時間：2023-03-01 16:34:02
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在新形勢下做好法院檔案工作，對加強法院制度建設，提高法院管理水平具有十分重要的意義。院黨組對此項工作給以高度的重視。加強檔案工作領導機構，形成院長具體抓，辦公室主任具體干的良好局面。配備了3名專職檔案員，做到了工作有人管，事情有人辦，為檔案工作創造了良好的環境。為了實現檔案管理規范化、專業化、制度化建設，我院健全了各項檔案管理規章制度，規范了管理。保證了檔案管理工作有序運轉，有效地防止不規范借閱、調檔現象，確保檔案安全保密。多年來，我院從未發生過一起泄密、損毀、丟失和卷宗被盜事件。
檔案工作人員在工作中能夠做到認真執行工作紀律，努力履行工作職責，按照標準開展檔案及庫房的環境、衛生及安全情況的檢查。院領導不定時進行檢查督促，保證了管理工作的經常性和有序性。在審判工作中，我院注重檔案工作的適時性，平時注意加強檔案安全教育，每逢節假日，都要對檔案保管工作進行強調和警示。制定了相應的措施，切實做好案件的交接、卷宗的交接和歸檔及保密工作，由于責任明確，措施到位，使檔案工作得到有序開展。
二、高標準嚴要求，加強歸檔工作
隨著司法透明度的不斷加強，對案卷質量的要求也越來越嚴格，為保證卷宗質量，我們根據上級的要求，按照裝訂順序，裝訂內容等項標準，嚴格進行檢查驗收。一是加強并完善了案件月歸檔報結制度。在案件自查中，發現有的案件報結后，卷宗長時間不能歸檔。針對這一問題，我院推行了歸檔報結制度，承辦人員當月報結的案件，首先將裝訂好的卷宗送交院案件評查室進行卷宗評查歸檔，并由評查人員簽字確認后報結案，承辦人員按收到的結案通知書具體報結案件。院立案庭按結案通知書統計結案數量，對沒有結案通知書的，視為未結案件，不予結案統計。同時，我院還在年初的目標管理實施辦法在和制定了相應的措施加以約束，確保此項制度得以全面執行。此項措施有效地解決了報結案件的歸檔問題，實現了當月報結案件的卷宗除上訴的外，其余當月全部歸檔入庫，消滅了案件報結后不歸檔的現象。二是嚴把卷宗上架關。院辦公室和檔案管理員認真按照上級法院要求，嚴格把關，在驗收中，如發現不合格卷宗，退回承辦人重新整理，直到完全合格，從而使入庫的檔案全面達到了檔案管理標準。
三、加強檔案建設，提高管理水平
基礎設施建設是做好檔案工作的前提。隨著審判工作的快速發展，我院受理的各類案件逐年增加，案卷歸檔工作也日趨繁重，為適應審判工作的需要，努力加強基礎設施建設，在辦公經費十分緊張的情況下，確保安全保護措施落到實處，及時更換了檔案室原來陳舊設施；同時根據檔案管理的特殊要求，購置了防腐、防蟲劑，添置了空調機、計算機、滅火器等設施，檔案室基本上保持了夏不熱、冬不冷，使我院的檔案庫初步達到了具有現代化硬件設施的標準化庫房。 XX年共整理歸檔卷宗 卷 冊。此外，我們不斷健全檔案門類，設立文書、訴訟、會計、基建、聲像、圖片等不同類別的檔案。
四、強化學習意識，提高隊伍素質
為做好檔案管理工作，圍繞要有一支人員穩定、專業技術過硬的檔案干部隊伍，我院建立健全與職能任務相適應的檔案工作機構，按照規定配備專職檔案干部；注意與上級法院和兄弟法院間的交流與溝通，學習先進經驗，彌補缺陷和不足；積極參加市中院和當地檔案局舉辦的培訓班，加強檔案管理干部隊伍及業務培訓。
五、加強檔案開發利用，主動開展有效服務。
2012年4月28日，江蘇省檔案局印發了《江蘇省檔案信息化“十二五”發展規劃》，要求各市檔案局、省級機關各單位，結合本地區、本單位實際貫徹執行。如今，江蘇省法院系統已全面邁入檔案數字化進程中，蘇州市吳中區人民法院亦緊跟步伐，持續走在全省前列。2008年，吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級稱號，并于2010年順利通過復查。為更好發揮檔案資源服務審判、服務社會的職能作用，吳中法院于2012年全面啟動檔案數字化工作。一方面對庫藏的歷史檔案集中進行數字化加工，建立數據庫以備連網。截至2014年底，該院共掃描各類檔案186492卷、314546冊，對庫藏所有經濟、執行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進行了數字化掃描，順利完成當前檔案信息化建設的目標。另一方面對在辦案件實現“即收即掃”同步數字化，以備辦案過程中的查詢利用和共享。掃描公司特派專員進駐檔案科，書記員整理材料完成后直接交付掃描專員進行信息化處理，以保證信息檔案的即時性，借查閱卷宗均實現電子化。該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數字化工作，多次召開會議，聽取匯報，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經費偏緊的情況下，抽調人員充實檔案科力量，撥出專款，優先保障數字化掃描工作。二是有序推進。精心挑選實力較強、工作經驗豐富、具有相應保密資質的公司負責具體掃描工作，并督促該公司嚴格按文件要求備案；及時安排工作場地，安裝現場監控系統，制定詳細工作方案，簽訂協議，細化任務,落實責任；工作過程中加強督促檢查，發現問題及時溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時有效，實體及電子檔案安全。三是齊心協力。檔案科在堅持做好日常查檔、歸檔工作的同時，強化分工合作，密切配合掃描公司開展工作，每天從庫房調檔、歸檔數百卷，并加派專員每日值班。法院網絡部門積極提供技術保障和支持，擴大數據庫容量，以保障檔案數據的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設才得以迅速發展。
二、法院檔案信息化建設的優勢及存在的問題
相較于以紙質為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設有三大優勢。第一，提高查詢便捷度。檔案數字化，是實現檔案信息化的前提條件和基礎。數字化資源存儲于硬盤、光盤等數字儲存介質上，其優勢在于不易遺失損毀，復制、轉移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結底是訴訟檔案信息資源的開發利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網建設總體格局中，減少人力、物力、財力資源的占用，既便于管理，又能夠實現資源高度共享，從而擴大檔案利用率，提高全社會的檔案意識。第三，降低空間占用率。現在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫藏檔案“爆滿”的問題，隨著微縮技術、掃描技術、光盤技術的運用，檔案信息的儲存量大幅提高，存儲密度大大高于紙質檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實際操作中，也難免遇到一些問題。首先。法院干警“重紙質輕數據”的思想仍然存在。一些法院干警對數字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長、年齡較大的干警，對于翻閱傳統紙質檔案的工作模式已然習慣，對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，仍舊要求借閱紙質檔案，造成電子檔案的“有而無用”。其次，檔案管理軟件本身開發尚不完善。應用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩定性、實用性還有待加強，軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時有發生。再次，數據在不同系統中轉錄易出現差錯。法院的數字化檔案是在多個平臺上產生，以江蘇省法院采用的辦公系統為例，檔案數據由信息管理系統轉入檔案管理系統，或由辦公管理系統轉入檔案管理系統，需要二次加工，再次錄入難免出現一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實性和準確性。最后，專業數字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關專業公司派駐員工進行數字化處理，這些員工精通數字化掃描工作，但對法院本身的工作全無了解，對紙質訴訟檔案的形式及內容亦無基本概念，也會一定程度上增加訴訟檔案數字化的錯誤率。
