質(zhì)信息之后對其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術(shù)通過對信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫的安全。盡管存儲電子檔案的數(shù)據(jù)庫多是由專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫安全問題，及時對存儲檔案數(shù)據(jù)庫情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較

對紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異進(jìn)行比較，有助于提高目前正處于紙質(zhì)檔案信息化階段的各單位的風(fēng)險(xiǎn)意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進(jìn)行檔案信息化工作。存儲形式?jīng)Q定的管理環(huán)境的異同將紙質(zhì)檔案與電子檔案差異置于同一視角進(jìn)行比較，能夠更加清楚地認(rèn)識到兩者之間的差異。從風(fēng)險(xiǎn)視角來看，紙質(zhì)檔案的存儲是以實(shí)物空間實(shí)現(xiàn)的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風(fēng)險(xiǎn)，其內(nèi)部的存儲元器件對所處環(huán)境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，這是兩者在面臨風(fēng)險(xiǎn)時的相似之處。而兩者所面臨風(fēng)險(xiǎn)的不同則較為直觀，相對來說，紙質(zhì)檔案對物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達(dá)到長久保存效果的物理場地進(jìn)行持續(xù)的人為干預(yù)，即便采用某些設(shè)備進(jìn)行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預(yù)。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達(dá)到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風(fēng)險(xiǎn)概率是很低的。從兩者比較的結(jié)果來看，紙質(zhì)檔案對管理環(huán)境的要求更為嚴(yán)苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點(diǎn)是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境對紙張?jiān)斐傻挠绊懯情L時間的，不會瞬間導(dǎo)致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問題是可以修復(fù)的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復(fù)。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質(zhì)檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質(zhì)檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費(fèi)更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計(jì)算機(jī)進(jìn)行，其檢索方式可以有多種，包括關(guān)鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進(jìn)而獲得所查詢的信息。相較于紙質(zhì)檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內(nèi)定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當(dāng)然，電子檔案的這種高效、精準(zhǔn)查詢信息的優(yōu)勢也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息查詢方式。這主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案信息查詢依靠人工實(shí)現(xiàn)，而人類具有機(jī)器所欠缺的“智慧”。以地質(zhì)資源信息為例，若要查詢“內(nèi)蒙古地區(qū)”相關(guān)信息，計(jì)算機(jī)所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內(nèi)蒙古地區(qū)”的資料。

檔案管理信息化對策

通過對紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化而言，要進(jìn)行高效的檔案信息化建設(shè)工作，不是簡單地將信息化技術(shù)引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎(chǔ)上，同時考慮到當(dāng)前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質(zhì)檔案管理信息化的對策。強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)目前，事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理的模式已經(jīng)十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質(zhì)檔案管理在轉(zhuǎn)向電子檔案管理的過程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，因而各事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)力度。通過對比紙質(zhì)檔案與電子檔案，得知應(yīng)當(dāng)在梳理目前事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀的同時，加強(qiáng)對電子檔案管理的深刻認(rèn)識，以便能有效、有步驟地將信息化技術(shù)引入當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)。基于這種觀點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)強(qiáng)化工作不僅是對單一信息技術(shù)的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉(zhuǎn)型的過程中要考慮兩者并行。以地質(zhì)資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質(zhì)資源檔案進(jìn)行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下查詢比較費(fèi)時費(fèi)力的內(nèi)容，同時，對于一些比較重要的地質(zhì)資源檔案，還是應(yīng)以安全性為第一要務(wù)。另一方面，事業(yè)單位強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效對接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)銜接，通過信息化手段讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。

強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，紙質(zhì)檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進(jìn)的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來的風(fēng)險(xiǎn)，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強(qiáng)化紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質(zhì)資源檔案為例，地質(zhì)資源紙質(zhì)檔案在信息化過程中，對極為重要的地質(zhì)資料檔案采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的同時，要對部分檔案進(jìn)行電子化，這并不意味著兩者完全不相關(guān)，而是可以將重要的紙質(zhì)檔案電子化當(dāng)作新增備份，同時電子化的部分地質(zhì)資料也并不是從紙質(zhì)檔案中完全剔除，而是管理重點(diǎn)有所側(cè)重。未被電子化的地質(zhì)資料檔案側(cè)重于紙質(zhì)檔案管理模式，電子化的則側(cè)重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復(fù)雜的地質(zhì)資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時紙質(zhì)檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實(shí)現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補(bǔ)計(jì)算機(jī)檢索信息匱乏的不足。強(qiáng)化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的對比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)之外的信息化管理人才。對此，研究認(rèn)為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進(jìn)過程中必須重視從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍中挑選出業(yè)務(wù)精通、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、善于鉆研的人員進(jìn)行信息化管理培養(yǎng)。研究通過對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當(dāng)下事業(yè)單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理各自存在的風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，對兩者進(jìn)行直觀對比，能夠相對客觀地認(rèn)識到這一過程中的重點(diǎn)工作，并最大程度地規(guī)避工作開展過程中的不利因素。基于這一觀點(diǎn)，當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際檔案管理信息化工作推進(jìn)中，應(yīng)兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

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第4篇

[關(guān)鍵詞]電子檔案；傳統(tǒng)檔案管理；分析

[中圖分類號]G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1671-5918（2015）14-0081-02

前言

近年以來，隨著我國電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，辦公條件的自動化和標(biāo)準(zhǔn)化正在不斷進(jìn)行完善。同時，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)在辦公上發(fā)揮著越來越重要的作用。從本質(zhì)上改變傳統(tǒng)辦公條件，從而更好地實(shí)現(xiàn)了辦公上的自動化，但是，可能會對企業(yè)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部檔案管理產(chǎn)生巨大的影響力，為此，針對當(dāng)前電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方面的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)進(jìn)行分析，希望能夠更好地為建立更加完善的檔案管理出一份力。

