時間：2023-03-30 11:36:41
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1.1加強醫療業務檔案管理根據醫院業務改革歸檔范圍：一般醫院的醫務部、護理部均抓質量、管理，由于兩個部門各自獨立，難以把醫療業務綜合反映。隨著醫院管理專業化的要求，綜合業務部門走向專業化之路已成必然趨勢。為此成立專門質量管理部門-質量控制部，把質量控制的職能從醫務部和護理部中分離出來，同時全面監控全院的醫療質量，負責檢查、督促、改進、醫療糾紛事件的管理等，使質量管理工作逐步走向系統化、規范化、標準化。醫務部負責醫療制度的制訂與落實、進修管理、醫務人員調配、各科室業務協調、資源調配等日常醫務管理工作，管理病案室、院感科，醫務部就會形成較全面的相關資料。護理部負責全院護理人員的培訓、護理制度的制訂與落實、流程改造、人力資源調配、護理市場拓展、新技術、新項目開發等?？平滩控撠熑嚎萍忌陥?、報獎，帶教工作、繼續教育管理等工作，主要職能部門形成的資料較全面地反映一家醫院整體醫療業務的管理水平。根據日常工作和職能，職能部門之間需要經常溝通了解，及時變更歸檔范圍。
1.2建立一支高素質的專、兼職檔案管理員
目前兼職檔案員隊伍常不穩定，行政人員實行輪崗制，人員一年半載就會更換。應向各級領導宣傳檔案工作法規，提高員工的法規、責任意識。在人手方面予以支持。綜合檔案室要及時了解人員調動情況，并對新同志進行檔案管理培訓，每年邀請檔案局老師對全院兼職檔案員進行專業培訓，鼓勵檔案員參加繼續教育學習和外出理論研討交流。職能部門是醫院管理的主要部門、日常事務煩瑣，人員少、工作忙，希望把原始材料全部提交綜合檔案室，就不用再管了。檔案員需要不厭其煩地上門指導，有計劃重點幫助整理，從分類、裝訂、整理各個環節進行指導。1.3業務檔案的收集、整理、歸檔
醫療業務檔案的收集和整理，需要制定《醫療業務檔案歸檔制度》，參照文書檔案整理規則，按照年度－問題分類。(1)醫務管理主要有：醫療制度的落實、進修管理、會診協議和記錄、病例討論制度及記錄、學術委員會記錄、技術水平年度考核資料、醫療隊衛生支農工作匯總、下鄉證明、臨床醫療質量與工作效率年度報表、健康教育宣教資料、傳染病報告記錄、醫院內感染管理措施、監測記錄、執業醫師注冊管理，以及藥劑、檢驗、病理、麻醉、放射的管理。質量控制管理主要有：醫療事故爭議登記報告處理、醫療安全報告措施效果評價，安全教育內容會議記錄、服務質量監控組織、病歷書寫質量標準及監控考核方法、年及季度監控匯總。護理管理制度落實檢查記錄、護理查房記錄、護理教學培訓記錄、護士技術操作考核評價記錄、護理書寫質量考核。(2)專業技術人員業務檔案的收集整理：為全面反映員工的專業技能和業務素質，對每一位專業技術人員建立業務檔案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部門說明要提供的材料范圍，讓他們平時有意識地積累資料。向多部門收集，需要較好的溝通協調能力。各部門提供的材料較瑣碎且數量大，每年由各部門派人一起整理。專業技術人員的業務檔案包括四方面主要內容：①基礎材料：個人基本情況，包括個人簡歷、工作經歷；有關學歷、學位證明、證書；從事專項技術工作的年限證明材料；參加各種專業培訓學習的證明、證書、鑒定、成績單；參加支農和衛生下鄉等醫療工作情況。②從事衛生技術工作的成果材料：著作專題研究報告；學術論文；專業技術新成果鑒定書；其他具有備案價值的各種技術工作成績的證明。③專業技術任職、技術資格評聘材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考評表、審批表、證書復印件、聘任合同、任命書。④其他材料：三基考核材料、先進工作者證書、獎狀；對外合作攻關成果材料；參加專業學會的證明；工作失誤差錯材料。(3)完善的病歷檔案：病歷檔案對醫院有著特殊意義，它是醫療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉歸的全過程。病歷檔案是醫療活動信息的主要載體，教學的極佳教案，科研的良好素材，而且也是評價醫院醫療質量、技術水平、管理水平的依據，同時又是在發生醫療糾紛時醫院舉證的重要依據。特別是近年來，病歷檔案在刑事訴訟、金融保險等服務方面發揮了主要作用。病歷檔案保管完好，能及時地收集、整理、歸檔、利用，并且與醫院管理系統數據接口，使用方便，為臨床研究發揮了很大的作用。
1.4重視利用，加強編研為臨床服務
根據醫院醫療業務管理的需要，檔案管理人員在各部門調研溝通的基礎上，編輯出：《醫院管理制度匯編》、《各部門崗位職責和人員職責》、《基礎數據匯編》、《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》、《醫學論文匯編》、《疾病病種索引》等十余種匯編材料，為醫務人員在平時工作參考提供方便。其中《病歷書寫指南》、《常用藥物手冊》對每位醫生來說都非常重要。
2加強醫療業務檔案管理的建議
關鍵詞：檔案管理;物資企業;應用;改進
1檔案的價值
檔案是企業在生產經營中直接形成的歷史記錄。檔案在內容上是原始記錄，是信息和知識的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內容紛繁，而且種類多樣，如文書檔案、財務檔案、人事檔案、業務檔案等。檔案的價值是檔案在利用過程中產生的實際效益。
1.1歷史文化價值
檔案的價值是“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”。檔案作為一種特殊的文獻，是人類活動的產物，具有特殊的價值，其憑證價值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實性和多樣性。
1.2經濟價值
對于人事檔案和業務檔案來說，人事檔案記錄著一個人的學習經歷、工作經歷、職務職稱以及個人的基本信息。這些材料已經成為很多商家關注的目標，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業務檔案被視為企業重要的無形資產，是企業知識產權檔案的組成部分，具有極高的市場價值。
1.3情報價值
傳統的檔案信息主要發揮參考價值和憑證價值。如今，越來越多的人已經意識到檔案材料作為一種知識資源所具有的情報價值。企業檔案是企業知識的重要組成部分，其完整的記錄了企業的宏觀和微觀發展情況，具有無可比擬的資源優勢，也是情報信息的重要來源。
2檔案管理在物資企業經營中的作用
物資企業的檔案是在各項生產、經濟活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業管理的一部分，是保存企業歷史真實面貌的一項重要工作。
2.1參考作用
檔案是物資企業發展的重要憑據，是企業發展的原始記錄。對重大項目的實施方案、計劃、策略、業務的評審材料等進行保管，可為后續物資管理型企業的發展提供參考。
2.2憑證作用
由于財務的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經濟活動的最初的書面材料。通過一定的單、表、卡片、臺賬等形式反映企業生產經營活動，是企業會計核算中最原始、最基本、使用最多、數量最龐大的憑證材料，是進行經濟核算的重要依據。財務檔案有很強的憑證依據性，不僅是經濟決策的重要依據，還對保護國家財產、執行國家財經紀律起到監督作用。
2.3可追溯作用
當物資企業與其他企業發生糾紛、訴訟時，檔案可發揮證據作用，提供了與爭議企業進行談判及可追溯的依據。