三、完善人民法院信息化建設的建議
第一，加強檔案工作與使用人員的培訓。一方面，根據信息化檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對法院檔案部門人員進行培訓，另一方面，對外聘的數字化專業公司人員進行法院檔案基本內容、構成方面的培訓。此外，要抓好檔案的安全教育和維護教育工作，使檔案調用人員在接受便捷的信息化檔案服務的同時，樹立檔案安全負責的意識，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實體借閱形式對外借卷，盡量降低檔案安全管理的風險。第二，建立健全安全防范體系。積極應用先進的計算機技術，照片修復技術，電子信息回復技術，計算機錄音處理技術等，為檔案安全提供技術支持。切實落實異地備份制度，對有多套檔案或檔案復制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災害或事故對檔案造成毀滅性損失。第三，加強財力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設總體規劃之中，從訴訟信息集成、服務審判一線的角度出發，統籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專門用于檔案安全維護，用以更新先進的檔案保密系統，增加檔案信息化軟、硬件設備。
一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別
1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真偽不辨別.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質低，專業人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個方面
1、思想認識問題。傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手
在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。”
2、嚴格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數據文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。
4、規范公文制作和控制程序
對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。
5、加強電子文件軟、硬件設施管理
要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養
電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。
參考文獻：
關鍵詞：基層法院；檔案管理；建議；思考
引言
基層法院檔案管理不僅僅是法院工作的一種記錄，也是對其工作的一種總結。并且基層法院作為我國法院工作的基礎單位，承擔著為上級機關真實的傳送信息的更多責任，是我國社會穩定發展的基礎。我國的相關審判機關共分為四個等級，而基層法院肩負著大量的處理、審判、執行等任務，是最接近人民的法院，受人民最密切的監督。所以其檔案管理工作較為繁雜，并且較具典型性和代表性。根據基層法院的一些特點及職責，其檔案管理工作的加強已經成為法院工作中的重點。
一、基層法院檔案管理特點
基層法院承擔著我國基層人民及其更多的相關任務，其檔案管理也較為復雜，涉及類別較多，主要分為文書文件檔案、訴訟業務檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案和電子檔案。眾多的檔案圍繞的一個中心點都是我國基層法院的日常任務與法院的審理判決等。根據其工作性質與工作范圍，主要有以下就幾個特點。
第一，檔案資料的重要性。因為基層法院不僅僅是處理基本的人民之間的相關糾紛，更重要的是針對相應案件的檔案管理，為上級法院乃至國家人民法院提供珍貴的審理資料與案件卷宗。在基層法院的檔案管理中，不僅僅是庭審記錄，還保存著案件最原始的證據，及審判結果，調解過程等。每一份都屬于獨一無二的資料，所以其珍貴性可想而知。第二，檔案保管時間不一。在基層法院檔案管理過程中，不同的案件保管時間也不盡相同，并且對于某些疑難案卷的管理保存時間還應延長，這也對基層法院的檔案管理工作帶來一定的難度。第三，管理形式多樣化，根據不同案件的審理及其證據種類的不同，基層法院的案件管理不僅僅是以文字的形式保存下來，更重要的是還有相關的音頻、視頻、圖片等珍貴資料及證據，需要分類保存。
二、基層法院檔案管理存在的相關問題
（一）檔案基數過大
隨著時間的推移，社會的不斷發展，人們產生的糾紛也變得多樣化，基層法院相關案件審理數量增大，導致檔案管理基數的增加。此種情況為基層法院檔案管理及分類整理、查詢等工作都Ю戳艘歡ǖ睦難。在有限的人員和有限的技術手段下，檔案管理程序的完善與創新已經迫在眉睫。
（二）基層法院檔案管理人員配備不專業
在基層法院的檔案管理工作中，會有專業的管理人員，但是很多單位由于對檔案的重視度不夠或其他多種原因，導致很多人認為檔案管理人員屬于閑置，工作也不重要，致使管理人員人手不夠。此種情況下，一般的基層法院會對人員進行調整，派遣人員臨時性地幫助檔案管理人員進行本職工作，這就導致了人員專業素質的水平低下，導致檔案管理疏忽及紕漏的出現。
（三）電子檔案管理不重視
基層法院對檔案管理的認識不全面，認為檔案管理更多的是對紙質文件的管理，對視頻、音頻、等電子檔案的管理產生疏忽，導致很多音像資料的流失，為資源共享數據庫的完善帶來很大損失。
三、基層法院檔案管理若干建議
（一）細化檔案管理
基層法院檔案管理具有及其龐雜的特點，眾多的檔案管理基數，為工作的開展帶來了很大的困難。所以基層法院應對以往的案件的管理進行大規模的普查，綜合整理案件檔案，對沒有利用價值的案件檔案進行篩選排查。并且在檔案管理方面細化檔案的保存時間，縮小檔案管理困難，規范化檔案管理工作流程。除此之外對檔案進行信息化管理，減少紙質檔案數量，建立全面的信息查詢系統大規模的解放人力。
（二）提高檔案管理人員素質及配備
針對基層檔案管理人員素質不夠專業的問題及相應人員配備不充足的問題，基層法院應定期的對人員進行培訓，培訓過后及時對人員進行考核，并且及時安排人員進行相互交流及進修，綜合的提高檔案管理人員素質。針對人員配備不充足的問題，基層法院應更改管理人員的薪資待遇及福利，提高人員對其工作的重視。
（三）加強紙質檔案信息化
紙質檔案數量的增加導致檔案管理工作難度的加大，并且紙質檔案具有不易保存等特點，空間占據量也極大。并且紙質檔案的保存還用注意防火、防潮、防蟲。所以在對應的紙質檔案的管理方面，基層法院應建立信息化的檔案管理方式，使紙質檔案更大程度的進行數字化儲存，不僅可以增大檔案的信息儲存量。并且隨著信息化時代的到來，科學技術更便于檔案的查找翻閱，加大信息儲存量的同時，實現信息資源共享。全面提升基層法院工作質量與效率。
四、結語
現階段基層法院在檔案管理、儲存、信息查找等方面存在著嚴重的不足，這是現階段我國基層法院有待解決的問題之一。在法制化進程逐步加快的今天，對基層法院檔案管理工作的要求也逐漸增加。基層法院應順應現代化進程的要求，準確把握基層管理的重難點，采取現代化的手段與措施，逐步完善基層法檔案管理工作。
【參考文獻】
[1]周千淇，周超良. 基層法院檔案管理的幾點思考[J].蘭臺世界，2015（29）：66-67.
