時間：2023-03-20 16:24:02
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論文摘要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。
聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就蘭山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著“一硬一軟”的現象
“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有3個單位沒有聲像設備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達971臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。有27個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占17％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區
攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀。“強”表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面；“弱”表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬“自”。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。
事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6.8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
1．1聲像收集工作滯后在城市建設拍攝的過程中，由于建筑種類眾多，往往需要分部門拍攝。但是在拍攝結束后卻缺少統一將照片及時收集匯總的部門，并且在拍攝過程中的部門大多是業務部門，其隨機性非常強，在統一歸納照片時，檔案形成部門對于照片的具體拍攝時間、圖片內容以及錄像的數量等都不好把握。這些收集起來的聲像資料雖然能夠交給檔案部門，但是檔案部門卻不能非常系統的對這些資料加以總結、歸類。收集聲像資料方面也是檔案部門的苦差事，由于缺乏統一的管理部門，只能由檔案部人員向各個工作人員手中討要資料，工作往往處于被動狀態。
1．2資料保管難許多單位中制度混亂，聲像檔案形成部門需要查閱以前的聲像資料，為了查閱方便，他們寧愿將部分檔案長期放在自己單位甚至承辦人手中保管，往往不愿意將已經形成的城市聲像資料交到專門的城建檔案管理部門進行統一管理、研究。但是因缺乏檔案管理專業人員及專門的場所，檔案極易發生丟失、損壞問題。這樣保管，一方面增加了檔案的分散性，不利于統一管理;另一方面沒有專業的人員管理，檔案管理工作缺乏應有的科學性，不便于發揮其最大的價值。此外，一些檔案形成部門由于經費不足，相應的恒溫、恒濕且防磁的保存環境缺乏，久而久之部分檔案也將出現不同程度的損壞。況且在檔案形成部門經常將會有無法及時歸檔處理的圖片，圖片上的文字會逐漸變得模糊，由此便不能及時理清其中的來龍去脈。
2規范城建聲像檔案管理工作的有效策略
2．1健全相關管理制度相關管理制度的建設應全面予以展開，不但要嚴格的要求相關工作單位，對于普通的民眾也應使其意識到城建聲像檔案管理工作的重要性。首先，宣傳上要強勢，提高大家對城建聲像檔案收集管理工作的認識。可以通過電視、廣播、報紙等途徑，大力向市民宣傳城建聲像檔案管理工作的重要意義，保證大多數城市居民都能受到城建聲像檔案管理的常識性教育。其次，手段上要嚴格，使收集完整規范的城建聲像檔案成為做好工程建設管理工作的必備條件。要進一步強化城建聲像檔案管理工作有關法律法規的實施，通過一定的手段予以落實、實現保障。針對檔案建立過程中出現的聲像資料收集困難這一現象，必須通過嚴格的制度加以約束，明確城建聲像檔案不規范、不齊全的不能給予竣工驗收，不能給予結算工程款，從而保障檔案管理部門能夠將實際收集到的各部門信息歸檔，避免造成信息的丟失，減少檔案制作所需要的時間。再次，制度上要規范，以管理的規范確保城建聲像檔案資料的規范。對于檔案形成部門與檔案管理部門造成的檔案聲像資料保存分散的問題，相關監督部門必須嚴格監督，各個單位要建立起統一的、安全有效的管理制度，逐漸改善城建聲像檔案的保存環境。在各單位逐漸形成完善的信息采集、拍攝、信息收集和整理歸檔的完整流程。在進行城建聲像檔案管理工作的管理制度的過程中，也必須采取相應的獎懲措施才能保證各項制度的順利實施。
2．2改善城建聲像檔案的保存環境由于城建聲像檔案中包括圖片、圖形、聲像等資料，所以，對于保存環境的要求也是比較嚴格的。城建聲像檔案保存的地方，應當能滿足一定的要求。對于檔案中的聲像資料必須要在聲像柜中單獨保存，同時應當注意遠離光線以及磁場等物質。改善城建聲像檔案的保存環境，能夠延長聲像檔案的使用壽命，在實現城建聲像檔案集中管理的過程中也是非常關鍵的一步。
