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一、血站業務檔案的基本特點
(一)記錄種類繁多
血站業務檔案主要產生于血液的采集、檢驗、成分分離、儲存運輸等環節。包括獻血者個人資料，獻血者健康征詢、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫、發放記錄、血液保存記錄、血液制品質控抽檢記錄，采供血工作環境消毒記錄，采供血工作環境工藝衛生質控抽檢記錄，儲血冰箱、離心機等重點設備質控監測記錄，采血袋等一次性醫療用品及試劑等的生產廠家資質證明材料及質量檢測記錄，報廢血、醫療廢物的處理記錄等。
(二)記錄量大、面廣
隨著無償獻血的深入，臨床用血量及成分血品種的增多，以及對采供血工作質量要求提高，原始記錄越來越多，越來越細。獻血信息被各個環節反復利用，每份血液或血液成分經過多個部門互相交接、配合完成，工作流程長、材料形成分散、數量大，使用頻率高。
(三)記錄存在高污染的隱患
原始記錄可能被污染有以下幾種情況：
1.來自工作環境的污染。帶有各種病原體的血液長時間接觸儀器、工作臺面和工作人員，而工作人員穿著防護衣，戴著手套進行工作，隨時隨手登記的原始記錄卻完露擺放在這些開放的環境中。
2.工作過程中的污染。由于穿刺、試管破損，血袋離心破裂飛濺等，造成原始記錄沾有血跡的情況時有發生，通過消毒液浸泡、酒精擦拭可以解決儀器或工作臺面上的血液污染，卻不能適用于紙質的原始檔案。
3.醫療廢物記錄是最大的污染源。按照衛生部質量管理規范要求，采供血過程中的醫療廢物記錄至少保存10年以上，這些記錄包括采血用一次性針頭、一次性吸頭、報廢血液、含血液樣本的試管、一次性用品等。醫療廢物本身就是高危的感染源，在集中處置過程中，記錄需要登記、反復核對并保存，這些都形成對業務檔案工作者的隱性污染。
業務檔案工作人員長期接觸這些存在隱患的原始記錄，如果黏膜和皮膚有破損，加上檔案室庫房相對密封，容易形成職業上的損害風險。
二、加強對經血液傳播疾病的認識及防范
血站常規檢測項目是經血傳播的病毒，HBV(乙肝免疫球蛋白／乙肝病毒)、HCV(丙型肝炎病毒)、HIV(人類免疫缺陷病毒)以及TP(梅毒螺旋體)等。這些病毒潛伏期通常在14天以上，多見于輸血、注射、傷口接觸等。沒有破損的皮膚和黏膜接觸血液被傳染的機會是很少的。
(一)乙肝
HBV存在于血液、體液及各種分泌液中，主要通過血液和日常生活的密切接觸而傳播。我國是乙肝高發區，被乙肝病毒感染的人高達lO％。乙肝病毒在常溫下存活期非常長，沒有特殊原因不會自行消失，在血清中30℃～32℃可保存6個月，-20℃中可保存15年。其抵抗力很強，能耐受60℃4小時及一般濃度的消毒劑。經過100℃煮沸10分鐘、65℃10小時或高壓蒸汽消毒可以將HBV滅活。
(二)丙肝
HCV是通過輸血或血制品、血透析、單采血漿還輸血球、腎移植、靜脈注射、性傳播、母嬰傳播和家庭日常接觸等傳染引起的。丙肝分布較廣，更容易演變為慢性、肝硬化和肝癌。國外30％～90％輸血后肝炎為丙型肝炎，我國輸血后肝炎中丙型肝炎占1/3。對獻血者進行抗HCV篩查，可排除85％具有傳染性的獻血員，從而降低輸血后丙型肝炎的發病率。
HCV對一般化學消毒劑敏感，100℃5分鐘或60℃10小時、高壓蒸汽和甲醛熏蒸等均可滅活病毒。
(三)梅毒
TP通過性途徑傳播約占95％以上，也可以通過輸注血液、接吻、哺乳和接觸患者日常用品間接傳染，梅毒是人類獨有的疾病，這種厭氧菌，在體內可長期生存繁殖，在體外卻不易生存，煮沸、干燥、肥皂水和一般的消毒劑(如升汞、石碳酸、酒精等)很容易將它殺死。
(四)艾滋病
艾滋病病毒非常脆弱，離開人體，如果暴露在空氣中，幾分鐘就會死亡。HIV不能通過空氣、一般的社交接觸或公共設施傳播。在室溫下，液體環境中的HIV可以存活15天，被HIV污染的物品至少在3天內有傳染性。近年來，一些研究機構證明，離體血液中HIV病毒的存活時間決定于離體血液中病毒的含量，病毒含量高的血液，在未干的情況下，即使在室溫中放置96小時，仍然具有活力。即使是針尖大小的一滴血，如果遇到新鮮的淋巴細胞，艾滋病病毒仍可在其中不斷復制，仍可以傳播。病毒含量低的血液，經過自然干涸2小時后，活力才喪失；而病毒含量高的血液，即使干涸2～4小時，一旦放入培養液中，遇到淋巴細胞，仍然可以進入其中，繼續復制。所以，含有HIV的離體血液可以造成感染。盡管艾滋病病毒見縫就鉆，但是它們只能在血液和體液中活的細胞中生存，不能在空氣中、水中和食物中存活，離開了這些血液和體液，這些病毒會很快死亡。只有帶病毒的血液或體液從一個人體內直接進入到另一個人體內時才能傳播。在窗口期，艾滋病病毒感染者的血液檢測查不到艾滋病病毒抗體，結果呈陰性。窗口期的長短個體有差異，一般6周到6個月，平均為3個月。
HIV非常脆弱，液體中的HIV加熱到56度10分鐘即可滅活。如果煮沸，可以迅速滅活；37度時，用70％的酒精、10％漂白粉、2％戊二醛、4％福爾馬林、35％異丙醇、0.5％來蘇水和0.3％過氧化氫等消毒劑處理10分鐘，即可滅活HIV。
三、加強血站檔案工作人員的職業暴露預防的有關措施
血站采供血業務人員存在著經血液傳播疾病的危險性被普遍認同。國內有報道對2002-2007年313328名獻血者ALT、HBsAg、抗-HGV、抗-HIV、梅毒血液檢測陽性率平均值為1.86％，0.94％、0.77％、0.37％和0.86％，幾項總不合格率4.80％。這一數據表明，在一百名獻血者人群中，就有5人屬于經血液傳播疾病的高危人群。而采血記錄、實驗室檢測記錄、成分制備記錄等均來源于采供血一線，收集和整理原始記錄的檔案人員同樣面臨著污染。以上任何滅活病毒的物理和化學方法，適用于物表而非紙張，檔案人員長期接觸受
污染的記錄，存在著職業暴露危險不容忽視。
(一)樹立自我防護意識
廣東屬潮濕、悶熱氣候，容易滋生細菌，特別是通風不暢的環境，室內容易忽視的污染源。室內流感、霉菌、塵螨等細菌病菌引起的交叉感染。蟲、霉接觸，導致皮膚過敏和呼吸道疾病。國家檔案局于2007年7月1日實施的《中華人民共和國檔案行業標準(檔案蟲霉防治一般規則)》(DA/T35-2007)，提出了對檔案蟲、霉預防除治工作規范及技術指標。作為從事采供血業務檔案的工作人員，積極參加生物安全培訓，加強防范意識，不僅要了解蟲、霉對檔案實體和人體的影響，更要正確認識經血液傳播疾病病毒的可防可控。
(二)不斷改善檔案庫內的環境條件
