時間：2024-01-06 09:59:41
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【關鍵詞】檔案；文書檔案；科技檔案；聲像檔案；會計檔案
檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
國有企業檔案工作作為企業管理的一部分，必須適應現代國有企業和新時期的發展需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度。國有企業檔案工作和其他方面的工作不同，不也只局限于單一領域的活動，也不僅僅是檔案部門或檔案工作人員的事情，而是需要企業所有部門中所有趁成員工共同參與才能取得成效的一項事業，國有企業沒有創新就沒有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應創新思路，開拓檔案管理的各項功能，并積極探索和體現觀念、機制、管理的創新。
1 觀念創新，使檔案在服務中發揮經濟效益。
要管好檔案，用好檔案，首先要熟悉檔案。隨著水業的產業結構逐步調整，優化、整體的技術含量也不斷提高，檔案人員應轉變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關技術人員，深入生產車間，熟悉了解生產進經營工藝流程，弄懂技術檔案的內涵關系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數”。
1.1要確立檔案是資產的觀念。在國有企業無論是科技，還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事經營生產實踐活動的勞動結果和智慧積累，是國有企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。以產品為例，檔案財富是一種非常重要的資產，它除了具有國有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業法人認識到檔案是資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產，就會下決心做好檔案工作。
1.2要確立檔案是國有企業獨有的信息和知識觀念。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，國有企業各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開、未申請專利的知識和技術，如各種設計資料、圖紙數據等。占有這方面的檔案就是占有國有企業的技術秘密和獨有知識。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。
1.3要確立檔案具有實用效益的觀念。檔案資產是固定資產和一些無形資產的伴生物，它是在各種生產要素的配合下生產、共存并發展完善。檔案資產的實用效益是在檔案利用中發揮出來的。
2 體制創新，使檔案工作適應現代企業的高速發展。
現代國有企業制度的基本特征是產權清晰，權責明確，政企分開，管理科學。國有企業檔案工作要適應現代企業制度，就必須對國有企業檔案工作實行機構創新、體制創新和制度創新。
2.1機構創新的核心是精簡。無論哪個企業，精干是一個必然趨勢。國有企業檔案工作也要順應企業的需要，檔案管理的工作方法也必須創新，其內容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統計等為一體的“企業檔案信息中心”。這個中心機構其主要任務和職責是負責集團總部及所屬各子公司，以及各級各類檔案資料和信息的收集、整理、保管和提供利用等。佛山水業的分公司通過計算機網絡系統實行聯網，從而達到各種信息資源的聯合開發和資源共享，真正新形成一個集團化的信息聯合體，這樣符合現代企業精干、高效的原則，有利于增加國有企業檔案管理的自主性和靈活性。
2.2機構創新的關鍵是高效。國有企業進行整合改進的目的是適應市場經濟體制的需要，轉換機制，高效運行，創造最大的經濟效益和社會效益，國有企業的檔案工作管理機制也要隨著企業管理機制的轉換而創新，要激活機體，堅持沒有創新就沒有發展的最基本管理觀念，敢于否定自己，善于完善自己。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉換，提高辦事效率，充分發揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業科技創新、技術該改造的動力源之一。
2.3制度的創新的實質是要從國有企業各自的實際出發，領導支持固然非常重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規范和檔案專業人員的不懈努力。目前看來，適合各類制度、各類機制的檔案制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各子公司，不夠規范，降低了利用率，制度創新迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創新集團檔案管理制度，明確規定檔案工作的年度方針和目標，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務和責任，評價檔案活動效果的方式和方法，按月考核，年終進行總結品評比，職則責明確，獎罰分明，從而調動全體專兼職檔案人員的工作積極性，用制度來規范檔案工作。
3 管理創新。全面提升檔案工作。
3.1國有企業發展了，國有企業的檔案管理工作亦應上水平、上檔次、上規模，檔案工作的規范化形成和廣泛參與，要求提高企業全員的檔案意識和檔案業務知識，堅持依法治檔，確保“集中統一管理”就是統一領導、統一機制、統一制度、統一監督和指導，為了提高集團本部及各子公司兼職檔案員的業務水平，今年3月，集團辦公室特邀專業老師前來舉辦檔案管理的培訓，對集團各部門及各子公司近50名兼職檔案員進行為期1個月的輪流培訓。這次的特點是理論結合實際操作，到集團檔案室培訓，培訓內容對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解，授課內容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識。