在當(dāng)前的電子檔案管理中，電子檔案管理主要是在社會生活中形成的，充分利用計(jì)算機(jī)盤片和磁盤等一些化學(xué)磁性材料為平臺的文字資料，當(dāng)然，其中也包括是電子文書和電子信件以及電子圖紙等等方面。

但是，電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理有著非常大的區(qū)別，電子檔案管理必須要通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能進(jìn)行相應(yīng)的處理。同時，這也可以進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)制并且存儲在不同的介質(zhì)當(dāng)中，利用者只是需要獲得相應(yīng)的使用權(quán)，就能夠隨時查閱相應(yīng)的電子檔案中的各種信息。

一、電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理共同點(diǎn)分析

（一）檔案管理信息的完備

傳統(tǒng)的檔案管理是電子檔案形成的基礎(chǔ)之一，并能夠?qū)⑵溲杆賹⑿畔①Y源轉(zhuǎn)為電子化資源，這是當(dāng)前電子檔案管理最為顯著的特點(diǎn)之一，但是，在電子檔案管理信息資源的建設(shè)過程中，需要傳統(tǒng)檔案管理的有效支持。在當(dāng)前企業(yè)和管理機(jī)構(gòu)中，信息資源是不會自動地進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)的，除此之外，還需要活動的開展者直接以電子形式提供上網(wǎng)服務(wù)外，還有一部分是需要依靠具體傳統(tǒng)檔案館進(jìn)行搜集和整合資源，之后就將這些信息資源完整地輸入到檔案中，只有轉(zhuǎn)錄為電子檔案后才能網(wǎng)上使用。只有這樣，才能有效地發(fā)揮好電子檔案的效用。雖然有了電子檔案，但是也不能忽略傳統(tǒng)檔案管理工作，必須要努力做好相應(yīng)的管理工作，通過建設(shè)更加完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫，有利于開展今后的各種活動。同時，電子檔案管理的原始性和真實(shí)性必須要有傳統(tǒng)檔案管理的信息作為保證，尤其在當(dāng)前電子檔案缺乏相應(yīng)的法律效應(yīng)的前提下，就必須要充分好傳統(tǒng)檔案的保障作用。

（二）電子檔案逐步拓展了傳統(tǒng)檔案的信息資源

總體上說，由于電子檔案管理的信息資源量都是非常大的，想要輕易地將各種信息資源搜集到檔案中去，才能更好地進(jìn)行使用，在利用電子檔案資源的時候，可以達(dá)到最佳的效果，在利用電子檔案管理調(diào)出實(shí)際檔案的所在地和具置，之后就可以直接進(jìn)行使用，這種比傳統(tǒng)的檔案管理尋找方式更加便捷，這是當(dāng)前電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理兩者結(jié)合的完美體現(xiàn)。

（三）在檔案管理基本原則上的一致性

所有的檔案管理方式都是在繼承前者檔案管理方式上形成的，電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理兩者也是這種關(guān)系，都是充分利用技術(shù)條件來進(jìn)行一系列的整合改進(jìn)形成的，在工作管理方式上在前者的基礎(chǔ)上進(jìn)行革新，達(dá)到工作的高效率，同時，對于其自身的服務(wù)方式和質(zhì)量方面都有明顯的提升，這是當(dāng)前信息時代所賦予電子檔案管理新的職能，使得將傳統(tǒng)檔案管理中的社會功能進(jìn)一步延伸和拓展了。

二、電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間存在的差異性分析

（一）檔案的歸檔時限上有所不同

現(xiàn)階段來看，電子檔案和傳統(tǒng)的檔案管理的歸檔時間上具有較大的區(qū)別，其中，電子檔案可以在文件辦理之后隨時都可以進(jìn)行歸檔處理，又或者是可以在指定時間內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行歸檔整理，通過計(jì)算機(jī)的方式制成文件形式，通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案部門中去，讓電子數(shù)碼簽名封簽進(jìn)行相應(yīng)的認(rèn)證，同時，讓檔案管理人員進(jìn)行接收，并記錄相應(yīng)的歸檔信息，詳細(xì)記錄檔案分類號，嚴(yán)格限定相應(yīng)的訪問等級，這樣就能夠方便用戶進(jìn)行相應(yīng)的查找和利用。通過這樣的方式，可以極大提升文件的安全系數(shù)，從而確保歸檔的效率和完整率，更為重要的是，嚴(yán)格遵守了電子文件自身的特點(diǎn)，使得文件傳送更加方便快捷，有助于避免檔案管理的資源流失，以及相應(yīng)的病毒侵害。

（二）歸檔方式上有所不同

通常情況下，電子文件所采用的電子編碼技術(shù)，其中文件的內(nèi)容上的可以進(jìn)行相應(yīng)的編輯和更改，使得在原文件上不留下一點(diǎn)痕跡。同時，還可以刪除和更改某些鑒別文件中的關(guān)鍵性信息，但是，我們可以發(fā)現(xiàn)，正是由于這些問題的存在，使得電子文件在傳輸過程中對信息的真實(shí)性產(chǎn)生一定的疑問，需要鑒別的過程非常復(fù)雜而且困難。所以，相應(yīng)的技術(shù)人員在進(jìn)行更改信息時候，就特別要注重?cái)?shù)字簽名和信息上的認(rèn)證，切實(shí)做好相應(yīng)的加密保護(hù)措施。這樣就能夠更好地保護(hù)文件在傳送過程中信息的真實(shí)性，以免發(fā)生各種錯誤，使得電子檔案的法律憑證更好地進(jìn)行確立。

（三）電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方式上的不同

在當(dāng)前的電子檔案管理上，電子文件的分類和編目上與傳統(tǒng)檔案管理有著本質(zhì)上的區(qū)別，其中，電子文件與紙質(zhì)的文件相比，具有一定的特殊性，電子文件可以實(shí)行文件的一級管理，并且，檔案管理部門在接受文件的同時，可以相應(yīng)的給每一個文件編制一個文件名稱，同時進(jìn)行相應(yīng)的分類和歸檔號，嚴(yán)格根據(jù)上下行之間的關(guān)系，之后就可以給出相應(yīng)的文件號。