檔案庫房內建筑、裝飾材料，如油漆涂料、黏合劑、人造板、水泥以及印刷油墨中，含二氧化硫、氮氧化物、甲醛、苯、甲苯、氡、臭氧、二氧化碳等有害物質，若甲醛、苯等揮發性含量低于0.08mg／立方，嚴重的情況可以導致白血病。因此，庫房應保持清潔衛生，溫濕度穩定，在室外空氣質量較好的天氣盡量給檔案庫房通風換氣，保證庫房內的環境質量。
(三)養成良好習慣
平常加強自身的鍛煉，定期體檢。減少職業暴露危險，工作期間盡量穿工作服；勤洗手；接觸高危記錄時不要揉眼睛；皮膚有傷口時，戴一次性手套操作。
(四)建立專業檔案進庫前的消毒處理制度
目前，血站實驗室還沒有辦法檢測出原始記錄紙張上是否存在經血液傳播病毒的依據。專業檔案進人庫房前應該進行徹底消毒，高溫、低溫以及化學方法都會嚴重影響原始記錄的紙張和字跡。除接觸相關檔案時采取戴手套等保護措施外，還可以使用物理微波和放射線輻照方法解決病毒和病菌的滅活。如安裝臭氧消毒機進行消毒處理，或者在專業科室通過紫外線照射(保持在3米的有效范圍內)對檔案進行消毒后，再進行移交。
摘 要：檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，如何加快步伐為醫院的發展提供迅速、準確的信息服務是檔案管理人員面臨的一個關鍵問題。隨著現代信息技術的快速發展，對檔案管理人員的綜合素質提出了新的要求，檔案管理人員自身建設也成為了主要課題。本文總結了當前醫院檔案管理人員的素質現狀，歸納了檔案管理人員應具備的基本素質要求，并提出了增強檔案管理人員素質的主要途徑。
關鍵詞：檔案管理 檔案管理人員 綜合素質 信息化
醫院檔案是醫院的寶貴財富，能為醫院領導的決策提供重要的支持，既是學科建設和醫療、科研的管理依據，也是資源配置、基建的信息資料。檔案管理人員是檔案工作的主導因素，檔案管理人員的綜合素質決定了檔案工作的質量。隨著現代科學技術的發展，新時代對醫院檔案管理人員的綜合素質提出了更新、更高的要求。
一、檔案管理人員的素質現狀
1.思想陳舊，觀念落后
由于檔案管理部門長期處在封閉和局限的空間中，一些檔案管理人員對檔案工作崗位的價值缺乏認知，再加上個別人樂于攀比，造成心理失衡、思想懈怠、不思進取，奉獻意識和敬業精神淡薄，不能把檔案工作作為一項事業來做，使命感、責任感和服務意識有待增強。
2. 缺乏較全面的專業理論知識
一些工作人員僅停留在現有的專業知識，有些對有關檔案工作的法律法規、政策和規章制度等知識較為淡薄。專業知識老化、知識面狹窄、知識結構已遠遠不能適應新時代檔案工作的要求。由于接受相關學科的新知識熱情不夠，極大地影響了工作人員自身素質的提高。
3.計算機運用能力薄弱
檔案信息化離不開計算機的應用，檔案管理人員僅滿足計算機的基礎應用，對運用計算機新技術實現檔案數據庫管理及網絡維護等能力比較薄弱。如果檔案管理人員還不能盡快地適應計算機信息化的環境，不僅影響自身綜合素質，也不能創造性地實現檔案現代化管理。
4.檔案工作長期被邊緣化
檔案工作的實際地位沒有得到應有的重視，單位在預算安排中，對檔案管理經費投入較少，檔案工作長期被邊緣化。在實際工作中，檔案管理的成效沒有得到充分的肯定，檔案管理人員的能力沒有得到充分認可，檔案自身價值沒有得到充分體現。
二、檔案管理人員應具備的基本素質
1.要有一定的創新精神，包括以下幾個方面：一是檔案管理理念的創新。檔案工作從過去的封閉管理到今天的開放利用有了質的變化，新的形勢下，檔案事業要實現科學發展，必須堅決破除安于現狀、封閉自守的思想，樹立檔案工作與時俱進的理念，開辟檔案管理新途徑。二是檔案專業知識的更新。計算機技術的發展帶來了許多嶄新的檔案形式和檔案課題，檔案管理人員要強化知識更新的主動性和自覺性，在工作中掌握新的知識。事實證明，隱性的知識是在專業實踐中產生的。檔案管理人員在新知識的了解過程中，應主動發現問題、解決問題、大膽創新，使自身素|和知識得到充實和完善，從而提高內在的動力。三是檔案服務觀念的更新。檔案管理人員要更新服務觀念，強化主動服務意識，將被動的服務變為更有效的主動服務。
2.要具備專業知識和熟練的業務技能。較高的檔案專業水平是知識、技能和綜合素質的總和，是檔案理論和現代化技術相結合的體現。檔案管理人員只有具備了較高的業務水平，利用掌握的檔案管理技巧，對檔案的信息進行分析、研究，進而采取現代化管理技術對檔案進行加工和處理，才能創新檔案管理的方式與方法，體現出較高的檔案專業水平和管理能力。
3.要有掌握運用新技術的能力。檔案的載體和形式越來越多樣化，已從過去以實物為載體轉為以電子文件為載體。因此，合格的檔案管理人員應努力掌握相應的計算機科學知識以及信息管理能力，利用計算機信息化實現檔案數字化管理、網絡化管理，從而適應新時代醫院發展的需求。
三、提高檔案管理人員綜合素質的途徑
1.培養良好的政治思想素質和愛崗敬業精神
良好的政治素質是檔案管理人員的內在要求，也是愛崗敬業的基礎。檔案管理人員必須具備較高的政治覺悟水平，認真學習《檔案法》等有關法律和政策，熱愛檔案專業，作風嚴謹，堅持專業道德準則，始終以強烈的事業心、高度的責任感、良好的服務意識和法律意識，把新時期檔案管理工作做好。
2.樹立檔案管理出效益的理念
檔案工作并不是體現在直接經濟效益中，而是包含在醫院整體成果中，檔案管理人員應樹立檔案管理工作也能出效益的觀念。檔案管理人員應建立與各科室聯系，加強協調能力和溝通能力，充分挖掘檔案資源的利用價值，釋放檔案能量，更好地為醫療、教學、科研服務。從而改變對檔案管理部門的認識，并將其置于與醫院其他科室同等重要的地位，使自己的工作成績得到充分肯定。
3.優化知識結構、優化個人技能
檔案管理人員知識結構和個人技能的優化，是檔案管理現代化的要求。在職培訓和繼續教育是提高檔案管理人員知識和檔案管理技術的重要形式，檔案管理人員要定期參加檔案專業知識、網絡技術、數據庫技術、縮印、錄像、照相等多媒體技術培訓，定期到其他單位學習、進修、交流。
4.加強檔案工作績效考核
為了進一步提高檔案管理人員的工作效率和工作質量，激發工作熱情，檔案管理部門應科學、合理地制定績效考核內容，將檔案工作目標任務以及年度重點工作納入考核范圍，將年度考核和日常考核結合起來，強化日常考核，并將考核結果作為檔案管理人員評先評優的重要依據。
結語：
新時代的檔案管理工作面臨著新挑戰，也對檔案管理人員提出新的素質要求。信息化促使檔案管理人員必須全面提高自身專業知識、業務能力和綜合素質，檔案管理人員只有提升自身的素質，才能適應現代化檔案管理發展的需要，才能更好地為醫院建設服務。
參考文獻：
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[2]紀少玲.淺談如何提高學校檔案管理人員綜合素質[J].黑龍江科技信息， 2010（23）： 94.
