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DCN數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)的建設(shè)與作用
DCN（Data Communication Network，數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)）的建設(shè)對于信息化的推進起著至關(guān)重要的作用。實際上DCN數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)就是為信息化搭建一個平臺，一種環(huán)境、高速公路，讓各個管理系統(tǒng)都能在這個平臺上運行，它打破了各專業(yè)各自為政、信息自封、資源不能共享的局面，為同一個單位、同一個行業(yè)或特定的環(huán)境實現(xiàn)信息交流資源共享。
建設(shè)DCN數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)就是為了實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化使資源共享最大化。當DCN建成后，在同一個單位內(nèi)，各個專業(yè)管理系統(tǒng)的信息也就可以相互交流，實現(xiàn)資源共享。DCN網(wǎng)的建設(shè)為解決檔案管理接收各個專業(yè)管理的電子信息奠定了基礎(chǔ)條件，檔案管理系統(tǒng)就有可能與各個專業(yè)搭建渠道，實現(xiàn)電子檔案的接收，歸檔和利用等項具體工作了。
專業(yè)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用與存儲分析
專業(yè)管理系統(tǒng)在項目建設(shè)的設(shè)計中，對業(yè)務(wù)的分析、流程的分析，每個環(huán)節(jié)都會考慮得十分細致。如OA系統(tǒng)對收文處理的環(huán)節(jié)、發(fā)文處理的環(huán)節(jié)以及文書處理的每一個環(huán)節(jié)流程都會細致考慮。合同管理系統(tǒng)從合同項目的提出、多層次的審批、審核商務(wù)報告，技術(shù)報告，每一步、每一環(huán)節(jié)都考慮得十分細致。在專業(yè)管理系統(tǒng)中環(huán)節(jié)考慮得細，是因為從事專業(yè)的人對業(yè)務(wù)熟悉，業(yè)務(wù)分析得細，IT人員在此基礎(chǔ)上按分析做出了管理系統(tǒng)。
每一個專業(yè)都十分重視辦事的過程和最終的結(jié)果，結(jié)果就是工作集中表現(xiàn)，這是十分正確的。正如一個擬寫請示的人，希望看到批復(fù)，進行科研盼望的是成果一樣，這無可厚非，十分正常。但是通常在專業(yè)管理設(shè)計中往往忽略了管理系統(tǒng)最終形成的數(shù)據(jù)如何存放。這個問題在開始的一段時間還不明顯，總是等數(shù)據(jù)量到了膨脹時，問題才被重視起來。
檔案管理系統(tǒng)對辦理完畢需要歸檔的電子文件進行存儲、保管和提供利用，與其他專業(yè)管理系統(tǒng)有著明顯的不同特點。它是對歸檔的數(shù)據(jù)進行處理、保存和提供利用，它不產(chǎn)生數(shù)據(jù)，是對數(shù)據(jù)的利用。在文件的接收、處理管理過程中，主要由檔案管理部門執(zhí)行。從流程環(huán)節(jié)來看豎線性流程長，橫向性流程短，在數(shù)據(jù)的處理環(huán)節(jié)來說較為穩(wěn)定，復(fù)雜程度不及一些專業(yè)管理系統(tǒng)。
無論是人工管理檔案還是系統(tǒng)管理檔案，檔案工作的核心一是保管二是利用。保存好數(shù)據(jù)才可能利用數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)是檔案工作賴以存在的根本。在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計中業(yè)務(wù)分析是不能缺少的環(huán)節(jié)，隨著檔案工作改革的深入，重利用破煩瑣新型思維的確定，為檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和運用簡化了人工干預(yù)的程度，最大限度依賴于系統(tǒng)的運行，檔案工作流程化、數(shù)據(jù)處理規(guī)范化使得檔案管理流程較為規(guī)范。
在不同的檔案管理系統(tǒng)中在對檔案管理流程方面各具特色，一般來說都能實現(xiàn)檔案管理的作用，但是在對各個專業(yè)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的接收、轉(zhuǎn)化，乃至數(shù)據(jù)遷移上卻有著較大的差別。有的檔案管理系統(tǒng)本身就依附于某一管理系統(tǒng)，只是這個系統(tǒng)的一個模塊，從功能上、存儲能力上是無法滿足對其他專業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行全方位的接收。有的檔案管理系統(tǒng)顯然是一個完整的系統(tǒng)，但是它沒有處在數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)中，不具備與其他專業(yè)系統(tǒng)的溝通和往來，只有處于信息傳輸網(wǎng)絡(luò)又是一個專門完整的檔案管理系統(tǒng)，才能與各專業(yè)管理系統(tǒng)進行溝通，接收數(shù)據(jù)進行交流對接能力，有足夠的存儲能量和能實現(xiàn)脫機存儲能力的檔案管理系統(tǒng)，才具備承擔網(wǎng)絡(luò)管理中檔案管理的功能。
檔案管理系統(tǒng)與各專業(yè)管理系統(tǒng)的相互關(guān)系
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，這個傳統(tǒng)的規(guī)則也體現(xiàn)了文件的形成和歸檔檔案管理間的關(guān)系。檔案管理系統(tǒng)是對各專業(yè)系統(tǒng)形成的具有保存價值的文件進行鑒定、加工、整理、保存提供利用工作，各專業(yè)管理系統(tǒng)是檔案數(shù)據(jù)形成的源泉，檔案管理系統(tǒng)是歸檔數(shù)據(jù)進行接收儲存、整合、備查的終端，形成了一個形成――保存――利用的循環(huán)關(guān)系。
當專業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳入檔案管理系統(tǒng)后，無論檔案管理系統(tǒng)是否對數(shù)據(jù)進行整合，都不影響查詢利用，當檔案管理系統(tǒng)做了數(shù)據(jù)整合歸檔后，在文件查詢的信息中會增加文件實體的存放位置標準。當文件數(shù)據(jù)做了歸檔，完成邏輯歸檔和實體歸檔保存后，即會通知專業(yè)管理系統(tǒng)，專業(yè)管理系統(tǒng)即可對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行清理，刪除專業(yè)管理系統(tǒng)中已經(jīng)向檔案管理系統(tǒng)做了移交的數(shù)據(jù)，減少專業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)壓力。移交可以做批量移交，也可做隨時移交，檔案管理系統(tǒng)隨時都可進行文件數(shù)據(jù)的接收和文件數(shù)據(jù)的查詢工作。
檔案管理的主題是在文件數(shù)據(jù)接收之后開展的各項具體工作，但是有關(guān)文件的相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)應(yīng)在各專業(yè)系統(tǒng)（例如：文件的頁數(shù)、文件主辦部門、文件保管期限、文件編碼等信息）文件的形成或承辦過程中標注出來，使檔案管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在文件辦理過程中形成，檔案管理要素前移，為后期的管理準備完整的數(shù)據(jù)。移交后的檔案數(shù)據(jù)經(jīng)過檔案管理系統(tǒng)整合后進行有效保存，一套做隨機保存，另外一套做脫機保存，兩套數(shù)據(jù)保持一致。這樣整個網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)就處于完全可靠的保管中，不會形成數(shù)據(jù)丟失無法彌補的情況，檔案管理系統(tǒng)實際上也就成為整個網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)存儲中心。
建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運行的重要保證
網(wǎng)絡(luò)平臺提供了各種專業(yè)管理系統(tǒng)運行的條件，運行的專業(yè)管理系統(tǒng)自然會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，需要加工、保存、備查。專業(yè)管理系統(tǒng)一是不能長期保存批量數(shù)據(jù)，二是不能保存其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。檔案管理系統(tǒng)需要具備數(shù)據(jù)處理功能，提供利用功能和具備數(shù)據(jù)儲存的能力。建立這樣的檔案管理系統(tǒng)，對整個網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是十分必要完全可行的。
1.建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)有利于各專業(yè)管理系統(tǒng)的正常運行，檔案管理系統(tǒng)接收各專業(yè)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)后，專業(yè)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)壓力減輕，有利于系統(tǒng)的正常運行。
2.檔案管理系統(tǒng)接收網(wǎng)絡(luò)內(nèi)專業(yè)系統(tǒng)的歸檔數(shù)據(jù)有利于數(shù)據(jù)的完整齊全。
3.建立檔案管理系統(tǒng)減輕專業(yè)系統(tǒng)的壓力，檔案的提供利用，檔案的安全保存有了可靠的保證。
4.建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)有利于檔案工作的健康發(fā)展，有利于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的節(jié)省和正規(guī)發(fā)展，避免重復(fù)建設(shè)，重復(fù)投資。
關(guān)鍵詞：面向服務(wù)架構(gòu)；Web service；企業(yè)服務(wù)總線
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2011)15-3582-03
It Began with SOA for Data Integration of System of Petrochina's Archives Management
WANG Xiu xia, QIAN Bo
(The Research Institute of Automation for Petroleum and Chemical's Commpany of Lanzhou, Lanzhou 730060, China)
Abstract: This article began with objective need for data integration of system of China Petroleum’s archives management, analysed present situation of system of China Petroleum’s archives management, and combining with highly duplicative and across platform characteristic of SOA, thought SOA’ architecture model can solve question of data exchange and bring more large market efficiency for enterprise.