在文件歸檔時，可以更好地進(jìn)行主題詞著錄，只有在技術(shù)條件成熟的時候，進(jìn)行多角度和全方位地進(jìn)行檢索，這樣就能夠在很大程度上方便用戶查找相應(yīng)的文件和各種附件，極大降低了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度。

（四）兩者在保管方式上存在較大的差異

在電子文件的載體上可以會發(fā)生變質(zhì)的情況，但是，隨著各種信息技術(shù)的革新發(fā)展，以及新的存儲介質(zhì)產(chǎn)生和發(fā)展，這些因素都有可能會影響到電子文件的可讀性，所以，檔案管理在接收一份電子文件的同時，必須要打印出一份紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份，這樣就能夠在很大程度上降低電子文件信息資源的損失。但是，這也不是最好的解決辦法，最佳的辦法就必須依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)管理部門和文件形成部門之間進(jìn)行高度合作，在當(dāng)檔案管理部門接收相應(yīng)的電子文件時，必須要對格式進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)換，使得所有的文件格式以統(tǒng)一的方式進(jìn)行保存，這樣就能在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，能夠及時準(zhǔn)確地讀取出之前所存儲的信息資源，從而更好地確保信息資源的安全性。

（五）兩者查詢方式上的不同

在電子檔案和傳統(tǒng)的檔案管理中，在查詢方式明顯有著非常大的區(qū)別。電子檔案查詢方式上，必須要在一定的技術(shù)條件上，用戶先進(jìn)行注冊、登記，才能成為獲取相應(yīng)電子文件的各種信息資源，這樣，在用戶成為會會員之后，就可以隨時進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄進(jìn)行查詢各種資源，同時，用戶還需要借閱登記和繳納查詢相關(guān)費(fèi)用。而傳統(tǒng)檔案管理，并不需要進(jìn)行獲取相應(yīng)的需求，而是可以直接進(jìn)行查閱相關(guān)信息，兩種從查詢方式上可以看出，電子文件查詢方式上更加方便快捷，而傳統(tǒng)的檔案管理查詢流程較為繁瑣和困難。

（六）管理人員的技術(shù)要求不同

在電子文件的管理人員上，兩者也存在較大的差別，從某種程度上看，電子文件的管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要熟悉計(jì)算機(jī)各種流程的專業(yè)性人才，只有在熟練掌握各種計(jì)算機(jī)知識，以及各種載體使用性方面的知識，才能成為一名電子檔案管理人員。同時，管理者必須要對自身的計(jì)算機(jī)知識進(jìn)行實(shí)時更新，熟練運(yùn)用和操作各種運(yùn)用軟件，才能勝任這一工作。而對于傳統(tǒng)檔案管理人員來說，管理工作并需要太強(qiáng)的專業(yè)技能，只需要對相應(yīng)的用戶進(jìn)行登記，日常負(fù)責(zé)打理各種管理方面的事務(wù)便可，所以，從兩者管理人員的素質(zhì)上，可以看出，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理人員素質(zhì)上存在很大差別，但是，還是需要對電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理工作上進(jìn)行高度關(guān)注，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，才能更好地推動檔案管理工作的穩(wěn)健發(fā)展。

第5篇

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別；醫(yī)院檔案

隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的迅猛發(fā)展，電子文件檔案化管理方式被社會企業(yè)廣泛推廣和使用，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會現(xiàn)代化的發(fā)展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統(tǒng)的檔案管理。因此，針對電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理特點(diǎn)的不同，將其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，找出二者之間存在的差異性。

1 電子文件檔案化管理的概述

電子檔案管理是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上被廣泛開發(fā)應(yīng)用出來的，從電子文件檔案的本質(zhì)體征來看，它是利用電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)手段對檔案進(jìn)行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動化和社會化的管理模式。這種模式適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展，能為醫(yī)院的檔案管理工作提供實(shí)時準(zhǔn)確、方便快捷、高效的檔案信息內(nèi)容[1]。

醫(yī)院檔案部門經(jīng)過用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)手段對檔案信息內(nèi)容集中管理，并把檔案中的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)保存，存儲成符合要求的電子檔案。然后再由相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行分類和整理存儲到磁盤中，在必要的情況下要對其進(jìn)行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對使用者進(jìn)行確認(rèn)，然后為檔案部門提供方便的信息內(nèi)容查詢途徑。

2 電子文件檔案化管理的特點(diǎn)

電子文件檔案是在社會生活中不斷發(fā)展起來的，它是指通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲和分類。電子檔案既與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，又與其相互關(guān)聯(lián)，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報(bào)表、文件以及電子圖書等。

電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)的檔案管理存在差別，因?yàn)殡娮訖n案一定要經(jīng)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行復(fù)雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內(nèi)容可以被粘貼復(fù)制存儲到不同的媒介之中，比如優(yōu)盤、磁盤等。當(dāng)醫(yī)療工作者想對其進(jìn)行利用時，就可以利用電腦等設(shè)備對它進(jìn)行調(diào)出然后查閱出相關(guān)的檔案信息內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個特點(diǎn)：①傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較直觀，醫(yī)護(hù)人員不用借助其他設(shè)備進(jìn)行查閱。而對電子檔案進(jìn)行查閱時，一定要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，比如電腦、手機(jī)等才能查閱利用。②傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行傳送交接時，需要通過人工進(jìn)行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行傳送和處理。③傳統(tǒng)的檔案在使用時，會受到時間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達(dá)到共享性，不受時間、空間以及距離等問題的影響。④傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較復(fù)雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應(yīng)的保存場地，但是電子檔案在進(jìn)行保存時需要防磁性能條件比較強(qiáng)[2]。