關鍵詞：學生檔案管理；人才的培養
引言
作為高校事業發展不可缺少的一個組成部分，在進行科學研究、社會服務等功能時，高校檔案管理一直扮演著極為重要的角色，我國高等教育事業發展迅速，許多高校都對自身規模進行了擴建，這使得檔案管理這項工作在高校管理中顯得更加重要，而管理中的問題也是更加明顯。因此，工作人員應當尋求新的道路，改進管理手段，利用新的技術，對高校學生檔案進行管理，如何加強高校檔案管理工作質量，提高管理者素質水平，筆者對此有著自己的一些見解和看法。
1、未來高校檔案管理的發展趨勢
隨著社會現代化的發展，尤其是近年來大學生規模的不斷擴展以及高校教學評估以及高校管理向精細化、規范化、科學化的日益推進，作為高校教育教學管理重要內容的檔案管理
顯得愈來愈重要，高校檔案管理呈現出新的趨勢。具體表現在如下方面：
1.1 檔案管理現代化
檔案工作現代化不僅涉及新的技術裝備、新的技術手段的運用，而且涉及檔案事業管理思想、管理方法的現代化問題，涉及檔案管理隊伍素質的現代化以及檔案工作的標準化等幾乎檔案管理方方面面的問題。
檔案管理現代化其主要特征表現為：一是檔案管理的系統化，即將整個管理工作視為一個相互密切聯系的整體系統，注重管理思想的現代化、管理方法的科學化、管理行為的制度化與規范化。二是信息化，廣泛運用計算機技術，縮微復制技術、聲像技術及相關信息技術等實現檔案工作管理技術手段的現代化。三是定量化，通過統計與計量的方法實現檔案的量化管理，把定性與定量管理有機結合起來。四是智力化，注重人在管理工作中的作用，注重管理隊伍的知識化、專業化，注重管理效率的提高。此外，與傳統的檔案管理相比，檔案管理現代化還有一個突出特點，就是尤其注重檔案的動態管理，將檔案的開發與利用有機結合起來。
1.2 檔案管理專業化
專業化是社會發展的規律。檔案管理的專業化趨勢首先體現在檔案管理隊伍的專業化，即高校檔案管理工作逐步實現由受過系統檔案管理專業教育與培訓的人員來擔當。檔案管理的專業化趨勢不僅僅體現在檔案管理隊伍的專業性，更體現在檔案管理組織、手段與技術的專業化。目前，越來越多的高校及相關機構與教學部門順應這一發展趨勢，將學生檔案管理視為一個專門的管理部門，強化對學生檔案管理的組織、領導與監控，力求實現其專業化管理。
1.3 檔案管理規范化
從2003年起，我國開始實行五年一輪的普通高等學校評估制度。檔案是高校評估工作的基礎，高校評估制度的推行對高校檔案管理工作提出了嶄新的挑戰，要求高校檔案管理工
作無論在管理體制、管理程序、管理方法等各方面盡快走上程序化、規范化、科學化管理的軌道。在今后長期的工作中，高校檔案管理的規范化必然作為評估高校整個管理工作的重要
內容而受到普遍重視。同時，從檔案管理現代化趨勢及檔案本身的內在要求來看，檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其他文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。檔案管理的規范化要求，實際上也就是檔案管理的標準化要求。這就勢必要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范
化，使得檔案信息資源得以共享。
2、新形勢下高校學生檔案管理工作者的素質要求
檔案管理新的發展態勢無疑對高校學生檔案管理工作者提出了新的要求。結合工作實際，筆者認為，作為高校學生檔案管理工作者，應該努力提高如下方面的素質。
2.1 系統、創新的專業素質
檔案管理是一項專業性很強的工作。高校本身是知識與人才聚集的地方，檔案管理專業化發展對高校學生檔案管理工作者專業化素質的要求相對更高些。檔案管理專業化的發展趨
勢不僅僅要求高校學生檔案管理工作者學歷結構上實現向專業化的轉變，要求高校學生檔案管理工作者具有系統化、理論化的檔案專業知識體系，有扎實的檔案專業工作能力，同時還
要求高校學生檔案管理工作者確保在專業知識上不斷更新，創新性地學習與運用所學的專業知識，拓寬專業知識面、優化專業知識結構，這樣才能適應社會日益更新與高校檔案管理現
代化發展的客觀要求。這需要高校學生檔案管理工作者通過不斷學習、進修、研討等多種方式定期強化專業知識與專業技能的培訓，以確保其專業素質的提高。同時，新的時代下高校
學生與高校管理不斷呈現出新的特征，要求高校學生檔案管理工作者適應新的形勢，在專業知識基礎上不斷創新。
2.2 全面、高效的業務素質
檔案管理現代化的發展趨勢要求高校學生檔案管理工作者具備全面、綜合的業務素質。檔案管理工作涉及到方方面面，檔案管理工作者僅僅具備專業知識往往是遠遠不夠的。除必
需的檔案管理專業知識與能力外，還要求在知識結構上向綜合化、全面化轉變。一是需要具有豐富的文史知識。二是需要具有豐富的檔案相關學科知識及管理科學與相關法律知識。三是需要具備一系列現代化的檔案管理技術和方法。
2.3 人本、務實的服務能力
科學發展的核心是以人為本，這是一切工作的前提。檔案管理中的人本化趨勢其核心也是要求在整個檔案管理活動中堅持以人為中心，把人作為檔案工作服務的主體和第一資源來實施。這不僅要求高校切實關心檔案管理工作者的切身需要與利益，充分調動高校檔案管理工作者的工作積極性、服務熱情與奉獻精神，同時也要求高校學生檔案管理工作者切實以學生及檔案利用者為本，努力提高人本、務實的服務能力。
首先是良好的敬業、愛崗意識。檔案管理工作本身是一項枯燥的工作，高校學生檔案管理所涉及的內容與工作量甚至還要遠超過其他檔案管理，這尤其需要檔案管理工作者樹立良好的具有愛崗敬業、無私奉獻、埋頭苦干、存真求實、默默無聞的奉獻精神和高尚情操，在工作中努力培養和磨練自己的心理素質和意志力，這樣才能在平凡崗位的工作中創造出有值的工作業績來。其次是尊重、幫助檔案服務主體的能力。
結束語
總之，隨著社會主義中國的快速發展，高校檔案管理工作也應該進入一個全新的階段，與時俱進，緊跟時代的步伐。利用現代化、信息化技術來對檔案管理工作進行質的提高，使其更好的服務與學校，服務于社會。（作者單位：西安醫學院）
參考文獻
[1]金鑫.從大學生就業談高校學生檔案的管理[J].辦公室業務.2004.
【關鍵詞】檔案管理崗位人員素質培養
【中圖分類號】R73-35+1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484(2010)09-0-01