3檔案管理存在問題
3.1重視不夠
長期以來，部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、一收一放的事務性工作，不是主要工作，不能創造經濟效益。對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應企業追求精細管理的需要。
3.2標準化程度較低
對檔案工作標準化重要性認識不足，檔案部門所執行的標準與國家標準有所偏差。一些基層檔案管理人員認為檔案工作標準化只是推薦實行而不是強制執行，其價值和意義不大，所以沒有嚴格執行。在檔案的處理、保存和管理等細節上，僅是執行標準化管理的一部分規定，管理過程粗放。
3.3隊伍建設方面
隨著企業管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。由于企業將發展重點放在經營上，對檔案工作重視支持不夠，導致愿意投身檔案管理事業的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業培訓而致使業務能力無法適應檔案管理工作的發展需求。
3.4電子歸檔實施效果不佳
信息技術在各領域的廣泛應用實現了社會的快速化、智能化建設。目前許多企業的歸檔已將紙質檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，由于信息技術在檔案應用上不夠普及，檔案人員思想認知不清，操作技術不熟，導致由紙質檔案到電子檔案的轉變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新換代。
4改進檔案管理的措施
4.1做好檔案宣傳，強化服務意識，提高服務水平
利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價值、經濟價值、情報價值，提高對檔案工作重要性的認識，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹立服務觀念，增強服務意識，明確服務方向，端正服務態度，提高服務質量。服務質量高低是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是檔案工作者義不容辭的責任。
4.2加強檔案標準化建設
要保證檔案工作標準化質量，加強對檔案標準化實施的培訓和監督。培訓和監督可以由檔案行政管理部門組織，更新檔案標準化的相關知識，及時糾正標準化實施過程中偏離標準的做法，促進標準化活動正常有序的開展。
4.3建立健全檔案工作規章制度
完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要相關的制度做保障。檔案部門應建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責任中監督考核。
4.4加強檔案隊伍建設
提高檔案管理專業性，增強檔案人員的的責任感與使命感，不斷提升專業能力，培養高度的職業敏感性，及時做好檔案歸檔工作。企業應重視對檔案管理人員的選拔，定期對其進行專業培訓，保證持證上崗，建設一支具有較高專業水平和職業素養的檔案管理隊伍。
4.5加快檔案的信息化建設
1其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的發展進程
(1)增強檔案意識，建立高校檔案領導體制
近年來，凡申報考評的學?；窘⑵鹣鄳臋n案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。一些高校檔案館的建立，表明高校檔案工作地位正穩步提高，標志著檔案工作邁出了與學校整體建設同步發展的第一步。多數高校采取有效措施，加強領導對檔案工作進行決策、監督、執法、調控的力度，如成立校級檔案工作委員會等。多數學校將檔案工作納入學校的中期規劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發展創造了良性發展的環境。
(2)加強隊伍建設，檔案管理形成網絡
隨著學校對檔案工作認識程度的加強，檔案干部隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優化，人員年齡呈現年輕化趨勢，知識層次及專業素質均有較大幅度提高。多數學校已形成由學校領導分管、校辦主任主管，專職檔案人員負責，兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系。為學校檔案工作的正常開展提供了可靠的組織保障。與此同時，各校建立了相應了崗位責任制，與考核制度互為制約，將檔案工作“目錄管理”融入學校的“目標管理”中，從而形成“目標管理”的公共環境。因而有效的保證了檔案工作“目標管理”全過程的實施。
(3)建立健全檔案管理制度，與檔案工作進程保持同步發展
由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務日漸艱巨、為適應檔案工作快速發展變化的特點，各校采取一系列措施，如將檔案規章制度重新修訂后匯集成冊，制訂特色檔案管理制度等。通過制度建設，規范了學校檔案管理方法和程序，檔案材料的系統性得到制度保證，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制成為可能。
(4)檔案基礎業務建設步入規范化、標準化軌道。
高校檔案工作“目錄管理”將傳統的檔案管理注入了生機和活力。自此，打破了傳統模式中由于缺乏統一的工作標準而出現的分散管理局面，提出了科學、規范、標準的操作方式。部分高校檔案部門據此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關部門密切配合，參與學?？蒲谐晒b定、基建項目竣工、設備開箱驗收等重大活動，一定程度上實現了檔案工作和學校主要職能活動的同步管理。檔案分類日趨勢科學、合理，逐步形成了適合學校檔案工作實際的檔案分類方案，并在實體分類的基礎上，開始多途徑的嘗試信息分類的實踐。多數試點高校在經歷了整改過程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發展階段。并為檔案工作再上新臺階奠定了基礎。
(5)引入現代化手段，主動開發檔案信息資源
高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎上，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，編制出大量適合當前高校改革和發展的檔案編研資料。轉換被動服務方式，突出主動服務特色。依托現代科技，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。
2其實施效果給檔案部門帶來雙重收益
(1)硬件設施地更新、充實，使檔案管理條件和信息開發手段得到改善。
高校普遍增加了對檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨配備或更新了現代化設備，并配備了與之相應的專業人員，輔助檔案現代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。
(2)軟件收益顯著提高：
