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第1篇

（一）建筑工程檔案的概念

通常來(lái)說(shuō)，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設(shè)計(jì)、施工中期和竣工驗(yàn)收。而每一階段和過(guò)程的工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)記錄在案。具體來(lái)說(shuō)，在建筑工程設(shè)計(jì)階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質(zhì)條件、工程預(yù)算、招投標(biāo)情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設(shè)施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時(shí)，針對(duì)性記錄暖通、通風(fēng)等具體設(shè)施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項(xiàng)情況反映出來(lái)，展現(xiàn)建設(shè)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。第三，竣工驗(yàn)收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。

（二）建筑工程檔案的特點(diǎn)

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化和科學(xué)化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項(xiàng)目各項(xiàng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個(gè)建筑工程的完整建設(shè)流程，還能真實(shí)客觀反映建筑工程的基本內(nèi)容。一份完整科學(xué)的建筑工程檔案不僅對(duì)往后擴(kuò)建改建有著重要參考作用，也是城市建設(shè)的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災(zāi)等突發(fā)事故防范、重大災(zāi)害險(xiǎn)情預(yù)防上發(fā)揮作用。

二、建筑工程檔案管理的存在問(wèn)題

（一）管理意識(shí)落后

現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識(shí)相當(dāng)落后，甚至還出現(xiàn)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當(dāng)下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過(guò)程中依然運(yùn)用傳統(tǒng)收工方式方法，無(wú)論是檔案的收集、儲(chǔ)存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒有實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。

（二）管理資金缺乏

建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當(dāng)下建筑工程檔案管理的重要問(wèn)題。管理資金的缺乏將直接導(dǎo)致建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識(shí)的落后，也會(huì)使得建筑工程檔案形同虛設(shè)。

（三）管理人才缺乏

社會(huì)不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個(gè)兼職而已，這就給檔案管理帶來(lái)了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過(guò)程缺乏應(yīng)有的技能，科學(xué)化的建筑檔案管理更是無(wú)從說(shuō)起。

三、建筑工程檔案管理存在問(wèn)題的解決辦法

（一）革新管理意識(shí)

革新建筑檔案管理意識(shí)首先需要加強(qiáng)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度。這是因?yàn)橹挥薪ㄖ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識(shí)。其次，各部門應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進(jìn)行管理意識(shí)強(qiáng)化和管理思想的培訓(xùn)。另一方面，科學(xué)合理構(gòu)建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標(biāo)準(zhǔn)和制度之下進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)人力物力和財(cái)力投入

加強(qiáng)重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力物力和財(cái)力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項(xiàng)目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個(gè)單獨(dú)部門，與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時(shí)，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。針對(duì)檔案管理也應(yīng)發(fā)放專項(xiàng)資金，避免方案管理經(jīng)費(fèi)不足。有條件的企業(yè)還可以購(gòu)買諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。

（三）優(yōu)化管理人員素質(zhì)

優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面進(jìn)行，第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，主要涵蓋檔案管理知識(shí)、相關(guān)法律知識(shí)、信息技術(shù)等。其次，增強(qiáng)管理人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)，憑借檔案管理機(jī)構(gòu)職能強(qiáng)化強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍健身，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進(jìn)行之后，管理人員還應(yīng)當(dāng)樹立愛崗敬業(yè)和樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，通過(guò)教育強(qiáng)化和檔案管理相關(guān)重要性知識(shí)的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務(wù)。

四、各部門檔案管理人員

（一）各部門檔案管理人員，應(yīng)按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細(xì)則或交底的要求進(jìn)行收集、整理、歸檔。

（二）各部門檔案管理人員，應(yīng)自主去學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的知識(shí)，工作中碰到不太清楚的及時(shí)請(qǐng)教企業(yè)檔案管理者或其他人員。

（三）各部門檔案管理人員，要在檔案形成的過(guò)程中經(jīng)常檢查檔案，查看是否有發(fā)生錯(cuò)誤的事，尤其是工程項(xiàng)目的資料，由于工程時(shí)間長(zhǎng)，若不經(jīng)常檢查檔案，完工后才發(fā)現(xiàn)有很多問(wèn)題，那時(shí)要改則很不容易，一是因?yàn)楫?dāng)時(shí)經(jīng)手的人員在完工時(shí)基本已經(jīng)調(diào)動(dòng)工作了，有的甚至已經(jīng)離職了，二是經(jīng)過(guò)時(shí)間那么長(zhǎng)，很多情況都記得不是很清楚了，此時(shí)去補(bǔ)資料很有可能是造假的，所以在工程建設(shè)過(guò)程經(jīng)常去檢查檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可及時(shí)進(jìn)行改正，這樣既能保證檔案的真實(shí)性，又能保證檔案的準(zhǔn)確性。

第2篇

檔案管理工作的開展離不開先進(jìn)的思想意識(shí)，而先進(jìn)的思想意識(shí)的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來(lái)作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項(xiàng)目中，要對(duì)于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實(shí)現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對(duì)于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓員工主動(dòng)參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識(shí)與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項(xiàng)檔案資料及時(shí)地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時(shí)效性。

2規(guī)范管理

建筑施工企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過(guò)制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來(lái)說(shuō)，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎(jiǎng)牌、證書等）檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會(huì)計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對(duì)于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對(duì)于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個(gè)檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對(duì)企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對(duì)檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時(shí)編寫相應(yīng)的檢索目錄。

3信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對(duì)于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。

檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要做好電子文件的及時(shí)歸檔，對(duì)重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過(guò)掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對(duì)檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對(duì)檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過(guò)程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

4做好檔案服務(wù)

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過(guò)程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)檔案信息的開發(fā)與利用。對(duì)建筑施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過(guò)程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對(duì)于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時(shí)地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過(guò)對(duì)于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時(shí)，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時(shí)地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是整個(gè)企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個(gè)部門對(duì)檔案資料的需求。

5結(jié)束語(yǔ)

第3篇

摘要：隨著我國(guó)建筑行業(yè)的快速發(fā)展，建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，建筑企業(yè)為了在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占取一席之地，不得不提高自身的工程質(zhì)量和管理水平。本文主要從我國(guó)國(guó)有建筑企業(yè)的檔案管理的重要性以及當(dāng)前國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理面臨的問(wèn)題及改進(jìn)策略方面進(jìn)行簡(jiǎn)要分析和論述。

關(guān)鍵詞：國(guó)有建筑企業(yè)；檔案管理；問(wèn)題；措施 建筑企業(yè)檔案管理隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展也在不斷地完善和更新。我國(guó)國(guó)有建筑企業(yè)一般工程項(xiàng)目巨大，項(xiàng)目的復(fù)雜程度高，其檔案管理起來(lái)也相對(duì)困難，雖然在檔案管理過(guò)程中采用了纖細(xì)的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當(dāng)前國(guó)有建筑企業(yè)在檔案管理中還存在較多的問(wèn)題。為了有效解決檔案管理中已經(jīng)存在的問(wèn)題以及面臨的問(wèn)題，應(yīng)該首先認(rèn)識(shí)到國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性分析

建筑工程竣工之后需要對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定，在評(píng)定過(guò)程中需要工程建設(shè)過(guò)程中的參考資料，而完整規(guī)范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設(shè)中的重要作用：1.在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過(guò)程中，建筑工程檔案能夠?yàn)槠涮峁┫鄳?yīng)的依據(jù)和參考，這樣，相關(guān)單位就可以根據(jù)以往的城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，利用工程檔案中的豐富資源，對(duì)城市進(jìn)行高效、合理的規(guī)劃和管理；2.竣工之后需要對(duì)工程進(jìn)行維修管理、擴(kuò)建和改建等工作，在此過(guò)程中相關(guān)人員可以依據(jù)規(guī)范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數(shù)據(jù)，對(duì)后續(xù)工程進(jìn)行完善和管理；3.建筑工程質(zhì)量的高低以及施工質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對(duì)實(shí)際工程質(zhì)量進(jìn)行分析，一方面可以促使建筑工程整體質(zhì)量的提升，另一個(gè)方面還可以在一定程度上提高工程項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，在整個(gè)建筑工程建設(shè)中加強(qiáng)和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和面臨的問(wèn)題

（一）國(guó)有企業(yè)檔案散、亂、缺、散

由于我國(guó)國(guó)有企業(yè)中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導(dǎo)致檔案資料的分散；目前我國(guó)國(guó)有企業(yè)的分公司在收集檔案時(shí)，收集人員往往是固定在辦公室中對(duì)工程檔案進(jìn)行收集的，由于其對(duì)建筑工程的施工流程等各方面實(shí)際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業(yè)在工程建設(shè)之前不進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋z驗(yàn)，工程竣工之后也不進(jìn)行驗(yàn)收，而是將工程過(guò)程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導(dǎo)致檔案收集散亂、不規(guī)范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時(shí)缺乏相應(yīng)的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。

