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當(dāng)前音像檔案管理的不足之處
技術(shù)落后造成資料缺損。傳統(tǒng)音像檔案以模擬信號存儲在錄像帶上，使用壽命一般在20年左右，對保存環(huán)境的溫濕條件要求極高。由于重視程度、資金等因素的限制，很多廣電機(jī)構(gòu)缺少必要的音像檔案存儲設(shè)備，沒有防磁防潮設(shè)施；倉儲庫房里溫濕度不能有效調(diào)控，造成磁帶和錄像變質(zhì)、變色、發(fā)霉，導(dǎo)致音像檔案聲音、畫面模糊，有些已無法使用。此外，音像檔案資料在使用過程中，由于機(jī)器的接觸磨損會造成信號不斷衰減，使聲音失真變形、圖像抖動、有雪花波紋，視聽質(zhì)量大大下降。
制度欠缺造成管理失范。目前國內(nèi)音像檔案的管理方式多種多樣。很多廣電機(jī)構(gòu)的節(jié)目在播出后就存入庫房，成為檔案資料。有些廣電機(jī)構(gòu)設(shè)置專門檔案資料室集中管理，隨時形成隨時入庫；有些機(jī)構(gòu)則是各下屬頻道頻率每年度移交一次；還有一些機(jī)構(gòu)的音像檔案是由頻道和個人分散保管。目前，國內(nèi)仍有相當(dāng)數(shù)量的廣電機(jī)構(gòu)音像檔案未能進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，甚至沒有制訂基本的管理制度，對于收集的音像資料，一些機(jī)構(gòu)缺少專業(yè)的編號、編目工作，這給音像檔案的日常保管和后續(xù)使用造成很大麻煩。
人才不足制約工作開展。與管理制度落后相對應(yīng)的是音像檔案管理專業(yè)人才的缺乏。廣電機(jī)構(gòu)的人事工作，只注重編導(dǎo)、記者、主持人等業(yè)務(wù)骨干的引進(jìn)，而忽視了對音像檔案管理專業(yè)人才的招錄培養(yǎng)。有的基層廣電機(jī)構(gòu)沒有專門的檔案管理崗位；有的機(jī)構(gòu)音像檔案管理作為二線崗位，主要人員由一線采編人員轉(zhuǎn)崗擔(dān)任，很少進(jìn)行上崗培訓(xùn)，因而缺少音像檔案編輯、研究、開發(fā)所必需的技術(shù)和素質(zhì)。這些做法直接導(dǎo)致音像檔案管理、開發(fā)人才的稀缺，制約音像檔案管理工作的有效開展。
加強(qiáng)音像檔案的規(guī)范化管理
廣電機(jī)構(gòu)加強(qiáng)音像檔案規(guī)范化管理，既要重視存儲介質(zhì)、庫房改造等硬件設(shè)備建設(shè)，又要建立專門的規(guī)章制度，改善軟環(huán)境，缺一不可。
強(qiáng)化硬件：數(shù)字化存儲+網(wǎng)絡(luò)化傳輸。與傳統(tǒng)介質(zhì)相比，數(shù)字化技術(shù)簡化了音像資料的存儲、檢索和使用，它把音像檔案以數(shù)據(jù)信號的形態(tài)存儲在媒介中，具有存儲量大、安全性高、格式統(tǒng)一等優(yōu)點，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地調(diào)用檔案信息。廣電機(jī)構(gòu)可以將節(jié)目管理作為建立統(tǒng)一管理平臺的切入點，整合出節(jié)目流轉(zhuǎn)的最佳工作流程方式，并由此實現(xiàn)資源共享，逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理。
對于廣播電視機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)運營來說，音像檔案的信息化功能不能僅局限于資料的存儲，更重要的是為電視節(jié)目的生產(chǎn)服務(wù)。電視媒體檔案管理系統(tǒng)必須是一個能與節(jié)目制作網(wǎng)相關(guān)聯(lián)、全面的網(wǎng)絡(luò)管理體系。在節(jié)目的采編過程中，一方面可以在媒體音像檔案管理系統(tǒng)上直接查閱音像檔案，進(jìn)行直觀的節(jié)目采編；另一方面可以利用原有的計算機(jī)軟件管理系統(tǒng)檢索、調(diào)用所需數(shù)字節(jié)目素材。數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡(luò)化傳輸，能提高業(yè)務(wù)部門的工作效率，有利于實現(xiàn)音像檔案的價值增值。如英國 BBC 電視臺在購買紀(jì)錄片《故宮》后，將片中畫面打散，按“門窗”“房柱”“庭院”等不同的主題分門別類，放在“藝術(shù)畫廊”網(wǎng)站上銷售，價格比成品節(jié)目高出數(shù)倍。
優(yōu)化軟件：制度建設(shè)+規(guī)范管理。當(dāng)前，我國社會處于重大轉(zhuǎn)型時期，音像檔案管理工作也面臨著法制化、規(guī)范化改革，因此，廣電機(jī)構(gòu)檔案管理方式，必須盡快轉(zhuǎn)變到以依法管理為主的軌道上來。2001年12月25日國務(wù)院了修改后的《音像制品管理條約》，這是建國以來專門針對音像制品制定的管理條約，是廣電機(jī)構(gòu)進(jìn)行音像檔案管理的法律依據(jù)。
各級廣電機(jī)構(gòu)必須從音像資料的收集整理、歸檔保管、統(tǒng)計鑒定等方面，建立嚴(yán)格的制度，防止珍貴檔案遺失。檔案管理部門要對音像檔案的拍攝、收集、歸檔、保管、利用等制訂統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實際情況，制訂音像檔案管理使用工作框架，使音像檔案工作有規(guī)可依，對不按規(guī)定移交的單位和個人做出必要的處罰。
創(chuàng)新音像檔案管理機(jī)制
建立動態(tài)管理機(jī)制。傳統(tǒng)音像檔案管理以儲存為基本功能訴求，扮演的是倉庫的角色。音像檔案資料在各個臺和頻道分散管理，導(dǎo)致高額管理成本，并限制了珍貴資料的流動使用，難以達(dá)到資源共享，影響廣播影視事業(yè)產(chǎn)業(yè)的長期發(fā)展。
隨著“云”計算、視頻流等新媒體技術(shù)發(fā)展，廣播電視檔案的多種經(jīng)濟(jì)價值、社會價值和戰(zhàn)略資源價值越來越受到廣電機(jī)構(gòu)的重視。中央電視臺原臺長趙化勇認(rèn)為“錄像資料是取之不盡的金山，看你怎樣去開發(fā)它”。怎樣管理和使用好海量音像檔案，建立以生產(chǎn)性、效益性為指導(dǎo)的動態(tài)管理機(jī)制，深入發(fā)掘音像檔案資料的內(nèi)在價值，形成廣電媒體新的收益增長點，是廣電機(jī)構(gòu)檔案管理部門工作的根本出發(fā)點。
建立科學(xué)管理機(jī)制。音像檔案的科學(xué)化管理建立在統(tǒng)一的數(shù)字存儲和網(wǎng)絡(luò)平臺之上。在軟環(huán)境上，需要建設(shè)統(tǒng)一的編目標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)高效的管理規(guī)范，建立一整套完備的音像檔案管理系統(tǒng)。
對于國內(nèi)的廣電機(jī)構(gòu)來說，音像檔案科學(xué)化管理不僅局限于資料存儲，更重要的是為集團(tuán)日常生產(chǎn)經(jīng)營提供資源支撐，是內(nèi)容生產(chǎn)的一個重要環(huán)節(jié)。音像檔案管理系統(tǒng)跟全臺網(wǎng)無縫連通，形成與節(jié)目制作網(wǎng)絡(luò)相匹配的網(wǎng)絡(luò)體系，理順檔案存儲和使用流程，實現(xiàn)檔案資料邊際效益最大化。美國CNN新聞網(wǎng)就對擁有版權(quán)的音像資料進(jìn)行科學(xué)化管理，實現(xiàn)了音像資料存儲、管理、訪問的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化，音像檔案資料的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值被深入發(fā)掘。
建立集約管理機(jī)制。目前，社會化大生產(chǎn)已經(jīng)成為廣播影視產(chǎn)業(yè)發(fā)展的主要模式。隨著產(chǎn)業(yè)分工不斷深入，廣電機(jī)構(gòu)必須改革原本分散的檔案管理模式，遵循音像檔案管理的規(guī)律，完善音像檔案管理體制機(jī)制。必須建立健全音像檔案管理的長效機(jī)制，完善音像資料的收集、整理、編目、查詢、使用等制度，確保音像檔案完整收存、科學(xué)管理、合理利用，減少不必要的非生產(chǎn)性損失。采用統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理，優(yōu)化音像資源配置，實現(xiàn)集約化管理。
實現(xiàn)音像檔案資料的集約化管理，還要建立一支適應(yīng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的高水平、專業(yè)化的管理人員梯隊。廣電機(jī)構(gòu)設(shè)置專門的音像檔案管理部門和崗位，通過上崗培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高管理人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，建立完善的招錄、培訓(xùn)、上崗、考核機(jī)制，并通過多種方式提高檔案管理人員素質(zhì)。