領導檔案意識加強，為檔案部門解決了大量現實問題。通過“目標管理”使檔案部門獲得與其他教學部門等同的位置，接授檔案專業考評，其考核過程和結果在校內引起關注和重視，客觀上提高了檔案部門在學校的知名度，為檔案工作在學校綜合管理中贏得了相應的地位。檔案人員的業務能力和工作水平在實踐檢驗中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規范化、標準化、現代化程度大幅度提高，檔案信息開發成果倍出，為今后的工作奠定了堅實的基礎。
從其整體收益不難看出，高校檔案目標管理不僅是對高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級階段步入中、高級發展階段的轉折點。
3從推進程度分析其實施過程的難點“目標管理”推廣實行后，一些學校在實施過程中，遇到了某些實際情況和“目標管理”的有關條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學校整體工作要求保持“四同步”發展等問題。究其原因，高校檔案“目標管理”是從檔案工作發展角度出發，對檔案工作的主體環節及周邊方面加以規范，力爭使之盡量合乎標準。然而，檔案管理作為一門邊緣學科，其承載內容涉及各個領域，管理方式滲透到多個層面。如果將檔案作為一個隔離體研究，則將失去其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動態的存在方式，應考慮到它與周邊介質的相互作用與影響。上述問題的主要癥結是“目標管理”的設置初衷沒能找準檔案工作的位置——服務性、輔，過分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎性、局域性表明它無法與學校整體的中心工作和重點任務并舉，更不能單方面越級協調學校的整體規劃和片面干預教、科、研工作的實施過程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發，重新審視高校“目標管理”的難點，站在管理者的高并，與平等級別的管理機關協調和處理檔案工作及周邊關系，相對而言則簡單些。從所周知，橫向協調和縱向隸屬的關系在處理問題的方式上顯然是不同的。據此可見，如欲加快高校檔案工作“目標管理”的推進速度，應當采用“最小阻力法”，將問題的難點由制發機關與教育行政主管機關協商解決。以此保證其下行的通達性，加強實施的可操作性。
4從高校檔案部門對考評工作的反饋意見分析其可能產生的中期影響
從目前高校檔案部門對考評工作的反饋意見看，認為考評基本反映出高校檔案工作的特點和檔案管理的全過程，具有較強的可操作性。但是，經過整體考評過程后，總感覺有些缺憾。在實際考核和驗收過程中，似乎比較偏重申報性文件資料的齊備與否，而實際工作的量化程度及考評前后的差異狀況未能充分體現出來。這樣會出現一些負效應，一些學校在初步了解了考評程序后，在申報文件和自檢報報告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實內功的修煉，致使高校檔案工作“目標管理”的效果大打折扣。如據此預測其中期效果，終究會對高校檔案工
關鍵詞：物業檔案管理；對策；創新
1.當前物業檔案管理存在的問題
目前物業檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：
1.1檔案管理人員專業素質不高。目前，我們雖然有了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉物業檔案內容，能進行物業檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。
1.2是檔案材料缺失情況比較嚴重。很多設施設備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱清單、安裝使用說明書、產品合格證書、產品原理圖等隨機文件，設備安裝、調試記錄、驗收單、移交清冊等重要檔案材料缺失，從而影響設備檔案的質量和設備的使用。
1.3是檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內容填寫不完整。
1.4是檔案管理不夠規范。材料排序雜亂無章。很多檔案中多年來形成的檔案材料簡單地塞到檔案袋中，沒有進行過整理和排序。
1.5是檔案材料缺失責任不清。由于檔案管理工作不規范，檔案材料在轉遞過程中手續不健全，對缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補充工作異常困難。。。
2.物業檔案管理工作存在問題的主要原因
針對當前物業檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個方面的原因：
2.1是對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少或是沒有，相關的制度和檢查考核措施沒有。在物業目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。尤其是一些基層物業檔案管理人員存在對物業檔案“只存不管”的現象。
2.2是檔案管理人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責任心不夠、業務不精。很多檔案材料的缺失應歸責于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應該入檔，哪些材料不應該入檔。
2.3是工作規范性不強，檔案管理格局混亂，職能不明確，機構不健全。很多企業的部門檔案都是自行管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，比如業主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。
2.4是物業企業管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業建設同步規劃、同步發展?，F在企業很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業近期和遠期規劃中，一般對物業規模、設施設備、人員結構等都作了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與業務同步發展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態度。
3.解決物業檔案管理工作存在問題的對策
通過對當前物業檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認為，要進一步做好物業檔案工作應從以下幾個方面入手：
3.1要從上至下加強檔案意識
企業領導要對物業檔案工作高度重視，通過完善制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業檔案工作作為物業質量管理和目標管理的重要考核依據。要通過組織參加檔案知識培訓、答卷等有效措施增強全體物業管理人員的檔案意識，達到人人關心檔案工作，人人支持檔案工作。
3.2要加強檔案管理人員的責任意識和奉獻意識
要安排綜合素質高、責任意識強、工作認真扎實、富有奉獻精神的人員從事物業檔案管理工作。物業檔案管理工作是一項長期性的工作，檔案管理人員應具備細心、耐心和恒心，把檔案工作當成一項事業。要保證檔案管理隊伍的穩定，切實為做好企業檔案管理工作提供充分的保障。
3.3要完善制度，進一步規范工作程序
檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據，需要不斷科學化、規范化，需要不斷完善改進，同時需要根據項目管理狀況不斷創新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應由專門的人員進行統一指導、監督和檢查，建立起一個完整的檔案管理體系。這個體系要始終規范檔案工作，要對檔案管理的實際效果進行檢查和監督，并且做到檔案信息共享。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，嚴格執行檔案管理制度，并結合實際制定切實可行的具體措施，抓好物業檔案管理的每一個環節的工作，使物業檔案工作走上規范化管理軌道。同時，在工作中，要嚴格執行工作規程，做到手續完備，為物業檔案管理工作奠定良好的基礎。
3.4要強化業務培訓
統一大家的思想認識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應加大對基層物業檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案管理人員的業務素質和綜合素質，使之能接受到更多更新的專業知識及管理技能。在物業人才培養中，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育納入計劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊，緊跟時代的發展，創新檔案管理手段，激發工作活力。
3.5要開發檔案資源，為物業管理工作服務
通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為物業管理及物業使用人服務。。同時，通過利用檔案為物業創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在物業管理中的地位和作用，促進檔案建設。
綜上所述，物業檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認識存在的問題和尋求切實可行的對策。因此，作為物業管理從業人員只有正視現實，及時調整管理思路，積極改進檔案管理的方法，與時俱進，才能適應形勢的要求。
【摘要】隨著我國會計電算化事業的不斷發展,會計業務執行主體發生了變化,使得會計檔案的管理工作也發生了變化,手工會計下所采用的檔案管理辦法已不適應電算化會計的需要。因此,必須加強會計電算化系統的檔案建設,即加快會計檔案管理的信息化建設,以適應新時期會計電算化提出的新要求,建好用好電子財務檔案,提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率,更好的服務于企業經濟建設。
【關鍵詞】財務檔案電算化檔案管理信息化
所謂會計電算化,是指計算機技術在會計工作中的應用,即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來,更好地參與單位的經營決策,加強財務管理。加強會計檔案管理信息化是企業會計電算化改革和發展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發展方向。管好用好財務檔案是企業財會工作向高水平發展的重要前提。
一、會計電算化特點
1、數據處理方式發生了變化
在傳統手工會計工作環境下,科目匯總表、資產負債表、借貸試算平衡以及相關的財務報表分析均需要進行人工匯總計算,使得財務人員的工作量很大,同時也容易造成數據上的計算錯誤。在電算化會計環境下,只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成,同時可以根據需要生成會計報表,這大大降低了財務人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現的錯誤。
2、數據記錄方式和保存介質發生了變化
手工會計方式下,數據記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數據可能會重復多次記錄。數據保存介質是“紙”介質,保存這些介質需要占用很大的空間,還需進行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環境下,數據保存介質是“磁盤”,磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空間,也使數據存取方便,同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中出現重復記錄的現象。磁性介質的保存除了需要紙介質保存所需的部分工作外,還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進行備份工作。
二、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性,不得隨意篡改。在企業信息化建設的過程中,財務保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,是搞好企業財務檔案管理的必然選擇。各級企事業單位實行會計電算化以后,由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件,財務人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調閱均在計算機上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據工作的實踐,總結出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。
第一,較之傳統的財務檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。
第二,傳統的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可使用。即會計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環境。
第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張,更主要的是磁性介質或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質或光盤。
第四,電子財務檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網,通過計算機操作和網絡交流,不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。
第五,電子財務檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。
正如上面所述,電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優點,但也有不足的一面。如具有系統依賴性,即需要一定的軟硬件環境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質量、載體存放環境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務軟件的版本數越多,即會計電算化檔案更需要科學的管理。因此,即使實現了財務檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。