一、抓好規范化，夯實基礎
人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監督的重要依據和必要條件。抓好各類檔案規范化是保證檔案管理質量的基礎，是實現檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規范化上應做到把好“三關”。
（一）把好“收集關”，基礎材料規范化
法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照法律、法規及上級的要求，認真細致、按時保質地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質量。
（二）抓好“整理關”，科學立卷規范化
法院綜合檔案室的管理人員要加強對各職能部門檔案工作的督查和指導，職能業務部門要加強與檔案業務部門的溝通與交流，齊心協力抓好檔案基礎建設，制定統一、科學的檔案整理方案，增強訴訟檔案規范建設的可操作性，提高訴訟檔案建設的整體水平。要把法院系統檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關規定有機的結合起來，從而真正實現基層法院檔案的規范化。
（三）強化“考核關”，促進檔案規范化
針對近年來基層法院書記員新招人員較多，在業務能力上參差不齊，在檔案管理上時有問題發生。因此，這就要求基層法院在加強業務培訓的同時強化考核，使每個相關人員加強工作責任心，深刻認識做好檔案工作的重要性和必要性，從而提高做好檔案工作的自覺性，并通過量化考核，獎優罰劣，彰顯檔案工作在基層法院工作的應有地位。
二、落實制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是現代管理科學的重要方面，認真落實檔案管理工作的各項制度，是做好檔案管理工作的有力保證和重要手段。在落實上我認為應著重從三個方面：
（一）組織落實
法院的檔案管理是一個科學、合理、合情、合法的鏈條體系，單從哪一個方面，哪一個環節去落實是不夠的，必須從案件受理直至案件審結以及調檔查閱等多個環節，全方位的按照檔案法律和上級的制度去執行，所以法院的檔案管理涉及到上上下下的每一個同志，每一個工作環節，光靠幾個檔案人員是永遠不夠的，這就需要領導的高度重視，并建立一套組織體系，從各項工作的源頭，從案件的起點就一絲不茍地抓好檔案管理，要求各項工作落實到位，形成一級抓一級，一層抓一層，壓力傳遞，人人負責的良好氛圍和責任意識。
（二）不斷完善
隨著社會發展，改革創新的不斷深化，面對新的形勢，原有的制度、規定可能就不能完全適應新的形勢的需要，因此，這要求我們要用創新的理念，創新的思維去不斷地完善和健全規章制度，對已有的檔案管理制度，要根據新近頒發的檔案法規和規定，該廢止的要廢止，該修改的要修改，該制訂的要制訂，從而適應法院檔案發展的需求。
（三）長效管理
牢固樹立長效管理的科學發展理念，摒棄“為爭創而爭創”和“管理達標萬事大吉”的思想，將檔案管理責任落實到法院業務管理工作中去，進一步明確各業務崗位的職責分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日常化、規范化、制度化，使歸檔驗收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規范的落實，從而使基層法院檔案管理工作長效有序的發展。
三、依托信息化，科學發展
法院檔案信息化建設是拓寬檔案服務利用外延，提高檔案服務效能的重要手段。因此基層法院在檔案管理信息化進程中要做好以下三方面的工作：
（一）加強信息化基礎設施建設
軟硬件基礎設施建設是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。這就要求基層法院在檔案信息化建設過程中要舍得投入資金，在添置必要的硬件設備如計算機、掃描儀、服務器等的同時，亦要積極加大適應基層法院檔案管理實際工作的軟件設備的開發和利用。
（二）加快檔案信息庫的建設
檔案信息資源共享的前提是各類
信息資源數據庫的建設。因此在檔案信息化建設過程中，不光要對室藏檔案數字化，同時還對新生成的文件進行數字化。充分利用計算機技術、掃描技術等多種現代化技術，實現電子檔案與紙質檔案同步歸檔，建立一個有序結構的檔案信息庫，為法院檔案信息在線查詢，交換和共享提供服務。
（三）加大檔案人才隊伍的建設
但不可否認的是，隨著人民群眾司法需求的增長，法院訴訟檔案管理體系在組織設置、制度建設、科技管理等方面也逐漸暴露出諸多與形勢任務不相適應的問題，亟待完善。其中最為突出的是缺少整體規劃和統一標準，在庫房建設、信息化建設等工作中，各家法院各自為政，導致一方面是重復建設、形成浪費，另一方面又因財力等因素導致庫房不足、管理系統難以完善，各院之間無法兼容，致使訴訟檔案跨院、跨省借閱難以實現。為此，建議從訴訟檔案管理的自身規律和未來發展趨勢綜合考慮，有效整合各類資源，在高級法院設立訴訟檔案管理中心，建立中心庫房，統一保存、管理實體檔案，同時，走科技強院之路，充分利用高科技手段，將單一實體檔案轉換為實體檔案和數字化檔案并存，實現檔案管理工作真正意義上的信息化，從而全面提高訴訟檔案管理體系的整體性、科學性、規范性。
一、當前訴訟檔案管理工作中存在的主要問題
(一)管理體制不健全
1、基礎規定過于滯后。當前法院檔案管理工作依據的法律法規是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《機關檔案管理工作條例》以及最高法院法(辦)發[1991]46號文件的有關規定。其中，制發于1991年的46號文件(包括《人民法院檔案管理辦法》等8項規章制度)是當前法院檔案管理工作的基礎。由于46號文件中的相關規定已經嚴重滯后，不能適應當前法院檔案管理工作的需要，一線法院檔案管理部門迫切需要一套適應新時期工作，便于執行的訴訟檔案管理辦法。
2.管理模式不科學。目前是各級法院各自管理本院自身形成的訴訟檔案，在管理上只重層級，不重集中統一。由于大多數基層法院的人、財、物力量有限，實踐中訴訟檔案庫房嚴重不足、檔案人員匱乏成為普遍現象。同時，由于各自為政，不同法院的規定不盡相同，加之實體卷宗使用不便、借閱環節上的安全無法充分保障等特點，導致跨院、跨省借閱訴訟檔案時難度較大，法院之間、檢法之間因此產生的矛盾日益凸顯。
3.管理手段不專業。其中最為突出的就是歸檔率的統計不科學，沒有標準的統計辦法，依據各法院信息化程度的高低做法不一。一般在審判管理軟件中未包含歸檔管理項目的法院，是依據各業務庭自己上報的應歸檔數和未歸檔數據來統計歸檔率，無法做到客觀全面。
