時間：2023-03-21 17:15:27
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三資企業(yè)檔案管理存在著比較大的差異，從檔案工作的開展情況上看，大致分為三種類型：
1檔案管理工作開展得比較好、有一定業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。這類企業(yè)的檔案工作一般歸屬于總經(jīng)理辦公室，由原中方檔案員兼管，檔案工作的開展基本按照國家規(guī)定的各項程序進(jìn)行，建立了明確的檔案管理制度，對于檔案的收集、整理、登記、分類等工作做得比較規(guī)范。
2檔案工作剛剛起步，基礎(chǔ)比較薄弱。這類企業(yè)一般規(guī)模比較小，開辦時間也比較短，各崗位人員比較緊張，沒有配備專門的檔案人員。但企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)具有一定的檔案意識，檔案工作處于初創(chuàng)階段，并為檔案工作創(chuàng)造了一些條件，這對企業(yè)今后檔案工作的發(fā)展還是有利的。
3檔案工作無人管理或無中方人員管理。這種類型的企業(yè)不少，其中又分為兩種情況：
其一，企業(yè)不重視檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識，不設(shè)檔案人員，企業(yè)在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴(yán)重。
其二，較大規(guī)模的外商獨資企業(yè)中，外方對檔案工作比較重視，也設(shè)有外方人員對檔案進(jìn)行管理，但是中方無權(quán)對其檔案進(jìn)行管理，造成這部分檔案信息的流失。
三資企業(yè)是改革開放后出現(xiàn)的新生事物，三資企業(yè)的檔案管理也對傳統(tǒng)的檔案管理理論提出了新的研究課題。究詰起來，造成三資企業(yè)檔案信息的流失這一問題的主要原因表現(xiàn)在以下幾個方面：
1檔案分散，所保存的檔案中原件少，復(fù)印件多，外方的檔案尤其是技術(shù)檔案，中方無法保管。對于外方來講，怕技術(shù)泄密是檔案分散保存的一個重要原因。從國外引進(jìn)的重要技術(shù)資料、市場信息等科技檔案，一般都控制在外方手中，中方的檔案工作無法開展，沒有有效的控制手段。而企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記、合同公證等檔案掌管在相應(yīng)的當(dāng)事人手中，事后不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復(fù)印件。這些問題直接導(dǎo)致檔案信息資源的部分流失，也使得檔案的憑證作用減低。
2檔案人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識。三資企業(yè)為提高工作效率，往往不設(shè)立專門的檔案人員，而采取兼職的辦法。三資企業(yè)中的人員一般來講綜合素質(zhì)較高，但是缺乏檔案方面的系統(tǒng)理論和實踐知識。在企業(yè)中缺乏有效的檔案管理制度，沒有把檔案工作納入職責(zé)范圍。這也使得檔案工作在三資企業(yè)很難開展，導(dǎo)致一大部分檔案信息的流失。
3在三資企業(yè)中從投資者的角度看，檔案不能給企業(yè)帶來效益或者說短期內(nèi)無法從對檔案的投入上獲得回報，所以索性不對檔案進(jìn)行投入。尤其是從資方的角度看，企業(yè)建設(shè)速度越快，越早日投產(chǎn)，贏利越早，短時間內(nèi)收回投資即已經(jīng)達(dá)到目的，無須再額外投入，從一開始就沒有把檔案工作納入企業(yè)建設(shè)中去。這就使得檔案工作的發(fā)展置后于企業(yè)發(fā)展速度，也造成一部分檔案信息資源流失。
檔案信息是一種無形資產(chǎn)，是國家的寶貴財富，在改革開放的今天，對三資企業(yè)發(fā)展過程中檔案的管理，也是對國家財產(chǎn)的有效保護(hù)。為使檔案信息資源不流失，針對上述問題應(yīng)主要采取以下對策：
1加強(qiáng)對三資企業(yè)檔案工作的宏觀管理。根據(jù)檔案法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，建立健全與三資企業(yè)體制相適應(yīng)的檔案管理制度。檔案行政主管機(jī)關(guān)應(yīng)加強(qiáng)對三資企業(yè)檔案工作的管理，使企業(yè)檔案工作納入企業(yè)管理計劃，力爭使檔案工作的發(fā)展跟上企業(yè)的發(fā)展速度。檔案行政主管機(jī)關(guān)還應(yīng)主動了解情況，上門為專兼職檔案人員進(jìn)行有針對性的服務(wù)，幫助其建立符合三資企業(yè)特點要求的檔案分類體系，為三資企業(yè)檔案工作發(fā)展提供有效的支持。
計算機(jī)信息技術(shù)下的城建檔案管理工作是具有一定的復(fù)雜性和技術(shù)性的，需要高素質(zhì)、綜合型的管理人才。因此，在城建檔案管理中，對于從事城建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、技能水平都有很高的要求，需要管理人員具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度、責(zé)任心和使命感，還需要有檔案專業(yè)知識和計算機(jī)應(yīng)用能力。
二、計算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用
1．促進(jìn)了城建檔案管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展
在計算機(jī)信息技術(shù)運行下，計算機(jī)信息系統(tǒng)可以對城建檔案的所有資源和數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合統(tǒng)一，能夠涉及城建檔案資源管理的總的全部的范疇。更為關(guān)鍵的是，使用先進(jìn)的城建檔案管理系統(tǒng)軟件，可以實現(xiàn)生產(chǎn)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)兩者的有機(jī)聯(lián)系，在系統(tǒng)集成作用下確保了資源數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。因此，從這一層面上講，計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用可以充分地實現(xiàn)城建檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展。
2．提高了城建檔案管理工作的精細(xì)化程度
計算機(jī)信試析計算機(jī)信息技術(shù)在城建檔案管理中的實施要點文/呂艷萍息技術(shù)是社會發(fā)展的先進(jìn)技術(shù)，主要的工作形式是按照電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的特點進(jìn)行的。因此，它在城建檔案管理中的應(yīng)用是在電子技術(shù)的支持下，把檔案資源按照電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行合理分類保存。
3．?dāng)U大了城建檔案的資源開發(fā)范圍