（作者單位：杭州文廣集團(tuán)）
欄目責(zé)編：黎 莉
參考文獻(xiàn)：
1.徐衛(wèi)紅：《對廣播電視檔案信息化建設(shè)的思考》，《上海檔案》，2010（11）。
2.鄒利群：《新形勢下檔案工作的難點及對策》，《湖北檔案》，2007(07)。
【關(guān)鍵詞】 科研檔案；規(guī)范化；管理
一、實施科研檔案規(guī)范化管理的必要性
1、科研檔案管理現(xiàn)狀已嚴(yán)重制約了檔案資料價值的充分利用
由于歷史原因及多種影響因素的制約，當(dāng)前科研單位科研檔案管理存在諸多問題，突出表現(xiàn)在：一是科研檔案歸檔過程中，立卷不明確、分類不準(zhǔn)確。二是信息化程度較低，管理手段單一，服務(wù)方式較落后。三是科研單位內(nèi)部科研檔案庫藏條件較差，硬件設(shè)施不完備。四是管理人員素質(zhì)不高，缺少專業(yè)知識培訓(xùn)。因此，必須改變現(xiàn)狀，探求適應(yīng)現(xiàn)實需要的科研檔案管理與利用的規(guī)范化道路。
2、科研檔案資料規(guī)范化管理是面對數(shù)字信息化建設(shè)的必然選擇
當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會信息化步伐加快，信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化越來越普及，科研檔案信息化管理成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。科研單位必須快速更新觀念，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合科研單位科研檔案信息化管理之路，把科研資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，努力提高檔案信息化數(shù)據(jù)質(zhì)量，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，提高現(xiàn)代化管理水平。為利用者創(chuàng)造良好的條件，提高檔案的利用率，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。
二、科研檔案規(guī)范化管理必須遵循的原則
1、要遵循有利于科研檔案保管的原則
對科研檔案進(jìn)行準(zhǔn)確系統(tǒng)地分類，有秩序地排列保管，以及正確地組卷、立卷、制卡等工作顯得十分重要。為便于管理，在整理中還應(yīng)注意把相關(guān)課題盡量集中立卷，與不同保管期限的檔案盡量分開立卷。相關(guān)課題相對集中立卷，便于查找，不同保管期限分開立卷，有利于鑒定，這兩者盡可能很好結(jié)合起來。
2、要遵循有利于科研檔案保密的原則
科研檔案資料是科研人員設(shè)計思想、技術(shù)方法和創(chuàng)造力的結(jié)晶，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種綜合反映，是國家的資源情報，記載著許多實際的科學(xué)技術(shù)，甚至涉及國家的機(jī)密。因此，在整理科研檔案時，應(yīng)科學(xué)地確定其密級。在不影響有機(jī)聯(lián)系的前提下，按有關(guān)規(guī)定，分別按秘密、機(jī)密、絕密加以區(qū)分，同時還要注意進(jìn)行密級調(diào)整。整理工作的任何一道程序，一個環(huán)節(jié)，都應(yīng)做到保密。
3、要遵循有利于科研檔案提供利用的原則
科研檔案收集、整理的最終目的是為了提供利用。因此，在整理檔案資料時，還必須從方便利用來考慮，要進(jìn)行正確的分類和排列，為迅速地提供利用創(chuàng)造良好的條件。除了制卡、編號、登賬要簡明科學(xué)外，還應(yīng)使檢索工具多樣化。而后，編制出一套完整的、有規(guī)律的、系統(tǒng)的科研檔案資料匯編，為更好地開發(fā)利用科研檔案資料，創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件。
三、提高科研檔案規(guī)范化管理水平的途徑
1、加強(qiáng)對科研檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識
科研檔案工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的態(tài)度對科研檔案工作的發(fā)展是十分重要的。隨著檔案管理工作的不斷深化，主管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上高度重視科研檔案的管理工作，既要抓好檔案管理工作的組織體系，還要加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，使科研檔案的管理水平更加規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2、建立完善的科研檔案管理制度，確保檔案管理規(guī)范
（1）嚴(yán)把原始科研資料歸檔質(zhì)量關(guān)。科研檔案是進(jìn)行科研的重要依據(jù)，要搞好科研，必須有完整、準(zhǔn)確的科研檔案作為依據(jù)。如今的科研檔案管理工作已不僅僅局限于科研材料整理、分類、保管的過程，而應(yīng)列入研究課題、科研計劃和成果管理的工作之中。科研檔案工作者在各階段都務(wù)必要保證形成科研文件材料的完整性、準(zhǔn)確性，以此確保科研資料的收集及立卷及時、準(zhǔn)確、真實、完整。
（2）建立健全檔案資料管理機(jī)制。科研檔案管理應(yīng)以《科研檔案資料管理條例》及其實施辦法為基礎(chǔ)，根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定相應(yīng)的檔案管理實施細(xì)則，明確本單位檔案的范圍、歸檔的基本要求和基本內(nèi)容、檔案資料的移交與整理、保存與借閱制度，用完善科學(xué)的管理制度作指導(dǎo)，防止檔案資料的流失與泄密，把各項基礎(chǔ)工作落到實處。
(3) 重視科研檔案的著錄和編研。多年來，科研檔案的管理方式一直是以對檔案本身的管理及歸檔工作的管理為主，檔案進(jìn)入庫房后基本上是被動地提供利用。開展編研工作，使科研檔案轉(zhuǎn)化為科研檔案信息，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，完善了檔案管理職能，強(qiáng)化了科研檔案部門的作用。另一方面，編研工作的過程相當(dāng)于對庫存的部分科研檔案進(jìn)行了一定程度的鑒定工作，讓使用者更加方便、高效地利用，以提高工作效率和管理效率。
3、重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善科研檔案館藏條件，提升檔案管理水平
科研單位應(yīng)配建規(guī)模化的庫房，增強(qiáng)檔案館的收藏能力，同時要具備現(xiàn)代化庫房設(shè)施，保證收藏的檔案資料存放符合保管要求，做到分門別類的、整齊、規(guī)范、保證室內(nèi)空氣、溫度、濕度、滿足要求，做好防火、防潮、防盜、防蟲等各項保管工作，不斷提高管理水平，為利用者方便快捷地查找檔案資料創(chuàng)造條件。此外努力實現(xiàn)檔案資料管理現(xiàn)代化，用數(shù)字化改變檔案館的傳統(tǒng)服務(wù)功能，要在局域內(nèi)部可實現(xiàn)檔案信息、資料開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高檔案資料利用的管理水平。
4、加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和管理水平
【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法
人和法人之間簽訂的以實現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
一、合同檔案建立的必要性
著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時代的財富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當(dāng)今社會市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實力。但合作的同時，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運行過程中出現(xiàn)糾紛時需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。
二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容
（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規(guī)律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據(jù)合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據(jù)實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進(jìn)行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變原有的合同內(nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進(jìn)行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。
