時間：2023-04-01 10:30:14
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筆者就現(xiàn)在的情況進行了研究調(diào)查，發(fā)現(xiàn)水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。
1硬件與軟件設(shè)施的不足
由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤這些存儲設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。
2電子文檔管理人才的不足
電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設(shè)的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無法在短時間內(nèi)完成對辦公設(shè)備操作的學習，使這些資源浪費了。
3存在一定的安全隱患
由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進行共享和傳輸?shù)模W(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。
4出現(xiàn)虛假信息
在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現(xiàn)錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對應(yīng)一種體現(xiàn)形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關(guān)聯(lián)，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。
二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策
電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎(chǔ)，每個檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點。
1加強對電子文件檔案管理知識的培訓(xùn)
提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設(shè)備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應(yīng)加強工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經(jīng)驗，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。
2加大對電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善
水利電子檔案管理信息化建設(shè)對硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設(shè)，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設(shè)備，實現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，加強硬件設(shè)施能促進水利部門檔案信息化建設(shè)。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調(diào)等），在項目計劃、實施、結(jié)束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進行相關(guān)電子文檔建設(shè)、保存，方便以后瀏覽查詢使用。
3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權(quán)威性
檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹?shù)倪M行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經(jīng)濟不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務(wù)的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執(zhí)行。
4加強安全方面的法律保障
在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執(zhí)法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責任人實施強力處罰。
5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎(chǔ)
所以說電子檔案的兩種驗證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗證，先由用戶根據(jù)自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關(guān)人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。
三結(jié)語
檔案的收集、歸檔、整編、保存工作科技檔案管理的基礎(chǔ)工作是收集、歸檔、整編、保存。我們要做好這些基礎(chǔ)工作，一是要利用先進的檔案管理軟件，對科技檔案進行系統(tǒng)、有效的收集及整編。二是按照科技檔案歸檔的標準及要求，嚴把質(zhì)量關(guān)，保證歸檔的科技檔案資料文字清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完善。三是優(yōu)化硬件設(shè)備，提升檔案庫房的保管環(huán)境，配備空調(diào)、抽濕機、電腦等設(shè)備，防止檔案老化、發(fā)霉。
二、加強水利水電勘測設(shè)計院科技
檔案信息化管理作為水利水電勘測設(shè)計單位，科技檔案管理的信息化管理是必然的。我們要做到科技檔案管理的信息化管理要做到以下幾方面：一要建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，形成高效管理檔案信息資源的管理系統(tǒng)，提高檔案的自動化和信息化管理。二要建立科技檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，使檔案資料更加便于查找和利用。三要嚴格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，全面收集、整理、管理、利用水利水電勘測設(shè)計科技檔案，使檔案管理朝著信息化方向發(fā)展。
三、加強水利水電勘測設(shè)計院科技
檔案制度化管理沒有規(guī)矩不成方圓，要提高水利水電勘測設(shè)計院科技檔案管理的質(zhì)量，必須依據(jù)水利水電勘測設(shè)計院科技檔案的特點及存在的問題，全面規(guī)范檔案的業(yè)務(wù)工作。根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對水利水電勘測設(shè)計院科技檔案資料的收集、整理、歸檔、管理、利用、安全保密等方面進行規(guī)范，制定《科技檔案管理與歸檔制度》、《科技檔案借閱制度》、《科技檔案保密制度》、《科技檔案鑒定銷毀制度》、《庫房管理制度》等各項制度。建立水利水電勘測設(shè)計院科技檔案管理臺賬，做到歸檔、借閱有登記。規(guī)范科技檔案業(yè)務(wù)管理，制定科技檔案分類大綱、整編規(guī)范、保管期限等。