4.監督、激勵機制不完善。目前，法院檔案管理工作是接受檔案局和高級法院檔案管理部門的雙重業務指導。法院系統自身至今還沒有設立專門針對檔案管理工作進行表彰的項目，尚未形成有效的激勵機制。
(二)信息化過程中標準不統一
當前，在“科技強院”思想的指導下，全國各地法院加快了信息化建設進程，訴訟卷宗數字化作為其中一項內容，也正在蓬勃開展。但是由于大多數都是各級法院各自獨立研發管理軟件，在設計上對檔案管理項目的歸屬未能形成統一的指導思想。由于訴訟檔案的專業性，一些普通的電子文件標準并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統整合和數據共享需求，必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統一的設備標準、參數標準、接口標準。
(三)人、財、物保障不到位
1.庫房緊缺。近年來，隨著案件數量的激增，訴訟卷宗檔案數量劇增，所需空間急劇膨脹。而紙質實體卷宗具有原始性與不可替代性，因此即使訴訟檔案卷宗已經電子化，其仍需保存。按照規定，訴訟檔案保管期限最短的也要存放30年。囿于建設規劃標準及客觀實際，因訴訟爆炸本已在審判辦公用房方面捉襟見肘的各基層法院，無力、無處再擴建檔案庫房，檔案庫房嚴重緊缺。
2.人員編制短缺。法院系統是嚴重缺人的國家機關之一，“案多人少”的矛盾十分突出，法院有限的編制只能向一線審判部門傾斜，難以再為檔案部門配齊、配足人員。基層法院檔案管理工作總體局面是人少事多，忙于完成查收卷宗等基本任務，無力再進一步開展檔案管理創新與編寫檔案史料等檔案編研工作。
3.卷宗移轉不安全。訴訟檔案在審判過程中頻繁流轉不利于訴訟卷宗的安全。從一審、二審、申訴、再審、執行、抗訴等程序中的調卷、退卷過程中容易發生卷宗的損毀丟失。
二、完善訴訟檔案管理體系的設想
(一)構建新的檔案管理組織架構和科學的管理機制
1.設立各省法院檔案管理中心和中心檔案庫房。《檔案法》第二條明確規定，國家一切機關團體、企事業單位和其他組織所形成的檔案必須歸國家所有;第五條規定，檔案管理工作實行統一領導，分級管理的原則。訴訟檔案是國家檔案全宗的重要組成部分，法院是國家審判機關，以法院為全宗單位，以全宗為核心，實行訴訟檔案的分級集中統一管理是維護訴訟檔案真實性、可靠性的有力保障。長期以來各級法院各自管理其產生的訴訟檔案，只是做到了分級管理，沒有體現集中統一的優勢。
建議在高級法院以及部分中級法院設立集中統一管理轄區訴訟檔案的管理中心，建設中心檔案庫房集中存放基層法院的紙質卷宗。基層法院僅保留周轉庫房，保證實體紙質訴訟檔案形成后5年內的存放和保管。
2.建立健全訴訟檔案管理制度。建議最高法院盡快組織各法院通過認真細致的調研論證，制定新的訴訟檔案管理制度辦法，重點強調明確以下四方面內容:一是確定卷宗材料的排列順序。重點關注新增類型材料的放置位置。二是在立卷歸檔制度中強調卷一的索引功能。三是對照新修訂的民事訴訟法等法律法規及司法解釋，重新制定案由和保管期限的相關規定。四是建立科學有效的歸檔率統計模型，為各項考核提供公平、有力的基礎數字。
3.創新管理方式。一是建立調離人員檔案交接監督機制。二是搞好配套開發。探索研發裁判文書制作系統，將裁判文書從啟動、呈批、審查、印刷的整個流程電子化，達到真正的無紙化審判。
4.科學配置人力，強化業務培訓。檔案管理工作本身具有較強的專業性，法院的訴訟檔案具有更強的專業性。不論采用何種編制的人員，都應當保持檔案隊伍的相對穩定，保證檔案人員政治過硬，不斷提高檔案人員的業務能力。
5.完善激勵機制。可以考慮設立法院檔案管理先進工作者獎項，以充分調動法院檔案管理工作人員的工作積極性和主動性。
(二)訴訟檔案信息化的解決思路
1.標準先行，科學規劃。檔案的信息化建設必須以科學發展觀為指導。建議由最高法院根據訴訟檔案管理的實際需求出臺法院系統的訴訟檔案的電子化標準，指導和規范全國各級各類法院訴訟檔案電子化。在當前不能夠統一開發商和統一應用軟件的情況下，作為訴訟檔案電子化的基本依據，并采取相應措施促使各級法院在系統開發中嚴格遵守，以便于在今后的發展中實現數據結構的統一。
2.建立統一的訴訟檔案管理軟件。各行各業應用管理軟件的統一是大勢所趨。建議由最高法院統一標準，統一軟件，保證最高法院對全國法院訴訟檔案資源的有效采集，真正實現由上到下的四級檔案管理體系。
3.創建電子檔案查詢體系。全國法院系統均實現電子化歸檔后，在四級法院建立一個完整的電子檔案查詢系統，與現有的法院案件信息管理系統整合在一起，凡是上訴或進入審判監督程序的案件，根據一定的審批程序，向有關法官開放電子卷宗。這樣可以極大地減少審判過程中的調卷量，緩解審判庭和法院檔案部門的工作壓力，也可以減少卷宗在調閱過程中出現的沖突及案卷丟失的風險。
4.訴訟案卷數字化并卷。在訴訟檔案管理中，同一原、被告的案件在不同的審理階段會形成不同的卷宗，如減刑假釋案件、申訴復查案件、再審案件、執行案件的卷宗原則上都應該采取并卷的方法進行管理，達到全面掌握案件各階段審理情況的目的。
一、人民法院檔案信息化建設的概念與沿革
檔案是指“國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。” 人民法院的工作中形成的檔案大部分是訴訟檔案,屬于國家重要的專業檔案,訴訟檔案是“人民法院審判活動的真實記錄,是做好審判工作,實行審判監督的重要依據和必要條件。” 訴訟檔案的管理工作與審判工作密不可分。數字化則是“將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據,再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型,把它們轉變為一系列二進制代碼,引入計算機內部,進行統一處理,這就是數字化的基本過程。” 人民法院檔案信息化,就是指利用計算機、掃描儀、圖像處理技術等現代化信息技術將傳統介質的紙質訴訟檔案,進行數字化處理,進而形成數字檔案信息資源并應用于實際的過程。
隨著計算機技術的發展興起,法院檔案信息化以此為基礎開始起步。70年代末80年代初,計算機剛剛引入,我國檔案界便開始嘗試運用計算機輔助檔案管理工作。到了90年代末,在信息化整體戰略的助推下,國家和地方政府對檔案信息化建設的投入大幅增加,檔案部門配置的信息化設備增多,檔案從業人員的計算機應用能力迅速提高,檔案信息化建設的相關法規也得到了進一步的完善,檔案信息化建設進入了快速發展時期。進入21世紀后,國家檔案局相繼頒發了《全國檔案信息化實施綱要》及《全國檔案事業發展“十二五”規劃》等文件,要求“建立與國家經濟和社會發展相適應的檔案工作體制與機制,充分發揮檔案和檔案工作服務各項建設事業、服務人民群眾的作用” ,這標志著我國的檔案信息化事業進入了系統發展階段。