三、電算化會計檔案工作的內容
1、搞好數據挖掘和整理,建好數據庫,并及時采集動態數據
檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎,其他的一切工作都建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體,實現檔案管理的信息化,必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地,是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上,必須建立企業財務檔案數據庫,可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫,如按標準制度、原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立,立即著手數據的錄入,將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。
2、搞好財務檔案信息網絡建設,提高檔案使用效率
檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡,一方面可以將業務上級的文檔以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務,也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢?？傊?網絡財務檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差,實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務檔案管理能力和質量。
3、搞好財務檔案管理輔助決策系統建設,做到定量分析與定性分析相結合,科學管理使用檔案
財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸,最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎,以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段,建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案,并對方案進行比較、分析和優化,最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。
四、如何做好電算化會計檔案工作
電算化會計檔案是電算化會計活動的產物,又是電算化會計活動的客觀表現,在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續進行的保證,是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證,是電算化會計信息系統正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統開發文檔資料的收集和整理、磁盤數據的收集和整理。
1、加強企業財務檔案管理的基礎設施建設
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎,而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期,應該由財務部門和檔案部門人員共同協商,分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊,提高效率。在財務軟件方面,應采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務軟件升級,保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。
2、做好電算化會計檔案的收集
所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份之外,還應收集計算機硬件系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統、網絡操作系統以及漢字操作系統;財務軟件的編程語言、數據庫系統類型;財務軟件的系統名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯系人以及與會計電算化軟件系統相配套的各種說明書及使用手冊。
3、做好電算化會計檔案的管理與保存
由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起的整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或者產生某些預料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
4、做好電算化會計檔案的整理和利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析,從而為企業或部門的決策者提供可靠的決策依據。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區過去、現在與將來的發展情況與發展趨勢,使決策者在遵循市場經濟規律的前提下,制定出適合自身發展的行為規范,改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型,建立一整套比較完善的決策支持系統,以實現會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可;(2)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然后再進行調閱。
5、提高財務檔案管理人員的信息化素質
財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程,始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍,是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員,逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況,滿足信息化建設工作的需要;加強財務檔案人員的繼續教育,以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則,著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高其掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規定,對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務檔案工作的客觀規律,更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。