（二） 國(guó)有企業(yè)檔案管理的制度不夠健全和完善

國(guó)有企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業(yè)管理水平協(xié)調(diào)一致，檔案管理過(guò)程中應(yīng)該采用信息化的管理方式，管理人員應(yīng)該樹立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業(yè)檔案的管理水平和管理效率。然而，當(dāng)前國(guó)有企業(yè)的檔案管理人員仍然沒有擺脫守舊的管理思想，在實(shí)際管理中不能將檔案管理工作融入到企業(yè)所有部門中去，相應(yīng)的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。

（三） 人員設(shè)備不足

國(guó)有企業(yè)檔案管理過(guò)程中熱暖設(shè)備不足問(wèn)題是一個(gè)較為普遍的問(wèn)題，現(xiàn)行的工程檔案管理體制是由三個(gè)層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項(xiàng)目部資料室。其中總公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少，相應(yīng)的設(shè)備也較為陳舊，甚至有些單位出現(xiàn)檔案庫(kù)房不足的問(wèn)題，這將會(huì)在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項(xiàng)目部雖然配備了充足的人員，但是專業(yè)的資料管理人員卻幾乎沒有，相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備也甚是缺乏，這就可能導(dǎo)致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。

（四） 檔案質(zhì)量差

國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理一般是有嚴(yán)格的質(zhì)量規(guī)定的，但是就目前的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，很多檔案質(zhì)量并沒有達(dá)到規(guī)定質(zhì)量的要求，甚至還有相當(dāng)大的差距。例如，有的項(xiàng)目部為圖一時(shí)的簡(jiǎn)單，在填寫原始資料時(shí)偷工減料，使得填寫的資料不完整；有些歸檔的資料沒有辦理完備的法律手續(xù)；有些工程項(xiàng)目的檔案資料與實(shí)際資料不符等。

三、國(guó)有企業(yè)檔案管理的改進(jìn)措施

（一）依法治檔，不斷加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理

加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)從三個(gè)方面著手：首先，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，深入學(xué)習(xí)和掌握國(guó)家關(guān)于檔案的法律標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視，而企業(yè)也用加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案管理的人員配置、設(shè)備配備等予以保證；其次，應(yīng)不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強(qiáng)自身法律法規(guī)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)；再者，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)考核，從企業(yè)基層中貫徹落實(shí)依法治檔。

（二）建立對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案損失責(zé)任追究制度

建立國(guó)有企業(yè)檔案損失責(zé)任追求制度，實(shí)質(zhì)上就是針對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案的重要性，在加強(qiáng)檔案管理工作的同時(shí)，重視檔案管理對(duì)公司各項(xiàng)建設(shè)的服務(wù)，全方位完善企業(yè)檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過(guò)程中，向下屬公司推行二級(jí)檔案管理制度，通過(guò)在綜合檔案室實(shí)行年檢考核制度，而在二級(jí)檔案管理制度部門實(shí)行年度考核，這樣，便可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題并及時(shí)采取措施對(duì)問(wèn)題加以解決。

（三）不斷強(qiáng)化建檔工作是檔案管理的基礎(chǔ)

針對(duì)目前國(guó)有企業(yè)檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問(wèn)題，應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施，針對(duì)“散”的問(wèn)題可以采用“收”的方法，通過(guò)構(gòu)建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)現(xiàn)有檔案和新建檔案進(jìn)行接收和保管；針對(duì)“亂”的問(wèn)題可以通過(guò)聘用檔案管理專業(yè)技術(shù)人員對(duì)國(guó)有企業(yè)信息資源進(jìn)行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對(duì)“缺”的問(wèn)題，可以采用“查”的方式對(duì)問(wèn)題加以解決，具體做法是由相關(guān)檔案管理負(fù)責(zé)行業(yè)檔案的收集、整理、鑒定的指導(dǎo)工作，然后相關(guān)單位做好檔案移接工作，相互之間明確責(zé)任。

（四） 提高檔案質(zhì)量

檔案質(zhì)量的提高可以從三個(gè)方面著手，首先是項(xiàng)目經(jīng)理的檔案質(zhì)量提高的意識(shí)，其次是建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，最后是加強(qiáng)檔案管理過(guò)程的監(jiān)督。在檔案管理工作中，項(xiàng)目經(jīng)理的主要責(zé)任是組織、協(xié)調(diào)和管理各部門的工作，由此項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)的檔案質(zhì)量意識(shí)的提高是非常關(guān)鍵的；工程檔案管理作為一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，僅僅依靠單個(gè)部門或者個(gè)人是不可能對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行全面管理，必須建立建立健全相應(yīng)的工作制度和加強(qiáng)檔案管理的全過(guò)程監(jiān)督，保證全過(guò)程檔案的連續(xù)性和完整性。

結(jié)語(yǔ)：總而言之，國(guó)有建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在實(shí)際管理工作中，檔案工作者必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中已經(jīng)存在和即將面臨的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題及時(shí)采取相應(yīng)的解決策略和方法。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳姍姍.論檔案管理在建筑企業(yè)的作用及管理策略[J]. 企業(yè)家天地(理論版). 2011(03)

第4篇

關(guān)鍵詞：檔案；創(chuàng)新；管理；對(duì)策

一、前言

近年來(lái)，城市建設(shè)迅猛發(fā)展，建筑施工企業(yè)施工項(xiàng)目不斷增加，形成了大量的基建檔案資料。作為建筑施工項(xiàng)目管理的重要組成部分，基建檔案反映了建設(shè)工程施工過(guò)程、管理過(guò)程、質(zhì)量狀況，也是建筑工程后期維修，擴(kuò)建、改造的重要檔案資料，可由檔案資料總結(jié)出改進(jìn)提升施工管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，基建檔案的妥善保管和利用，勢(shì)必為企業(yè)高效發(fā)展的提供助力。

二、基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.基建檔案歸檔不及時(shí)

按照制度規(guī)定，一般情況下工程檔案資料應(yīng)從工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之日起3個(gè)月內(nèi)向檔案室移交，但實(shí)際操作中卻很難在規(guī)定期限內(nèi)實(shí)現(xiàn)。工程建設(shè)過(guò)程中，各類資料分散在不同人員手中，過(guò)程中未系統(tǒng)性形成檔案資料，當(dāng)工程即將完工時(shí)，大部分工作人員都陸續(xù)撤離了施工現(xiàn)場(chǎng)，資料一時(shí)難以找齊；另外，基層項(xiàng)目上一般只配置資料員而沒有配置專職檔案管理人員，導(dǎo)致后方專職檔案管理人員很難了解到前方施工項(xiàng)目哪些已經(jīng)具備移交條件，致使檔案接收工作處于被動(dòng)狀態(tài)。

2.基建檔案資料不齊全，復(fù)印件比重偏高

檔案資料不齊全不完整，是建筑工程檔案存在的主要問(wèn)題。工程項(xiàng)目管理較好的單位歸檔率能達(dá)到百分之八十至九十，過(guò)程管理較差的施工單位甚至存在施工許可證、安裝及質(zhì)量證明文件不齊全，施工主材進(jìn)場(chǎng)合格證、主材實(shí)驗(yàn)文件等工程檔案缺失的情況。有些項(xiàng)目原件制作份數(shù)不夠，在滿付業(yè)主單位和城建檔案館后，交本單位檔案室只有復(fù)印件，曾經(jīng)對(duì)四川華西集團(tuán)公司承包部移交的一個(gè)項(xiàng)目工程檔案做過(guò)一次統(tǒng)計(jì)，復(fù)印件率達(dá)到62%。而復(fù)印件在法律訴訟中不被認(rèn)可，因此，高復(fù)印件不利于日后工程檔案利用、企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的維護(hù)。

3.歸檔文件質(zhì)量有待提高

移交的工程檔案質(zhì)量有待提高，很多資料中施工記錄不真實(shí)、不準(zhǔn)確、不規(guī)范，部分資料有明顯事后補(bǔ)填痕跡，有些資料存在工作人員隨意代簽現(xiàn)象，導(dǎo)致資料歸檔后失去了利用價(jià)值。

三、出現(xiàn)上述問(wèn)題的原因

1.施工單位對(duì)檔案歸檔工作重視程度不夠

（1）思想重視程度不夠。在很多企業(yè)里，檔案管理工作“講起來(lái)重要，心里面次要，做起來(lái)不要”的現(xiàn)象相當(dāng)普遍，由于資料整理瑣碎，施工現(xiàn)場(chǎng)工作繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，資料整理處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到移交階段時(shí)才發(fā)現(xiàn)工程檔案管理一塌糊涂，資料大量缺失，無(wú)法彌補(bǔ)。（2）追求經(jīng)濟(jì)利益，人員配備不足。有些企業(yè)連起碼的專職檔案管理人員還未配備，還有些企業(yè)只是辦事員兼職或代管；個(gè)別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還把本單位的檔案員當(dāng)作“吃閑飯，不創(chuàng)收”的閑雜人員，收入待遇列為二等公民，嚴(yán)重打擊檔案人員的工作積極性。