三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議
（一）解決合同收集難的建議。《合同法》第32條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立。”因此，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進(jìn)行編號，方便了合同的收集工作。或者實行統(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識；第三，要加強(qiáng)全公司對合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實可以避免合同發(fā)生問題時，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對項目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對檔案管理人員的計算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。
四、結(jié)語
在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范化管理。
【參考文獻(xiàn)】
[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(S1):104.
目前，高職的科研管理工作僅停留在要求項目開展與管理同時進(jìn)行的狀態(tài)，對科研材料的歸檔工作要求相對滯后。一個科研項目的完成歷時較長(2至3年)，涉及范圍廣、參與人員多，涉及資料龐雜，造成科研檔案材料形成周期長的現(xiàn)實，再加上項目的進(jìn)展過程中形成的資料內(nèi)容會發(fā)生一定的變化，檔案材料的形成也就難以產(chǎn)生連續(xù)性，最終歸檔材料往往不夠全面、不夠完善。國務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》明確規(guī)定要“達(dá)到科技檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求”。所以一是在科研管理工作與科研工作每個環(huán)節(jié)緊密結(jié)合起來的基礎(chǔ)上，把科研檔案的建檔工作也與之緊密結(jié)合起來，走邊研究、邊管理工作、邊建檔三者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路。具體為:確定項目負(fù)責(zé)人主持、立卷、歸檔責(zé)任為項目工作任務(wù)之一，發(fā)揮項目組在材料的形成、收集、立卷等檔案工作中的主動性、積極性。及時完善科研檔案收集整理工作，將科研活動每個階段的文件資料都收集齊全。為促進(jìn)工作開展，可在校內(nèi)每年進(jìn)行考核評比，對科研檔案搞得好的項目組進(jìn)行適當(dāng)獎勵，對檔案質(zhì)量未達(dá)標(biāo)的項目限期整改甚至不予以結(jié)題、申報獎項。二是理順好科研工作管理部門、高職學(xué)校檔案管理部門、科研檔案形成單位之間的工作關(guān)系，形成一個相互配合、相互滲透的聯(lián)合體，明確各自工作職責(zé)任務(wù)，建立合理的歸檔秩序，提高歸檔質(zhì)量和效率，保障科研檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)，最終使高職科研檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化道路。以威海職業(yè)學(xué)院為例，科研檔案的管理工作就放在科研處這個科研管理部門進(jìn)行，這樣較好保證了科研檔案歸檔的完整及時。
(二)實現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化管理，升級檔案的交流傳播方式與途徑
科研檔案的數(shù)字化發(fā)展是檔案管理的必由之路，傳統(tǒng)的檔案交流方式與途徑不再適應(yīng)科研檔案新的發(fā)展需求，高職院校由于起步較晚，對這一塊的關(guān)注與投入力度不大，不過船小好掉頭，為了盡可能地開發(fā)利用科研檔案資源的潛在價值，必須進(jìn)行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，在不涉及知識產(chǎn)權(quán)的前提下，把傳統(tǒng)紙質(zhì)科研檔案電子化，提供便捷途徑，擴(kuò)大受眾范圍，實現(xiàn)科研檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化利用，這亦是大勢所趨。數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺不僅是傳遞信息的便利途徑，而且也是良好服務(wù)渠道。將傳統(tǒng)的查閱、外借、報道、展覽、檢索等利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺來解決，最大限度地解決了科研檔案信息資源的及時流通，傳遞最新科研動態(tài)，避免某一技術(shù)范疇的科研工作的重復(fù)進(jìn)行，更好地服務(wù)于高職院校的科研工作。
(三)編研開發(fā)科研檔案信息資源，在內(nèi)部形成有效分享，避免科研資源的浪費與重復(fù)
一方面，對科研檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案管理工作的拓展與深化。科研檔案中一部分反映學(xué)院科研技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀與歷史，具有紀(jì)錄性質(zhì)、憑證性，這是檔案得以保存的一個理由，但是科研檔案保存的更重要的原因卻是因為它的利用價值，即成果性，成果性是科研檔案開發(fā)利用的根本原因。另一方面，高職院校科研檔案工作者在不違背知識產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)情況下，可根據(jù)客觀實際需要，利用科研檔案實體，就某一專題進(jìn)行系統(tǒng)的較深層次的加工，用新的語言、新的體例匯編成相對集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)的檔案動態(tài)化，供全校科研工作者參考，以充分發(fā)揮高職科研檔案在一定范圍內(nèi)的有效交流傳遞功能，從而避免科研成果分散化、零星化、不能有效整合分享的局面。
(四)深化服務(wù)形式，為科研成果及早轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力構(gòu)建橋梁
隨著科技成果轉(zhuǎn)讓機(jī)制和技術(shù)市場的形成，高職科研檔案所有權(quán)轉(zhuǎn)讓成為科研成果開發(fā)利用的重要方式。而目前，科技成果轉(zhuǎn)化率不高，科技成果不能及時轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，原因之一就是科技供求信息不暢。高職院校檔案工作者要結(jié)合學(xué)校科研特點，積極參與技術(shù)市場和信息市場活動，促進(jìn)與社會的橫向經(jīng)濟(jì)聯(lián)系及經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流。在建立有效的檢索系統(tǒng)、做好科研檔案的著錄基礎(chǔ)上對檔案中科研成果涉及的先進(jìn)技術(shù)、工藝方法、新發(fā)現(xiàn)等以目錄、簡介、文摘等形式，定期或不定期向社會相關(guān)部門、企業(yè)進(jìn)行交流報道。并配合學(xué)院為技術(shù)咨詢、轉(zhuǎn)讓、成果開發(fā)等提供必要的檔案材料，及時為供給者與需求者架起橋梁，更好地推動科技成果轉(zhuǎn)化。
(五)結(jié)語
關(guān)鍵詞：食品安全；監(jiān)管檔案；規(guī)范化；管理；對策
中圖分類號：C93文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A
一、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的內(nèi)涵及意義
1、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內(nèi)涵