2．3提高組織工作人員的專業素質要想使城建聲像檔案為以后城市的發展做出貢獻，前提是有高質量的聲像檔案。要想收集出高質量的城建聲像檔案成果，首先要有具備高素質的工作人員。因此，應培養出一批高素質的技術人員，在城市建設聲像拍攝的過程中抓住重點拍攝。同時為技術人員提供良好的工作環境，鼓勵其進行鉆研，使得一批高素質、高水平的工作人員脫穎而出。其次，為技術人員配備精良的設備，增強技術人員的工作熱情，培養出其責任心與使命感，為城建聲像檔案制作做出貢獻。再者還應當培養一批高素質的管理人員，既能對城建聲像檔案實施科學有效的管理，同時又掌握著先進的現代化技術。第四，要強化好各部門之間的合作意識。對于城建聲像檔案的管理工作應該是一個完整的流程，在這個過程中的任何一個環節都是至關重要的，只有各部門加強聯系與合作，才能使得城建聲像檔案管理工作更加順利的進行，為城市的進一步發展提供最為真實的參考。
3結語
（一）建設目標
聲像檔案信息化建設是適應聲像檔案工作標準化、規范化、信息化管理的發展需要，是以專業管理軟件為核心，對聲像檔案信息資源進行集中有效管理，通過網絡方式相互連接和提供利用，實現聲像檔案信息的資源共享；檔案網絡化系統，它是一種互動的，提供分散于不同部門或地區的聲像檔案信息資源的有效利用管理平臺，實現聲像檔案資源數字化、數據傳遞網絡化、信息服務快捷化，最終實現聲像檔案的立體管理及各檔案部門數據及時收集歸檔為一體的管理模式，從而全面提升的聲像檔案為宣傳報道服務、更廣泛的交流信息、深入科學研究、提升聲像檔案藝術欣賞價值。聲像檔案的數字化管理工作最終應實現以下目標：
1、在全市建立統一的聲像檔案管理系統。
根據目前聲像檔案信息化發展趨勢結合本館自身特點站在統籌全市城建聲像檔案信息化發展工作的高度，開發出一個安全、靈活、高效的聲像檔案管理系統，用于本館及下級單位。
2、在本館上搭建起聲像檔案管理和服務平臺。
建立物理集中及客戶端工具分離的方式，面向各下屬立檔單位提供聲像檔案管理和利用服務，充分體現“智慧檔案”的管理理念；
3、將系統建設成與本市城建信息化建設總體戰略目標相協調的服務平臺。
系統建成后，應實現聲像檔案接收一體化、聲像檔案歸檔網絡化、聲像檔案管理自動化、聲像檔案借閱便捷化、聲像檔案資源社會化的目標，使聲像檔案信息資源更好地為本市的現代化建設發揮更大的作用，為全社會提供更加優質的服務。
（二）聲像檔案綜合管理平臺應滿足檔案數字化管理工作的核心要求
聲像檔案數字化管理系統，核心的業務過程可以包括三個環節：
1、聲像檔案入庫流程：
將聲像檔案采集導入到eRhea系統，檔案著錄編目審核、資料生命周期管理流程，包括采集導入、編目著錄、審核三個環節。
2、檔案存儲管理：
視音頻資源導入過程中同時生成兩路不同碼率素材，同資源可以在導入完成后由系統后臺調用Service進行瀏覽碼率的生成。資源后，可以手動或者按照遷移策略將資源遷移到數據流磁帶機/庫中進行歸檔/備份存儲，同時有資源源格式輸出需求時，歸檔系統自動從近線帶庫回遷資源到在線供輸出。
3、聲像檔案再利用流程：
用戶可通過資源管理頁面或者全文檢索定位到需要的聲像檔案資料，可以在線預覽相關檔案資源，從頁面發起資源下載或者導出請求，對于在線資源可以直接通過頁面下載，對于受限（需審批需準備）資源可以發起下載申請，發起下載導出請求，審批通過后或者資源準備完成后，通過頁面或者專業聲像處理工作站下載導出。
4、系統架構
系統功能主要從聲像檔案管理模式、來源導入、再利用、系統管理及第三方接口等方便說明系統功能。整體系統支持在單位局域網中進行部署，整個架構在千兆局域網中。前端工作站包括聲像處理工作站、非編工作站、著錄管理工作站和檢索查詢工作站，系統部署于現有辦公局域網后，整個辦公網辦公機器亦可以查詢檢索聲像檔案。系統后臺服務器包括應用服務器、數據庫服務器、轉碼服務器、在線存儲和數據流磁帶歸檔系統等。后臺服務器系統可以集中部署核心機房，并且可以根據規模和預算進行虛擬化部署。聲像檔案系統是一個專門為聲像檔案管理設計的一個應用平臺，在功能涵蓋聲像檔案管理的全過程：聲像檔案數字化（視音頻采集）、聲像文件智能處理、聲像檔案整理編目（立卷和歸檔）、聲像檔案利用（借閱與查詢、視頻再制作）、聲像檔案編研制作、聲像檔案交換、聲像視頻長期歸檔安全管理、聲像檔案統計等輔助管理（統計、接收、移交）、系統管理等。所有考慮應用環節較多，應用流程具有一定的特殊性，其體系架構必須以檔案應用為出發點，以實現聲像檔案管理過程中高效可靠的應用。
二、聲像檔案數字化管理工作價值分析
（一）有效改善檔案管理工作現狀
聲像檔案管理系統的建設將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而將會促使檔案管理理論、聲像檔案管理技術和方法的變革，并且通過最大程度的實現聲像檔案信息資源的有效利用和共享，發揮聲像檔案信息的增值作用，徹底改變檔案封閉、半封閉的狀況，從而實現檔案事業的跨越式發展，進一步發揮和提升聲像檔案工作在本單位中的作用和地位。從聲像檔案管理角度看，聲像檔案管理系統建設可為聲像檔案管理人員提高工作效率。從聲像檔案利用角度看，聲像檔案管理系統可為檔案利用人員提高工作效率。以前，為了查一些聲像檔案需要與一些設備連接才可以查看，有了該系統，即使沒有讀取查看聲像檔案的設備，也可以直接進行網上查找和瀏覽。同時，聲像檔案管理系統可以實現資源共享，用戶只需一次交互操作就可以找到自己所需要的信息。另一個方面，聲像檔案相對于紙質載體檔案而言，有著自身的特性，例如：直觀的形象性。收集、保管的特殊性、是其他載體檔案的必要補充。