五、電算化會計檔案應注意的問題
1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數據必須建立軟盤備份
根據《賬務系統管理制度》和《報表系統管理制度》的規定,賬務數據和報表數據的備份由數據管理員建立。備份次數每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續;用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進行轉貯;雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。
2、會計電算化系統數據執行主體和保存介質存在安全隱患
會計電算化系統數據執行主體是計算機。計算機系統由硬件和軟件構成。由于硬件系統存在物理易損性,一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因,將導致數據不能被處理,會計工作不能進行。數據處理的準確、高效主要依賴于財務軟件的質量和性能。一旦軟件質量出現問題將會影響到數據處理的準確和速度。一旦程序中出現嚴重的病毒,將會嚴重危害系統的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質由于受熱、受潮、折損等原因出現損壞,保存的會計數據將會丟失,如果沒有相關備份的話,將給會計電算化系統造成嚴重的損失,嚴重影響到企業的會計工作。磁性介質以磁信號存儲信息,如果數據被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作,如計算機病毒的防范。
3、電算會計檔案必要有專人管理
會計電算化系統的實施主體是“人”,但無論軟件質量如何優良,規章制度如何完善,作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用,有制度而不去執行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數據庫中的數據,非法取得口令,都是不行的。因此,企業管理者應當重視對檔案工作人員的選用與培養,增強檔案工作人員的職業道德水準和業務水平,達到電算會計檔案管理系統的主體誠信。這就要求會計電算化系統在處理業務時所產生的各種賬簿、報表、憑證均應由專人管理,并制定相應的管理制度。
4、加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護
網絡安全性的指標主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取;起用防火墻,隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系,限制外界透過防火墻對會計信息系統數據庫進行非法訪問;采用數據加密、回響檢查等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數據信息等安全隱患,保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。
關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理
1維護社會保險檔案，保護職工權益
隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。
我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。
隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。
2社會保險業務規范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。
社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。
為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。
社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。
3社會保險業務檔案管理的統一與標準化
社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。
3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。
3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。
3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。
保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。
關鍵詞：高校畢業論文管理；數字化；研究
中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）23-0213-03
0 引言
近年來，隨著招生規模的不斷擴大，高校畢業生數量持續增加，老師要承擔起更多的畢業論文指導任務，但教學資源，特別是軟件畢業生論文指導教師非常不足。各高校傳統的人工管理方式不能更好的滿足越來越繁重以及多樣化的論文管理工作，逐漸實現畢業論文管理的信息數字化。如濟南大學計算機工程學院開發了畢業設計題目申報與管理系統等，給我們帶來了值得學習借鑒的好經驗?，F在各高校越來越清晰的認識到本科畢業設計 （論文）的重要性，依據事實，與專業特色聯系起來，質量管理體系逐漸完善。筆者從工作實際出發，了解到雖然現在僅有不到10%的高校未將畢業論文管理工作作為教學工作的重要部分納入教育信息化進程，但不少高校仍沒有提高對其重要性和緊迫性的認識，克服和解決這一問題迫在眉睫，勢在必行。傳統手工管理畢業論文的趨勢，必須從數字化構建畢業論文管理平臺著手。
1 畢業論文信息數字化管理的必要性
目前，在對學生綜合素質以及學校教學情況進行檢驗時，重點依據的就是高校畢業生的畢業論文，它在整個指標體系中的地位很高。除了是高校人才培養計劃的重要一部分外,也能考察學生獨立分析和解決問題的能力，對于培養學生追求真理、提升科研能力也具有重要的意義。我們所說的高校學生畢業論文，具體來講包括本科生、碩士研究生及博士研究生的論文三種類型，分為優秀和普通論文二個等級制。這些論文大多數成為學校教研利用的重要資料之一，具有較高的學術和利用價值，其質量是衡量教學水平以及學生畢業與學位資格認證的重要依據，同時，還促進了學校信息的公開數字檔案室實時接收來自辦公平臺及業務系統的大量第一手的新鮮檔案資料，師生們可隨時突破時空限制足不出戶便可查詢相關論文教研檔案資料，改變了原有手工被動的查檔方式，論文的保管與利用價值得到了進一步體現。因此，科學及時有效實行數字化管理畢業生論文，對高校教學、科研的發展以及教學檔案管理，都具有重要的現實意義。
現在大部分高校在儲存印刷品論文或采用雙軌制同時收藏電子版的論文制作成光盤，但效果不是很好,究其原因主要有：①學生論文太多，制成印刷品在儲存上存在困難,制成光盤在擴充上存在困難；②運用以上兩種方式收藏論文,在查詢時不方便；③紙質文檔數量大，往往“沉睡”在庫房不易開放，造成師生查閱受限，利用率低下而且占用庫房面積，極大浪費了庫存空間。由此可知，由于畢業論文數據量大、效率不高、差錯率高等因素的影響，信息數字化管理應運而生，其發展前景也非常廣闊，而在高校畢業論文管理平臺的協助下，可達到解決這些問題的目的。傳統的人工管理加紙質存檔方式需要大量的人力、物力、財力，同時造成以下問題：