在了解食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理內(nèi)在之前，我們必需要明確食品安全監(jiān)管檔案管理的深刻內(nèi)在。食品安全監(jiān)管檔案指的是我國實施食品安全監(jiān)管的有關(guān)負(fù)責(zé)單位，在實行其監(jiān)管職能的進(jìn)程中所構(gòu)成的一系列的文字和聲像等記錄資料。這些文字和影響資料真實反映了全部食品監(jiān)管進(jìn)程和食物安全狀況，是總結(jié)上一階段食品安全監(jiān)管狀況，施行下一階段食品安全監(jiān)管作業(yè)的重要依據(jù)。規(guī)范化管理指的是檔案記載要完好、全面，不能望文生義、不能存在模糊不清的記載，要保證所記載的各項信息的精確真實，要保證檔案中各項記載的完好性和全面性，要詳細(xì)反映平常監(jiān)管作業(yè)的真實狀況。
2、食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的作用
檔案規(guī)范化管理的施行，可以保證檔案中所記載的各項信息的真實，可以保證將食品安全隱患消滅在未然狀態(tài)，也可以保證在食品安全事件發(fā)生的第一時間對相關(guān)單位進(jìn)行處理，防止事態(tài)擴(kuò)大化。同時，檔案規(guī)范化管理的施行，可以讓社會民眾及時了解有關(guān)食品企業(yè)的信息，有利于發(fā)揮社會民眾的監(jiān)督效果，保證食品安全監(jiān)管作業(yè)的順暢施行。可以穩(wěn)步推進(jìn)食品監(jiān)管作業(yè)的推行。
二、我國目前食品安全的現(xiàn)狀及影響
1、我國目前食品安全問題的現(xiàn)狀
近年來，我國接二連三的爆出社會食品安全問題。“蘇丹紅辣醬”、“紅心鴨蛋”、“瘦肉精”等一系列事件的接連發(fā)生，已嚴(yán)重地危害了廣大民眾的身體健康和生命安全。2008年發(fā)生的國家馳名品牌、免檢產(chǎn)品“三鹿嬰幼兒奶粉事件”更是讓世人震驚。有網(wǎng)友無奈的嘲笑“中國人是要把元素周期表吃個遍啊”。據(jù)國家有關(guān)部門對水果、大米、嬰幼兒配方乳粉、水產(chǎn)品、蔬菜、鮮肉等10種關(guān)乎百姓日常生活的食品的檢測，發(fā)現(xiàn)不合格率接近10%。導(dǎo)致食品不合格的因素很多，有些因素直接威脅到我國的食品安全。如：食品添加劑不符合規(guī)定、成分含量不符合要求；衛(wèi)生指標(biāo)不合格、包裝類食品標(biāo)簽不規(guī)范、水產(chǎn)品重金屬超標(biāo)問題比較嚴(yán)重。
2、目前食品安全問題對我國的影響
食品安全問題直接影響著我國公民的生命和健康安全。食品安全是人類生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，關(guān)系到每個食品消費者的切身利益和社會的穩(wěn)定，是關(guān)系到我國國計民生的一件大事。近年來，我國食品安全事故不斷曝光，食品安全問題愈演愈烈，嚴(yán)重影響了我國公民的生命健康，降低了廣大消費者對食品安全的信任程度，已經(jīng)成為每個消費者的“心頭大患”。同時，食品安全問題也對我國食品產(chǎn)業(yè)的發(fā)展造成了重大阻礙。不僅我國的公民對于食品行業(yè)的信任度降低，而且國外的許多國家也加強(qiáng)了對中國出口食品的檢測，一些國家和地區(qū)甚至禁止進(jìn)口中國食品。這給我國造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失，破壞了我國食品制造業(yè)在國際市場上的信譽(yù)和形象。
三、加強(qiáng)食品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化管理的具體對策
1、加大宣傳力度，為規(guī)范化管理營造積極良好的氛圍
當(dāng)時，在食品安全監(jiān)管檔案的管理工作中，存在這樣一種表象，即工作人員對檔案的認(rèn)識不深入，對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，因而，在食品安全監(jiān)管檔案管理工作中對各種資料的搜集和整理等不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，使得檔案歸檔內(nèi)容不一致，歸檔方式不一致，而且由于不注意保管，使得檔案遺失和損壞表象嚴(yán)重。因而，必需要加大宣揚。能夠通過當(dāng)?shù)氐母鞣N平面新聞媒體和電視新聞媒體進(jìn)行宣傳，為食品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理創(chuàng)造良好的言論氛圍和條件，加大對檔案管理中典型的宣傳，讓食品安全監(jiān)管部門的管理人員和職工充分認(rèn)識施行規(guī)范化管理的重要性。這樣一來，就能強(qiáng)化有關(guān)人員對檔案管理工作的認(rèn)識，讓他們自覺遵守檔案管理有關(guān)規(guī)定。
2、實施一戶一檔，為規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)
食品安全監(jiān)管部門肩負(fù)著對一切食品出產(chǎn)商和運營商施行監(jiān)管的重任，為了保證每個出產(chǎn)商、運營商都?xì)w入到管轄的范圍以內(nèi)，對其施行直接監(jiān)督，也為了響應(yīng)規(guī)范化的管理模式，必需要施行一戶一檔。其指的是將每一個擁有行政許可的單位作為一戶。將該戶的監(jiān)督次數(shù)、結(jié)果、投訴等資料進(jìn)行匯總，構(gòu)成獨立的案卷目錄。這樣便于隨時了解食品出產(chǎn)和運營商的實踐運營狀況，便于為其監(jiān)督提供有針對性的材料。可以保證食品安全監(jiān)管檔案的統(tǒng)一和完整，是施行規(guī)范化管理極為要害的一步。
3、對監(jiān)管檔案文書進(jìn)行統(tǒng)一印制，保證檔案規(guī)范化
為了防止部門檔案管理的紊亂，要印制統(tǒng)一的檔案文書，并明確文檔內(nèi)容，讓各監(jiān)管部分依照統(tǒng)一的文書進(jìn)行檔案記載。因而，應(yīng)該依照我國現(xiàn)有的食品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規(guī)定等的法律法規(guī)需求，擬定有針對性的檔案管理辦法，包含食品生產(chǎn)加工企業(yè)的分類普查檔案表和巡檢記載表，包含食物生產(chǎn)公司的安全承諾書等。并需求相關(guān)食品企業(yè)仔細(xì)填寫這些表格和檔案文書，然后由監(jiān)管部門做好存檔處理，保證食品安全監(jiān)管有據(jù)可依、有跡可查。
4、明確檔案內(nèi)容，確保檔案完整統(tǒng)一
為了讓食品安全監(jiān)管檔案更統(tǒng)一和完整，應(yīng)該對檔案的內(nèi)容進(jìn)行明確規(guī)定，規(guī)定每份檔案都要包含以下內(nèi)容：各公司的食物生產(chǎn)或運營許可證的復(fù)印件、各公司的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等各種基本證件。還要包含日常安全監(jiān)管部門的普查和記錄情況，包含平常檢查的有關(guān)文書資料和處理資料，以及各種舉報資料、違法亂紀(jì)資料等。要將這些資料具體的記錄到檔案內(nèi)，才能夠保證檔案的完好和統(tǒng)一。
5、明確檔案歸檔程序，提高其管理質(zhì)量
在食品安全監(jiān)管部門的檔案管理工作中，還存在部分監(jiān)管人員不能夠依照歸檔程序進(jìn)行一致歸檔的做法，影響了檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。因而，必須要進(jìn)一步清晰檔案歸檔程序，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們把握準(zhǔn)確的歸檔程序。督促他們在實際的工作中依照程序進(jìn)行操作。要堅持以下程序：初步了解公司信息――填寫公司食品安全情況普查表――填寫日常巡檢登記表（假如發(fā)現(xiàn)有食品質(zhì)量問題，要下達(dá)有關(guān)的責(zé)令改正通知）――填寫復(fù)查登記確認(rèn)表（如沒有質(zhì)量問題，則無需填寫復(fù)查表）。這是檔案歸檔的一般程序，假如在監(jiān)管部門的實踐監(jiān)管工作中呈現(xiàn)了涉及重大問題的安全問題，要編撰相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督重要情況報告上報上級有關(guān)部門，并督促公司自查，然后還要仔細(xì)填寫各公司質(zhì)量安全主體職責(zé)核查情況表。要確保歸檔程序的規(guī)范，提高歸檔質(zhì)量。
6、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。
職業(yè)素養(yǎng)是檔案管理人員必須具備的基本素質(zhì)之一，所謂的職業(yè)素質(zhì)更多的是指職業(yè)精神。對檔案管理人員來說，必須要對檔案管理工作保持高度的熱忱，只有這樣，才能全身心的投入到工作中。為了培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)精神，應(yīng)該做到以下幾個方面：
6.1應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員正確認(rèn)識檔案管理工作