2.缺少管理機(jī)制和相關(guān)制度，日常管理混亂

現(xiàn)行的工程檔案規(guī)范與制度較多側(cè)重建設(shè)單位和城建單位的歸檔范圍和要求，對(duì)于施工單位來(lái)說(shuō)，檔案缺少統(tǒng)一的制度、標(biāo)準(zhǔn)和要求。施工單位在竣工后為了盡快辦理結(jié)算，將完整的檔案資料移交業(yè)主及城建檔案館，造成本單位檔案室無(wú)法收集到完整的檔案資料。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，專業(yè)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料員缺少必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致資料員不了解本單位檔案室應(yīng)該保存哪些資料，有些項(xiàng)目施工工期較長(zhǎng)，人員變動(dòng)頻繁，重要資料存在遺失或被帶走的可能，導(dǎo)致資料收集不齊全。

3.缺少?gòu)?fù)合型檔案管理人才

資料員有一定的建筑工程專業(yè)的知識(shí)，但缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，只進(jìn)行資料收集，而不能形成檔案，資料收集和歸檔不能較好地結(jié)合起來(lái)，影響了建筑工程文件檔案的整編與管理。

四、做好基建檔案管理工作的方法

1.企業(yè)重視檔案管理工作

目前建筑市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，提高經(jīng)濟(jì)效益為企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，檔案工作短期利益不明顯，致使檔案工作在建筑施工企業(yè)里得不到重視。現(xiàn)階段，工程實(shí)體的質(zhì)量越來(lái)越受到國(guó)家各級(jí)部門的重視，竣工檔案的重要作用也日顯突出，企業(yè)要長(zhǎng)期發(fā)展，必須保管好工程檔案資料，改變觀念，確立檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)的觀念，投入必需的人力、物力、財(cái)力，過(guò)程中做好檔案工作，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)作用，提高重視程度，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，以維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。

2.建立健全制度建設(shè)

健全的檔案管理制度是做好工程檔案管理的基礎(chǔ)，為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段資料的有序管理，保證歸檔資料及竣工圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，提高檔案管理人員工作規(guī)范性，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工檔案的具體法規(guī)要求，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，制定與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)制度管檔。

3.創(chuàng)新檔案管理模式

在傳統(tǒng)的檔案管理中，企業(yè)相關(guān)部門移交多少資料檔案室就接收多少資料，不移交就視為沒有，這種管理模式的弊端在于檔案管理員責(zé)任心不夠，造成項(xiàng)目檔案資料收集不齊全。站在服務(wù)企業(yè)發(fā)展角度上看，必須要發(fā)揮檔案室信息中心的作用，檔案管理工作需要改變以往被動(dòng)接收的檔案管理的模式，創(chuàng)新檔案管理手段，強(qiáng)化過(guò)程控制，加快檔案管理實(shí)施，采用管理與服務(wù)的模式。（1）前期介入控制檔案部門專業(yè)人員要提前介入施工項(xiàng)目過(guò)程管理。在工程準(zhǔn)備階段，檔案專業(yè)人員要深入基層，到施工項(xiàng)目部交底檔案管理注意事項(xiàng)，把檔案管理方面的規(guī)定、要求向資料員和相關(guān)部門進(jìn)行宣傳，制定工程檔案歸檔程序手冊(cè)，明確施工各階段檔案收集范圍及歸檔份數(shù)及具體要求。落實(shí)責(zé)任，做到預(yù)防為主，避免檔案資料移交時(shí)出現(xiàn)大量復(fù)印件。（2）中期跟蹤服務(wù)基建檔案的收集與工程進(jìn)度同步，檔案人員應(yīng)及時(shí)了解工程計(jì)劃、規(guī)模、進(jìn)展，資料員變動(dòng)等，經(jīng)常與項(xiàng)目上兼職檔案員溝通聯(lián)系，采取追蹤、分階段收集、強(qiáng)制性收集等方法，使檔案的跟蹤收集工作從工程動(dòng)工開始就與工程同步進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案缺失現(xiàn)象。（3）后期監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是做好檔案管理工作不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)，其目的不僅僅在于檢查檔案歸檔情況及質(zhì)量，更在于強(qiáng)化施工項(xiàng)目部及兼職檔案人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，固化檔案管理模式，進(jìn)而提高檔案管理工作水平。（4）實(shí)行獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制激勵(lì)機(jī)制產(chǎn)生效應(yīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于管理本身，企業(yè)可以組織考評(píng)，建立獎(jiǎng)懲分明的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案工作做得好的單位給予經(jīng)濟(jì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)管理混亂的單位實(shí)行處罰，或?qū)嵭袉挝粌?nèi)部的歸檔保證金制度，可以充分調(diào)動(dòng)各方對(duì)檔案管理的積極性，提升各單位對(duì)檔案管理的重視程度。4.加強(qiáng)培訓(xùn)力度，培養(yǎng)復(fù)合型人才檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)性、管理性工作，檔案管理人員需要高業(yè)務(wù)能力、高責(zé)任心的職業(yè)素養(yǎng)。施工現(xiàn)場(chǎng)多為資料員擔(dān)當(dāng)兼職檔案管理員，缺少檔案管理專業(yè)能力，資料員要做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，就必須加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，并對(duì)其進(jìn)行考核，培訓(xùn)出既懂建筑專業(yè)知識(shí)，有豐富現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目資料收集經(jīng)驗(yàn)，又了解檔案管理的復(fù)合型人才。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，建筑工程檔案資料的有效管理是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目不可缺少的重要組成部分，施工企業(yè)做好基建檔案管理工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，需要專業(yè)檔案人員轉(zhuǎn)變思路，勇于創(chuàng)新管理模式，深入基層強(qiáng)化管理，還需要現(xiàn)場(chǎng)資料員提升檔案整編職業(yè)素質(zhì)并做好配合工作。

作者:陳明 單位:四川華西集團(tuán)有限公司

參考文獻(xiàn):

第5篇

1工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

工程項(xiàng)目的獨(dú)特性、整體性、多方參與性、周期性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，決定了工程項(xiàng)目檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、形成分散、階段性強(qiáng)、變更頻繁、種類多樣等特點(diǎn)。

1.1專業(yè)性強(qiáng)

每一項(xiàng)工程項(xiàng)目都有自身的獨(dú)特性，需要與之適應(yīng)的專業(yè)的參與，因而是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。就鐵路建設(shè)項(xiàng)目而言，其涉及的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)主要是建筑施工活動(dòng)，整個(gè)項(xiàng)目涉及勘察、設(shè)計(jì)、基建、科研、設(shè)備安裝等活動(dòng)。因而，項(xiàng)目文檔作為項(xiàng)目建設(shè)開展的記錄材料，相應(yīng)地具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。

1.2成套性強(qiáng)

成套性是工程項(xiàng)目檔案的重要特點(diǎn)，因而在項(xiàng)目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項(xiàng)目檔案的成套性特點(diǎn)是由建設(shè)項(xiàng)目的整體性決定的。對(duì)于一個(gè)具體的建設(shè)項(xiàng)目而言，項(xiàng)目從最初的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)到設(shè)計(jì)、施工、竣工，是一個(gè)完整的過(guò)程。項(xiàng)目文檔真實(shí)地記錄了這個(gè)過(guò)程，具有成套性。具體來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目文檔包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設(shè)項(xiàng)目的全貌。施工技術(shù)文件一般從部分到整體的按分項(xiàng)、分部、單位工程積累。施工企業(yè)在建設(shè)項(xiàng)目中主要作為施工方參與，在施工活動(dòng)中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時(shí)所產(chǎn)生的施工文件也是項(xiàng)目文件總體的重要組成部分，應(yīng)有效地做好施工技術(shù)文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的成套性。

1.3形成分散

建設(shè)項(xiàng)目本身也是一個(gè)龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項(xiàng)目文檔的形成具有分散性。這種建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理需求探析楊啟燕（中國(guó)鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是項(xiàng)目文檔形成于多方，如建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等；二是項(xiàng)目文檔散存在各方的相關(guān)職能管理具體實(shí)施部門，如行政部門、計(jì)劃財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等。分散性特點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目文檔的管理是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關(guān)文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。

1.4階段性強(qiáng)

