時間：2023-03-24 15:21:44
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即使在機關，檔案工作也參差不齊，存在許多問題。在年檢中我們發(fā)現(xiàn)，一是不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類、載體檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象尤為嚴重；二是應當歸檔的文件材料沒有及時收集、歸檔，散存在部門或個人據(jù)為己為的現(xiàn)象屢見不鮮。
究其原因。一是歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機關的深宅大院內(nèi)，儼然一個保密機關，較為封閉；二是《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規(guī)的權威沒有真正樹立起來，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。
社會檔案意識的增強是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養(yǎng)全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責任。
新時期社會檔案意識的培養(yǎng)問題，我認為應從以下幾個方面入手。
一要探索新時期檔案宣傳的新方法。只有加強檔案宣傳，社會檔案意識才能得到提高。“酒好也怕巷子深”，檔案是一壇釀造多年又陳封許久的好酒，連聞名遐邇的國酒茅臺都做廣告，何況“養(yǎng)在深閨人未識”的檔案呢？
1、把開展宣傳貫穿到工作的始終，檔案工作開展到哪里，宣傳工作就跟進到哪里，使工作與宣傳同步進行。
2、抓重點，不斷掀起宣傳工作的新。根據(jù)檔案工作的規(guī)律性，抓住重點時間、重點內(nèi)容、重點形式，不斷掀起宣傳。要掌握好時間，不要錯過最佳宣傳時機；內(nèi)容要典型生動，才能吸引觀眾；形式不能陳舊，否則會使人不屑一顧。例如：在《檔案法》頌布重點紀念日前后，開展規(guī)模較大的宣傳活動，內(nèi)容上要集中宣傳檔案法規(guī)，除正面內(nèi)容的宣傳外，配合一些違法案例宣傳，使人對法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不應僅搞搞展覽，展覽存在較大局限性，應考慮利用電視、報紙、網(wǎng)上、向各單位普發(fā)小冊子、向各鎮(zhèn)、街道提供宣傳內(nèi)容要求他們在各社區(qū)、村居代為刊出宣傳板報等宣傳面廣的宣傳形式。
3、抓時機，把主管領導作為主要宣傳對象。各級主管領導對檔案工作的有效開展起著非常重要的作用。但主管領導一般不僅僅是檔案部門的主管領導，往往分管幾個口、多個部門。檔案部門應積極主動、搶抓時機，向主管領導匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題，以取得領導的重視與支持。在實際工作中應突出一個“勤”字，即勤請示、勤匯報、勤動腦，不失時機、千方百計地爭取領導的關注與支持；勤動手，經(jīng)常把工作情況、計劃思路形成材料上報領導。檔案部門的重要工作和活動，要爭取主管領導參與，以便領導全面地了解檔案工作。
4、高瞻遠矚，把在校學生作為重點宣傳對象。學生是祖國的未來，檔案意識應從學生抓起，且學生量大面廣，是一個正在集中接受教育的龐大群體和后備力量，目前也是檔案宣傳的一個薄弱環(huán)節(jié)，應高度重視。
建立好愛國主義教育基地，充分發(fā)揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內(nèi)容豐富的檔案通俗讀物，服務學生教育工作；普及檔案知識，讓學生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學生們重溫自己的成長歷程，增強檔案意識；走進學校，為學生開設檔案專題講座。
二要加強檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強制力強化檔案意識的培養(yǎng)。營造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強動態(tài)管理，完善執(zhí)法機制，重拳強化檔案意識。
十多年來，經(jīng)過各級檔案行政管理部門的努力，檔案行政執(zhí)法工作取得的成績有目共睹。但客觀地分析，檔案行政執(zhí)法工作與社會預期和檔案事業(yè)的客觀要求相比，還存在許多問題，并暴露出一些深層次的矛盾。首先，檔案違法現(xiàn)象與行為仍具有很大的普遍性。其次，檔案行政執(zhí)法乏力，違法行為長期得不到有效制裁。檔案行政執(zhí)法的對象有其特殊性，主要是各級黨政機關和企事業(yè)單位，在許多部門、單位面前，倒顯得檔案局這個執(zhí)法主體是弱勢部門，加上檔案法律法規(guī)授予檔案行政管理部門的執(zhí)法權非常有限，導致許多檔案行政管理部門因此畏縮不前。
因此，加快立法步伐，通過立法，進一步擴大行政處罰的范圍，授予檔案行政管理部門更大的執(zhí)法權。對于普遍存在的同時危害很大的在機關、企事業(yè)單位出現(xiàn)的拒絕歸檔、拒絕檔案安全保管等進館之前的違法行為作為檔案法規(guī)調(diào)整的重點。因為這些檔案在進館之間遭受損失的可能性很大，進館這后倒相對安全了。
同時，要加強組織領導，積極開展專項執(zhí)法，使執(zhí)法工作的影響面日益擴大，努力推進檔案工作法治化。
三要加強制度建設。其中關鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區(qū)年度綜合目標績效考核制度，這兩項制度對機關單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應全面建立。加強重大活動和重點工程檔案管理制度建設，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。
四要重視新農(nóng)村檔案工作。在我國農(nóng)村人口占絕大多數(shù)，一個地方其他檔案工作做得很好，農(nóng)村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機關、企事業(yè)單位的檔案工作，農(nóng)村檔案未引起足夠的重視。正因為農(nóng)村檔案的薄弱，所以應格外關注。
