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[關(guān)鍵詞]電力物資采購；合同管理；采購合同風(fēng)險；應(yīng)對措施
中圖分類號：F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）09-0066-01
1 電力物資采購合同風(fēng)險的分析
電力物資采購合同管理的各個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險，筆者認(rèn)為可以將其歸納為如下幾個方面（見表1）。
2 電力物資采購合同風(fēng)險的應(yīng)對措施
2.1 構(gòu)建完善的電力物資采購合同管理內(nèi)控制度
第一，電力物資采購合同管理的組織控制。合同管理組織控制是對合同管理部門的設(shè)置和相關(guān)人員的職責(zé)進(jìn)行界定，在組建內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)時考慮必要的控制措施，從而使組織設(shè)置自開始之初就具備防錯糾弊的功能。電力物資采購合同管理的組織控制要遵循如下兩個原則：一方面是不相容職務(wù)分離，即授權(quán)與執(zhí)行分離、執(zhí)行與審核分離、執(zhí)行與記錄分離等；另一方面是組織機(jī)構(gòu)相互牽制，即部門在授權(quán)范圍內(nèi)職權(quán)不受外界干預(yù)、合同需經(jīng)不同部門會簽并保證在有關(guān)部門進(jìn)行相互檢杳等。
第二，電力物資采購合同管理的授權(quán)批準(zhǔn)控制。在電力物資采購活動發(fā)生前，電力公司要根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對相關(guān)部門及人員處理業(yè)務(wù)的權(quán)限進(jìn)行控制，對采購合同的合法性及合規(guī)性進(jìn)行審批，從而確保各項(xiàng)活動的發(fā)生都經(jīng)過正當(dāng)授權(quán)，促使合同管理活動的合法及有效。
第三，電力物資采購合同管理的人力資源控制。電力物資采購合同管理人力資源控制是對合同管理相關(guān)人員素質(zhì)考核的控制，貫穿于人員招收、培訓(xùn)以及使用的過程，其基本原則是保證合同管理人員的能力與其職務(wù)相適應(yīng)（包括主管機(jī)構(gòu)及人員、合同承辦及管理人員、相關(guān)法律部門人員、印章管理及合同檔案保管人員等）。
2.2 發(fā)揮內(nèi)部審計作用來促使合同管理內(nèi)部控制的完善
第一，制定電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督辦法。電力公司要制定電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督辦法，對合同管理工作的合法性、規(guī)范性和效益性，合同的簽訂及履行情況，與合同管理相關(guān)的內(nèi)控制度的建立健全及有效性進(jìn)行審查和評價。在電力物資采購合同管理的審計監(jiān)督過程中，電力公司要高效執(zhí)行合同管理審計監(jiān)督辦法，結(jié)合電力物資采購合同管理的實(shí)踐活動來及時發(fā)現(xiàn)合同條款中存在的不嚴(yán)密、不規(guī)范及其他問題，為電力物資采購合同管理有效實(shí)施過程控制提供依據(jù)。
第二，事前、事中和事后審計的緊密結(jié)合。內(nèi)部審計要以電力物資采購合同管理的事前審計和事中審計為切入點(diǎn)，以事后審計為落腳點(diǎn)，采用合適的審計方法，從需求計劃、供貨商資質(zhì)、合同簽訂、合同履行、合同終結(jié)等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程的審計監(jiān)督，從而對采購過程合同管理狀況提出審計意見。
第三，開展專項(xiàng)審計。對重點(diǎn)項(xiàng)目或電力物資采購金額較大的項(xiàng)目，內(nèi)部審計部門要組織實(shí)施合同管理方面的專項(xiàng)審計，針對合同管理的授權(quán)控制、組織控制、責(zé)任控制、目標(biāo)控制、流程控制以及法紀(jì)控制制度進(jìn)行測試和評價，對不健全或已過時的控制制度，提醒相關(guān)管理部門進(jìn)行及時制訂或修訂，從而確保電力物資采購合同的所有事件都處于有效控制之中。
2.3 構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理
電力物資采購合同管理屬于動態(tài)管理，從合同簽訂前的準(zhǔn)備工作到履行終結(jié)，電力物資采購合同管理始終處于不斷變化的環(huán)境之中。為此電力公司要根據(jù)在內(nèi)部審計及日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題，根據(jù)電力物資采購合同管理及內(nèi)控管理的相關(guān)對應(yīng)，圍繞電力物資采購合同管理的周期，將合同訂立、合同執(zhí)行、合同變更、合同付款、合同結(jié)算、合同履行、合同歸檔分析等納入統(tǒng)一管理，建立嚴(yán)謹(jǐn)完善的合同管理業(yè)務(wù)流程。在此流程下，合同管理層次清楚，部門職責(zé)明確，合同管理相關(guān)的各部門可全程跟蹤合同的會簽、審核、執(zhí)行、統(tǒng)計、分析等過程，使合同的簽訂、履行及考核等均處于有效的控制狀態(tài)，從而切實(shí)提高電力物資采購合同管理的規(guī)范性和效率。
2.4 其他措施
第一，加強(qiáng)電力物資采購合同履約過程的管理。電力公司要加強(qiáng)電力物資采購合同的履約管理，嚴(yán)格按照電力物資采購合同約定的設(shè)備生產(chǎn)工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等履行合同，同時在電力物資采購合同履行過程中，做好相關(guān)資料的積累與保管工作，建立完善的資料記錄，對設(shè)備的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量以及付款狀況進(jìn)行認(rèn)真系統(tǒng)的積累和管理，遇到有糾紛發(fā)生的情況，也可以在協(xié)商不能解決的條件下，為準(zhǔn)確及時運(yùn)用法律解決問題提供證據(jù)材料。
第二，提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)。一方面，電力物資管理部門應(yīng)定期聘請相關(guān)法律人員、財務(wù)人員及電力技術(shù)人員等舉辦諸如合同法規(guī)、合同知識和財會、電力物資等方面基本知識的培訓(xùn)，對電力物資采購合同管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及合同經(jīng)辦人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，為提高電力物資采購合同管理水平奠定基礎(chǔ)（只有促進(jìn)各級管理人員增強(qiáng)風(fēng)險意識，才能有效防范電力物資采購合同風(fēng)險）；另一方面，電力公司要通過重點(diǎn)培訓(xùn)以及培養(yǎng)，造就一支具備相應(yīng)專業(yè)背景，熟悉電力物資采購合同管理環(huán)節(jié)、掌握企業(yè)管理流程、具備合同相關(guān)管理知識的合同管理和合同經(jīng)辦人員隊(duì)伍，并保持其隊(duì)伍的相對穩(wěn)定性。此外，電力公司要重視合同管理人員知識的更新，定期進(jìn)行合同管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，促進(jìn)合同管理和合同經(jīng)辦人員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定性，防止合同管理及經(jīng)辦人員隨時指派的情況發(fā)生。
3 結(jié)語
市場經(jīng)濟(jì)條件下加強(qiáng)電力物資采購合同的風(fēng)險應(yīng)對，對于電力公司防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、促進(jìn)自身的法制化、科學(xué)化及規(guī)范化具有重要意義。筆者認(rèn)為，電力公司只要從構(gòu)建完善的電力物資采購合同管理內(nèi)控制度、發(fā)揮內(nèi)部審計作用來促使合同管理內(nèi)部控制的完善、構(gòu)建閉環(huán)式的電力物資采購合同管理、強(qiáng)電力物資采購合同履約過程的管理、提高電力物資采購合同管理人員的素質(zhì)等方面入手，就可以有效應(yīng)對電力物資采購合同中發(fā)生的各種風(fēng)險，切實(shí)提高自身的風(fēng)險控制和管理能力。
參考文獻(xiàn)
[1] 蔣旭東.電力物資采購合同風(fēng)險管理研究[J].經(jīng)濟(jì)視野，2013（24）.
[2] 董付梅.電力物資采購合同管理流程探討[J].中國電力教育，2012（33）.
【關(guān)鍵詞】物資供應(yīng)；精細(xì)化
物資管理的實(shí)施是在精細(xì)化管理思想的指導(dǎo)下，運(yùn)用現(xiàn)代的管理方法去實(shí)施的，將精細(xì)化管理理念融入先進(jìn)的管理方法體系中，建立一套權(quán)責(zé)分明，職責(zé)明確，管理科學(xué)的目標(biāo)管理責(zé)任體系，從縱向和橫向兩方面完善管理的考核監(jiān)督，確保施工任務(wù)正常進(jìn)行。
1.精細(xì)化物資管理在企業(yè)實(shí)際運(yùn)用的意義
精細(xì)化物資管理的目的是，通過對施工需用物資進(jìn)行有效控制，最終達(dá)到降低我單位施工成本及管理費(fèi)用支出，使公司能夠更好完成集團(tuán)公司的成本指標(biāo)。公司的精細(xì)化物資管理內(nèi)容，主要包括物資計劃申請、物資采購、物資使用和物資儲備等四個重要環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相互影響，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響成本指標(biāo)的完成率。
2.物資供應(yīng)精細(xì)化管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)
2.1物資計劃管理
物資計劃申請是單位物資管理流程的首要環(huán)節(jié)。物資計劃是進(jìn)行采購工作和組織企業(yè)內(nèi)部物資供應(yīng)工作的依據(jù)。要求針對工程技術(shù)、經(jīng)營、物資、財務(wù)等各部門的反饋信息進(jìn)行物資計劃編制，使計劃更精準(zhǔn)、更科學(xué)、更具可操作性。物資計劃實(shí)行“集中報送，集中受理”的原則，月初由各使用單位根據(jù)工程網(wǎng)絡(luò)工期計劃安排和實(shí)際施工情況通過物資系統(tǒng)申報次月月度物資計劃，經(jīng)工程技術(shù)部門、經(jīng)營管理部門審核簽字報生產(chǎn)經(jīng)理和經(jīng)理審批后送物資供應(yīng)部門，物資供應(yīng)部門根據(jù)各使用單位申報計劃進(jìn)行利庫分析，對于有庫存、重復(fù)申報物資的計劃進(jìn)行刪減，對于超前申報的物資計劃進(jìn)行推延申報，同時通過計劃審核，對使用單位所申報物資規(guī)格型號、單位、質(zhì)量要求等進(jìn)行規(guī)范，對于金額較大的單臺/套設(shè)備要有年度重大資金預(yù)算作為支撐，物資供應(yīng)部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，以減少資金占用。
2.2物資存儲管理環(huán)節(jié)
對于企業(yè)來說，物資存儲是保障生產(chǎn)經(jīng)營正常進(jìn)行的必要手段。但現(xiàn)代物資儲備管理要求企業(yè)在滿足現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)需求和擴(kuò)大再生產(chǎn)需求的情況下，盡可能地降低庫存，減少物資積壓，資金占用。施工單位根據(jù)月或季度施工預(yù)計情況，報批物資使用量預(yù)算計劃，庫管部門根據(jù)預(yù)算計劃核定庫存數(shù)量，以達(dá)到滿足施工，庫存最少化，減少因庫存增加而增加的費(fèi)用。其次，還要對物資倉儲管理主要包括貨物接收、驗(yàn)收、庫存管理、發(fā)放及盤點(diǎn)幾大關(guān)鍵項(xiàng)進(jìn)行卡控，以確保物資保管更合理化。
2.3物資招標(biāo)采購管理
物資采購是整個物資供應(yīng)的中心，應(yīng)嚴(yán)格按照公司下發(fā)的物資采購管理辦法規(guī)定，公開、透明、規(guī)范地進(jìn)行，按照統(tǒng)一步驟精細(xì)化操作。（1）明確各類文件統(tǒng)一格式，招標(biāo)資料統(tǒng)一、完整；（2）科學(xué)確定采購方式，盡可能的采取招標(biāo)方式進(jìn)行采購；（3）明確組織招標(biāo)人員分工，各司其職；（4）完善更新專家評委庫，選擇道德好、責(zé)任心強(qiáng)、技術(shù)全面的評審專家，每次招標(biāo)結(jié)束后由評委會主任及紀(jì)檢監(jiān)督部門對評審專家進(jìn)行考核；（5）對供方進(jìn)行調(diào)查評定，建立合格供方名錄，定期和不定期進(jìn)行合格供方評價，及時更新合格供方名錄；（6）定期和邀請紀(jì)檢監(jiān)督部門全程參與采購流程，加強(qiáng)對物資詢價、供應(yīng)商選擇、招議標(biāo)流程、開標(biāo)等環(huán)節(jié)的監(jiān)督；（7）嚴(yán)格按照程序做好招標(biāo)結(jié)果的審批及上級部門備案、審批。
2.4合同簽訂環(huán)節(jié)