檔案管理是一個單位工作的重要組成部分,檔案管理崗位看似“清閑”,其實意義重大。一個單位的發展成果能不能被很好地收集整理、保管傳承,原有的歷史資料能不能充分地被開發利用、創造價值,都與檔案管理工作息息相關。因此,檔案管理人員的素質高低,在很大程度上決定著一個單位檔案管理工作水平的高低。
1 新時期檔案管理人員應具備的幾種素質
1.1 思想政治素質
檔案管理崗位因為程度高,所以對檔案管理人員的政治素質要求較高。要求工作人員必須具備高度的政治責任感,講政治,大局意識強,敏于行而慎于言,思想態度端正,政治素質過硬,能夠以強烈的事業心和工作責任感扎扎實實地從事本職工作。
1.2 職業道德素質
檔案管理崗位工作單調、枯燥,要求檔案管理人員必須耐得了清貧,受得了寂寞,干一行,愛一行。切不可當一天和尚撞一天鐘,不思進取,得過且過。因為歸檔材料保密程度高,工作人員還必須有高度的保密意識,不該說的話不說,不該外傳的信息不傳,切實防范失泄秘事件的發生。
1.3 專業知識素質
一個合格的檔案管理人員必須具備豐富的專業知識素養,否則無法勝任專業性、學術性特點日益突出的檔案管理工作需要。這種專業知識,除了包括檔案管理基本技能之外,還應包括熟練的外語運用知識、計算機應用知識,以及與各自單位主要工作職能相關的專業知識。只有這樣,檔案管理人員才能在做好日常檔案管理工作的同時,主動配合其他部門需要,積極有效地開展檔案信息提供、開發、利用等工作。
但是,目前檔案管理人員隊伍存在的普遍問題是,人員編制不足,文化素質偏低,專業結構不合理。特別是有的單位領導,認為檔案管理工作無足輕重,對檔案管理崗位未給予足夠重視,把一些無法勝任其他崗位工作需要的老弱病殘或者是需要照顧的關系戶安排到檔案管理工作崗位,導致檔案管理人員素質參差不齊,難以適應工作需要。
進入新的世紀,科技發展日新月異。檔案管理事業也面臨著新的挑戰,需要檔案管理人員運用高、新、尖的管理手段,實現檔案管理的自動化、科學化、規范化和服務手段的現代化。為了適應形勢需要,必須加強檔案管理人員的素質教育和培養,使他們跟上時展步伐,更好地勝任本職工作。
2 檔案管理人員素質培養的主要內容
2.1 加強職業道德素質教育
檔案管理是服務性工作,檔案管理工作人員應當具備的基本職業素質是愛崗敬業,精通業務,服務熱情,主動周到。其中愛崗敬業是做好一切工作的基礎和前提,不熱愛本職崗位,不熱愛自己所從事的工作,什么事情也做不好。同時要加強事業心和責任感教育,對待檔案查詢及借閱人員,要不分其身份高低,不論其查詢問題的疑難繁瑣,均能耐心細致、不厭其煩地提供幫助,盡量滿足其要求,主動熱情地做好服務工作。
2.2 強化專業知識與服務技能培養
當代檔案管理工作是一個把現代化的信息技術與傳統檔案管理技術緊密聯系在一起的學術體系。為了更好地適應工作需要,檔案管理人員必須精通現代檔案管理知識,打好扎實的理論功底,熟悉本專業的工作程序,掌握基本的工作方法和基本技能。除此之外,還應具備一定的外語水平,提高對外文資料的利用率,幫助查閱者克服語言障礙,使檔案管理工作向更大范圍、更大領域拓寬;掌握計算機技術、電子技術、通信技術、網絡技術、多媒體技術等現代信息技術,滿足現代檔案管理自動化、智能化的需求;具有較強的信息反應能力、信息決策能力、信息導航能力和信息調研能力,及時為查閱者提供信息交流、檢索和查詢服務。
2.3 培養良好的人際協調能力
要做好檔案管理工作,檔案管理人員必須具有良好的服務意識,這種意識基于良好的人際協調能力之上。一個合格的檔案管理人員,既要維護科室的內部團結,努力營造一個同事之間相互尊重、相互信賴、相互支持、相互合作的良好氛圍,還要善于與其他科室進行工作交流和信息溝通,注重加強心理學、行為學、公共關系學等知識的學習,提高語言表達能力、組織協調能力,以樸實坦誠、親和友善的工作態度和作風去感動人、打動人,拉近與同事間的感情距離,與之保持良好的協作關系。
一、檔案管理人員應具備的基本素質
（一）政治素質。政治素質是檔案管理人員的首要素質。檔案管理是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案工作人員必須具備較高的思想政治素質。即堅持四項基本原則，堅決執行黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作具有一定的機密性，要求工作人員必須具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。另外，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案工作人員自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。
（二）業務素質。檔案管理作為綜合性較強的工作崗位，專業工作人員必須具備一定的綜合文化知識和熟練的業務技能。如要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等方面的基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規、方針政策等，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定；應具備經濟、法律、外語等學科的文化知識，熟練掌握現代信息技術；能把檔案政策法規和專業知識靈活運用于實際，熟練完成業務工作。
（三）能力素質。一是協調能力。要做好檔案工作，檔案管理人員要經常與有關部門打交道，這就需要發揮綜合協調能力，以達到各部門檔案管理的協調統一。二是管理能力。檔案工作不僅包括對檔案實體的管理，還包括對檔案事業的管理，要求檔案人員認真研究管理學理論，學習現代管理的新知識、掌握現代管理的新技能，特別是高新技術管理手段在檔案工作中的具體運用。三是學習能力。檔案工作人員只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷擴展知識面，提高學歷層次，才能適應檔案管理工作新形勢、新需求。四是開發能力。當前，檔案信息資源的開發和利用是檔案管理的一項重要工作，也是檔案利用的拓寬與深化。檔案工作人員要積極采取現代化的管理手段，及時、準確、高效地開發檔案信息資源，以提供更好的檔案服務。
二、檔案管理人員整體素質存在的主要問題
（一）部分檔案工作人員的思想道德素質較低，對工作缺乏事業心和責任心。部分檔案工作者自認為經濟收入、物質條件和社會地位與一些行業相差甚遠，思想上形成極大反差，道德觀念也發生了動搖，導致事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重提高職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的持續提升。