在建設社會主義新農(nóng)村的新的形勢下，各地應制定新農(nóng)村建設檔案工作的總體規(guī)劃，全面推進村級檔案規(guī)范化建設，建立健全村居建設檔案、農(nóng)村基礎設施檔案、土地承包檔案、農(nóng)村專業(yè)合作社、農(nóng)村龍頭企業(yè)檔案、村民檔案、農(nóng)民素質(zhì)培訓檔案、村務公開和民主管理檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案、農(nóng)村文化檔案。在現(xiàn)實條件下，推廣“村檔鎮(zhèn)管”管理模式。主動加強服務，以規(guī)范化為抓手，全面提高農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作整體水平，有力地促進全社會檔案意識的提高。
五要促進家庭檔案觀的樹立。家庭是社會的細胞，家庭檔案工作做好了，社會檔案意識真正會達到深入人心的境界。家庭檔案應成為檔案工作的新領域，檔案部門要積極倡導開展家庭建檔工作，更好地為和諧社會服務。
隨著生活的逐漸富裕，不管是城市居民還是農(nóng)村農(nóng)民，家庭建檔都有了一定的物質(zhì)條件。各地應積極開展家庭檔案宣講活動，通過建立示范家庭檔案，舉辦家庭檔案展覽、講座、經(jīng)驗交流會等，讓百姓通過自己的檔案感受生活的變化和祖國的進步。這是一項新工作，在建檔過程中還存在著一些困難和問題，檔案部門應積極提供技術指導。家庭檔案的建立會使百姓充分體會到家庭檔案與社會文明的密切聯(lián)系，更多地感悟“修身齊家”的中華古訓，這樣社會檔案意識也隨之提高。
六要全面推進民營企業(yè)檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業(yè)遍地開花，已成為經(jīng)濟建設的一支強大力量，民營企業(yè)檔案意識的重要性日益突出。
要積極探索開展民營企業(yè)檔案工作的思路和方法，培育典型、以點帶面、主動服務。舉辦民營企業(yè)檔案業(yè)務培訓班，講解檔案管理業(yè)務知識，提高專兼職檔案人員的業(yè)務素質(zhì)，及時向民營企業(yè)提供有關檔案工作業(yè)務標準、規(guī)范及制度匯編等適用的工作參考材料，引導民營企業(yè)檔案管理向規(guī)范化、制度化發(fā)展。積極主動上門為民營企業(yè)服務，引導、幫助其開展科學規(guī)范的檔案工作。通過挖掘檔案的利用價值，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益，使越來越多的民營企業(yè)家認識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業(yè)管理的一項基礎性工作來抓，建立符合企業(yè)自身發(fā)展需要的檔案管理體系，促進民營企業(yè)檔案意識的全面提高。
很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問題上有不同的看法，我認為不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國現(xiàn)行文件由形成單位管理，半現(xiàn)行文件由各基層檔案室管理，非現(xiàn)行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的需求，管理的弊端越來越突出，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的桎梏。
-小而全的管理模式，浪費嚴重
市縣絕大多數(shù)立檔單位規(guī)模比較小，文件、檔案形成數(shù)量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個單位都要設立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個-、二級檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個單位都要在人力、物力、財力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。
二工作不到位，管理水平低
從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質(zhì)。檔案工作是-門專業(yè)，但絕大多數(shù)的檔案員是兼職的，缺少檔案專業(yè)知識，工作隊伍不穩(wěn)定。如石景山市93％的檔案工作人員是兼職的，99％的檔案員無專業(yè)知識，專業(yè)素質(zhì)有待提高，雖經(jīng)多次專業(yè)培訓，但距工作要求仍相差甚遠，工作人員經(jīng)常調(diào)換，每年調(diào)換率均在20-30％左右。這些因素造成了檔案工作水平較低。現(xiàn)代化管理是檔案工作的必然趨勢，但目前狀況對實現(xiàn)現(xiàn)代化管理阻力很大。
三市縣檔案局、檔案館工作壓力大，很難提高工作水平
由于基層單位檔案工作隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)有待提高，檔案局不加強培訓和具體的指導就無法開展工作。因此基礎業(yè)務培訓和業(yè)務指導擠占了檔案局絕大部分時間，使他們無法深入開展業(yè)務工作，提高工作水平。同樣由于檔案工作隊伍專業(yè)素質(zhì)有待提高，很大一部分重復和價值不大的檔案被劃定為進館范圍，因此，檔案館在接收進館檔案時工作壓力非常大。
四現(xiàn)代化管理進程緩慢
文件、檔案現(xiàn)代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統(tǒng)一才能達到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達到資源共享難度非常大，且需要的時間也很長。
五文件社會化難度大
隨著社會不斷前進，人們的檔案意識不斷加強，自我保護意識不斷加深，這些都會促進文件、檔案利用需求的不斷增加。分散管理給社會利用工作增加很多麻煩和不便。管理分散，也很難達到科學管理的要求，因而不能滿足利用者優(yōu)質(zhì)、快捷的服務要求。
建立文件中心，半現(xiàn)行文件脫離形成單位，直接由文件中心管理，能做到人員專業(yè)化、經(jīng)費專項化、設備專門化、管理科學化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；既節(jié)省人力、物力、財力，又能減少檔案局、檔案館的工作壓力，使檔案局、館的工作正常開展；既能實施科學的鑒定、合理分流文件，又能保證檔案館收藏檔案的質(zhì)量，將管理活動真正按其規(guī)律納入科學管理軌道。文件中心突出的優(yōu)勢是符合高效、精簡、節(jié)約的原則，能將松散的“小而全”的機關檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規(guī)模化的管理模式轉(zhuǎn)化，大大提高工作質(zhì)量，為檔案工作更廣泛地為社會服務創(chuàng)造了條件。文件中心還可以通過各市域網(wǎng)，逐步實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化，達到資源共享，并可為今后電子文件網(wǎng)絡傳輸做好準備。