Key words: service oriented architecture; web service; enterprice service bus
隨著市場競爭的日益加劇，企業(yè)越來越重視信息系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用，通過信息系統(tǒng)以支持或改進企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提升企業(yè)總體競爭實力和工作效率。但隨著信息系統(tǒng)的逐步增多，信息孤島現(xiàn)象普遍存在，以前建立的信息系統(tǒng)大部分是解決一個具體業(yè)務(wù)部門的工作職能和效率的問題。而現(xiàn)在更多的需要信息系統(tǒng)之間具備良好的數(shù)據(jù)交換接口，以實現(xiàn)信息資源和數(shù)據(jù)共享，更好地為企業(yè)跨部門、跨業(yè)務(wù)提供服務(wù)。針對企業(yè)信息整合需求特點，為了實現(xiàn)高效的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合，實現(xiàn)異構(gòu)業(yè)務(wù)集成的技術(shù)成為集成的首選，這樣既可以增強企業(yè)面向市場的適應(yīng)性，還大大提高了企業(yè)各遺留系統(tǒng)的高重用性，從而為企業(yè)的發(fā)展帶來更高的效益。
SOA(Service Oriented Architecture, 面向服務(wù)的架構(gòu))，是一種業(yè)務(wù)驅(qū)動的IT架構(gòu)方式，支持企業(yè)將業(yè)務(wù)整合為一系列相互銜接的服務(wù)或重復(fù)性業(yè)務(wù)任務(wù)，從而使企業(yè)能夠高效重復(fù)地利用現(xiàn)有IT技術(shù)[1]。SOA技術(shù)標準有服務(wù)組件架構(gòu)(SCA，Service Component Architecture)、服務(wù)數(shù)據(jù)對象(SDO，Service Data Object)和業(yè)務(wù)流程執(zhí)行語言(BPEL，Business Process Execution Language)，這三個技術(shù)分別解決了服務(wù)構(gòu)建、數(shù)據(jù)模型和流程編排領(lǐng)域的問題，被稱為“SOA鐵三角”[2-3]。
面向服務(wù)架構(gòu)(Service―Oriented Architecture，SOA)對各系統(tǒng)平臺規(guī)范性無相關(guān)要求和標準，它本身在遵循統(tǒng)一標準和規(guī)范的基礎(chǔ)上開發(fā)服務(wù)，依據(jù)需求將企業(yè)應(yīng)用分解和封裝成服務(wù)，通過企業(yè)服務(wù)總線(Enterprise Service Bus，ESB)對服務(wù)進行集中管理，使這些服務(wù)能在總線上安全的進行交互通信，從而使整個系統(tǒng)更易維護和擴展。中國石油檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)階段正處在一個組織結(jié)構(gòu)不斷變革的階段，組織的不確定性導(dǎo)致業(yè)務(wù)需求的不確定性，對辦公管理系統(tǒng)的靈活性提出了更高的要求。同時，辦公管理業(yè)務(wù)自身業(yè)務(wù)零散、橫向協(xié)作和縱向擴展等特點，要求系統(tǒng)架構(gòu)松散但可集成。以上的環(huán)境因素和內(nèi)在因素都決定了松耦合、易集成的SOA是最適合集團公司辦公管理系統(tǒng)的架構(gòu)。
1 建設(shè)思路
基于SOA的中國石油檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合的建設(shè)，在充分調(diào)研現(xiàn)狀，全面了解需求的基礎(chǔ)上，進行整體規(guī)劃，解決數(shù)據(jù)整合問題。并在解決信息孤島與孤立應(yīng)用的集成與整合的基礎(chǔ)上，重點考慮新應(yīng)用的規(guī)范接入；通過建立一個統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)框架與基礎(chǔ)支撐平臺，為應(yīng)用提供明確的數(shù)據(jù)接口、應(yīng)用接口、用戶接口規(guī)范與服務(wù)，實現(xiàn)對原有應(yīng)用的集成與新應(yīng)用的建設(shè)。此外，應(yīng)用檔案管理的“知識中心”、和“憑證中心”的理念于系統(tǒng)的設(shè)計之中；應(yīng)用成熟的方案、先進的技術(shù)和產(chǎn)品來搭建系統(tǒng)；優(yōu)化文檔信息管理工作流程和管理策略；貫徹真正的“文檔一體化”的管理理念和實施方式；采用相關(guān)的行業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)標準和規(guī)范來設(shè)計和開發(fā)系統(tǒng)，使系統(tǒng)具有堅實的理論基礎(chǔ)；這些都為構(gòu)建“珍存企業(yè)記憶，提升公司價值，構(gòu)建知識平臺，實現(xiàn)信息共享”的檔案管理系統(tǒng)提供可靠的保障。
2 總體設(shè)計與實現(xiàn)
2.1 集成需求
從檔案管理的業(yè)務(wù)角度來看，檔案記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、銷售和研發(fā)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、保管、利用，成為企業(yè)發(fā)展新的經(jīng)濟增長點和優(yōu)勢。中國石油面對激烈的市場競爭環(huán)境，引入先進的管理理念和信息技術(shù)來改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，啟動了ERP、MES等信息系統(tǒng)。但是各個系統(tǒng)是相對獨立的，數(shù)據(jù)無法共享，造成了很多不必要的重復(fù)工作，使信息化的優(yōu)勢沒有得到充分顯示，同時也不利于檔案數(shù)據(jù)的收集、保管及利用。企業(yè)為提高工作效率和檔案利用率，免除不必要的業(yè)務(wù)流程，使各業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)信息能夠集成共享,中國石油需利用松耦合、易集成的SOA平臺，以實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保管和應(yīng)用，提升企業(yè)核心競爭力及綜合價值。
2.2 系統(tǒng)架構(gòu)
SOA是一種服務(wù)導(dǎo)向的組件模型。服務(wù)是指軟件中的一些處理過程或是包裝成獨立業(yè)務(wù)模塊的程序邏輯單元，可以通過標準協(xié)議來訪問和調(diào)用，且接口公開。基于SOA的業(yè)務(wù)分析由三個部分組織，分別是服務(wù)請求者（Service costomer）、服務(wù)注冊中心(Service UDDI)以及服務(wù)提供者(Service provide)。服務(wù)請求者從注冊中心查詢需要的服務(wù)，并通過傳輸機制綁定服務(wù)，然后通過接口契約規(guī)定的格式來執(zhí)行服務(wù)。服務(wù)注冊中心包含可用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)可尋址目錄，它是接受并存儲服務(wù)描述的實體，供服務(wù)消費者查詢服務(wù)用，服務(wù)提供者將服務(wù)的描述信息到服務(wù)注冊中心。服務(wù)提供者是一個可以通過網(wǎng)絡(luò)尋址的實體，它接受和執(zhí)行消息者的請求。把自己的服務(wù)注冊到服務(wù)注冊中心，以便服務(wù)消費者能夠發(fā)現(xiàn)和訪問該服務(wù)。
根據(jù)中國石油檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標和原則，使用SOA的技術(shù)架構(gòu)，把相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)、模塊功能等進行統(tǒng)一的服務(wù)包裝和整合?；诒炯軜?gòu)，可以把檔案管理系統(tǒng)整體邏輯架構(gòu)圖從縱向分為四個層次，分別是：基礎(chǔ)設(shè)施層、應(yīng)用系統(tǒng)層、企業(yè)服務(wù)層（SOA部署）以及檔案管理系統(tǒng)層，如圖1所示。
1）基礎(chǔ)設(shè)施層：它是信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用的基礎(chǔ)條件，主要包括存儲設(shè)備、應(yīng)用服務(wù)器、掃描儀以及計算機等資源設(shè)備。
2）應(yīng)用系統(tǒng)層：它是支持數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)，主要包括MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、電子公文系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、A3管道生產(chǎn)系統(tǒng)以及合同管理系統(tǒng)等。
3）企業(yè)服務(wù)層（SOA部署）：SOA集成平臺主要由服務(wù)請求者、服務(wù)注冊中心以及服務(wù)提供者三個部分構(gòu)成。SOA將不同系統(tǒng)中的應(yīng)用功能通過服務(wù)之間定義良好的接口和規(guī)范契約聯(lián)系起來，用WSDL描述服務(wù)并在UDDI中WSDL文檔，UDDI中按照用戶需求從中查詢數(shù)據(jù)，當服務(wù)消費者發(fā)現(xiàn)提供服務(wù)的WSDL文檔，通過訪問服務(wù)注冊中心表來實現(xiàn)，并通過SOAP協(xié)議來與要訪問的服務(wù)通信。