傳統(tǒng)的城建檔案管理資源的開發(fā)，主要范疇是在已有的圖文資料和比較容易獲得的小范圍資源的基礎(chǔ)上開展的，這主要是因為在資源的存儲以及傳輸技術(shù)上存在不足。在現(xiàn)代計算機(jī)信息技術(shù)的條件下，可以構(gòu)建出一套強(qiáng)大的城建檔案信息管理系統(tǒng)，不論是在時間上還是空間上，城建檔案管理都會有較大的突破，而且還可以提高城建檔案的服務(wù)質(zhì)量以及其所發(fā)揮的效用。
三、城建檔案管理的計算機(jī)信息技術(shù)條件
1．設(shè)備的配置方面
實行計算機(jī)信息技術(shù)，就必須要有完善的相關(guān)設(shè)備的配置。在整個系統(tǒng)中，最基礎(chǔ)的配置設(shè)施就是軟件、硬件系統(tǒng)，它是城建檔案信息化管理不可缺失的基本構(gòu)成要素。軟件方面主要包括數(shù)據(jù)管理、編制排版、檢索查詢、實體管理、安全保密以及系統(tǒng)的維護(hù)等功能，而且一定要能夠涵蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定以及統(tǒng)計等部分；軟件系統(tǒng)要有一定的實用性、通用性和可擴(kuò)展性；在硬件方面主要有計算機(jī)和必要的網(wǎng)絡(luò)周邊設(shè)備、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等部分。這樣可以充分地滿足網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化模式的城建檔案管理服務(wù)的日常需要。
2．電子化檔案建設(shè)方面
確保檔案信息安全是檔案工作中最基本、最核心的任務(wù)之一。檔案信息安全關(guān)系到國家檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)和歷史文化的長久傳承，關(guān)系到國家核心信息資源的有效控制。只有在切實保障檔案實體和檔案信息絕對安全的前提下，檔案事業(yè)才能健康順利地發(fā)展。檔案信息安全觀是檔案工作者在工作實踐中形成的對檔案信息安全本質(zhì)的認(rèn)識和看法。隨著形勢任務(wù)的發(fā)展變化，檔案信息安全管理的內(nèi)涵在不斷豐富，外延在不斷拓展，形式在不斷更新，必須以全面的、開放的、發(fā)展的、多維的眼光來審視檔案信息安全工作，摒棄那些陳舊的、狹隘的、落后的思想觀念，確立新的檔案信息安全觀。與傳統(tǒng)的檔案信息安全觀不同，新的檔案信息安全觀強(qiáng)調(diào)檔案信息安全是一個全面的、動態(tài)的、均衡的防護(hù)整體。所謂全面的，即檔案信息安全觀要由過去單一的、傳統(tǒng)的檔案保管、保護(hù)觀念向全面的檔案信息安全保障體系建設(shè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變。所謂動態(tài)的，就是要居安思危，提高風(fēng)險意識，開展風(fēng)險評估，根據(jù)存在的問題，動態(tài)調(diào)整檔案信息安全保障體系。所謂均衡的，就是避免檔案信息安全保障體系出現(xiàn)任何環(huán)節(jié)的短缺而對整個檔案信息安全系統(tǒng)構(gòu)成的威脅。
二、完善檔案建立信息安全設(shè)施，夯實基礎(chǔ)，強(qiáng)化機(jī)制
為了確保檔案信息安全，必須首先將建立檔案信息安全體系作為第一要務(wù)，以科學(xué)、合理、完善的檔案信息安全管理體制機(jī)制達(dá)到保障檔案信息安全的目的。諸如建立檔案信息安全危機(jī)預(yù)防與危機(jī)管理機(jī)制；實施重要檔案信息備份制度，提高抵御各種突發(fā)事件影響的能力；處理好檔案信息利用與保護(hù)的關(guān)系，提高檔案利用過程中檔案實體與信息安全的保障能力；完善受損檔案搶救制度，采取搶救和保護(hù)措施，把損失降到最低等各項制度措施，認(rèn)真做好檔案信息化建設(shè)過程中的檔案信息安全保障工作。
三、健全檔案建立信息安全制度，明確責(zé)任，形成常態(tài)
對檔案信息安全構(gòu)成威脅的因素來自各個層面和各個領(lǐng)域。因此，需要構(gòu)建一個全面的法規(guī)制度體系，即國家、地方和檔案部門從三個不同的層面建立健全檔案信息安全法律法規(guī)體系，來保障檔案的絕對安全。當(dāng)前，檔案信息安全管理的條款分布在《保密法》、《國家安全法》、《檔案法》、《檔案法實施辦法》和檔案工作的各項條例條令等規(guī)范之中，尚未形成專門的檔案信息安全管理制度或法律體系，需要我們依據(jù)國家的有關(guān)法規(guī)、結(jié)合檔案信息安全保障的具體實際，建立一整套具體可行的檔案信息安全管理制度，明確規(guī)定檔案信息安全的管理職責(zé)、管理要求、管理目標(biāo)、管理內(nèi)容等，依法實施組織管理，并形成常態(tài)化的趨勢。有了科學(xué)完善的檔案信息安全管理的法規(guī)，關(guān)鍵就在于具體、有效落實。必須在建立健全各項規(guī)章制度的基礎(chǔ)上抓好落實，要加強(qiáng)對檔案資源監(jiān)測，嚴(yán)格檔案的管理和利用活動，依法管理，按章辦事，科學(xué)有效地實現(xiàn)檔案的管理與保護(hù)。依法嚴(yán)厲查處破壞檔案、危害檔案信息安全的行為，對污染環(huán)境、盜竊檔案、破壞檔案的重大事件要嚴(yán)肅查處，堅決打擊。同時還應(yīng)當(dāng)注意到：檔案信息安全是檔案工作的中心內(nèi)容，不但要確保檔案在收集、整理、保管、編研中的信息安全問題，還要進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)責(zé)任意識，通過各級檔案部門和業(yè)務(wù)人員的分層包干、分層負(fù)責(zé)，消除檔案業(yè)務(wù)管理工作中可能出現(xiàn)的各種檔案信息安全隱患，確保檔案信息安全，努力做到萬無一失。
四、建立檔案建立信息安全隊伍，注重科研，培育人擦
關(guān)鍵詞：檔案知識發(fā)現(xiàn)公安數(shù)據(jù)庫
在當(dāng)前的社會轉(zhuǎn)型期，社會治安形勢日益復(fù)雜，突出表現(xiàn)是犯罪率明顯上升，新型犯罪不斷涌現(xiàn)，大案、要案層出不窮，犯罪的滋生速度快速遞增。這一嚴(yán)峻形勢使公安機(jī)關(guān)面臨著極大的壓力，而公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，對于警務(wù)創(chuàng)新、提高執(zhí)法效率、更有效地打擊與制止犯罪具有不可估量的作用。檔案工作是公安工作的一個重要組成部分。隨著社會日益進(jìn)入信息化時代，公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機(jī)關(guān)打擊各種違法犯罪活動、維護(hù)社會治安穩(wěn)定的過程中，發(fā)揮著越來越重要的作用。改革開放以來，黨和政府高度重視檔案資源的管理和利用，公安機(jī)關(guān)的檔案工作取得了很大進(jìn)步。但是，我們也應(yīng)該看到，由于種種原因，目前的公安檔案管理工作還存在一些問題，應(yīng)在實踐中努力解決。
1公安檔案信息化的現(xiàn)狀
目前，公安部正在實施金盾工程，大力進(jìn)行信息化建設(shè)，從而使公安機(jī)關(guān)的檔案存儲方式發(fā)生了根本變化，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。各地各警種分別建設(shè)了各自的數(shù)據(jù)庫來存儲相關(guān)的檔案信息，不僅刑事案件檔案資料(包括犯罪痕跡物證、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民戶籍、旅館流動人口、出入境人員、在逃人員、重點監(jiān)管人員、機(jī)動車、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案資料都以電子檔案的形式加以存儲，并在維護(hù)社會治安、打擊犯罪等工作中發(fā)揮了重要作用。如根據(jù)在逃人員數(shù)據(jù)庫進(jìn)行網(wǎng)上比對來抓捕通緝犯，極大地提高了抓捕效率。