檔案工作生命力的所在就是利用，因此檔案工作的出發(fā)點和落腳點都必須是檔案的利用工作。舊的管理模式已經(jīng)不適應需要，就應該建立新的模式。建立文件中心逐步取代各單位檔案室是市縣檔案工作的發(fā)展方向。二、市縣文件中心的體制、職能
一文件中心的體制
文件中心應為政府職能。當初美國建立文件中心的目的是為了實現(xiàn)經(jīng)濟上的節(jié)約，是-種政府行為，而今我們建立文件中心仍應為政府行為，這也與當前我國現(xiàn)行和半現(xiàn)行文件檔案管理體制相吻合。市縣文件中心應是政府直屬機構，在市縣政府的領導下，接受市縣檔案局的監(jiān)督與指導。
二文件中心的職能
文件中心負責現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、向檔案館移交等項工作，具體包括：
1、文件中心的收集工作
文件中心的收集工作面對的是全社會，不僅包括黨政機關、人民團體、事業(yè)單位等立檔單位，還應包括不同所有制企業(yè)及個人所形成的不同門類、不同載體的現(xiàn)行文件。
2、文件中心的整理和管理工作
文件中心負責將接收的文件進行編目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理條件和要求應與檔案館的要求一致。
3、文件中心的利用工作
文件中心的利用工作應面對全社會，遵守我國文件、檔案利用的規(guī)定和要求，面對機關、團體和個人。利用的形式也應是多樣的，但主要取決于文件中心發(fā)展的規(guī)模和工作水平。
4、文件中心的鑒定和銷毀工作
鑒定和銷毀工作指對已到保管期限的文件進行鑒定和銷毀，其鑒定和銷毀工作由文件中心和文件形成者共同完成。
5、文件中心定期向檔案館移交文件
向檔案館移交文件是文件中心的義務，文件在文件中心保管10-20年后向檔案館移交。究竟多少年移交更合適，可根據(jù)文件中心的發(fā)展和社會的利用需求逐步確定。
三、市縣建立文件中心的步驟
市縣建立文件中心取代各基層檔案室，可以說是檔案工作管理體制的改革，必然要有-個過程，我認為可分三步走：
第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀檢五套班子的檔案室，開展市首腦機關的檔案工作。
第二步：取代市委、政府下屬局處單位的檔案室，為市委、市政府工作服務。
第三步：面向社會、企業(yè)、個人，開展全方位的服務，并考慮有償服務。
任何改革都會有一個痛苦的過程，從眼前利益看，建立文件中心政府要投入一筆資金。過去是各單位分散投資，現(xiàn)在將分散資金、多方位投資變?yōu)榻y(tǒng)一投資，看似一筆大投入，而實際上比分散投資要節(jié)約得多。
文件中心取代檔案室，各基層單位節(jié)省了檔案室占用的辦公室，而市政?度胍槐首式鸞ㄎ募行牡墓ぷ饔梅浚薊芾硪確稚⒐芾斫肌⒏咝А?BR>
文件中心取代檔案室，各單位不再配備檔案員，而檔案員大多是兼職，從眼前看，也沒有減少工作人員，但工作量減少了，工作人員可以統(tǒng)籌安排。總之，工作專一了，質(zhì)量提高了，工作面更廣了，現(xiàn)代化水平高了。
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1、高職院校專業(yè)教學檔案的特點
專業(yè)教學檔案作為一種特殊的檔案，不同于一般的人事檔案、城建檔案、組織發(fā)展檔案、民生檔案等等，具有自身諸多的特點。高職院校專業(yè)教學檔案專業(yè)性非常強，主要體現(xiàn)在高職院校涉及到很多學科的專業(yè)知識；高職院校專業(yè)教學檔案教育性很強，因為其直接涉及到諸多具體的教學內(nèi)容與教學效果；高職院校專業(yè)教學檔案實用性很強，因為專業(yè)教學檔案直接關于實用學科的一些檔案資料。這些都是高職院校在推專業(yè)教學檔案信息化建設要好好把握的方面。
2、高職院校專業(yè)教學檔案的功能
高職院校專業(yè)教學檔案主要服務教學而存在，彰顯了其較強的教學功能與教育功能；同時，專業(yè)教學檔案也是一個反映和儲備教學相關資料的知識信息寶庫，能夠很好為教師進行專業(yè)教育的研究反思與相關專業(yè)發(fā)展的研究服務，具有很強的研究價值。作為學校的重要檔案之一，高職院校專業(yè)教學檔案能夠很好促進學校檔案事業(yè)的發(fā)展，其信息化在很大程度上也反映了高等教育信息化和國際化發(fā)展的大趨勢。
二、當前高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設面臨的問題及其成因
盡管專業(yè)教學檔案具有諸多的作用和功能，但是由于各個層面的原因，我國高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設在價值取向與理念、模式與方式的選擇、內(nèi)容與范圍的覆蓋、功能的拓展和發(fā)揮、管理人員的素質(zhì)等方面均存在很多不適應信息化發(fā)展的方面，非常需要高職院校及時有效應對和切實處理。
1、當前高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設面臨的問題。關于這方面主要體現(xiàn)體現(xiàn)以下幾個方面：從理念與價值取向問題上看，高職院校對專業(yè)教學檔案信息化發(fā)展的重要性沒有形成共識，國際化和信息化理念明顯不強。從內(nèi)容和范疇視角看，高職院校在開展專業(yè)教學檔案信息化時，對專業(yè)相關的基礎檔案數(shù)據(jù)準備不夠，涉及到的專業(yè)范圍有待拓展。從模式與方式視角看，高職院校在開展專業(yè)教學檔案信息化時，沒有充分利用好網(wǎng)絡平臺，沒有整合好專業(yè)教學檔案的信息化模式與傳統(tǒng)模式的整合融合和創(chuàng)新發(fā)展。從功能的拓展視角看，高職院校在開展專業(yè)教學檔案信息化時，涉及到專業(yè)教學檔案開發(fā)利用不多，在某種程度上很缺位，彰顯了專業(yè)教學檔案信息化的功能開發(fā)不夠。從管理人員的素質(zhì)與組織機構上看，高職院校在開展專業(yè)教學檔案信息化工作時，管理專業(yè)教學檔案人員的素質(zhì)不高，而且檔案意識不強，一般都是教學秘書附帶在做；沒有成立專門的檔案管理機構，更不要說相應的專業(yè)教學檔案信息化的機制和體制建設。
2、引發(fā)高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設問題的成因造成我國高職院校專業(yè)教學檔案信息建設存在各種問題的因素，來自學校層面、師生層面和管理人員等層面。一是學校層面的重視力度不夠，這主要體現(xiàn)在高職院校投放到專業(yè)教學檔案信息化建設工作的人力、物力和財力明顯不足，導致了專業(yè)教學檔案管理人員缺乏、管理設施設備陳舊落后。二是受到學校本身信息化建設的影響，主要體現(xiàn)在高職院校開展學校層面的信息化建設工作的力度不大，一種放眼全球和面向世界的態(tài)勢還沒有真正形成，這就嚴重影響了專業(yè)教學檔案借鑒國際高校專業(yè)教學檔案及其信息化建設的成功做法。三是教師和學生對專業(yè)教學檔案信息化的利用和開發(fā)不夠，主要體現(xiàn)在高職院校師生專業(yè)教學檔案意識不強，沒有認識到教學檔案與教學工作、學生專業(yè)學習成長的互動關系，導致專業(yè)教學檔案的信息化建設的精神支撐和內(nèi)在驅(qū)動力不足。