四、提高水利水電勘測設(shè)計院科技
一般而言，完善的水利檔案管理制度必須包括以下幾個方面：
1.檔案室的管理需要和限制
對于檔案室應(yīng)當做到，始終保持檔案室的整潔和衛(wèi)生狀況，防止因為火災(zāi)，潮濕，塵土，強光照射，高溫，蟲害和鼠患以及盜竊等形成的對檔案原件的損壞。檔案室內(nèi)部應(yīng)當嚴格禁止對于其他物件的存放，做到一室一用。同時，管理人員要注意出入時要將檔案室的電子設(shè)備全部關(guān)閉，同時注意關(guān)門落鎖。
2.檔案室的檔案保密準則
如果工作人員要進入檔案室，必須攜帶相關(guān)的證件和身份資格證明，通過審查后，到指定的鑰匙存放地點取出要查閱的檔案所在檔案室的鑰匙；如果是內(nèi)部文件，必須出示上級批注以及該工作與檔案的密切關(guān)系證明。
3.檔案室的借閱準則
一般情況下，檔案室的資料查閱要在管理人員的監(jiān)督下進行，只能閱讀有批準資格的檔案部分，不得外借。不準對任何檔案進行毀損和復(fù)制。如有需要將檔案外帶或復(fù)制，必須經(jīng)過上級批準。
4.檔案的鑒定和銷毀
工作人員應(yīng)當根據(jù)相關(guān)準則和規(guī)章制度，定期對檔案進行鑒定，如發(fā)現(xiàn)過期檔案應(yīng)該按時進行登記造冊，向上級打銷毀報告，批準后進行銷毀。毀損過程仍然要注意確保保密，不使檔案外泄。這樣完善的檔案管理制度，能夠保證社會主義新農(nóng)村的水務(wù)建設(shè)時時刻刻有據(jù)可查，且所查內(nèi)容真實可信，工作內(nèi)容不會泄漏。這對水務(wù)檔案的管理人員提出了比較高的要求：首先，管理人員應(yīng)當意識到農(nóng)村水務(wù)檔案管理對于村民生活的密切關(guān)系和重要作用，強化保密意識和服務(wù)意識。更新觀念，從而實現(xiàn)水務(wù)檔案管理的多層次管理和制度的嚴格遵守。其次，要對管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技巧進行培訓(xùn)，保證其能夠?qū)n案進行定期審查和養(yǎng)護。同時充分提高其對信息的駕馭能力和道德意識，從而防止監(jiān)守自盜的情況發(fā)生。
二、水務(wù)檔案管理與其它技術(shù)部門的密切配合是建設(shè)社會主義新農(nóng)村的保障
水務(wù)檔案管理是對社會主義新農(nóng)村的水利建設(shè)的準備和改進工作的支持，其和工程管理部門，其他技術(shù)人員，甚至是上級部門的配合程度都會極大的影響水利工程的正常運行。因此，應(yīng)當從以下角度加強水務(wù)管理部門和他人的配合工作：
1.水務(wù)檔案管理部門與工程管理部門的配合
水利工程屬于社會主義新農(nóng)村建設(shè)工程的一種，因此水務(wù)檔案管理部門應(yīng)當服從于工程管理部門。在工程計劃開始施行之后，確定本檔案管理部門的的管理范圍和歸檔標準。在工程的圖紙完善和審查時積極參與，從檔案管理的角度提出對專業(yè)資料格式和內(nèi)容的具體意見，做好保障工作。工程預(yù)驗收的時候，檔案室的管理人員應(yīng)當參與進去，通過信息審核系統(tǒng)，查看文件材料數(shù)據(jù)的真實性，工程項目的完善性，資料整理的規(guī)范性，從而確保各單位竣工檔案的編制合理合格，施工職責劃分明確。檢出過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理人員應(yīng)當立即向工程管理部門匯報，要求按照標準進行整改，以便整體工程的歸檔能夠達到預(yù)期要求。
2.水務(wù)檔案管理部門與技術(shù)部門的配合
在一個完善的水利工程中，檔案人員主要負責歸檔的制度制定和審核，而技術(shù)人員則是形成該檔案的中堅力量。水利工程的特殊性導(dǎo)致其檔案的形成過程中需要大量技術(shù)人員的參與，檔案內(nèi)容包括了較多的專業(yè)名詞，對于不熟悉該項目的人來講往往難以理解，更難審核。因此，檔案管理人員要充分學習水利工程的基礎(chǔ)知識，在審核過程中通過對技術(shù)人員的詢問確保理解的正確性和審查的規(guī)范性不因?qū)I(yè)難度而受到影響。對于技術(shù)人員來說，往往對于檔案的格式不甚了解，則應(yīng)該配合檔案管理人員的要求，保證水利工程檔案的完整和準確。
3.水務(wù)檔案管理部門與建設(shè)單位的配合
檔案工作人員的任務(wù)之一就是擬定檔案的建立標準和管理規(guī)范。這一點必須與建設(shè)單位的要求相互配合，幫助其一起制定技術(shù)文件的編制要求，爭取做到不重不漏，相互依仗。保證檔案管理符合水務(wù)建設(shè)單位的后期要求。同時這也可以確保檔案的規(guī)范制定和后期審核符合建設(shè)單位的基本情況。
4.水務(wù)檔案管理部門與上級部門的配合
在稅務(wù)檔案管理過程中，往往需要進行多方面的協(xié)調(diào)，這離不開上級部門的支持。只有遇到問題及時向上級部門進行反應(yīng)，在可控范圍內(nèi)對問題進行解決，防止其最終影響整個工程的完工。同時，一些新出臺的規(guī)章制度和管理內(nèi)容都需要上級部門及時反饋給水務(wù)檔案管理部門對其進行更新和完善。因此，主動爭取上級部門的支持對水務(wù)檔案管理部門極為重要。
三、水務(wù)檔案管理的創(chuàng)新意識是提高社會主義新農(nóng)村水利工程建設(shè)效率的基礎(chǔ)
當今信息技術(shù)的進一步發(fā)展對于水務(wù)檔案管理的創(chuàng)新提出了新的要求。如何充分利用信息化技術(shù)，建立完善的檔案信息庫，是當今社會主義新農(nóng)村建設(shè)的重要內(nèi)容。主要包括以下三個方面：
1.加強信息的硬件基礎(chǔ)建設(shè)和軟件使用
必要的硬件基礎(chǔ)設(shè)施是現(xiàn)代化檔案建設(shè)過程中不可或缺的部分，如何保證資金利用的合理性，設(shè)備使用的正確性，軟件購買的高效性以及后期培訓(xùn)的必要性，是水務(wù)檔案管理的新的內(nèi)容。
2.加強水務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
為了將水務(wù)信息進行更好的分析和共享，需要建立數(shù)據(jù)庫。首先要對檔案室中的檔案進行數(shù)字化，通過掃描技術(shù)等實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化。通過數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的建立和完善，保證信息的查詢和分享愈發(fā)便利。
3.培養(yǎng)新型檔案管理人才
現(xiàn)代化的檔案管理和創(chuàng)新意識需要高素質(zhì)高能力的檔案管理人才。通過對其的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)和基本信息技術(shù)的使用培訓(xùn)，才能充分應(yīng)對水務(wù)檔案管理過程中出現(xiàn)的信息化要求。
四、結(jié)論
關(guān)鍵詞：基建檔案；規(guī)范化管理
隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展和綜合國力的提高，國家和地方對水文工程建設(shè)的投入日益加大，水文工程建設(shè)是水利工程的重要基礎(chǔ)建設(shè)。近年來，長江委水文局進行了包括水文巡測基地在內(nèi)的一系列水文工程建設(shè)。這些水文工程項目具有高度分散、單位建設(shè)工程復(fù)雜、專業(yè)性強且各項目相對獨立的特點給水文工程基建檔案管理造成了很大的困難。加強水文工程建設(shè)項目檔案資料的管理是提高水文基建工程質(zhì)量的一項重要工作。