4）檔案管理系統(tǒng)層：檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用緊緊圍繞檔案的生命周期管理，主要解決檔案的自動收集、科學(xué)保管和知識利用三方面主要功能。檔案管理系統(tǒng)需要提供標準、統(tǒng)一的歸檔接口，支持常見的接口技術(shù)，如Web Service、文件交換、數(shù)據(jù)庫訪問等，接口既能對電子文件實體進行歸檔，也可以對元數(shù)據(jù)進行歸檔，歸檔接口的實現(xiàn)應(yīng)基于SOA的理念，在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)總線上實現(xiàn)，要避免系統(tǒng)間直連的方式，通過數(shù)據(jù)總線，實現(xiàn)系統(tǒng)間的松耦合。
2.3 主要實現(xiàn)技術(shù)
系統(tǒng)的分析設(shè)計采用面向?qū)ο蟮姆椒?，開發(fā)模式采用循環(huán)迭代模型的開發(fā)方式。在軟件實現(xiàn)階段，采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計方法，將軟件開發(fā)過程分為問題的定義及規(guī)劃、需求分析、軟件設(shè)計、程序編碼以及軟件測試五個階段，每個階段又具體為一個個的循環(huán)迭代的過程。為了提高系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)效率和規(guī)范性，采用統(tǒng)一建模語言UML和成熟的面向?qū)ο蟮腃ASE工具。
2.3.1 J2EE（Java 2 Platform, Enterprise Edition, Java2平臺企業(yè)版）
J2EE為我們提供了一個建立在開放和標準的技術(shù)之上、非常靈活的端到端的多層體系架構(gòu)，從而滿足企業(yè)各種不同應(yīng)用需求。J2EE是一個開放、基于標準的開發(fā)和部署的平臺，用于構(gòu)建N層的、基于WEB的、以服務(wù)端為核心的、模塊化的企業(yè)應(yīng)用。J2EE應(yīng)用的組件如企業(yè)JavaBcan、JSP和Servlet運行于J2EE容器中，通過連接器訪問企業(yè)信息系統(tǒng)，如MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)以及其他應(yīng)用系統(tǒng)。J2EE應(yīng)用可以集成一系列的客戶端，包括獨立運行的臺式客戶端、無線客戶端以及Web瀏覽器的客戶端等。J2EE為開發(fā)企業(yè)應(yīng)用提供了高可靠性能和可伸縮性的運行支持環(huán)境。在設(shè)計J2EE應(yīng)用時，首先需要選擇的是J2EE客戶端類型，應(yīng)根據(jù)用戶的使用模式和應(yīng)用環(huán)境特點來選擇合適的客戶端類型和通信協(xié)議，如Java Web Start客戶端適合于復(fù)雜的圖形用戶界面，如大量的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等應(yīng)用，能滿足高效地用戶交互需求，根據(jù)具體應(yīng)用環(huán)境的不同，可選擇HTTP、RMI或JNLP等通信協(xié)議。
采用J2EE開發(fā)平臺是不錯的選擇，它是目前為應(yīng)用提供分布式的、高可靠性的先進解決方案。在中國石油檔案管理系統(tǒng)這樣的大型建設(shè)項目中，選擇J2EE也就意味著選擇了一個開放、自由、大型的技術(shù)應(yīng)用平臺。
2.3.2 采用Web Service技術(shù)，允許異構(gòu)的客戶端調(diào)用以使用它提供的服務(wù)
Web Service是一種新的web應(yīng)用程序分支，他們是自包含、自描述、模塊化的應(yīng)用，可以、定位、通過web調(diào)用。使用一種共通的通信標準可以使不同的客戶端實現(xiàn)與各種不同技術(shù)編寫的Web Service互通，它可以使用標準的互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議，像超文本傳輸協(xié)議(HTTP)和XML，將所有功能綱領(lǐng)性地體現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上。目前，最常用的是簡單對象訪問協(xié)議SOAP，SOAP是XML規(guī)范的一個應(yīng)用，它非常依賴XML標準來進行定義和編寫函數(shù)，并以XML標準封裝調(diào)用遠程服務(wù)的格式，有別于其它分布式對象模型調(diào)用特定的調(diào)用格式。由于SOAP以XML封裝調(diào)用格式，因此它可以使用任何的實體傳輸層來傳送，例如TCP、HTTP等。通過這樣一個架構(gòu)，Web Service實現(xiàn)動態(tài)的應(yīng)用集成，使檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享、資源共享。
2.3.3 采用XML實現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出
XML是一種元標記語言,它是Internet環(huán)境中跨平臺的，依賴于內(nèi)容的技術(shù)，是當前處理結(jié)構(gòu)化文檔信息的有力工具。XML的簡單使其易于在任何應(yīng)用程序中讀寫數(shù)據(jù)，并成為唯一的數(shù)據(jù)交換公共語言，雖然不同的應(yīng)用軟件也支持其它的數(shù)據(jù)交換格式，但它們都支持XML，這就意味著程序可以更容易的與Windows、Linux以及其他平臺下產(chǎn)生的信息結(jié)合，然后可以很容易加載XML數(shù)據(jù)到程序中并分析它，并以XML格式輸出結(jié)果。采用企業(yè)服務(wù)總線或中間件產(chǎn)品在異構(gòu)服務(wù)與傳統(tǒng)端點之間連接、調(diào)解和管理交互，并將企業(yè)服務(wù)總線的集成功能與單一產(chǎn)品中的操作服務(wù)管理結(jié)合起來?；赟OA基礎(chǔ)服務(wù)，可以快速配置服務(wù)間的交互，而無需過多的重復(fù)開發(fā)工作，可以降低變更的部署和操作成本，并為新計劃釋放IT資源，使用戶可以遠離復(fù)雜的、緊耦合的、脆弱的點對點集成實現(xiàn)，加速跨異構(gòu)基礎(chǔ)架構(gòu)的服務(wù)重用和部署。
2.4 集成效果
綜上所述，筆者主要結(jié)合企業(yè)數(shù)據(jù)整合現(xiàn)狀，介紹了數(shù)據(jù)整合總體思路和目標，數(shù)據(jù)集成架構(gòu)以及實現(xiàn)的主要技術(shù)。通過SOA數(shù)據(jù)集成平臺，實現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的有效整合，提高了從生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)領(lǐng)域電子歸檔效率，實現(xiàn)了檔案管理的“知識中心”和“憑證中心”建設(shè)目標。具體有以下優(yōu)點：
1) 充分利用現(xiàn)有的資源，消除了信息孤島?；赟OA的協(xié)同軟件提供了應(yīng)用集成功能，能將諸如MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等已存在的異構(gòu)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行有效集成和應(yīng)用。
2) 更易于集成和管理復(fù)雜性?？梢苑奖愕貙崿F(xiàn)企業(yè)之間的互連互通，使管理和集成更易操作。
3) 更快地整合和實現(xiàn)。可以快速地開發(fā)新的業(yè)務(wù)服務(wù)，縮短開發(fā)時間，使企業(yè)迅速地對外界變化做出響應(yīng)。
4) 降低成本和增加重用。協(xié)同軟件就是一個全新的應(yīng)用領(lǐng)域，管理信息由完全結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，拓展到非結(jié)構(gòu)化信息的應(yīng)用領(lǐng)域。
5) 提供良好地運行監(jiān)控功能。支持SOA的技術(shù)和原理使得對業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控更加輕松。這種監(jiān)控類型支持來自日常運行的反饋。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案管理；數(shù)據(jù)庫設(shè)計；需求分析；客戶端/服務(wù)器模式
中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)35-2486-04
The Design and Implementation of Hotan Teachers College Students' Records Management System
ADIL Gulam
(Department of Physics, Xinjiang's Hotan Teachers College, Hotan 848000, China)
Abstract: A new method of student's scores management system forHotan Teachers College is introduced in this paper. combining the design and implementation of student's scores management system ,we have made research on the distributional application system. many universities have been trying to develop an opened and distributed student's scores management system on their campus networks. In this paper, the optimum solutions on scores management system according to the characteristics of Xinjiang special regions are discussed by considering the relations between the network architecture and score management systems.