建設(shè)項(xiàng)目的時(shí)間跨度長(zhǎng)，具有一定的生命周期，整個(gè)項(xiàng)目的開展包括施工組織設(shè)計(jì)、變更設(shè)計(jì)、工程施工、工程試驗(yàn)、竣工驗(yàn)收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項(xiàng)目文檔。因而，從宏觀上看，建設(shè)項(xiàng)目文檔具有階段性的特點(diǎn)。只有在項(xiàng)目實(shí)施的每一階段，有針對(duì)性地同步管理好項(xiàng)目文檔，才能避免因建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)、項(xiàng)目文檔數(shù)量大而導(dǎo)致的項(xiàng)目文檔脫節(jié)、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點(diǎn)，同時(shí)相互間又有密不可分的聯(lián)系，這就需要對(duì)不同階段的文檔有針對(duì)性地進(jìn)行整理分類，同時(shí)保持不同階段的文檔間的有機(jī)聯(lián)系。

1.5變更頻繁

建設(shè)項(xiàng)目從提出到開工、建設(shè)、試運(yùn)行、驗(yàn)收，到之后的維護(hù)與拆除，一直處于動(dòng)態(tài)之中。項(xiàng)目文檔因項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)性而具有可變性。如在項(xiàng)目施工過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)，需要對(duì)施工設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以適應(yīng)施工要求；在項(xiàng)目使用和維護(hù)階段，隨著使用部門的需要及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的轉(zhuǎn)變，其所有權(quán)性質(zhì)、結(jié)構(gòu)等方面也有可能發(fā)生相應(yīng)的變化，從而引起建設(shè)項(xiàng)目文檔的變化。可變性是建設(shè)項(xiàng)目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項(xiàng)目文檔與項(xiàng)目的同步變化，才能確保項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)確與完整。

1.6種類多樣

建設(shè)項(xiàng)目文檔具有多樣性的特點(diǎn)。首先，在載體上具有多樣性。建設(shè)項(xiàng)目文檔的載體，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，還有感光材料、磁介質(zhì)、光盤等。載體的多樣性，使得項(xiàng)目文檔呈現(xiàn)出紙質(zhì)文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態(tài)。其次，在內(nèi)容上具有多樣性。建設(shè)項(xiàng)目文檔反映了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的開展，而建設(shè)項(xiàng)目的開展涉及到行政、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門，從而形成文書、會(huì)計(jì)、技術(shù)多類文檔。建設(shè)項(xiàng)目文檔的多樣性，反映了項(xiàng)目文檔管理工作的繁雜性。項(xiàng)目文檔管理工作應(yīng)注重對(duì)各種載體和各種內(nèi)容文檔的收集整理。

2傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目文檔管理方式存在的問(wèn)題

由于建設(shè)項(xiàng)目文檔的專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、形成分散、階段性強(qiáng)、變更頻繁、種類多樣等特點(diǎn)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態(tài)的、手工的方法，存在很多問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的項(xiàng)目文檔管理，這在一定程度上影響了項(xiàng)目的實(shí)施與維護(hù)。具體來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的文檔管理存在以下四個(gè)方面的問(wèn)題。

2.1手工管理效率低下、準(zhǔn)確性差

傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進(jìn)行操作和管理，效率低下。然而，建設(shè)項(xiàng)目文檔數(shù)量巨大，又受人、財(cái)、物方面的限制，這無(wú)疑是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無(wú)法從根本上改變傳統(tǒng)文檔管理工作的低效率狀態(tài)，此外還有過(guò)分占用資源之嫌。建設(shè)項(xiàng)目施工文件的載體為紙質(zhì)，在傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式下完全由人工來(lái)填寫，但文件形成與整理過(guò)程中因紙質(zhì)、筆墨、計(jì)算、簽名、報(bào)表順序、保管等造成的錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生，使施工文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性受到影響。有的項(xiàng)目存在施工員或測(cè)量員等第一填表責(zé)任人不按照觀測(cè)測(cè)量的現(xiàn)場(chǎng)記錄進(jìn)行填表，如分項(xiàng)工程驗(yàn)收評(píng)定表的數(shù)據(jù)與測(cè)量記錄表數(shù)據(jù)不一致，而復(fù)核人與相關(guān)負(fù)責(zé)人不認(rèn)真檢查核對(duì)就隨意簽名過(guò)關(guān)的情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)一些建設(shè)項(xiàng)目，也發(fā)現(xiàn)存在施工與監(jiān)理方有關(guān)責(zé)任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現(xiàn)象。個(gè)別施工單位人員還存在違規(guī)更改檢測(cè)數(shù)據(jù)的情況，甚至還發(fā)現(xiàn)監(jiān)理平行實(shí)驗(yàn)與抽檢資料存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

2.2項(xiàng)目文檔收集不全

建設(shè)項(xiàng)目涉及的責(zé)任者眾多，周期長(zhǎng)，因而，項(xiàng)目文檔工作無(wú)論是在橫向的責(zé)任者維度上，還是縱向的時(shí)間維度上，都處于分散的狀態(tài)，這在很大程度上造成了項(xiàng)目文檔的收集不全。從橫向來(lái)看，建設(shè)項(xiàng)目具有多方參與性，參與方資質(zhì)不一，對(duì)于項(xiàng)目文檔工作的意識(shí)水平也有高有低。有的參與方忙于項(xiàng)目建設(shè)，平時(shí)不注意工程資料的收集工作，到了工程結(jié)束后才應(yīng)付竣工驗(yàn)收，造成文檔的缺損；有的參與方對(duì)于應(yīng)收集的文檔沒有明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)各種內(nèi)容和各種載體的項(xiàng)目文檔的收集不全不準(zhǔn)確，造成文檔的遺漏。從縱向上來(lái)看，建設(shè)項(xiàng)目不是一蹴而就的，項(xiàng)目從最初的提出到竣工，以及后期的維護(hù)，要經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，與之同時(shí)，項(xiàng)目文檔工作也有了很長(zhǎng)的時(shí)間跨度。在這個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程中，稍有疏忽，就會(huì)造成“空檔”，導(dǎo)致項(xiàng)目文檔的收集不全。

2.3文件管理滯后，文件變更不同步

工程實(shí)踐中，施工文件編制多嚴(yán)重滯后于工程實(shí)際進(jìn)度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實(shí)性難以保證。由于建設(shè)項(xiàng)目從開工到竣工驗(yàn)收的時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，施工單位從文件形成到匯總整理的時(shí)間跨度也大，施工文件長(zhǎng)期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個(gè)別項(xiàng)目甚至發(fā)生過(guò)因?yàn)楣こ炭罴m紛，分包單位扣留應(yīng)歸檔施工文件的情況。項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目建設(shè)的記錄文本資料，只有保持與項(xiàng)目建設(shè)的一致性，才具有真實(shí)性、可追溯性，才能為日后維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益提供可靠的依據(jù)。然而，傳統(tǒng)項(xiàng)目文檔工作的封閉性導(dǎo)致的溝通不暢，卻給項(xiàng)目文檔的“真實(shí)性和可追溯性”帶來(lái)了嚴(yán)重的影響。在項(xiàng)目施工過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)的情況，項(xiàng)目文檔管理人員只是被動(dòng)地接收和埋頭整理，無(wú)法對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的變更情況進(jìn)行跟蹤和檢查，就無(wú)法了解項(xiàng)目的變更情況，不能及時(shí)對(duì)相關(guān)施工文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，從而導(dǎo)致項(xiàng)目文檔的“失真”，不能在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮應(yīng)有的憑證和參考作用。