（二）部分檔案工作人員專業知識匱乏，業務素質不高。近年來，雖然檔案管理隊伍中本科以上學歷人員在不斷增多，但真正具有檔案專業學歷的人員微乎其微，大多都是半路出家，要通過自學和一定的工作實踐才能對檔案專業知識有所了解，不少單位的檔案管理人員中，具有中高級專業技術職稱的人數所占比例偏低。檔案工作人員的素質不高，直接影響了新技術、新方法在檔案管理中的使用和推廣，極大阻礙了檔案事業的持續發展。
（三）管理方法陳舊，缺乏創新意識。由于很多單位對檔案管理隊伍建設的重視程度較低，很少提供外出交流學習的機會，工作人員的檔案管理方法無法得到及時更新，服務效率持續低下。有些單位的檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進取，甚至不能熟練操作計算機，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創新舉步維艱。
三、提高檔案管理人員綜合素質的幾點建議
（一）提高思想認識。隨著社會事業的快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，各單位要進一步提高檔案管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。
關鍵詞：高等職業院校 人事檔案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發展的重要部分，高等職業院校主要以培養技能性人才為辦學宗旨，以加強內涵建設，深化校企合作、產學結合為人才培養模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設中充當著最基礎的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規范不一，下面我就高等職業院校關于人事檔案管理工作的有效性機制談幾點自己的建議。
一、關于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學習、工作和生活等經歷的相關情況的原始記錄。它準確、真實地呈現了高校教職工德、才、能、績各方面的表現,能反映出他們的工作表現、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關系到學校教學水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養的質量水平和長遠發展戰略的實施。人事檔案管理工作,雖然內容比較復雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞與利用等環節。在工作對象上,它既要與紙質材料打交道,又要服務于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務于學校發展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學習、與時俱進,引入現代化的管理。
二、目前高等職業院校人事檔案管理工作有效性機制分析
1.學校應重視人事檔案工作。
高等職業院校的人事檔案工作往往不能引起學校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應付一下上級部門的檢查。要么是學校在人員配置上不科學，導致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標準進行整理、管理，這就要求學校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學校領導沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業的檔案管理人員，即使有些學校設置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業知識，往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應付上級部門的檢查的工作狀態。
2.配備專業的人事檔案工作人員。
部分高等職業院校因對人事檔案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導致人事檔案管理機構人員配備不足，或者沒有專業的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業知識，不能清楚的了解自己的工作職責，認為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業化是導致各高等職業院校人事檔案工作不規范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認為應該根據學校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應該是具有檔案管理專業背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業務能力提高，安排專業知識的培訓，隨時補充和更新人事檔案專業知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務，專業填寫相關材料，及時補充進檔材料，規范用紙規格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業他院校的人事檔案種類繁多，內容容量大，傳統的檔案管理方式已經不能適應目前信息化為主流的工作形態，因此，在檔案管理方面，也應與時俱進的引進信息化技術，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術管理方面，大部分學校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數是采取的手工制作目錄，紙質存檔保留的這種紙質化管理模式。為此，我認為高等職業院校應重視此項工作對整個師資隊伍建設的重要意義，積極引進先進的信息化技術來管理教職工的人事檔案，使得高等職業院校的人事檔案能夠通過信息化系統進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應信息化時代的發展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學校應加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構應編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網站，通過網站及時對人事檔案管理的相關知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩定發展的良好氛圍。