合同簽訂是物資采購的重要約束環(huán)節(jié)。采購合同應(yīng)統(tǒng)一格式，內(nèi)容應(yīng)詳盡、條款完整，不得出現(xiàn)模糊條款；招標(biāo)現(xiàn)場談判結(jié)果、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、付款方式、承諾到貨期、質(zhì)保期、有無贈送備件及售后服務(wù)等內(nèi)容應(yīng)該列入合同內(nèi)容；明確采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)復(fù)雜物資盡可能簽訂技術(shù)協(xié)議，避免出現(xiàn)模糊質(zhì)量條款；不得有出現(xiàn)違背法律的條款，對于出現(xiàn)質(zhì)量糾紛要有明確的解決方法；采購合同應(yīng)有業(yè)務(wù)人員、采購部門、技術(shù)部門、監(jiān)督部門及公司主要領(lǐng)導(dǎo)共同會審會簽，主要領(lǐng)導(dǎo)簽字作為蓋章依據(jù)；采購合同應(yīng)有專人統(tǒng)一管理，統(tǒng)一編號存檔。
2.5倉庫管理環(huán)節(jié)
倉庫管理主要涉及物資到貨驗(yàn)收、物資入庫、物資保管、物資發(fā)放、物資盤存、報表制作等工作。倉庫管理應(yīng)有嚴(yán)格的工作流程，物資到貨驗(yàn)收要有嚴(yán)格的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)對照采購合同，邀請技術(shù)部門、使用單位，實(shí)行多方驗(yàn)收制度，有執(zhí)行方有監(jiān)督方，嚴(yán)禁倉庫單方面驗(yàn)收入庫，對于大型物資公司技術(shù)部門、紀(jì)委等監(jiān)督部門應(yīng)參與其中；倉庫管理實(shí)行“日清月結(jié)”，當(dāng)日物資到貨，當(dāng)日進(jìn)行入庫，當(dāng)日領(lǐng)料，當(dāng)日刷卡結(jié)算，確保帳卡物一致，做好月度收發(fā)存報表編制，嚴(yán)禁拖拉、延誤，讓“日清月結(jié)”落到實(shí)處。
2.6資金結(jié)算環(huán)節(jié)
物資結(jié)算管理實(shí)行預(yù)算報批制，由結(jié)算員根據(jù)實(shí)際合同金額對次月付款量進(jìn)行預(yù)測，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，最終根據(jù)批復(fù)實(shí)際金額，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行合理分解，資金調(diào)配做到公平、公正，但要有側(cè)重，優(yōu)先側(cè)重重點(diǎn)供應(yīng)商及內(nèi)部單位；資金申請、審批、分配、支付權(quán)限劃分明確，流程清晰、合理、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，操作性強(qiáng)，各種簽批手續(xù)齊全，資金支付嚴(yán)格執(zhí)行聯(lián)審聯(lián)簽制；貨款結(jié)算必須手續(xù)齊全、審批規(guī)范，不得出現(xiàn)違背合同預(yù)付、超付貨款的情況。
3.如何實(shí)施物資供應(yīng)精細(xì)化管理
3.1物資采購集中管理
一般公司目前實(shí)行“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲備和統(tǒng)一結(jié)算”的物資供應(yīng)管理體制，即集中受理物資采購計劃；集中受理所有工程所涉及施工材料采購；統(tǒng)一儲備，集中保管，取消使用單位二級庫，材料集中入庫、出庫；統(tǒng)一結(jié)算，所有材料結(jié)算統(tǒng)一走供應(yīng)部掛賬結(jié)算，月度集中付款。采購、資金兩集中供應(yīng)管理模式的實(shí)施，杜絕了基層單位私自采購出現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量、價格等問題的發(fā)生，提高了資金的使用效率，有效控制采購成本。
3.2做好對標(biāo)管理
計劃對標(biāo)管理即按照計劃對標(biāo)管理辦法，針對使用單位申報計劃的時效性、準(zhǔn)確性進(jìn)行綜合考評，其中時效性占計劃對標(biāo)考核30%比重，準(zhǔn)確性占70%比重。時效性即要求各計劃申報單位在規(guī)定時間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成物資計劃的審核及系統(tǒng)錄入，統(tǒng)一步伐，統(tǒng)一由供應(yīng)部門匯總、審核，呈公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批，超時間節(jié)點(diǎn)扣除相應(yīng)30%分?jǐn)?shù)；準(zhǔn)確性即要求計劃各計劃申報單位對所報計劃物資名稱、規(guī)格型號、技術(shù)要求、估價偏差等進(jìn)行細(xì)致落實(shí)，進(jìn)一步規(guī)范計劃申報的嚴(yán)謹(jǐn)性。
3.3注重物資供應(yīng)閉環(huán)管理
物資供應(yīng)閉環(huán)管理即對物資供應(yīng)月度、年度工作內(nèi)容進(jìn)行跟蹤管理，即包含小閉環(huán)管理、大閉環(huán)管理。我們將月度工作計劃跟蹤管理叫做小閉環(huán)管理，年度工作計劃跟蹤管理稱作大閉環(huán)管理。
3.4注重員工績效考核
依據(jù)公司員工績效考核管理辦法，結(jié)合部門工作實(shí)際情況制定部門員工績效考核管理辦法，打破“大鍋飯”的管理理念，實(shí)行“多干多得”的管理思路，是提高部門員工工作積極性的創(chuàng)新點(diǎn)。部門員工績效考核按工作崗位不同包括：計劃員績效考核、采購員績效考核、結(jié)算員績效考核、倉管員績效考核等，根據(jù)工作內(nèi)容不同制定不同考核細(xì)則。
3.5加強(qiáng)財務(wù)管理，提高物資結(jié)算速度
積極推行網(wǎng)上結(jié)算，結(jié)算審批手續(xù)盡量實(shí)行網(wǎng)上審批，提高審批效率。要加快單據(jù)傳遞速度，實(shí)行結(jié)算限時辦結(jié)制度，實(shí)現(xiàn)結(jié)算工作高效率和日常化。積極推行貨款承付分級審核，物資使用和付款進(jìn)度同步，保證資金安全使用。要制定完善的應(yīng)收款項(xiàng)管理制度降低應(yīng)收賬款額度，防范應(yīng)收賬款風(fēng)險。
3.6加強(qiáng)風(fēng)險管理，提高企業(yè)內(nèi)控管理水平
編制涉及全員、覆蓋所有業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理手冊，建立完善的企業(yè)內(nèi)控管理體系。定期進(jìn)行內(nèi)控制度的輔導(dǎo)和培訓(xùn)，輔以嚴(yán)格的懲處措施，增強(qiáng)內(nèi)控制度的符合性和有效性，提高公司內(nèi)控管理水平。
4.結(jié)語
精于細(xì)微才能真正提高物供管理水平，將物供工作各環(huán)節(jié)流程細(xì)化，嚴(yán)格落實(shí)采購政策，做好閉環(huán)管理及員工績效考核是主要措施。但是任何事物都有兩面性，當(dāng)精細(xì)化政策過于細(xì)化時，有可能會成為工作順利進(jìn)行的阻礙，影響工作效率的提高，所以，精細(xì)化管理的實(shí)施要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，靈活變通運(yùn)用，這樣方能發(fā)揮最大效益。
參考文獻(xiàn)：
[1]劉暉.精細(xì)化管理追求卓越基業(yè)常青.
一、關(guān)于工程材料的內(nèi)控管理與審計
監(jiān)督公路建設(shè)是資金密集型行業(yè)，在工程施工中，直接材料費(fèi)占項(xiàng)目總成本的百分之七十左右，因此，對材料管理和監(jiān)督是提高工程綜合管理水平，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)的根本保證。1）材料采購計劃。材料需用量計劃一般是由工程項(xiàng)目的技術(shù)人員進(jìn)行編制，編制好的材料用量計劃是物資部門確定經(jīng)濟(jì)采購量和編制材料采購計劃的主要依據(jù)，物資部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購計劃進(jìn)行招投標(biāo)，確定購貨點(diǎn)，繼而簽訂材料采購合同。項(xiàng)目管理人員應(yīng)審查采購計劃的科學(xué)性、合理性、可行性，有無盲目采購、重復(fù)采購的行為，還要按照單位預(yù)算、施工圖紙、實(shí)際需要及市場供求等情況，嚴(yán)格審查材料采購計劃，審計內(nèi)容主要是對采購數(shù)量與價格的審核，擠掉其中的“水分”，避免不合理的采購行為造成材料積壓和資金浪費(fèi)。2）材料合同管理。工程材料采購必須簽訂正式的合同，以合同的形式來約束和規(guī)范采購行為，以防范采購風(fēng)險，避免經(jīng)濟(jì)糾紛。一方面，要注重對合同本身的審查，即查看合同的條款是否合法、完備、有效。合同中應(yīng)明確材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額等有關(guān)事項(xiàng)；若不能確定施工期間具體的用料數(shù)量，應(yīng)明確材料單價，并在合同中有所注明。合同的內(nèi)容是否達(dá)到雙方均衡受益，有無損害需求方利益的條款。如果存在這些現(xiàn)象，就應(yīng)考慮進(jìn)行延伸審計，查明原因，看是否有人情交易、權(quán)錢交易等其他的情況存在。3）價格與質(zhì)量。這是工程材料采購管理監(jiān)督中的核心工作。在價格方面，管理人員應(yīng)通過電腦查詢、市場調(diào)研、成本分析、專家咨詢等方法審查申報價與市場公允價是否一致，有無高估虛報的問題；同時，要對與工程材料采購相關(guān)的諸多因素包括質(zhì)量保證、采購費(fèi)用、運(yùn)送費(fèi)用及庫存費(fèi)用等一并進(jìn)行審查，綜合考慮采購價格的合理性。4）材料票據(jù)管理。管理人員應(yīng)對購貨發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單據(jù)、入庫單等結(jié)算票據(jù)進(jìn)行審核監(jiān)督，審查票據(jù)是否合規(guī)合法，有無為逃避稅收，以材料收據(jù)作為正式發(fā)票直接入賬的現(xiàn)象發(fā)生；材料合同單位和財務(wù)回票單位是否相符；入庫單所記錄的采購物資的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額等事項(xiàng)是否填具齊全、數(shù)字準(zhǔn)確，同時入庫單必須具有主管領(lǐng)導(dǎo)、采購員、庫管等人員的簽字印章。5）內(nèi)控制度建設(shè)。采購活動具有直面各種風(fēng)險，對工程成本影響敏感而且影響金額較大的特殊性。施工企業(yè)應(yīng)在采購環(huán)節(jié)建立相關(guān)管理制度，包括：a.內(nèi)部牽制制度。對采購活動不相容職務(wù)要實(shí)行相互分離，包括授權(quán)批準(zhǔn)采購申請、采購計劃編制、入庫驗(yàn)收、入庫記錄、材料庫管等。為不同職務(wù)設(shè)置崗位、明確職責(zé)權(quán)限、形成相互制衡機(jī)制。b.采購審批權(quán)限制度。采購主管必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，采購人員必須在授權(quán)批準(zhǔn)范圍內(nèi)辦理采購業(yè)務(wù)；對采購報價、合同簽訂、采購執(zhí)行等關(guān)鍵的采購活動必須經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施，超出采購權(quán)限范圍的業(yè)務(wù)必須得到主管以上管理人員的審批，嚴(yán)禁未經(jīng)有效批準(zhǔn)的采購業(yè)務(wù)發(fā)生。c.采購人員工作制度。為規(guī)范采購人員在工作中的行為，維護(hù)企業(yè)的合法利益，企業(yè)必須制定采購員守則，規(guī)定在采購活動中遵守職業(yè)道德、誠信敬業(yè)，以減少人為欺詐的可能性。d.采購檔案管理制度。分門別類建立供貨商資料檔案，全面掌握供貨商情況，以便對供貨商進(jìn)行相關(guān)資質(zhì)考評；建立工程材料市場價格資料檔案，組織價格評價體系；建立采購合同檔案資料，加強(qiáng)采購合同日常管理，為企業(yè)執(zhí)行合同，嚴(yán)格履約提供保障。6）建立項(xiàng)目內(nèi)部審計系統(tǒng)。內(nèi)部審計作為工程項(xiàng)目內(nèi)部一個獨(dú)立的監(jiān)管體系，以客觀、公正的方法評價項(xiàng)目采購、施工、經(jīng)營、財務(wù)等各個方面的經(jīng)濟(jì)活動，同時促使單位建立完善的采購活動的內(nèi)部控制制度，對于防止、及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中的各種錯弊現(xiàn)象及不法行為起到極其重要的防范作用。因此，應(yīng)注重單位的內(nèi)部審計制度的健全性和有效性；是否具有專兼職內(nèi)審人員；要求內(nèi)審制度的貫徹實(shí)施，有助于企業(yè)依法依章管理采購活動，滿足監(jiān)管要求，控制風(fēng)險，提高管理水平；能夠降價各項(xiàng)采購成本，使企業(yè)采購活動進(jìn)一步按規(guī)范化、有序化運(yùn)行，保證采購目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
二、關(guān)于工程內(nèi)部管理與成本控制