目前，水文工程基建檔案的管理主要是依據(jù)水辦【2005】480號（水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定）、水辦【2008】366號（水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法）及水建管【2008】38號（水利部直屬單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目驗收管理辦法）。這些管理文件從管理制度、收集歸檔范圍、歸檔責任人員、驗收等方面均作了詳細的規(guī)定，為水文基建檔案規(guī)范化管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。
一、水文基建檔案的特點
（一）水文基建點多面廣、小而散
水文基建項目投資從幾十萬到上千萬，分布在房屋、堤防、設(shè)備設(shè)施、測報系統(tǒng)建設(shè)等方面。
（二）系統(tǒng)成套性強
水文基建項目，大多是獨立的項目，從前期設(shè)計、施工、驗收及后續(xù)使用的資料均可完整收集歸檔。
（三）專業(yè)性強
水文基建，涉及面廣，專業(yè)不一。要求資料收集責任人員具備較廣的專業(yè)知識。
二、水文基建檔案管理的現(xiàn)狀
（一）檔案管理機制欠完善
水文局下轄7個勘測局，機關(guān)有項目辦，主要負責項目的申報、管理、驗收等，而項目的實施多在7個勘測局。項目管理人員和檔案管理人員參與項目的設(shè)計、施工、驗收及資料收集的力度不夠，項目管理和檔案管理要求的“同步管理”還有待加強，材料收集、整理的責任落實不到位。
（二）歸檔材料不齊全
水文基建項目有的建設(shè)年度跨度長，中間經(jīng)手的人較多，收集、歸檔的材料不齊全，不能反映工程項目建設(shè)的全過程。如有的缺乏相應(yīng)的聲像資料和照片檔案，竣工圖收集不全、標準也不一。
（三）檔案資料歸檔質(zhì)量不高
歸檔材料中，有的缺少原件，復(fù)印件較多，而很多復(fù)印件沒法補蓋單位印章，整理裝訂不符合組卷要求，頁碼編制也不符合有關(guān)規(guī)定。
三、加強水文基建檔案規(guī)范化管理的措施
為使水文基建項目的歸檔資料符合有關(guān)規(guī)定要求，提高水文基建項目的建設(shè)質(zhì)量，改進和規(guī)范檔案管理，須采取以下措施。
（一）完善體制，加強組織領(lǐng)導(dǎo)
水文基建項目檔案質(zhì)量取決于相應(yīng)制度保障和組織領(lǐng)導(dǎo)。必須完善有關(guān)項目資料的收集、整理的有關(guān)規(guī)定，明確相關(guān)歸檔責任人，從源頭規(guī)范歸檔質(zhì)量，從制度上保障歸檔質(zhì)量。
（二）建章立制，明確崗位職責
根據(jù)有關(guān)管理制度，完善組織機構(gòu)，對每一個項目層層指定相應(yīng)層次的歸檔責任人，明確其歸檔責任，跟蹤項目，實行項目建設(shè)和檔案管理同步進行。做到項目完成，須歸檔的資料也收集完畢。
（三）加強教育培訓(xùn)，提高歸檔工作質(zhì)量
水文基建檔案質(zhì)量同專職或兼職檔案人員職業(yè)素質(zhì)密切相關(guān)，因此，必須定期對有關(guān)人員進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，了解有關(guān)檔案規(guī)定及操作規(guī)程，明確檔案管理工作職責。
1.強化監(jiān)督檢查，加強指導(dǎo)
專職檔案人員應(yīng)參與項目建設(shè)的過程，對資料收集、歸檔人員定期指導(dǎo)，提出歸檔的有關(guān)詳細要求，對資料的合規(guī)性進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時補救處理。
一、當前水利單位檔案管理干部隊伍存在的問題及原因
（一）存在的問題
水利單位檔案管理干部隊伍青黃不接，斷層嚴重。人才斷層一直都是水利檔案管理中的一個十分突出的問題。進入新世紀后這個問題不僅沒有得到解決，反而還有繼續(xù)擴大的趨勢，這個問題的存在影響到水利檔案管理工作的正常發(fā)展。這種情況在但在短期內(nèi)這種現(xiàn)象很難得到改善。
水利單位檔案管理干部的業(yè)務(wù)知識不足。在水利單位中，現(xiàn)在很多的檔案管理干部的業(yè)務(wù)知識都存在著一定的缺陷。同時有檔案干部的年齡普遍都比較大，接受新知識的能力較為不足，再加上變動頻繁和經(jīng)費等原因，使得培訓(xùn)工作沒有跟上，特別是基層水利單位檔案人員業(yè)務(wù)多數(shù)不很熟悉。
缺乏足夠的信息技術(shù)知識。在現(xiàn)在的水利檔案管理干部中，很多人的年齡都比較大，他們當中只有很少的一部分人才懂得一點信息技術(shù)知識，很多的人卻是一點都不懂。現(xiàn)在的檔案管理人員中基本上沒有熟練操作的工作人員，同時很多基層單位辦公室沒有配備電腦，檔案干部中能熟練操作者就寥寥無幾了。
水利單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)班子需要進一步的加強。如今很多水利單位中的檔案管理都存在著領(lǐng)導(dǎo)班子配備不全而且不及時補充完善現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)班子成員由于業(yè)務(wù)水平的限制，成員中沒有配備精通業(yè)務(wù)的，大部分是外單位選調(diào)進來的，沒有從本部門本系統(tǒng)提拔干部，也不同程度地影響了檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。
（二）原因分析
一些水利單位為了進行人員精簡從而實行減員，檔案部門成為了“重點照顧對象”，很多單位都大幅的裁剪檔案部門的人員，大幅的壓縮檔案人員定編。在這樣的形式下，很多的經(jīng)驗豐富、責任心強的老同志提前退出工作崗位，而留下的那些較為年輕的干部卻又不能夠很快的適應(yīng)新的崗位，從而出現(xiàn)了“斷層”現(xiàn)象。
同時形成以上問題的主要原因還有現(xiàn)在的水利單位干部們都缺乏足夠的檔案意識，他們不夠重視檔案工作，認為檔案工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，不能直接完成某項經(jīng)濟指標，可有可無，在確定人員時有較大的隨意性，沒有考慮檔案工作的特殊性和對工作人員的特殊要求，導(dǎo)致選配檔案領(lǐng)導(dǎo)班子時出現(xiàn)主觀隨意性。同時缺乏對檔案部門的監(jiān)督管理。現(xiàn)在的檔案行政管理部門沒有嚴格按照檔案法律法規(guī)的要求履行指導(dǎo)監(jiān)督的職責，強調(diào)檔案業(yè)務(wù)而放松了對檔案人員的要求。最后是機構(gòu)改革導(dǎo)致有些單位一人多崗的現(xiàn)象，致使檔案人員兼職過多，有些單位干脆花錢請檔案局館的人員整理檔案，完了把檔案一鎖了事，束之高閣，不再管它，從而失去了檔案工作的意義。
二、加強水利單位檔案干部隊伍建設(shè)的具體措施
（一）彌補人才斷面，度過困難時期