2.4項(xiàng)目文檔不規(guī)范，質(zhì)量管理難度大

建設(shè)項(xiàng)目的多方參與性與文檔管理人員的業(yè)務(wù)水平不穩(wěn)定性，導(dǎo)致了項(xiàng)目文檔的不規(guī)范。多方參與，對(duì)于項(xiàng)目文檔管理工作的協(xié)調(diào)性有較高要求。施工單位內(nèi)部相關(guān)部門和人員相互間的溝通協(xié)調(diào)、銜接不夠，使得各方對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)文檔管理的要求不一，影響了項(xiàng)目文檔的規(guī)范性。建設(shè)項(xiàng)目的文檔管理人員的穩(wěn)定性與素質(zhì)直接影響著項(xiàng)目文檔管理工作的規(guī)范性。由于有的參與方的項(xiàng)目文檔管理人員流動(dòng)性大，或未設(shè)專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項(xiàng)目完工后臨時(shí)抽調(diào)人員整理項(xiàng)目文檔，這就無(wú)法保障項(xiàng)目文檔管理人員的素質(zhì)符合要求，從而造成項(xiàng)目文檔的不規(guī)范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對(duì)不足，造成文件和施工進(jìn)度不同步的現(xiàn)象，進(jìn)一步使質(zhì)量管理流程“施工自檢工程報(bào)驗(yàn)監(jiān)理復(fù)檢質(zhì)量認(rèn)可”失去意義。資料整理的滯后勢(shì)必又導(dǎo)致工程質(zhì)量評(píng)定工作的進(jìn)一步滯后，質(zhì)量評(píng)定的二次填表與計(jì)算也增加了評(píng)定工作中的錯(cuò)誤，質(zhì)量評(píng)定的滯后反過(guò)來(lái)又影響了建設(shè)單位對(duì)施工質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)控。鐵路建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多線長(zhǎng)面廣，無(wú)法依賴施工、監(jiān)理或建設(shè)單位任何一方去實(shí)施全面的施工質(zhì)量控制，而施工文件作為施工狀況的真實(shí)記錄與實(shí)際反映，應(yīng)該成為施工質(zhì)量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，還將長(zhǎng)期成為項(xiàng)目后評(píng)價(jià)乃至應(yīng)急搶險(xiǎn)時(shí)最需要的檔案依據(jù)與法律憑證。由此可見，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理方法無(wú)法滿足項(xiàng)目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進(jìn)信息化技術(shù)來(lái)彌補(bǔ)其不足，針對(duì)項(xiàng)目文檔的特點(diǎn)，有的放矢地做好相關(guān)的管理工作，為建設(shè)項(xiàng)目的開展和維護(hù)起到信息支撐的作用。

3建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需求

根據(jù)上述的問(wèn)題分析，可見施工文件質(zhì)量面臨著諸多挑戰(zhàn)。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性欠佳、孤立存儲(chǔ)、施工文件與工程不同步、無(wú)法有效輔助項(xiàng)目分析管理的現(xiàn)狀就無(wú)法改善，施工文件就會(huì)陷入為了編制而形成、為了驗(yàn)收而存檔的困境。為了避免這些問(wèn)題，施工單位項(xiàng)目檔案管理應(yīng)滿足以下需求：高效智能的現(xiàn)場(chǎng)記錄管理、項(xiàng)目文檔全過(guò)程管理、項(xiàng)目文檔動(dòng)態(tài)化管理、項(xiàng)目文檔規(guī)范化管理。

3.1高效智能的現(xiàn)場(chǎng)記錄管理

施工原始記錄是施工過(guò)程、施工工藝及施工質(zhì)量控制情況的真實(shí)反映，由施工員在施工現(xiàn)場(chǎng)據(jù)實(shí)填記，不得追記補(bǔ)改，是質(zhì)量保證與追溯的重要依據(jù)。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業(yè)知識(shí)有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規(guī)范、準(zhǔn)確，而且有可能面臨科學(xué)、合理組卷、擬訂案卷標(biāo)題等挑戰(zhàn)。利用項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動(dòng)自動(dòng)化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

3.2項(xiàng)目文檔全過(guò)程管理

為保證施工文件質(zhì)量的完整、準(zhǔn)確、安全、有效，要求對(duì)施工文件進(jìn)行全生命周期管理，即從文件及其數(shù)據(jù)的采集、形成到交換、歸檔實(shí)行全過(guò)程管理。對(duì)大量施工原始記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)、工程監(jiān)理、驗(yàn)收評(píng)定等各方面的數(shù)據(jù)的處理，要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)質(zhì)量事故的記錄與跟蹤，類似事故報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等均可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行，以便工作效率得到極大提高，保證質(zhì)量管理。

3.3項(xiàng)目文檔動(dòng)態(tài)化管理

應(yīng)用信息系統(tǒng)并不能自動(dòng)解決所有問(wèn)題，還必須建立在工程項(xiàng)目自身的全程動(dòng)態(tài)管理基礎(chǔ)上。按照國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程和工作程序，納入各項(xiàng)工作計(jì)劃，納入有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達(dá)項(xiàng)目開工任務(wù)與提出施工文件材料要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗(yàn)收、評(píng)定工程項(xiàng)目與驗(yàn)收、評(píng)定施工文件質(zhì)量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

3.4項(xiàng)目文檔規(guī)范化管理

第6篇

摘要：筆者根據(jù)自己在建筑企業(yè)檔案管理的親身體驗(yàn)，就當(dāng)前建企業(yè)檔案管理中存在的普遍問(wèn)題，針對(duì)性的提出了創(chuàng)新檔案管理工作基本思路和基本原則（即整體性原則、服務(wù)性原則和社會(huì)化原則，）精辟的論證了建筑施工企業(yè)檔案管理工作要有出路，就務(wù)必加強(qiáng)檔案管理的觀念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和知識(shí)創(chuàng)新。

本人在從業(yè)的國(guó)有建筑施工企業(yè)任辦公室主任，企業(yè)的建筑檔案管理為分管工作之一，在多年的實(shí)際工作和調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)建筑企業(yè)的檔案管理工作存在諸多共性的問(wèn)題，集中表現(xiàn)在檔案歸集不全面、隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)薄弱、信息化建與形勢(shì)需要不配套設(shè)等方面，這些問(wèn)題的存在，嚴(yán)重影響到企業(yè)檔案為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展及社會(huì)發(fā)展應(yīng)有作用的發(fā)揮。

存在的問(wèn)題和不足

一、管理的方式簡(jiǎn)陋粗糙。當(dāng)前，多數(shù)國(guó)有建筑企業(yè)在檔案管理的方式上，習(xí)慣于微觀管理為主，而宏觀管理相對(duì)薄弱，對(duì)管理對(duì)象及行業(yè)的復(fù)雜性、多樣性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)；在工作重點(diǎn)上，對(duì)新領(lǐng)域檔案工作研究不夠；在管理手段上，習(xí)慣于使用行政手段，而較少使用法制手段、經(jīng)濟(jì)手段；在管理體制上，不能適應(yīng)社會(huì)多元化的要求，上下銜接，內(nèi)外溝通的工作機(jī)制有待于進(jìn)一步促進(jìn)形成。由于管理上的被動(dòng)，造成了對(duì)全局性和局部性情況掌握不靈、史料鑒定滯后，電子文件、信息化管理無(wú)從下手等問(wèn)題，使檔案室成為各類檔案資料的“倉(cāng)庫(kù)”，檔案人員成為“倉(cāng)庫(kù)保管員”。

二、檔案管理隊(duì)伍薄弱。當(dāng)前社會(huì)，任何管理隊(duì)伍建設(shè)的其重心不在于人數(shù)，在于其知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)于檔案管理是同樣的道理。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)兄弟單位的了解和統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前國(guó)有建筑施工企業(yè)檔案隊(duì)伍在隊(duì)伍人數(shù)上或多或少，在知識(shí)結(jié)構(gòu)上則參差不齊，普遍存在“三多三少”現(xiàn)象，即：檔案專業(yè)人員多，其他專業(yè)人員少；一般管理人員多，深層次管理人員少；工作型人員多，創(chuàng)新型人員少。因此，如何以新的觀念和新的方式，全方位發(fā)掘、選擇、培養(yǎng)檔案人才，建立檔案人才庫(kù)，并不斷采用新的模式，為企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新提供知識(shí)支持，已成為建筑施工企業(yè)檔案工作亟待解決的問(wèn)題。

三、檔案信息服務(wù)落后。檔案管理是信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)，信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理的最終目的。檔案的生命在于應(yīng)用，而目前國(guó)有建筑施工企業(yè)檔案工作在提供各類信息利用與服務(wù)方面，無(wú)論是案卷檢索的方便性、材料編研的針對(duì)性、信息傳遞的快捷性、服務(wù)手段的多樣性或服務(wù)的主動(dòng)性、協(xié)作性等方面均存在許多不足。如不少單位的檔案編研、利用仍是手工操作，有的單位網(wǎng)絡(luò)檔案信息化管理甚至尚未起步。由此可見，國(guó)有建筑施工企業(yè)檔案工作的服務(wù)水平與信息化管理的要求差距較大。

國(guó)有建筑施工企業(yè)檔案工作創(chuàng)新

一、創(chuàng)新檔案工作的幾項(xiàng)原則。同志指出：“創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂。”建筑施工企業(yè)檔案工作的根本出路也在于創(chuàng)新。創(chuàng)新，就應(yīng)該準(zhǔn)確把握創(chuàng)新的基本原則，真正做到檔案工作既能夠緊密結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況，又能夠符合時(shí)展的必然趨勢(shì)。