三、提升高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設水平的對策
針對高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設過程存在的問題，我們應該積極借鑒和吸收國外大學專業(yè)教學檔案信息化建設的經(jīng)驗教訓，構建國際化和科學化為主的價值取向和理念，緊跟高校教育發(fā)展的需要，不斷拓展和更新專業(yè)檔案信息化建設的內(nèi)容，整合好專業(yè)檔案傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代信息化模式的關系，充分調(diào)動專業(yè)教學檔案信息化的功能和作用，大力提升專業(yè)教學檔案管理員檔案學和專業(yè)學科的知識與視野，注重提升其檔案信息化管理的水平和能力。
1、努力構建信息化與國際化為主的價值取向與理念，推動高職院校專業(yè)教學檔案信息化工作科學發(fā)展。這就要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設工作時要從人才培養(yǎng)模式視角下，不斷拓展豐富自己的建設理念，不斷規(guī)范自己的價值取向。一是堅持質(zhì)量理念，要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設工作時，務必要重視專業(yè)教學檔案信息化過程各個環(huán)節(jié)做到質(zhì)量第一。二是堅持科學化和人性話的理念，要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設工作時，務必要遵循高職院校的教學規(guī)律、學生學習規(guī)律和檔案信息化發(fā)展的規(guī)律，將專業(yè)教學檔案信息化發(fā)展納入科學化和軌道；同時注重根據(jù)教師和學生的需求，不斷調(diào)整專業(yè)教學檔案的發(fā)展內(nèi)容和范圍，力求服務于學校師生的成長發(fā)展。三是堅持國際化與標準化的理念，要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設工作時，務必要積極借鑒國外發(fā)達國家高校的專業(yè)教學檔案信息化建設的經(jīng)驗和成功做法，努力與國際接軌，力求標準化發(fā)展。
2、與時俱進拓展專業(yè)教學檔案覆蓋的范圍與內(nèi)容，不斷提升高職院校專業(yè)教學檔案信息化的覆蓋面和惠及面。這就要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設工作時，要根據(jù)高職院校本身發(fā)展的需要，根據(jù)教師和學生的需要，不斷延伸專業(yè)教學檔案信息化建設的覆蓋范圍，從而健全高職院校專業(yè)檔案信息化發(fā)展的內(nèi)容體系，力爭囊括整個教學系統(tǒng)的各個方面和各個環(huán)節(jié)。
3、努力整合創(chuàng)新專業(yè)教學檔案的信息化模式與方式，提升高職院校專業(yè)教學檔案信息化發(fā)展的實效性和時效性。這就要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設工作時，要積極利用網(wǎng)絡平臺，大力推進專業(yè)教學檔案信息化建設模式；同時也要不斷更新傳統(tǒng)教學檔案管理模式，力促兩者形成整合互動的發(fā)展態(tài)勢，形成高職院校專業(yè)教學檔案信息化發(fā)展的合力。
4、不斷拓展專業(yè)教學檔案信息化的功能，努力增強高職院校專業(yè)教學檔案信息化的發(fā)展空間和平臺。這就要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設工作時，要通過各種方式，不斷宣傳專業(yè)教學檔案信息化的功能，讓之努力服務于高校。
5、全方位提高專業(yè)教學檔案管理人員的素質(zhì)，不斷增強高職院校專業(yè)教學檔案信息化建設的人力基礎。這就要求高職院校在推動專業(yè)教學檔案信息化建設工作時，要通過各種形式和平臺，從檔案業(yè)務、教學業(yè)務、學科專業(yè)與網(wǎng)絡技術等方面不斷提升專業(yè)教學檔案人員的能力和素質(zhì)，力求為高職院校教學檔案信息化建設發(fā)展提供堅實有力的人力資源準備。
【關鍵詞】檔案信息資源；社會化服務體系；建立健全
檔案事業(yè)的不斷前進，使得其在經(jīng)濟建設和社會發(fā)展的作用越來越大，檔案專業(yè)社會化服務是目前檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢，這種現(xiàn)象是對檔案資源進行多渠道的利用和開發(fā)，提高檔案資源的利用價值和利用效率。建立起完善的檔案信息資源社會化服務體系，讓檔案資源可以為社會的發(fā)展和政府的工作以及公眾的需求提供幫助。
1.檔案專業(yè)社會化服務的必要性
1.1實現(xiàn)檔案價值是檔案專業(yè)社會化服務的源動力
檔案工作的最終目的是是現(xiàn)代檔案信息資源的價值，這些需要通過檔案的搜集、整理、保管和利用來實現(xiàn)，需要檔案工作者與利用者一同參與完成。
1.2檔案及檔案工作自身的特性決定了其社會化的必然性
檔案信息具有原始憑證，因此他既有信息價值同時兼具了法律效力。
2.檔案專業(yè)社會化服務面臨的問題及對策
2.1檔案專業(yè)社會化服務的意識不夠
目前，檔案專業(yè)社會化服務的意識尚顯薄弱。這個“意識”是兩個方面：一個方面是檔案利用者而言，因為長期的獨立和封閉式檔案管理，讓社會對于檔案利用的了解比較少，加上宣傳不到位，人們沒有很強的檔案利用意識，所以檔案資源不被社會發(fā)展和建設所重視，無法體現(xiàn)出真是的價值。 另一個方面是對檔案部門及檔案作者而言，即檔案工作者要進一步轉(zhuǎn)變觀念，努力開發(fā)檔案資源，逐步轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊囊庾R，讓他們感受到利用檔案的意義和作用。可以通過以下途徑增強檔案專業(yè)社會化服務的意識。
一是，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才和信息資源開發(fā)隊伍，通過強化檔案專業(yè)社會化服務隊伍的建設，來提升檔案服務的質(zhì)量。培養(yǎng)隊伍的創(chuàng)新意識和服務意識，讓檔案工作者可以將檔案管理和職業(yè)規(guī)劃相聯(lián)系，應用現(xiàn)代科技來將自己從繁重的檔案管理工作中解放，讓檔案信息管理和利用可以獲得更多的關注和使用，實現(xiàn)真正的社會化。