不管是從哪一個角度來看讓經(jīng)驗豐富、責任心強的四五十歲的業(yè)務(wù)骨干提前退休，對于檔案工作來說都是一種損失。在任何單位中檔案工作對于管理經(jīng)驗有很強的依賴性，一個沒有經(jīng)驗的人想搞好檔案工作只是一廂情愿，水利單位也是如此。當下首先就是必須要吸收有經(jīng)驗的老同志。水利單位應(yīng)該返聘一些經(jīng)驗豐富的老同志，讓他們回來繼續(xù)做好檔案工作，同時利用三五年時間帶出一批年富力強的接班人，這樣做對水利單位的檔案工作長遠發(fā)展意義重大。同時還必須要穩(wěn)定中年人這些人雖然經(jīng)驗比老同志少一些，但屬于承上啟下的一代人，有些已經(jīng)成為本單位業(yè)務(wù)骨干。想方設(shè)法穩(wěn)定中年人，發(fā)揮他們的聰明才智并將青年人團結(jié)在自己周圍，以增強檔案工作凝聚力，度過人才斷裂層造成的困難時期，才能在此基礎(chǔ)上發(fā)展檔案事業(yè)。再次是努力培養(yǎng)年輕人，讓他們早成才，快成才，頂起檔案事業(yè)一片藍天，是本單位檔案事業(yè)發(fā)展的百年大計。
（二）加強檔案隊伍業(yè)務(wù)學習，拓寬檔案干部知識面
在當今社會，作為檔案工作人員，如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進和創(chuàng)新，水利單位中的檔案管理人員也是如此。因此，創(chuàng)造積極向上的學習氛圍非常重要。要將水利單位中的檔案人員的學習作為生活中的重要環(huán)節(jié)，讓他們把終身教育作為一種必然選擇，努力學習，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及的工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時可以制定相應(yīng)的制度，提出具體要求，以促進檔案人員在其位、謀其事，努力去多思考、多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
1.新形勢背景下水利工程檔案管理的現(xiàn)狀分析
新形勢背景下的檔案管理工作調(diào)整與落實，其側(cè)重點是對現(xiàn)有文件進行收集與整理，并沒有從信息化技術(shù)應(yīng)用、專業(yè)化管理、信息資源分類的角度進行維度化管理，進而出現(xiàn)水利工程檔案管理不全面、文件信息丟失的情況。現(xiàn)有水利工程檔案管理仍然存在資料分類劃分不明確、檔案存儲安全系數(shù)不高的情況。雖然承包單位注意到新形勢背景下的信息資源利用，但是，水利工程檔案的信息收集、整理、采集及存儲等方面仍然缺少相應(yīng)的配套管理方案，直接影響水利工程的資料信息應(yīng)用。例如，水利工程的方案設(shè)計、施工技術(shù)及材料應(yīng)用、竣工后的質(zhì)量檢驗都需要工藝參數(shù)、設(shè)計圖紙、維修技術(shù)、施工技術(shù)等資料作為依據(jù)，但是，部分水利工程的檔案資料管理以紙化文件為主，信息技術(shù)并沒有獲得廣泛的應(yīng)用，進而影響后續(xù)的水利工程維護、驗收、財務(wù)核算工作的落實[2]。
2.水利工程檔案管理創(chuàng)新的弊端分析
2.1管理體亟待完善
新形勢背景下的水利工程檔案管理逐漸向信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，但是，其信息化管理體系仍需進一步完善，進而影響水利工程檔案應(yīng)用的及時性及全面性[3]。一方面，水利工程項目本身的環(huán)節(jié)、施工所需技術(shù)、材料、設(shè)備等方面具有復(fù)雜性，這相對增加了檔案信息資源收集、整理、存儲的難度，而部分承包單位在對檔案信息進行處理與管理的過程中，缺少層次性劃分，其文件收集及存儲缺少系統(tǒng)性，極容易出現(xiàn)檔案資料不完整、信息利用率降低的情況。另一方面，承包單位在構(gòu)建檔案管理制度的過程中，其制度并沒有從檔案信息收集、存儲、計算機操作、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫安全性等相關(guān)細節(jié)的角度進行構(gòu)建，嚴重影響水利工程檔案管理質(zhì)量的提升。
2.2管理標準仍需調(diào)整
之所以出現(xiàn)檔案資料信息利用率降低的情況，其關(guān)鍵性的問題是水利工程檔案管理標準不完善，并沒有針對檔案信息的不同環(huán)節(jié)、信息不同存在方式、應(yīng)用方式等方面進行專項管理標準制定，直接影響水利工程檔案信息的管理質(zhì)量。部分水利工程檔案信息管理工作的開展，其過于籠統(tǒng)化，并沒有針對不同的文件進行管理標準設(shè)計，嚴重影響信息資料的嚴謹性、全面性。例如，在對工程量計價清單進行信息收集與整理時，工作人員只是針對工程量計價清單的基礎(chǔ)信息進行整理，并沒有結(jié)合工程變動、材料替換等方面進行信息收集，其最終收集的工程量計價清單就會存在失真現(xiàn)象，這是水利工程檔案管理缺少標準制定的基本表現(xiàn)形式。
2.3管理張弛失度，人性化融入不足
首先，部分承包單位在構(gòu)建針對工程檔案的管理制度時，其管理理念仍然以傳統(tǒng)檔案管理為主，并沒有對信息化技術(shù)的應(yīng)用、信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)用等方面進行專項落實，進而影響數(shù)據(jù)資源的錄入及應(yīng)用。其次，在管理張弛失度的情況下，檔案數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)進程緩慢，忽略檔案管理人員本身的技能、工作方式及專業(yè)能力，直接影響檔案管理制度的專項落實。例如，檔案管理人員在對檔案信息進行收集、整理、存儲的過程中，其管理層過于注重信息資源的及時性，并沒有從實際的信息工作量進行入手，進而出現(xiàn)檔案信息收集過于隨意，缺少標準化、流程化的情況，影響水利工程檔案信息的有效利用率。最后，管理方式及檔案管理理念的欠缺，嚴重阻礙檔案信息無紙化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，也降低了信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與構(gòu)建。
3.優(yōu)化水利工程檔案管理工作的可行性措施
3.1完善水利工程檔案管理體系
檔案信息管理制度注重紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)存檔、信息篩查等方面進行綜合籌劃，這對水利工程的檔案信息整理、應(yīng)用等方面的優(yōu)化有積極作用。在注重水利工程檔案管理體系構(gòu)建及完善的過程中，其管理體系需要圍繞水利工程的不同環(huán)節(jié)、不同信息資料進行針對性管理，注重檔案管理體系的層次化、系統(tǒng)化構(gòu)建，是提高資源利用率、信息資源應(yīng)用價值的基礎(chǔ)性工作，其管理體系的構(gòu)建如下所示：
針對水利工程的不同階段、不同文件資料進行分類處理，是實現(xiàn)檔案管理落實及創(chuàng)新的基礎(chǔ)性工作。水利工程立項注重的檔案資料管理，需要針對工程評估書、財務(wù)預(yù)算等相關(guān)文件資料進行管理，圖紙設(shè)計及施工階段，其檔案信息管理需要從技術(shù)參數(shù)、工程規(guī)格、工程量計價清單等多項資料入手，以此提高檔案信息資源收集、存儲的全面性。工程驗收及維護需要從質(zhì)量評估、維修方式、驗收報告等多角度進行分析，以注重資料歸檔的方式，完善信息化檔案管理體系的構(gòu)建。注重檔案信息管理體系構(gòu)建，是從檔案資源收集方向的角度，為后續(xù)的檔案管理標準、管理方式落實等方面提供依據(jù)。充分考慮水利工程檔案信息的復(fù)雜性，并從信息分類、采集、整理、存儲等環(huán)節(jié)進行專項管理，可以相對提高水利工程檔案管理的規(guī)范性及系統(tǒng)性。最后，針對不同的施工環(huán)節(jié)進行信息資源分類與整理，并明確信息化檔案庫的管理方向，對推動檔案信息管理及資料信息應(yīng)用有積極作用。