（一）內(nèi)部定額、預(yù)算分解及成本計劃企業(yè)自身應(yīng)建立內(nèi)部價格體系和內(nèi)部勞動定額。為了工程能夠順利中標(biāo)，多數(shù)單位采用低價中標(biāo)的方式，這就要求不能完全照抄照搬預(yù)算定額內(nèi)容，因?yàn)槎~中預(yù)算人、材、機(jī)資源同實(shí)際人、材、機(jī)資源不同，而且預(yù)算工程量的計算規(guī)則同實(shí)際材料需用量的計算規(guī)則不同，這就形成了投標(biāo)預(yù)算。工程中標(biāo)后，應(yīng)再按照合同價格進(jìn)行預(yù)算分解，在此基礎(chǔ)上按內(nèi)部價格體系及勞動定額、市場價格、自身實(shí)際情況對分部、分項(xiàng)工程的人、機(jī)、材等進(jìn)行內(nèi)部預(yù)算分解，并根據(jù)工程特點(diǎn)和施工組織設(shè)計，編制人工、材料、機(jī)械的成本計劃，下放到勞資、物資、機(jī)械部門和施工單位，作為成本控制的依據(jù)。
（二）財務(wù)成本核算強(qiáng)化成本結(jié)算滯后及成本互相調(diào)劑等問題的監(jiān)督檢查。審計人員應(yīng)審查是否遵照權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則進(jìn)行成本費(fèi)用核算，并要求被審單位從完善內(nèi)控制度入手，明確各部門責(zé)任，強(qiáng)調(diào)統(tǒng)計員、材料員、機(jī)管員緊密配合財務(wù)管理工作，加強(qiáng)信息資料傳遞的及時性，形成鏈?zhǔn)焦芾恚垢黜?xiàng)成本費(fèi)用能夠有效地歸集，保證施工進(jìn)度與財務(wù)核算同步進(jìn)行，致使會計賬簿能夠完整、及時、準(zhǔn)確地反映工程的經(jīng)濟(jì)狀況。
（三）往來賬款管理往來賬款不實(shí)的問題產(chǎn)生原因主要存在于以下方面：1）由于記賬依據(jù)不充分，在與對方單位核對存在差異；2）信息資料傳遞不及時，應(yīng)付款項(xiàng)不完整，與實(shí)際情況不符；3）對方單位故意壓價拒付，本方又不便于使用法律程序解決，如兄弟單位，造成應(yīng)收款項(xiàng)不落實(shí)；4）歷史原因造成，對方單位已不存在，無從查找債務(wù)人或由于其他內(nèi)部管理問題造成呆賬、死賬；5）工程超支（虧損）無法下賬，形成長期的“應(yīng)收工程款”科目，實(shí)際無法收回；6）工程有盈余或因經(jīng)濟(jì)指標(biāo)已完成，抱著“以豐補(bǔ)歉”的思想，不多報利潤，留作備用，形成長期的“應(yīng)付工程款”科目，實(shí)際不需支付。
1.運(yùn)行成本高
我公司垃圾焚燒發(fā)電項(xiàng)目的運(yùn)行成本高出行業(yè)平均水平，其中占比較大的除財務(wù)成本外是物資采購成本和設(shè)備維護(hù)修理費(fèi)用。
2.安全管理難度大
垃圾發(fā)電廠生產(chǎn)工藝復(fù)雜，危險源眾多，極易造成環(huán)境、設(shè)備事故，安健環(huán)管理難度高。
3.內(nèi)控管理存在風(fēng)險
物資采購等內(nèi)控環(huán)節(jié)存在風(fēng)險，管理基礎(chǔ)薄弱。
二、信息化管理目標(biāo)
在資產(chǎn)信息化系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)中引入對于生產(chǎn)管理的信息化模塊，實(shí)現(xiàn)垃圾發(fā)電廠全面的安全管理和重要的生產(chǎn)過程管理，從而提高管理水平，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。具體目標(biāo)是：設(shè)備管理規(guī)范化；檢修管理經(jīng)濟(jì)化；安全管理動態(tài)化；維護(hù)保養(yǎng)提前化；物資采購規(guī)范化；工作流程標(biāo)準(zhǔn)化，員工行為科學(xué)化。
三、信息化關(guān)鍵控制點(diǎn)
綜合應(yīng)用局域網(wǎng)絡(luò)、實(shí)時數(shù)據(jù)庫、信息采集終端等技術(shù)支撐，將設(shè)備點(diǎn)巡檢、設(shè)備消缺、設(shè)備運(yùn)行檢修、維護(hù)保養(yǎng)、物資管理、安健環(huán)閉環(huán)管理與監(jiān)控等重要生產(chǎn)活動集成起來形成全廠安全生產(chǎn)及綜合管理系統(tǒng)。關(guān)鍵控制點(diǎn)有：
1.建立全部設(shè)備編碼體系框架和管理臺賬，實(shí)現(xiàn)從設(shè)備的購買、安裝、驗(yàn)收、運(yùn)行、維護(hù)、設(shè)備更新改造，直至設(shè)備的報廢對設(shè)備進(jìn)行全生命周期的管理。
2.將垃圾焚燒發(fā)電項(xiàng)目日常生產(chǎn)管理中需要的安全管理、隱患管理、安健環(huán)管理與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合，結(jié)合移動點(diǎn)巡檢的應(yīng)用，利用工單系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)隱患的發(fā)現(xiàn)、確認(rèn)、分級、整改通知單下達(dá)、排查、跟蹤、驗(yàn)收動態(tài)閉環(huán)管理，使所有被發(fā)現(xiàn)的問題得到很好的控制。
3.利用移動點(diǎn)巡檢數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對設(shè)備狀態(tài)的實(shí)時分析，實(shí)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行維修計劃、設(shè)備運(yùn)行維修處理、設(shè)備維修分析總結(jié)的閉環(huán)管理，減少設(shè)備非計劃性的停運(yùn)、維修和搶修時間。
4.以工單作為設(shè)備維護(hù)工作核心，通過統(tǒng)計工單消耗的資源，快速地給出各類維修項(xiàng)目的成本，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理體系對于檢修作業(yè)的定量控制。
5.通過對資金計劃、需求計劃、庫存計劃、采購計劃、詢價、采購訂單、采購合同、到貨驗(yàn)收、入庫、領(lǐng)料、退料、付款、采購交易評價、供應(yīng)商審核評級等流程進(jìn)行規(guī)范管理，建立完整的供應(yīng)鏈管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)物資采購的規(guī)范化管理。
四、信息化系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容
1.設(shè)備動態(tài)數(shù)據(jù)管理
通過建立統(tǒng)一的編碼體系，將設(shè)備的基礎(chǔ)信息、成本信息、零件清單、檢修歷史等信息全面整理并導(dǎo)入系統(tǒng)，通過局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫支撐，可以快速查詢、顯示設(shè)備運(yùn)行狀況、檢修歷史、異動狀況等信息，以便及時采取措施，保障正常安全生產(chǎn)，從而使設(shè)備管理達(dá)到自動化、信息化，信息共享化。
2.設(shè)備缺陷管理
缺陷數(shù)據(jù)來源包括日常點(diǎn)巡檢、技術(shù)監(jiān)督及其他各項(xiàng)檢查，系統(tǒng)采用工作流程驅(qū)動，通過缺陷登錄、缺陷處理、缺陷驗(yàn)收、缺陷統(tǒng)計、缺陷考核等，對缺陷進(jìn)行登錄、審核、批準(zhǔn)、跟蹤、統(tǒng)計，使電廠對缺陷進(jìn)行有序、閉環(huán)管理。
3.檢修管理
根據(jù)垃圾焚燒發(fā)電項(xiàng)目不同等級檢修需要，建立具體的檢修項(xiàng)目并形成工單策劃，設(shè)備管理人員將大、小修的需要的項(xiàng)目名稱、該項(xiàng)目的檢修設(shè)備和檢修內(nèi)容列表、所需備件和材料等標(biāo)準(zhǔn)工作包錄入數(shù)據(jù)庫，經(jīng)審批后產(chǎn)生相應(yīng)的檢修工單。
4.運(yùn)行管理
以“兩票三制”為主線建立全面質(zhì)量管理體系。監(jiān)視主輔設(shè)備的運(yùn)行現(xiàn)狀和趨勢；安全的起停和調(diào)節(jié)各類設(shè)備，準(zhǔn)確而低耗的完成各項(xiàng)發(fā)電任務(wù)，實(shí)現(xiàn)對機(jī)組主要運(yùn)行參數(shù)的監(jiān)測，對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行追憶和分析，計算動態(tài)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，進(jìn)行運(yùn)行偏差分析和存檔，實(shí)時監(jiān)測和考核各機(jī)組的實(shí)際運(yùn)行狀況，動態(tài)掌握全廠各機(jī)組的運(yùn)行效率指標(biāo)。
5.工作票管理
工作票管理根據(jù)國家規(guī)定，實(shí)現(xiàn)各種與工作票和操作票有關(guān)的業(yè)務(wù)流程化、電子化處理。
6.維護(hù)保養(yǎng)管理
管理流程為：維護(hù)任務(wù)清單—創(chuàng)建計劃—調(diào)度計劃—執(zhí)行任務(wù)—關(guān)閉任務(wù)，維護(hù)保養(yǎng)管理可使資產(chǎn)利用率最大化，延長資產(chǎn)生命，有效地降低資產(chǎn)折損成本，同時減少停產(chǎn)損失。
7.安健環(huán)管理
通過安全目標(biāo)管理、安全規(guī)程管理、安全組織管理、安全檢查管理、安全教育培訓(xùn)、兩措管理、安全隱患整改、勞保用品、職業(yè)衛(wèi)生管理等功能模塊，擬定安全技術(shù)措施、反事故演練計劃，組織進(jìn)行安全規(guī)程的教育培訓(xùn)，規(guī)范員工的安全工作行為，有效防止發(fā)生人身傷害、預(yù)防不安全事件的發(fā)生、降低意外事故的發(fā)生率，減少經(jīng)濟(jì)損失。
8.物資采購管理
系統(tǒng)整合物資使用和管理過程中的所有業(yè)務(wù)，通過對資金計劃、需求計劃、庫存計劃、采購計劃、詢價、采購訂單、采購合同、到貨驗(yàn)收、入庫、領(lǐng)料、退料、付款、采購交易評價、供應(yīng)商審核評級等流程進(jìn)行規(guī)范管理，建立完整的供應(yīng)鏈管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)物資的規(guī)范化管理，從而降低項(xiàng)目運(yùn)營成本。
9.協(xié)同管理
協(xié)同管理以工作流引擎驅(qū)動，統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一賬戶、統(tǒng)一權(quán)限、統(tǒng)一界面、統(tǒng)一操作、信息互通、數(shù)據(jù)共享，形成整體、高效部門工作協(xié)同，從而提高整體工作效率和企業(yè)內(nèi)控管理水平。
10.報表平臺
通過自由查詢和主題查詢方式了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的綜合指標(biāo)情況和歷史數(shù)據(jù)，通過報表平臺的計算模型，自動計算并導(dǎo)出各項(xiàng)分析報表，以便領(lǐng)導(dǎo)做出及時準(zhǔn)確的決策。
五、信息化系統(tǒng)效益分析
華北電網(wǎng)有限公司于2009年開始啟動財務(wù)風(fēng)險管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目。目前已經(jīng)初步建成理念創(chuàng)新、方法先進(jìn)、亮點(diǎn)突出、體現(xiàn)華北公司業(yè)務(wù)特色的風(fēng)險管理系統(tǒng)。（1）風(fēng)險管理組織架構(gòu)建設(shè)：按照國資委建立風(fēng)險管理三道防線的要求，以及國家電網(wǎng)的建立風(fēng)險管理架構(gòu)要求，華北公司建立了包括全面風(fēng)險管理委員會、全面風(fēng)險管理辦公室、公司各業(yè)務(wù)部門的組織架構(gòu)，且在各直屬單位建立了同樣的組織架構(gòu)。（2）逐步形成公司風(fēng)險管理文化：完成《財務(wù)風(fēng)險管理手冊》中《資金分冊》、《預(yù)算分冊》、《基建分冊》、《會計報告分冊》和《產(chǎn)權(quán)分冊》的編寫；完善公司的《風(fēng)險管理數(shù)據(jù)檢查方案》用于規(guī)范各單位的數(shù)據(jù)使用；制定《華北電網(wǎng)有限公司財務(wù)管理定性評價辦法》，使綜合管理和專業(yè)管理相結(jié)合，逐步形成公司財務(wù)管理評價的制度體系；初步編寫完成《華北電網(wǎng)公司財務(wù)風(fēng)險管理使用規(guī)范》，規(guī)范上線單位和非上線單位的風(fēng)險管理工作。（3）公司提出“三條主線”的風(fēng)險管理核心思路：提出指標(biāo)預(yù)警看風(fēng)險、內(nèi)部控制查風(fēng)險、管理評價控風(fēng)險的核心思路。通過設(shè)定指標(biāo)閥值對風(fēng)險情況進(jìn)行分級預(yù)警，以此對指標(biāo)異動分析發(fā)現(xiàn)風(fēng)險；將風(fēng)險管理活動嵌入在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)缺陷，促進(jìn)各單位完善各項(xiàng)內(nèi)控措施；通過管理評價，促進(jìn)財務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化和績效評價科學(xué)化。