參考文獻：
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【文章編號】0450-9889（2017）04B-0014-02
學生資助是國家“關注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在開展中小學學生資助管理工作的過程中，形成了大量檔案材料，這些材料是國家開展學生資助工作最直接的記錄與憑證，是國家改善民生、加強社會建設的有力見證。隨著國家學生資助工作的深入開展，學生資助檔案已然成為中小學檔案中新的組成部分，同時也是重要的組成部分。對中小學學生資助檔案管理規范化的研究和探索已成為檔案工作者新的研究任務之一。
一、南寧市中小學（含中職學校）學生資助檔案管理現狀
我們設計了“南寧市學生資助檔案管理情況調查問卷”，并面向南寧市各縣（區）資助管理人員、縣（區）教育局及各學校的檔案員、兼職檔案員開展問卷調查。通過對調查結果的統計和分析，發現南寧市中小學（含中職學校）學生資助檔案管理有以下幾個亟待解決的問題。
（一）缺乏學生資助檔案專職管理人員。經調查統計，資助工作中各學段配備專職檔案員的占 12.2%，資助工作人員占 53.1%，兼職檔案員占 18.6%，其他占16.1%，其中幼兒園沒有配備檔案員及資助人員。在南寧市，大部分中小學（含中職學校）的資助辦設在政教處（學工科）或教務處（科），僅配備 1 名資助工作人員，沒有配備專職的資助檔案管理人員。資助工作人員只負責資助業務工作，不負責資助檔案的整理，將資助檔案以散材料的形式移交給檔案室，增加了檔案室的工作量和工作難度。
（二）缺乏學生資助檔案管理意識。主要表現為：學生資助業務工作完成以后，沒有將形成的資助檔案資料整理后移交檔案室。調查結果顯示：按年度（學年）整理，次年主動移交的占 34.6%；按年度（學年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在資助辦的占 6.2%；未整理，堆放在雜物間的占 5.2%。
由此可見，超過 60% 的中小學在完成資助業務工作后，把學生資助工作材料僅視為“材料”，而不認為是“檔案”。通常只是把資助工作材料按照評估迎檢的方法和要求進行匯總整理，形成備檢材料，以備上級資助辦、審計部門驗收檢查。
（三）缺乏學生資助檔案管理專業知識。學生資助檔案在形成和管理的過程中一般經由兩類人員管理。一是資助工作人員。現有的大部分資助工作人員存在重資助業務、輕檔案管理的思想，忽視檔案工作。他們多次接受資助工作的培訓，熟悉、精通資助業務，但沒有經過專門的檔案培訓，缺乏資助檔案管理的專業知識，導致資助檔案收集不齊全、整理不規范。二是檔案工作人員。檔案工作人員具有豐富的檔案管理專業知識和工作經驗，但對資助業務工作不熟悉甚至不了解。在資助檔案管理工作中不能準確鑒定資助業務工作資料是否具備歸檔價值，不能準確劃分資助檔案保管期限。同時，由于資助檔案出現的時間短，上級檔案部門和教育行政主管部門尚未出臺專門的資助檔案管理細則，在近幾年的檔案業務培訓中，并未涉及資助檔案管理的內容。
（四）缺乏統一的學生資助檔案管理細則。學生資助檔案是學校檔案的新類別，出現的時間較短，廣西尚未制定統一的管理細則。各中小學校學生資助檔案的歸檔范圍及保管期限不一致，整理方法和要求不統一，容易造成檔案材料收集不齊全、遺漏，保管期限劃分不科學、不規范、雜亂無章，破壞了資助檔案材料之間的有機聯系，嚴重阻礙了檔案整理工作的順利開展。
二、學生資助檔案管理規范化對策
（一）加強學生資助檔案管理工作隊伍建設。一個完整的學生資助檔案管理工作隊伍應該由三類人員構成。一是學生資助業務工作人員。隸屬于學校資助辦。負責完成資助業務工作后，按照資助業務工作的流程和要求收集資助檔案材料，為資助檔案管理工作打下良好的基礎。并在資助檔案管理工作中對檔案工作人員提出合理化的建議，如確定分類、保管期限、卷內文件排序等。二是兼職資助檔案管理人員。隸屬于學校資助辦。負責按照?n案整理的工作要求對資助檔案進行初步整理，并按年度（學年）向學校綜合檔案移交資助檔案，保證資助檔案完整齊全、歸檔及時，做好資助業務工作人員和學校綜合檔案員的助手。三是綜合檔案員。即學校綜合檔案室的工作人員。主要職責是按照檔案管理工作的原則和要求，接收資助檔案，并編入學校綜合檔案，做好資助檔案的整理、保管和提供利用工作，充分發揮資助檔案的作用。
資助檔案管理工作隊伍可結合學校的實際進行配備。按照資助工作的內容和特點，學校資助辦可設在政教處（學工科）或教務處（科），按照在校生人數配備 1 至 2 名資助業務工作人員。資助種類少、業務工作量小的，可由資助業務工作人員兼任資助檔案管理員，同時負責資助業務和資助檔案的初步整理工作，如普通中小學等；資助種類多、業務工作量大的，可專設 1 名資助檔案管理員，負責對資助檔案進行初步整理，協助資助業務工作人員和學校綜合檔案員的工作。
（二）加強資助檔案管理專業知識培訓。普及和強化資助檔案管理專業知識的有效方法是加強資助檔案管理專業知識培訓。通過培訓，增強資助檔案管理意識，強化資助檔案管理專業知識，提升資助檔案管理水平。
資助檔案管理專業知識培訓的最好方法是由上級檔案部門和資助業務部門聯合舉辦，如南寧市檔案局和南寧市中小學資助管理辦公室聯合舉辦，也可以由南寧市教育局主辦，邀請南寧市檔案局的專家做講座和指導。
培訓內容要以資助檔案管理專業知識為主，輔以資助業務知識。通過介紹資助業務知識，幫助檔案工作人員理清思路，理解領會資助檔案管理專業知識。培訓要把理論知識培訓和實地參觀交流結合在一起，每次培訓可安排一次優秀檔案館（室）的參觀交流，邀請優秀檔案館（室）的館員來進行交流，傳授經驗，以提高檔案工作人員的實踐操作水平。
培訓時間應保持每學年（年度）一次，這樣既能保證資助檔案管理專業知識隨時更新，又能解決資助檔案管理工作隊伍因更換人員引起的業務交接不到位問題。