3 電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處

3.1在歸檔方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在歸檔時需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行整合、編碼和分類，需要花費(fèi)大量的時間和人力，它有相應(yīng)的載體，在工作人員進(jìn)行編輯的過程中，出現(xiàn)錯誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行技術(shù)編碼，操作起來比較節(jié)省時間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對信息內(nèi)容進(jìn)行修改，這樣就會使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行身份和信息驗(yàn)證，減少在傳輸過程中出現(xiàn)錯誤，以此來確保檔案文件的真實(shí)準(zhǔn)確性[3]。

3.2在歸檔時間上的差別 傳統(tǒng)文件檔案管理在歸檔時間上比較單一，需要系統(tǒng)的時間規(guī)定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫(yī)院檔案管理人員可以對其進(jìn)行隨時歸檔，還可以對計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行設(shè)置歸檔日期，在某一時期進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成以后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會自動整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現(xiàn)，快速便捷，提高檔案利用效率。

3.3在文件分類、編目等管理方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進(jìn)行人工系統(tǒng)操作，需要檔案工作人員的工作勞動強(qiáng)度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對檔案文件進(jìn)行分類和編目。在技術(shù)條件允許的情況下，醫(yī)院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫(yī)護(hù)人員對檔案信息的檢索和查詢，進(jìn)而減少檔案工作人員的勞動時間。

3.4在保管方式上區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在保管方式上，需要相關(guān)的檔案存儲室，檔案工作人員需要對檔案管理存儲室進(jìn)行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲到檔案管理中心的相關(guān)設(shè)備中或刻入到光盤中由相關(guān)工作人員進(jìn)行保管和整理，占用空間小保存時間久[4]。

3.5在查詢使用方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在查詢使用時，需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)入檔案室進(jìn)行翻閱查找，查閱的過程比較復(fù)雜。電子文件檔案在查詢和使用時，它只需要檔案工作人員注冊相關(guān)登記手續(xù)，然后在檔案管理中心進(jìn)行登陸就可以對檔案文件進(jìn)行查閱和使用。

4 結(jié)論

綜上所述，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術(shù)支持，但是從醫(yī)院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎(chǔ)經(jīng)驗(yàn)。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫(yī)院檔案管理中存在著一定優(yōu)勢，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統(tǒng)檔案管理對其進(jìn)行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務(wù)于醫(yī)院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統(tǒng)檔案存在差別，但是要讓他們共同發(fā)展服務(wù)于醫(yī)院工作的需要中。

參考文獻(xiàn)：

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2011，09：43.

[2]劉金蘭.對電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理"雙軌制"的認(rèn)識[J].山西檔案，2012，S1：9-10.

第6篇

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)村落村級檔案檔案管理

傳統(tǒng)村落檔案是指專門被列入“中國傳統(tǒng)村落”名錄的村落而建立的檔案。從檔案內(nèi)容上看，主要包括三個方面：一是傳統(tǒng)村落物質(zhì)肌理信息，如村落布局、特色民居、街道走向、重點(diǎn)文物等檔案，這是村落個性化的標(biāo)志和賴以生存的物質(zhì)外殼；二是傳統(tǒng)村落歷史文化的信息，如歷史傳承、村規(guī)民約、民風(fēng)民俗、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等檔案，這是村落文化傳承的基礎(chǔ)，也是傳統(tǒng)村落保存價(jià)值的體現(xiàn)；三是傳統(tǒng)村落在當(dāng)今社會發(fā)展中的變化信息，如人口變遷、房屋改建、新農(nóng)村建設(shè)等檔案，這是人們縱古觀今，感受時展的依據(jù)。從檔案介質(zhì)上看，主要包括紙質(zhì)、實(shí)物及電子媒介等；從檔案門類上看，主要包括文書、基建、照片、錄音、錄像等。傳統(tǒng)村落檔案管理工作，則是按照一定的原則和方法，完整記錄、系統(tǒng)收集、科學(xué)管理和有效利用傳統(tǒng)村落檔案的一項(xiàng)專門工作，是主動、全面、及時地為傳統(tǒng)村落保護(hù)提供服務(wù)的工作。目前，在落實(shí)要保護(hù)好古村落的講話精神，村落文化保護(hù)逐漸成為全社會共識的背景下，加強(qiáng)傳統(tǒng)村落檔案管理工作，傳承傳統(tǒng)村落文化，成為保護(hù)傳統(tǒng)村落工作中不可或缺的重要組成部分。基于此，本文以近年來門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案管理工作為例，介紹地區(qū)傳統(tǒng)村落檔案管理的現(xiàn)狀，針對其存在的問題及原因進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決對策。

一、傳統(tǒng)村落檔案管理工作現(xiàn)狀

門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落資源豐富，是北京市完好保存?zhèn)鹘y(tǒng)村落的典型。門頭溝區(qū)現(xiàn)有的186個自然村，其中33個村莊依然較完好地保持著古村原貌，在北京市54個古村落中占68%。北京市入選的5個中國歷史文化名村中有3個在門頭溝區(qū)，分別是爨底下村、靈水村、琉璃渠村。在已公布的“中國傳統(tǒng)村落名錄”中，北京市有21個，其中有12個在門頭溝區(qū)，即琉璃渠村、三家店村、爨底下村、黃嶺西村、靈水村、葦子水村、馬欄村、千軍臺村、碣石、沿河城、西胡林、東石古巖。

在保護(hù)傳統(tǒng)村落的背景下，門頭溝區(qū)檔案史志局聯(lián)合區(qū)農(nóng)委、文委、旅游委等多個部門共同推進(jìn)傳統(tǒng)村落保護(hù)發(fā)展工作。自2014年開始，傳統(tǒng)村落檔案管理工作在新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)上，建立了以村書記主管、村委或村官兼任檔案員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。2016年，門頭溝區(qū)檔案史志局根據(jù)傳統(tǒng)村落檔案管理內(nèi)容，結(jié)合傳統(tǒng)村落中民居修建問題突出、村落傳統(tǒng)文化遺失及人口外流等現(xiàn)象，重點(diǎn)對相關(guān)信息檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)：建立村落歷史文化遺產(chǎn)檔案占41.7%；建立村落發(fā)展變化方面檔案的占33.3%；建立村落物質(zhì)肌理檔案的占25%。可見，門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案建檔工作已經(jīng)初見規(guī)模。