二、華北電網(wǎng)有限公司財務(wù)內(nèi)部控制體系建設(shè)的現(xiàn)狀
自2009年開始，華北電網(wǎng)有限公司開始建立企業(yè)內(nèi)部控制管理體系。公司與2010年頒布《華北電網(wǎng)財務(wù)內(nèi)部控制手冊》，用于規(guī)范企業(yè)財務(wù)管理。財務(wù)內(nèi)部控制手冊是對華北電網(wǎng)有限公司有效執(zhí)行內(nèi)部控制規(guī)范做出的具體規(guī)定和詳細(xì)說明。財務(wù)內(nèi)部控制手冊按照公司財務(wù)不同業(yè)務(wù)將財務(wù)內(nèi)部控制劃分為15項(xiàng)具體內(nèi)容：資金管理、采購、收入、工程項(xiàng)目、固定資產(chǎn)與無形資產(chǎn)管理、存貨、融資、對外投資、預(yù)算管理、生產(chǎn)成本、擔(dān)保、關(guān)聯(lián)交易、稅金、財務(wù)報告及信息系統(tǒng)。財務(wù)內(nèi)部控制手冊以業(yè)務(wù)流程為線索，每一項(xiàng)具體內(nèi)容即為一個業(yè)務(wù)流程，通過對每一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的分析，識別財務(wù)部在該業(yè)務(wù)中的風(fēng)險點(diǎn)，找出或設(shè)計應(yīng)對風(fēng)險的控制點(diǎn)，以完善財務(wù)內(nèi)部控制建設(shè)。財務(wù)內(nèi)部控制手冊適用于華北電網(wǎng)有限公司本部、直屬公司、分支機(jī)構(gòu)及下屬地市公司財務(wù)部。手冊中國家電網(wǎng)公司總部簡稱國網(wǎng)總部，華北電網(wǎng)有限公司簡稱本部，省網(wǎng)公司簡稱省公司，華北電網(wǎng)有限公司的直屬公司、分支機(jī)構(gòu)及下屬地市公司簡稱地市公司。為提高公司財務(wù)內(nèi)部控制執(zhí)行力，建立健全財務(wù)內(nèi)部控制體系，規(guī)范財務(wù)管理，防范財務(wù)風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)保值增值，促進(jìn)公司持續(xù)健康穩(wěn)定發(fā)展，制定本辦法。公司于2010年下半年，正式頒布《華北電網(wǎng)有限公司財務(wù)內(nèi)部控制評價指引》，對各單位財務(wù)內(nèi)部控制體系的建立健全和執(zhí)行情況，開展調(diào)查、測試、分析和評估的工作。同時，公司不斷地通過信息化手段促進(jìn)制度的落實(shí)。公司財務(wù)風(fēng)險管理系統(tǒng)建立了財務(wù)管理評價子系統(tǒng)，用于對地市級公司及縣級公司財務(wù)管理工作的評價。管理評價子系統(tǒng)分為：評價指標(biāo)庫和管理評價流程兩大功能。其中，評價指標(biāo)基于國網(wǎng)公司管理內(nèi)部控制評價指引的要求建立，形成了具有華北特色的業(yè)務(wù)類別，共有100多項(xiàng)評價指標(biāo)。管理評價流程基于華北特色，形成了自評打分和二次評價打分相結(jié)合的評價機(jī)制，更好地體現(xiàn)了評價的科學(xué)性，增強(qiáng)了評價結(jié)果的可信度。
三、華北電網(wǎng)有限公司財務(wù)管理與內(nèi)控管理的實(shí)施
華北電網(wǎng)財務(wù)風(fēng)險管理和財務(wù)內(nèi)控管理的建設(shè)分為三個階段：風(fēng)險管理咨詢階段、風(fēng)險管理系統(tǒng)建設(shè)階段、風(fēng)險管理推廣實(shí)施階段。表1是關(guān)于風(fēng)險管理和內(nèi)控管理的重要時間表。其一，風(fēng)險管理與內(nèi)控管理的系統(tǒng)外結(jié)合———財務(wù)風(fēng)險管理手冊（見圖1）。財務(wù)風(fēng)險管理手冊作為財務(wù)風(fēng)險管理系統(tǒng)的有機(jī)組成部分，其測試結(jié)果與系統(tǒng)內(nèi)特定風(fēng)險事件相關(guān)聯(lián)，可追溯至特定風(fēng)險源及相應(yīng)防控、緩控措施。財務(wù)風(fēng)險管理手冊內(nèi)容架構(gòu)財務(wù)風(fēng)險管理手冊分為資金管理、預(yù)算績效、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)、電價管理、會計核算與財務(wù)報告、財務(wù)信息系統(tǒng)六個業(yè)務(wù)分冊。每個業(yè)務(wù)分冊包含華北電網(wǎng)對應(yīng)業(yè)務(wù)方面的主要業(yè)務(wù)流程，每個業(yè)務(wù)流程由若干子流程構(gòu)成。每個主業(yè)務(wù)流程包含結(jié)構(gòu)索引、業(yè)務(wù)概述、華北電網(wǎng)業(yè)務(wù)概況、流程描述四大部分。（1）結(jié)構(gòu)索引。結(jié)構(gòu)索引為編制本手冊的內(nèi)在理論邏輯。以財政部頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》為基準(zhǔn)，擴(kuò)展到對應(yīng)業(yè)務(wù)點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)控流程———包括控制目標(biāo)和控制活動及測試方法。在章節(jié)的子流程中，控制活動與華北電網(wǎng)的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相對應(yīng)。特定的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)作為控制活動保證企業(yè)控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，并從風(fēng)險管理角度對應(yīng)到相應(yīng)風(fēng)險事件及防控緩控措施。見表2：結(jié)構(gòu)索引以《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》為基準(zhǔn)，為企業(yè)內(nèi)部控制制度的全面性和合規(guī)性提供依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)控流程為內(nèi)控指引在企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)中的具體運(yùn)用，包括特定控制目標(biāo)、保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的控制活動及針對性的測試方法，有助于檢測企業(yè)具體業(yè)務(wù)流程中內(nèi)控設(shè)計的完整性和合理性。對應(yīng)風(fēng)險為特定業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)保證失效時產(chǎn)生的企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，以及針對風(fēng)險應(yīng)采取的事先防控和事后緩控措施。（2）業(yè)務(wù)概述。業(yè)務(wù)概述為該業(yè)務(wù)流程的普遍定義及一般性內(nèi)容。（3）華北電網(wǎng)業(yè)務(wù)概況。華北電網(wǎng)業(yè)務(wù)概況為華北電網(wǎng)該業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)。包括業(yè)務(wù)內(nèi)容特點(diǎn)、業(yè)務(wù)權(quán)限特點(diǎn)、業(yè)務(wù)范圍特點(diǎn)等。（4）流程描述。流程描述為該主流程下的子流程內(nèi)容細(xì)化，每個子流程包含六個部分：一是業(yè)務(wù)流程圖。業(yè)務(wù)流程圖為該子流程主要操作的圖形展示。按照業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)操作關(guān)系進(jìn)行環(huán)節(jié)編號，表示其先后時間或邏輯順序。環(huán)節(jié)編號與下一步內(nèi)容中的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)描述相對應(yīng)。二是業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)描述。業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)描述是對流程圖中每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的細(xì)化描述，包括每個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作部門及職位、操作內(nèi)容、流轉(zhuǎn)單據(jù)等，其環(huán)節(jié)編號與流程圖內(nèi)環(huán)節(jié)編號對應(yīng)一致，并與主流程結(jié)構(gòu)索引中的內(nèi)部控制-控制活動相對應(yīng)，是標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)控在企業(yè)具體實(shí)務(wù)作業(yè)中的展現(xiàn)。三是業(yè)務(wù)風(fēng)險索引。業(yè)務(wù)風(fēng)險索引是針對每一個業(yè)務(wù)流程中的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與控制活動、風(fēng)險事件建立的對應(yīng)關(guān)系。四是業(yè)務(wù)記錄。業(yè)務(wù)記錄是該項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行過程中流轉(zhuǎn)的單據(jù)及保存的記錄，是內(nèi)控測試的主要對象。業(yè)務(wù)記錄既包括企業(yè)的內(nèi)部業(yè)務(wù)單據(jù)如支付申請、系統(tǒng)發(fā)票等，也包括外部第三方的原始單據(jù)如銀行進(jìn)賬單、供應(yīng)商發(fā)票等，還包括企業(yè)賬務(wù)處理的記錄單據(jù)如入賬憑證等。財務(wù)風(fēng)險管理手冊的業(yè)務(wù)記錄包括單據(jù)及其編制人、審核人、審批人及其所對應(yīng)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)編號，是業(yè)務(wù)記錄與業(yè)務(wù)流程的對應(yīng)和統(tǒng)一。五是賬務(wù)處理。賬務(wù)處理為該子流程中涉及到的會計處理內(nèi)容，部分流程如采購合同簽訂、年度資金計劃編制等不涉及該部分內(nèi)容。賬務(wù)處理是內(nèi)部控制手冊與華北電網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)化會計核算流程的統(tǒng)一，其目的是為企業(yè)的財務(wù)信息準(zhǔn)確性和完整性提供保證。見表3：六是內(nèi)控測試數(shù)據(jù)。內(nèi)控測試數(shù)據(jù)為該子流程對應(yīng)的內(nèi)控測試內(nèi)容，是財務(wù)風(fēng)險管理手冊系統(tǒng)化的關(guān)鍵內(nèi)容。其主要包括該子流程中的主要業(yè)務(wù)記錄及流轉(zhuǎn)單據(jù)間的邏輯關(guān)系。其邏輯關(guān)系是通過各記錄及單據(jù)主要字段間的追蹤匹配來實(shí)現(xiàn)的。以目前系統(tǒng)內(nèi)已實(shí)現(xiàn)的采購流程為例，采購合同、采購訂單、支付申請、資金計劃、入賬憑證、銀行單據(jù)等構(gòu)成采購流程的主要業(yè)務(wù)記錄。對各記錄的主要字段進(jìn)行數(shù)據(jù)抽取，對照企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行測試，對異常記錄進(jìn)行匯總報告。財務(wù)風(fēng)險管理手冊宏觀上以《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》為基準(zhǔn)，微觀上落實(shí)到流程中的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)描述、業(yè)務(wù)記錄、賬務(wù)處理、業(yè)務(wù)流程圖中的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)通過統(tǒng)一的環(huán)節(jié)編號相互索引，并同時關(guān)聯(lián)到標(biāo)準(zhǔn)化控制活動及控制偏差引發(fā)的風(fēng)險事件。見圖2：其二，風(fēng)險管理與內(nèi)控管理的系統(tǒng)內(nèi)結(jié)合———財務(wù)風(fēng)險管理系統(tǒng)。風(fēng)險管理與內(nèi)控管理的系統(tǒng)內(nèi)結(jié)合主要體現(xiàn)在：風(fēng)險基礎(chǔ)信息庫、風(fēng)險地圖、內(nèi)控測試、內(nèi)控任務(wù)、日常工作稽核。（1）風(fēng)險基礎(chǔ)信息庫。風(fēng)險信息庫是風(fēng)險識別的成果，把識別出來的風(fēng)險事件庫轉(zhuǎn)化到信息系統(tǒng)中，是整個財務(wù)風(fēng)險管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)，包括風(fēng)險管理的所有基礎(chǔ)信息。風(fēng)險信息庫有效結(jié)合了風(fēng)險管理體系中的風(fēng)險事件庫和內(nèi)控管理體系中的控制矩陣。以控制活動與風(fēng)險事件的對應(yīng)關(guān)系為切入點(diǎn)，把風(fēng)險管理與內(nèi)控管理相結(jié)合。