1、整體性原則。建筑施工企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新，必須緊緊圍繞企業(yè)改革、發(fā)展、穩(wěn)定這個(gè)大局來(lái)展開，要把研究檔案工作自身的形成、生長(zhǎng)、發(fā)展規(guī)律置于企業(yè)改革、發(fā)展、穩(wěn)定之中，要在服從和服務(wù)于企業(yè)改革、發(fā)展、穩(wěn)定之中尋求檔案工作自身的創(chuàng)新與突破，并著力解決企業(yè)急需的熱點(diǎn)、疑點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題。只有這樣，企業(yè)檔案工作才能在創(chuàng)新中贏得主動(dòng)，爭(zhēng)取支持，提高地位，實(shí)現(xiàn)發(fā)展。否則就難免陷入“孤芳自賞”的尷尬境地，甚至偏離創(chuàng)新的方向。

2、服務(wù)性原則。服務(wù)于企業(yè)建設(shè)是建筑施工企業(yè)檔案工作永恒的主題。當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)加入WTO，企業(yè)面臨著優(yōu)化現(xiàn)代企業(yè)制度、調(diào)整生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)結(jié)構(gòu)、開拓國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)、加強(qiáng)新時(shí)期黨建和思想政治工作、強(qiáng)化民主管理職能等一系列重大而深層次的問(wèn)題，這既是對(duì)建筑施工企業(yè)檔案工作提出的嚴(yán)峻課題，也是建筑施工企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的極好機(jī)遇。因此，建筑施工企業(yè)檔案工作只有牢固樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，發(fā)揮“鑒古喻今”的不可替代的作用，為企業(yè)的中心工作及時(shí)提供能夠促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的各種信息，才能尋求自身的定位與發(fā)展。

3、社會(huì)化原則。建筑施工企業(yè)檔案工作的基本功能，不僅包括法定的職能，而且還包括相關(guān)的社會(huì)功效。隨著知識(shí)信息社會(huì)的到來(lái)，社會(huì)進(jìn)步進(jìn)程的加快。

無(wú)論是社會(huì)、企事業(yè)單位，還是個(gè)體，都對(duì)信息資源有大量的、全方位的需求。建筑施工企業(yè)檔案工作作為整個(gè)社會(huì)信息資源的組成部分，就應(yīng)該從原有的封閉狀態(tài)中走出來(lái)，在不違背保密、保管期限等前提下調(diào)整服務(wù)思路，建立新的優(yōu)質(zhì)服務(wù)體系，采用有償或無(wú)償相結(jié)合的辦法，向整個(gè)社會(huì)、單位及個(gè)體使用者開放，從而使建筑施工企業(yè)檔案在推進(jìn)社會(huì)進(jìn)步中發(fā)揮重要作用。

二、國(guó)有建筑施工企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的途徑。建筑施工企業(yè)的檔案工作創(chuàng)新重點(diǎn)應(yīng)從以下幾個(gè)方面下功夫。

1、前提是創(chuàng)新觀念。長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)有建筑施工企業(yè)檔案工作在實(shí)踐中創(chuàng)造和積累了許多好的經(jīng)驗(yàn)和方法，收到了應(yīng)有的效果。但也要看到，在新的歷史時(shí)期，確有一部分經(jīng)驗(yàn)陳舊過(guò)時(shí)了，需要改革，需要?jiǎng)?chuàng)新。人的意識(shí)決定了行動(dòng)。沒有觀念創(chuàng)新這個(gè)前提，檔案管理工作創(chuàng)新都會(huì)成為空談。

世界在變化，我們的思想也要隨之變化。如不破除“按部就班”“照章辦事”的舊觀念，就難以有所作為。因此，檔案人員要不斷解放思想，做到“不唯上、不唯書”，敢于在實(shí)踐中抓住新機(jī)遇，探索新途徑。要積極吸收當(dāng)今世界上先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，真正走出一條適合自身發(fā)展的新路子。概括地講，國(guó)有建筑施工企業(yè)檔案工作要從過(guò)去傳統(tǒng)的封閉型和半封閉型向開放型、社會(huì)化轉(zhuǎn)變，要從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的手工作業(yè)型向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變，同時(shí)，還要對(duì)現(xiàn)存的檔案理論進(jìn)行大膽改革。只有在觀念上不斷更新并在實(shí)踐中大膽創(chuàng)新，才能贏得建筑施工企業(yè)檔案工作的主動(dòng)權(quán)。

第7篇

摘 要 眾所周知，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展有很重要的作用，企業(yè)只有重視檔案管理工作，穩(wěn)定人員，結(jié)合自身檔案特點(diǎn)，管好、用好檔案，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，才會(huì)促進(jìn)企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 工程企業(yè) 檔案管理 地位意義

一、工程企業(yè)檔案管理的重要地位與意義

一般的檔案管理，通常情況下，人們比較清晰，對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí)也基本上形成了一致的共識(shí)。但是，在工程管理檔案管理的問(wèn)題上，許多人的認(rèn)識(shí)還是模糊不清的，甚至是步入歧途的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，需要有一個(gè)撥亂反正的過(guò)程。

1.工程檔案是一種重要的信息資源。作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。

2.工程檔案的管理模式是在實(shí)踐中自然發(fā)展的。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)歸檔信息在必要時(shí)刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時(shí)代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動(dòng)化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對(duì)其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫(kù)房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要

3.不可忽視工程檔案管理與一般檔案管理規(guī)則的共同規(guī)則。工程檔案管理不同于一般的檔案管理，有自身獨(dú)特的一整套制度、規(guī)則、辦法，二者是不能混為一談的。但是同時(shí)也必須看到，工程檔案與一般的檔案管理之間并不存在不能逾越的一條鴻溝，二者之間是相通的。工程檔案是一般檔案的組成部分，是包含與反包含的關(guān)系。比如，大部分企業(yè)在其自身的信息自動(dòng)化建設(shè)中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規(guī)劃，所以往往容易導(dǎo)致各個(gè)管理系統(tǒng)之間標(biāo)準(zhǔn)不一，接口不順，連動(dòng)不靈，傳遞不暢；同時(shí)，不少企業(yè)在開展信息自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中，過(guò)分依賴自動(dòng)化管理的技術(shù)系統(tǒng)，缺乏對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量與系統(tǒng)功能之間辯證關(guān)系的正確理解，經(jīng)常導(dǎo)致自動(dòng)化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。

上述情形，在一般檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)是正常的，不足為怪，實(shí)際上，在工程檔案管理過(guò)程中，同樣也會(huì)出現(xiàn)類似的問(wèn)題和矛盾，以至于常常影響企業(yè)的計(jì)劃、決策、指揮、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作處于各行其是，互不溝通的狀態(tài)，很容易導(dǎo)致管理混亂，重復(fù)投入，工作成本無(wú)意義提高等問(wèn)題的出現(xiàn)。

二、努力建立現(xiàn)代新興的工程檔案管理理念

這是一個(gè)討論了很長(zhǎng)時(shí)間的命題。以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎(chǔ)，通過(guò)積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動(dòng)渠道的設(shè)計(jì)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項(xiàng)具體工作，借助于信息自動(dòng)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動(dòng)化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時(shí)模式，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動(dòng)中應(yīng)有的支持作用。

1.檔案事業(yè)管理是指對(duì)國(guó)家或地區(qū)檔案事業(yè)實(shí)行有組織有計(jì)劃的領(lǐng)導(dǎo)或監(jiān)督、指導(dǎo)，并協(xié)調(diào)其內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系的工作。有必要了解其中的主要內(nèi)容，如：根據(jù)本國(guó)的社會(huì)制度確定檔案事業(yè)管理原則和檔案事業(yè)管理體制；依據(jù)國(guó)家的法律和政策，制訂檔案法規(guī)和檔案工作方針、政策；調(diào)查統(tǒng)計(jì)檔案事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，制訂長(zhǎng)期和短期規(guī)劃，并組織實(shí)施；按照檔案法律、行政法規(guī)、規(guī)章，對(duì)檔案館和檔案室的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)等等。

2.熟悉工程企業(yè)檔案管理的基本模式。檔案管理模式包擴(kuò)集中統(tǒng)一管理和分散管理兩種。按照集中程度又可分為三種：檔案集中統(tǒng)一、檔案分級(jí)管理、檔案分散管理。

三、致力于完善工程檔案管理的相應(yīng)措施

1.探索區(qū)域性檔案管理中心的管理方法。建設(shè)區(qū)域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開發(fā)利用，使其更好為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

2.完善企業(yè)工程檔案內(nèi)容制度的修訂。切實(shí)從企業(yè)人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個(gè)人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)、個(gè)人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去，適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對(duì)個(gè)人工作業(yè)績(jī)和態(tài)度的記錄，突出個(gè)人能力的發(fā)展，提高人事檔案信息的利用價(jià)值。

3.加強(qiáng)對(duì)工程檔案工作進(jìn)行考核評(píng)估。結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，探索市場(chǎng)化的企業(yè)人力資源評(píng)估體系和人事檔案評(píng)估體系，是形成公平、公正、公開的人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為企業(yè)人力資源的開發(fā)帶來(lái)直接的效益。具體可從以下三個(gè)方面考慮：一是借助主管部門執(zhí)行力，定期考核。二是中介機(jī)構(gòu)測(cè)評(píng)制度；三是個(gè)人監(jiān)督制度要到位。