3.2辦公自動化后，將出現無紙辦公，企業每個崗位都能形成
電子文檔，這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質文件和電子文件歸檔的關系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應負的責任，檔案利用的廣泛性主要表現在計算機在企業內部聯網后，企業各個部門對檔案信息資源實現的共享，檔案部門要發揮信息中心的作用，對信息的利用和保密問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。
【關鍵詞】：檔案管理信息化；計算機管理；
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
引言
本文以我自身十九年一線檔案管理工作的專業知識和崗位經驗，淺談檔案管理信息化對國企管理的重要性。隨著計算機的不斷普及和網絡的廣泛應用，原本就是重要信息資源的檔案的信息化建設顯得迫在眉睫，也理所當然地成為了各級檔案部門的發展重點，尤其是在國企的管理與建設當中是非常重要的部分。隨著社會的高速發展，經濟、文化事業也隨之發展，檔案管理工作也被賦予了更多的意義。傳統的文件收集方式和傳統的管理模式已經不能適應現代國企管理的內部建設和體制核心。所以，檔案管理的信息化具有時代性。檔案工作與國企管理同步發展，有利于檔案工作的建設，人才的培養，檔案工作的信息化，從而有利于國企管理建設的發展，使得檔案工作與時俱進，科學的發展，從而不斷改革創新，更好的為國企管理建設做貢獻，更好地服務社會，提高國企的效益。
檔案管理的信息化對國企管理的重要性是顯而易見的。以下主要從幾個方面來分類探討。
1 對于國企管理人員的意義：
1. 1、為檔案管理人員節省了時間和精力，提高了人力資源的利用率
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，不僅工作量大而且效率很低，費時費力。
檔案管理實行信息化后，檔案管就實現了自動化、實時化、網絡化。不僅大大的提高了效率，而且對于工作的準確性也有了更高的保證。
具體表現為：
數據只需一次錄入便可以多次利用：數據無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享，大大地提高了工作效率。
各種報表可以自動打印：數據錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關的收發文單據、匯總表；可以方便的打印出檔案的背脊、封面，案卷目錄、文件目錄、背考表等。
自動統計檔案信息：檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，這項工作由計算機處理，可以極大的提高管理人員的效率。
1.2、檢索查詢更加方便快捷，有效提高了工作效率
傳統的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網絡就可以實現即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。
提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。
提供網上查詢手段：國企內部的工作人員，可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息，極大的減輕了檔案管理工作人員的負擔。
1.3、檔案的查借閱工作更加可控，對于查借閱記錄更加清晰有效
傳統的檔案查借閱多為手工為主，費時費力、容易出錯，檔案管理實現信息化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。免去了很多人工的不便因素。
2 對于國企職能部門的意義：
2.1、提高整個部門的工作效率
實施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。對于檔案管理工作人員的潛能也有了更好的開發和利用。
2. 2、提高整個部門的技術水平
企業的信息化、數字化、網絡化是發展的大方向，每個部門都會在這方面投入很多的精力。只有實現檔案工作的信息化，才能和企業的發展相協調，適應不斷變化的外部環境。適應不斷進步的國企文化和內部建設。
2.3、有效的進行檔案的收集工作
檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺，檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。實現了檔案的信息化之后，檔案的收集工作就不是零星和不完整的了，就擁有了一個完整的體系。
2.4、有效的為科研服務
國企的競爭力日益加劇，科研開發也是其競爭力的重要部分。檔案管理的信息化，將檔案在網絡上共享，國企科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料,提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了國企的科研系統整體的工作效率和競爭力。
2.5、部門職能變保管為服務
檔案管理信息化以后，國企的無形資產（企業檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為國企領導和設計部門提供優質服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內部信息的信息中心。檔案部分的職能也實現了立體化，不單單是一個保管的作用，實現了企業職能的有效利用。
3 對于國企的意義 ：
3.1、 更好的收集和管理檔案
檔案是一個立檔單位為適應職能活動需要而直接產生的依法歸檔的具有保存價值的文件與材料。檔案是一種歷史活動的原始記錄。大型國企每年都要產生很多檔案資料，內容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實的記錄了立檔單位的發展歷史，對立檔單位的發展提供有利的借鑒。實行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。從而對于過去的發展提供更多有利的借鑒。