二是，檔案工—作者應當轉(zhuǎn)變角色、轉(zhuǎn)變觀念主動提供服務，使檔案工作變“被動”勾”主動”：檔案相關部門也應當轉(zhuǎn)變觀念，完成從“后臺”到”前臺”的轉(zhuǎn)變，廣大檔案工作者要從自身能干什么才干什么，轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣枰獧n案部門干什么，我們就干什么；從有條件才干、沒有條件不干，轉(zhuǎn)變?yōu)橛袟l件要積極干，沒有條件創(chuàng)造條件也要干，要增強主動服務意識，更加主動地為黨和政府中心工作服務，更加主動地為各行各業(yè)服務.更加主動地為人民群眾服務。
三是，加強廣大人民群眾的檔案意識。正如一位檔案學者所說的：“社會與檔案界能否深刻認識擋案的社會意義.社會能否在此意義上樹立和增強檔案意識，檔案界能否在此意義上樹立和增強社會意識，是人類理性是否成熟的一個標志：而檔案能否在此意義上受到全社會應有的重視，是衡量一個國家.一個民族乃至主人類文明程度的一個重要標志！”因此，人民群眾的檔案意識是能否發(fā)揮檔案的社會作用的一個關鍵。我認為：通過組織講座、舉辦展覽等有效地、廣泛地宣傳，使人們對檔案從有感性的認識，到培養(yǎng)他們對檔案的興趣，提高他們的檔案意識，進而引導人們逐漸養(yǎng)成利用檔案的意識和習慣。
2.2檔案專業(yè)社會化服務的基礎工作尚顯薄弱
檔案專業(yè)社會化服務的基礎工作還存在缺陷，像是資源不豐富，信息含量低，利用度較低等等，這些基礎工作還有待于提升，需要通過以下的一些工作啦提升檔案社會化服務的基礎工作完善程度。
—是擴大大檔案的收集范圍，進一步豐富檔案資源。檔案信息的收集要擴大范圍，盡量涵蓋社會的每一個內(nèi)容，這是檔案專業(yè)社會化服務的基礎，需要擴大檔案信息的豐富程度。將民生檔案的搜集和開發(fā)納入工作范圍，為社會公民提供可以對其合法權益提供保障的信息資源，讓社會大眾可以獲得經(jīng)濟、政治、文化等多方面的利益需求。人們在查閱自己需求的民生檔案的同時就可以利用這些檔案信息來解決現(xiàn)實中的困難和問題，保護自身的合法權益。讓社會大眾重視檔案對于自身的重要性。
二是實現(xiàn)檔案信息化，為檔案專業(yè)社會化服務提供保障。檔案信息化可以提升檔案利用效率，擴大檔案利用范圍，為檔案利用帶來便捷，這需要國家檔案行政管理部門進行統(tǒng)一的規(guī)劃和組織，將現(xiàn)代進入引入檔案管理工作中和服務中，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化信息管理。
推廣和引入現(xiàn)代化信息技術和網(wǎng)絡技術室我國檔案信息化建設的主要工作方向，通過對檔案信息資源的整合，推動檔案信息網(wǎng)絡化，提升檔案信息的利用度，加快其利用速度，建立檔案信息化管理系統(tǒng)。
2.3檔案專業(yè)社會化服務的力度不夠
因為體制、法律、技術等原因的影像和阻礙，面對社會開放的檔案信息比較單一，內(nèi)容不夠豐富，這是檔案專業(yè)社會化服務的主要難題，因此需要從提升檔案專業(yè)社會化服務的力度，增加利用途徑和服務質(zhì)量來改變這一現(xiàn)狀。
—是采用多樣化的檔案檢索和利用途徑。為社會大眾提供便捷的查詢方式和多樣化的利用渠道室提升檔案資源被利用率的基礎條件。
以與人們密切相關的信用檔案建設及社會化服務工作為例。信用檔案是企業(yè)、中介機構和個人信用行為的真實記錄，是信用評價的真實依據(jù)，也是社會信用體系建設的基本內(nèi)容和重要基礎。它深刻影響著企業(yè)及個人的發(fā)展與生活，與之息息相關。現(xiàn)在實現(xiàn)了個人信用報告的查詢，通過征信系統(tǒng)就可以了解個人信用情況，牙疑是實現(xiàn)便利的檔案社會化服務的良好范例。
二是加大檔案信息資源的開發(fā)和利用，主動服務于社會。
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【摘要】 從專業(yè)課的特點和高職教育人才培養(yǎng)目標看， 強化實踐教學環(huán)節(jié)， 提高專業(yè)課教學水平， 是培養(yǎng)實用型人才的有效途徑。必須采取有效措施， 強化專業(yè)課的教學與實踐， 豐富專業(yè)課的實踐內(nèi)容， 在加強專業(yè)課理論教學的同時， 更應注重專業(yè)的實踐應用， 以理論指導實踐， 更以應用加深對理論的理解， 從而培養(yǎng)出受社會歡迎的實用型人才， 為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的人才資源。
【關鍵詞】專業(yè)課的特點 高職教育人才培養(yǎng)目標 強化實踐教學環(huán)節(jié) 提高專業(yè)課教學水平
【本頁關鍵詞】 期刊征稿 論文投稿 省級期刊征稿
【正文】
三、在專業(yè)課的教學中， 強化實踐教學環(huán)節(jié)， 簡化難點問題。專業(yè)課教學教程中， 有許多一時難以想象、難以理解的結構特點、工藝過程、動作原理等問題， 如果只靠課堂教學環(huán)節(jié)， 往往難以解決。如果能根據(jù)教學內(nèi)容讓學生到實驗室或親臨生產(chǎn)現(xiàn)場，通過對相應設備的觀察、操作以至裝拆， 對幫助學生掌握難點內(nèi)容會起到相當大的促進作用。比如， 在講述雙向彎曲模時， 由于其本身結構比較復雜， 而學生對模具的相關知識了解甚少， 盡管老師在課堂上使出渾身解數(shù)， 有些學生還是不理解， 這時如果找到實物， 將其拆開看清其內(nèi)部每個零件的結構及其裝配關系， 再讓學生自己把模具重新裝配好， 從而搞清工作原理和動作過程。通過這一過程， 把一個比較復雜的問題簡單化， 學生也很容易接受了。