Key words: scores management system; database design; needs analysis; client/server model
1 引言
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是教育單位不可缺少的部分。一個功能齊全、簡單易用的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)不但能有效地減輕學(xué)校各類工作人員的工作負擔，其內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者來說也至關(guān)重要。所以學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案、統(tǒng)計和查詢數(shù)據(jù)，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低，保密性差，人工大量浪費；另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對查找、更新和維護都帶來了不少困難。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高和計算機科學(xué)日漸成熟，其強大的功能已為人們所深刻認識，它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。
基于校園網(wǎng)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)完成后可以降低工作量，提高辦公效率，學(xué)生管理人員、教師和學(xué)生都不受時間和地點的限制查詢學(xué)生資料，而目前使分散的學(xué)生管理得到集中管理，這對減輕管理工作負擔，提高管理水平，實現(xiàn)學(xué)生管理的現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、規(guī)范化具有重要意義。本文結(jié)合和田師范專科學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的實際情況，在需求分析、系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上，對和田師專學(xué)生管理系統(tǒng)做出總體設(shè)計、詳細設(shè)計和程序設(shè)計，并進行系統(tǒng)測試。
2 需求分析
這個階段的任務(wù)是確定“為了解決這個問題，目標系統(tǒng)必須做什么”，主要是確定目標系統(tǒng)必須具備哪些功能。對于需求分析不僅是軟件定義時期的最后一個階段，而且是軟件開發(fā)期的第一個階段，也是關(guān)系到軟件開發(fā)成敗的關(guān)鍵步驟。只有通過需求分析才能把軟件功能和性能的總體概念描述為具體的軟件需求規(guī)格說明，從而奠定軟件開發(fā)的基礎(chǔ)。在本階段所研究的對象是軟件項目的用戶要求，且必須全面理解用戶的各項要求，但又不能全盤接受所有的要求。為了達到這一目的，必須對其中模糊的要求進行澄清，然后才能決定是否可以采納。而且準確地表達被接受的用戶要求，也是需求分析的另一個重要方面，只有經(jīng)過確切描述的軟件需求才能成為軟件設(shè)計的基礎(chǔ)。
2.1 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的功能
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)旨在提供一貫可以操作的，方便管理，提高工作效率，易于修改的輔助管理系統(tǒng)?？紤]到我校校園網(wǎng)落的實際情況，本系統(tǒng)采用Visual Basic+SQL Server 2000 結(jié)構(gòu)。
考慮到系統(tǒng)所要實現(xiàn)的功能以及系統(tǒng)的安全性，在用戶進入系統(tǒng)之前進行合法用戶檢測。所以系統(tǒng)中應(yīng)該有一個用戶名和密碼檢測的模塊，當然與此相對應(yīng)，還必須有操作員管理模塊，它必須能夠進行操作員的增加、刪除和修改，并且能夠進行授予相應(yīng)的操作權(quán)限。系統(tǒng)中必須有一個默認的管理用戶，它在應(yīng)用系統(tǒng)剛安裝好就能夠使用該用戶進入，該用戶能夠建立其他用戶。同時還必須有密碼修改的模塊。普通用戶能夠修改自己的密碼，但系統(tǒng)管理員用戶能夠修改所有的資料。
大中專學(xué)校的學(xué)生檔案管理內(nèi)容十分豐富，工作繁多，所以本例規(guī)定開發(fā)的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)只處理每學(xué)年的招生信息導(dǎo)入、新生學(xué)籍注冊、學(xué)生檔案管理和其它管理。
在招生信息導(dǎo)入管理方面提供的服務(wù)功能如下：
1) 導(dǎo)入新生的民族、籍貫、專業(yè)代碼；
2) 錄入院系信息和生成班級信息；
3) 導(dǎo)入招生數(shù)據(jù)和新生圖片；
4) 統(tǒng)計和清除新生數(shù)據(jù)；
5) 修改密碼。
在新生學(xué)籍注冊管理方面應(yīng)提供的服務(wù)功能如下：
1) 新生入校學(xué)籍注冊；
2) 新生專業(yè)調(diào)整；
3) 新生統(tǒng)計與報表生成以及報表打??；
4) 修改密碼。
在學(xué)生檔案管理方面應(yīng)提供的服務(wù)功能如下：
1) 錄入學(xué)生每學(xué)期的情況；
2) 生成學(xué)生鑒定表；
3) 生成回執(zhí)單；
4) 檔案查詢及打?。?/p>
5) 修改密碼。
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的直接用戶有學(xué)生、教師和教學(xué)管理員。管理員有權(quán)操縱數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)，進行添加、更新、刪除等操作。學(xué)生和教師一般只查詢信息。本校的各部門，教研室、學(xué)生幾乎有PC機，學(xué)校全部計算機已經(jīng)連網(wǎng)。
2.2 學(xué)生管理主要工作流程分析
學(xué)生管理的各項工作之間有嚴格的順序性，這就要求在開發(fā)時對學(xué)生管理的業(yè)務(wù)流程有明確的了解。學(xué)生管理工作中的運行管理是核心工作，就對運行工作中涉及的業(yè)務(wù)流程進行分析。具體的業(yè)務(wù)流程圖如圖3、圖4所示。
3系統(tǒng)設(shè)計
3.1 設(shè)計思路
基于C/S的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計是一個不斷改進和反饋的過程。圖8是進行基于C/S的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計思路圖。
1) 系統(tǒng)界定
首先必需對系統(tǒng)進行界定，即劃分系統(tǒng)的范圍，分析系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系、系統(tǒng)與環(huán)境的關(guān)系。如圖5，這個過程產(chǎn)生對系統(tǒng)的一個清晰的描述，確定研究的問題。
2) 系統(tǒng)規(guī)劃、分析和方案設(shè)計
針對一個已經(jīng)界定清楚的系統(tǒng)，下面的工作便是進行系統(tǒng)的規(guī)劃和分析及設(shè)計方案。在這個過程中，首先對系統(tǒng)進行規(guī)劃，進行了子系統(tǒng)的劃分和系統(tǒng)的實施計劃的設(shè)計，同時對系統(tǒng)進行分析，這些分析包括系統(tǒng)的特性和結(jié)構(gòu)的分析、需求分析、系統(tǒng)的可行性分析等內(nèi)容，系統(tǒng)規(guī)劃和分析經(jīng)常交織在一起。另外，在這個階段還完成系統(tǒng)方案的設(shè)計和選擇工作。
3) 系統(tǒng)概要設(shè)計
系統(tǒng)概要設(shè)計主要是對系統(tǒng)業(yè)務(wù)進行流程分析，完成系統(tǒng)的特性設(shè)計以及系統(tǒng)的功能劃分和初步設(shè)計，并對系統(tǒng)具體結(jié)構(gòu)和技術(shù)方案進行設(shè)計。
4) 系統(tǒng)詳細設(shè)計
系統(tǒng)詳細設(shè)計包括數(shù)據(jù)流的設(shè)計、數(shù)據(jù)庫的設(shè)計、系統(tǒng)模塊的詳細設(shè)計、界面設(shè)計、程序流程的設(shè)計等內(nèi)容。
5) 代碼開發(fā)
代碼開發(fā)是按照詳細設(shè)計的要求進行代碼的編寫工作。
6) 系統(tǒng)測試
系統(tǒng)測試是在系統(tǒng)投入使用前，對系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計規(guī)格說明和編碼的復(fù)審。
7) 系統(tǒng)修改、運行和維護
維護系統(tǒng)的運行，保證系統(tǒng)有效、可靠的運轉(zhuǎn)。
8) 系統(tǒng)評價和總結(jié)
對系統(tǒng)的完成和運行情況進行評價，總結(jié)系統(tǒng)開發(fā)過程中的得失，有些好的體會、思想和資源可以積累下來，并且這個過程還可以對系統(tǒng)的改進和再設(shè)計進行分析。實際上，以上這些過程并不要求嚴格按順序的，前后過程之間存在反饋，這些過程之間并不一定存在明顯的界限。
3.2系統(tǒng)功能模塊設(shè)計
對上述各項功能進行集中、分塊，按照結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計的要求，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)需要完成的主要功能有以下幾大模塊：
1) 招生信息導(dǎo)入
新生數(shù)據(jù)和圖片導(dǎo)入、新生數(shù)據(jù)統(tǒng)計，輸入院系和班級信息，導(dǎo)入民族、專業(yè)、籍貫信息，查詢新生信息以及密碼管理等功能。
2) 新生學(xué)籍注冊
學(xué)籍注冊，分班，自動生成學(xué)號，圖片下載，手工輸入，調(diào)動學(xué)籍、學(xué)籍統(tǒng)計和查詢，打印個人信息表和統(tǒng)計表、密碼管理等功能。
3) 學(xué)生檔案管理
學(xué)生檔案查詢、統(tǒng)計、生成花名冊、打印個人信息表、打印學(xué)生證、打印花名冊、打印統(tǒng)計表、回執(zhí)單以及自定義表格打印
3.3 數(shù)據(jù)庫設(shè)計
進行數(shù)據(jù)庫的概念設(shè)計，首先必須選擇適當?shù)臄?shù)據(jù)模型。用于概念設(shè)計的數(shù)據(jù)模型既要有足夠的表達能力，可以表示各種類型的數(shù)據(jù)及其之間的聯(lián)系和語義，又要簡明易懂，能夠為非專業(yè)人員所接受?？晒┻x擇的數(shù)據(jù)模型不少，比如各種語義數(shù)據(jù)模型、面向?qū)ο髷?shù)據(jù)模型等，目前應(yīng)用最廣泛的是E-R數(shù)據(jù)模型（Entity-Relationship data Model）。必須根據(jù)需求分析，確定E-R模型中的實體、聯(lián)系和屬性。
首先要確定學(xué)生檔案管理的實體，從前面章節(jié)的分析中可以看出，所有的活動都是以學(xué)生基本信息（Student）展開的，初步確定有以下實體：用戶（UserID）實體、專業(yè)代碼實體、地區(qū)代碼實體、民族代碼實體、院系代碼實體、政治面貌代碼實體、班級實體，其中專業(yè)代碼實體、地區(qū)代碼實體、民族代碼實體、院系代碼實體、政治面貌代碼實體、班級實體、完全依賴于設(shè)備實體的存在而存在，所以屬于弱實體的范疇。
其次要確定學(xué)生管理中各實體的鍵、屬性、屬性的數(shù)據(jù)類型及取值范圍。在確定實體的主鍵時，要確保這個主鍵可以唯一的標識這個實體。在概念模型的設(shè)計中，經(jīng)常會遇到這種情況，最簡單的解決方法就是對實體集合中每個實體有一個互不相同的學(xué)號，選擇這個學(xué)號作為實體集合的關(guān)鍵字。因此在學(xué)生基本信息實體中增加了學(xué)生學(xué)號這個屬性，這種增加學(xué)號屬性也是設(shè)計中常用的一種確定實體鍵的方式。在確定實體的屬性及其數(shù)據(jù)類型時，要考慮到系統(tǒng)的可擴展性以及特殊情況。在確定屬性代碼的時候，要避免同一概念數(shù)據(jù)模型中出現(xiàn)相同的屬性編碼，同時還要使人一目了然。在這里給出各實體的屬性和主鍵，以下劃線標識出主鍵。
學(xué)生基本信息實體：考號、學(xué)號、院系代碼、專業(yè)代碼、現(xiàn)在專業(yè)、班級編號、現(xiàn)在班級、姓名、性別、出生年月、政治面貌編號、婚姻狀況、家庭出身、戶口性質(zhì)、畢業(yè)中學(xué)、考生設(shè)備名稱特長、家庭地址、聯(lián)系電話、郵編、入學(xué)日期、高考成績、Picture.