3. 2、方便二次利用、提高利用率
一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時既已形成的檔案利用起來也是相當麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案中查找，這個過程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續借。而檔案的信息化建設成功之后，檔案信息可以在內部網上共享，有控制地進行利用。這樣極大的提高了檔案的利用率，方便二次利用。
3.3、可以解決檔案損壞、丟失的問題
完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。計算機的管理可以避免重要檔案在這個過程中的損壞及丟失。完美解決了檔案的損壞，丟失問題。
3.4、形成完整的檔案信息網絡
紙質的實體不能形成信息網絡，對于檔案管理、統計、對外交流會產生很大的不便。大大降低了工作效率。而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網絡。極大的方便了檔案管理、統計、對外交流。
3.5、形成電子信息資源中心
關鍵字：國企；人事檔案管理；完善
1 引言
進入21世紀，知識在經濟發展過程中越來越重要，整個社會已經進入知識時代、高新技術時代、全球一體化時代，人本管理的時代。在社會所有資源中，人力資源是知識時代首要資源，人力資源管理與企業人事檔案管理有直接的聯系。
國有企業不僅是社會主義公有制的主要表現形式，也是社會主義基本經濟制度的主要體現特征，它在中國特色社會主義事業中，對經濟、政治、文化等各個領域都發揮著不可替代的巨大作用，是中國社會長治久安的主要經濟基礎。
當前，有人認為：人事檔案管理工作在國企中所起的作用正漸漸的淡化，員工在工作崗位上與檔案之間的聯系也漸漸減弱。原因一：因為多數國企對于員工能力的評價不僅僅局限于人事檔案所記載的內容；原因二：人才的流動越來越快，越來越多的人成為“社會人”，注重工資福利的心理淡化，在這樣的情況下，檔案作用已經不這么明顯。本人認為這種看法有點片面性，人事檔案管理工作應該被國企重視，國有企業人事檔案記錄每一個員工的個人基本資料、社會關系以及業務能力等內容，與員工工資待遇、社會勞動保證等有直接的關系，此外人事檔案是國有企業人事部門和組織部門內部選聘員工的主要依據。總之，國有企業人力資源管理的水平受人事檔案管理的水平的影響，做好人事檔案管理是國有企業可持續健康發展的基本途徑。
基于此背景，本文針對國企人事檔案管理的現狀，如國企人員基數大，檔案管理工作負責化的同時，找出國企人事檔案管理過程中存在的問題，并根據存在問題，提出國企人事檔案管理發展對策與建議，希望通過本文的研究對于國企人事檔案管理工作有所幫助。
2 國企人事檔案管理存在問題分析
近年來，為了適應市場規律，國企積極進行了大范圍的改革，國企在管理方面取得了很大的進步，尤其是人事檔案管理工作取得的進步最大，但是進步的同時也存在一定的問題，具體問題如下：
2.1 檔案管理意識不強
當前，我國國企將過多的精力放在生產經營管理、企業形象的塑造等方面，很少關注企業的內部管理，特別是不太重視企業人事檔案管理工作。多數管理人員包括高層管理人數和人事檔案管理部門檔案管理意識不強，其原因在于他們認為人事檔案管理工作不會給企業帶來實際的收益，因此，不必花過多的時間和精力在人事檔案管理工作上。這種檔案管理意識直接制約了我國國企人事檔案管理工作的開展。
2.2 人事檔案管理制度不完善
當前，國企人事檔案管理制度不完善、不科學、不合理的問題日漸凸顯，很多國企人事檔案管理正處于人工和經驗管理階段，此狀況直接影響了人事檔案管理的效率，直接阻礙了國企人事檔案管理的發展，越來越不能滿足國企人事檔案管理工作的需要。
2.3 人事檔案管理的人員水平參差不齊
國企人事檔案管理的人員水平參差不齊，有研究生學歷的，有本科學歷的，也有專科以下學歷的，很多管理人員檔案管理知識匱乏，并且缺乏專業管理能力，這影響了管理工作的效率，此外人事檔案管理人員不能夠定期參加培訓，能力得不到提高，這也影響了國企人事檔案管理水平的提高。
2.4 人事檔案內容陳舊、簡單
當前，很多國企業的人事檔案材料里面只記錄了員工的姓名、年齡扥基本資料，這樣的檔案材料已經不適應新時代檔案管理的發展。并且檔案歷史材料很多，現有材料出現缺失現象，這種人事檔案無法為用人單位晉升和輪崗提供依據。反映員工工資、職務評聘、工作業績的材料卻沒有收集完整，這直接造成人事檔案的完整性。
當然，現階段國企的用人更加的靈活，勞務派遣、短期招聘的現象經常出現，國企常常會忽視這部分員工檔案材料的管理工作。
2.5 人事檔案管理仍停留在手工的傳統管理階段
20世紀90年代以后，計算機的迅速興起直接推動了信息技術的發展，全球進入了信息化革命時代。信息化水平可以作為衡量一個國家或者地區綜合實力的重要標志，其高低不僅僅影響企業的競爭力，還影響國家的競爭力，信息化水平高，會促進企業和國家的發展。
在信息化時代，國企人事檔案管理仍然停留在手工的傳統管理階段，管理工作跟不上時代的步伐，手工的傳統管理工作和信息化管理工作相比，效率低下，并且材料在保管過程中極容易損壞。在國企檔案轉遞過程中，紙質版的材料在傳遞過程中過程復雜，丟失現象時常發生，這種情況都不利于國企人事檔案的管理，信息化管理可以幫助國企在人事檔案管理過程中實現無紙化管理，效率很高。
3 國企人事檔案管理的改進和發展
3.1 加大宣傳力度，增強檔案管理意識
人事檔案管理工作不被重視的現象出現在很多國有企業，改變這種狀況，首先從思想上下手，讓管理者了解人事檔案管理的重要性，得到領導的重視和支持，加大對人事檔案管理的資金投入，改善人事檔案管理的硬件和軟件設施，讓其增強人事檔案管理意識。
3.2 國企應實現動態的人事檔案管理
國企在人事檔案管理應該實現動態性，檔案材料應該及時的更新和補充，此外員工在查閱自己人事檔案的時候應該注意查閱流程，不僅僅要為員工查閱檔案提供方便，還應該注意保密工作。此外，還應該將一些員工獲獎狀況加入檔案里面，以便人事部門和組織部門在內部選聘員工時候有依可循。