通過風(fēng)險事件庫的核心風(fēng)險—風(fēng)險事件、內(nèi)控矩陣中的控制活動，搭建風(fēng)險管理和內(nèi)控管理的結(jié)合點(diǎn)。（2）風(fēng)險地圖。根據(jù)財務(wù)風(fēng)險管理手冊，結(jié)合財務(wù)風(fēng)險管理系統(tǒng)開發(fā)風(fēng)險地圖功能模塊，把手冊中的流程圖、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)描述、風(fēng)險點(diǎn)索引、業(yè)務(wù)記錄落地到系統(tǒng)中。通過風(fēng)險地圖上的操作可以查看風(fēng)險點(diǎn)、分析風(fēng)險點(diǎn)、測試風(fēng)險等。（3）內(nèi)控測試。內(nèi)控測試是對業(yè)務(wù)流程中存在的風(fēng)險點(diǎn)、控制點(diǎn)進(jìn)行的測試，包括穿行測試和控制測試。通過內(nèi)控測試發(fā)現(xiàn)問題可以在風(fēng)險管理中進(jìn)行風(fēng)險應(yīng)對。穿行測試是指選擇具有代表性的經(jīng)濟(jì)交易事項(xiàng)作為測試樣本，對貫穿業(yè)務(wù)流程中所有控制點(diǎn)進(jìn)行檢查的活動。測試的目的是驗(yàn)證風(fēng)險控制矩陣（索引）中描述的控制活動是否正確，各環(huán)節(jié)是否按照其相關(guān)規(guī)定進(jìn)行運(yùn)行，是否存在控制設(shè)計及執(zhí)行缺陷。測試對象為流程中各個子流程的所有控制點(diǎn)。控制測試是指根據(jù)既定的抽樣原則、方法和樣本量規(guī)定，對控制點(diǎn)是否按照內(nèi)部控制手冊和控制矩陣（索引）的規(guī)定持續(xù)有效的執(zhí)行進(jìn)行檢查的活動。測試的目的是確認(rèn)各子流程中關(guān)鍵控制點(diǎn)、重要控制點(diǎn)、一般控制點(diǎn)是否按照既定的控制設(shè)計持續(xù)有效執(zhí)行。測試對象為各個子流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)、重要控制點(diǎn)、一般控制點(diǎn)。（4）內(nèi)控任務(wù)。內(nèi)控任務(wù)是指企業(yè)根據(jù)內(nèi)控測試、專項(xiàng)稽核等工作中發(fā)現(xiàn)問題，通過內(nèi)部的自查、抽查、整改進(jìn)行內(nèi)控管理的一種機(jī)制。內(nèi)控任務(wù)的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)如下：通過內(nèi)控測試報告中發(fā)起整改，進(jìn)入系統(tǒng)中的發(fā)起整改頁面，可以對相關(guān)單位的人員發(fā)起整改，并在整改完成后系統(tǒng)自動通知整改發(fā)起人。在任務(wù)表頭可以填寫任務(wù)部門、計劃完成時間、任務(wù)崗位等。通過抄送可以把任務(wù)說明抄送給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)。通過內(nèi)控任務(wù)將企業(yè)的內(nèi)控流程固化到系統(tǒng)中。（5）日常工作稽核。稽核本身是企業(yè)內(nèi)部管理的一種手段，日常稽核是對會計憑證、賬簿、財務(wù)報表等相關(guān)會計資料，以及會計崗位設(shè)置、會計核算、財務(wù)報告、檔案管理等財務(wù)基礎(chǔ)工作的審核，是保障日常財務(wù)工作的真實(shí)、合法、合規(guī)的必要手段。日常稽核的目的是及時糾正或者制止會計核算工作中的疏忽、錯誤，有效預(yù)防差錯和舞弊，保證會計信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，提高會計核算工作的質(zhì)量。日常稽核的系統(tǒng)化本身就是對內(nèi)控管理落地的一個體現(xiàn)。通過日常稽核的發(fā)起、審批、稽核、復(fù)核、反饋、評價等完成日常稽核的落地。綜上所述，華北電網(wǎng)財務(wù)風(fēng)險管理和財務(wù)內(nèi)控管理的思路、發(fā)展情況反映了風(fēng)險管理與內(nèi)控管理在系統(tǒng)外和系統(tǒng)內(nèi)的有效結(jié)合。
作者:胡匯 單位:武漢科技大學(xué)城市學(xué)院
參考文獻(xiàn)：
由于市場激烈競爭導(dǎo)致賣方市場向買方市場轉(zhuǎn)變，使得采購-付款環(huán)節(jié)成為舞弊風(fēng)險的高發(fā)區(qū)。作為企業(yè)運(yùn)營管理中的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)循環(huán)，采購-付款中各個環(huán)節(jié)都存在著潛在的舞弊風(fēng)險。其中商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重。作為企業(yè)管理者對此應(yīng)當(dāng)有充分的認(rèn)識。
由于采購項(xiàng)目范圍廣闊，不同的采購項(xiàng)目和不同的采購環(huán)節(jié)就要采取不同的預(yù)防措施。同時這些預(yù)防措施需要配合使用方能生效。企業(yè)采購事項(xiàng)主要包括：生產(chǎn)原材料采購、外協(xié)加工產(chǎn)品采購、設(shè)備采購、備品備件采購、工程材料采購，各種服務(wù)，如保險、水電氣、軟件，甚至外包項(xiàng)目等。
企業(yè)采購與付款循環(huán)從實(shí)踐的角度看，主要可以分成六個環(huán)節(jié)，分別是供應(yīng)商開發(fā)、簽訂采購合同、下達(dá)采購訂單、驗(yàn)收貨物、確定應(yīng)付賬款、支付貨款。這六個環(huán)節(jié)中每個都有其關(guān)鍵控制點(diǎn)。其實(shí)在這六個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)外，還有一個非常重要的貫穿業(yè)務(wù)全部的業(yè)務(wù)就是內(nèi)部計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者將結(jié)合各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在的舞弊風(fēng)險談一談預(yù)防的措施和方法。
組織牽制法
預(yù)防舞弊風(fēng)險的一個重要措施就是建立組織牽制。這在財務(wù)會計領(lǐng)域中已經(jīng)普遍得到采用。在采購領(lǐng)域中，同樣需要采用組織牽制法。組織牽制應(yīng)當(dāng)包含在以上六個采購環(huán)節(jié)中。
例如在供應(yīng)商開發(fā)環(huán)節(jié)，為了預(yù)防傳統(tǒng)的供應(yīng)商開發(fā)中的舞弊行為，目前企業(yè)普遍采用供應(yīng)鏈管理模式。建立合格供應(yīng)商目錄清單并且規(guī)定從目錄中選擇供應(yīng)商。在開發(fā)供應(yīng)商的過程中，采購部門的職責(zé)受到嚴(yán)格限制。決定采購哪家企業(yè)的產(chǎn)品，主要取決于負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈開發(fā)的質(zhì)量工程師。根據(jù)企業(yè)的質(zhì)量管理規(guī)定，負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈開發(fā)的質(zhì)量工程師將負(fù)責(zé)對擬進(jìn)入企業(yè)供應(yīng)商目錄的商家或廠家進(jìn)行全面的質(zhì)量評審。類似通用和福特一類的大公司，其質(zhì)量工程師具有否決不合格廠家進(jìn)入供應(yīng)商目錄的權(quán)利。這樣做的目的就是通過引進(jìn)質(zhì)量部門，將采購過程中的供應(yīng)鏈開發(fā)的部分職權(quán)分散到非采購部門，從而達(dá)到內(nèi)部牽制的目的。
同時，在決定供應(yīng)商是否能進(jìn)入企業(yè)的供應(yīng)商目錄過程中，為了預(yù)防質(zhì)量工程師的舞弊，由企業(yè)成立的、由多個部門組成的采購管理委員會將最后共同做出決定。目前許多大型企業(yè)會根據(jù)實(shí)際情況成立一個跨部門的采購管理委員會。該委員會通常由采購部、財務(wù)部、質(zhì)量部以及物流部等有關(guān)部門及公司高層主管人員組成，采取合議方式?jīng)Q定企業(yè)的重大采購業(yè)務(wù)，主要包括：確認(rèn)合格供應(yīng)商、批準(zhǔn)重大采購合同、討論付款計劃等。再比如，在下達(dá)采購訂單環(huán)節(jié)，許多企業(yè)將該權(quán)力劃歸到物流部門。采購部完成簽署采購合同后，具體下達(dá)訂貨數(shù)量的職權(quán)就劃歸到物流部門。在驗(yàn)收貨物環(huán)節(jié)，檢驗(yàn)的權(quán)利則又轉(zhuǎn)到質(zhì)檢部門和物流部門共同行使。在確定應(yīng)付賬款和支付貨款環(huán)節(jié)，確認(rèn)應(yīng)付款的權(quán)利由生產(chǎn)部門(或物流部門)和財務(wù)部門共同行使；支付貨款則由財務(wù)部依據(jù)公司財務(wù)政策和采購委員會確定的付款計劃辦理付款。
因此說組織牽制控制法貫穿于整個采購付款循環(huán)之中。主要是通過分散職權(quán)、部門牽制和多重決策的辦法為舞弊的發(fā)生設(shè)置重重障礙，這種看似繁瑣的方式會在實(shí)際運(yùn)營中提高整個企業(yè)的運(yùn)營效率并降低成本。
多家詢價集中供應(yīng)商
眾所周知，獨(dú)家采購除了容易導(dǎo)致供貨不穩(wěn)定的風(fēng)險外，還是導(dǎo)致采購舞弊的重要原因。為此當(dāng)前的一些跨國企業(yè)通常會在確定供應(yīng)商前展開多家詢價的過程。通過對眾多潛在供應(yīng)商進(jìn)行全面考察后，確定一到兩家供應(yīng)商為企業(yè)供貨。這個政策本身就具有預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的作用。多家詢價可以提高找到最佳供應(yīng)商的機(jī)會；集中供應(yīng)商則可以擴(kuò)大采購數(shù)量，達(dá)到降低采購成本和簡化采購管理的目的。過去那些采用太多供應(yīng)商供貨的辦法，雖然表面看來可以提高供貨的穩(wěn)定性，增加供應(yīng)商之間的競爭，從而降低采購成本。但從長遠(yuǎn)來看，并不利于企業(yè)。當(dāng)供應(yīng)商數(shù)量太多后，每家得到的配額都不多，其后果就是質(zhì)量下降并且演繹出劇情復(fù)雜的舞弊大戲。在保證供貨穩(wěn)定的前提下，集中供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)是預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的重要手段。把握好獨(dú)家采購與集中采購的度，是企業(yè)制訂采購政策要考慮的關(guān)鍵。
利益沖突回避
作為內(nèi)部控制的重要政策和措施，利益沖突回避也同樣適合采購-付款循環(huán)的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。企業(yè)內(nèi)控部門和人事行政管理部門，應(yīng)當(dāng)定期對企業(yè)所有敏感崗位的員工進(jìn)行利益沖突調(diào)查。在采購-付款循環(huán)中的各個業(yè)務(wù)崗位的員工當(dāng)然也是被調(diào)查對象。這里的人員包括：所有采購部采購業(yè)務(wù)人員；設(shè)備管理部的設(shè)備工程師；質(zhì)量部參加供應(yīng)商開發(fā)的質(zhì)量工程師、質(zhì)量檢驗(yàn)人員、理化室分析化驗(yàn)人員；物流部的庫房管理員、過磅稱重人員；生產(chǎn)部領(lǐng)料人員(或者物流部生產(chǎn)現(xiàn)場領(lǐng)料人員)；財務(wù)部所有會計人員，包括ERP系統(tǒng)電腦錄入人員。在招聘上述崗位業(yè)務(wù)人員前，人力資源部業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對擬招聘人員進(jìn)行利益沖突調(diào)查。當(dāng)上述人員和供應(yīng)商以及公司內(nèi)部的上級主管人員之間存在潛在利益沖突關(guān)系時，公司就應(yīng)當(dāng)要求這些業(yè)務(wù)人員回避。而這些業(yè)務(wù)人員自己也應(yīng)當(dāng)主動提出回避要求。關(guān)于《利益沖突調(diào)查》筆者曾經(jīng)在以往的內(nèi)控交流文章中有過介紹。這里特別需要注意處理好這種情況：當(dāng)個別處于關(guān)鍵崗位、具有特殊技能的主管或?qū)＜遥绻凸?yīng)商之間存在潛在利益沖突關(guān)系時，通常的做法是該業(yè)務(wù)人員的意見僅作為參考，或者根據(jù)實(shí)際情況引入第三方進(jìn)行判斷。
采購人員保證書和員工自律承諾
在預(yù)防采購舞弊風(fēng)險中，職工的自律承諾，特別是采購業(yè)務(wù)人員的事先保證是其中的一個重要措施。企業(yè)內(nèi)控主管人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，針對風(fēng)險不同分別起草業(yè)務(wù)人員保證書格式，然后對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)。最后由業(yè)務(wù)人員簽署歸檔。