參考文獻(xiàn)：

第8篇

關(guān)鍵詞:建筑設(shè)計(jì)企業(yè);檔案管理;問(wèn)題;策略

中圖分類號(hào)：G353.11文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

引言

在建筑設(shè)計(jì)企業(yè)，科技檔案管理在工程管理中其重要性是不言而喻的。首先，檔案管理員要按照歸檔制度的規(guī)定及時(shí)收集應(yīng)歸檔的資料，做到即收即歸，保持其檔案的完整性和準(zhǔn)確性; 其次，在科技檔案的收集，整理，分類，編目中對(duì)其已歸檔的檔案應(yīng)該進(jìn)行再次開發(fā)，最大化挖掘這些成果的內(nèi)在價(jià)值，并對(duì)已歸檔的檔案資源進(jìn)行再次利用，即按用戶要求及時(shí)準(zhǔn)確的提供所需要的服務(wù)。筆者在檔案管理工作中，將其中有價(jià)值的科技資料充分提供給所需用戶加以利用，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資源的潛在效能，使其體現(xiàn)出更多的價(jià)值，并逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理與開發(fā)利用的良性循環(huán)。

1.建筑設(shè)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)

建筑工程設(shè)計(jì)檔案是按照基本建筑程序逐漸形成的，有著以下特點(diǎn)：

1.1工程設(shè)計(jì)形成的文件材料和載體是多樣化的，檔案資料內(nèi)容主要為設(shè)計(jì)過(guò)程中的文字、圖片、電子數(shù)據(jù)，文件材料有手抄件、打印件、復(fù)印傳真件。建筑設(shè)計(jì)是一個(gè)完整的建筑設(shè)計(jì)工程過(guò)程，這個(gè)過(guò)程產(chǎn)生全部檔案資料是與建筑工程設(shè)計(jì)密不可分的。在建筑設(shè)計(jì)過(guò)程中，每一個(gè)階段形成的文件材料是與專業(yè)技術(shù)直接相關(guān)的，是專業(yè)活動(dòng)的記錄，文件資料具有本專業(yè)特點(diǎn)又相互緊密相聯(lián)。

1.2建筑設(shè)計(jì)過(guò)程中，根據(jù)不同的設(shè)計(jì)階段所整編的設(shè)計(jì)檔案，如在設(shè)計(jì)前期的設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)條件及要求、自然條件勘察報(bào)告；設(shè)計(jì)過(guò)程有階段性圖紙：規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案設(shè)計(jì)圖紙、初步設(shè)計(jì)圖紙、施工圖設(shè)計(jì)圖紙、竣工圖圖紙，資料有：結(jié)構(gòu)計(jì)算書、工程概預(yù)算書、各個(gè)階段報(bào)審的上級(jí)單位批文、圖紙審查意見及回復(fù)、設(shè)計(jì)質(zhì)量記錄等檔案。建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程，受工程性質(zhì)，重要程度，工程規(guī)模大小，建筑設(shè)計(jì)技術(shù)復(fù)雜程度，經(jīng)濟(jì)狀況，政策導(dǎo)向等因素的影響，其周期長(zhǎng)短不同。

2. 建筑設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容

科技檔案的管理是指對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開發(fā)利用的一項(xiàng)專門工作，它包括收集，整理，鑒定，保留，統(tǒng)計(jì)和提供利用等多項(xiàng)內(nèi)容。

2.1 項(xiàng)目檔案管理

對(duì)于企業(yè)而言，項(xiàng)目檔案直接記錄著該企業(yè)相關(guān)項(xiàng)目的具體設(shè)計(jì)過(guò)程，也是設(shè)計(jì)人員具體研究活動(dòng)和實(shí)際探索過(guò)程的真實(shí)記載，從項(xiàng)目的立項(xiàng)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工配合等多方面的技術(shù)資料，如圖紙、圖表、文件材料、計(jì)算材料、照片、影片以及各種錄音、錄像、光盤等進(jìn)行管理，具有專業(yè)性、成套性、階段性、更改性和紀(jì)實(shí)性。

2.2 項(xiàng)目文書管理

建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的項(xiàng)目文書主要涉及該企業(yè)的科研活動(dòng)記錄，這部分科技檔案主要記錄和存儲(chǔ)建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，涵蓋了一個(gè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、階段性總結(jié)、以及課題、成果管理等技術(shù)資料信息，是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要見證資料。

2.3 項(xiàng)目成果管理

項(xiàng)目成果指的是建筑設(shè)計(jì)部門成果的匯總、成果的相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢、設(shè)計(jì)人員的獲獎(jiǎng)專利以及技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等。

3. 科技檔案管理存在的主要問(wèn)題

筆者在日常檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，一些傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不利于檔案資源的綜合開發(fā)和利用，在向設(shè)計(jì)人員提供檔案的再次利用過(guò)程中往往會(huì)發(fā)現(xiàn)一些亟待解決問(wèn)題。

3.1 重收集，輕歸檔

對(duì)于建筑設(shè)計(jì)類企業(yè)而言，科技檔案資源的價(jià)值不但包括了其憑證作用，而且還有著不能忽視的再次利用價(jià)值。在傳統(tǒng)管理中，檔案的憑證作用得到了充分重視，管理者出于歸檔要求的考慮，丟棄了一些有價(jià)值的資源。例如，由于只收集歸檔材料的原件，導(dǎo)致一些重要的技術(shù)文件流失，在很大程度上降低了檔案資源的利用價(jià)值。

3.2 重管理，輕建設(shè)

庫(kù)存的科技檔案是建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的主要信息庫(kù)，其潛在的開發(fā)和應(yīng)用價(jià)值是巨大的。只有保障檔案資源的完整性及系統(tǒng)性，才能為資源進(jìn)一步開發(fā)利用提供便利。在實(shí)際的管理過(guò)程中，部分檔案工作人員由于不具備較強(qiáng)的工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)或檔案管理理念，導(dǎo)致難以保障歸檔資源的完整性和準(zhǔn)確性，尤其是一些體現(xiàn)了設(shè)計(jì)項(xiàng)目來(lái)龍去脈的專業(yè)性很強(qiáng)的科技檔案，由于技術(shù)類文件的不齊備容易造成該科技檔案難以從全局反映該項(xiàng)目的技術(shù)過(guò)程。不能更好地發(fā)揮再次利用的作用。

3.3 重保存，輕選擇

由于建筑設(shè)計(jì)企業(yè)行業(yè)的特殊性，科技檔案管理人員一般并無(wú)機(jī)會(huì)親身參與建筑項(xiàng)目的實(shí)際管理，其職責(zé)僅為對(duì)接收的檔案資源進(jìn)行管理。而當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束之后，科技檔案管理人員由于對(duì)該項(xiàng)目沒有整體觀念，無(wú)法選擇應(yīng)該入庫(kù)保存的檔案資源及歸檔成果的最終性。從而容易導(dǎo)致一部分重要科技檔案沒能及時(shí)移交檔案室，造成一些應(yīng)該歸檔保存的技術(shù)資料未能及時(shí)入庫(kù)，有的甚至出現(xiàn)丟失。或者同一階段的成果出現(xiàn)多個(gè)版本，不能保障再檔案利用的準(zhǔn)確性。

4.加強(qiáng)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案管理的對(duì)策

4.1 提升科技檔案管理的科學(xué)水平

建筑設(shè)計(jì)部門項(xiàng)目檔案的產(chǎn)生是與一個(gè)具體項(xiàng)目的執(zhí)行流程息息相關(guān)的，隨著一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行，在不同的階段會(huì)生成不同的文件，因此檔案管理人員只有通過(guò)跟蹤該項(xiàng)目的全部過(guò)程，才能夠把項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收過(guò)程中獲得研究活動(dòng)的情況收集完整。建筑設(shè)計(jì)部門的項(xiàng)目檔案是設(shè)計(jì)的軟成果，在項(xiàng)目竣工之后，項(xiàng)目檔案是績(jī)效評(píng)估的重要依據(jù)和前提，所以提升檔案管理的科學(xué)化水平就顯得至關(guān)重要。應(yīng)該將項(xiàng)目檔案作為整個(gè)項(xiàng)目管理不可或缺的一個(gè)有機(jī)組成部分，通過(guò)設(shè)置專門的專職管理崗位、配備專業(yè)的人力資源進(jìn)行管理，以提升其科學(xué)文化水平。應(yīng)該將項(xiàng)目檔案的管理視為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，只有在管理中引入科學(xué)而高效的方法，結(jié)合實(shí)際積極創(chuàng)新，才能最終保證項(xiàng)目整體的綜合效益。