3.3 加強國企人事檔案管理人員的培訓
若實現國企人事檔案管理的信息化，需要高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。鑒于國企人事檔案管理員工素質的參差不齊的情況，所以需要加強國企人事檔案管理人員的培訓工作。
國企人事檔案管理人員的培訓工作主要包括業務技能的培訓和基礎理論的培訓。檔案管理人員不僅僅要掌握檔案學的相關理論，還應該熟練掌握檔案管理的各種業務技能，包括檔案管理的方法、管理技巧、信息化檔案管理的操作等等。
3.4 國企人事檔案管理應實現信息化
手工的傳統人事檔案管理缺乏快速、高效的信息化管理的先進的理念。人事檔案管理的信息化已經成為人事檔案管理工作發展的必然趨勢。國企應該重視人事檔案管理的信息化，加大信息化建設滿足企業競爭和業務發展的需要，國企可以購買開發檔案管理的軟件，即人事檔案管理信息系統，此外還應該實現聯網，這樣企業之間就能夠通過網絡收集、追蹤管理檔案信息，信息化檔案管理可以提升國企人事檔案管理工作的效率。
4 總結
人事檔案管理工作是一項基礎性很強的工作，需要人事檔案管理人員付出勞動和耐心，隨著信息時代的來臨，國企人事檔案管理工作需要作出一定調整和變化，這要求國企人事檔案人員不斷的學習與實現才能做好這項工作。
綜述，人事檔案涉及每一個人的一生，不僅僅對個人非常重要，還對整個社會非常重要，國企人事檔案管理工作應該走信息化和動態管理的道路，這樣的管理模式才能促進國企人事檔案管理工作更好的發展。
參考文獻
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[4]趙亞敏.基于開放和實用的人事檔案管理改革研究[D].山東大學，2007
1.國企檔案管理工作的主要內容
檔案管理工作是企業人事工作的重要內容，反映著各個員工的工作表現及其它情況，該項工作的合理與否，會對企業干部管理工作產生十分重要的影響，也會影響企業的未來發展。
就國企檔案管理工作來說，其主要工作內容包括以下幾個方面： 第一，要做好國企內部各種檔案資料的接收、整理、鑒定、保管以及后續的保護工作，維護檔案的完整性及真實性。第二，要制定和完善國企檔案管理工作的相關規章制度，定期對各個基層單位的檔案進行抽檢，以便及時發現各種問題。第三，要加強對其它分支企業檔案管理工作的指導，加強管理培訓，保證管理工作的順利開展與落實。第四，要了解當前企業發展的實際情況，及時了解各項工作進度及行業文化等，保證各個部門做好檔案登記與管理工作。第五，要加強檔案管理的創新，提高各種檔案資源的開發及利用率。第六，要努力學習現代信息技術，利用各種計算機多媒體技術以及網絡技術等，提高檔案管理工作的現代化以及信息化水平，進一步提高檔案管理的工作效率。總之，國有企業的檔案管理工作較為復雜，需要協調各方面的因素。
2.當前國企檔案管理工作的現狀
結合自己的工作經驗，筆者對當前部分國有企業檔案管理工作的現狀進行了深入分析，并總結了檔案管理工作中存在的各種問題。
第一，部分國企對檔案管理工作的重視程度不夠，專業人才較為缺乏。很多國有企業都把關注的重點放在了經濟效益的增長方面，而忽視了檔案管理工作的重要性。在人員配置方面，很多企業都是聘用一些兼職人員或者退休人員來進行本單位的檔案管理工作。這些人員對檔案管理工作的重要性認識不足，同時也不了解檔案管理工作的基本知識與方法，導致工作過程中存在很多漏洞，嚴重影響了檔案管理工作的實效性。
第二，檔案管理工作的相關規章制度不完善。眾所周知，制度是保證各項工作順利進行的重要基礎。但是，當前國有企業檔案管理制度內容并不全面。首先，國企檔案管理的規章制度并沒有制定完善的檔案管理流程，導致檔案管理工作不能落到實處，很多檔案在流轉過程中丟失或者受損。其次，沒有制定檔案整理的統一標準，導致很多檔案的整理過程不規范，檔案的實際內容與目錄無法進行匹配。
第三，檔案管理的技術手段不合理。從國有企業檔案管理的實際情況來看，在很多國有企業的檔案管理工作中還是采用傳統的一臺計算機加普通軟件的管理手段，檔案管理手段十分落后，已經遠遠不適應社會發展的實際需要。
通過以上分析可以看出，當前國有企業的檔案管理工作水平較低，不適應社會高速運轉的基本要求。創新檔案管理工作是當前國有企業面臨的重要任務之一。
3.新時期創新國企檔案管理工作的相關措施
創新國有企業檔案管理工作，對于提高企業的管理效率，促進企業的進一步發展意義重大，這也是新形勢下國有企業發展過程中的必然選擇。同時，創新國有企業的檔案管理工作也有利于維護國有企業檔案的完整性，為企業發展提供寶貴資料。
3.1提高檔案管理人員的專業素質
人是各種活動中最活躍的組成部分，人員的素質高低將會對企業的發展產生十分重要的影響。因此，創新國有企業檔案管理工作的主要措施就是提高檔案管理人員的專業素質。首先，應該加強對檔案管理人員的業務知識培訓，進行各種實踐學習，提高其實踐操作能力。同時，加強對相關工作人員的信息技術培訓，使他們掌握各種信息化管理技術，以便順利應用各種現代化技術手段提高工作效率。另外，每個檔案管理人員都要樹立終身學習的意識，充分發揮自己的創新思維，探索新型的工作模式；同時要充分認識自己工作的重要性，提高自身的工作責任感與事業心，吃苦耐勞、愛崗敬業，從根本上提高管理工作的效率。
3.2完善檔案管理工作的相關制度
完善的規章制度是順利完成各項工作任務的重要基礎。各個國有企業應該根據當前我國檔案管理工作的相關法律法規，結合本單位檔案管理的各個環節，制定一套內容較為完善的管理制度。這樣一來，國有企業的檔案管理工作就能夠有章可循，各個工作環節及流程也會更加地規范。同時，檔案管理規定中必須包含管理的具體標準，保證各種電子檔案與文本檔案的高度一致性。
3.3提高檔案管理的信息化水平
正如上文所述，信息化水平是國企檔案管理工作現代化的重要標志之一。首先，國企要以檔案信息化建設為重點，解放思想，加大資金投入，以充分發揮計算機技術在檔案管理中的積極作用，從而帶動整個檔案管理信息化工作的全面發展。其次，國企相關工作人員要勇于探索檔案管理工作的新途徑，勇于創新，提高現有檔案管理的技術水平。再次，要加快推進國企檔案數據庫的建設，將各類紙質文本轉換成電子檔案，以便更好地保護檔案，提高檔案資源的利用率。另外，為了充分發揮檔案及資料的指導作用，國有企業應積極構建檔案信息網站，形成包括各個下屬單位在內的檔案系統網絡，為相關工作人員提供使用機會。總之，在檔案管理的過程中，相關工作人員必須勇于創新，開拓思維，提高檔案管理工作的效率及水平。