綜上所述， 從專業(yè)課的特點和高職教育人才培養(yǎng)目標看， 強化實踐教學環(huán)節(jié)， 提高專業(yè)課教學水平， 是培養(yǎng)實用型人才的有效途徑。必須采取有效措施， 強化專業(yè)課的教學與實踐， 豐富專業(yè)課的實踐內(nèi)容， 在加強專業(yè)課理論教學的同時， 更應注重專業(yè)的實踐應用， 以理論指導實踐， 更以應用加深對理論的理解， 從而培養(yǎng)出受社會歡迎的實用型人才， 為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的人才資源。優(yōu)化， 人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢， 知識層次及專業(yè)素質(zhì)均有較大幅度提高。多數(shù)院校已形成由學院領導分管、院辦主任主管， 專職檔案人員負責， 兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡體系。為學院檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時， 各院建立了相應的崗位責任制， 與考核制度互為制約， 將檔案工作融入學校， 從而形成公共環(huán)境， 有效的保證了檔案工作全過程的實施。3、建立健全檔案管理制度， 與檔案工作進程體質(zhì)同步發(fā)展由于檔案工作程序日趨完善， 檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發(fā)展變化的特點， 各高職院校采取一系列措施， 如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊， 制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設， 規(guī)范了高職院校檔案管理方法和程序， 檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證， 同時檔案人員通過完善的制度建設， 對檔案進行實時控制成為可能。4、引入現(xiàn)代化手段， 主動開發(fā)檔案信息資源高職院校檔案部門在積極探索利用途徑， 不斷豐富檢索工具的基礎上， 圍繞學院的中心工作和重點任務， 分析檔案需求信息， 編制出大量適合當前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被動服務方式， 突出主動服務特色。依托現(xiàn)代科技， 制備出多層次檔案編研成果， 不僅滿足了利用者的需求， 而且深化了檔案編研的層次。總之， 在硬件和軟件都達到一定的程度， 信息化和紙質(zhì)相結合， 各高職院校根據(jù)自身的特點， 不斷的總結和提高的基礎上，高職院校的檔案管理工作就會達到規(guī)范化和標準化
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一、學生課程成績與畢業(yè)論文檔案資料特點
在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學生沒有畢業(yè)論文要求）。學生課程成績與畢業(yè)論文是反映教學效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業(yè)論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學生科研成果，成果歸屬權清晰，學校有對成果進行使用的權利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機構查詢。畢業(yè)論文還具有頁碼多、圖表字數(shù)多等特點，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業(yè)論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統(tǒng)的常用的成績檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業(yè)）相結合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結合的組卷方法。例如：××學校××級××院系（專業(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文），××學校××屆××院系（專業(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統(tǒng)，學校檔案館無權調(diào)閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢?nèi)肟冢到y(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計匯總功能，但對學生課程成績的統(tǒng)計分析功能開發(fā)的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。
因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調(diào)檔[4]。同時在教務管理信息系統(tǒng)中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學期、班級、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實現(xiàn)多維學生課程成績數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設計方案，對系統(tǒng)分析與結構、關鍵技術，以及系統(tǒng)實現(xiàn)進行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對應聯(lián)系起來，實現(xiàn)雙重管理。同時，利用計算機網(wǎng)絡信息的強大技術，可以最大限度地體現(xiàn)教學檔案的價值。
三、學生成績與畢業(yè)論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質(zhì)量的學生成績和畢業(yè)論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質(zhì)量狀態(tài)，進一步改進教學工作，加強高校內(nèi)部教學質(zhì)量監(jiān)控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數(shù)學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結合教師科研和生產(chǎn)實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。
學生課程成績和畢業(yè)論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務。
參考文獻：
[1]張含卓，歐雪梅.加快高校教學檔案信息化建設的思考[J].華北煤炭醫(yī)學院學報，2011，13（3）：427-428.
[2]錢愛華.高校教學檔案分類探討[J].安慶師范學院學報（社會科學版），2010，29（12）：100-103.
[3]王玉武.網(wǎng)絡環(huán)境下高校教學檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2011，（5）：52.
[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.