二、傳統(tǒng)村落檔案管理工作存在的問題及原因

傳統(tǒng)村落檔案是傳統(tǒng)村落歷史發(fā)展的見證，也是傳統(tǒng)村落保護(hù)傳承的文化支撐。從門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落檔案管理情況調(diào)查的結(jié)果看，目前傳統(tǒng)村落檔案管理工作仍然存在一定的問題亟待解決。

（一）收集不齊全，導(dǎo)致傳統(tǒng)村落特色檔案明顯缺失

傳統(tǒng)村落檔案有別于其他村級檔案，具有鮮明的個性特色。按照2013年7月，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、文化部、財(cái)政部聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于做好2013年中國傳統(tǒng)村落保護(hù)發(fā)展工作的通知》中提出的“一村一檔”和中國傳統(tǒng)村落檔案管理要求，摸清傳統(tǒng)村落家底，記錄現(xiàn)狀，是傳統(tǒng)村落的建檔主旨。從門頭溝區(qū)的實(shí)際情況來看，由于魍炒迓淶蛋甘占工作沒有制定統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)和明確收集范圍，也沒有根據(jù)傳統(tǒng)村落的特點(diǎn)制定收集重點(diǎn)，從而造成傳統(tǒng)村落特色檔案明顯缺失。從歸檔內(nèi)容來看，存在重要的檔案收集不全，信息丟失的現(xiàn)象。以首批入選的爨底下村、靈水村為例，檔案中村落肌理信息不全，主要街巷布局、特色房屋布局、古樹古井古寺廟的方位等信息并沒有歸檔。從檔案的載體來看，大部分村落只有單一的紙質(zhì)檔案，少量的照片檔案，錄音、錄像、圖紙等載體檔案目前尚沒有正式列入傳統(tǒng)村落檔案的歸檔范圍。

（二）保管機(jī)制不健全，導(dǎo)致傳統(tǒng)村落檔案家底難清

作為保管主體的傳統(tǒng)村落，其軟硬件條件有限，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級檔案部門支持力度不夠，加上傳統(tǒng)村落牽頭單位又沒有有效的保管機(jī)制，導(dǎo)致傳統(tǒng)村落檔案保管問題突出。以門頭溝區(qū)為例，大多數(shù)傳統(tǒng)村落沒有專門的檔案室，不具備檔案的保護(hù)技術(shù)、保管條件，檔案無法實(shí)行分級保管。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級行政機(jī)關(guān)又沒有建立相關(guān)檔案代管機(jī)制，致使一部分照片、音像檔案散落在個人手中，甚至遺失。同時，涉及傳統(tǒng)村落保護(hù)工作的部門之間檔案保管要求不統(tǒng)一，檔案交叉重復(fù)或遺漏缺失，導(dǎo)致檔案家底不清。

（三）檔案管理共享機(jī)制不健全，難以開展有效的檔案利用服務(wù)工作

隨著傳統(tǒng)村落保護(hù)工作的深入，門頭溝區(qū)涉及傳統(tǒng)村落保護(hù)工作的部門越來越多，形成的檔案信息各具特色。由于這些部門之間缺少統(tǒng)一規(guī)劃與協(xié)調(diào)，沒有建立起檔案資源共享的平臺，導(dǎo)致檔案管理較為混亂，難以開展有效的檔案利用服務(wù)工作。以門頭溝區(qū)為例，區(qū)文委從保護(hù)文物的角度制定和編制了《古村落保護(hù)辦法》《門頭溝區(qū)傳統(tǒng)民居修建手冊》，對全區(qū)33個傳統(tǒng)村落中的傳統(tǒng)建筑、村落選址和格局特征、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等相關(guān)信息建檔；區(qū)農(nóng)委則按照傳統(tǒng)村落保護(hù)的整體要求，為傳統(tǒng)村落制定村落檔案；區(qū)旅游委從發(fā)展旅游出發(fā)，完成了對傳統(tǒng)村落的旅游基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目建檔。

三、傳統(tǒng)村落檔案管理工作的對策

傳統(tǒng)村落檔案是適應(yīng)傳統(tǒng)村落保護(hù)而建立的檔案，屬于村級檔案又不同于一般意義上的村級檔案，無論是從歸檔范圍、檔案門類、檔案載體等方面都應(yīng)具有鮮明的特色。目前，傳統(tǒng)村落建檔和管理工作仍舊處于探索階段，建議圍繞檔案收集、保管、利用工作要求，盡快建立科學(xué)規(guī)范的傳統(tǒng)村落檔案管理體系，以便為傳統(tǒng)村落保護(hù)工作提供全方位的支撐。

（一）明確收集范圍，豐富建檔門類，增強(qiáng)傳統(tǒng)村落檔案特色

1.明確檔案收集范圍。針對傳統(tǒng)村落特色檔案內(nèi)容缺失的問題，檔案部門要根據(jù)傳統(tǒng)村落保護(hù)的整體要求，與傳統(tǒng)村落保護(hù)的主管部門協(xié)調(diào)制定規(guī)范統(tǒng)一的檔案收集范圍，細(xì)化村落肌理、村落文化遺產(chǎn)、村落變化等與村落保護(hù)傳承密切相關(guān)的檔案歸檔范圍。在規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下，強(qiáng)化個性鮮明的特色檔案。在收集村落肌理檔案上，爨底下村要突出“元寶形”村落的特點(diǎn)；在收集村落歷史文化檔案上，靈水村要突出“舉人村八德”的特色；在收集村落發(fā)展變化的檔案上，黃嶺西村要突出“房屋改建、新農(nóng)村建設(shè)”的特點(diǎn)，以形成個性突出、特色鮮明的檔案信息。