關鍵詞：國有企業；檔案管理；不足；方法；能力
前言
國有企業的檔案，是國有企業發展歷程的重要記錄，也是國有企業生產經營信息的載體。作為企業文化的重要一部分，檔案管理工作質量高低與否，影響了企業內部的工作氛圍。面對新的挑戰，改革檔案管理的模式，制定科學合理的檔案管理策略，才能替企業謀求更好的發展。重視檔案管理工作價值，端正檔案管理工作的態度，才能讓檔案管理工作服務于企業進步。
一、國有企業檔案管理工作的不足分析
多種原因的影響下，國有企業檔案管理工作并沒有達到人們的期待。重視力度不足，管理方法不規范，人員素質有限，都限制了國有企業檔案管理工作的成功。下面，我們就來分析幾點檔案管理工作的不足：
（一）國有企業檔案管理所受重視不足
檔案管理工作是一個體系性很強的工作，其涉及的內容與部門較多，工作量很大。檔案資料的收集與整理、移交與存儲，不只是檔案管理部門一個部門的事情。要完成檔案管理工作，需要國有企業投入大量的人力、物力與財力，且這項工作不能直接體現在國有企業的經濟效益里。在社會經濟競爭如此激烈的今天，許多國有企業的管理者只重視經濟績效考核，并不重視國有企業的檔案管理工作。一些國有企業的檔案管理工作因為人力、物力與財力支持的不足而無法開展，檔案資源與企業經濟活動實際不相符的問題也常用出現。
（二）國有企業檔案管理規矩度不足
目前，國有企業的檔案管理工作還存有許多弊端。一些企業過于重視經濟利益與財物管理，這些企業所留存的檔案中，大多都是會計檔案，而企業黨政文書與科研創新活動的相關檔案則很少。片面的歸檔管理，加大了企業檔案管理的片面性，不利于企業利用檔案對其發展歷程進行全面加成，也影響了企業的可持續發展。另外，國有企業在檔案管理集中性方面還有待提高。檔案管理的統一性不足，表現在各個部門獨立管理檔案，一些部門上交給檔案管理部門，一些部門獨立管理，一些部門根本不管理。國有企業內部的檔案管理機制不健全，影響了企業檔案管理工作的完整性。檔案管理混亂，影響了國有企業檔案管理工作的規范性。
（三）國有企業檔案管理人員素質不足
在很多國有企業管理者看來，檔案管理工作無關企業的經濟效益，屬于內勤工作的一部分。因此，國有企業并沒有安排合理數量的專業人員執行檔案管理工作。大多數國有企業的檔案管理人員都是沒有經歷過專業檔案管理培訓的人才，甚至有許多其它崗位工作表現不佳的人員，以從事檔案管理工作為懲罰。這些檔案管理者的專業能力不足，缺少法律意識，檔案管理行為的隨意性較強。沒有一支專業的檔案管理隊伍落實企業的檔案管理工作，直接影響了國有企業整體管理水平的提高。
二、國有企業檔案管理工作的優化方法
（一）加強對檔案管理工作的重視
重視檔案管理工作，是國有企業做好企業檔案管理工作改革的第一步。首先，要建立全新的檔案管理工作意識。無論是國有企業的領導者，還是工作人員，都要認識到檔案在企業運行與發展中的重要作用。檔案資源是企業生產運行的信息來源，也是企業文化的一部分，屬于企業的無形財產，能夠幫助企業決策者做出科學的規劃。只有人人認可檔案管理工作的價值，才能讓檔案管理工作順利進行。其次，要加強檔案管理責任意識的建立。國有企業的管理者應當做重視檔案管理工作的第一人，明確自己應當在檔案管理工作中做些什么。做好企業資源規劃，加強檔案管理工作中人力、物力與財力的投入，積極去承擔規劃與指導責任，才能促進企業檔案管理工作質量的提高。
（二）規范檔案管理工作的方式方法
對國有企業的檔案管理工作方式進行規范化升級，才能讓檔案管理工作更有秩序。第一，要優化國企的檔案管理接收機制。國有企業的檔案管理工作應當突破傳統的管理模式，檔案管理部門不能再坐等其它部門主動上交檔案，應當主動去征集檔案資料，并加大上交檔案資料的宣傳力度。用更加主動的檔案資料接收工作代替傳統的管理形式，對企業內的檔案資料進行定期擴充，保證相關檔案的及時收集。第二，要促進檔案收集范圍的科學化。在傳統檔案管理范圍的基礎上擴展現代檔案管理的范圍，不再只關注紙質檔案，同樣收集國有企業經營過程中的影像與圖片、實物資料，能夠促進檔案管理工作的全面化。第三，做好檔案管理工作信息化改革。利用信息技術與網絡平臺，建立國有企業的檔案信息數據庫，做好檔案信息的內部共享工作，才能保障檔案管理工作價值的最大化。信息化的管理模式，能夠讓檔案管理工作者擺脫傳統的手工管理模式，提升其檔案管理專業能力。
（三）建立高素質的檔案管理隊伍
提升檔案管理工作的專業水準，就要打造專業的檔案管理工作隊伍。國有企業管理者要重視檔案管理人才的招聘工作，適當提高檔案管理工作者的準入標準。在眾多應聘者中，選擇學歷較高、愛崗敬業、樂于奉獻的人員。檔案管理工作者的選擇過程一定要公正且嚴格，利用筆試與面試兩個環節去考查其檔案管理工作的專業度。杜絕劣質人員的引入，同樣要保證優秀人才不流失。另外，對于已經在崗的檔案管理工作者，國有企業要加大培訓力度，組織檔案管理人員定期學習。國有企業可以與高校建立合作關系，利用高校的教育資源去培養人才，通過遠程培訓實時提高檔案管理工作者的專業素質，督促其自主鉆研業務技巧。
（四）加強檔案管理工作的一體化改革
建立一體化的檔案管理工作體系，將檔案資料的管理與相關服務工作的提供結合在一起，才能讓檔案資源發揮出作用。國有企業實現檔案管理一體化，就是要將現代的文秘工作與檔案管理工作結合在一起，做好檔案管理控制力度，也保證檔案管理工作各個環節的合理化。從檔案資源產生的第一時間，文秘人員做好檔案的收集與整理工作，在應用過程中做好備份，保證企業各項檔案的完整性，更要合理規范檔案收集的范圍。一體化的檔案管理工作，也需要企業內部全體工作人員的參加。每一位員工都建立檔案意識，關注工作相關資料的留底與備份，能夠在無形中擴展檔案管理工作范圍的擴大，提高國有企業檔案工作的完整性。
結語
綜上所述，做好國有企業的檔案管理工作，保管好記錄企業經營信息的檔案資料，是國有企業競爭力提高的基礎。國有企業的領導與工作人員應當意識到檔案資源的重要性，保護這些保證企業發展決策科學化的基礎信息。支持檔案管理工作模式的創新，提供必要的人力、物力與財力支持，改革檔案管理，有利于國有企業成長。
參考文獻