另一方面，由于公安檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中存在以下問題，警方目前只能從這些檔案信息中進(jìn)行簡單查詢和統(tǒng)計匯總等工作，從而制約了檔案信息效能的發(fā)揮，阻礙了警方工作效率的提高。
1．1各警務(wù)數(shù)據(jù)庫彼此缺乏聯(lián)系，警方各部門間的檔案信息不能共享。刑偵、治安、戶政、消防、邊防、交通等各部門分別投入大量的人力、物力、財力建立了自己的一套信息網(wǎng)絡(luò)，然而由于種種原因，這些網(wǎng)絡(luò)未能有效互連，導(dǎo)致檔案信息不能在數(shù)據(jù)庫之間互相貫通、共享，以致形成了一個個的“信息孤島”。
1．2警務(wù)數(shù)據(jù)庫中檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性問題突出。各地警方一般根據(jù)本地財力等條件進(jìn)行金盾工程建設(shè)，信息化的標(biāo)準(zhǔn)、水平不一。目前各警務(wù)數(shù)據(jù)庫中檔案信息的種類繁多，且信息標(biāo)準(zhǔn)、信息存量、運行方式乃至軟件版本等也都存在著一定的差異，兼容性不強(qiáng)，成為制約檔案信息共享的一大障礙。
1．3許多公安應(yīng)用軟件不能充分滿足業(yè)務(wù)需要。表現(xiàn)在軟件開發(fā)環(huán)境不成熟，功能比較單一、運行不穩(wěn)定，時常造成檔案信息丟失、泄密，甚至貽誤正常業(yè)務(wù)工作：有的公安機(jī)關(guān)投入了巨額資金建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)，卻因應(yīng)用軟件不配套，只能進(jìn)行簡單的檔案文件傳輸，從而使整個系統(tǒng)的運行效率很低。
2知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)對公安檔案信息化建設(shè)的意義
不可否認(rèn)，公安檔案信息化建設(shè)取得了巨大成績，各警務(wù)數(shù)據(jù)庫已存儲了大量的檔案信息。能否充分發(fā)揮這些檔案信息的作用，是衡量公安檔案信息化建設(shè)成效的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是提高警方工作效率的關(guān)鍵。如果將知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)應(yīng)用于警務(wù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，則能從海量的檔案數(shù)據(jù)中自動發(fā)現(xiàn)令人感興趣的知識，如自動發(fā)現(xiàn)原本需經(jīng)領(lǐng)域?qū)＜曳治霾拍艿玫降陌讣€索等，從而為警方進(jìn)行科學(xué)決策提供必要的支持，這對于提高公安檔案的利用效果和警方工作效率，進(jìn)而提高公安檔案信息化建設(shè)水平都具有重要的意義。知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)的作用具體體現(xiàn)在以下幾個方面：
2．1在案件偵破方面，總結(jié)各類案件的發(fā)生規(guī)律，預(yù)測未來的防范重點，指出可疑人的特點，劃定犯罪嫌疑人的范圍，對案件進(jìn)行串案并案，為案件偵破提供偵查方向和線索。
2，2在交通管理方面，監(jiān)測路面狀況和交通流量，總結(jié)交通事故的發(fā)生規(guī)律，及時制定對策，有效疏導(dǎo)交通，以及減少交通事故的發(fā)生。
2，3在警力配置方面，科學(xué)、合理地安排警力，以應(yīng)對突發(fā)事件：在消防調(diào)度決策中對人員、車輛配置、水源安排、最佳路線選擇等提供最佳方案。
3知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用概況
數(shù)據(jù)庫中的知識發(fā)現(xiàn)(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又稱數(shù)據(jù)挖掘(DataMin-ing,DM)，是從海量的檔案數(shù)據(jù)中提取出需要的知識的技術(shù)，當(dāng)今的世界正處于一個“數(shù)據(jù)爆炸”的時代，但是要從浩如煙海的檔案數(shù)據(jù)中獲取真正有用的或感興趣的知識卻非易事，即所謂“人們被數(shù)據(jù)淹沒了，卻饑餓于知識”，于是數(shù)據(jù)庫中的知識發(fā)現(xiàn)(KDD)技術(shù)應(yīng)運而生。KDD一詞首次出現(xiàn)在1989年8月由美國人工智能協(xié)會組織的第11屆國際人工智能聯(lián)合學(xué)術(shù)會議上，此后，KDD研究吸引了越來越多的研究者。近年來，國內(nèi)外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、機(jī)構(gòu)競相投入大量資金以推動KDD的理論和應(yīng)用研究，眾多企業(yè)也正在或?qū)⒁獙嵤┮灾R發(fā)現(xiàn)為基礎(chǔ)的商務(wù)智能項目。一個著名的例子是美國加州WalMart超市對長期積累的顧客購物檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，結(jié)果發(fā)現(xiàn)購買紙尿布的顧客通常也會購買啤酒。經(jīng)進(jìn)一步調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這一地區(qū)的不少已婚男子常在下班回家的路上幫太太買紙尿布，順便會買一些啤酒，于是銷售主管立即進(jìn)行貨架調(diào)整，將紙尿布和啤酒的貨架擺在一起，并在附近擺放了許多佐酒的小食品，結(jié)果幾種商品的銷售量都顯著上升。
在警務(wù)領(lǐng)域，美國警方使用通用或商務(wù)數(shù)據(jù)挖掘工具，已實現(xiàn)了對知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)的初步應(yīng)用。如FBI將MicroStrategy商業(yè)智能平臺的報表及分析軟件應(yīng)用于反恐及調(diào)查工作，以及警方將地理信息系統(tǒng)(GIS)與犯罪信息中心(NCIC)相結(jié)合，從中發(fā)現(xiàn)犯罪線索、總結(jié)發(fā)案規(guī)律和進(jìn)行犯罪預(yù)防等。
我國警方現(xiàn)已初步建成了一些警務(wù)檔案信息系統(tǒng)，但目前這些系統(tǒng)并不支持真正意義上的知識發(fā)現(xiàn)任務(wù)，國內(nèi)在警務(wù)領(lǐng)域?qū)χR發(fā)現(xiàn)技術(shù)的研究離實際應(yīng)用尚有相當(dāng)遠(yuǎn)的距離。
4實現(xiàn)警務(wù)領(lǐng)域知識發(fā)現(xiàn)所要解決的關(guān)鍵技術(shù)問題
知識發(fā)現(xiàn)研究的發(fā)展趨勢是強(qiáng)調(diào)面向領(lǐng)域、面向最終用戶和面向?qū)嶋H應(yīng)用，在警務(wù)領(lǐng)域應(yīng)重點研究解決以下問題：