3.2完善水利工程檔案管理標準
在注重水利工程檔案管理標準完善的過程中，需要針對水利工程本身的環(huán)節(jié)、工作流程、文件性質(zhì)等方面進行專項處理，注重維度化工程檔案管理標準的構(gòu)建，是推動信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)站安全防護的關(guān)鍵，其各項檔案信息的管理標準如下：
結(jié)合水利工程的財務(wù)收益、各環(huán)節(jié)特性及信息化數(shù)據(jù)庫的特點，其檔案管理標準需要一全面、準確、及時、安全、科學、規(guī)范為主，這對實現(xiàn)檔案管理制度的細節(jié)化、工作人員的培訓(xùn)教育方向明確，有積極作用。在注重檔案信息管理標準構(gòu)建的基礎(chǔ)上，需要注重各項標準的落實，可以采用培訓(xùn)與宣傳的方式，對檔案管理人員的資質(zhì)、信息技術(shù)應(yīng)用能力及檔案管理理念等方面進行針對性優(yōu)化，這對水利工程的檔案信息分類、資料安全性提升有積極作用。此外，在注重檔案管理指標明確的過程中，還需要從應(yīng)急預(yù)案、工程糾紛、第三方監(jiān)管平臺信息查閱等角度進行調(diào)整，利用檔案管理標準完善水利工程的檔案信息，對承包單位給的工程業(yè)務(wù)拓展、工程項目開發(fā)等方面有推動作用。由于部分工作人員自身對水利工程檔案的功能及價值分析等方面存在技術(shù)差距，其信息資料的收集與整理等方面也會存在明顯差異，所以，注重針對水利工程各環(huán)節(jié)文件的檔案存儲管理標準調(diào)整，可以進一步推動影響數(shù)據(jù)庫建設(shè)及管理制度的落實。檔案管理標準需要細節(jié)化、全面化、科學化、維度化調(diào)整，進而提高財務(wù)信息、工程方案、工藝參數(shù)等相關(guān)信息資源的有效應(yīng)用價值。
3.3人性化與約束化的管理落實
水利工程檔案管理工作的落實仍然存在張弛失度、缺少人性化設(shè)計的問題，管理人員與檔案工作人員之間無法形成有效溝通，嚴重影響水利工程檔案信息的管理與應(yīng)用。基于此問題，在完善水利工程檔案管理體系及明確管理標準的前提下，需要注重人性化與約束化的管理理念落實，這是優(yōu)化檔案管理方法的必然需求。首先，利用培訓(xùn)體系的構(gòu)建，對檔案管理人員的工作態(tài)度、工作方式、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面進行培訓(xùn)，以提高檔案管理人員本身工作能力的方式，推動信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。其次，利用獎勵機制與約束制度，對檔案管理人員的信息收集方式、信息整理速度、信息化技術(shù)應(yīng)用質(zhì)量等方面進行專項管理，例如，對電子文件進行單機管理，這對提高水利工程檔案信息的真實性及有效利用率有積極作用。再次，人性化與約束化的管理落實，需要對不同的檔案信息進行針對性分析，充分考慮檔案信息整理、存儲的工作量，以此實現(xiàn)人性化管理的落實。最后，水利工程檔案信息的管理工作，需要根據(jù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、工作特性進行制度落實，以此確保檔案信息資源全面、準確及有效。
1、在社會觀念層面，隨著社會競爭的日漸激烈，檔案造假、履歷造假、學歷造假等不道德的事件時有發(fā)生，使學生檔案的嚴肅性受到影響，難以得到應(yīng)有的重視。甚至有的高校為使畢業(yè)生就業(yè)順利，也為了學校的社會聲譽，對學生檔案進行篡改。[王德欣.做好學生檔案工作 為大學生就業(yè)服務(wù)[J].中國檔案,2005(10)：3233.]⑸雖然是個別現(xiàn)象，但其影響惡劣，直接降低了高校學生檔案的公信力，致使學生檔案在人才選拔過程中的參考價值隨之降低。現(xiàn)在很多用人單位不再把學生檔案作為選拔錄用人才的依據(jù)，甚至還會發(fā)生丟失檔案的情況。受此影響，高校、學生對檔案的重視程度也在逐漸弱化。
2、在社會體制層面，隨著我國經(jīng)濟體制改革的逐步推進，非公有制經(jīng)濟得到長足發(fā)展，逐漸成為吸納高校畢業(yè)生就業(yè)的主要渠道。非公有制的用人單位沒有人事檔案管理權(quán)，事業(yè)單位、國有企業(yè)也在探索聘任制改革，人事管理逐步與市場接軌，而作為我國新型人事管理社會化模式[孫鵬紅.人事中的檔案管理問題探析[J].中國校外教育,2009(12)：136.]⑹的人事制度尚不完善，導(dǎo)致很多用人單位不過問學生的檔案，以勞動合同關(guān)系完全取代人事關(guān)系。這也是很多畢業(yè)生成為棄檔戶的原因。
3、在管理制度層面，高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)。制度的缺位是制約高校學生檔案管理水平提高的主要原因。1993年，國家教育委員會了《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規(guī)范》，對高等學校檔案劃分了黨群、行政、教學等十個類別，學生檔案沒有列為一個單獨的類別。2005年，教育部頒布了《普通高等學校學生管理規(guī)定》，對學生的學籍管理、獎勵與處分等提出了明確的規(guī)定，但仍沒有涉及學生檔案管理。作為高等學校學生管理工作在新時期的綱領(lǐng)性文件和主要依據(jù)，缺少對學生檔案管理的關(guān)注，不能不說是一種遺憾。究其原因，主要是學生檔案具有個體性，并且不在學校永久保存的范圍之內(nèi)，大學教育也只是學生檔案生成過程中的一個階段。2008年，教育部和國家檔案局頒布《高等學校檔案管理辦法》，在文件材料的歸檔范圍中增加了學生類，主要包括學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這體現(xiàn)了國家教育和檔案工作行政部門對高校學生檔案的重視，但總體來說比較籠統(tǒng)，對具體操作的指導(dǎo)性不強，缺少標準化、規(guī)范化的指標體系。
關(guān)鍵詞：CNKI；EndNote；中文文獻；亂碼問題
中圖法分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)23-5728-02
Method and Solution of Importing CNKI Literature to Endnote
HE Xiao-tian
(Henan Zhengzhou Water Conservancy School, Zhengzhou 450008, China)
Abstract: As a professional management tool of references, EndNote has been applied by more and more scientific researchers. The paper has introduced a fast method to import CNKI Chinese literature to the Endnote database, and solved the Chinese messy codes during the importing process. Finally, the paper has introduced the method to import more article information to the database according to actual demands of scientific researchers.