檔案管理工作有其特殊性，長年累月的工作會讓很多檔案管理人員喪失工作的熱情，在工作崗位上產(chǎn)生松懈心理，會呈現(xiàn)工作不積極，不愿意積極學(xué)習(xí)檔案管理新知識的情況。為了克服這一現(xiàn)狀，要加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，讓檔案管理人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，讓他們清醒認(rèn)知本身所從事的工作對全社會的重要意義，讓他們建立高度的責(zé)任感和使命感，從而鼓勵他們認(rèn)真對待本身工作，不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。
6.2加強(qiáng)教育
要經(jīng)常對檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)精神教育，讓他們樹立愛崗敬業(yè)的精神，在自己的崗位上腳踏實地的工作、仔仔細(xì)細(xì)的做事。此外，應(yīng)該充分發(fā)揮模范帶頭作用，要在檔案管理人員中積極尋覓先進(jìn)個人，以其崇高的職業(yè)情操感染其他檔案管理人員，在檔案管理部門構(gòu)成互助互學(xué)的良好氛圍，努力提高檔案管理人員的職業(yè)精力層次。
結(jié)束語
食品安全一直是心系我國民眾的大事，特別是近些年，隨著毒餃子事件和紅心鴨蛋等突發(fā)食品安全事件的爆發(fā)，在社會上造成了極其惡劣的影響，嚴(yán)重擾亂了正常的社會秩序，給社會民眾造成了精神和身體上的雙重傷害。因此，必須要注重食品安全監(jiān)管檔案的管理，克服當(dāng)前檔案管理中存在的不足，實現(xiàn)其規(guī)范化管理，為食品安全工作打下堅實的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]房產(chǎn)檔案 規(guī)范化管理 管理措施
中圖分類號：F293.3；G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）07-0369-01
一、房產(chǎn)檔案的范圍與特殊性
1.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的范圍
房地產(chǎn)檔案一般是指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，包括權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產(chǎn)企業(yè)而言，房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案只是一小部分，房地產(chǎn)企業(yè)檔案還涉及建設(shè)項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中形成的檔案，可能是房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)過程中形成的，也可能是房地產(chǎn)管理、使用過程中形成的。
2.房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特殊性
首先，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性。房地產(chǎn)企業(yè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)在生產(chǎn)、管理活動中形成的權(quán)證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展?fàn)顩r，是在特殊的專業(yè)背景下按照專業(yè)要求形成的，有相對統(tǒng)一的格式和行文規(guī)范，并且專業(yè)術(shù)語較多，如土地界限認(rèn)定、房地產(chǎn)面積丈量、房地產(chǎn)平面圖測繪等，專業(yè)性十分明顯。
其次，房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案的構(gòu)成以合同為主體。從土地開發(fā)到經(jīng)營、管理、服務(wù)，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進(jìn)。通過這一系列的合同，將各個相關(guān)的部門和單位聯(lián)系起來，共同推進(jìn)和完成一個項目。據(jù)統(tǒng)計，合同在房地產(chǎn)企業(yè)管理類檔案中所占的比例高達(dá)百分之五十以上。因此，在進(jìn)行房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理時，必須要認(rèn)識到這一點。
最后，房地產(chǎn)企業(yè)檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案與專門的房管機(jī)構(gòu)不同，不僅有房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案，更多的是專業(yè)的項目檔案、合同檔案，以及企業(yè)內(nèi)部行政、經(jīng)營管理活動中形成的檔案。涉及內(nèi)容龐雜，領(lǐng)域?qū)挿海N類繁多。這就要求在檔案規(guī)范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統(tǒng)地進(jìn)行分析，以防出現(xiàn)規(guī)范沒有涉及到的空白區(qū)。
二、地產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的必然性
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，是提高企業(yè)檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業(yè)檔案整體管理水平的重要指標(biāo)。加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息時代的深入，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的標(biāo)志和企業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應(yīng)現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是其必由之路。
加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理是房地產(chǎn)企業(yè)提升管理效率的必然要求。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案管理是房地產(chǎn)行業(yè)單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產(chǎn)企業(yè)的開發(fā)項目由于其規(guī)模大、工期長，在執(zhí)行過程中形成的材料多。特別是由于其關(guān)聯(lián)和涉及的部門和單位環(huán)節(jié)眾多，因此需要在建設(shè)項目檔案管理的過程中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅僅依靠傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)是難以實現(xiàn)對其進(jìn)行有效的管理了。
三、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理
1.完善管理制度，規(guī)范房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理行為
加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據(jù)和保障。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《城市房地產(chǎn)管理法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等法律規(guī)范，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展對檔案工作的要求，制定企業(yè)自己的檔案管理規(guī)范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責(zé)，規(guī)定檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構(gòu)建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統(tǒng)計制度、保密制度、崗位責(zé)任制等的企業(yè)檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執(zhí)行。同時，要隨著時間、環(huán)境、事物的發(fā)展變化要適時修改、補(bǔ)充和完善，以適應(yīng)企業(yè)和檔案事業(yè)的發(fā)展要求。
2.梳理業(yè)務(wù)流程，明確需求，規(guī)范檔案工作的各個環(huán)節(jié)