二、吳中法院檔案信息化的具體實踐
2012年4月28日,江蘇省檔案局印發了《江蘇省檔案信息化“十二五”發展規劃》,要求各市檔案局、省級機關各單位,結合本地區、本單位實際貫徹執行。如今,江蘇省法院系統已全面邁入檔案數字化進程中,蘇州市吳中區人民法院亦緊跟步伐,持續走在全省前列。2008年,吳中法院獲得了江蘇省第一批檔案五星級稱號,并于2010年順利通過復查。
為更好發揮檔案資源服務審判、服務社會的職能作用,吳中法院于2012年全面啟動檔案數字化工作。一方面對庫藏的歷史檔案集中進行數字化加工,建立數據庫以備連網。截至2014年底,該院共掃描各類檔案186492卷、314546冊,對庫藏所有經濟、執行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗進行了數字化掃描,順利完成當前檔案信息化建設的目標。另一方面對在辦案件實現“即收即掃”同步數字化,以備辦案過程中的查詢利用和共享。掃描公司特派專員進駐檔案科,書記員整理材料完成后直接交付掃描專員進行信息化處理,以保證信息檔案的即時性,借查閱卷宗均實現電子化。
該院的具體做法是:一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數字化工作,多次召開會議,聽取匯報,研究方案,部署工作。在人案矛盾突出、辦公經費偏緊的情況下,抽調人員充實檔案科力量,撥出專款,優先保障數字化掃描工作。二是有序推進。精心挑選實力較強、工作經驗豐富、具有相應保密資質的公司負責具體掃描工作,并督促該公司嚴格按文件要求備案;及時安排工作場地,安裝現場監控系統,制定詳細工作方案,簽訂協議,細化任務,落實責任;工作過程中加強督促檢查,發現問題及時溝通解決,確保掃描檔案完整清晰,掛接及時有效,實體及電子檔案安全。三是齊心協力。檔案科在堅持做好日常查檔、歸檔工作的同時,強化分工合作,密切配合掃描公司開展工作,每天從庫房調檔、歸檔數百卷,并加派專員每日值班。法院網絡部門積極提供技術保障和支持,擴大數據庫容量,以保障檔案數據的掛接。正是在如此條件下,吳中法院的檔案信息化建設才得以迅速發展。 三、法院檔案信息化建設的優勢及存在的問題
相較于以紙質為主要載體的檔案保存和管理,法院檔案信息化建設有三大優勢。
第一,提高查詢便捷度。檔案數字化,是實現檔案信息化的前提條件和基礎。數字化資源存儲于硬盤、光盤等數字儲存介質上,其優勢在于不易遺失損毀,復制、轉移及查詢方便快捷,大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。
第二,提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結底是訴訟檔案信息資源的開發利用,建立一體化的檔案信息化管理體系,把檔案管理納入局域網建設總體格局中,減少人力、物力、財力資源的占用,既便于管理,又能夠實現資源高度共享,從而擴大檔案利用率,提高全社會的檔案意識。
第三,降低空間占用率。現在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫
藏檔案“爆滿”的問題,隨著微縮技術、掃描技術、光盤技術的運用,檔案信息的儲存量大幅提高,存儲密度大大高于紙質檔案,利用很小的空間就可以保存大量的信息,而且開發利用的速度快,易操作。但在法院檔案信息化實際操作中,也難免遇到一些問題。 首先。法院干警“重紙質輕數據”的思想仍然存在。一些法院干警對數字化的檔案存在抵觸情緒,特別是一些工作年限長、年齡較大的干警,對于翻閱傳統紙質檔案的工作模式已然習慣,對數字化檔案管理的接受度較低,有些甚至不熟悉計算機操作,仍舊要求借閱紙質檔案,造成電子檔案的“有而無用”。
其次,檔案管理軟件本身開發尚不完善。應用于檔案管理的軟件還不成熟,其穩定性、實用性還有待加強,軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時有發生。
再次,數據在不同系統中轉錄易出現差錯。法院的數字化檔案是在多個平臺上產生,以江蘇省法院采用的辦公系統為例,檔案數據由信息管理系統轉入檔案管理系統,或由辦公管理系統轉入檔案管理系統,需要二次加工,再次錄入難免出現一定比例的人為誤差,不能完全確保檔案的真實性和準確性。
最后,專業數字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出,法院訴訟檔案的掃描工作,大多由相關專業公司派駐員工進行數字化處理,這些員工精通數字化掃描工作,但對法院本身的工作全無了解,對紙質訴訟檔案的形式及內容亦無基本概念,也會一定程度上增加訴訟檔案數字化的錯誤率。
四、完善人民法院信息化建設的建議
第一,加強檔案工作與使用人員的培訓。一方面,根據信息化檔案管理使用的新技術、新軟件的特點,對法院檔案部門人員進行培訓,另一方面,對外聘的數字化專業公司人員進行法院檔案基本內容、構成方面的培訓。此外,要抓好檔案的安全教育和維護教育工作,使檔案調用人員在接受便捷的信息化檔案服務的同時,樹立檔案安全負責的意識,已有掃描電子檔的訴訟檔案,均不再以實體借閱形式對外借卷,盡量降低檔案安全管理的風險。
第二,建立健全安全防范體系。積極應用先進的計算機技術,照片修復技術,電子信息回復技術,計算機錄音處理技術等,為檔案安全提供技術支持。切實落實異地備份制度,對有多套檔案或檔案復制件的,確保異地存放至少一套,以防重大災害或事故對檔案造成毀滅性損失。
一、法院檔案及其管理工作的特點
法院檔案主要由行政文書檔案、訴訟檔案、會計檔案、基建檔案、照片檔案、聲像檔案及實物檔案七部分組成。其中數量最多且利用最頻繁的是訴訟檔案，這部分檔案專業性強，較為分散，也是保管難度最大的一種檔案類型。隨著全國法院審判信息管理系統的啟用，各地法院將案件信息錄入電腦，實際上形成了紙質檔與電子檔雙向保存的情況。因此，法院檔案管理工作的重點即是處理好相關訴訟案卷紙質檔保存利用及電子檔收錄統計的雙重任務。具體管理環節中，法院檔案與其他類型專門檔案也存在較大不同。從案卷信息的歸類方式到編排方法，從案卷實體的收集整理到入庫存放，從檔案資料的調取利用到歸還反饋，都不同于其他類型檔案。法院檔案及其管理工作主要有以下幾個特點：
(一)檔案珍貴，且具有損壞不可逆轉的特點
法院檔案記錄了法院訴訟活動的過程，大部分卷宗都是由獨立訴訟材料裝訂而成，其中的法律文書及各種簽名訴訟材料都是只有一份的珍貴材料，尤其是當事人提交的原始訴訟證據，都是孤本，這些材料都是反映訴訟活動的重要依據和證明。