Key words: CNKI; EndNote; chinese literature; messy word
隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展， 科研人員能夠通過各種文獻數(shù)據(jù)庫接觸到海量的文獻資源。以國內(nèi)來說，CNKI中文文獻數(shù)據(jù)庫是國內(nèi)最具有權(quán)威和最受歡迎的綜合性文獻數(shù)據(jù)庫，包含多種類型的文獻: 期刊、學位論文、會議論文等。如何對數(shù)量眾多、類型繁多的文獻進行高效的管理，在科技論文中以正確的格式引用是科研人員面臨的重要問題。能夠輔助科研人員完成文獻整理和標注的專用工具軟件有EndNote、Note Express、Reference Manager 等。其中EndNote由Thomson Corporation下屬的Thomson Research-Soft(http：//)開發(fā)。EndNote是一個專門用于科技文章中管理參考文獻數(shù)據(jù)庫的軟件，使用最為廣泛。EndNote不僅可以完成文獻檢索、文獻整理等文獻統(tǒng)一管理，還能在諸如word、latex等環(huán)境中完成引文統(tǒng)一標注、在文末自動按特定格式生成參考文獻列表等強大功能。
使用Endnote 軟件的第一步是建立個人參考文獻庫。本文首先簡要介紹如何利用CNKI 中文文獻數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)上資源檢索的結(jié)果建立個人參考文獻庫，實現(xiàn)對參考文獻進行統(tǒng)一管理。EndNote沒有為中文文獻的導(dǎo)入和文獻格式的編排提供模板，給中文文獻的處理帶來了很大的不便。姚煒等人提出了利用RefWorks格式和cnki filter導(dǎo)入中文文獻，但filter的格式存在多種選擇，容易出錯；目前CNKI對endnote文獻的導(dǎo)出格式進行了全面的改版，改版后，文獻各種信息可以完全的導(dǎo)出，包括卷，期，頁碼，摘要等信息，本文詳細介紹該方法及解決該方法導(dǎo)入文獻時出現(xiàn)的亂碼問題、添加個別信息的方法。
1 CNKI文獻的檢索及導(dǎo)出
通過單位已經(jīng)購買的CNKI數(shù)據(jù)庫連接進入網(wǎng)站，并進入中國學術(shù)文獻網(wǎng)絡(luò)出版總庫。打開檢索頁面，輸入需要查找的關(guān)鍵字，并點擊搜索按鈕，選中你需要導(dǎo)入的文章（單選或者多選均可），點擊文獻條目表上面的“存盤”按鈕。在打開的新的頁面中，選中左邊欄中的EndNote，則右邊欄顯示了多條文獻的輸出格式。點擊“輸出到本地文件”，將內(nèi)容保存本地電腦。該文件包含了多個參考文獻的相關(guān)信息，順序依次是文獻類型、作者、出版地址等。其中期刊文獻的題錄格式如下：
%0 Journal Article
%A 顧建新
%+ 東南大學;
%T 談聯(lián)機檢索中的敘詞檢索和自由詞檢索
%J 情報科學技術(shù)
%D 1995
%N 02
%K 敘詞檢索:5409，自由詞檢索:4772，聯(lián)機檢索:4102，敘詞表:2586，手工檢索:2438，數(shù)據(jù)庫:2416，自然語言:1990，計算機:1713，文獻記錄:1708，文獻標引:1686
%X 計算機情報檢索技術(shù)的發(fā)展，給人們帶來了極大的便利，為用戶提供了更多的檢索途徑……。
%P 38-40
%L 11-2324/N
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZGKX199502012&dbname=CJFQ1995
%W CNKI
會議論文的題錄信息如下：
%0 Conference Proceedings
%A 溫雪茹 %A 翟國平 %A 李銀羅
%+ 中國地質(zhì)科學院水文地質(zhì)環(huán)境地質(zhì)研究所;
%T 將情報語言與自然語言一體化檢索應(yīng)用于地質(zhì)資料檢索系統(tǒng)
%C 中國青海西寧
%? 中國圖書館學會專業(yè)圖書館分會、敦煌研究院
%D 2009
%K 地質(zhì)資料;;信息化檢索;;情報檢索語言;;自然語言
%X 地質(zhì)資料是地質(zhì)工作成果的重要載體，是重要的信息資源……。%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZTUZ200909001035&dbname=CPFD2009
%W CNKI
學位論文的題錄信息如下：
%0 Thesis
%A 張海霞
%T 當前我國檔案信息資源開放利用存在問題及其對策研究
%Y 傅鎖根
%I 內(nèi)蒙古大學
%9 碩士
%D 2010
%K 檔案資源;;開放利用;;問題;;對策
%X檔案是人類活動的真實記錄……。
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=2010182164.nh&dbname=CMFD2011
%W CNKI
2 EndNote數(shù)據(jù)庫的建立、文獻導(dǎo)入
啟動EndNote程序，彈出一個窗口，如果是第一次使用，選擇Create a new EndNote library創(chuàng)建一個新的EndNote圖書館，命名文件(如命名為filecontrol)并保存文件。然后系統(tǒng)自動生成擴展名為enl的filecontrol。enl文件，即EndNote個人參考文獻圖書館。如果已建好圖書館，選擇Open an existing EndNote library，在下拉選單中選擇，如filecontrol. enl ，接著點選OK。如果filecontrol. enl沒有出現(xiàn)在下拉選單中，點選Browse按鈕，系統(tǒng)會跳出一個窗口讓您選擇，開啟filecontrol library。另外也可以使用EndNote reference library 下的File menu 來開啟檔案。
文獻導(dǎo)入的方法有三種：第一種是手工錄入，即將文章題名作者等信息手工錄入到對應(yīng)的標簽欄中；第二種是直接將輸出的題錄文件直接導(dǎo)入；第三種是利用EndNote進行聯(lián)機檢索將結(jié)果直接輸入到EndNote圖書館中。采用第二種方法，利用CNKI輸出的EndNote 題錄格式文件直接將參考文獻導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中。Files->Import，在彈出的對話框中，點擊choose，選擇自己保存的題錄信息文件；Import Option 選擇EndNote Import，Duplicates選擇Import All，Text Translation選Chinese Simplified(GB2312)，執(zhí)行Import，EndNote就會依據(jù)模板將題錄信息逐條導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中。
3 文獻導(dǎo)入時亂碼解決
在實驗過程中，如果Text Translation的選項設(shè)為默認的No Translation，則導(dǎo)入的題錄信息全是亂碼，這時需要將導(dǎo)入的參考文獻全部選中，刪除，進行重新導(dǎo)入。正確的設(shè)置選型如圖1所示。
4 在EndNote中為數(shù)據(jù)庫中的文件添加信息
在往EndNote數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入題錄時，還可以對題錄添加某些信息，Translate Title，Electronic Resource Number等信息。添加方法是對題錄信息文件的末尾，輸入相應(yīng)的Tag corresponding Fields。EndNote Tags 及Corresponding Fields如表1所示。
5 結(jié)束語
本文給出了CNKI文獻導(dǎo)入EndNote方法，以及在導(dǎo)入時出現(xiàn)的亂碼問題的解決方案，文章還研究了EndNote的Tags信息，用來方便科研人員為文獻添加更多信息。將CNKI文獻導(dǎo)入到EndNote數(shù)據(jù)庫之后，科研人員可以對文獻進行集中的管理、閱讀、批注，結(jié)合EndNote的Word插件，還可以系統(tǒng)對科研論文中的參考文獻進行自動編號，自動更改參考文獻格式等，為科研人員的論文撰寫工作提供了便利。
參考文獻：
[1] 王德英.基于Endnote的CNKI文獻導(dǎo)入方法[J].現(xiàn)代情報,2008(1):180-181+201.
[2] 郭永杰.文獻信息管理軟件endnote應(yīng)用簡介[J].硅谷,2008(23):48.
[3] 溫素梅.簡述EndNote在Word文檔中的應(yīng)用[J].福建電腦,2010(1):149.