流程梳理是指圍繞企業(yè)的內(nèi)、外部要素，對整個企業(yè)的業(yè)務(wù)運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業(yè)務(wù)活動的關(guān)鍵節(jié)點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現(xiàn)深度等。對業(yè)務(wù)活動進(jìn)行調(diào)研，明確各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規(guī)范、合理的流程是應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的辦公環(huán)境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環(huán)節(jié)，建立科學(xué)規(guī)范的房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作程序，保障每個環(huán)節(jié)之間能夠互相檢查、校對、制約，發(fā)現(xiàn)問題并且能夠及時糾正。
3.明確職責(zé)和分工，保證工作質(zhì)量
所謂崗位職責(zé)是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內(nèi)容以及應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任范圍。明確崗位職責(zé)可以最大限度地實現(xiàn)勞動用工的科學(xué)配置，有效地防止因職務(wù)重疊而發(fā)生的工作扯皮現(xiàn)象，提高內(nèi)部競爭活力，更好地發(fā)現(xiàn)和使用人才，提高工作效率和質(zhì)量，規(guī)范操作行為。房地產(chǎn)企業(yè)的崗位職責(zé)可以分為三個層次：一是企業(yè)層，企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。
4.加強(qiáng)宣傳教育培訓(xùn)，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，提高隊伍素質(zhì)
加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產(chǎn)管理和熟悉計算機(jī)知識的檔案專業(yè)隊伍，同時還需要企業(yè)全員的支持和參與。因此，房地產(chǎn)企業(yè)要加強(qiáng)對專兼職檔案員的培訓(xùn)，既要培訓(xùn)現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)知識，加強(qiáng)對計算機(jī)技能的培訓(xùn)，還要使其了解企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作及其形成的文件，熟悉房地產(chǎn)管理活動。同時，加強(qiáng)檔案宣傳，使企業(yè)全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規(guī)范、完整，必須需要全員的參與和支持。
5.不斷評估、優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范水平
質(zhì)量管理體系當(dāng)中有一個重要循環(huán)，那就是“計劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動”，它代表了全面質(zhì)量管理的全部過程，是一個螺旋上升的過程。將這一循環(huán)應(yīng)用到檔案的規(guī)范管理之中，才可以保障管理的可持續(xù)發(fā)展。而要實現(xiàn)這一循環(huán)發(fā)展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結(jié)果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業(yè)務(wù)部門對檔案工作的意見反饋，及時進(jìn)行改正，進(jìn)而有效推動檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。
總之，房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化管理不是一朝一夕的事情，需要統(tǒng)籌規(guī)劃和全面落實。不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，還需要企業(yè)全員的參與、支持，更需要檔案人員的不懈努力和付出。
參考文獻(xiàn)
一、一標(biāo)單位在6月底前完成復(fù)查準(zhǔn)備工作，7月迎接區(qū)檔案局檢查，市檔案局檢查的具體時間將由市檔案局決定后，檔案局電話通知各單位。
二、二標(biāo)和三標(biāo)單位在8月底前完成復(fù)查準(zhǔn)備工作，9月迎接區(qū)檔案局檢查，年底迎接市檔案局檢查。
三、被納入檢查范圍的行業(yè)主管部門以及有下屬機(jī)構(gòu)被納入檢查范圍的主管部門，要依法履行《檔案法》所賦予的法律責(zé)任，加強(qiáng)對所屬機(jī)構(gòu)及本系統(tǒng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督、指導(dǎo)。主管部門在8月底前（一標(biāo)單位在6月底前）安排時間對其所屬機(jī)構(gòu)開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、組織評比及復(fù)查預(yù)檢工作，并將檢查指導(dǎo)記錄、通知、簡報、通報等文字依據(jù)于8月底前（一標(biāo)單位在6月底前）報送檔案局，該文字依據(jù)將同時納入該單位的檔案規(guī)范化管理復(fù)查、行政執(zhí)法檢查及2013年年度績效考核內(nèi)容。
1、凡是達(dá)三標(biāo)的單位，下屬單位必須全部建檔；達(dá)二標(biāo)的單位，下屬單位必須全部達(dá)三標(biāo)以上；達(dá)一標(biāo)的單位，下屬單位必須有50%以上的單位達(dá)二標(biāo)以上、其余的單位達(dá)三標(biāo)。
2、下屬單位復(fù)查不合格的，主管部門在2013年度績效考核中此項不得分。
3、未對所屬單位、本系統(tǒng)開展監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、評比檢查且無文字依據(jù)的，主管部門在2013年度績效考核中此項不得分。
其中，區(qū)教育局抓好所屬學(xué)校的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)衛(wèi)生局抓好疾控中心、衛(wèi)生監(jiān)督管理、婦幼保健院所的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，區(qū)人力資源和社會保障局抓好社會保障體系（社保、醫(yī)保、失業(yè)保險、就業(yè)）檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)財政局抓好國庫支付中心的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)城管局抓好環(huán)衛(wèi)、河門口公園的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)司法局抓好公證處的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；格里坪鎮(zhèn)抓好所屬村、社區(qū)的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)；各街道抓好所屬社區(qū)的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院;科研檔案;規(guī)范化
Research on Management of Hospital Archives Standardization Scientific Research
YANG Yi-jun,ZHANG Wei-cai,JIANG Dun-he,DU Shuang-long,LI Liang
(Affiliated Hospital of Qiingdao University, Qingdao 266003,Shandong,China)
Abstract：how to promote and achieve scientific archives standardized management, the role of scientific research in the hospital archives activities, the promotion of research and innovation hospitals, raise academic standards, scientific management has an important significance. This article on how to achieve standardized management research archives are discussed.