[5]譚玲玲，鄒妙玲，譚年元.基于教務網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的高校成績管理的探索與實踐——以湖南工程技術學院為例[J].湖南醫(yī)科大學學報（社會科學版），2009，11（3）：190-192.
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【摘要】近年來， 學習型的組織單位、學習型的管理者， 已成為當今世界最成功的思維管理模式， 越來越得到全球的重視和運用。檔案工作要創(chuàng)新發(fā)展， 就必須大力推進其職工干部隊伍的知識化進程。
【關鍵詞】 學習型的組織單位 學習型的管理者 已成為當今世界最成功的思維管理模式
【本頁關鍵詞】畢業(yè)論文 職稱論文 職稱論文寫作 本科論文寫作
【正文】
檔案工作創(chuàng)新發(fā)展必須創(chuàng)建學習型檔案工作者隊伍近年來， 學習型的組織單位、學習型的管理者， 已成為當今世界最成功的思維管理模式， 越來越得到全球的重視和運用。檔案工作要創(chuàng)新發(fā)展， 就必須大力推進其職工干部隊伍的知識化進程。知識經(jīng)濟時代， 生產(chǎn)和發(fā)展是以開發(fā)利用知識資源為重要特征的， 勞動者素質(zhì)特別是自學能力、思維能力、工作能力和創(chuàng)新能力(潛力) 將成為決定因素。職工隊伍的知識和技術水平的高低直接決定著社會的進步和生產(chǎn)力發(fā)展水平， 同樣也直接影響著檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展水平。因此， 檔案工作要創(chuàng)新發(fā)展， 就必須在引導檔案工作者鉆研業(yè)務， 改善知識結構， 掌握更多的新知識、新技術， 開發(fā)職工的智力、能力和創(chuàng)新才能上下功夫， 在其_新觀念的導入、新知識的學習和新環(huán)境的營造上下功夫。開展多種層次、多種形式的知識技術培訓， 提高科學文化和技術素質(zhì)，從而不斷增強檔案工作者的知識儲備、技能儲備和創(chuàng)新能力， 努力建立一支與時俱進的高素質(zhì)檔案人才隊伍。1. 提高認識， 更新觀念， 進一步增強緊迫感和危機意識。在過去與現(xiàn)在的檔案管理與服務工作中， 我們比較強調(diào)“利用第一”的管理理念， 但在當今知識經(jīng)濟時代， 對“人”及檔案管理者的認識和要求也在不斷加深。新的技術環(huán)境和服務模式的變化，對檔案工作者提出了新的要求。有的檔案工作人員還不能適應新的形勢發(fā)展需要， 在學習的問題上存在種種認識上的誤區(qū)， 懶于學習、懶于思考、懶于實踐的思想表現(xiàn)相當突出。對理論和業(yè)務學習無所謂， 或馬馬虎虎， 從來不愿意在學習上下功夫， 不愿意利用自己的大腦獨立思考問題， 不愿意也不想通過實踐來提高自己分析問題和解決問題的能力。作為檔案工作創(chuàng)新， 必須克服以上諸類模糊思想認識， 更新管理理念， 消除無所謂、“差不多”心理， 進一步增強時代危機意識; 要認識到這是知識經(jīng)濟時代賦于檔案工作者的歷史責任， 是新時期檔案工作適應可持續(xù)發(fā)展和市場經(jīng)濟、社會發(fā)展的迫切需要。2. 層層推進， 獎學促學， 創(chuàng)造條件， 努力創(chuàng)造一個學習型的良好氛圍， 全面建設小康社會，“加強職業(yè)教育和培訓， 發(fā)展繼續(xù)教育， 構建終身教育體系。”這是十六大提出的重要任務。這就要求我們檔案工作者必須努力學習馬克思列寧主義基本理論和各種相關知識， 學習反映當代世界各方面情況的新知識， 學習檔案專業(yè)知識， 掌握管理技術新技能， 全面提高綜合素質(zhì)。要由下而上， 穩(wěn)步推進， 獎學促學， 結合本單位工作實際， 建立學習指導機構， 完善崗位學習培訓、考核等制度， 要把理論知識的學習和科學文化知識的學習擺到重要議事日程上來。要創(chuàng)造個人自學、繼續(xù)學習、崗位學習、組織學習等多種層面上的良好條件， 使檔案工作者具有能安心學習、善于學習和樂于學習的良好氛圍和環(huán)境， 為檔案工作在新時期的創(chuàng)新發(fā)展奠定堅實的思想基礎和知識基礎。3. 與時俱進， 自我加壓， 努力成為堅持創(chuàng)新、勇于創(chuàng)新的檔案工作者。與時俱進、勇于創(chuàng)新， 關鍵是要講學習。檔案部門要為檔案工作者創(chuàng)建一種“學習型”的良好環(huán)境， 檔案工作者更要成為“學習型”的自覺人才。面對新的形勢、新的任務， 我們要努力學習政治理論、經(jīng)濟理論， 學習專業(yè)知識， 提高思想認識水平和工作能力， 善于分析問題、研究問題和解決問題， 善于創(chuàng)造性地開展工作。在檔案工作的創(chuàng)新實踐中， 不斷自我加壓， 做到工作學習化、學習工作化， 讓學習真正成為自己工作、生活的一個重要組成部分。目前， 我們正處在一個偉大變革的時代， 檔案工作與時俱進、創(chuàng)新發(fā)展是時代賦予我們的重要使命。作為檔案工作者一定要有強烈的創(chuàng)新意識， 弘揚開拓創(chuàng)新精神， 奮發(fā)有為， 銳意進取，堅持創(chuàng)新、勇于創(chuàng)新， 以無愧于我們這個偉大時代的業(yè)績， 不斷把檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展推向新境界!
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量化賦分工作使高級評委的主觀能動性受到限制。高級評委是檔案系列在職稱評審工作之前專門聘請的本系列高級專業(yè)技術人員，堪稱行業(yè)專家。在職稱評審工作中應充分發(fā)揮其聰明才智，運用其在本專業(yè)的淵博知識和對專業(yè)發(fā)展的前瞻性認識，評價參評人員的一些成果、著述，起到普通人難以代替的作用。而量化賦分標準以一種固定的形式、固定的分值限制了高級評委智能的發(fā)揮。高級評委開始工作以后，其大部精力都用于對照量化賦分標準查找參評人員的申報材料，根據(jù)實際情況給出相應得分。例如某人有兩篇國家級刊物論文，按照賦分標準每篇論文應得4分，該人即可得到8分；有3篇省級正式刊物的文章，按照賦分標準每篇應得2分，該人即可得到6分，在的得分欄，該人可以得到14分，其余以此類推。不難看出，這樣一個簡單的判斷和加法并不需要聘請資力、閱歷、學識頗豐的專家參與。一個普通的工作人員在熟悉了相關規(guī)定以后，會準確地評出參評人員的分數(shù)，依靠計算機賦分系統(tǒng)就更加便捷、快速、準確，較之高級評委初來乍到，需在較短時間內(nèi)做出判斷就更加準確。實踐證明，對于同一參評人員賦分的結果，由于幾個評審小組對評分標準理解的不一致，出現(xiàn)較大誤差的現(xiàn)象時有發(fā)生。