4．1數(shù)據(jù)倉庫和元數(shù)據(jù)技術(shù)。通過運用數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)來集中各個孤立的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)資源：通過元數(shù)據(jù)來管理異構(gòu)的數(shù)據(jù)，最終可實現(xiàn)各部門的數(shù)據(jù)共享。
4．2適合警務(wù)應(yīng)用的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和算法。特別是能夠適應(yīng)不同數(shù)據(jù)質(zhì)量和融合語義的知識發(fā)現(xiàn)算法，在知識發(fā)現(xiàn)中對新技術(shù)的應(yīng)用，以及分布、并行算法的設(shè)計與實現(xiàn)等是決定知識發(fā)現(xiàn)質(zhì)量的關(guān)鍵。
[論文摘要]檔案資源是國家信息資源的重要組成部分，檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門合作，多環(huán)節(jié)配套的系統(tǒng)工程。在文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的歷史新時期，檔案信息管理的創(chuàng)新是十分必要的。
我國已進(jìn)入文化創(chuàng)意歷史時期，檔案信息管理創(chuàng)新對于文化創(chuàng)意有著重要的基礎(chǔ)作用和助推作用。
檔案資源是國家信息資源的重要組成部分，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)，特別是數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)文化創(chuàng)意實現(xiàn)深層次開發(fā)，是國家信息化建設(shè)給檔案行業(yè)所提出的新課題。因此，加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)和管理就成為擺在我們面前的當(dāng)務(wù)之急。
一、檔案信息化是文化創(chuàng)意的基礎(chǔ)
信息化包括六大要素，即信息資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)應(yīng)用、信息產(chǎn)業(yè)、人才培養(yǎng)及信息政策法規(guī)。從這個意義上說，檔案信息化就是指檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化，從這個意義上說，檔案信息化就是指檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化，即在檔案收集、整理、編目、檢索和利用等各方面通過廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面開發(fā)檔案信息資源，加快實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。承擔(dān)著人類“記憶”功能的各類檔案，是政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各項社會活動的原始記錄，是知識的積淀、智慧的結(jié)晶的階梯。它根植于人類社會的方方面面，產(chǎn)生于政府行政、軍事指揮、經(jīng)濟(jì)籌劃、生產(chǎn)建設(shè)、社會治理、科技文教等各項活動。無論文化創(chuàng)意多么富有含金量和創(chuàng)新性，沒有這些學(xué)習(xí)資源的積累，再有能力創(chuàng)意與策劃者都是無源之水、無本之木。所謂長期積累，偶然得之，就是如此。
檔案信息內(nèi)容的廣泛、多樣、豐富和本源性、回溯性和連續(xù)性等特征，在文化創(chuàng)意的思維活動中有著獨到的作用。檔案翔實地記錄著不同的歷史時期對社會具有保存價值的事實或數(shù)據(jù)、經(jīng)驗或教訓(xùn)、科技發(fā)明或理論構(gòu)想，構(gòu)成信息社會政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文教等活動賴以繼承、發(fā)展和創(chuàng)新的知識背景。它,與電臺、電視臺、報社、出版社、情報所、圖書館等各種信息生產(chǎn)、貯存、傳播的單位一樣，是知識經(jīng)濟(jì)時代不可缺少的、十分重要的信息源單位，具有特殊的戰(zhàn)略價值。
我國即將迎來文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的期，加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)和管理，對于文化創(chuàng)意不僅具有基礎(chǔ)性的支撐作用，同時，還具有創(chuàng)新意義。
二、檔案信息資源管理創(chuàng)新是文化創(chuàng)新的需要
總書記在黨的十七大報告中，提出了推動文化大發(fā)展、大繁榮的嶄新課題，意義重大，令全國人民振奮，令世界華人鼓舞。十七大政治報告用了相當(dāng)?shù)钠撌鑫幕l(fā)展問題。“文化軟實力”、“文化創(chuàng)造活力”、“文化生產(chǎn)力”、“文化產(chǎn)業(yè)群”等新名詞頻頻閃現(xiàn)。報告提出，弘揚中華文化，建設(shè)中華民族共有精神家園是當(dāng)今社會的一大主題。世界已經(jīng)進(jìn)入文化產(chǎn)業(yè)時代。以十七大為標(biāo)志，我國已進(jìn)入了文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)這一新的歷史時期。文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為我國支柱性產(chǎn)業(yè)之一，為了使文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)更好的發(fā)展，迫切需要相應(yīng)的理論跟進(jìn)和指導(dǎo)，文化創(chuàng)意的特征和規(guī)律的研究具有理論價值和實踐價值。為了更好地為文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)服務(wù)，我們有必要加強(qiáng)文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的基礎(chǔ)理論建設(shè)，也就是說，作為文化創(chuàng)意基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分的檔案信息創(chuàng)新，也將有提到議事日程。
創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)是以文化發(fā)展經(jīng)濟(jì)為理念的，依靠的是文化資源優(yōu)勢，使人文資源和文化優(yōu)勢成為新的經(jīng)濟(jì)增長點。文化是發(fā)展創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的靈魂。離開文化，創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)如同沒有靈魂的軀殼。文化創(chuàng)意是對文化資源創(chuàng)造性的開發(fā)和利用，是文化對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展?jié)B透力、影響力的挖掘和拓展。高校既是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要基地，也是先進(jìn)文化的創(chuàng)新基地和重要輻射源。高校作為社會文化、科學(xué)的中心，既是人類文化集中傳播的地方，也是新文化的誕生地。圖書館、檔案館等均為創(chuàng)意活動提供了良好的基礎(chǔ)平臺。