（二）降低了整個系統的運行維護成本，高質高效地開展信息服務
2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動。個別人曾在調離工作時，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個人知識產權。
另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
3管理難。一方面，體現在保管上的分散性，另一方面，體現在管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業務科室，檔案不能實行集中統一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內容，造成整理上的不規范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由于各級領導及有關人員對此項工作的重要性和緊迫性缺乏認識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
1執法建制守規范。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據。它明確規定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據實際情況，建立各項規章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關部門和具體人員，確保國家檔案的齊全和完整。
2領導重視是關鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領導認識問題。要認識到城建聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設發展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現實和歷史有著重要意義。因此，領導要抱著對歷史高度負責的態度，站在全局利益和長遠利益看待這一問題，并且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質支持。那種只重建設項目的結果，輕形成結果過程；重企業有形的經濟效益，輕社會無形的歷史影響的短期行為是不可取的。
3人、財、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應的人、財、物，就會成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術的同志擔任此項工作。第二，在經費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案設備和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光盤保存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，保存更耐久。另外，檔案業務主管部門，應具體研究解決特殊規格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有機動、靈活、拾遺補缺的作用，應當受到重視。檔案部門除加強平時收集照片、錄像檔案外，還應處理好與形成檔案的各業務部門之間的關系，向有關人員及時了解信息，查詢照片檔案的去向，并做好有關人員的思想工作，盡可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發揮其利用價值。
另外，還應做好收集前必要的登記和鑒定工作。如，凡為工作照相的，照后都要將照片和底片一并交由檔案室統一保管。否則，不予報銷。
5部門配合共同管。
[關鍵詞]高校聲像檔案;數字化;管理策略
隨著現代科技的高速發展，檔案管理越來越多地引進了新材料和新技術，檔案載體也隨之發生了重大變化，形成了除傳統的文書檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對數量和種類不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護和利用這些檔案、發揮其有效價值，是我們不能回避的問題。
一、高校聲像檔案數字化的概念和意義