專業(yè)代碼實體：專業(yè)代碼、專業(yè)代號、錄取專業(yè)、院系。
地區(qū)代碼實體：區(qū)號、籍貫。
民族代碼實體：民族代碼、民族。
院系代碼實體：院系代碼、院系、院系主任。
班級實體：班級編號、院系、錄取專業(yè)、班級、班主任。
用戶實體：用戶名、密碼、權(quán)限。
第三要確定實體之間的聯(lián)系。實體與實體之間的聯(lián)系除了一對一、一對多之外，還存在有多對多的形式?？梢詫⒙?lián)合理解為構(gòu)建于M:N聯(lián)系實體之間的一個橋梁，通過它將這個M:N聯(lián)系轉(zhuǎn)化為兩個1:N聯(lián)系。完成了學(xué)生檔案管理模塊的概念數(shù)據(jù)模型之后，可以用相同的步驟來完成系統(tǒng)中其他模塊的概念模型的設(shè)計，在這里就不一一贅述。
4 系統(tǒng)實現(xiàn)
系統(tǒng)的實現(xiàn)選用Microsoft Visual Basic 作為前臺開發(fā)工具。Visual Basic 是一套完整的開發(fā)工具，提供了企業(yè)級模板。系統(tǒng)采用多層結(jié)構(gòu)設(shè)計，可以生成具有高度可伸縮性和靈活性的應(yīng)用程序。使用Visual Basic架構(gòu)開發(fā)，生成可編程Exe窗體，Visual Basic界面與代碼相分離。
4.1用戶注冊與登錄模塊的實現(xiàn)
每個模塊的登陸界面以及密碼算法是統(tǒng)一的，但是所運行的模塊不同，所訪問的數(shù)據(jù)庫不同，因此登陸用戶身份以及密碼不同，如圖7。
4.2 招生信息導(dǎo)入模塊的實現(xiàn)
界面實際上是系統(tǒng)與用戶之間的接口，也是控制和選擇信息輸入輸出的主要途徑。界面設(shè)計規(guī)定界面的布局、風(fēng)格、色彩等約定，界面設(shè)計應(yīng)該堅持友好、簡單、實用、易于操作等的原則。
這個模塊的主要功能是，把招生的信息導(dǎo)入到招生數(shù)據(jù)庫中，以便于學(xué)生學(xué)籍注冊時使用。
4.3 學(xué)籍注冊模塊的實現(xiàn)
這個模塊的主要功能是，新生到校報名時，根據(jù)考號調(diào)用相關(guān)信息，并分班，同時自動生成學(xué)號后，保存到學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫中，以便于學(xué)生檔案管理時使用。
圖9 學(xué)籍注冊模塊的實現(xiàn)
4.4 學(xué)生檔案管理模塊的實現(xiàn)
這個模塊的主要功能是，輸入學(xué)生每學(xué)期獎懲情況、政治思想狀況、以及修改、查詢學(xué)生相關(guān)信息。打印院系學(xué)生花名冊、個人信息表、回執(zhí)單等，如圖10。
5 結(jié)束語
本論文結(jié)合和田師專學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，研究了基于C/S的分布式應(yīng)用系統(tǒng)原理、設(shè)計和實現(xiàn)的問題。首先，論文概述了和田師范?？茖W(xué)校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用背景，對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進行了需求分析。在此基礎(chǔ)上提出了基于C/S的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的解決方案。接著，論文對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的解決方案─基于C/S的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和原理進行了深入研究，并從系統(tǒng)的角度對基于 C/S 的分布式系統(tǒng)的特性進行了分析。在論文中，結(jié)合筆者實際研究過程中的經(jīng)驗，對基于 C/S 的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計方法進行了研究，提出了基于校園網(wǎng)的一些安全和復(fù)合密碼算法思想，并給出了基于 C/S 的分布式應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計流程。最后，論文對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進行了詳細設(shè)計和實現(xiàn)，重點分析了學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)方案設(shè)計和應(yīng)用平臺選擇、系統(tǒng)設(shè)計以及系統(tǒng)的實現(xiàn)。
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【關(guān)鍵詞】辦公系統(tǒng)；智能檔案管理；資源整合
隨著事業(yè)單位辦公自動化的形成，工作人員能夠利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)信息的共享和工作的協(xié)同。高效的信息采集與處理、便捷的操作與管理、形象直觀的數(shù)據(jù)分析等改變了事業(yè)單位過去手工辦公程序多、工作量大、效率低、錯誤率高的現(xiàn)象，提升了事業(yè)單位辦公的效率，實現(xiàn)了資源的高效利用。檔案管理工作也隨著事業(yè)單位信息技術(shù)的普及而得到優(yōu)化，在數(shù)字檔案管理的基礎(chǔ)上提升了檔案管理系統(tǒng)，加大了檔案管理平臺建設(shè)，實現(xiàn)了檔案管理的智能化。雖然事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與檔案管理的信息建設(shè)都取得了進步，然而二者之間并沒有實現(xiàn)真正的信息整合，造成了工作的重復(fù)和資源的浪費，增加了工作量，降低了工作效率。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合既有實施的可行性，也有應(yīng)用的必要性。
一、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合概述
事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理工作的整合是基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位內(nèi)部成熟的信息管理系統(tǒng)，提供建立信息的共享平臺和信息的交流通道，將檔案信息與辦公系統(tǒng)實現(xiàn)無縫化聯(lián)接，既保證了智能檔案管理在資源收集、歸類與整理中的優(yōu)勢，也實現(xiàn)了商業(yè)單位內(nèi)部的資源優(yōu)化組合，強化了事業(yè)單位資源的配置優(yōu)化和增值。
事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的內(nèi)容不僅包括信息資源的整合，更包括了對技術(shù)標準的整合、系統(tǒng)運用的整合、實體的整合和人才配置的整合。其中信息資源的整合是在檔案管理保密工作的基礎(chǔ)上，針對檔案管理的保密分級有選擇地進行檔案信息的共享和分配；技術(shù)標準的整合是對智能檔案管理系統(tǒng)中信息的計算方法、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫類型和文檔格式；系統(tǒng)的整合是針對辦公系統(tǒng)和智能檔案管理系統(tǒng)之間的兼容問題；實體整合是指在信息整合的背景下，實體檔案的存放位置、存放狀態(tài)和排列情況的整合。人才配置整合是指既要保證工作人員擁有相應(yīng)的信息技術(shù)知識，又要保證其擁有檔案管理知識。
事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的目標是在保證“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”和“分級管理”的形式下，優(yōu)化單位內(nèi)部的資源結(jié)構(gòu)，完善辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的功能，保證人才的供應(yīng)，實現(xiàn)資源的充分利用。由于目前事業(yè)單位多數(shù)檔案管理信息與辦公系統(tǒng)沒有實現(xiàn)融合，從整體上來看其條塊的分割過于明顯，資源配置較為分散，形成了信息閉塞的現(xiàn)象。在互聯(lián)網(wǎng)時代下，信息的閉塞難以保證效率，也難以滿足時展的要求，增強事業(yè)單位信息的交流，消除辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的隔閡是提升事業(yè)單位工作效率，使其更好地為人民服務(wù)的基礎(chǔ)。
二、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理整合的原則
（一）規(guī)范性原則。事業(yè)單位OA辦公系統(tǒng)的信息儲存格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型、信息加工算法、數(shù)據(jù)庫等與智能檔案管理系統(tǒng)有個別差異。不同的文本格式、算法阻礙了信息的轉(zhuǎn)換和交流。因此事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合必須以規(guī)范化為前提，二者只有實行統(tǒng)一的格式標準，實行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)算法，配置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，在格式、操作和程序方面實行統(tǒng)一的規(guī)范，不同的部門之間采取的操作規(guī)范相同，才能實現(xiàn)信息的交流。
（二）信息安全性原則。無論是辦公系統(tǒng)還是智能檔案管理系統(tǒng)，其信息的搜集、整理、分析、分類工作是共享的前提。尤其是事業(yè)單位的智能檔案管理工作，信息共享和交流的前提是對檔案信息進行正確的整理與歸類，區(qū)別其保密分級。只能在保密級別范圍內(nèi)實現(xiàn)信息的流轉(zhuǎn)，嚴格遵照信息公開條例和保密條例，在信息交流中做到信息的條理化。
（三）操作簡便性原則。事業(yè)單位工作涉及面廣，工作量大，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)應(yīng)用成熟，工作人員操作OA非常熟練。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合是為了實現(xiàn)資源的共享，以達到增強事業(yè)單位工作效率，提升工作水平的目的。因此，二者整合必須符合操作的便捷化原則。在應(yīng)用程序上與之前的系統(tǒng)一致或者區(qū)別不大，操作流暢簡單明了、易于掌握，才能充分發(fā)揮整合的作用。
三、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合所需要解決的問題
（一）標準化建設(shè)問題。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)的整合需要有共同的標準前提。雖然我國出臺了《中國檔案機讀目錄格式》《電子文件名詞術(shù)語》等相關(guān)標準為事業(yè)單位信息交流提供了依據(jù)，然而其中的相關(guān)標準多為推薦標準，事業(yè)單位不同的部門之間可根據(jù)自身的情況對其采用也可進行修改，也有許多人員對標準并不知情，其標準的約束力較弱。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合需要解決的第一個問題就是標準化建設(shè)問題。