另外，文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)歷史時期，歷史地把包括檔案信息資源在內(nèi)的與信息業(yè)相關(guān)的行業(yè)、部門置于基礎(chǔ)的戰(zhàn)略地位，為帶動行業(yè)素質(zhì)的提高和行業(yè)整體水平的全面進(jìn)步，必然賦予檔案行政管理工作創(chuàng)新的任務(wù)和職責(zé)，檔案工作由于在文化創(chuàng)意歷史時期的新的使命，檔案信息工作的創(chuàng)新任務(wù)就凸現(xiàn)出來了。
三、為文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的信息資源的對策
現(xiàn)代社會在信息資源開發(fā)的廣度和深度、時間與空間上帶來規(guī)模化效益。因此,文化創(chuàng)意，無疑給傳統(tǒng)的信息行業(yè)帶來了全新的視角，檔案、圖書及其他文獻(xiàn)的存在形式和傳播方式,導(dǎo)致信息行業(yè)必須為文化創(chuàng)意提供準(zhǔn)確、新穎的優(yōu)質(zhì)信息資源。
從目前的情況看，網(wǎng)上信息是檔案行政部門管理、指導(dǎo)、監(jiān)督工作的“盲區(qū)”和“真空地帶”。從檔案信息資源為文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)服務(wù)的要求出發(fā)，檔案行政部門應(yīng)盡快行使對網(wǎng)上檔案信息管理的職能，加快建立檔案信息資源網(wǎng),實施對網(wǎng)上信息資源的創(chuàng)新，用以適應(yīng)時代的需要。
要加快實現(xiàn)檔案信息自動化系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。目前，主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。隨著文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。并且一定要創(chuàng)新。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)的創(chuàng)新，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)是科技與文化相結(jié)合的新興產(chǎn)業(yè)。它迎合了一個重要的全球趨勢，即經(jīng)濟(jì)與科技、文化的一體化。進(jìn)一步說，經(jīng)濟(jì)的、文化的、知識的、信息的、科技的乃至心理的因素在創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)發(fā)展中越來越具有主導(dǎo)性、決定性的作用。它需要文化創(chuàng)意的碰撞、科學(xué)方法的推動、高新技術(shù)的支撐和數(shù)字文化的融會。所以，檔案信息工作必須為之提供優(yōu)質(zhì)的信息資源。
潛在的人才信息
經(jīng)濟(jì)的競爭和技術(shù)的競爭終歸到底是人才的競爭，是在企業(yè)內(nèi)部受重視的人才的數(shù)量和人才的質(zhì)量，對于整體的檔案建設(shè)中不僅僅是要加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專長、教育背景等。
在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對檔案管理的信息資源的開發(fā)與傳播進(jìn)行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進(jìn)行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向
檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進(jìn)行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)手段，并進(jìn)而開拓服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。
1檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻(xiàn)管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進(jìn)行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數(shù)據(jù)庫，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺，為用戶提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價值的檔案信息進(jìn)行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強(qiáng)對信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個平臺，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對企業(yè)的檔案管理建設(shè)進(jìn)行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進(jìn)行不同層次的進(jìn)行研究與開發(fā)，對基礎(chǔ)性的調(diào)控進(jìn)行項目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對策，參與到企業(yè)管理隊伍里來。
3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強(qiáng)檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進(jìn)行調(diào)控，還能掌握一定的社會地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進(jìn)行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實施品牌的傳略服務(wù)。
4提供人才交流信息。企業(yè)的檔案信息化部門的調(diào)控中加強(qiáng)檔案管理的學(xué)習(xí)，這樣在整體的企業(yè)管理流程中，將自身的建設(shè)融入到信息化調(diào)控中去，這樣使得資源的調(diào)控性建設(shè)能夠有效地運作，并把整體的檔案管路信息化進(jìn)行調(diào)控，完善企業(yè)的檔案管理自動化系統(tǒng)，并積極主動的進(jìn)行資源的規(guī)范化建設(shè)，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。
1 推進(jìn)檔案信息化并確保檔案信息安全的重要意義
隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理信息化過程中對安全保密的要求越來越高。實施檔案信息化管理后，加強(qiáng)了自動化、效率化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，數(shù)據(jù)經(jīng)錄入后能夠被反復(fù)并且終身使用，提高了數(shù)據(jù)信息的共享，同時便于搜索，打破了傳統(tǒng)的“一本一本，一頁一頁”的檢索形式，實現(xiàn)了即時即地查詢，從而提高了工作的效率。