(二)保管數量多而分散，分類方式復雜
隨著法制建設的不斷完善，訴訟活動要求的文書記錄越發詳細完整，導致訴訟檔案數量不斷增多，遠超過其他系統的檔案數量。同時訴訟案卷的裝訂是以案件為立卷單位的，案件與案件之間并無緊密聯系，因此在檔案保管上就相對分散。對于案卷的分類方式主要是采用多維度方法，包括案件類型、案號、年份等多個專業性很強的維度，使得檔案分類方式及電子信息記錄都比較復雜。
(三)檔案保管期限長，且時間跨度不統一
根據《人民法院檔案管理辦法》的規定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。并且根據案件的不同性質，有不同的處理方式。這使得檔案保管工作必，貞有時間針對性，以達到節約庫存空間，準確把握庫存信息的管理目的。
(四)檔案存儲形式多樣化
法院檔案不僅僅局限于紙質的檔案形式，還有一部分是聲像類檔案及實物類檔案。聲像類檔案易損易丟失，并且在不適當的環境下可能導致不可修復的嚴重后果。因此對于聲像類檔案的保存管理，就需要管理人員區別對待，及時做好備份工作，以免電腦、程序病毒等意外事故導致資料丟失。實物類檔案具有品種繁多、性質各異的特點，對于此類檔案就應具體對象具體分析。
(五)訴訟檔案利用率高，使用頻繁
一方面，國家公安、安全機關及檢察機關在打擊犯罪、維護社會治安和國家安全的工作中，需要經常查閱有關的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索、證據材料及相關的法律依據。另一方面，當事人申請再審、申訴上訪等，法院本系統在開展案卷評查、講評分析、抽查等審判管理活動時，都需要從檔案室重新調取案卷，往往涉及數量較多、規模較大。
(六)紙質檔案與電子檔案雙重備份
隨著全國法院審判工作信息化電子化的進程，各地法院將案件信息錄入信息管理系統，形成了案件電子檔案，是一個紙質檔案和電子檔案雙重備份的格局。因此管理人員不僅耍確保這兩種信息完整準確，更要關注兩者之間是否對應無誤。
二、法院檔案管理的現狀及問題
(一)檔案管理工作人員的綜合素質偏低
隨著法院檔案工作的信息化不斷推進，檔案工作人員的素質及技術水平與信息工作實際要求之間的矛盾越發凸顯。人員素質參差不齊、整體素質低、工作適應性不強，很難適應檔案管理的網絡技術、信息化管理手段和方法的應用要求，對進一步研究和探索檔案管理工作，促進檔案管理工作發展形成了制約。
(二)資源共建共享機制缺乏，對檔案的利用手段單一法院內部缺乏資源共建共享的電子平臺，檔案狀態信息不詳，往往借卷人和調檔部門事先無法知曉所查閱檔案的狀態信息，一定要到檔案室詢問，檔案工作人員查詢系統后方知是否可借。該過程中就易產生操作上的無效勞動，造成調檔工作的低效。另外，法院訴訟檔案的利用手段單一，一般只負責借閱檔案一項業務，屬于被動檔案管理；而整理、統計、開發、編研等工作幾乎為空白，缺乏主動開展檔案管理及服務的意識。
(三)案卷調卷操作信息滯后，對檔案的利用未建立相應的反饋機制
法院的案卷調取基本都是臨時緊急性質的調卷，因此存在實體操作先進行，后續再將借卷、歸檔信息輸入信息系統的現象。這樣操作的結果是信息處理滯后于實體操作，易產生實體操作與系統信息的不對應等問題，給后續的工作造成一定的困擾。同時，未建立相應的檔案利用反饋機制，使得檔案室對檔案利用的情況不了解。只是單一的從事檔案歸檔借出的操作，不利于檔案價值的社會效益體現。(四)輕視文書檔案的信息化處理由于以審判工作為主的單位性質和由此而長期形成的習慣，導致法院重訴訟檔案、輕文書檔案的現象較普遍。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個環節，訴訟卷宗都比文書資料受到禮遇，檔案保管的重心也在訴訟檔案上，對于文書檔案歸檔工作重視不夠，一些重要的文書檔案、基建檔案、照片檔案、實物檔案等缺乏系統規范的電子信息記錄。
三、加強信息化建設的幾點對策
(一)建立檔案信息共享機制，開放部分檔案查詢信息
運用計算機網絡技術，檔案管理部門可以在自己的網站上提供已開放的檔案信息數據庫、檔案卷宗、目錄等檔案信息資源。法院可以借鑒圖書館借閱信息平臺的模式，建立專門的檔案信息檢索入口，在安全和保密的前提下，把豐富的檔案資源放在網絡上，便于調檔部門自行查詢和利用檔案信息。計算機信息技術的介入使得檔案數據能以更快的速度和更少的手續被法院相關部門獲得，節省了以往在部門之間調取檔案所耗費的人力、物力以及時間，提高了工作效率和管理水平。
(二)引入條形碼射頻技術，提高信息輸入的效率與準確性
針對信息流與實物流不同步，存在滯后現象的問題，法院可以引入條形碼射頻技術，提高信息輸入的效率與準確性。條形碼技術最早產生于風聲鶴唳的二+世紀二+年代，誕生于威斯汀豪斯的實驗室里。條形碼是迄今為止最經濟、實用的一種自動識別技術。條形碼技術具有以下幾個方面的優點：①輸入速度快：條形碼輸入的速度是鍵盤輸入的5倍，能實現“即時數據輸入”。②可靠性高：采用條形碼技術誤碼率低于百萬分之一。③采集信息量大：利用傳統的一維條形碼一次可采集幾十位字符的信息，二維條形碼更可以攜帶數干個字符的信息。④靈活實用：條形碼標識可以和有關識別設備組成一個系統，實現自動化識別。因此，條形碼是現代管理中不可或缺的電子信息工具。
第一條為了保障學校的安全，維護學校正常的教育教學秩序，保護學生、教職工的合法權益，根據有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。
第二條本市行政區域內國家或者社會力量舉辦的高等學校、中等專業（技術）學校、中等職業學校、中小學校（含特殊教育學校）、幼兒園（以下統稱學校）的安全管理，適用本條例。
第三條學校安全工作遵循以人為本、積極預防、依法管理、社會參與、各負其責的原則。
第四條各級人民政府對本行政區域內學校的安全工作負有領導、協調、監督、檢查的職責，應當將學校安全工作納入社會治安綜合治理和安全生產目標責任制；對在學校安全工作中成績顯著或做出突出貢獻的單位和個人，應當給予表彰、獎勵。
第五條市教育行政主管部門對全市學校安全工作進行指導和監督。縣（市、區）教育行政主管部門對本轄區內所屬學校安全工作實施具體指導和監督。
教育行政主管部門、人力資源和社會保障行政主管部門等學校主管部門在規定的職責范圍內負責所屬學校的安全管理工作。
公安、消防、文化、衛生、工商、建設、規劃、城管和行政執法、住房保障和房產管理、國土資源、環保、地震、氣象、安全生產監管、食品藥品監管、人力資源和社會保障等部門在各自職責范圍內負責學校安全工作。
第六條學校對本校安全工作負有管理責任，校長是學校安全工作的第一責任人。
第七條學校安全經費由學校的舉辦者予以保障。
第二章學校安全工作制度