（三）制定統一的?Y助檔案管理細則。具體如下：
1.確定收集范圍。學生資助有免學費、國家助學金、自治區政府教育獎學金、南寧市政府教育獎學金、大學新生資助、師范生生活補助等幾類，不同的資助形成的檔案材料不同。學生資助檔案的收集范圍應該根據資助種類確定，不同的資助項目確定不同的收集范圍。收集范圍主要有各項學生資助業務的政策文件、學生申請及各種證明材料、公示材料、審批文件、資助業務工作各環節的報表、賬冊等。
2.劃分保管期限。學生資助工作是國家“關注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及國家財政資金的使用和管理，因此，學生資助檔案的保管期限應設定為永久和 30 年兩種。在對資助檔案材料劃分保管期限的過程中，應結合學生資助工作的要求，根據資助工作環節來劃分。學生申請及各種證明材料、審批文件、各種報表、賬冊等重要的資助檔案劃分為永久；公示材料劃分為 30 年；上級下達的政策文件因是普發性文件，建議劃分為 30 年。
3.明確整理要求。學生資助檔案每學年（年度）移交一次，應在本學年（年度）結束后 3 個月內歸檔。
采用“學年度（年度）―資助業務種類”分類法進行分類、整理。每一類資助業務檔案的卷內文件按照“業務工作環節―材料形成時間”方式進行排序。
以件為單位進行整理，一份文件、材料為一件。每件檔案的裝訂順序、裝訂方法和要求與文書檔案相同：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；復文在前，來文在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前、復印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其他文種版本在后（特殊規定除外）。使用棉線裝訂，卷內材料裝訂時要去掉金屬物。采用“三孔一線”的裝訂方法。
關鍵詞：水利檔案管理；素質；責任感
檔案作為記錄歷史事實的載體，是一種非常珍貴的信息資源，檔案工作是一項既有著極其縱深的歷史，又有著廣闊發展空間和旺盛生命力的事業。隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，檔案管理工作發生著重大的變革，其管理方式由傳統的以檔案實體管理為中心向檔案信息管理為中心向檔案信息管理為中心轉變，新時期的檔案資料為檔案信息化和數字化。而水利檔案作為水利系統的重要信息資源，更有著自身的特點：①科技檔案數量急劇增多；②科技檔案查找困難；③各種新型檔案載體的不斷出現。面對這新的課題，作為檔案管理人員必須具有；⑴檔案的專業知識與相關法律知識；⑵具有現代化的計算機知識和應用的技術；⑶具有良好的職業道德素質。只有這樣，才能擔當起水利檔案管理人員的責任和適應檔案事業發展的新要求。
1 具有專業知識與相關法律知識的素質
檔案作為實踐活動的原始記錄，是客觀事物存在發展變化的反映，通過它可以了解事物發展變化狀況和過程，可以作為處理、解決問題的依據，因而檔案信息具有最直接、最真實、最原始的特點。作為檔案管理人員要有敏銳的信息意識，利用檔案資料廣泛收集信息，充分利用，準確提供，快速傳遞，以適應領導決策和社會發展的客觀要求。
檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，在多年的實踐中已經形成了一整套專業的理論，原則技術和方法，成為了一門獨立的學科。
作為檔案管理人員要精通檔案專業的理論知識，并能夠將其熟練的應用到實際工作中，在實踐中不斷總結、研究檔案專業的理論和技術。同時，由于檔案工作涉及面非常廣泛，檔案管理人員除了熟悉和掌握水利專業知識、施和驗收規范規程外，還要學習相關的原材料和成品檢驗的技術標準，在熟悉和了解本單位檔案形成規律的同時，根據水利工程建設周期長、工程涉及專業面廣、專業性強等特點，認真研究本單位檔案的分類、組卷、利用、保護等問題，成為“通才”基礎上的專才。
“沒有規矩，不成方圓”。法律和各種規章制度是檔案工作正確方向發展的有力保證，也是檔案管理人員的工作準則，作為檔案管理人員要掌握相關法律知識，包括黨和國家有關檔案工作的方針政策和檔案工作法規、標準制度等，在日常工作中依法辦事，這就可以使檔案工作在正確的軌道中運行。
2 要具有現代化的計算機知識和技術應用的素質
隨著現代科學技術的發展，特別是計算機、數據庫技術以及復印機、光盤機、掃描儀等辦公自動化設備的應用，檔案管理工作的方法和手段也隨之發生了變革，從傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。例如：檔案的載體，記錄方式的多樣化發展趨勢，利用者要求更準確，更及時，或者利用網絡查閱所需檔案，也使得檔案部門提供利用方式發生了根本性的變化，這就使檔案部門面臨著許多新的課題。因此，水利檔案管理人員必須學習和掌握現代水利科學技術知識，特別是與計算機相關的技術人員，只有利用科學的方法和手段，才能更好的管理和利用檔案信息資源，實現檔案工作的現代化。
電子計算機及現代通信技術在檔案領域的廣泛應用，必然對檔案管理人員的能力提出更高的要求，只有更新觀念，學會新的思維方法，使用新的管理模式和技術手段，在實際工作中，具備計算機等現代化辦公設備的操作能力，充分發揮它們的功能，實現檔案信息的現代化儲存、檢索、提取和交流，緊密結合專業知識，提高工作效率和質量。
3 應具有的政治思想職業素質與強烈的責任感
水利檔案管理人員的政治思想和職業素質首先是指檔案管理人員在從事檔案歸集管理、保管和利用等活動時，應當遵守的基本行為準則，它是對檔案管理人員行為的基本要求。
1.忠于和熱愛檔案事業
默默無聞、無私奉獻是檔案工作的突出特點，沒有很高的政治素質和強烈的責任感是無法擔當此項責任的。檔案管理人員對自身職業的熱愛，來源于對這一職業的深刻理解，只有這樣才能夠堅定正確的政治方向，樹立正確的人身觀、價值觀，在工作中，兢兢業業，不計個人得失，樂于在平凡的崗位上默默奉獻，實現自己的人生價值。
2、以科學的態度，維護檔案內容的真實性
水利檔案是施工過程的真實記錄，也是進行同類型工程建設的參考依據和水利科研的可靠資料，它不僅具有原始的記錄性，而且作為歷史的見證，具有真實性的特點，因而它是后人認識和了解歷史本來面貌的重要依據，它是一項嚴謹的科學管理工作，它要求按照檔案的形成規律，工作程序、標準辦事，不能有半點馬虎和粗心大意。因此，水利檔案管理人員的工作作風是非常重要的，它關系到本職任務能夠很好地完成，關系到檔案的作用能夠得到充分發揮，這就要求檔案管理人員具有高度負責的精神，不允許粗枝大葉，敷衍行事，要以科學的態度對待檔案管理工作，維護檔案內容的真實性和可靠性以及維護檔案的真實面貌。