另外，數(shù)據(jù)檔案的信息化有利于信息數(shù)據(jù)的二次使用和研發(fā)，提供了整個工作的工作效能和市場的運用能力，使得檔案資料由單一的管理數(shù)據(jù)變成一種可再生能源。檔案信息化管理有利于提高整個單位的技術(shù)水平，為協(xié)助走向一體化的進(jìn)程打下了堅實的基礎(chǔ)。
推進(jìn)檔案信息化本身又是一把雙刃劍，資料的存儲與利用在實現(xiàn)高效便捷的同時也面臨黑客攻擊、設(shè)備老化、人員素質(zhì)等諸多問題，一旦檔案信息特別是的重要檔案信息被泄露或遺失將造成重大政治影響和經(jīng)濟(jì)損失。全力確保檔案信息安全成為檔案管理業(yè)界應(yīng)當(dāng)高度重視并認(rèn)真加以研究解決的重要問題。
2 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)工作中應(yīng)當(dāng)引起高度重視的問題
檔案管理是一項具有機(jī)密性和專業(yè)性的工作。然而，在現(xiàn)實地檔案信息管理中由于制度不完善、信息系統(tǒng)漏洞、管理人員組織欠缺、故障原因等導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺失或泄露，給檔案管理的安全保密帶來了不良的影響。
2.1 制度管理不完善
制度是檔案管理信息化的保障。然而，一直以來，我們國家在檔案信息化管理過程中的立法規(guī)范建設(shè)還存在一定的滯后性，尋找相關(guān)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的時候不夠明確，另外，很多單位對檔案管理的重視程度不高，因此沒有形成健全的檔案管理的保密性法規(guī)制度，這為檔案管理過程中埋下了隱患。另外，管理規(guī)章制度不完善，借閱歸還手續(xù)沒有做好管理登記，人員流動的材料交接手續(xù)沒有按照正常的章程進(jìn)行清點。
2.2 信息系統(tǒng)漏洞存在
現(xiàn)如今，安全形勢不容樂觀，人們往往關(guān)注硬件設(shè)備，而對信息系統(tǒng)的管理缺乏一個整體的規(guī)劃和系統(tǒng)的分析。此外，隨著攻擊手段和攻擊方式的不斷進(jìn)步，原來的防御系統(tǒng)無法抵御日益強(qiáng)大的病毒和黑客，檔案管理系統(tǒng)的保密性越來越受到威脅。再者，硬件環(huán)境的不健全，為檔案信息化管理設(shè)置了障礙。比如，少數(shù)企業(yè)、事業(yè)單位的檔案信息化管理的存儲技術(shù)相對落后，用于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施破舊，經(jīng)常性發(fā)生故障，不僅不利于數(shù)據(jù)的更新，還會導(dǎo)致信息的缺失。
2.3 管理人員素質(zhì)參差不齊
管理人員是檔案管理系統(tǒng)中的重要一部分。但是，一直以來的檔案管理人員所表現(xiàn)出來的品德缺失，職業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)越來越引起人們的關(guān)注。在過程中存在，管理人員保密意識不強(qiáng)、工作疏忽、監(jiān)守自盜、惡意攻擊竊取等等現(xiàn)象。例如，有的人員容易將自私的思想帶到實際工作當(dāng)中，缺乏大局觀念；有的人員對組織的忠誠度不夠，往往為了一己私欲將檔案數(shù)據(jù)占為己有，通過不正當(dāng)?shù)慕灰资侄潍@取錢財；有的人員由于生活習(xí)慣的偏差，經(jīng)常性泄露信息；有的人員專業(yè)水平不夠，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，他們對計算機(jī)的操作能力不強(qiáng)，錯誤的使用導(dǎo)致硬件軟件破壞，數(shù)據(jù)缺失。例如，管理人員未經(jīng)授權(quán)復(fù)制、偽造、銷毀相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，影響信息的完整性和準(zhǔn)確性。
2.4 故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失
在實踐過程中，由于運行環(huán)境的變化，硬件的破壞、系統(tǒng)的崩潰、不正當(dāng)?shù)牟僮骰蛘卟《緪阂獾那秩牒推茐牡仍蚩赡軐?dǎo)致數(shù)據(jù)的殘缺或丟失。
3 破解檔案信息化帶來的保密安全難題應(yīng)當(dāng)采取的舉措
檔案信息化所帶來的保密安全問題直接聯(lián)系著一個單位的命脈。針對現(xiàn)在檔案信息化管理過程中存在的問題，通過分析研究，提出了要健全管理制度、完善信息系統(tǒng)、提高管理人員的素質(zhì)（忠誠度、保密性、業(yè)務(wù)能力）、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的定期備檔等方面的應(yīng)對措施。
3.1 健全管理制度
國家要加強(qiáng)對檔案管理信息化的管理，通過制定一系列法律法規(guī)來規(guī)范檔案管理，為檔案管理的安全保密提供法律保障。各單位要根據(jù)信息化發(fā)展程度和工作實際，建立規(guī)范有效地信息化檔案管理機(jī)制。通過不斷地梳理檔案管理的業(yè)務(wù)流程，制定一套有利于發(fā)展的技術(shù)規(guī)范來細(xì)化工作流程和步驟。通過建立科學(xué)的、合理的、符合單位實際和特點的檔案信息化管理制度，制定可操作性強(qiáng)、便于更新的操作規(guī)程，形成約束力強(qiáng)、人性化的執(zhí)行體系，落實責(zé)任歸屬制度，將檔案管理的職責(zé)權(quán)限分配到人，進(jìn)一步明晰各種責(zé)任關(guān)系，做到賞罰分明。
3.2 完善信息系統(tǒng)
我們要按照“總體規(guī)劃、分步實施”的原則，除了要健全配置刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等計算機(jī)硬件設(shè)備外，要不斷加強(qiáng)軟件的研制，廣泛運用現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)對計算機(jī)的監(jiān)控管理程序、故障檢查和診斷程序、數(shù)據(jù)庫管理程序等研究和完善。通過網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的鉆研和開發(fā)，為提高檔案管理信息化的保密性和安全性提供基礎(chǔ)保障條件；采用對訪問權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測控制、防火墻的裝置等來加強(qiáng)對保密安全的管理。在實際的管理工作中，我們要按照自身的行業(yè)特點，依據(jù)單位實際情況，注重實效，深化管理，研發(fā)和推廣能夠適應(yīng)單位檔案管理性質(zhì)和特點，符合單位檔案管理職能需要的個性化信息化管理軟件，進(jìn)而提高工作效率和使用程度。
3.3 提高管理人員的忠誠度和保密性及業(yè)務(wù)能力
管理人員隊伍建設(shè)是檔案信息化的關(guān)鍵，在很大程度上決定著檔案信息化發(fā)展的成效。檔案管理人員要更新現(xiàn)代化管理觀念，用發(fā)展的動態(tài)的眼光看問題，及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高管理人員的綜合能力和綜合素質(zhì)，加強(qiáng)在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)操作、工程技術(shù)等方面的培訓(xùn)，同時要關(guān)注并重視管理人員的價值觀人生觀、對組織的認(rèn)同感等的培養(yǎng)。例如，我們在檔案管理人員隊伍建設(shè)中，要加強(qiáng)人員的知識培訓(xùn)，提高隊伍的綜合素質(zhì)，完善整體的知識構(gòu)架。同時，要招兵買馬，加強(qiáng)優(yōu)秀管理人才的引進(jìn)，尋找一些專業(yè)型、復(fù)合型人才，提升隊伍的綜合競爭實力。