本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學、科研、管理等各種社會活動中形成的、具有保存價值的、以不同材料為載體的、輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過影像和音色栩栩如生地再現重大活動中的現場，真實地反映高校教學、科研、管理等工作成果以及高校的發展變化，其展現歷史的獨特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價值和現實價值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過一系列的技術手段轉化為計算機可識別和處理的數字形態的信息，并對其加以存儲、組織、檢索、維護的過程。這些技術手段包括計算機存儲技術、數據庫技術、數字攝影技術、多媒體技術等。聲像檔案數字化是檔案信息化的重要組成部分。數字化已經成為媒體發展的一個趨勢，其基礎就是計算機、多媒體、網絡、存儲和壓縮等技術的發展。[2]解決高校聲像檔案長期保存問題的有效手段就是將其數字化，特別是將傳統聲像檔案數字化，此手段一方面可以減少對原件的使用，有效保護傳統聲像檔案的原貌；另一方面，可構建一個數字化館藏聲像檔案資料的信息庫，在網絡上進行傳播，實現聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數字化有利于充分發揮高校聲像檔案的價值，拓寬為高校各項管理的服務渠道。
二、高校聲像檔案數字化管理問題分析
（一）復雜多樣的聲像檔案存儲載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復制品，采錄技術復雜；聲像記錄的載體形態繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤等；聲像制品的信息分類繁復，具有不同民族、地域、藝術特征、歷史背景等。因此，對傳統聲像檔案的數字化管理難以實現檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲介質容易受損，影響原始檔案信息質量。在聲像檔案的數字化過程中，要正確處理檔案修復措施和開發制作手段之間的矛盾，應把重視修復放在首位，以積極且慎重的態度，保持聲像檔案的原生態性。在一個兼容的容災數據存儲系統中，存放經過非壓縮的高質量轉換的音視頻計算機數據文件，完全可以滿足對于聲像信息的“原生態”素材的長久、完整、安全保存和保護的要求，同時也滿足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統建設。由于IT設備（包括網絡設備）的更新速度和貶值速度極快，因此對待管理系統的前期設計必須慎重，避免由于計劃、設計不周而造成的重復投資和無效勞動等浪費。對管理系統、在線存儲系統以及異地的容災存儲系統、相應的網絡設施升級，必須預留充分的發展空間。同時，必須把聲像檔案數字化管理工作置于數字檔案信息管理服務的系統化與網絡化、信息編輯轉換流程的標準化與規范化軌道，始終密切關注相關學科領域的最新發展。（四）數字化處理技術的先進性和可靠性選擇。可靠性越高的聲像檔案信息，對諸如回放設備、軟件等讀取信息手段的依賴性越小，其生命力越強，則價值就越高，而能滿足這個條件的恰恰是成熟而可靠的技術。因此，包括模擬設備和數字設備在內，最好的不一定是最新的技術，而經得起時間考驗的普及型成熟技術才是可取的。[3]
三、高校聲像檔案數字化管理策略
（一）存儲策略。聲像檔案數字化后需要實行多元化存儲。由于軟硬件的經常退化更新，導致數據格式也經常更換，將檔案數據從原存儲的物理存儲介質轉移到新的或穩定性更高的物理介質上就是聲像檔案數字化管理的存儲策略。這種轉移并不是簡單的數據轉移，而是將數字化的聲像檔案制作一個備份文件存放在新的儲存媒介上。檔案備份后實行遠距離異地存儲，異地存儲既可避免存儲介質因人為損壞或自然災害而危及聲像檔案的安全風險，也可避免因霉變、污跡、介質層間開裂等原因導致的聲像檔案無法讀取。存儲策略是為保證在當前的軟硬件系統中可以存取利用數據資源。[4]如此數據轉移行為具有周期性，被轉移到相關儲存介質上的數據保存直至該儲存介質技術退化后，就會經歷下一輪的數據轉移。在不斷的數據轉移過程中，特別是在格式轉換過程中，一些數據的遺失不可避免。所以，需對數據轉移過程進行必要的流程監控和質量控制，同時，為保證數據的準確性和完整性，還需對其相關的背景元數據加以保存。[5]（二）技術策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰之一是技術問題。選擇技術策略時，首先，為防范聲像檔案數字化轉換過程中數據丟失等風險，可以參考IASA制訂的TC-03技術標準、《數字音頻的產生和保存指南》、《中國數字圖書館標準規范》等，在聲像檔案數字化過程中，要注意數據的保存格式和系統選擇，以降低轉換風險。其次，聲像檔案數字化管理技術的探索并不是把聲像檔案數字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數字化后的最大優點，但最大弱點是其數字形式相當脆弱，需要探討保護技術和參考技術保護方法。