4.2 提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)科技檔案的科學(xué)管理，人力資源的綜合素質(zhì)是一個(gè)重要因素，只有高素質(zhì)的檔案管理人員才能夠適應(yīng)科技檔案的可持續(xù)發(fā)展。因此，科技檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，一方面，積極建立學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)，結(jié)合實(shí)際通過(guò)各類培訓(xùn)方式提升科技檔案管理人員的整體素質(zhì)，使他們適應(yīng)科技檔案現(xiàn)代化管理的需求; 另一方面，還要積極組織科技檔案人員不定期到外面參加本專業(yè)的技術(shù)學(xué)習(xí)、多與同行企業(yè)就檔案管理工作方面的工作進(jìn)行技術(shù)交流，開闊他們的視野，鼓勵(lì)他們把培訓(xùn)與自學(xué)的方式結(jié)合起來(lái)，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.3 完善項(xiàng)目檔案管理機(jī)制

為使檔案管理適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，就必須通過(guò)完善項(xiàng)目檔案管理機(jī)制來(lái)持續(xù)提升檔案的管理質(zhì)量水平。客觀地講，當(dāng)前不少部門的檔案管理監(jiān)督機(jī)制和責(zé)任機(jī)制還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有構(gòu)建起來(lái)，難以形成對(duì)檔案管理者的嚴(yán)格約束，容易導(dǎo)致科學(xué)化管理水平下降，因此必須采用各種有效措施對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行合理調(diào)節(jié)。首先應(yīng)抓住人的要素，通過(guò)構(gòu)建檔案管理責(zé)任制，使檔案管理部門所有人員的崗位責(zé)任得到明確。其次應(yīng)制定科學(xué)的檔案管理流程，并組織監(jiān)督其實(shí)施。為了盡可能提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)效益的最大化，就必須構(gòu)建完整的管理機(jī)制對(duì)檔案形成和開發(fā)利用的全周期進(jìn)行科學(xué)管理，從而保證其有效使用率。

5.結(jié)語(yǔ)

在建筑設(shè)計(jì)企業(yè)，科技檔案的收集及管理工作是十分重要的，檔案管理做好了，可以最大限度地挖掘該企業(yè)的科技資源，并將它們轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，提升該企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而逐步構(gòu)建具有較強(qiáng)科技實(shí)力的技術(shù)文檔與數(shù)據(jù)資源; 此外，通過(guò)開發(fā)利用建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案信息資源，還能夠促進(jìn)和發(fā)揮該企業(yè)科技成果的經(jīng)濟(jì)效益，使科研成果的保護(hù)力度與開發(fā)利用程度均得到有效的提高。

參考文獻(xiàn)：

[1] 秘相濤.建筑工程檔案現(xiàn)狀之我見[J].商品與質(zhì)量：學(xué)術(shù)觀察，2011（9）

[2]郭美孝.建設(shè)項(xiàng)目檔案收集歸檔存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2008（1）.

第9篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；體系

信息時(shí)代的到來(lái)，使人們的工作和生活越來(lái)越依賴信息的獲取，檔案作為歷史信息的主要來(lái)源，越來(lái)越引起人們的重視，檔案信息載體也隨著時(shí)代的現(xiàn)代化進(jìn)程，發(fā)生了深刻變化，從過(guò)去單純紙質(zhì)、實(shí)物存檔方式發(fā)展到現(xiàn)今多種載體存檔，特別檔案信息數(shù)字化使檔案存儲(chǔ)電子化、檔案檢索自動(dòng)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理現(xiàn)代化成為現(xiàn)實(shí)，極大地推動(dòng)了企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展。

平煤神馬建工集團(tuán)土建處成立于1957年，是國(guó)家一級(jí)總承包企業(yè)，擁有各類專業(yè)技術(shù)人才600多人，其中高級(jí)職稱180多人，國(guó)家一級(jí)注冊(cè)建造師、造價(jià)師等各類注冊(cè)人員50多名，持證項(xiàng)目經(jīng)理80多名，施工設(shè)備500多套，擁有豫西南最大的鋼結(jié)構(gòu)公司和混凝土公司，具備年施工30億元規(guī)模的能力，綜合實(shí)力連續(xù)兩年位列全國(guó)煤炭系統(tǒng)建筑施工企業(yè)第一名。先后建設(shè)了平頂山礦區(qū)30余對(duì)大中型礦井，10余座大型選煤廠，6座焦化項(xiàng)目的地面生產(chǎn)建筑，承建了平頂山市行政服務(wù)綜合樓、內(nèi)蒙神華煤制烯烴項(xiàng)目、內(nèi)蒙王家塔洗煤廠、新疆八一鋼鐵、內(nèi)蒙神木洗煤廠、中平能化尼龍化工公司精己二酸、鄭州海聯(lián)大廈、鄭州山頂?shù)禺a(chǎn)御鑫城、鄭州富士康公寓、濟(jì)源豫光金鉛等一大批項(xiàng)目。目前，工程項(xiàng)目遍布內(nèi)蒙、山西、陜西、新疆、寧夏、山東等地。并與神華集團(tuán)、北京華宇工程有限公司、中煤國(guó)際武漢設(shè)計(jì)研究院、天津大地工程技術(shù)有限公司、新疆八一鋼鐵、河南濟(jì)源豫光金鉛等大客戶結(jié)成戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

一、我國(guó)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)面臨著激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，人們的工作生活節(jié)奏加快，通過(guò)各種渠道快速獲取所需信息成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和人們工作生活中的重要內(nèi)容，電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、通訊等各種傳媒為社會(huì)各界快速傳遞信息，受到人們的廣泛關(guān)注，但是作為信息記載媒介之一的檔案信息卻沒有得到應(yīng)有的關(guān)注，這是檔案的性質(zhì)所決定的。由于它保存的是“歷史”信息，是“完成時(shí)”而不是“現(xiàn)在時(shí)”，需求迫切程度有限，不能直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此造成在一些企業(yè)得不到領(lǐng)導(dǎo)的充分重視。在某些領(lǐng)導(dǎo)心目中，檔案數(shù)字化建設(shè)不如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)重要，不如辦公自動(dòng)化（OA）重要，是件可以等可以拖的事，因此造成企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足，硬件設(shè)施落后，高素質(zhì)檔案人才匱乏，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊的現(xiàn)象普遍存在。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)遠(yuǎn)落后于政府、事業(yè)單位檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

根據(jù)目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為急需解決的問(wèn)題有以下幾點(diǎn)：

（一） 解決企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足的問(wèn)題

為使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作，檔案人員首先要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，了解檔案數(shù)字化建設(shè)的先進(jìn)之處，做到不閉關(guān)自守，主動(dòng)出擊，利用傳統(tǒng)檔案管理的不足之處和當(dāng)前建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)的要求，向企業(yè)管理層宣傳檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和緊迫性，只有實(shí)現(xiàn)了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作觀念的轉(zhuǎn)變，才能得到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我們工作的充分理解和支持，才能使檔案數(shù)字化建設(shè)在資金和硬件設(shè)施等方面獲得保障。

（二） 解決企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后問(wèn)題

企業(yè)檔案信息化建設(shè)由于種種客觀原因，往往滯后于企業(yè)其他信息化建設(shè)水平，企業(yè)愿意自己辦刊物，辦網(wǎng)站，卻總是在檔案數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題上止步不前，檔案管理部門要想盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須開動(dòng)腦筋想辦法，尋找機(jī)會(huì)推動(dòng)這項(xiàng)工作的開展。

（三） 解決企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題

我國(guó)企業(yè)檔案管理工作基本上還處于各自為政的狀態(tài)，檔案管理規(guī)范各不相同，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的整體水平。由于檔案數(shù)字化存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案管理軟件缺乏規(guī)范，硬件設(shè)施參差不齊，網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的自成一體等原因，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的企業(yè)在投資使用一種檔案軟件不長(zhǎng)時(shí)間，就發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費(fèi)，影響企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的信心。

二、檔案信息化管理的主要內(nèi)容

檔案的信息化管理是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導(dǎo)著具體工作。其主要內(nèi)容包括：

（一） 檔案資源技術(shù)信息化。

在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo)，檔案資源信息化將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、進(jìn)行信息化有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。由此可見，信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案信息化管理的核心內(nèi)容，其主要內(nèi)容包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。

（二）管理人員素質(zhì)現(xiàn)代化。

信息時(shí)代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應(yīng)具備廣博的知識(shí)外，還要有一個(gè)結(jié)構(gòu)合理的人才群體。檔案管理人員要有一個(gè)合理的比例，有較好的知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、素質(zhì)結(jié)構(gòu)等。