量化賦分標準制約了評審結果的公正性，量化賦分標準是衡量參評人員綜合素質(zhì)的尺度，在一定程度上決定了參評人雖的評審結果，標準的科學與否關系到評審結果的公正。首先，有的量化賦分指標不是基于直接反映檔案專業(yè)技術人員真實水平而設定。如賦分標準規(guī)定參評人員繼續(xù)教育達到一定學時，就在“業(yè)務能力”欄目增加一定分數(shù)。繼續(xù)教育是要求從業(yè)人員在職期間參加――些進修班、培訓班、研修班及國內(nèi)外學術會議、國內(nèi)外學術講座活動，從而進一步提高業(yè)務能力。但是，參加繼續(xù)教育學習的學時不應與業(yè)務能力劃等號，并非參加的繼續(xù)教育越多就越具有業(yè)務能力。能否參加學習取決于參評人員單位是否同意派出其參加學習，不是參評人員自身能夠解決的問題。其次，量化賦分分值設置不盡合理，導致真實水平與實際得分不符。量化賦分分值的設定應遵循一定的原則，突出檔案系列特點，分值應與取得賦分項目內(nèi)容的難易程度成反比。在不脫離本專業(yè)實際的情況下，適當拉開分值檔次。如出版專著與出版文獻匯編，雖然同樣是公開出版物，由于難易程度不同，分值就應拉大距離。再次，設置分值最高限制，難以看出參評人員的實際水平。在檔案系列的高級職稱量化賦分表的“”、“出版著作、教材情況”、“科技成果獲獎情況”等欄目中，在分值方面都設定了最高限制，即只要達到了評審標準所要求的條件，不論論文多少，不論成果如何，其得分是一樣的。而這些條件是參評人員的應具備的基本條件，這就導致參評人員的得分相差不多，最終決定因素則是除此之外的其他條件。
量化賦分定量不定性，評出高級職稱人員的實際水平與取得職稱不符。量化賦分標準是依據(jù)高級職稱評審條件設定量化賦分指標體系而賦予得分的標準。在各系列的評審辦法中，高級職稱評審條件普遍對論文、著作的數(shù)量有明確要求，而對質(zhì)量和實際應用價值大都籠統(tǒng)地表述為“有較高的專業(yè)水平和應用價值”，與之相配套的賦分標準也沒有對“水平”和“價值”的評估。這樣就形成一種錯誤導向，即只要具備評審條件所要求的論文數(shù)量和著作數(shù)量，以及要求的科技成果獲獎項目，就可以評上高級職稱。出于此種考慮，有的高級職稱參評人員不惜一切代價努力達到標準要求，為而寫論文(有的人三篇論文皆為一年之內(nèi)有償?shù)禽d完成)，為出版著作而寫著作，為評上科技成果而“動腦筋”。隨即出現(xiàn)了一批花錢登載論文者，在一些有償?shù)禽d文章的雜志上發(fā)表文章；自費出資購買書號，出版自己的“專著”；在有償評審的科技成果評審上大做文章。結果是“萬事俱備只欠東風”。
量化賦分固然存在一定局限性，我們并不能因此否定其存在的必要性，在某些程序和環(huán)節(jié)上加以改進，它就會更好地服務于高級職稱評審工作，主要有以下幾個方面。
一、科學設定量化賦分指標體系，實現(xiàn)定性和定量評審相結合
量化指標體系設立的科學與否，關系到高級職稱評審結果的客觀公正，應從實際出發(fā)，堅持矛盾的普遍性與特殊性相統(tǒng)一的原則，既要注重設定全面衡量人員素質(zhì)的條件范圍，又要不脫離檔案系列實際設定符合本系列的指標。
第一，凡是對于參評人員不具有共性的條件，都應無條件刪除。從檔案系列目前的高級職稱賦分項目看，不適于作為賦分項目的指標一是省級檔案兼職教師授課學時數(shù)。兼職教師資格的取得，源于單位指派，經(jīng)省級檔案行政管理部門認定后取得資格。由于此項工作非檔案人員通過努力可以達到，不應成為賦分條件；二是市級檔案信息開發(fā)一等獎作為賦分項目具有一定的片面性。這項賦分內(nèi)容對于設立此項獎勵的市，其參評人員才能得分。據(jù)統(tǒng)計，遼寧省設立市級檔案信息開發(fā)獎勵項目的市只有沈陽、大連等為數(shù)不多的幾個市。
第二，對于論文和論著的賦分，要實行定性和定量評審相結合。論文和論著的數(shù)量要求是參評人員的必備條件。論文和論著是反映參評人員學識水平的重要方面，評審的重點應是參評人員在本行業(yè)的研究能力和學識水平。評委要對其論文和論著的質(zhì)量進行科學評價，合理評定其專著、論文、科研成果的實際應用價值和學術價值，分出不同等級，設定等級分，分數(shù)不設最高限制。即根據(jù)參評人員提供的論文、論著質(zhì)量和實際數(shù)量賦分。
第三，科學、準確界定評審條件，使人一目了然。對于檔案專業(yè)評審條件要根據(jù)本專業(yè)特點合理設定。例如，在檔案系列研究館員的評審條件中，要求“獨立撰寫出版1部，或合作撰寫出版2部本專業(yè)或相近專業(yè)書籍”，由于“撰寫”一詞與實際出版物標識脫節(jié)，在評審過程中就出現(xiàn)了一些難以判斷的情況。如一部專業(yè)書籍的主編、副主編，并沒有參與撰寫；一部相近專業(yè)書籍(匯編)的史料選編、縮微翻拍、編輯人員等參與了該書的出版工作而非“撰寫”；在一部專業(yè)書籍里，撰寫的字數(shù)僅數(shù)千字；獨立出版的本人論文集等等，可否視為符合該條件，評審人員和參評人員都不能做出明確的判斷。因此，針對檔案系列的評審條件應進一步細化，盡可能涵蓋本系列可能出現(xiàn)的問題。筆者認為，公開出版專著要
有字數(shù)限制，合著者也要有字數(shù)要求；公開出版專業(yè)書籍的主編、副主編為專著的撰寫者，參與編寫人員的字數(shù)不得少于一定字數(shù)；公開出版檔案史料匯編的主編(含主要編審者)為專著的撰寫者；本人論文集要有一定的影響力，字數(shù)要有一定要求。
二、合理確定人員分工，評委會要抓大放小
把量化賦分作為評委會工作的一項重要內(nèi)容，占據(jù)了評委們大量有限的時間，也分散了評委的注意力。將賦分項目設定為固定項目和彈性項目，就可以解決這一問題。所謂固定項目，即將固定指標賦以固定分值。如學歷或?qū)W位、任職年限、外語、計算機水平、科技成果獲獎等級、名次、履行崗位職責情況、數(shù)量等等，通過參評人員的專業(yè)技術資格報評推薦表即可知曉。此項工作可由職稱評審辦公室工作人員通過計算機量化賦分系統(tǒng)事前做好。所謂彈性項目，即對論文、論著、匯編、教材等質(zhì)量的評審，此項工作由評委會成員在評審工作中進行。評委會將參評人員的論文、論著、匯編、教材等進行質(zhì)量評定，劃出等級，根據(jù)相應等級賦予得分，最后，將固定項目和彈性項目的得分加在一起，就是該參評人員的實際得分。由于工作人員和評委會人員各司其責，工作對象相對單一，工作量相對減少，評價結果就會更加真實、客觀。
三、正確處理量化賦分和評審的關系，防止以賦分代替評審
量化賦分與綜合評議一樣是對參評人員評價的一種形式，前者是客觀評價，是對參評人員達到指標量的評審，后者是對參評人員的主觀評價，在審閱了參評人員的材料以后形成的主觀印象。將客觀評價和主觀印象結合起來，才能全面、立體、準確地評價參評人員。量化賦分不是評審工作的全部，而是評審工作的一個環(huán)節(jié)，在職稱評審過程中應起到輔助作用，不能以評分代替評審。評委經(jīng)過分組審閱報評材料，對參評人顯形成了主觀印象，在為參評人員打出分數(shù)以后，既要公布本組參評人員的得分，同時也要形成對每一個參評人員的綜合評價意見，切忌以得分多少代替綜合評價。