3.銳意創新，全心全意為人民服務
近年來，檔案管理水平逐步提高，尤其隨著科技的發展，檔案工作存儲的縮微化，激光光盤技術、靜電復印技術、聲像技術的應用，使得原始的實體檔案出現多樣化的變化趨勢，因此需要水利檔案工作者勇于面對新時期檔案工作技術現代化的變革，在思路上創新，在工作方法上創新，努力的適應時代潮流，吸取西方先進的系統論、信息論，控制論等管理理論的精髓。善于在工作中發現問題，分析問題，解決問題，在新時期的檔案工作發展中發揮應有的作用。
隨著知識經濟時代的到來，對信息的存儲、 類、查詢等各方面提出了越來越高的要求。高校的檔案管理工作更好的朝著規范化、現代化的趨勢發展，以及使檔案信息開發、收集、傳播和資源共享的數字化、網絡化發展的更加完善，對檔案的管理者的素質也提出了新的、更高的要求。檔案工作者積極提高自身素質，拓寬知識層次，努力增強服務意識，才能提高高校檔案管理水平和檔案服務質量。
1.當前高校檔案人員的素質狀況
檔案人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養、道德素養、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量，因而對檔案工作整體效能的發揮有著無可替代的作用。然而，如今很多高校的檔案人員素質達不到要求。
1.1 業務水平不高，專業知識貧乏
檔案工作是一項專業性很強的工作，檔案人員應接受專業的教育培訓，掌握專業知識，才能勝任此項工作。但目前大部分高校檔案人員實際情況是業務水平不高，專業知識貧乏。高校專職檔案人員中，很多都未接受過任何檔案專業教育或培訓。另外，很大一部分更是非專業學歷人員較多，他們多半路出家，來自其它專業，這就使得他們的檔案專業知識貧乏，業務水平不高，其中不少人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展，嚴重制約著高校檔案各項工作的順利開展。
1.2職業情感淡薄，主觀能動性不強
當前，在高校中有些檔案工作者事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性。加之檔案工作的性質要求是細致、嚴謹、環節多、程序多、耗時多，所以在完成工作的過程中時間的彈性非常大，使原本工作的思想會在很大程度上造成是“干良心活”的陰影，檔案管理工作者特有的工作性質和工作環境給從業人員的“惰性”提供了生存的溫床。原因是高校專職檔案工作人員不多，而且工作環境相對封閉，在完成檔案收集工作這一環節后，和外面人員接觸的時間大大減少，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”這是檔案工作者真實工作狀況。
1.3 制度的不統一，檔案人員素質低
某些高校沒有制定統一的立卷歸檔制度，對納入檔案管理的內容也沒有明確的要求和統一的管理標準和模式，僅僅是根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，同時，還有些高校在目標管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。另外， 檔案管理人員學歷偏低、知識面較窄、不具備專業技能等因素也是影響檔案管理工作效率低、缺乏創新與活力的重要因素
2.高校檔案人員的素質要求
2.1 要有較高的專業素質
檔案工作人員應該安心奉職工作，熱愛檔案事業，有較強的事業心，懂得文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉高校內部自己所從事的業務工作；能把檔案專業法規、政策和檔案專業基本知識以及其他專業知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業務工作。
2.2 要有較高的職業道德修養
檔案人員的職業道德在檔案領域中的具體體現，主要包括以下幾個方面。不為名利，甘為人梯、熱心服務。檔案工作的職業活動，社會職責，工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務性，條件性的工作。其出發點和最終目的在于為社會主義現代化服務，為社會廣義物質文明和精神文明服務，此外，檔案工作是為各項工作提供條件的。 因此，要求檔案專業人員必須具有為“人梯”，熱心服務的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百計為利用者提供報務。
2.3 計算機的基本知識和操作技能
隨著計算機網絡技術在行政工作、業務工作中的普遍應用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，使電子檔案在檔案管理工作中的地位與重要性日益顯現。檔案工作者如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很能難有所突破。為了提高檔案信息工作的工作效率和工作質量，提高檔案信息工作的現代化水平，高校的檔案信息部門基本上都已應用了計算機管理，并且正在向著更深層次的應用方向發展，如光盤技術、多媒體技術等等。這些都要求高校檔案信息管理人員必須掌握必要的計算機知識和熟練的操作技能。
2.4 具備高度的法治觀念
檔案管理工作，要求工作人員必須嚴格遵紀守法。而嚴格執行法律的規定，必須嚴格遵守國家法律和檔案法規，嚴明黨的紀律，嚴格規范自己的行為。必須牢固樹立法律意識，全面提高法律知識水平，并把法律的規定運用到日常業務中去，時刻依照法律規范自身的行為，自覺接受社會監督和法律的約束。許多檔案記載著學校、老師或學生的機密。因此，檔案專業人員必須具有嚴格的保密觀念和良好的習慣。正確處理好保密與利用的關系。以確保學校檔案的安全。
2.5 要努力培養自己的綜合性知識
目前，隨著高校的發展，具有綜合性水平的檔案人員十分緊缺。對高校檔案管理人員來說，其綜合性已超越了以往任何時期，除具有熟悉檔案信息管理專業知識和計算機應用能力外，還必須具有對檔案信息資源進行掃描加工、數量控制、質量監控、數據錄入以及擁有檔案信息化所需人、財、物的統籌兼顧管理等能力。因此，檔案人員要努力培養自己的綜合性知識與業務技能，才能適應和滿足當今學校發展的需求。