（二）安全保障問題。沒有安全就沒有發(fā)展，對于檔案管理工作來說，信息的安全極其重要。檔案管理中不僅紙質(zhì)檔案有保密級別之分，電子檔案也有保密規(guī)定。尤其是電子檔案的安全保障工作是近年來關(guān)注的重點。電子檔案的安全問題不僅需要設(shè)置系統(tǒng)的訪問攔截和管理制度的約束，還需要面對系統(tǒng)病毒、黑客、人為破壞與自然破壞等情況。因此，事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合中，信息的安全是其面臨的重要問題。
四、事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合實施
（一）基礎(chǔ)設(shè)施的整合。事業(yè)單位中辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)普及，智能檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)實現(xiàn)了基礎(chǔ)設(shè)施的升級。在兩者的整合中，服務(wù)器、計算機設(shè)備、掃描設(shè)備等屬于管理的基礎(chǔ)設(shè)施，基礎(chǔ)設(shè)施的整合是二者整合的前提。二者在基礎(chǔ)設(shè)施方面的差異通過技術(shù)升級、設(shè)備升級的方式進行統(tǒng)一。提供基礎(chǔ)設(shè)施的升級、更新，為信息交流平臺的建設(shè)提供了基礎(chǔ)，也為信息安全加大了保障。
（二）人才的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合必須依靠人才的力量來完成，無論是檔案管理還是辦公操作都需要一定的技術(shù)性要求。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的背景下，只有擁有計算機技術(shù)、辦公知識和檔案管理專業(yè)知識和法律知識，才能勝任事業(yè)單位的辦公工作。因此，事業(yè)單位必須加強對工作人員的培訓(xùn)力度，通過外出學(xué)習(xí)、同業(yè)交流和參加培訓(xùn)班等形式，不斷提升自我的素質(zhì)能力，不斷提升工作效率。只有工作人員素質(zhì)提升，信息之間的溝通才能實現(xiàn)無誤、高效，才能從人員的角度解決安全威脅，保障信息正常交流。
（三）系統(tǒng)的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理系統(tǒng)的整合必須要建立溝通橋梁和溝通平臺。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極與專業(yè)的軟件開發(fā)公司聯(lián)合研制符合自身需求的整合系統(tǒng)，通過技術(shù)升級、技術(shù)補充等形式實現(xiàn)資源的有序整合。
（四）制度的整合。事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的整合是將二種不同類型的資源信息進行整合。通常情況下事業(yè)單位辦公系統(tǒng)的資源多為公開，而檔案管理卻有保密限制。所以在整合工作開展之前，需要根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部的具體情況，制定出完善的整合管理制度，包括整合的規(guī)范、標準、操作流程和監(jiān)督工作，充分保障檔案信息的安全。
【參考文獻】
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關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；數(shù)據(jù)庫
基金項目：本文為承德市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計劃項目“京津冀一體化環(huán)境下基于‘互聯(lián)網(wǎng)+’的檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)與服務(wù)研究”（編號：201606A133）的研究成果之一。
2014年總理在政府工作報告中提出，要加強環(huán)渤海及京津冀地區(qū)的經(jīng)濟協(xié)作，認為實現(xiàn)京津冀協(xié)同發(fā)展是一個重大的國家戰(zhàn)略，堅持優(yōu)勢互補、扎實推進及互贏互利，加速科學(xué)持續(xù)的協(xié)同發(fā)展道路?；诖?，就要求三地檔案管理工作能夠全面創(chuàng)新及改革，完善目前檔案管理中的軟件及硬件設(shè)備不到位、數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后、服務(wù)水平較低等一系列的問題，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案管理工作效率。
1 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建理念
1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)應(yīng)該以創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)的原則開展，選擇數(shù)據(jù)庫要從檔案管理的安全性、高效性、便攜性等全面的進行考慮。檔案管理中的數(shù)據(jù)連接能夠通過簡單動態(tài)網(wǎng)頁實現(xiàn)用戶訪問，也為后臺管理人員提供了簡便的控制腳本。檔案數(shù)據(jù)的存儲中可以創(chuàng)建多種數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)數(shù)據(jù)的不同形式儲存，比如文本形式、圖像形式、視頻形式等等，這種管理方式能夠為不同的用戶提供不同的格式需求。系統(tǒng)在使用過程中還具有一定的功能性，并且還能夠有效保證數(shù)據(jù)的安全性。
2、安全功能
基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下，檔案管理系統(tǒng)總是面臨著各種各樣的安全問題，所以在創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫的時候要尤其注意系統(tǒng)的安全問題，其主要包括數(shù)據(jù)管理及操作過程兩方面。在進行設(shè)計的時候，要進行多重保護，首先可以設(shè)置登錄密碼，用戶登錄的時候可以進行雙碼驗證，有效的防治他人通過用戶授權(quán)密碼進入到數(shù)據(jù)庫中。另外，為了避免數(shù)據(jù)庫遭到計算機病毒的破壞，或者由于操作誤差出現(xiàn)問題時，可以將數(shù)據(jù)信息提前備份，防止數(shù)據(jù)的丟失。 [1]
2 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)
本文中的檔案管理系統(tǒng)是為了實現(xiàn)京津冀一體化發(fā)展戰(zhàn)略背景的發(fā)展理念，并且能夠滿足現(xiàn)社會不斷發(fā)展的需求，實現(xiàn)京津冀三地檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，并且還能夠全面優(yōu)化檔案管理工作、提高服務(wù)時效性等目的，并且有效解決目前檔案管理中存在的各種問題，比如信息化水平落后、數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題及軟件/硬件設(shè)備不到位等。檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)實際用戶的需求定制數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，包括編目格式、打印報表等等，并且根據(jù)國家檔案的分類結(jié)合用戶的實際需求對檔案記性分類管理。
1、選擇數(shù)據(jù)庫
檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫要使用大型數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)，因為大型數(shù)據(jù)庫能夠支持大量數(shù)據(jù)的檔案信息管理，并且具有較高的安全性及完整性，有效解決傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中存在的問題，提高數(shù)據(jù)庫的使用效率。
2、圖像數(shù)據(jù)及多媒體存儲
基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下的檔案管理系統(tǒng)不僅能夠支持文字錄入，還支持多媒體數(shù)據(jù)的存儲管理，并且能夠使用掃描儀直接輸入，能夠?qū)D像數(shù)據(jù)進行壓縮并存儲，支持各種多媒體設(shè)備、不同格式電子文件信息的存儲。
3、檔案管理系統(tǒng)功能
以檔案管理流程為基礎(chǔ)，全面符合檔案管理流程，具有多樣的輸入方式，系統(tǒng)用戶界面清晰且直觀。用戶可以對記錄、數(shù)據(jù)文件、字段進行分層管理，并且設(shè)置權(quán)限，使系統(tǒng)中數(shù)據(jù)具有安全性。具有多樣且靈活的查詢方式，強大的數(shù)據(jù)加工能力，并且報表的輸出靈活。能夠隨時的查看數(shù)據(jù)日志，并且反應(yīng)系統(tǒng)的情況，統(tǒng)計系統(tǒng)的日、月、年訪問量，對于每位用戶的訪問及使用都具有詳細的記錄。[2]
3 選擇檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)
軟件體系結(jié)構(gòu)指的是描述某一個特定應(yīng)用領(lǐng)域中系統(tǒng)組織的使用模式，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，一般使用的軟件體系結(jié)構(gòu)為兩種，其一，瀏覽器/服務(wù)器模式（B/S）；其二，客戶/服務(wù)器模式（C/S）。
瀏覽器/服務(wù)器模式使用的結(jié)構(gòu)為應(yīng)用服務(wù)器、客戶機及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器三層分布式，用戶可以通過瀏覽器解決用戶與應(yīng)用服務(wù)器之間的交互。應(yīng)用服務(wù)器的主要目的就是接受客戶機應(yīng)用程序的請求，之后將客戶機發(fā)送的請求轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)請求，然后和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進行相互交互，并且將兩者交互的結(jié)果傳遞為客戶機應(yīng)用程序。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器軟件以應(yīng)用服務(wù)器請求為命令，以此進行數(shù)據(jù)的操作，之后將操作的結(jié)果傳送到應(yīng)用服務(wù)器中。
瀏覽器/服務(wù)器模式具備客戶端零安裝的功能，有效降低了系統(tǒng)的維護機率。因為客戶機和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不是直接交互的，那么就有效減少了服務(wù)器的SQL請求，具有較強的性能。另外，此結(jié)構(gòu)還有效提高了系統(tǒng)的安全性能、執(zhí)行效率，提高了系統(tǒng)的延伸性。
客戶/服務(wù)器模式的主要特點就是基于非客戶機結(jié)構(gòu)中的兩層結(jié)構(gòu)應(yīng)用軟件?？蛻舳耸峭ㄟ^數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用程序組合而成，服務(wù)器中的軟件為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，系統(tǒng)的開發(fā)簡單快捷。