3.4 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的定期備檔
首先高校人事檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了高校人事制度改革。隨著高校的不斷發(fā)展，要求高校要加強(qiáng)與創(chuàng)新高校管理體制，其中高校的人事制度是高校管理制度改革的核心，通過高校人事改革推動高校人力資源的不斷完善，而高校人事制度的改革需要完善的人事檔案管理模式，即高校能夠快速的獲悉高校人力資源的各種信息，便于高校對人力資源的優(yōu)化配置，而這就必須要依賴具有信息共享性質(zhì)的信息化管理系統(tǒng)平臺；其次人事檔案管理信息化實現(xiàn)了高校人力資源的最大配置。人事檔案信息化管理就是通過計算機(jī)系統(tǒng)將高校的人力資源信息統(tǒng)一納入到信息共享平臺中。通過人事信息的網(wǎng)絡(luò)化管理實現(xiàn)了對人事信息的分類管理，便于及時的了解高校人力資源的個人信息，比如我們決定對某位教師進(jìn)行獎勵時可以直接通過計算機(jī)信息平臺調(diào)取它的個人信息，而不再需要進(jìn)行大面積的搜索，大大提高工作效率；最后有利于對實體檔案的保護(hù)。實體檔案是以紙張的形式存在，這樣人們在查找相關(guān)信息時需要不斷的翻閱紙質(zhì)檔案，人們在翻閱的時候不可避免造成對紙質(zhì)檔案的破壞，而實施檔案信息化后人們利用實體檔案查找信息的次數(shù)將大大減少，從而有效的避免一些重要的紙質(zhì)檔案損害的現(xiàn)象出現(xiàn)。
2高校人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題
2.1信息化管理的意識薄弱長期以來我國的高校人事檔案管理工作主要采取的是手工操作模式，對于信息化建設(shè)的認(rèn)識程度不夠，其主要表現(xiàn)為：一是高校人事檔案的存在比較分散，結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗分析，高校的人事處、教務(wù)處以及學(xué)生處都存有相關(guān)的人事檔案，可以說人事檔案存放的不統(tǒng)一，不利于檔案信息化的構(gòu)建。同時高校的人事信息收集情況也存在大量的問題，由于當(dāng)前高校基本實施的二級院校獨立管理的模式，造成高校對二級院校的人事檔案信息了解不清楚，檔案信息收集的不及時對檔案信息化系統(tǒng)的構(gòu)建會產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。二是高校的人事檔案管理工作仍然處于傳統(tǒng)的手工管理模式，并且以紙質(zhì)形式為主，沒有充分的利用計算機(jī)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。三是高校的人事檔案信息化硬件基礎(chǔ)相對比較匱乏。經(jīng)過筆者對多所高校的基礎(chǔ)設(shè)備調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校對信息化建設(shè)的重視程度還是比較高的，高校檔案管理人員配置了電腦、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，但是掃描儀、照相機(jī)的配置率不高，而這些設(shè)備的短缺必然會影響人事檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。
2.2人事檔案信息管理系統(tǒng)功能性比較差信息技術(shù)的不斷發(fā)展為高校人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)展提供了重要的平臺支撐，基于信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各個高校基本上都建立了人事檔案信息管理系統(tǒng)，但是就這些信息管理系統(tǒng)的運行效果看，其還存在不少的問題：一是高校檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫比較簡單，造成不能及時的對一些數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，影響人事檔案的工作效率；二是人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用性比較差，很多院校的管理系統(tǒng)沒有建立開放式鏈接功能，造成人事檔案管理系統(tǒng)的利用率比較差，比如信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的程序比較滯后，其不能兼容原始檔案信息，造成人們不能利用信息管理系統(tǒng)查詢需要的信息；三是人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)存在滯后性，導(dǎo)致現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)無法兼容一些文件格式。
2.3信息安全保護(hù)措施不完善人事檔案在某種程度上講具有保密性，因為人事檔案中記載了大量的個人信息，實現(xiàn)人事檔案信息化管理就需要面臨信息安全的問題，通過采取一系列安全保護(hù)措施避免因網(wǎng)絡(luò)安全而出現(xiàn)個人信息泄露的事件。但是高校在人事檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用中往往會忽視安全工作：一是高校的管理者對安全的重視程度不夠，意識不到人事信息的重要性，因此他們不愿意在安全防護(hù)方面投入更多的資金；二是對人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全性能的檢測、維護(hù)等工作落實不到實處，很多計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員不嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的安全檢測，比如不及時根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞進(jìn)行系統(tǒng)升級等。
3高校人事檔案信息化建設(shè)的具體對策
3.1強(qiáng)化高校人事檔案管理人員的信息化意識實現(xiàn)高校人事檔案管理信息化前提就是要強(qiáng)化人事檔案管理人員的信息化意識，提高他們對檔案工作的重視程度：一是高校的管理者要具有人事檔案信息化建設(shè)意識。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，構(gòu)建信息管理模式是新型高校發(fā)展的基礎(chǔ)與主要趨勢，一所高校的信息化建設(shè)水平很大取決于高校管理者對人事檔案信息化的重視程度，如果高校的管理者具有信息化意識，那么他們就會增加對高校人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入、制度完善等工作。二是提高人事檔案管理人員的信息化意識。檔案管理人員是檔案工作的具體操作者和使用者，如果他們沒有較高的信息化意識，那么無論學(xué)校的信息化建設(shè)水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。當(dāng)然高校的工作人員也要具有信息化意識，信息化建設(shè)離不開檔案信息的支持，如果高校人員不注重對相關(guān)檔案信息的收集，那么信息化建設(shè)也不能取得理想的效果。