第八條學校應當建立下列安全工作制度：
（一）安全教育宣傳制度；
（二）安全保衛、安全隱患排查和整改制度；
（三）消防、衛生、食品、自然災害、交通等突發事件和安全事故的應急預案、報告和處理制度；
（四）教育教學設施和生活設施安全管理制度；
（五）餐飲服務、食品、飲用水衛生安全管理制度；
（六）藥品、危險品、實驗室物品管理制度；
（七）衛生防疫和重大傳染病的預防和處理制度；
（八）交通安全管理教育制度；
（九）學校組織的校外活動申報審批制度；
（十）安全工作獎懲制度；
（十一）其他必要的安全管理工作制度。
第九條高等學校應當設立專門的安全保衛機構，配備專門的安全保衛人員和設備。
中小學校和其他學校應當配備經過保安培訓的專（兼）職安全保衛人員。
第十條學校安全保衛機構和人員履行下列職責：
（一）落實學校安全工作制度，維護學校治安秩序，預防和制止校內違法犯罪活動；
（二）做好學校防火、防盜、防食物中毒、防治安事故工作；
（三）查驗出入學校人員的證件和車輛、物品的有關手續；
（四）管理學校安全防范設施，及時排查、報告安全隱患，并采取整改措施；
（五）保護在學校內發生的刑事、治安案件及火災等事故現場，協助公安機關維護現場秩序，配合相關部門做好調查、處理工作；
（六）負責學校安全防范宣傳教育工作，協助相關主管部門做好學校周邊的安全管理工作；
（七）學校交辦的其他安全管理工作。
第十一條學校應當制定學期、學年安全教育計劃，開設安全教育課，配備必要的安全教育教材，每學期安全教育課時折合不少于8課時。
根據學生的不同年齡、認知能力和法律責任能力，采取安全管理保護預防措施，對學生進行安全教育、管理和保護，每學期至少組織一次學生應急演練活動。
有條件的學校應當設立心理咨詢室，配備專職或者兼職心理咨詢輔導員，開設心理健康輔導課程或者講座，對學生開展心理健康咨詢輔導。
第十二條學校每學期放假后第一周為安全工作隱患排查周；學校每學期開學后第一周和放假前最后一周為安全教育宣傳周。
第十三條教育行政主管部門應當制定學校安全工作考核目標，建立學校安全工作責任制和事故責任追究制，加強對學校安全工作的檢查指導，督促學校建立健全并落實安全管理制度。
第十四條教育行政主管部門應當將安全教育列入教育教學計劃，定期開展學校安全保衛人員的培訓教育活動，根據學校安全教育需要,聘請公安、消防、地震、電力等有關專家組成學校安全教育專家庫,定期組織專家對學校開展專業安全教育，指導學校對學生進行安全教育。
教育行政主管部門應當幫助中小學校從法院、檢察院、公安、司法、政府法制、律師事務所、高等學校等單位中選聘有經驗的法律工作者擔任學校的兼職法制副校長或者法制輔導員。兼職法制副校長或者法制輔導員應當對學校師生進行法制教育，協助學校檢查落實安全制度，每學期不少于兩次。
第三章學校安全管理
第十五條 學校舉辦者應當提供符合國家安全標準的校舍、場地以及其他教育教學設施和生活設施。
教育行政主管部門和學校主管部門應當定期對校舍、相關設施進行安全檢查，發現存在安全問題的，及時督促學校予以維修、改造。
學校應當建立健全校舍安全檔案，對校舍、場地、教育教學和生活設施進行安全檢查；發現存在安全隱患的，應當停止使用，及時維修或者更換；維修、更換完成前應當采取必要的防護措施或者設置警示標志；發現存在重大安全隱患的，應當及時書面報告主管部門和其他相關部門，并委托有資質的鑒定機構進行安全鑒定，根據鑒定結果，予以維修、改造。
第十六條新建學校或者將現有建筑物改建為學校，應當按照建設工程管理程序和有關規定，通過規劃、消防、環保、國土等部門驗收和建設行政主管部門竣工驗收備案。未通過驗收和備案的，教育行政主管部門不得發放辦學許可證。
第十七條學校舉辦者和學校不得采購、使用無生產許可證或者無相關安全性能證明的教育教學設備和生活用品、用具。
第十八條 學校對教學、科研、社會實踐等活動需要的易燃、易爆、有毒、放射源等危險品，應當設立符合條件的專門場所，指派專人保管，并制定購買、運輸、保管、使用、登記、注銷的安全管理措施。
學校在進行物理、化學、生物等實驗、教學演習、實訓課和體育課教學前，應當對儀器、電路、化學試劑、藥品、體育活動設施、場所進行檢查，確保其安全。
第十九條學校應當在校內具有危險性的教育教學和生活服務設施、設備、建筑物、場所設置安全警示標志牌或者安全警示圍欄；在教學樓、圖書館、食堂和集體宿舍等場所配備應急照明裝置，設置安全出口標志，保證疏散通道、安全出口暢通。有條件的學校應當在學校門口、學生宿舍門口、教學樓門口、圍墻邊界及其它需要監控的重點部位安裝視頻監控、報警等技防設施，并與公安機關聯網。
中小學校、幼兒園應當在學生上學、放學、課間以及遇緊急情況需要疏散學生的時段，安排教職工引導學生有序通過校內易發生人群擁擠的通道，避免擁擠踩踏事故的發生。
第二十條 學校用于接送學生的車輛必須依法進行安全檢測，保持良好的車況；學校不得借用、租用沒有有效安全檢測證明的車輛接送學生。
學校應當在專門用于接送學生的車輛上噴涂由公安交通管理部門統一規定的顏色和標志。
在接送學生時，校車要配備一名以上專職管理人員，負責維護車內秩序和保障上下車時學生的安全。接送學生的機動車駕駛員應當身體健康，具備相應準駕車型5年以上安全駕駛經歷，且最近3年內任何一個記分周期無違章12分記錄，無致人傷亡的交通責任事故。
第二十一條中小學校對學生進行勞動技能教育以及組織學生參加社會實踐、勞動、郊游等各種活動，必須確保學生安全，并按照每班至少兩人的數額安排教職工進行全程陪護和管理。
學校或其他單位不得讓學生接觸有毒有害物質或者從事不安全工種的作業；不得組織學生在公路上進行體育鍛煉和體能測試等活動；不得組織學生參加任何商業性慶典活動。
學校組織學生參加軍事訓練時，應當與軍事部門共同做好安全教育及防范工作；有實彈訓練項目的，必須按照訓練規程組織實施。
第二十二條有寄宿生的學校應當制定住宿學生安全管理措施，指定正式教職工專門負責住宿學生的生活管理和安全保衛工作。
第二十三條中小學校周邊200米范圍內不得設置網吧、歌廳等限制未成年人進入的場所。
公安、工商、文化、新聞出版等部門應當對學校周邊地區有關經營場所進行管理和監督，依法查處違法經營行為。
第二十四條學校門前及其兩側50米范圍內不得設置集貿市場、擺攤設點、堆放雜物；不得在學校圍墻或者建筑物上搭建違章建（構）筑物。
工商、城管和行政執法等部門應當依法取締學校周邊占道經營、無證經營攤點。
規劃、建設部門應當對學校周邊違章搭建及時進行清理，對學校周邊建設工程的施工安全進行監督檢查。
第二十五條在學校校園和周邊不得從事易燃、易爆、劇毒、放射性、腐蝕性等危險物品的生產、經營、儲存、使用活動，以及設立其他可能影響學校安全的場所或者設施。