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就我國目前企業的發展來看。大多數的企業在發展中越來越重視檔案管理，檔案管理不僅僅涉及了一個企業的人才管理，也是企業發展高度的一個見證。在檔案管理中，檔案管理工作人員起到了重要的作用，他們直接接觸檔案，是做好檔案管理工作必不可少的重要因素。
一、當前我國企事業單位檔案管理人員存在的問題
當前我國企事業單位檔案管理人員在發展中存在著一系列的問題，主要表現在以下幾個方面：
(一)對管理人員的激勵機制不健全
目前我國的企事業單位在發展中，普遍忽視了對檔案管理人員的激勵機制。很多企事業都存在著這樣的現象，企業注重對技術人員的待遇以及激勵，但是對行政人事尤其是檔案管理人員的激勵機制普遍都不健全。技術人員一般都是按照員工的技術貢獻給予經濟、精神層面的獎勵，而檔案管理工作人員的待遇始終都是固定的工資。這種激勵機制不利于提高檔案管理工作人員的積極性。
(二)檔案管理人員的硬件不完善
檔案管理人員的工作環境不順暢是很多企事業單位存在的問題。檔案管理人員的工作工具一般都趕不上工作的需要。檔案管理人員使用的電腦的系統普遍都存在問題。舉一個簡單的例子，在山東某企事業檔案管理人員。由于計算機系統出現問題，計算機的存儲內容都消失了。而檔案信息由于沒有備份，所有的東西都需要重新統計。若是計算機能夠定期檢查問題。就可以避免問題的發生。
(三)檔案管理人員的服務態度不正確
檔案管理人員的服務態度不正確是導致我國企事業單位檔案管理工作存在問題的重要原因。檔案管理人員自身能夠對工作的重視程度不夠，他們在日常的工作中沒有很明顯的服務意識。對于檔案管理工作的內容以及意義沒有深刻的了解，這樣導致他們在日常的工作中不能真正做好檔案的管理和保護工作。
(四)檔案管理人員的培訓機制不完善
在我國企事業單位中普遍缺乏對檔案管理人員進行培訓。檔案管理人員缺乏培訓就不能及時掌握檔案信息的更新換代。不利于對企事業單位的檔案信息進行管理。同時由于缺乏檔案工作的培訓，導致了檔案管理人員的工作積極性不高。不能有效做好檔案管理工作。
二、解決措施
為了解決上述提到的問題，我們提出了相應的解決措施以推動我國企事業檔案管理人員的發展，具體措施如下――
(一)健全企事業單位的激勵機制
健全企事業單位的激勵機制可以有效地提高我國檔案管理人員的積極性。我們可以從經濟層面、物質層面來對出色的檔案管理工作人員進行激勵。這樣一方面可以推動其檔案管理工作的積極性，另一方面可以有效的激勵其他的管理人員做好工作。
(二)完善硬件環境
完善硬件環境可以有效地推動我國檔案管理工作的開展。一方面完善硬件環境可以提高我國檔案管理工作人員的工作效率。檔案管理的硬件條件達到了，可以提高工作效率。另一方面可以避免檔案信息的丟失。要通過完善我國檔案管理的硬件條件來保證我國檔案信息的不丟失。要定期對檔案管理中的硬件進行檢查。以保證我國的檔案信息不出現問題。
(三)樹立正確的服務態度
檔案管理人員要樹立正確的服務態度。只有樹立正確的服務態度才能夠負責地對待工作。作為企事業的檔案管理人員首先要意識到檔案管理工作的重要性。目前很多檔案管理人員他們認為檔案管理工作可有可無。這種想法的存在對檔案管理工作的質量有著很大的影響。只有從思想層面意識到檔案管理工作的重要性，才能在實際中做好工作。
(四)完善檔案管理人員的培訓機制
企事業領導要重視對檔案管理人員的工作培訓，要不斷完善工作中的培訓機制。要定期地聘請專家對檔案管理人員進行技術上和專業上的培訓，進一步提高我國檔案管理人員的工作技能和水平。同時要對培訓的檔案管理人員進行有效的考核，以此確定企業檔案管理人員培訓的效果，真正做好培訓工作，達到理想的培訓效果。
企業的檔案在每一個企業的管理工作中都占據著非常關鍵的地位，它記錄著自企業建立以來的改革發展歷程以及它所遇到的問題和解決方案，關系著企業未來的發展方向。檔案資源是整個企業在日常的工作運行中的重要參考，是國企自創建以來的經驗以及教訓的總結，在企業的日常管理工作中，如果出現檔案上記錄的相關問題，管理人員就可以對照以前的案例來解決問題，能夠提高工作時間的有效率。而如果企業的檔案記錄、保存和管理過程中出現了一些或大或小的錯誤，企業在運行過程中不能夠查詢到檔案記錄中有相關的案例可以參考，就會花費更多的時間來思考應對方案，大大降低了企業管理的工作效率，不利于企業的自身發展。與此同時，還存在很多的國有企業依然沿用傳統老舊的管理方式，相關的設備也沒有及時更新，與新時代科學技術的發展十分不符，同樣也根本跟不上國有企業近年來的快速發展。新形勢下，隨著國家經濟技術的快速發展，國有企業進行檔案管理時許多問題也是層出不窮，傳統的企業檔案管理方式早已不再適用于處于21世紀的國有企業。國有企業想要改善檔案管理工作是一項需要長期堅持的力氣活，短期內想要提高檔案管理水平可以說是不可能的，需要國有企業堅持不懈，努力進取。
二、國有企業檔案管理工作中出現的問題
（一）領導層對檔案管理工作的關注度不夠
國有企業的領導層往往會忽視檔案管理工作的重要性，所以檔案管理部門并沒有引起管理層的重視。首先體現在國有企業對檔案管理相關工作人員的招聘工作上。許多的國有企業在招聘時往往并不重視應聘人員的專業技能，認為只要掌握一些最基本的辦公技能就夠了，這當然是對企業的檔案管理存在著很大的影響，直接就導致企業檔案管理水平的降低。其次還體現在國有企業投入到檔案管理方面的流動資金較少，檔案管理相關的員工的薪酬往往不是很高。這就降低了工作人員的工作積極性，直接導致他們對自己的本職工作就不太上心，并沒有在工作崗位上盡心盡力。最后，很多國有企業檔案管理人員的思想水平較低，并不能夠將企業檔案管理工作與企業的整體發展聯系到一起，自然就不會將工作的部分重心轉移到企業的檔案管理上。
（二）檔案管理人員專業性不高
當前形勢下，國有企業的檔案管理其實十分的松散，相關的管理人員專業性也不高。相關的工作人員一般都已經在崗許多年，處理工作時還是一直沿用以前的老方式，與企業的實際發展情況存在很大的差距，在經濟技術飛速發展的今天，根本跟不上時代的步伐。同時，他們還缺乏一定的學習能力，在遇到管理問題時，第一反應就是逃避，并沒有及時地尋求處理方案，一拖再拖。這對后期的企業查詢檔案工作造成了很不好的影響，嚴重降低了企業檔案管理的工作效率，?n案管理相關工作人員的專業技能也得不到提高。還有，相關的工作人員都不太愿意去學習現代新興的高新技術，企業檔案中還是只存有文字檔案，形式比較單一，缺乏一定的活潑性，不利于后期的檔案查詢和經驗借鑒，也無法提高他們的工作積極性。