關(guān)鍵詞：航道數(shù)字化 信息化綜合平臺 電子航道圖 安全應(yīng)急
中圖分類號：U697 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）10（c）-0225-02
楊傳堂部長在2014年的交通運輸工作會上，明確提出，要實施交通運輸創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，深化行業(yè)科技體制改革，加快推進科技創(chuàng)新，不斷提升交通運輸信息化智能化水平，為加快綜合交通、智慧交通、綠色交通和平安交通建設(shè)提供堅實支撐。并特別強調(diào)要著力推動包括智能航道在內(nèi)的多個關(guān)鍵領(lǐng)域取得技術(shù)新的突破。
航道作為航運的三要素之一，是水運發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對航運經(jīng)濟起著關(guān)鍵的支撐保障作用。由于歷史的原因，目前國內(nèi)航道普遍存在著建設(shè)資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，與國家大力發(fā)展航運經(jīng)濟，并實現(xiàn)航運與國家戰(zhàn)略及流域經(jīng)濟可持續(xù)發(fā)展相協(xié)調(diào)的總體趨勢不相適應(yīng)。
為了提高內(nèi)河航道管理的能效，實現(xiàn)航道的管理和服務(wù)水平的大幅度提升，推動由傳統(tǒng)服務(wù)型向主動服務(wù)型轉(zhuǎn)變，養(yǎng)護方式由勞動密集型向技術(shù)管理型轉(zhuǎn)變，管理手段由單純行政管理向依法綜合管理轉(zhuǎn)變，盡早開展內(nèi)河航道信息化的研究、規(guī)劃和建設(shè)，具有十分重要的意義。
1 國內(nèi)外現(xiàn)狀
1.1 國內(nèi)現(xiàn)狀
我國長江南京至瀏陽河段建立了數(shù)字航道系統(tǒng)，實現(xiàn)了“電子航道圖數(shù)字化”、“航標監(jiān)測自動化”、“信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)話”;長江部分大型航運企業(yè)實現(xiàn)了基于GPS定位的船舶監(jiān)控系統(tǒng)、綜合物流系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)等，部分航運企業(yè)還實現(xiàn)了與通航管理部門信息的互聯(lián)。重慶港建設(shè)了以朝天門港口中心區(qū)局域網(wǎng)為主節(jié)點，覆蓋全港七大生產(chǎn)經(jīng)營公司的計算機網(wǎng)絡(luò);長江航務(wù)管理局下屬單位完成了“DGPS手持機在航標定位上的應(yīng)用”、“長江下游航道電子海圖自動測繪和生成系統(tǒng)”、“航道站船實時動態(tài)管理系統(tǒng)”、“計算機過壩優(yōu)化調(diào)度輔助決策系統(tǒng)”和“長江三峽工程船閘引航道河床信息系統(tǒng)”等課題。
1.2 國外現(xiàn)狀
目前，歐洲國家運行的內(nèi)河航運信息系統(tǒng)，代表性的有荷蘭的船舶報關(guān)信息系統(tǒng)（IVS90系統(tǒng)），比利時的船舶報關(guān)信息系統(tǒng)（IBIS/GINA系統(tǒng)），法國的內(nèi)河航運信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)（VNF2000系統(tǒng)），德國的航程及貨運（尤其是危險品運輸）報關(guān)的航運信息系統(tǒng)（MIB/MOVES系統(tǒng)），奧地利的航運信息系統(tǒng)（DoRIS系統(tǒng)），匈牙利的航運信息服務(wù)及緊急呼救系統(tǒng)（DISR系統(tǒng)），歐盟提出的內(nèi)河航運綜合信息服務(wù)系統(tǒng)（River Information Services Sysem）。
從國內(nèi)外現(xiàn)狀可以看出，數(shù)字航道信息系統(tǒng)在國外建設(shè)比較成熟，國內(nèi)航道數(shù)字化建設(shè)僅在長江流域比較成熟，因此加強對內(nèi)河航道信息化綜合平臺的建設(shè)研究，對國內(nèi)其他流域航道的建設(shè)具有指導(dǎo)意義。
2 內(nèi)河航道信息化系統(tǒng)建設(shè)框架
內(nèi)河航道信息化系統(tǒng)是以航道基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及交通航運信息為核心，在信息互通互享的基礎(chǔ)上，通過網(wǎng)絡(luò)互連，建立航道信息化綜合平臺，通過對各系統(tǒng)的建設(shè)，對航道以及航道水情實現(xiàn)全區(qū)域、全過程、全方位的及時、動態(tài)、準確的監(jiān)測、管理和服務(wù)。其總體框架如圖1所示。
3 航道信息化綜合平臺
航道信息化綜合平臺主要是向電子臺賬系統(tǒng)、航道三維顯示、水上應(yīng)急指揮中心、電子航道圖系統(tǒng)、航保設(shè)施管理系統(tǒng)等提供所需的一切靜態(tài)及動態(tài)信息服務(wù)，實現(xiàn)一體化應(yīng)用，從而實現(xiàn)航運業(yè)務(wù)管理的信息化智能化。
它依托于網(wǎng)絡(luò)平臺，利用網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字、語音、圖像信息的通信功能，集信息采集系統(tǒng)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、動態(tài)數(shù)據(jù)以及分析功能于一體，以電子航道圖為人機交互界面，成為全方位的信息中心。在這里，可以通過電子航道圖直接了解航道全線的水情變化，航槽變化、航標移動、航道尺度、通航狀況以及各種應(yīng)急預(yù)案的實施情況，并可以通過語音、文字等形式實現(xiàn)航道維護與管理的電子化調(diào)度。
3.1 電子航道圖系統(tǒng)
電子航道圖系統(tǒng)是以GIS平臺為系統(tǒng)框架基礎(chǔ)，以大比例尺地形測繪、水深測量數(shù)據(jù)和高分辨率衛(wèi)星遙感影像數(shù)據(jù)圖形為基礎(chǔ)，提供圖層管理、屬性管理、定位查詢服務(wù)。
它包括電子航道圖生成系統(tǒng)，電子航道圖系統(tǒng)，電子航道圖分析系統(tǒng)，電子航道圖二維顯示系統(tǒng)等功能模塊，可用于航道沖淤演變分析、水上應(yīng)急救助指揮。
電子航道圖生成系統(tǒng)包括電子航道圖數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、測量數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、電子航道圖編輯系統(tǒng)、電子航道圖出版系統(tǒng)。可完成對測量數(shù)據(jù)進行輸入、編輯、輸出等操作;可以對岸線、航標、水位、水深等進行二維矢量化顯示。
電子航道圖分析系統(tǒng)研究用于航道邊界變化分析、航道淤積分析、水上應(yīng)急救助指揮等專用電子航道圖應(yīng)用系統(tǒng)。
電子航道圖二維顯示系統(tǒng)為岸線、航標、水位、水深等進行二維矢量化顯示; 可為洪水預(yù)警系統(tǒng)、水文泥沙信息系統(tǒng)、航保設(shè)施管理系統(tǒng)、水上安全應(yīng)急系統(tǒng)提供直觀的顯示管理窗口。
3.2 電子臺賬系統(tǒng)