1.1 管理效率低下 在管理論文時，要發放很多文件，填寫各種表格。那么多的文件在管理時容易出錯。若將這些文件表格進行網上集中管理、查閱、填寫等，將大大提高工作效率。
1.2 互動渠道不暢 如果不依托網上信息技術，就不能建立一個有助于各級管理人員、師生間面對面溝通交流的互動平臺，很可能出現信息和接收不一致、不能準確傳遞信息等情況。論文的統一格式和修改則需要教師逐字逐句地在文中作標注或通過電郵的方式發送等。
1.3 答辯成績共享難 最后進行的是畢業論文總評，給學生確定一個客觀、公正的畢業設計（論文）的總評成績不是件簡單的事情，是很復雜，這其中的困難可想而知。傳統方式一般采取等級制，進行小組表決，最后確定該生的總評成績。這種方法耗費的時間比較多，主觀性比較強。如使用系統答辯功能，將答辯記錄、答辯小組意見等結果提交等，為答辯小組成員共享資料提供科學便利，同時，老師對論文給出建議成績和答辯成績，折算提交后自動進入數據庫，學生可自行查詢成績，不必進行人工匯總。
1.4 數據缺乏同一性 畢業論文管理參與人員太多而且不集中，容易造成信息的不一致。如學生最初選題和最終論文題目，如果在論文秀做過程中有所改變，就會導致數據不一致；論文寫作中會經過多次修改，不同的修改稿會由于手工管理出現錯誤進而導致提交錯誤等。
2 建立高校畢業論文管理信息平臺可行性
應用高校畢業論文管理系統整合那些分散的信息，讓師生在一個互動的平臺上完成論文過程，對于改善論文管理工作的質量和效率都是非常有幫助的。另外，系統中工作流技術的應用，可使各高校充分利用現有的網絡計算機豐富資源并根據各自不同的論文管理過程靈活選擇工作流程，具有較好的普適性。
長期以來，學校的教室幾乎成為了學生接受系統教育的唯一場所,而且教學活動的時間也受到了限制?，F在各種專題數據庫網絡的應用就是很好的例子，師生可以使用專用軟件平臺、各種即時通訊軟件，用文字、音頻、視頻進行即時的交流，即使教師不能即時回答問題，學生也可以用發帖的方式留言。因此教學的場所可以是任何互聯網所能觸及的地方，教學時間可以是任意的。如果能充分挖掘和合理利用即時計算機通訊軟件的功能，并且在教學中因勢利導，可以使教學突破時空的限制，不但可以成為教師教學非常有效的輔助教學手段，而且還能最大限度地激發學生的學習興趣，同時，系統的應用，也將促進了畢業生論文檔案管理質量的提高，達到了論文教與學以及檔案數字化管理的雙贏目的。
關鍵詞：民營 企業 檔案
1.民營企業檔案管理的意義
隨著經濟結構的調整，我國民營經濟出現了迅猛發展的良好勢頭。民營企業發展較快，經濟總量提升，已成為我國經濟發展的一支新生力軍，在國民經濟發展中發揮著越來越大的作用。
非公有制經濟是社會主義市場經濟的重要組成部分。民營企業在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案已成為經濟發展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了民營企業誕生、發展的歷史過程，記錄了民營企業在國民經濟和社會發展中所發揮的重要作用。如果不加強民營企業檔案管理，一是不利于企業檔案的齊全完整，無章可循，無約無束機制，形成的材料處理分散，無序狀態，不能完整地記述和反映企業發展的歷史面貌。二是不利于企業檔案材料安全。民營企業主與員工之間雖訂有勞動合同關系，但員工流動的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監督管理機制，一旦出現人員“跳槽”，輕則使企業的管理發生斷層，工作無法延續，增大管理成本。重則會導致企業的獨有知識產權流失，造成無法彌補的損失，甚至危及企業的生存。三是不利于企業的做大做強與創新發展。企業檔案材料的分散，無序保存，少數人占有企業重要的檔案信息資源，一旦發生利益沖突，持有者可能會以占有核心材料的條件，要挾企業主，造成企業管理的被動，尤其是入世后，市場競爭的日趨白熱化，沒有資料，信息數據的科學管理，就會在瞬息萬變的市場經濟中失去商機，嚴重阻礙企業的持續發展，為此，加強檔案資料管理對于規范民營企業行為、維護企業利益、規避市場經營風險具有十分重要的意義。
2.民營企業檔案管理工作現狀
2.1從檔案管理體制上看：大部分民營企業將檔案工作納入企業發展規劃和年度工作計劃，成立了檔案工作領導組織，明確了領導分管，設有檔案工作人員，各部門也有專（兼）職檔案人員。但還有些民營企業沒有開展檔案工作，即使開展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒有參加檔案行政管理部門組織的專業培訓，缺乏基本的檔案專業知識，也沒有做到持證上崗。
2.2從檔案管理模式上看：有部分民營企業檔案集中統一管理，絕大多數還有分散管理的形式。具體表現為辦公室、生產、設計和營銷等業務部門的檔案資料各自保管。企業領導檔案意識淡薄，認為檔案工作只是簡單的收集、整理、裝訂，并不能創造社會價值，不需規范的管理模式。
2.3從檔案工作制度上看：部分民營企業建有單獨的檔案管理制度，企業在相關管理制度中涉及檔案資料管理的內容，普遍存在著檔案規章制度不健全的情況，多數只有檔案員責任制一項，還不能堅持嚴格考核。
2.4從檔案內容種類上看：科技檔案構成了民營企業檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營企業是自主經營，將形成的材料，尤其是涉及到生產工藝流程、產品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數”人手中，實行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無序狀態，各項檔案業務建設薄弱，收、管、用三個環節存在一些待解決的問題。
2.5從檔案基礎設施上看：有的民營企業建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機、復印機、滅火器、空調等必要設備。但多數企業沒有專用的檔案庫房和必要的設備。
3.民營企業檔案現代化管理的必備條件
3.1確定民營企業檔案的管理模式原則
不同類型民營企業應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業規模形態相適應。一般而言，中小型民營企業可以實行單極管理，大型企業集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司屬混合型大型民營企業集團總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協議書”,明確規定檔案所有權歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態要與企業管理形態相適應。企業檔案管理按形態劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業檔案管理形態具有共存性與漸進性，至于某一企業采取哪種管理形態應與企業管理形態相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業中有不少高新技術產業，這種企業可實行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業技術形態相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡化管理是檔案管理運用現代技術的不同階段，企業檔案管理手段應緊跟企業信息化的步伐，但不能脫離企業技術管理形態盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動系統或內部局域網的企業，大量電子文件的生成會促進企業文檔一體化管理；而尚未實現網絡管理的民營企業可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。