但是，兩者都是有缺點的，客戶/服務(wù)器的缺點就是用戶安裝軟件較為復(fù)雜，并且數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不能有效的滿足多個終端同時聯(lián)機的要求，其一般使用在局域網(wǎng)中； 瀏覽器/服務(wù)器模式的缺點是具有較弱的批量處理、修改、備份數(shù)據(jù)能力。
由于兩者模式的使用都具有優(yōu)點和缺點，那么就要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的功能需求，將兩者體系結(jié)構(gòu)相互結(jié)合，使其在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮自身的優(yōu)點。[3]
4 結(jié)束語
基于互聯(lián)網(wǎng)+的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)是一項系統(tǒng)性的功能，在構(gòu)建過程中涉及到了數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等多個方面。另外，在系統(tǒng)構(gòu)建及開發(fā)的過程中，還要以檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，并且滿足相關(guān)法律規(guī)定的要求。上述檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、安全化及信息化，并且完善了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，使檔案管理工作能夠充分的發(fā)揮自身的功能。
參考文獻
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作者簡介
湯桂清（1971―），男，河北省灤平縣，本科，檔案師，承德廣通信息網(wǎng)絡(luò)有限公司灤平分公司，研究方向：檔案管理。
各區(qū)（縣）勞動和社會保障局、各職業(yè)介紹服務(wù)中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經(jīng)研究，在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休?，F(xiàn)將有關(guān)問題通知如下：
一、辦理在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員按提前退休工種退休的有關(guān)工作，按照我局《關(guān)于嚴格按照國家規(guī)定辦理企業(yè)職工退休有關(guān)問題的通知》（京勞社養(yǎng)發(fā)〔1999〕63號）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業(yè)介紹服務(wù)中心或街道（鎮(zhèn)）勞動科按規(guī)定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區(qū)、縣勞動和社會保障局審批。
三、各單位在審批時，要嚴格進行審查，以存檔前或失業(yè)前的檔案明確記載為準，后補的材料無效。
關(guān)鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研
【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設(shè)周期長、參建單位眾多、專業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個憑據(jù)作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現(xiàn)的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業(yè)性強，合同數(shù)量大，種類多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類合同、運營管理類合同、資源開發(fā)類合同、公司人事及行政事務(wù)管理類合同及綜合類合同。工程建設(shè)類合同分為勘察、設(shè)計、監(jiān)理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購、工程、技術(shù)咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現(xiàn)狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關(guān)部門審查會簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見書、財務(wù)意見、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。
2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產(chǎn)生的國產(chǎn)化、科研技改合同；實業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開發(fā)、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關(guān)的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發(fā)利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰產(chǎn)生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務(wù)責任。通過歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無直接關(guān)系的審計材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數(shù)。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關(guān)人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。
在公司內(nèi)部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時可通過培訓(xùn)對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進行規(guī)范。進一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過內(nèi)部溝通交流，為下步實現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準備。
4.4加快合同檔案信息化建設(shè)
公司目前已開發(fā)運用合同管理系統(tǒng)用以對合同執(zhí)行情況進行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發(fā)。
通過對合同信息進行著錄，根據(jù)各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應(yīng)部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統(tǒng)平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；勘察設(shè)計；合同管理
合同管理是保障建設(shè)工程勘察設(shè)計有序進行的依據(jù)，我國《中華人民共和國合同法》中，對合同管理提出了明確的要求，而且建設(shè)工程行業(yè)中，也在合同管理方面提出了新的規(guī)章、規(guī)范，充分發(fā)揮合同管理的作用。合同管理措施，是一項重點的工作，與合同應(yīng)用存在直接的聯(lián)系，建設(shè)工程勘察設(shè)計中，必須全面落實合同管理措施，便于完善合同的實踐應(yīng)用。
一、建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理措施
建設(shè)工程中，為了規(guī)范勘察設(shè)計的方式，促使其符合市場原則，在合同管理中落實《建筑工程勘察設(shè)計合同管理辦法》，要求建設(shè)工程嚴格按照管理辦法控制勘察設(shè)計。建設(shè)工程中，既要履行合同管理辦法，又要遵循市場原則，因此重點分析建設(shè)工程中，勘察設(shè)計合同管理的措施。
1、細化合同管理的辦法
合同管理措施中，需根據(jù)建設(shè)工程勘察設(shè)計的實際情況，細化合同管理的辦法，嚴格劃分勘察設(shè)計中的技術(shù)責任，利用合同的方式規(guī)定相關(guān)的權(quán)益，同時確保權(quán)益的合法性[1]。首先建設(shè)工程在勘察設(shè)計中，依照規(guī)定內(nèi)容，要求雙方簽訂合同，合同內(nèi)的條例對工程中的新建、改建等都存在規(guī)范性；然后按照建設(shè)工程市場的實況，規(guī)定合同管理，以免合同中出現(xiàn)違規(guī)的內(nèi)容，確保合同管理的細節(jié)部分；最后依照合同中的條例，細化雙方的責任，如果合同雙方提出不同的建議，也可采取書面的形勢進行約束，主要是針對可能發(fā)生的糾紛，提前進行規(guī)范，保障合同管理措施的可行性，滿足建設(shè)工程勘察設(shè)計的實踐需求。
2、強化合同管理監(jiān)督職能
監(jiān)督職能是合同管理中的有效措施，發(fā)揮合同在建設(shè)工程勘察設(shè)計中的作用。由于建設(shè)工程現(xiàn)場的環(huán)境、地質(zhì)不同，所以不同建設(shè)工程內(nèi)，勘察設(shè)計的行為、活動存在差異，也就表示合同管理的措施中存有差別，在合同管理中采取監(jiān)督職能的方法，有利于輔助合同內(nèi)容，為建設(shè)工程勘察設(shè)計提供指導(dǎo)策略，促使勘察設(shè)計能夠與周圍的自然環(huán)境、地質(zhì)環(huán)境保持和諧性[2]。
3、深化合同管理的法規(guī)控制
法規(guī)控制是勘察設(shè)計合同管理中的一項方法，因為建設(shè)工程勘察設(shè)計中，雙方簽訂合同后，合同已經(jīng)具有法律效應(yīng)，采用法規(guī)控制的方法管理合同，可以充分發(fā)揮行政部門的責任，維護勘察設(shè)計現(xiàn)場的秩序。建設(shè)勘察設(shè)計中出現(xiàn)違法行為時，行政部門可以要求司法機關(guān)依照合同進行審判，如果當事人對處罰有異議，也可實行復(fù)議或訴訟，表明法規(guī)控制管理方法的公平、公正，也能體現(xiàn)出合同的執(zhí)行權(quán)力。目前，各地區(qū)建設(shè)工程勘察設(shè)計中的合同管理，非常重視法規(guī)控制的應(yīng)用，以此來規(guī)范合同的管理方法，提高合同管理在建設(shè)工程勘察設(shè)計中的規(guī)范性水平。
二、建設(shè)工程勘察設(shè)計合同的檔案管理方法
建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理，屬于一種委托的行為，具有服務(wù)的特性，而公款支付、經(jīng)濟處理等事務(wù)，都是由勘察設(shè)計合同進行調(diào)解的，為了提高建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的水平，需深化檔案管理的工作，積極落實檔案管理方法，服務(wù)合同管理措施的應(yīng)用。
1、收集合同檔案的資料
檔案資料收集，是合同管理的基礎(chǔ)部分，全面收集合同中的資料、內(nèi)容，考慮到經(jīng)營業(yè)務(wù)的影響，合同檔案的收集面臨著一定程度的困難。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，應(yīng)該保障勘察設(shè)計的真實性，以便確保收集資料的完整性，預(yù)防合同丟失或缺陷[3]。建設(shè)工程勘察設(shè)計中收集合同資料時，積極完善管理工作，合同管理人員需要提高對資料收集的重視度，主動進行合同檔案中的材料收集，按照合同管理的需求，規(guī)劃檔案中的材料內(nèi)容，隨時做好接收資料的準備。