涉及到采購-付款循環(huán)的承諾主要有采購人員保證書和員工自律申明。在這些保證書和申明中，主要內(nèi)容是針對行業(yè)和業(yè)務(wù)中存在的潛在舞弊風(fēng)險和業(yè)務(wù)事項(xiàng)，事先對業(yè)務(wù)人員的行為進(jìn)行特別規(guī)范，這和企業(yè)管理程序中的要求有一定不同，但卻是構(gòu)成管理程序的一部分。采購人員保證書主要針對采購人員特別設(shè)計。內(nèi)容主要包括：承諾遵守公司內(nèi)控管理政策，遵守和供應(yīng)商、商的交往原則、收禮政策，遵守信息規(guī)矩等。特別要對自己違反申明承諾后的公司處罰事先做出接受承諾。保證日后不出現(xiàn)處罰難以落實(shí)的情況。
企業(yè)可以根據(jù)本行業(yè)的采購環(huán)境、行業(yè)特點(diǎn)以及過去經(jīng)常發(fā)生的舞弊情況等具體設(shè)計，保證采購人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員對內(nèi)控政策事先有充分的了解。對于高級管理人員則通常需要填寫自律申明；對網(wǎng)絡(luò)管理人員(企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)管人員)則要有職業(yè)自律申明。采購人員保證書和員工自律申明以及網(wǎng)管人員職業(yè)自律申明對采購-付款業(yè)務(wù)中的六個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都具有預(yù)防舞弊風(fēng)險的作用。
員工行為守則
在跨國公司中，企業(yè)通常會在內(nèi)部制定一套員工行為守則。其中的一部分如收取禮品政策和公共關(guān)系處理規(guī)定中，都會明確規(guī)定禁止員工接受各種形式的商業(yè)賄賂。員工行為守則對包括采購業(yè)務(wù)人員在內(nèi)的全體員工均有效。該政策也對整個采購-付款環(huán)節(jié)有效。
舞弊案件舉報規(guī)定
為了預(yù)防各種舞弊行為的產(chǎn)生，企業(yè)也會建立特別的舞弊案件舉報處理規(guī)定。企業(yè)的內(nèi)部審計、內(nèi)部控制、紀(jì)檢監(jiān)察等有關(guān)部門會設(shè)立一個舞弊案件舉報中心，接受來自企業(yè)員工或外部相關(guān)單位和人員的舉報。這里包括來自供應(yīng)商的舉報。
舉報中心可以分為：企業(yè)內(nèi)部舉報中心和總部舉報中心。總部舉報中心通常可以由內(nèi)控部、總部紀(jì)檢監(jiān)察等有關(guān)部門聯(lián)合組成。舉報中心的有關(guān)聯(lián)系方法應(yīng)當(dāng)在企業(yè)內(nèi)部予以公布。也應(yīng)該列入企業(yè)與供應(yīng)商簽署的陽光協(xié)議中。當(dāng)供應(yīng)商在和企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)人員處理各個業(yè)務(wù)過程中，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)員工利用職權(quán)對供應(yīng)商提出不合理的利益要求時，或者供應(yīng)商在拒絕了員工的非法要求后，受到該員工的無理刁難等情況，則可根據(jù)刁難者的級別情況分別向不同的中心提出舉報。對于涉及企業(yè)高層管理者或主管采購業(yè)務(wù)的管理者，供應(yīng)商可以直接向集團(tuán)舉報中心舉報。舞弊案件舉報規(guī)定同樣對全部采購-付款環(huán)節(jié)有效。
訪問供應(yīng)商制度
作為控制和預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的重要政策，企業(yè)應(yīng)該制訂內(nèi)控和內(nèi)審人員對供應(yīng)商進(jìn)行訪問的規(guī)定。企業(yè)除了高層領(lǐng)導(dǎo)――總經(jīng)理、主管采購的副總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)要定期或不定期地訪問供應(yīng)商外，內(nèi)控人員或者內(nèi)部審計人員也應(yīng)當(dāng)在檢查審計過程中，對被審計單位的供應(yīng)商進(jìn)行隨機(jī)抽查訪問。
內(nèi)控人員訪問供應(yīng)商可以直接了解供應(yīng)商對被審計企業(yè)相關(guān)人員的看法。內(nèi)控人員在訪問供應(yīng)商時，將告知供應(yīng)商關(guān)于有關(guān)人員訪問的具體規(guī)定。如果供應(yīng)商向內(nèi)控人員舉報的情況經(jīng)調(diào)查后確認(rèn)屬實(shí)，被審計企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)人員將立即被調(diào)離工作崗位并受到紀(jì)律處分。絕不能給企業(yè)員工留下日后報復(fù)供應(yīng)商的機(jī)會。內(nèi)控或內(nèi)審人員直接訪問供應(yīng)商，可以從特殊渠道對本企業(yè)員工遵守企業(yè)規(guī)定起到監(jiān)督和威懾作用。內(nèi)控人員訪問供應(yīng)商機(jī)制可以對采購-付款循環(huán)中的各個主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的舞弊風(fēng)險產(chǎn)生預(yù)防作用。
日常業(yè)務(wù)處理程序或政策
在企業(yè)制定的一系列預(yù)防舞弊風(fēng)險的政策措施中，其實(shí)最重要的措施就是日常的業(yè)務(wù)處理程序或政策。有許多程序和政策一開始的目標(biāo)通常是為了解決成本、效率和質(zhì)量控制方面的問題。但是在實(shí)際運(yùn)用這些管理程序時，對這些程序或政策只要稍加調(diào)整就可以起到預(yù)防潛在舞弊風(fēng)險的作用。
就預(yù)防采購-付款循環(huán)中的舞弊風(fēng)險來說，這些業(yè)務(wù)處理程序或政策就有許多，包括：
(1)采購政策中的“貨比三家”原則。即對企業(yè)的重大采購事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行多家比價然后擇優(yōu)選擇。該政策的初始目的是為了采購到質(zhì)量與成本匹配最合理的產(chǎn)品，從而在選擇供應(yīng)商時采取的一項(xiàng)政策。但是后來發(fā)現(xiàn)，這樣做的好處還可以預(yù)防獨(dú)家采購所形成的舞弊風(fēng)險。作為當(dāng)前國際上采購中的主流政策規(guī)定，多家詢價已經(jīng)被大多數(shù)企業(yè)所采用。
(2)質(zhì)量管理中的檔案管理規(guī)定。為保持對購買產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行追溯，企業(yè)要求采購部對所有購買的產(chǎn)品建立供應(yīng)商檔案。這種供應(yīng)商檔案的建立，可以避免采購業(yè)務(wù)人員壟斷采購信息，從而預(yù)防采購人員和供應(yīng)商之間建立非正常的業(yè)務(wù)關(guān)系。
(3)各種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)程序。建立企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，原來的目的是為了控制產(chǎn)品質(zhì)量。但是在驗(yàn)收供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量時，這些質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可以在一定程度上預(yù)防供應(yīng)商和檢驗(yàn)人員形成特殊關(guān)系。
(4)5s管理。所謂“5s”管理是指生產(chǎn)過程中的一種現(xiàn)場管理辦法。5s來自日文seiri(整理)、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔)、shitsuke(修養(yǎng))發(fā)音的第一個字母“s”，所以統(tǒng)稱為5s。5s活動不僅能夠改善生產(chǎn)環(huán)境，還能提高生產(chǎn)效率、產(chǎn)品品質(zhì)、員工士氣，其實(shí)還有預(yù)防包括采購舞弊風(fēng)險的作用。5s通常會被使用在庫房管理過程中。整潔良好的庫房環(huán)境，可以有效預(yù)防貨物驗(yàn)收環(huán)節(jié)的潛在舞弊風(fēng)險。
(5)精益生產(chǎn)管理思想。所謂精益思想是“組織和管理產(chǎn)品開發(fā)、作業(yè)、供應(yīng)商和客戶關(guān)系的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與過去的大量生產(chǎn)系統(tǒng)相比，精益生產(chǎn)以消耗較少的人力、空間、資金和時間制造最少缺陷的產(chǎn)品，以準(zhǔn)確的滿足客戶的需要”。在具體實(shí)施精益生產(chǎn)過程中，減少存貨是其中的一個重要內(nèi)容。為了達(dá)到降低存貨的目的，企業(yè)必須實(shí)行包括按訂單生產(chǎn)方式購買原材料，預(yù)防產(chǎn)生超額存貨。這里除了有降低存貨和提高存貨周轉(zhuǎn)率的作用外，精益生產(chǎn)思想還可以在一定程度上預(yù)防采購-付款循環(huán)中的訂貨環(huán)節(jié)潛在的舞弊風(fēng)險，主要是超額采購風(fēng)險。以求多賣產(chǎn)品擴(kuò)大銷售數(shù)量是供應(yīng)商的基本目的，下達(dá)訂單的業(yè)務(wù)人員為此通常容易和供應(yīng)商形成特殊的利益關(guān)系。
(6)庫房管理程序。在庫房的收發(fā)檢驗(yàn)規(guī)定中，有許多規(guī)定直接具有預(yù)防存貨收發(fā)過程中舞弊風(fēng)險的作用。這里包括：度量衡的檢查、稱量規(guī)定；貨物理化指標(biāo)取樣、分析和鑒定規(guī)定；貴金屬和危險化學(xué)品庫房的收發(fā)管理規(guī)定；露天堆場的管理規(guī)定等等。這里特別要強(qiáng)調(diào)的是對供應(yīng)商不合格品的讓步接受管理規(guī)定等等。
(7)采購合同審核程序。企業(yè)對采購合同設(shè)置內(nèi)部審核程序，一方面可以避免和供應(yīng)商之間日后產(chǎn)生各種商務(wù)糾紛的風(fēng)險，同時也具有約束采購部業(yè)務(wù)人員和供應(yīng)商之間的行為。
驗(yàn)證:根據(jù)采購合同等訂貨資料對采購物資進(jìn)行外觀檢查;數(shù)量清點(diǎn);核實(shí)檢查品名、型號、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)是否與合同(采購單)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)相符;物資的各種資料是否齊全、有效。抽檢:對采購物資在驗(yàn)證的基礎(chǔ)上按比例進(jìn)行的抽樣檢查來判斷其品質(zhì)，適用于檢驗(yàn)項(xiàng)目具有破壞性、量大不能進(jìn)行全數(shù)檢驗(yàn)、連續(xù)性生產(chǎn)的物資。全檢:對采購物資在驗(yàn)證的基礎(chǔ)上全數(shù)進(jìn)行理化綜合性能檢驗(yàn)來判斷其品質(zhì)，適用于對企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、裝置的安全環(huán)保影響較大的采購物資。檢驗(yàn)組織機(jī)構(gòu)我公司采購物資的檢驗(yàn)，采取供銷公司組織，質(zhì)檢部門實(shí)施、用戶自檢和外委檢驗(yàn)相結(jié)合的檢驗(yàn)組織管理模式。主要的化工原材料、計量器具、儀器儀表的檢驗(yàn)由質(zhì)量監(jiān)督管理部負(fù)責(zé);閥門的試壓試漏、設(shè)備備品配件的幾何尺寸檢驗(yàn)由供銷公司檢驗(yàn)組負(fù)責(zé);備品配件的理化檢測和無損檢測由弘旭精正公司負(fù)責(zé);調(diào)節(jié)閥的調(diào)校由弘旭電儀分公司負(fù)責(zé);關(guān)鍵設(shè)備的備品配件由于專業(yè)性強(qiáng)、特殊要求高，由使用單位自行檢驗(yàn);還有一部份瀘天化沒有檢驗(yàn)設(shè)備和資質(zhì)，需外委給具備檢驗(yàn)資質(zhì)的單位進(jìn)行檢驗(yàn)。因?yàn)榫唧w檢驗(yàn)項(xiàng)目分別由不同單位、部門承擔(dān)，故檢驗(yàn)管理組織、聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作量較大。證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會于2008年5月聯(lián)合《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(簡稱《基本規(guī)范》)，2010年4月企業(yè)內(nèi)部控制配套指引，要在上市公司范圍內(nèi)施行。由于采購物資檢驗(yàn)結(jié)果是采購結(jié)算和供方評價的重要依據(jù)，按照崗位職責(zé)不相容原則，檢驗(yàn)管理、檢驗(yàn)工作與物資采購應(yīng)相對獨(dú)立，尤其是具有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)相對獨(dú)立。權(quán)責(zé)分離、相互獨(dú)立的檢驗(yàn)組織機(jī)構(gòu)，能保障檢驗(yàn)管理更加有效地開展工作，確保企業(yè)利益不會受到損害。檢驗(yàn)信息化需求企業(yè)信息化作為對企業(yè)內(nèi)控制度規(guī)范化的重要工具，在對我公司采購物資檢驗(yàn)管理業(yè)務(wù)詳細(xì)分析的基礎(chǔ)上，檢驗(yàn)管理信息化不僅要發(fā)揮軟件工具的作用，而且還能起到多方協(xié)同工作和決策支持作用。主要需求包括:檢驗(yàn)管理方面:采購物資檢驗(yàn)管理的信息化，提升檢驗(yàn)管理業(yè)務(wù)處理的規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性和透明性，避免錯檢、漏檢的情況。檢驗(yàn)質(zhì)量控制方面:在檢驗(yàn)過程中實(shí)現(xiàn)動態(tài)跟蹤，隨時了解檢驗(yàn)進(jìn)度和檢驗(yàn)結(jié)果。檢驗(yàn)質(zhì)量追溯方面:采購物資的質(zhì)量是企業(yè)安全生產(chǎn)的保障之一，檢驗(yàn)信息化，可以做到檢驗(yàn)內(nèi)容和結(jié)果的正向、逆向可追溯。檢驗(yàn)質(zhì)量分析方面:提供按供應(yīng)商、業(yè)務(wù)員、物資類別、時間等多種方式在內(nèi)的統(tǒng)計管理報表。