3.2建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高校基本上實現(xiàn)了信息化管理模式，高校的網(wǎng)絡(luò)基本上覆蓋了高校的各個環(huán)節(jié)，高校網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)融入到日常的教學(xué)活動中，因此穩(wěn)定、全面的網(wǎng)絡(luò)覆蓋率為高校人事檔案信息化建設(shè)提供了重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，為檔案管理拓展了網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺。首先高校要建立基于檔案信息的身份驗證系統(tǒng)。高校人事檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)用戶的需求建立基于開放程度和開發(fā)范圍的控制系統(tǒng)，根據(jù)級別不同對其授權(quán)的范圍也要不同，比如對于一般人員只允許其具有查閱相關(guān)資料信息的權(quán)利，而沒有修改、輸入相關(guān)信息的功能。其次要合理設(shè)計人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計要遵循以下原則：規(guī)范數(shù)據(jù)庫的命名、控制字段的引用、庫表重復(fù)控制以及頭文件處理等。并且要保證數(shù)據(jù)庫的容量要符合高校的發(fā)展規(guī)模。最后加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部不同院系之間的人事檔案信息共享程度，基于當(dāng)前高校實施二級院校獨立管理的模式，導(dǎo)致二級院校之間的人事檔案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)人事檔案信息的共享。
3.3做好人事檔案數(shù)據(jù)資料的保密工作高校實施人事檔案信息管理在給高校的人事檔案管理工作帶來便利條件的同時，也給高校的檔案信息安全產(chǎn)生巨大的威脅，首先系統(tǒng)軟件的升級可能造成人事檔案電子信息的兼容問題，造成電子信息的不識別，影響用戶的正常使用，比如在傳統(tǒng)人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)時，其轉(zhuǎn)化的格式與高校的信息管理程序不兼容，這就導(dǎo)致人事檔案信息不被系統(tǒng)所識別。二是加強(qiáng)對高校檔案信息管理系統(tǒng)的安全技術(shù)防護(hù)措施。基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，一些網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等會侵犯高校的人事檔案信息系統(tǒng)，造成相關(guān)信息的泄漏或者丟失，為避免此種現(xiàn)象高校信息管理部門要通過設(shè)立防火墻、定期升級殺毒軟件以及做好加密技術(shù)等提高高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全。三是做好人事檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校的人事管理信息系統(tǒng)要杜絕與社會網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，從網(wǎng)絡(luò)源頭杜絕外來不良行為的入侵破壞。
3.4提升檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化高校人事檔案信息化建設(shè)需要一批懂計算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人才，因此高校要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)力度，鼓勵檔案管理人員進(jìn)行深層次的學(xué)習(xí)，通過系統(tǒng)的教育培訓(xùn)提高他們的專業(yè)技能。提高人事檔案管理人員的政治素質(zhì)。檔案管理人員必須要有高度的政治意識和保密意識，以較強(qiáng)的責(zé)任心對待人事檔案管理工作。高校要積極的引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，提升整個高校檔案管理工作水平。
首先，要建立一套安全有效的會計檔案管理制度與財務(wù)管理適應(yīng)，如操作管理制度、數(shù)據(jù)管理制度、機(jī)房管理制度等，這些管理制度同樣也是構(gòu)成單位內(nèi)部控制體系的重要組成部分。網(wǎng)絡(luò)安全是會計檔案的生命線，可以通過權(quán)限管理、加強(qiáng)密碼設(shè)置、安裝正版防毒工具等有效措施，使系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)得到安全保護(hù)。其次，對會計檔案資料實行電子文件與紙質(zhì)文件共同管理的制度，將兩者同步歸檔，既對紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對電子文件中的相應(yīng)的會計信息數(shù)據(jù)錄入存檔，起到資源共享，共同互補(bǔ)的作用。最后，建立嚴(yán)格的會計檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。
（二）從基礎(chǔ)做起，加強(qiáng)日常會計檔案管理工作。
會計檔案因存儲量大，可以通過計算機(jī)硬盤或刻錄光盤等將會計數(shù)據(jù)儲存。但電子的會計檔案資料易復(fù)制、易更改。而紙質(zhì)的會計檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會計檔案要提升許多。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是單位整個經(jīng)濟(jì)活動的全部真實記錄。因此，會計檔案的完整性尤為重要。首先，對電子設(shè)備和防病毒軟件時時進(jìn)行更新與維護(hù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進(jìn)步，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來越強(qiáng)，使得會計信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞。其次，定期對會計電子檔案進(jìn)行備份。建議對數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災(zāi)害給整個財務(wù)信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會計檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當(dāng)，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，嚴(yán)密保管。
（三）注重綜合型人才的培養(yǎng)。