建設(shè)工程勘察設(shè)計單位，遵循資料收集的相關(guān)要求，明確檔案資料的范圍，在合同管理中深化檔案的作用，充分發(fā)揮合同管理的實踐價值。一般情況下，建設(shè)工程勘察設(shè)計中的合同管理，進行收集的材料有：（1）勘察中標時的資料，包括勘察地點、費用以及方案，經(jīng)相關(guān)部門簽字認可的備案資料；（2）勘察登記的所有表格資料；（3）合同中涉及到文件、資料。資料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理過程。
2、歸檔合同管理的資料
合同管理時的歸檔行為，降低了合同管理的困難度。管理人員在歸檔合同資料的過程中，對合同重新進行審視和審查，明確合同中的管理要求。建設(shè)工程勘察設(shè)計的合同管理中，不僅要管理合同的相關(guān)事宜，還要對文件資料進行歸檔處理，文件資料是合同管理中的根本，也是履行合同內(nèi)容的主要依據(jù)。因為勘察設(shè)計的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的資料，仍然留在經(jīng)辦部門，沒有實現(xiàn)系統(tǒng)性的合同管理，所以采取資料歸檔的方式，實現(xiàn)合同管理的系統(tǒng)化，快速收集分散的合同資料，由管理部門進行收集，以免合同資料管理時出現(xiàn)缺陷。
合同檔案是管理的重要部分，管理人員在歸檔合同資料時，應(yīng)該檢查合同檔案是否存在資料缺失的情況，確定資料的真實性，存有缺失的合同資料，不能進行歸檔管理，要求經(jīng)辦人員整理齊全后，重新歸檔，樹立合同資料完整歸檔的意識。
三、建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的實踐分析
建設(shè)工程勘察設(shè)計合同管理的實踐，規(guī)范了合同管理的行為，一方面維護合同本身的價值，另一方面規(guī)劃合同管理的手段。
1、委托方的合同管理
合同中規(guī)定，建設(shè)工程勘察設(shè)計的委托方，需要向承包方提供工作資料，而且要負責工作資料的真實性。合同管理時，根據(jù)委托的內(nèi)容，執(zhí)行相關(guān)的合同條例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技術(shù)的規(guī)劃，并且附圖，提供勘察設(shè)計中的技術(shù)資料。
2、承包方的合同管理
承包方的資質(zhì)、能力要符合委托方的要求，由建設(shè)工程勘察管理部門，篩選符合要求的承包方，由此承包方與委托方建立合同關(guān)系。委托方的合同管理中，應(yīng)該遵循合同的現(xiàn)行標準，承擔相應(yīng)的設(shè)計工作，如承包方違反合同而造成經(jīng)濟所示，按照合同中的違約規(guī)定進行賠償。
3、合同文件的編制管理
建設(shè)工程勘察設(shè)計中，委托方有可能提出變更要求，此時需針對變更的項目，重新編制合同文件，委托方依照合同中的要求，負責承包方實際工作中的增加費用，嚴謹管理由合同變更引起的費用或責任問題。
4、勘察合同的監(jiān)督管理
監(jiān)督管理實踐中，落實勘察設(shè)計合同中的內(nèi)容，監(jiān)督合同管理的執(zhí)行力，保障雙方的權(quán)益，體現(xiàn)合同管理的實踐職責，完善合同管理中的實踐活動，保障建設(shè)工程勘察設(shè)計的優(yōu)質(zhì)行為。
結(jié)束語：
合同管理對建設(shè)工程勘察設(shè)計具有基礎(chǔ)維護作用，輔助解決勘察設(shè)計中的合同糾紛，提供相關(guān)的依據(jù)。合同管理的工作內(nèi)容，符合勘察設(shè)計的特殊性，在管理措施中實行檔案管理方法，同時結(jié)合條例應(yīng)用，強化合同管理的工作內(nèi)容，發(fā)揮合同管理的作用，體現(xiàn)合同管理措施應(yīng)用的積極性。
參考文獻：
[1]楊翠萍.建設(shè)單位對建設(shè)工程合同管理的研究[D].武漢工程大學(xué)，2014.
Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.
關(guān)鍵詞：工程 合同 檔案
Key words: project contract archives
任何一項工程都要有業(yè)主委托設(shè)計、監(jiān)理、施工，各方之間的責任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯(lián)系和相互制約的機制，從而實現(xiàn)工程的目標。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強工程施工合同的歸檔管理和開發(fā)利用成為工程施工檔案管理部門面對的重要課題。合同管理是項目管理的核心，其始終貫穿于項目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進工程中各方維護自身的利益，確保市場上各種工程活動的協(xié)調(diào)有序地運行。
一、對工程合同檔案的理解
工程合同是工程施工單位、承包人、建設(shè)單位、發(fā)包人完成某項工程項目勘察、設(shè)計、建筑、安裝工作、建設(shè)單位接受工作成果并支付報酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應(yīng)該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進行長時間的保存。合同檔案內(nèi)容包括投標、中標書、信件以及數(shù)據(jù)、合同書、電傳、電報、傳真、電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換等，其中市政工程承包合同實際包括勘察、設(shè)計、建筑、安裝合同。
二、工程合同檔案管理的任務(wù)
在工程建設(shè)的市場經(jīng)濟條件下，我們要培養(yǎng)工程合同意識，使工程各方都認識到如果不簽訂合同將不利于自身和市場的發(fā)展。首先，在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風(fēng)險，然后進行工程合同的策劃，為報價、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當合同簽訂后，應(yīng)該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施的保證體系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加強工程合同檔案管理質(zhì)量
工程合同管理對材料的收集是管理的基礎(chǔ)工作，對此，工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員要加強對檔案管理人員的聯(lián)系，檔案管理人員也要跟隨施工進度在在收集時做到有的放矢，保證材料收集的連續(xù)性與完整性。收集的材料除了要完整，還應(yīng)該確保其正確。因而工程監(jiān)理還應(yīng)該檢查合同內(nèi)容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規(guī)范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業(yè)檔案部門留存的建設(shè)工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。
3.2建立健全合同檔案管理機制
21世紀是法制的社會，在工程建設(shè)過程中我們應(yīng)該簽訂合同，明確了發(fā)包人和承包人在工程中的權(quán)利和義務(wù)，因而企業(yè)要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達到維護各方權(quán)益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關(guān)鍵問題是如何依法履行。我們應(yīng)該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標投標法》、《建筑法》，規(guī)定合同雙方應(yīng)認真履行各自的權(quán)利和義務(wù)，任何一方無權(quán)隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規(guī)定，都必須承擔相應(yīng)的法律責任。這樣充實完善檔案案卷，科學(xué)地規(guī)范檔案法規(guī)，更進一步地加強檔案法規(guī)建設(shè)。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責任單位及責任人員和歸檔時限。合同管理人員要認真履行自己的職責，保證縱企業(yè)各層次關(guān)系明確，在企業(yè)《工程技術(shù)資料管理辦法》中應(yīng)明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產(chǎn)生激勵作用，確保建設(shè)工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應(yīng)學(xué)會用現(xiàn)代的科學(xué)理論完善工程合同檔案管理，進行動態(tài)性、實時性的管理，及時全面地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并要做好必要的保密工作，維護企業(yè)自身的合法權(quán)益。
3.3建立健全合同管理網(wǎng)絡(luò)體系
建筑安裝施工企業(yè)具有跨地區(qū)跨省市、施工點多面廣、施工基地遷移頻繁等特點，因而在工程合同管理中往往會存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設(shè)類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則實行公司和分公司兩級管理，另外可建立起一個與企業(yè)組織機構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、完整的、穩(wěn)固的合同管理網(wǎng)絡(luò)體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網(wǎng)絡(luò)體系就要求合同管理員經(jīng)常咨詢和查看各級合同檔案管理的工作狀況，每個季度各級合同檔案管理員將這段時期的檔案管理變化情況報道給公司合同管理員，加強雙方之間的聯(lián)系。第二，每年各級合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺帳一并移交公司經(jīng)營部門，然后由公司交企業(yè)檔案部門留存。因為完整的企業(yè)建設(shè)工程施工合同管理網(wǎng)絡(luò)是信息暢通的渠道，輔以計算機的應(yīng)用則更快捷、容量大。第三，企業(yè)檔案部門收到工程合同后應(yīng)該按合同臺帳、合同編號進行一一的對照，發(fā)現(xiàn)有缺的要及時進行追回。接著企業(yè)檔案部門還要對檔案進行分類，按照責任者、文件題名、時間、保管期限、文件字號、密級、檔案號制成檔案的二次文獻輸入計算機并組卷歸檔。
三、結(jié)束語
工程建設(shè)是社會經(jīng)濟發(fā)展的動力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設(shè)的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質(zhì)量，以更好的為工程各方創(chuàng)造利益，為社會發(fā)展服務(wù)。
參考文獻：
[1] 劉曉明.合同檔案的特點及其管理[J]. 科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2006年04期