檢驗(yàn)流程控制2009年初開始，供銷公司采購物資入庫檢驗(yàn)流程，并固化在金蝶EAS系統(tǒng)中，解決了瀘天化檢驗(yàn)管理過去手工工作容易存在的材質(zhì)規(guī)格型號填寫錯誤、應(yīng)檢而漏檢等問題。利用信息化平臺的嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性及易追溯性的特點(diǎn)，避免人為因素對檢驗(yàn)結(jié)果的影響。檢驗(yàn)流程的控制，特別是物料編碼的維護(hù)，確保了能夠正確地進(jìn)入檢驗(yàn)流程，從源頭上避免上述現(xiàn)象的發(fā)生，需檢驗(yàn)的物資應(yīng)勾選《采購檢驗(yàn)》項(xiàng)。按照不相容職責(zé)分離的原則，我公司的信息化系統(tǒng)進(jìn)行了權(quán)限設(shè)置的控制:采購計劃員通過勾選《采購檢驗(yàn)》項(xiàng)，設(shè)置哪些物資應(yīng)當(dāng)檢驗(yàn);采購業(yè)務(wù)員根據(jù)采購物資到貨情況制作《采購收貨單》，并根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行不合格品的處置;庫房保管員負(fù)責(zé)采購物資的數(shù)量和外觀檢驗(yàn)，如實(shí)錄入《采購收貨單》;檢驗(yàn)管理員負(fù)責(zé)下達(dá)《檢驗(yàn)單》開展無損、理化性能檢驗(yàn)工作，并根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果做出檢驗(yàn)結(jié)論;檢驗(yàn)人員負(fù)責(zé)按照《檢驗(yàn)單》進(jìn)行相應(yīng)的檢驗(yàn)工作。信息化系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置，有效地滿足了內(nèi)控管理的要求。進(jìn)度跟蹤管理利用信息化系統(tǒng)，可以非常方便地得到在檢物資明細(xì)，方便檢驗(yàn)管理員進(jìn)行檢驗(yàn)進(jìn)度的跟蹤，及時完成檢驗(yàn)。質(zhì)量分析采購物資的質(zhì)量，不是檢驗(yàn)出來的，而是在生供應(yīng)商科學(xué)量化評價指標(biāo)的建立，減少了人為因素，提供了對供應(yīng)商選擇的依據(jù)，交貨合格率也在穩(wěn)步地提升，2009年1～4月，隨著信息化系統(tǒng)地使用，檢驗(yàn)管理工作的加強(qiáng)，交貨合格率從4%提高到了96%，此后都一直穩(wěn)定在85%以上。
檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)化是檢驗(yàn)信息化的必然之路，首先是檢驗(yàn)流程的標(biāo)準(zhǔn)化。針對不同類別的物資，依據(jù)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，自動生成對應(yīng)的檢驗(yàn)任務(wù)單。同時，還應(yīng)滿足不同用途的相同物資檢驗(yàn)項(xiàng)目。其次，物料編碼標(biāo)準(zhǔn)化，物料編碼是從源頭啟動檢驗(yàn)流程的基礎(chǔ)，在物料編碼的生成和維護(hù)中，其相關(guān)的檢驗(yàn)信息應(yīng)正確，才能準(zhǔn)確啟動相應(yīng)的流程。第三是檢驗(yàn)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)符合相關(guān)的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，做到既不漏檢，也不過檢。第四是檢驗(yàn)數(shù)據(jù)信息化，通過信息化平成檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入并由系統(tǒng)按照標(biāo)準(zhǔn)判定，保持檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的易查找性和可追溯性。因此，標(biāo)準(zhǔn)化是信息化成功實(shí)施的關(guān)鍵。利用信息化平臺，規(guī)范檢驗(yàn)業(yè)務(wù)流程，控制檢驗(yàn)過程，避免由于人為因素出現(xiàn)錯誤等不規(guī)范的情況。同時，建立起科學(xué)的供應(yīng)商業(yè)績評價體系，真正做到“重點(diǎn)前移、關(guān)口下移”的安全環(huán)保的預(yù)控管理，保障化工生產(chǎn)裝置的正常運(yùn)行，從而提高公司經(jīng)營業(yè)績。
作者：宋曉慧 單位：瀘天化股份公司供銷公司
關(guān)鍵詞：物質(zhì)集中采購；內(nèi)控制度
中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展正在進(jìn)入一個全新時代。在新時期，中國經(jīng)濟(jì)將逐漸進(jìn)入精細(xì)化管理的時期。相比較現(xiàn)在的粗放管理模式，中國經(jīng)濟(jì)還需要完成一步重要的歷史蛻變。物質(zhì)采購是保障社會生產(chǎn)活動順利進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。
一、當(dāng)前物質(zhì)集中采購面臨的問題
物質(zhì)集中采購能有效降低采購成本，增加企業(yè)與供應(yīng)商的談判籌碼。因此，集中化采購是一項(xiàng)非常有有價值的探索。國內(nèi)由于在物質(zhì)集中采購方面的配套制度還不完善。因此，物質(zhì)集中采購方面還面臨這一些問題。
1.缺乏完善的監(jiān)管體系。物質(zhì)集中采購后，涉及的采購物質(zhì)量大、資金大。如果在物質(zhì)集中采購的過程中，沒有建立完善的監(jiān)管體系，就容易導(dǎo)致物質(zhì)采購部門的問題。這方面的監(jiān)管一直是當(dāng)前企業(yè)采購管理的難點(diǎn)。采購人員出現(xiàn)營私舞弊行為，將直接影響到物質(zhì)采購的質(zhì)量，給生產(chǎn)埋下安全隱患。據(jù)統(tǒng)計，每年企業(yè)因?yàn)椴少徣藛T舞弊造成的及其嚴(yán)重。
2.缺乏物質(zhì)集中采購的規(guī)范管理制度。一旦物質(zhì)集中采購，則采購的風(fēng)險系數(shù)就會越來越高。為了控制采購風(fēng)險，必須建立規(guī)范管理制度和采購流程。但目前國內(nèi)的許多企業(yè)在物質(zhì)集中采購方面還沒有建立完善的采購規(guī)范流程制度。制度的缺失也是造成集中采購問題的重要原因。國內(nèi)集中采購管理制度管理粗放，漏洞百出，是當(dāng)前急需解決的問題。
3.當(dāng)前物質(zhì)集中采購缺乏專業(yè)人才。高素質(zhì)的專業(yè)人才是實(shí)現(xiàn)物質(zhì)集中采購的關(guān)鍵。高素質(zhì)的專業(yè)人才必須具備良好的信息采編能力，對市場價格變化能及時了解。同時采購人員還需要良好的溝通接洽能力，能與供應(yīng)商之間進(jìn)行良好的溝通。除此之外，對采購物質(zhì)具備扎實(shí)的專業(yè)知識，能有效判斷被采購物質(zhì)的優(yōu)劣是一個采購人員必須具備的基礎(chǔ)知識。其次，根據(jù)生產(chǎn)的需要有時候需要采購人員制定物質(zhì)采購方案，扎實(shí)的專業(yè)知識是必不可少的。最后，作為一個采購人員，其職業(yè)道德操守水平也是及其重要的。高素質(zhì)的專業(yè)采購人員是集合專業(yè)知識和人格素質(zhì)與一體的。但目前國內(nèi)還很缺乏這方面的專業(yè)人才。
二、加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)實(shí)現(xiàn)物質(zhì)集中采購的策略
面對國內(nèi)企業(yè)在物質(zhì)集中采購方面面臨的問題，解決的關(guān)鍵還在于建立完善的內(nèi)控制度。只有建立了完善的內(nèi)控制度才能實(shí)現(xiàn)物質(zhì)集中采購的有效進(jìn)行。本人結(jié)合多年的采購實(shí)踐，對加強(qiáng)物質(zhì)集中采購的內(nèi)控制度提出以下策略。
1.不斷優(yōu)化集中采購內(nèi)控的管理環(huán)境。企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境是企業(yè)內(nèi)部影響內(nèi)部控制的各種因素的統(tǒng)稱。具體說來有：管理層和職工的職業(yè)素質(zhì)、企業(yè)內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)、采購監(jiān)督措施、與供應(yīng)商的外部關(guān)系等。例如：某企業(yè)就通過不斷斷優(yōu)化企業(yè)內(nèi)控管理環(huán)境實(shí)現(xiàn)集中采購的高效管理，其措施為：在企業(yè)內(nèi)部開展集中采購的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。有效的學(xué)習(xí)培訓(xùn)讓企業(yè)管理層要了解到物質(zhì)集中采購對企業(yè)發(fā)展的重要意義。另一方，優(yōu)化各個部門與采購部門的溝通合作，實(shí)現(xiàn)信息的有效傳遞。采購物質(zhì)的全面信息傳遞是實(shí)現(xiàn)采購有效進(jìn)行的關(guān)鍵。最后，建立科學(xué)的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)。優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)能有效提高企業(yè)組織運(yùn)營效率，效率的提高才能真正發(fā)揮物質(zhì)集中采購的優(yōu)勢。
2.不斷完善企業(yè)集中采購的風(fēng)險評估和防范體系。物質(zhì)集中采購不斷增加了采購的風(fēng)險，因此實(shí)現(xiàn)對采購風(fēng)險的有效評估和防范是非常必要的。為有效控制集中采購的風(fēng)險，本人所在的企業(yè)建立的采購風(fēng)險評估體系。采購風(fēng)險主要集中在：企業(yè)采購管理和供應(yīng)商管理方面。針對集中采購的特點(diǎn)，建立預(yù)算風(fēng)險評估、招標(biāo)文件風(fēng)險評估、供應(yīng)商信用風(fēng)險評估、合同風(fēng)險評估等四方面的風(fēng)險評估體系。并將風(fēng)險評估納入采購流程中必要的環(huán)節(jié)。防范體系是實(shí)現(xiàn)采購安全進(jìn)行的必要保障。實(shí)踐證明該企業(yè)采購人員貪污行為得到了有效改善。建立完善的財務(wù)監(jiān)管制度是非常必要的。
3.嚴(yán)格執(zhí)行采購管理制度和流程。首先，制定科學(xué)完善的采購管理制度是非常有必要的。在采購的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)設(shè)立采購控制制度，以此制定完善的采購制度和流程。其次，建立明確的職能分工職責(zé)體系。職能分工才能更好的實(shí)現(xiàn)崗位間的相互監(jiān)督。生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，采購部結(jié)合財務(wù)部制定采購預(yù)算控制制度根據(jù)生產(chǎn)計劃制定采購方案，提交公司管理會議審核。核算通過后采購部門開始進(jìn)行采購招標(biāo)、洽談、簽訂合同等等工作。做好采購合同的管理、采購檔案管理、財務(wù)票據(jù)等等工作。
4.提高采購人員的素質(zhì)水平是關(guān)鍵。受企業(yè)傳統(tǒng)觀念的影響，許多企業(yè)對采購部門人員的安排一般都比較敏感，在很多私企其采購部直接是聘用的老板親屬。正是這方面的原因，國內(nèi)企業(yè)采購人員的素質(zhì)水平一直得不到有效改善。在實(shí)施有效財務(wù)預(yù)算控制體系、完善采購流程的基礎(chǔ)上，提高采購人員的素質(zhì)水平也是非常必要的。大膽聘用職業(yè)的專業(yè)的采購人員，以其專業(yè)知識服務(wù)企業(yè)。同時，重視采購人員職業(yè)道德教育也是非常有必要的。在采購團(tuán)隊(duì)開展一定的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷能不斷提升其專業(yè)素質(zhì)還能有效提高采購人員的道德素質(zhì)。
三、結(jié)束語
物質(zhì)集中采購將在未來時候發(fā)揮重要作用，但建立完善的內(nèi)控制度是關(guān)鍵。采購預(yù)算、科學(xué)的采購流程、不斷提高采購人員素質(zhì)是完善的企業(yè)內(nèi)控制度的重要方面。加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)控制度實(shí)現(xiàn)物質(zhì)集中采購，將促進(jìn)企業(yè)管理水平的有效提升。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊幫文：淺議內(nèi)部控制制度設(shè)計[J].公用事業(yè)財會，2006（3）：29-31.