（三）檔案管理相關設備落后
進入到21世紀以后，整個世界都進入到了信息技術的時代，國有企業要想對企業檔案管理工作進行改革創新，就必須要跟上時代的發展腳步，引進大量的新設備，例如檔案密集柜、文件整理柜等。但目前一些國有企業仍然在沿用老舊的檔案柜，沒有及時更新相關的先進管理設備，與此同時，也沒有開設一定的培訓課程來提高職員的專業知識與能力。所以一些國有企業仍然沿襲傳統的信息收集以及管理方式，難免在檔案搜集過程中出現遺漏，出現這樣那樣的問題。同樣由于硬件設備的落后，企業檔案在保存過程中也難免會遇到潮濕發霉的情況出現。
三、做好國企檔案管理工作的建議
（一）健全國企檔案管理機制
完整的檔案管理機制在檔案管理工作中發揮著非常關鍵的作用，國有企業必須要對此給予足夠的關注。企業要結合自身的實際發展狀況，總結出一定的管理方面的規章制度，確定出管理進程中的規范化流程，使得國有企業的相關工作人員有秩序可以參照，可以保證企業的檔案錄入與保存工作都有條不紊地進行，避免一些不必要的問題出現。同時，國有企業有必要建立對檔案內容進行監督的監督小組，可以定期對企業的檔案錄入內容進行監察，根據規章制度對檔案內容抽查，對一味敷衍了事的管理人員進行批評。在未來的日子里，國有企業要更加意識到檔案管理的重大意義，要把這項管理工作提到會議的議程上，不能有絲毫的懈怠。
（二）提高國企檔案管理信息化水平
提高國有企業的檔案管理信息化水平，將企業的檔案文件存儲于計算機中，在文檔中插入企業事件的圖片、語音、視頻等，不斷豐富檔案的錄入形式，使得企業檔案的管理內容更加的豐富多彩，變得更加生動活潑，提高后期國有企業對檔案資源進行查詢時的工作效率。其次，將先進的科學技術帶入到企業的各部門的管理之中，跟上時代的前進步伐，引進先進技術，將企業的檔案存儲于計算機中，不僅方便企業后期對指定企業檔案的檢索，還有效地防止了傳統紙質檔案可能被損壞的情況出現，加強對企業檔案管理的保密性工作，這些都對國有企業的發展有著很好的促進作用。
（三）對管理人員進行專業培訓
前面也提到了國有企業的工作人員的任職期限很長，一直在沿用的還是很傳統的管理理念、管理設備以及管理形式。即使企業引進了相關的高新技術與設備，也沒有可以來運用這些先進設備的工作人員。在企業日常運行期間，也不能夠放松對工作人員專業技能的提高，企業可以設立專業技能培訓課程并進行測試，對測試成績優秀的相關工作人員進行適度的獎勵，而對測試成績較差的工作人員要進行再次培訓。企業可以請來相關方面的技術專家來企業進行總結經驗的傳授，為企業相關工作人員創造更多接觸專業技能知識的機會。只有提高了國有企業檔案管理部門管理人員的專業技能，才能保障企業未來的穩定發展，實現企業的發展目標。
四、結語
在現在的時代大背景下，經濟技術的快速發展雖然給人們的生活帶來了更多的便利，但也給國有企業的自身發展帶來了新的挑戰與問題，國有企業檔案管理工作的改革創新將會變得更加的艱辛。國有企業在改革創新方面也做出了許多的努力，但是收效甚微。現階段，國企的檔案變得更加的繁雜，一些國企的檔案管理過程中也出現了許多諸如相關工作人員專業技能不足、沒有規范完善的管理機制和規章制度等問題，國有企業只有發現了這些問題，并及時地尋求解決的方法，才能夠讓檔案管理更具規范化，從而加快整個企業的發展速度。
【關鍵詞】企事業單位 會計電算化 檔案管理 問題 方略
會計是以貨幣為主要計量單位，應用數學方法，圍繞以創造價值為主要目標的企事業單位（以下簡稱單位）內部所開展的重要管理活動，而會計電算化檔案則是反映和儲存會計資料的一種載體，即將所有與會計有關的信息通過檔案的形式反映出來。當前，會計電算化檔案以其高效、自動、方便、準確、及時等優點正日益受到廣大企業單位的關注，然而，由于這種檔案形式的會計電算化在我國起步較晚，在普及的過程中產生了許多問題。基于此，本文就會計電算檔案在企事業單位普及和應用中存在的問題進行了探討，并針對問題的癥結制定了解決方案，以期為提升我國企事業單位的會計管理效能和提升會計工作質量而獻計獻策[1]。
一、企事業單位在會計電算化檔案管理方面存在的問題
開展會計電算化檔案管理是一項系統工程，其中包含了多個項目的開發與應用，以及一定的成本投入。如硬件平臺的建設、財務軟件的選擇與開發、會計電算化相關人員的素質配置與分工、運行規程以及相關機制的建設與完善，等等。普及會計電算化檔案管理過程中的障礙一部分來自這些項目，同時也受到了人力因素的影響，綜合來說，其主要體現在了以下三個方面。
（一）管理理念問題
我國的企事業單位大都經過了數年乃至數十年的發展歷程，經過企業決策者的艱苦奮斗，才開創了今天的局面。這些優秀的企業家有著豐富的市場經驗，以及獨特的戰略眼光，然而老一輩企業家在當代都不同程度的表現出與時代脫軌的跡象，他們的管理理念是會計電算化檔案管理普及的主要障礙。
（二）形式化問題
受會計電算化檔案管理的成功個案影響，有些企事業單位不結合實際情況，不進行現狀剖析，盲目的投入資本實施會計電算化檔案管理，而在引進項目之后卻受多種因素影響無法發揮其最大功效，最終使得會計電算化檔案管理流于形式。此外，財務軟件被當作打字機、儲存器的現象也較為普遍，會計電算化檔案管理軟件無法為單位提供財務信息方面的數據支撐，造成企事業單位領導班子錯誤的認為其不能為單位發展服務，最終使會計信息化檔案管理逐漸的荒廢，會計管理工作又回到了原始的起點[2]。
（三）財務軟件問題
當前大多數單位應用的會計電算化管理軟件通用性能差，集成化程度低，財務軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規模的用戶，對行業特征和單位的核算特點考慮不夠，導致不少施行會計電算化檔案管理的會計人員仍要做大部分輔助工作。此外，各核算管理模塊缺乏銜接，總賬固定資產、工資等模塊問數據不能順利地相互傳遞，以實現自動轉賬，相關查詢等功能，不能做到“無縫連接”，因此也就無法充分發揮計算機在數據處理和儲存上的先進性。
二、強化會計電算化檔案管理效能的有效對策
（一）加強對會計電算化檔案管理的認識