2.豐富檔案載體門類。傳統(tǒng)村落保護(hù)是一個立體式、全方位的保護(hù)，從物質(zhì)外形到文化內(nèi)涵，凡需要傳承保留的都在保護(hù)范圍之內(nèi)，因此檔案收集管理工作也要全方位入手，充分利用現(xiàn)代化手段，建立聲像、基建等檔案門類。具體而言，利用圖紙、照片、錄像等載體，全方位收集街道走向、房屋坐落、文物古跡、名人名宅等信息資料，完整記錄歷史原貌和歷史文化，豐富傳統(tǒng)村落肌理信息。

3.搶救文化遺產(chǎn)檔案。村落肌理是物質(zhì)外殼，村落文化是傳承的內(nèi)涵。門頭溝區(qū)傳統(tǒng)村落千軍臺歷史久遠(yuǎn)，文化底蘊(yùn)深厚。隨著歷史發(fā)展，其村落肌理發(fā)生較大變化，物質(zhì)外殼幾近消失，但作為村落保存的古幡會卻生生不息，傳承著千軍臺久遠(yuǎn)的歷史文化。可見，在傳統(tǒng)村落檔案管理工作中，還要特別注意對文化遺產(chǎn)的搶救。建議組織專門力量，對傳統(tǒng)村落古稀老人進(jìn)行走訪座談，全面記錄村落歷史文化信息，特別是要積極開展對村落“活”檔案的收集，諸如口述史、民間傳說、村戲等。

（二）建立保管聯(lián)動機(jī)制，確保傳統(tǒng)村落檔案底數(shù)清

鑒于村級檔案保管條件有限，涉及傳統(tǒng)村落保護(hù)工作責(zé)任單位眾多的客觀實(shí)際，要確保傳統(tǒng)村落檔案保管底數(shù)清，就要建立檔案保管聯(lián)動機(jī)制。由主管傳統(tǒng)村落保護(hù)工作部門牽頭，與檔案部門合作，協(xié)調(diào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、文化、規(guī)劃、旅游、財(cái)政等相關(guān)單位，聯(lián)合下發(fā)文件，建立傳統(tǒng)村落檔案保管聯(lián)動機(jī)制，并把傳統(tǒng)村落檔案保管列入工作日程，形成以村級為主、鄉(xiāng)鎮(zhèn)為輔，相關(guān)單位支持的聯(lián)動檔案管理工作機(jī)制。同時，根據(jù)各級工作職責(zé)和特點(diǎn)，明確保管范圍和責(zé)任，分工合作，確保檔案保管工作跟上魍炒迓潯；さ牟椒ァ

第7篇

論文摘要：在我國社會實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過程中,人才的流動已經(jīng)成為一種客觀的事實(shí),,但是在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強(qiáng)、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實(shí)施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發(fā),從人才強(qiáng)國的戰(zhàn)略高度,提出了相應(yīng)的改革意見和建議。

檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實(shí)踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，對了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來發(fā)展藍(lán)圖時，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強(qiáng)

傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現(xiàn)實(shí)中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運(yùn)無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險(xiǎn)和出國政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當(dāng)重要的。”如今，企業(yè)必須在市場上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對激烈的競爭。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國公司、民營企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因

人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。

二、對新型人事檔案管理制度的設(shè)想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動社會化服務(wù)體系。

（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠(yuǎn)看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動人員權(quán)益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調(diào)動。個人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。

個人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個人授權(quán)，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動人員人事檔案管理有關(guān)的流動人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險(xiǎn)等社會化服務(wù)工作。”為了適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動人員人事檔案的內(nèi)容。”這些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。

(四)執(zhí)行“收支兩條線”

為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊恚瑢?shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點(diǎn)和作用[J].科技，2004,(10).

[2]孫鵬.人事檔案如何更好地發(fā)揮作用[J].中國科技信息，2005,(06).

第8篇

【關(guān)鍵詞】水利；檔案管理；傳統(tǒng)；現(xiàn)代

自古以來，水利事業(yè)就是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有力支柱，從前的水利檔案管理工作大多是管理各種紙質(zhì)檔案，如今隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，各種先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備不斷應(yīng)用于生產(chǎn)實(shí)踐，同時我國正在大力推進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)程，在這種形勢下，水利檔案管理工作也要與時俱進(jìn)，從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，在各部門的不懈努力下，目前我國水利檔案管理工作正在向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，已經(jīng)取得了很大成果，但是不得不注意到，水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變還存在一些制約因素，還需要我們進(jìn)一步加以解決，解決這些問題有利于水利檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步，有利于水利事業(yè)的良好發(fā)展，同時也有利于我國信息化建設(shè)的推進(jìn)，可見本文研究內(nèi)容具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的制約因素

現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到普及，廣泛的應(yīng)用于人們的生產(chǎn)、生活以及學(xué)習(xí)當(dāng)中，水利檔案管理工作中也應(yīng)用到了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，與此同時，水利檔案管理工作的工作方式也需要轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代技術(shù)對傳統(tǒng)的水利檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)，近些年以來，我國大力推進(jìn)信息化建設(shè)，各部門不懈努力，不斷將水利檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在此過程中面臨著一些制約因素，筆者認(rèn)為，阻礙水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的制約因素主要有以下幾個方面。

主觀認(rèn)識不到位。人的主觀認(rèn)識對實(shí)踐活動具有很大影響，如果人的主觀認(rèn)識不到位，會對實(shí)際工作產(chǎn)生很大干擾，目前在水利檔案管理工作中，一些工作人員尚且沒有認(rèn)識到傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的重要性，認(rèn)為水利檔案管理工作只是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，沒必要大費(fèi)周章，工作人員的這種錯誤意識，無疑會阻滯水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，例如在實(shí)際工作中，由于工作人員認(rèn)識不到位，人們往往忽視了水利檔案管理工作，會導(dǎo)致檔案管理工作與建設(shè)管理工作不同步，資料收集沒有及時性，資料傳遞也比較滯后，未來水利檔案管理工作想要更好的從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，必須要解決這一問題，糾正工作人員的主觀認(rèn)識。