關(guān)鍵詞:新醫(yī)院財務(wù)制度 內(nèi)部控制
如今我國的醫(yī)藥衛(wèi)生體制的改革已逐漸深入，而醫(yī)院內(nèi)部控制的薄弱性也在逐漸凸顯。為應(yīng)對此局面，新醫(yī)院財務(wù)制度也已更加深入的提出了加強(qiáng)醫(yī)院科學(xué)化、精細(xì)化管理的發(fā)展方向。正因如此，如何完善醫(yī)院的內(nèi)部控制機(jī)制在醫(yī)院的發(fā)展中已顯得尤為重要。
一、醫(yī)院財務(wù)內(nèi)部控制的概念以及目標(biāo)
醫(yī)院的財務(wù)內(nèi)部控制是一種保證資產(chǎn)的安全及穩(wěn)定和業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確執(zhí)行而實(shí)行的一種適合醫(yī)院發(fā)展的特定的措施、政策與程序。因此，加強(qiáng)醫(yī)院的財務(wù)內(nèi)部控制是醫(yī)院發(fā)展的重要舉措。它能保證醫(yī)院業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，資金的正常有效使用以及醫(yī)院運(yùn)作的合法性與相關(guān)信息的真實(shí)性，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益乃至社會效益。
二、醫(yī)院財務(wù)內(nèi)部控制存在的問題
(一)醫(yī)院缺乏內(nèi)部控制建設(shè)的環(huán)境基礎(chǔ)
首先，許多醫(yī)院只單純重視醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展和服務(wù)環(huán)境的改善，而對于財務(wù)內(nèi)部建設(shè)卻表現(xiàn)出輕視的態(tài)度，忽略財務(wù)部門的管理以及對于控制機(jī)制的建設(shè)。這種做法直接導(dǎo)致許多醫(yī)院的內(nèi)部控制建設(shè)中的不足。其次，部分醫(yī)院仍未設(shè)立獨(dú)立的審計部門，這樣便很難實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)中資金的正常使用進(jìn)行監(jiān)管，從而無法實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院經(jīng)濟(jì)工作的充足的風(fēng)險防范與控制。某些醫(yī)院只注重對于大型硬件設(shè)備的改善而缺乏對其經(jīng)濟(jì)效益的考慮，因此導(dǎo)致雖然醫(yī)院的規(guī)模有所增大，但投資回報率卻相對較低。如果再缺乏內(nèi)部控制，這些大型設(shè)備甚至潛藏著經(jīng)濟(jì)風(fēng)險。
(二)醫(yī)院內(nèi)部控制的不系統(tǒng)
首先在醫(yī)院內(nèi)部控制中，許多崗位出現(xiàn)職權(quán)的交叉，職權(quán)劃分很不規(guī)范。同時，醫(yī)院中對于項(xiàng)目的審批工作存在重疊，某些職權(quán)劃分不清，存在著監(jiān)控漏洞。例如，財務(wù)的收支流程控制不全面，收支控制環(huán)節(jié)薄弱。對部分報銷業(yè)務(wù)控制不完備，對醫(yī)院的固定資產(chǎn)的管理不完善，大型醫(yī)療設(shè)備盲目置備，而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益較低，造成了資金的浪費(fèi)。其次，醫(yī)院內(nèi)部管理不完善，無法迅速發(fā)現(xiàn)并解決內(nèi)控管理中出現(xiàn)的問題，對醫(yī)院各項(xiàng)目的支出不能進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)算或預(yù)算無法有效的執(zhí)行，導(dǎo)致采購盲目，采購效益低下。
(三)醫(yī)院內(nèi)控管理信息系統(tǒng)不完善
醫(yī)院內(nèi)部包括眾多部門，其管理系統(tǒng)也相對復(fù)雜，于是對于信息的管理成為醫(yī)院內(nèi)控的主要方面，然而醫(yī)院內(nèi)部信息交流并不充分，這也因此成為內(nèi)部控制的阻礙。另外，醫(yī)院內(nèi)部各經(jīng)營流程并不清晰，財務(wù)部門無法對各環(huán)節(jié)都進(jìn)行有效管理，也因此使管理決策沒有充足的依據(jù)。
三、如何加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部控制管理
(一)提高對于醫(yī)院內(nèi)部控制體系建立的重要性的認(rèn)識
首先，應(yīng)意識到醫(yī)院的內(nèi)控管理是完善和規(guī)范各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的重要保證，是醫(yī)院內(nèi)各流程準(zhǔn)確有效執(zhí)行的保障，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)并在未來市場中核心競爭力形成的充分保障。其次，要認(rèn)識到建立完備的內(nèi)控管理體系有利于使醫(yī)院發(fā)展符合國家有關(guān)法規(guī)的要求，可以避免與國家有關(guān)政策的沖突，有利于醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。再者，充分意識到完善醫(yī)院內(nèi)部控制機(jī)制，有利于醫(yī)院管理層對風(fēng)險的預(yù)防與控制。還要有效的進(jìn)行宣傳，讓全體員工都意識到內(nèi)控建設(shè)的必要性，形成內(nèi)控建設(shè)所需的一股濃厚的氛圍。最后，建設(shè)過程中應(yīng)力求每個環(huán)節(jié)的設(shè)計都做到準(zhǔn)確合理，努力完善和健全這種機(jī)制。同時建立內(nèi)控體系建立工作中的監(jiān)督和考核機(jī)制
(二)加強(qiáng)對于醫(yī)院收入的控制
建立和健全價格、票據(jù)、收入、醫(yī)療預(yù)存款、退費(fèi)管理制度以及崗位責(zé)任制。合理設(shè)置醫(yī)院崗位，加強(qiáng)對各崗位權(quán)限及職權(quán)的劃分，加強(qiáng)對職權(quán)的監(jiān)督及制約，同時確保價格管理和執(zhí)行，收入票據(jù)的管理與使用，以及時辦理退費(fèi)與退費(fèi)審批等不相容工作的職權(quán)相互分離。門診、住院當(dāng)天的收入款額應(yīng)在當(dāng)天存入銀行基本賬戶，收費(fèi)人員當(dāng)天收取的支票或現(xiàn)金在當(dāng)天下班時間之前結(jié)賬上繳，當(dāng)天的收費(fèi)退費(fèi)等票據(jù)交給稽核人員進(jìn)行稽核并進(jìn)行詳細(xì)的登記。門診及住院的結(jié)算日報，收入日報，銀行的存款單等第二天必須交由計財處進(jìn)行核算及管理。另外，醫(yī)院的所有收入應(yīng)符合相關(guān)法規(guī)的規(guī)定，獲得的收入也必須開具國家規(guī)定的票據(jù)。應(yīng)按照醫(yī)院制度核算和確認(rèn)每日的收入。醫(yī)院的所有收入都交由財務(wù)部門統(tǒng)一確認(rèn)、核算、管理，禁止其他部門以及人員收取款項(xiàng)或開設(shè)賬外賬等。會計檔案人員統(tǒng)一確認(rèn)、管理醫(yī)院各種所得票據(jù)。按照醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定加強(qiáng)對票據(jù)的印制、購買、領(lǐng)用、保管、核銷、清查、遺失處理及歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)管，并對所得票據(jù)進(jìn)行詳細(xì)登記，防止空白票據(jù)的盜用或遺失。要加強(qiáng)對于結(jié)算時間的確認(rèn)。在醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中，應(yīng)明確各們住院收入，門診收入，并及時進(jìn)行核算。應(yīng)建立完善的退費(fèi)管理制度。退費(fèi)必須提供各種憑證、記錄以及繳費(fèi)憑據(jù)及證明，要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批，同時準(zhǔn)確歸檔和保存。最后，住院、門診、財務(wù)等部門應(yīng)設(shè)立特定的稽核崗位，對各種存根及醫(yī)院的收入進(jìn)行核查，保證收入的真實(shí)性和完整性。
(三)加強(qiáng)對于醫(yī)院支出的控制
建立和健全崗位責(zé)任制和支出管理制度。準(zhǔn)確劃分各崗位和部門的職務(wù)及管理權(quán)限，確保各項(xiàng)工作有條不紊的執(zhí)行，避免職權(quán)的重疊和濫用，加強(qiáng)對其監(jiān)管。各種支出應(yīng)嚴(yán)格按照國家的相關(guān)法律進(jìn)行，并按照醫(yī)院的規(guī)定進(jìn)行核算及確認(rèn)各項(xiàng)支出。同時，應(yīng)建立健全支出的申請、審批、審核以及支付等環(huán)節(jié)的管理制度，明確各單位職權(quán)。實(shí)行院長授權(quán)審批的制度，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的支出，授權(quán)人員應(yīng)認(rèn)真做好審批工作，按照規(guī)定進(jìn)行審批。另外，要加強(qiáng)對于支出的審核工作，同時，完善核算控制制度和支出的憑證控制手續(xù)，確保支出的真實(shí)性、及時性、完整性。建立和完善醫(yī)院醫(yī)療成本的核算制度，控制成本的支出，從而提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。
(四)提高內(nèi)部控制人員的綜合素質(zhì)
提高建設(shè)和執(zhí)行內(nèi)控體系的能力水平。作為一項(xiàng)創(chuàng)新性工作，內(nèi)部控制系統(tǒng)的建設(shè)和完善是一個長期并艱巨的過程。需要加強(qiáng)對于人才的培訓(xùn)以及吸收，組織一批綜合素質(zhì)高，創(chuàng)新能力強(qiáng)，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專業(yè)人才進(jìn)行這項(xiàng)工作。同時，可以建立內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的人才庫，借此培養(yǎng)一批具備專業(yè)能力的優(yōu)秀內(nèi)控建設(shè)人員。應(yīng)注意提高內(nèi)部控制人員的綜合素質(zhì)是內(nèi)控工作的核心所在，這對防止資金的流失、加強(qiáng)對于資金的管理、提高財務(wù)審核的完整性以及真實(shí)性都有促進(jìn)作用。同時，應(yīng)認(rèn)識到“以人為本”的內(nèi)涵及本質(zhì)，不能只是做做樣子或是人云亦云，更不能扭曲理解其真正含義。“以人為本”的核心體現(xiàn)便是提高內(nèi)部控制人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院內(nèi)部控制人員主要從事醫(yī)院的財務(wù)工作，所以醫(yī)院堅持財務(wù)部門工作的“以人為本”就應(yīng)高度重視對于內(nèi)部控制人員綜合素質(zhì)的提高。另外，應(yīng)認(rèn)識到內(nèi)控人員的創(chuàng)新意識和工作主動性在內(nèi)控建設(shè)中非常重要，因此在培養(yǎng)專業(yè)的內(nèi)控人員時應(yīng)著重其創(chuàng)新精神的培養(yǎng)。提高內(nèi)控人員的綜合素質(zhì)主要從以下方面進(jìn)行：
強(qiáng)化財會法制觀念和思想修養(yǎng)的訓(xùn)練。應(yīng)提高內(nèi)部控制人員的法制觀念及道德意識，加強(qiáng)其自身修養(yǎng)，提高其政治覺悟，健全內(nèi)控財務(wù)監(jiān)管機(jī)制，堅守職業(yè)道德，依法辦事。
強(qiáng)化其專業(yè)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。內(nèi)部控制人員應(yīng)具備嫻熟的專業(yè)知識以及較寬的知識面和扎實(shí)的基本功，這是如今內(nèi)控建設(shè)的基本需要。許多內(nèi)控人員只靠一張文憑吃飯，而不進(jìn)行不斷地學(xué)習(xí)和自身綜合素質(zhì)的提高，最終跟不上當(dāng)今行業(yè)的形勢的發(fā)展而被行業(yè)所淘汰。因此，為適應(yīng)如今行業(yè)的發(fā)展，內(nèi)部控制人員應(yīng)在工作之余，應(yīng)積極主動的不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)以及新出臺的政策或準(zhǔn)則，不斷地充實(shí)自己的專業(yè)知識，提高自己的業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而緊跟形勢發(fā)展，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)行業(yè)工作的需要。
(五)加強(qiáng)庫存物資和醫(yī)藥的控制
第一，建設(shè)并完善醫(yī)藥與物資的管理制度，明確各個崗位的職責(zé)以及權(quán)力，保證醫(yī)藥及物資的審批與請購、聯(lián)系詢價和確定供應(yīng)商、采購和驗(yàn)收、合同簽訂和審核、付款執(zhí)行和審核等不相容職務(wù)的分離。不能讓醫(yī)院的某以單獨(dú)部門獨(dú)立進(jìn)行藥品及庫存物資的業(yè)務(wù)。同時，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)管，合理配置各崗位職權(quán)。
第二，建立完善科學(xué)的藥品和庫存物資的請購及審批制度。加強(qiáng)藥品及庫存物資的預(yù)算管理，授予歸口管理部門相關(guān)的請購權(quán)并明確其職權(quán)，使請購過程按預(yù)算嚴(yán)格執(zhí)行。
第三，制定科學(xué)規(guī)范的藥品和庫存物資管理的流程。準(zhǔn)確規(guī)劃制定、審批、驗(yàn)收入庫、付款、倉庫管理、領(lǐng)用管理等各環(huán)節(jié)的控制要求，完善對于請購手續(xù)、采購合同、入庫憑證、驗(yàn)收證明、發(fā)票使用等工作的審核制度，保證各業(yè)務(wù)工作受到有效監(jiān)管和控制。
第四，建立和完善藥品和庫存物資的采購管理機(jī)制。醫(yī)院的各種藥品和庫存物資應(yīng)由單位統(tǒng)一進(jìn)行采購。同時，單位應(yīng)對采購方式、供應(yīng)商的選擇、驗(yàn)收的程序進(jìn)行準(zhǔn)確的規(guī)劃。對于部分涉及藥品集中招標(biāo)采購或者政府采購的采購執(zhí)行須嚴(yán)格按照法律法規(guī)執(zhí)行。
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