作為企事業單位的領導班子要讓單位適應瞬息萬變的市場經濟形勢，就必須借助會計電算化檔案管理，以便為及時與準確提供相關信息作出相應的決策。而開展會計電算化檔案管理工作不僅要對會計人員進行宣傳，更重要的是對各級主管部門及單位領導宣傳，使他們正確認識會計電算化檔案管理是一項系統工程，各單位負責人應親自組織領導會計電算化工作，統一規劃，開展會計電算化檔案管理工作，促進其快速發展。
（二）解決形式化問題
各單位在應用會計電算化檔案管理的過程中要結合單位的實際狀況，對單位當前的規模、經濟條件以及發展前景做出正確的分析，避免盲目跟風，重視會計電算化檔案建設的實際效益。基于這樣一個前提開展電算化檔案建設工作，是單位發展戰略中的重要決策。要在手工會計歸檔與電算化檔案管理之間擇取適合當前單位發展狀況的管理模式，正視會計工作對單位發展所起到的促進作用，避免會計電算化檔案管理形式化，使其能夠更好的為單位發展服務[3]。
（三）解決會計人員素質問題
會計電算化檔案管理普及必須要有專業的人員保障，因此，在培養會計電算化人才時，應注重培養“會計――計算機――檔案――管理”的復合型人才，以期提高會計從業人員的綜合素質水平。在對工作人員進行需求調查的基礎上合理的安排會計電算化檔案管理培訓的內容，普及會計電算化檔案管理基礎知識水平和整個理論結構體系，既要使管理人員熟練掌握會計電算化的相關理論知識及實際操作，又要隨時更新其知識儲備，以期跟上時代的發展和要求。其中尤其是作為會計電算化檔案管理實施不可缺少的重要部分――計算機的操作及財務軟件的使用技術以及保養和維護是培訓內容的重中之重。
（四）加強基礎設施建設，強化會計電算化檔案管理效能
傳統的會計電算化數據檔案管理模式具有具有耗時、耗力的缺點，因此，在落實網上預立卷歸檔工作的前提下開展檔案管理，需要首先將有價值的紙質檔案信息轉化為數字信息，采用檔案管理軟件實現檔案歸檔，并在此基礎上加強軟、硬件建設。首先，在硬件建設方面，企事業單位應全面更新現有設施，建立一個以計算機為載體的檔案管理平臺；其次，在軟件建設方面，企事業單位應建立內部局域網計算機組，利用局域網中的文件管理、應用軟件共享、打印機共享等功能，實現檔案管理工作的“機械化”。此外，在管理軟件方面，目前我國應用最為廣泛的檔案管理軟件有易度和金銳，而企事業單位會計部門也可以利用Excel、Foxtable等系統自主制作檔案管理軟件[4]。
三、結語
綜上所述，筆者認為在我國企事業單位普及會計電算化檔案管理要著重依靠人才，對人才的培養尤其重要；其次，單位要健全管理制度，為開展會計電算化檔案管理營造一個良好的環境；最后，單位內部都應該增強對會計軟件的使用意識，加大會計電算化的普及力度。只有這樣，才能切實提升企事業單位的會計工作效能和質量，并讓良好的會計工作推動企業的健康發展。
參考文獻
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企業人事檔案管理意識需要創新發展
長期以來，企業人事檔案管理部門領導對人事檔案的重要性認識不足，缺乏做好檔案管理工作的意識，主要表現在具體人事安排上，配備的人員不足，或配備人員的政治素質不高，業務能力不強。這樣安排常常導致大量的檔案材料長期積壓，不能夠及時、合理、有效地收集整理。
人事檔案管理者要有高度的責任感和強烈的事業心，要做到規范管理、維護人事檔案完整、確保人事檔案安全、發揮人事檔案的作用，就必須增強人事檔案管理者的管理意識。人事檔案管理者既要掌握人事檔案工作的基本技能、基本知識、基本理論，又要注重對人事檔案操作程序的訓練。一方面，針對企業檔案人員變動頻繁、流動性大的特點，人事檔案管理部門要因地制宜，在培訓人員，批次上作出適當調整。另一方面，適當加大人事檔案室的硬件建設，配備必要的安全設施和保管設施，在人事檔案庫房的設置上要符合人事檔案管理的要求，人事檔案管理者既是人事檔案管理制度的制定者，又是人事檔案管理制度的執行者。注重對人事檔案管理制度的建立、完善，是增強人事檔案管理意識之必需。
企業人事檔案管理內容需要創新發展
企業人事檔案存在著內容簡單、材料不全等問題。一般的人事檔案主要內容包括學歷、職稱、政治面貌、工資級別和工作經歷等，而反映個人知識結構、能力特點、工作特點、工作業績等信息的材料收集的很少。
人事檔案的內容之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。
企業人事檔案管理機制需要創新發展
傳統人事檔案制度以控制人、制約人為出發點的控制性管理，是計劃經濟時代的產物，是典型的封閉式、內向型管理模式。這種管理機制嚴重損害了人事檔案的社會聲譽，并對人事檔案的生存和發展產生了嚴重影響。如今，人檔脫節、死檔棄檔、虛假檔案、人質檔案、克隆檔案、等現象大量存在。如此種種表明，傳統人事檔案制度，已不適應現代社會的發展，人事檔案制度改革勢在必行。
新形勢下，在人事檔案管理工作中尊重和保障人民的基本權利，不斷滿足人們日益增長的公共信息需求和促進人的全面發展。一方面，要改革與現代社會發展需求不相適應的傳統的人事檔案管理制度和管理方式，從制度上保障公民參與人事檔案管理的權利。另一方面，在進行人事檔案信息收集過程中，要盡可能的收集齊全、準確，要系統反映人事檔案相對人特征和與人事檔案相對人利益切實相關的檔案材料，減少人事檔案中主觀評價性材料的份量。同時，強化人事檔案信息資源的開發利用，滿足社會發展需要，推動人的全面發展。
企業人事檔案管理人員業務能力需要創新發展
人事檔案管理是一項專業性、技術性很強的工作，長期以來，一些檔案管理人員在實際工作中坐等各職能部門把檔案材料送到檔案室來，沒有主動走出去收集教職工的檔案材料，也沒有在企業各項工作、任務及活動結束后及時收集整理需要建檔的材料。不少檔案管理人員只是忙于案卷整理，做一些簡單重復性勞動，案卷外觀看起來整齊規范，但對其內在完整性，一致性的把握及動態性重視不夠。在檔案管理查閱傳遞過程中，有的包庇他人改動案卷，使檔案失真，失去了工作的原則性，危害了企業和其他員工的利益。許多人的檔案材料信息前后不一，年齡越來越小，學歷越填越高又沒有相關的材料證明，這都反映了一些管理人員的政治素養、業務素質和敬業精神不佳。
新形勢下，要求高校重視人事檔案管理隊伍的建設和人員業務能力的提高。多配備專業能力強的人員從事檔案管理，要求管理人員掌握現代化的信息技術和計算機知識，掌握現代化辦公設備的使用方法，所以要經常性地組織他們外出學習，請專家上門授課，使他們牢固樹立為企業人事改革制度和發展服務的意識，掌握先進而嫻熟的專業技能。