二、水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件及途徑

（一）水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件

筆者認(rèn)為，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，還需要一些基礎(chǔ)條件，只有具備了這些基礎(chǔ)條件，水利檔案管理工作才能良好發(fā)展，順利的向信息化工作模式轉(zhuǎn)變，而這些基礎(chǔ)條件主要包括以下幾個方面。

1. 法律保障。任何一項(xiàng)事業(yè)都離不開法律保障，只有具備了健全的法律保障，在實(shí)際工作中才能有法可依，實(shí)踐工作才能規(guī)范化，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，必然離不開法律保障，在以后的發(fā)展中，應(yīng)該進(jìn)一步完善各項(xiàng)法律法規(guī)，健全相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來，水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的過程中，就具備了法律保障，可以在爭取的軌道上前進(jìn)。筆者認(rèn)為，在實(shí)際工作中應(yīng)該通過相關(guān)法規(guī)，進(jìn)一步明確電子檔案的憑證價(jià)值以及證據(jù)資格，進(jìn)而避免人們對電子檔案產(chǎn)生“信任危機(jī)”，同時制定完善的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使實(shí)際工作更加有章可循。

2. 技術(shù)措施。在信息化建設(shè)大潮中，不可缺少的是現(xiàn)代化技術(shù)，隨著社會的不斷進(jìn)步，各個領(lǐng)域都已經(jīng)離不開技術(shù)措施的支持，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，必然需要相應(yīng)的技術(shù)措施，在實(shí)際工作中，應(yīng)該對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理，使之不斷實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，充分應(yīng)用手工錄入、掃描等各種措施，將其它載體形式上的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)當(dāng)中，這項(xiàng)工作比較繁瑣，比較耗費(fèi)精力，但這是水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的必由之路，必須細(xì)心做好這項(xiàng)工作。另一方面，要充分利用數(shù)字化檔案生成等技術(shù)，同時運(yùn)用信息安全技術(shù)，為水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變提供技術(shù)支持。

3. 人才支持。信息化建設(shè)需要人才儲備，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，也離不開人才支持，在以后的發(fā)展中，水利檔案管理工作需要吸納更多的高素質(zhì)專業(yè)人才，只有全面提高工作隊(duì)伍的整體水平，才能順利實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，有了專業(yè)人才的帶動，工作人員才能更快的從傳統(tǒng)工作模式中得到突破，專業(yè)人才熟識水利檔案管理工作的新理念，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)比較了解，熟悉行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，擅長運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，可以在很大程度上推動水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變。

三、結(jié)語

水利事業(yè)就是國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有力支柱，目前我國信息化建設(shè)的進(jìn)程不斷推進(jìn)，各行各業(yè)都向著信息化的方向發(fā)展，各種先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備不斷應(yīng)用于生產(chǎn)實(shí)踐，我國水利檔案管理工作正在向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，已經(jīng)取得了很大成果，但是不得不注意到，水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變還存在一些制約因素，還需要我們進(jìn)一步加以解決，筆者認(rèn)為，水利檔案管理工作想要從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變，應(yīng)該具備法律保障、技術(shù)措施、人才支持，同時應(yīng)該降低成本、提高管理效率，糾正工作人員的主觀認(rèn)識，轉(zhuǎn)變工作人員的工作重點(diǎn)以此來推進(jìn)水利檔案管理工作從傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變。

參考文獻(xiàn)

[1] 王文平.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的思考[J].中國水利，2013，06：62-64.

第9篇

關(guān)鍵詞：水利檔案；管理方式；轉(zhuǎn)變

1 利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的必要性研究

一般以紙質(zhì)為主要載體的水利檔案在現(xiàn)代信息化的社會中有許多局限性，紙質(zhì)的檔案信息容量較小，查閱費(fèi)時費(fèi)力，這不僅使得水利工作效率低下，更給檔案管理工作帶來諸多不便。所以，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變具有很大的必要性，這是發(fā)展水利事業(yè)的時代化要求。

1.1 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變?yōu)樗聵I(yè)現(xiàn)代化提供重要保障

水利檔案是對水利事業(yè)起步與發(fā)展、出現(xiàn)的問題及解決方案的記載，幾乎記錄了一切關(guān)于水利事業(yè)的活動，其數(shù)據(jù)量大、涉及方面廣，參考性強(qiáng)，實(shí)踐性強(qiáng)等特點(diǎn)無不體現(xiàn)著對水利發(fā)展的重要作用。當(dāng)水利工程遇到問題時，可以查閱檔案的解決方案再結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況來解決。也為水利事業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。

現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)使得水利檔案的載體形式發(fā)生了變化，趨于多元化。現(xiàn)在越來越要求水利檔案公開化，現(xiàn)代化的管理方式使?jié)M足這種需求成為可能。同時也豐富了水利檔案信息公開的方式，除了書報(bào)等傳統(tǒng)的方式外，還能用電視、手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)來傳播。

在現(xiàn)代信息化的社會中，水利檔案管理量越來越大，空間存放限制性很大，因此需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，促進(jìn)水利事業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。將紙質(zhì)的檔案管理方式向電子檔案管理方向發(fā)展，這樣可以保證保存質(zhì)量，提高工作效率，提高檢索速度，為水利事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供方便。

1.2 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變符合水利檔案工作發(fā)展的需要

就水利檔案資源來說，記錄和保存數(shù)據(jù)也應(yīng)是很重要的事業(yè)。對檔案的管理對水利事業(yè)的發(fā)展有很重要的影響。例如近幾年內(nèi)陸地區(qū)實(shí)現(xiàn)對水利資源有效利用的成功案例說明了水利事業(yè)新的發(fā)展。正是這樣，檔案資源管理也需有新的轉(zhuǎn)變。如在檢索方面，若一頁一頁翻資料則會費(fèi)時費(fèi)力，對水利工程造成影響。無論怎么講，水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的方式，是其自身發(fā)展的需要，符合水利檔案工作的發(fā)展要求。