3.2配備檔案管理人才，制定科學的歸檔范圍和管理制度
目前，民營企業大多重經營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內很難見到效益的工作不太重視。很多企業沒有專人負責檔案工作，缺乏必要的規章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業電子檔案建設不可缺少的必要環節。作為應用性很強的檔案工作、為了培養檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業自身也要加快檔案信息化管理規范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計算機管理和檢索，以及庫房的管理等。民營企業要將規章制度建設置于企業發展的大背景下研究，重新審查、整理和進一步完善原有規章制度，使規章制度適應新形勢發展的需要。
3.3全面提升企業檔案實體與企業信息整體管理水平
首先要強化檔案綜合管理。要按集中統一管理的原則，由綜合檔案機構對企業檔案實行統一整理和開發利用。對企業檔案實行綜合管理是當前國有企業轉制而成民營企業的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異?？梢詫嵭屑薪y一式的綜合管理，也可以實行統一領導、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業檔案工作的全面建設，充分發揮企業檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業內對文件、檔案實行統一管理，一般多見于信息化程度較高的企業。檔案部門除管理檔案外，作為企業信息化管理的一個職能部門對企業網上文件與紙質文件同時予以管理，對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質文件適應另行歸檔。該管理模式能使企業檔案工作與企業信息化進程同步進行，有利于推動檔案現代化管理。
參考文獻：
一．指導思想
以科學發展觀為指導，全面落實《綱要》精神，以打造高效課堂為重點，以提升教學質量為目標，向科學管理要質量，向高效課堂要成績，向教育科研要效益，向教師素質要水平。大力加強教師研修，不斷提高教師業務素質；扎實推進素質教育和新課程改革，努力培養學生的創新精神和實踐能力，減輕學生過重的課業負擔，促進學生全面發展，全面提升教學質量。
二．重點工作
（一）深化課程與教學改革，全面提高教學質量
1．樹立以生為本，德智體美全面和諧發展的教學質量觀，面向全體學生，關注每一名學生，不讓一名學生掉隊。
2．全面落實課程方案，加強課程與教學評估。開全課程，開足課時，進一步提高校本課程實施水平。杜絕“滿堂灌”、布置超量作業等不良教學行為。保證學生體育鍛煉時間，培養學生良好的衛生習慣和學習習慣。加強心理健康教育，培養學生健康的志趣和積極的心態。
3．完善教學質量管理體系,加強教學質量監測。實行教學質量目標責任制和教學責任事故追究制。落實校干包級、班主任包班、教師包學科、包學生、包質量,教研員包學科、包學段、包質量。建立教學質量抽測、監測制度，完善教學質量階段性推進機制，做到“堂堂清、日日清、周周清、單元清、月月清”。完善“定期監測，發現問題，分析原因，制定措施，及時矯正”的“查擺改”教學診斷機制，及時召開階段性質量分析總結會，扎實搞好區、校、班、組各層面的“查擺改”工作，確保新課程教學質量目標的全面落實。
4．深化教學評價改革。堅持“從起點看提高，從入口看出口，從基礎看發展”的原則，科學評價教學工作，促進學生、教師、學校在原有基礎上的共同發展。從德能勤績諸方面全面考評教師，突出對教師教學實績的評價，重視過程性評價，促進教師的專業化發展。從德智體美等方面綜合評價學生，促進學生全面發展。
5．舉辦教學質量管理論壇。召開教學質量管理經驗交流會，召開全區中小學各學科教學質量管理研討會。
6．優化高中教學區域管理，加強高中教學視導和高考備考工作。加強初中學業水平考試備考的研究與指導。小學要完善校內學業水平評價和監控機制。
（二）扎實落實教學常規，規范教學管理
7．落實教學“六認真”，做到理念“新”，備課“深”，上課“實”，作業“精”，批改“細”，輔導“準”，檢測“嚴”，分析“透”，教研“活”，負擔“輕”，質量“高”。
8．規范各層面的教學檔案管理，使教學管理進一步科學化、規范化。
（三）深化課堂教學創新，向高效課堂要質量
9．以課堂教學改革年為主題，樹立“一切為了學生，高度尊重學生，全面依靠學生”的生本教育理念，做到以生為本、以學定教、以教導學、以學評教，推進生本教育實驗。優化課堂教學模式，突出學為主體，落實“三講三不講”，充分發揮學生的學習主體作用，千方百計調動學生的學習積極性?？朔灾v代練、以講代學、以教師“會”代學生“會”、只管進度不管效果等低效教學行為。
10．樹立學科、學校、全區各層面的課堂教學先進典型，開展各學科公開課活動和課堂觀摩研討活動。
11．優化課堂評價，按照“有備而聽、先測后評、以學評教”的原則評課，不斷提高課堂教學效率。
12．加強作業管理。做到教師先做，有發必收，有收必改，有改必評。
（四）加強教師業務培訓，提升教師教學素質
13．加強教師業務培訓，規范教師專業成長檔案管理。對新教師進行崗位培訓，組織教師業務考試。開展教師讀書活動、教學論文評選活動。
14．開展片區聯研，加強校本教研，提高教研精細化水平。
15．加強全區學科集體備課，開展說整冊教材或全冊教材活動，促進教師整體把握課標、考綱和教材水平的提高。
16．繼續實施骨干教師隊伍建設“十百千工程”，加強區級教學骨干隊伍建設。定期評選區級教學優秀教師、學科帶頭人、明星教師，開展全區第十二屆教學能手評選活動。
17．完善校本研修制度，加強校本研修,創新教研方式，加強網絡教研，提高教研效率，促進教師專業化水平的不斷提高。
（五）開展“學趕超”活動，提高教學管理水平
18．深入開展“學趕超”活動，充分發揮省市區三級教學示范校的示范帶動作用，定期開展教學管理經驗交流活動。通過“走出去”和“請進來”，及時學習、推廣先進教學經驗，取長補短，揚長克短，不斷提高全區教學管理水平。
（六）加強教育科研，提高教學效益
19．完善教科研管理體系，實施課題帶動戰略。發揮科研先導作用，加強課題研究，提高科研水平，解決教學難題。重點進行教師評價研究與實驗、整體建構和諧教學、新課程單元達標、合作探究課堂教學模式等課題的研究與實驗。
20．加強學法指導。教師要重視展示解題過程，幫助學生明晰解題思路，領悟解題方法。重視學情研究，優化學生管理。抓能力培養，通過一題多解、多題一解、畫知識樹等培養學生的思維能力。
抓學法指導,培養學生科學的學習方法；抓答題規范，用好錯題本、典型題本，培養學生良好的反思習慣；抓特長教育，從起始年級注意發現、培養學科特長生，通過興趣小組的方式加以培養。