Key words：Hospital ;Scientific research archives;Standardization
醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在長期科研活動中形成的文字材料，是對科研活動的真實記錄，它涵蓋著科研成果、技術(shù)專利、學(xué)科建設(shè)等方面的內(nèi)容，并對醫(yī)院科研工作起著指導(dǎo)、借鑒作用。
1醫(yī)院科研檔案的重要性
近年來科技創(chuàng)新日新月異，醫(yī)院科研工作同樣碩果累累，作為記錄醫(yī)院科研工作的醫(yī)院科研檔案也越來越被人重視。隨著科研檔案使用率的不斷提高，如何合理規(guī)范的管理、使用科研檔案，更好地為醫(yī)院科研工作提供依據(jù)和借鑒，對檔案工作提出了要求。
2醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀分析
2.1科研項目研究時間長，造成科研檔案收集困難。由于科研項目從科研準(zhǔn)備到鑒定、申報獎勵、推廣應(yīng)用需要一個較長的周期，時間跨度大。加之科研檔案的載體（紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體）、形式（如獎狀、證書、獎杯等實物）多樣，歸并整理比較復(fù)雜。因此，科研檔案的收集工作有一定的難度。
2.2科研工作者檔案意識不強(qiáng)，造成管理困難。將科研成果整理歸檔是一項功在當(dāng)代，利在千秋的工作。但是由于部分科研人員對科研檔案促進(jìn)醫(yī)學(xué)發(fā)展的認(rèn)識較為片面，一方面認(rèn)為科研資料自己保管使用起來比較方便，另一方面對科研材料交由醫(yī)院檔案科保管心存疑慮，認(rèn)為科研資料、成果是自己潛心研究所得，理當(dāng)自己保管。隨著時間的推移，很容易造成科研資料的殘缺不全，給科研檔案收集帶來困難，而科研檔案的規(guī)范化管理更是無法保障。
2.3檔案兼職員歸檔意識淡薄，科研檔案規(guī)范化管理困難。醫(yī)院科研檔案的收集整理歸檔工作主要由醫(yī)院科研處負(fù)責(zé)完成。對于大量繁雜的科研工作來講，收集整理檔案僅僅是科研處工作的"冰山一角"，加之科研檔案的收集整理周期長、跨度大，個別兼職檔案員對許多有保存價值的科研資料無暇顧及，疏于整理，隨著時過境遷，十分容易造成科研檔案的缺失，嚴(yán)重影響了科研檔案的系統(tǒng)收集，科研檔案的完整性、系統(tǒng)性以及管理的規(guī)范化更是無從談起。
3規(guī)范化管理科研檔案的思路
3.1強(qiáng)化科研檔案管理機(jī)制，確保科研檔案歸檔率。科研檔案工作是科研管理工作的重要環(huán)節(jié)，也促進(jìn)著科研管理工作更好地開展，為此醫(yī)院相關(guān)科室必須將其納入科研計劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍中，要求科研檔案與科研計劃、課題管理、科研成果等工作密切結(jié)合。嚴(yán)格按照檔案工作"四同步"管理，從科研任務(wù)下達(dá)--檢查計劃進(jìn)度--驗收鑒定成果--登記上報評審科技成果，每個階段都應(yīng)保證檔案材料的同步，建立長效機(jī)制，從點點滴滴著手，穩(wěn)步推動科研檔案管理工作的開展。
3.2提高人員歸檔意識，保證科研檔案質(zhì)量 科研檔案的收集整理通常是根據(jù)科研文件形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查考的原則整理的，如開題文件、論文、專著、鑒定材料、成果申報與獲獎材料，科研投資與經(jīng)費核算材料等。筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，近年來越來越多與醫(yī)院人事、設(shè)備、宣傳相關(guān)的檔案材料也被科研檔案所使用。因此，一方面科研處應(yīng)主動尋求相關(guān)部門配合，另一方面人力資源處、設(shè)備處、宣傳處等相關(guān)人員也應(yīng)樹立全局觀念及歸檔意識，相互協(xié)同，共同推進(jìn)科研檔案質(zhì)量的不斷提高。
3.3加強(qiáng)科研檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)科研檔案的規(guī)范化管理使用為適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和數(shù)字化管理要求，我院自2008年安裝使用了檔案管理軟件，通過將有關(guān)科研活動的文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、課題申報、評獎、獲獎等科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使檔案的檢索利用更加快捷、便利，同時為實現(xiàn)科研資源的有效開發(fā)利用以及科研檔案資源共享搭建了平臺。科研檔案的規(guī)范化管理水平有了進(jìn)一步提高。
4提高醫(yī)院各類檔案管理人員檔案工作素養(yǎng)，保證科研檔案歸檔質(zhì)量
實現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)，作為專職檔案管理人員，不僅應(yīng)有強(qiáng)烈責(zé)任心，更需要有扎實的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)水平以及計算機(jī)操作能力，并通過不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高管理工作水平。其次，兼職檔案員的檔案工作素養(yǎng)、對檔案材料的敏感程度，是實現(xiàn)科研檔案規(guī)范化管理重要因素，也決定了檔案收集的質(zhì)量，因此應(yīng)定期對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化兼職檔案人員的歸檔意識、從而保證科研檔案的準(zhǔn)確率、完整率。
總之，全面提升醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平與科研工作密不可分，而科研工作又離不開科研檔案的支撐，因此只有對科研檔案進(jìn)行更加合理規(guī)范的管理，才能為創(chuàng)建醫(yī)療與研究為一體的醫(yī)院奠定更加堅實的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)：
[1]中國文史出版史，衛(wèi)生檔案工作指南， 2006.12.