因此，促進(jìn)水利檔案管理向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變成為重中之重同時也是非常緊要的工作。計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于水利建設(shè)檔案管理方面會更好地促進(jìn)水利事業(yè)的發(fā)展。這種技術(shù)也為轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為促進(jìn)自身的發(fā)展提供了行之有效的辦法。

2 水利檔案管理方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件及限制因素研究

2.1 水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)條件

首先是法律的保證。我國是法制國家，對水利檔案管理方式從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變的方面要進(jìn)行法律的保護(hù)，針對現(xiàn)代化的管理方法進(jìn)行立法，因?yàn)閭鹘y(tǒng)方式所依賴的法律不能適應(yīng)現(xiàn)代的管理方式。所以要健全法律法規(guī)，對水利檔案管理工作給予法律保護(hù)。

其次，要有技術(shù)措施。在轉(zhuǎn)變管理方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理方面，不僅要改變外部環(huán)境，更需要加強(qiáng)技術(shù)措施工作。過硬的技術(shù)基礎(chǔ)才能更好地運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式，并且積極地促進(jìn)水利事業(yè)的發(fā)展。

2.2水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的限制因素

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，水利檔案管理引用該技術(shù)并得到較好發(fā)展。然而，在水利檔案管理方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的過程中存在著一些限制性的因素。

首先，一些水利檔案從業(yè)人員沒能正確認(rèn)識到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理對水利建設(shè)的發(fā)展沒有太大作用，不會造成很多影響。因此在轉(zhuǎn)變水利檔案管理方式上重視程度不夠。

其次，水利檔案內(nèi)容復(fù)雜，而施工時間長等因素又使得具體信息轉(zhuǎn)換為檔案的過程漫長而復(fù)雜。這對管理方式的改革也具有限制性。

另外，一些基層水利檔案從業(yè)者習(xí)慣用傳統(tǒng)的管理方式，不習(xí)慣用計(jì)算機(jī)來整合。而且在電子存檔技術(shù)方面存有缺陷，使得原始數(shù)據(jù)存有質(zhì)疑，這也制約了管理方式的轉(zhuǎn)變。

3 水利檔案管理向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的途徑

3.1 建立堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)政治體制的改革，水利檔案管理工作也隨著有了相應(yīng)的改變。對于我國的水利檔案管理，應(yīng)該積極探索相關(guān)的理論知識，建立一套完整全面的水利檔案管理理論體系，為管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。總結(jié)之前的工作經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，以便于有效而正確地開展新時期的檔案工作。把以往的工作經(jīng)驗(yàn)提升到理性的認(rèn)識中來，并進(jìn)行系統(tǒng)化的處理。從而實(shí)現(xiàn)對實(shí)踐的指導(dǎo)作用。

水利檔案管理學(xué)是國家檔案的重要組成部分之一，分屬于檔案學(xué)的一個分支。所以，積極探索水利檔案管理的理論，是轉(zhuǎn)變管理方式的重要措施，同時也是促進(jìn)我國檔案工作研究的重要方面。堅(jiān)實(shí)的理論是促進(jìn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的基礎(chǔ)，是促進(jìn)管理工作有效開展的保證。

3.2 制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理

標(biāo)準(zhǔn)化的管理是從國家部門的角度來設(shè)置的，是對某項(xiàng)重復(fù)的工作進(jìn)行概念化的規(guī)定，以統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，這樣有利于是活動開展更有秩序。在水利檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化當(dāng)中，篩選出管理時用到的技術(shù)手段和管理提綱，對實(shí)踐操作和實(shí)施的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改和完善，使之成為一整套標(biāo)準(zhǔn)化的方法，以此來改善檔案管理工作，提高工作水平和效率。制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理是促進(jìn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的客觀要求。

實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化是水利檔案工作的有效手段，水利檔案管理采用現(xiàn)代化方式則需用最新的科技和標(biāo)準(zhǔn)化的管理來進(jìn)行，以此來提高效率、完善經(jīng)驗(yàn)、加強(qiáng)管理。相反，若沒有一套行之有效的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，從業(yè)人員各做各的，那么必將會造成水利檔案管理混亂的局面，現(xiàn)代化的管理進(jìn)程也不會得到發(fā)展。

3.3 共享水利檔案資源

從現(xiàn)在的實(shí)際情況中可以知道，水利檔案資源被部分部門壟斷，每個地區(qū)都完全壟斷自身資料，很少與它地進(jìn)行交流。而這樣的情況造成各個地區(qū)水利發(fā)展不平衡，更阻礙了我國整體水利事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

水利檔案資源的共享與管理方式的轉(zhuǎn)變是相輔相成的。共享資源、加強(qiáng)交流、積累經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)了現(xiàn)代化管理方式的發(fā)展。另一方面，現(xiàn)代化的水利檔案管理方式，利用信息化手段使得資源共享成為現(xiàn)實(shí)。這樣不僅促進(jìn)各地的交流，又有效地解決了水利事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展過程中的一些問題，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。這樣，任何人可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在任何時間都可以檢索到所需要的水利信息，是現(xiàn)代化水利檔案管理的重要體現(xiàn)。

4 結(jié)束語

水利檔案管理工作是水利事業(yè)的一個重要方面，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變具有非常重要的意義，也是現(xiàn)代化的水利事業(yè)發(fā)展的需要。近些年，我國在檔案管理工作方面取得了較大成果，但并未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理方式向現(xiàn)代化管理的過渡。若要完成這一過渡則需要與本地區(qū)的實(shí)際情況相結(jié)合，這樣才能更加科學(xué)而有效地向現(xiàn)代化的管理方式轉(zhuǎn)變，避免棘手問題的出現(xiàn)。總之，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變勢在必行。

參考文獻(xiàn)

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