為解決傳統(tǒng)管理工作中所遇到的材料雜而多、紙質(zhì)文檔傳遞困難、無法快速數(shù)據(jù)查詢、手工數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作繁重、統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確率低、數(shù)據(jù)無法共享的問題，同時也為了構(gòu)建長效、科學管理機制，滿足實現(xiàn)精細化管理的要求，確保科學有序高效推進，需要建立電子臺賬系統(tǒng)。
電子臺賬系統(tǒng)充分依托現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對航道項目實施動態(tài)管理。通過互聯(lián)網(wǎng)把在不同地區(qū)項目的信息實時、動態(tài)地連接起來，在統(tǒng)一的信息平臺上進行處理。
通過電子臺賬系統(tǒng)，可對航道、岸線、航標、碼頭等港口設(shè)施測量、維修、維護資料及日常檔案進行電子化管理。并具有查詢、分析和統(tǒng)計等功能，可按時間軸進行統(tǒng)計，生成報表。
3.3 航道三維動態(tài)顯示系統(tǒng)
航道三維動態(tài)顯示系統(tǒng)能在計算機中再現(xiàn)真實的三維世界，在這種三維世界中，不僅能夠真實再現(xiàn)航道的三維景觀，同時可在對各種數(shù)據(jù)進行有效管理和開發(fā)基礎(chǔ)上，對數(shù)據(jù)進行多種分析和應(yīng)用。
航道三維動態(tài)顯示系統(tǒng)通過三維場景的實時可視化實現(xiàn)交互式操作與動態(tài)瀏覽。它既利用三維引擎提供的場景渲染功能使得三維效果盡可能逼真，又充分利用多種技術(shù)，加快場景的繪制速度，使得其圖形刷新速率在場景極其復(fù)雜時仍保持在每秒25幀以上，保證用戶能進行實時操作和動態(tài)瀏覽。
另外航道三維動態(tài)顯示系統(tǒng)能夠在利用歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上為航道岸線、島嶼岸線演變，水下近岸回淤提供三維顯示窗口系統(tǒng)。對航運管理、航道疏浚與整治、工程設(shè)計規(guī)劃、水情分析及決策分析等具有十分重要的意義。
3.4 水文泥沙信息系統(tǒng)
水文泥沙是影響航道利用的關(guān)鍵問題。反映航道泥沙淤積變化歷程，準確判定水深變化，實時總結(jié)航道泥沙淤積和演變規(guī)律，是航道利用和航運調(diào)度正確決策的需要。建立一套能對航道水文泥沙的觀測數(shù)據(jù)和科研資料進行科學分類管理和分析使用的系統(tǒng)，便于管理人員及時了解航道泥沙運動變化規(guī)律，為航道維護、合理運用提供依據(jù)，從而更加充分地發(fā)揮航道效益。
水文泥沙系統(tǒng)包括以下幾個功能模塊。水位實時采集、存儲、分析、預(yù)報系統(tǒng);風況實時采集、存儲、分析系統(tǒng);自動及報告系統(tǒng)，自動匯總系統(tǒng)監(jiān)控結(jié)論;依據(jù)當前和歷史上航道及相關(guān)水域的地形、水文、氣象資料，分析航道沖淤演變的影響動力因素，根據(jù)分析結(jié)果制定航道規(guī)劃及維護建議。
系統(tǒng)的功能和特點有幾個方面：一是采用了GIS技術(shù);二是采用了數(shù)據(jù)庫ORACLE管理技術(shù);三是實現(xiàn)了GIS平臺和數(shù)據(jù)庫平臺的無縫集成;四是數(shù)學模型和物理模型互為補充，能正確反映航道淤積情況;五是采用三維可視化技術(shù)提高了管理效率;六是該系統(tǒng)的應(yīng)用將大大提高管理水平。
3.5 航保設(shè)施管理系統(tǒng)
航標作為重要的航行保障設(shè)施，在港口和航道中扮演著重要角色，是水上運輸、海洋開發(fā)等必不可少的安全保障，傳統(tǒng)的依靠巡檢船定時巡檢和過往船只的義務(wù)報告等形式維護周期長，特別是由于自然或人為的突發(fā)因素，造成航標損壞、漂離，電池老化或航標燈器損壞情況時，往往不能及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)，給來往的船只造成危險，極大地影響航道安全和航道的使用率。為提高航道管理和航標維護的水平，建設(shè)航保設(shè)施管理系統(tǒng)，實現(xiàn)航標維護管理自動化、智能化。
航保設(shè)施管理系統(tǒng)是在電子地圖基礎(chǔ)上，利用航標遙測遙控系統(tǒng)采集導(dǎo)標、浮標等設(shè)施基礎(chǔ)信息，進行航保設(shè)施的信息管理，監(jiān)控導(dǎo)標、浮標的工作狀態(tài)，監(jiān)控導(dǎo)標、浮標的位置狀態(tài)，并進行維護提醒和安全預(yù)警。
3.6 水上安全應(yīng)急系統(tǒng)
水上安全應(yīng)急系統(tǒng)旨在優(yōu)化現(xiàn)有水上交通安全監(jiān)管與應(yīng)急保障流程，解決現(xiàn)有紙質(zhì)安全應(yīng)急預(yù)案文件，信息不暢通，使用不方便的問題。在流程設(shè)計上，實現(xiàn)報警人員與接警員之間的多種媒體信息交互，將應(yīng)急預(yù)案文件進行分解和數(shù)字化，實現(xiàn)系統(tǒng)根據(jù)自身模型自動判定事故等級，并啟動相應(yīng)的處置預(yù)案。在應(yīng)急預(yù)案信息準備與分發(fā)過程中擁有具體、迅速、準確等特點。另一方面水上安全應(yīng)急預(yù)案系統(tǒng)不僅包括水域船舶航行安全管理，也包括水域自然環(huán)境條件的監(jiān)控預(yù)警預(yù)報。
水上交通安全應(yīng)急預(yù)案系統(tǒng)不只是片面的一個管理系統(tǒng)或地理信息系統(tǒng)，而是信息化技術(shù)與水上交通安全應(yīng)急預(yù)案的深度融合，是對水上應(yīng)急數(shù)據(jù)資源的重新規(guī)劃和應(yīng)急處置流程的優(yōu)化設(shè)計。
4 效益分析
4.1 經(jīng)濟效益
從推廣前景上看，建設(shè)航道信息化系統(tǒng)可以提高航運管理部門的服務(wù)水平，節(jié)省大量的人力物力，大大提高管理部門的管理效率，方便管理部門實時了解航道淤積情況，航道變化情況，為航道維護提供合理化建議。同時航道信息化系統(tǒng)的使用可以提高航道管理的應(yīng)急安全處理水平，減少了突發(fā)事故造成的直接和間接經(jīng)濟損失。
4.2 社會效益
航道信息化系統(tǒng)能夠強化航道動態(tài)管理。通過內(nèi)河航道信息化，可以使管理部門更加精確、全面、及時地掌控轄區(qū)內(nèi)航道動態(tài)、水情變化，通過和其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的有機結(jié)合，建立有效的水上安全風險控制和預(yù)警機制，進而能更好地保障水上交通運輸安全。提高監(jiān)管能力，提高指揮調(diào)度的科學化程度，提高航道管理決策能力和航道養(yǎng)護監(jiān)管能力，并為加快建設(shè)水運的物流體系提供基礎(chǔ)性支持和有力保障。
5 結(jié)語
內(nèi)河航道數(shù)字化的建設(shè)目標是為了在計算機中虛擬一個航道，實現(xiàn)航道的演變分析、應(yīng)用管理和維護服務(wù)現(xiàn)代化。本文通過對內(nèi)河數(shù)字航道系統(tǒng)框架和綜合平臺進行介紹，為其他內(nèi)河進行數(shù)字化航道建設(shè)提供一定的參考意義。
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