第二十六條 公安機關應當協助建立聯防機制，把學校及周邊地區作為重點治安巡邏區域，在情況復雜的學校周邊設立治安崗亭或者執勤點，對發生在校園及周邊侵害師生人身、財產權利的刑事和治安案件實行專案專人責任制。
第二十七條公安交通管理部門應當在學校周邊道路上設置完備的警告、限速、讓行等交通標志和交通安全設施，并在學校門前的道路上劃定人行橫道線；有條件的地方還應當設置人行橫道信號燈。
城鎮交通復雜路段的中小學校、幼兒園上學、放學期間，公安交通管理部門應當安排交警或者交通協管員，維護學校校門附近道路的交通秩序,必要時應當增加警力。
學校應當按照交通規則在校園內設置交通標志和交通安全設施。除緊急救助車輛外，未經學校同意，任何機動車輛不得進入學校教學區、運動區和學生生活區。在校園內因車輛行駛發生人員傷亡事故的，學校應當及時報告公安機關并協助處理。
第二十八條食品藥品監督行政主管部門應當對學校食堂的食品安全狀況進行監督檢查，并實施監督抽驗。學生用餐應當符合相應的營養標準和食品安全標準。學校食堂應當建立并執行從業人員健康管理制度，建立從業人員健康檔案。從業人員應當每年進行健康檢查，取得健康合格證明。
向學校供應食品的單位應當取得相關部門的許可證和檢驗檢疫報告，并接受相關檢測。
第二十九條衛生行政主管部門應當對學校的生活飲用水衛生狀況進行監督檢查，指導學校保障生活飲用水衛生，對學校傳染病防控工作進行監督檢查，督促學校落實各項防控措施。
第三十條環境保護行政主管部門應當對學校周邊的污染源進行監督檢查，對超標排放污染物造成環境污染的，應當依法責令有關單位或者責任人限期治理。
第三十一條公安機關消防機構或派出所對轄區內的學校每年至少進行一次消防監督檢查。學校應當成立消防安全組織機構，每學期對學校進行消防安全檢查，發現火災隱患應當及時采取措施消除。
第三十二條 教職工應當遵守法律、法規和工作紀律，履行崗位職責；不得違反工作規程和其他有關規定；不得擅離崗位，不得有侮辱、體罰、變相體罰或者其他傷害學生的行為；發現學生行為具有危險性的，應當及時告誡、制止，并告知學校及學生監護人。
第三十三條學生應當遵守法律、法規、學生日常行為規范和學校規章制度，服從學校的教育和管理；不得攜帶管制器具、有毒、有害、易燃、易爆等危險物品和動物進入學校；不得從事危及自身和他人安全的活動。
第三十四條學校發現學生有特異體質或者特殊疾病，不宜參加某種教育教學活動的，應當告知相關教師、學生本人及其監護人，并在學習和生活中給予關注和照顧；發現學生生理、心理狀況異常，不宜在學校繼續學習的，可以建議其休學，由監護人安排治療、休養。
患有不宜從事教育教學工作疾病、心理疾患的教職工，學校不得安排其從事教育教學及教學輔助工作。
第三十五條學生的監護人應當依法履行監護義務，配合學校對學生進行安全教育、管理和保護。
第四章學校安全事故救助與處理
第三十六條學校安全事故處理應當遵循及時、公正、合法、合理的原則。
第三十七條學校發生安全事故，應當根據現有條件和能力及時采取措施救助受傷害學生，通知受傷害學生的監護人。根據發生事故的性質，立即向學校主管部門和事故主管部門報告。
學校主管部門和事故主管部門接到報告后，應當立即趕到事故現場，組織救助，進行現場處置。學校應當予以配合，盡快恢復正常的教學秩序。
學校發生安全事故不得隱瞞、謊報或拖延報告。
第三十八條學校安全事故發生后，學校主管部門應當及時組織進行行政責任調查和處理。屬于重大安全事故的，由有關部門依法進行調查和處理。
學校應當配合有關部門開展安全事故調查和處理工作，不得對安全事故調查進行阻撓和妨礙。
第三十九條學生傷害事故的賠償責任、范圍和標準，依據《中華人民共和國侵權責任法》等有關法律、法規和國家的有關規定確定。
第四十條 對學生人身損害賠償的處理，當事人可以協商解決或書面請求學校主管部門進行調解，也可以依法向人民法院提訟。學校主管部門主持調解的，應當在收到書面調解申請書之日起30日內辦結。
第四十一條 在學校安全事故中受傷害學生的監護人以及其他當事人，應當與學校或處理安全事故的部門予以配合，不得辱罵、毆打教職工，不得干擾學校正常的教學秩序。
第四十二條 學校應當投保校方責任保險。政府舉辦的義務教育階段的中小學校校方責任險費用由市、縣（市、區）財政負擔；政府舉辦的其他學校校方責任險費用由學校負擔，市、縣（市、區）財政給予一定支持；社會力量舉辦的學校校方責任險費用由舉辦者負擔。
學校參加學校責任保險的，保險機構應當依據合同約定，及時參與事故處理并承擔相應的賠償責任。
第四十三條鼓勵和提倡學生自愿參加意外傷害保險。學校可以為學生參加意外傷害保險提供便利條件，但不得從中收取任何費用。
第五章法律責任
第四十四條學校發生安全事故，有下列情形之一的，視情節輕重，依據管理職責，追究相關政府直接負責的主管人員和其他直接責任人員的行政責任。構成犯罪的依法追究刑事責任：
(一)對已發現或者群眾舉報的重大、特大學校安全事故隱患不及時治理或者查處，造成嚴重后果的；
（二）未按有關規定安排學校安全工作經費，導致發生學校安全事故的；
(三)學校安全事故發生后，隱瞞不報、謊報、拖延報告或者阻礙、干涉事故調查的；
（四）其他未依法履行職責而發生學校安全事故的。
第四十五條教育行政主管部門和其他有關行政部門違反本條例規定，未履行職責的，由本級人民政府或者其上級行政部門責令限期改正、通報批評；情節嚴重或者導致學校安全事故發生的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第四十六條學校及其教職工不履行安全管理職責，有下列情形之一的，由學校主管部門對學校負責人和其他直接責任人員給予行政處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：
（一）未履行本條例規定的職責，造成重大事故的；
（二）瞞報、緩報和謊報事故，造成嚴重后果的；
（三）妨礙事故調查或者提供虛假情況的；
社會力量舉辦的學校有前款情形之一的，由學校審批機關或其他有關部門責令限期改正，并予以警告；情節嚴重的，責令停止招生直至吊銷辦學許可證，學校舉辦人、學校安全責任人或直接責任人五年內不得從事學校管理事務，構成犯罪的依法追究刑事責任。
第四十七條學生及其監護人或者其他人員在學校安全事故處理過程中違反本條例規定，擾亂學校正常教育教學秩序的，由公安機關依照《治安管理處罰法》進行處罰；造成學校財產損失的，依法承擔賠償責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第六章附則
第四十八條本條例所稱學校安全是指校園和周邊環境安全以及學校組織的校外活動安全。
本條例所稱學生是指在本條例第二條規定的學校中就讀的受教育者。
本條例所稱教職工是指在前款規定學校中工作的教師和其他工作人員。