一、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的重要性
首先我們來看圖書規(guī)范化管理的重要性。醫(yī)院固然是以醫(yī)療衛(wèi)生活動為主的場所，但是它需要醫(yī)生、護(hù)士乃至管理人員具備較強(qiáng)的理論知識。醫(yī)學(xué)不斷在發(fā)展，人們不斷探索出新的技術(shù)，不斷豐富著當(dāng)前的醫(yī)學(xué)理論體系。誠然，當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，很多資料都能夠從計算機(jī)上直觀地進(jìn)行了解，但是醫(yī)生不可能隨時翻看計算機(jī)進(jìn)行查看，并且電子設(shè)備在醫(yī)院很多區(qū)域會對醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)生影響，所以圖書是必不可少的。另外，醫(yī)院還保存著過去大量的書籍，這些書籍絕大多數(shù)至今仍然能夠使用，并且某些書籍上還有珍貴的筆記，對于醫(yī)生進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究有巨大的助益。由此我們看出對醫(yī)院圖書進(jìn)行規(guī)范化管理很有必要。
其次我們分析檔案規(guī)范化管理的重要性。前文所述，圖書的管理重要性就在于它是醫(yī)院進(jìn)行創(chuàng)新和向前發(fā)展重要條件，而檔案則是醫(yī)院的基礎(chǔ)。檔案資料分兩種，一種是人事檔案，一種是醫(yī)學(xué)檔案。人事檔案關(guān)乎醫(yī)院工作人員的職業(yè)發(fā)展，重要性自不必說。醫(yī)學(xué)檔案則是在醫(yī)院的各種智能活動中形成的，這些檔案具有真實性、準(zhǔn)確性、指導(dǎo)性等特點。例如，醫(yī)生對疑難雜癥進(jìn)行開會研討并進(jìn)行臨床試驗記錄的檔案，就對醫(yī)生掌握新的治療方法很有幫助；而舊的患者的資料則對患者病患復(fù)發(fā)時診治活動提供了依據(jù)，使醫(yī)生的治療更為科學(xué)。
二、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理的制約因素
首先是醫(yī)院管理者和檔案管理者對于圖書檔案管理的不重視。當(dāng)前絕大多數(shù)醫(yī)院只看眼前，以看病救人為主，這本沒有問題，但是醫(yī)院往往僅僅看中看病救人，而忽視內(nèi)部的管理和對資料的整合與總結(jié)，眼下對于醫(yī)院的發(fā)展沒有明顯的影響，對醫(yī)院的未來發(fā)展是極為不利的。醫(yī)院本身的不重視也就導(dǎo)致了圖書和檔案的管理者對此也不重視，這些部門的人往往沒有將這項工作當(dāng)做重要的事情來做，有需要時，才會花費大力氣尋找相關(guān)資料，浪費的大量的人力、物力，也浪費了寶貴的時間。
其次是檔案管理人員的素質(zhì)問題。檔案管理人員的素質(zhì)偏低，其根本原因還是在于醫(yī)院對圖書和檔案的管理工作并不重視，不會專門引進(jìn)具有先進(jìn)管理常識和檔案管理專業(yè)知識的工作人員，而僅僅是從其他部門轉(zhuǎn)崗過來。這樣以來，檔案的管理人員不論是工作積極性還是文化水平和專業(yè)知識都有所欠缺，并且絕大多數(shù)的檔案管理工作交給年紀(jì)較大的不適宜在其他崗位工作的人員，這些人員無論在知識架構(gòu)還是接受新鮮事物的程度上都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，給醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理敲響了警鐘。
再次是醫(yī)院圖書檔案管理結(jié)構(gòu)混亂，使用率低、投入低。圖書資源還好說，醫(yī)院往往會統(tǒng)一進(jìn)行管理，但是對于各種醫(yī)療資料來說，醫(yī)院一般都各自保存在各個部門與科室，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣以來，在醫(yī)院內(nèi)部，形成了重復(fù)管理的局面，并且部門之間的資料互通產(chǎn)生障礙，不利于醫(yī)學(xué)資源的交流和促進(jìn)。正是因為這種情況的存在，導(dǎo)致醫(yī)院對檔案的使用率很低，檔案僅僅起到了記載的作用，沒有發(fā)揮其真正核心的作用。進(jìn)而來說，使用率低就導(dǎo)致醫(yī)院對其的投入低，進(jìn)入了一個惡性循環(huán)，嚴(yán)重影響醫(yī)院圖書檔案治療規(guī)范化管理。
最后是與現(xiàn)今較為先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對接不暢，不能充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)對于檔案管理的存進(jìn)作用。當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)和廣泛應(yīng)用，使各個領(lǐng)域的管理和工作效率有了極大的提升，但是當(dāng)前醫(yī)院的圖書檔案管理還沒有進(jìn)行科學(xué)的編排、檢索和管理。
三、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理有效措施探討
首先，實現(xiàn)醫(yī)院圖書和檔案管理規(guī)范化的前提條件是要對其重視。我們上文中所分析的各種原因，歸根究底還是醫(yī)院的管理者對這方面的不重視。對著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們對健康越來越高的要求，醫(yī)院的圖書和檔案只會越來越多，如果不對其進(jìn)行規(guī)范化管理，遲早有一天會產(chǎn)生極為嚴(yán)重的后果，圖書和檔案也會完全無法發(fā)揮自身的作用。醫(yī)院的管理者應(yīng)當(dāng)充分注意到醫(yī)院圖書檔案管理的重要性，將其視為醫(yī)院正常工作中的重要組成部分來開展工作。
其次，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)相關(guān)的軟硬件的更新。先進(jìn)的圖書和檔案管理需要依托于先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的硬件，需要改變以前無序的管理手段，購置先進(jìn)的管理器械，并進(jìn)行分類、檢索、借閱和歸還登記等軟件的設(shè)置。另外，要開辟專門的空間進(jìn)行圖書和檔案的管理，存放圖書檔案的房間應(yīng)當(dāng)做到干燥防潮、放火防水、防盜等工作較為完備，為圖書檔案的規(guī)范化管理提供必要的場所。要實行現(xiàn)代化的管理，充分發(fā)揮計算機(jī)在檔案管理工作中起到的作用，利用計算機(jī)收集和傳遞信息、數(shù)據(jù)計算較為嚴(yán)謹(jǐn)和迅速的特點，節(jié)省大量的人力物力，配合掃描系統(tǒng)，將檔案管理人員從大量的人工錄入工作中解放出來，投入到現(xiàn)代化的管理工作中去。
再次，應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)的管理制度和體系。醫(yī)院作為行使公共服務(wù)職能的事業(yè)單位，要明確檔案管理工作的重要性和目標(biāo)，必須將檔案的管理工作看做是自身的職責(zé)之一，嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定和上級部門的要求做好檔案分類歸檔工作；另外，醫(yī)院要根據(jù)自身的情況建立健全一系列的管理制度和實施細(xì)則，明確分管的部分以及其職能范圍，對圖書和檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理并進(jìn)行必要的監(jiān)督，是整個圖書檔案的規(guī)范化管理有章可循。
然后要對相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)。因為管理人員是直接的圖書檔案規(guī)范化管理的實施者和操作者，是整個工作的核心。應(yīng)當(dāng)對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升其綜合素質(zhì)，要求圖書檔案的管理人員必須具備最基本的醫(yī)學(xué)常識和扎實的檔案管理知識，在檔案的保存管理上能夠做到井井有條，在檔案的調(diào)取和歸還上能夠做到清清楚楚，并且要讓這些圖書檔案的管理者意識到自己工作的重要性，提升其工作積極性，開發(fā)這項工作的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