因此，需要參照《電子文件管理系統通用功能要求》來設計聲像檔案數字化管理系統，并且需要進一步探索和研究系統的功能模塊設計、元數據的設計與處理流程、信息獲取環節的設計等諸多細節，以保證聲像檔案數字化管理系統的質量，最終達到聲像數據的長期應用和保存的目的。符合標準的聲像檔案數據保存系統，是實現數字聲像檔案長期保存的前提。完全公開、可擴展、標準化是在選擇保存格式時應遵循的原則。完整的格式規范應全面公布，并形成真正的國際標準。[6]（三）鑒定策略。必須根據《電子文件歸檔與管理規范》的要求，對聲像檔案進行檢驗和審核，以確保聲像檔案的真實性、完整性和有效性。第一，對聲像檔案的內容進行嚴格挑選，評估其重要性，即對聲像檔案的檔案價值及持久價值進行鑒定。第二，對聲像檔案的格式進行校驗，檢查是否保存未壓縮或無損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對聲像檔案所確定的保密級別、保管期限和保存要求進行鑒定。參照同類內容的紙質文書檔案的國家管理規定，根據聲像檔案所記載的內容來確定聲像檔案的保密級別和保存期限，并對聲像檔案的信息進行及時地更新或轉換。（四）保管策略。對聲像檔案數字化要定期檢查登記，同時注意做好聲像檔案的數據轉換工作。由于軟件和硬件技術更新快，舊的技術被淘汰，而數字聲像檔案必須在相應的系統環境中才能得以利用，所以聲像檔案數字化管理操作系統與應用軟件要進行同步保留和及時備份，最好能做到播放設備同步配置且同步維護。（五）檢索策略。建立聲像檔案數字化管理信息檢索系統，運用語音識別及人像識別技術，將既能夠全面準確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對應的信息均錄入系統，如講話者的姓名、講話的時間和地點、講話底稿、內容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關鍵信息，提高聲像檔案信息查詢的準確性與內容快速檢索的便捷性。（六）開發利用策略。運用科技手段對聲像檔案進行數字化處理和深層次加工，同時加強網絡化建設，實現館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過網絡平臺，快速查閱并及時利用學校的發展歷史、校友名人偉績、教育教學等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學校發展的校慶、文化慶典等聲像資料進行數字化后，在網上建立校史展覽專題；將高校名人、專家和優秀畢業生的檔案和取得的成果及其在校時的音像資料進行數字化后，在網上建立學校名人堂、教學名師風采等專欄。通過對聲像檔案數字化及其開發與利用的現代化建設，挖掘聲像檔案內涵，展示學校發展的輝煌成就和對未來發展的展望，激發全校師生的榮譽感、使命感和責任感，為發揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺。[7]
作者:梁驍 單位:賀州學院
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關鍵詞：聲像檔案；檔案管理；管理工作
Abstract:Theacousticimagefileisreferstothestateinstitution,theSocialorganizationaswellasinisengagedineachkindofactivitytoformhasthepreservedvaluepicture,thenegative,themovie,thephonographrecord,therecordingtape,therecordingtapetothecountryandthesocietyandsoondifferentmaterialisacarrierpersonally,byphantom,soundprimarily,andauxiliarybywritingexplanationhistoricrecord.Theacousticimagefileisaunitfileimportantcomponent.
keyword:Acousticimagefile;Recordsmanagement;Supervisorywork
前言
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（三）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（五）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
關鍵詞：大學生誠信檔案構想
一、建立學生誠信檔案的可行性
（一）建立大學生誠信檔案有成熟的社會環境
教育部2001年首次建立學生高考電子檔案并作為紙介質檔案的輔助，高校實現了網上遠程錄取；2005年首次將考生考試誠信記錄記入考生電子檔案，考生的誠信記錄載入學生的學籍檔案。教育部的這些舉措告訴我們：大學生的誠信記錄將成為學生個人在社會上的“通行證”，已不再是一種構想，它正在變成現實[1]。
國際社會對誠信的要求是非常嚴厲的，對失信者的處罰力度也是相當大的。在一些發達國家，個人信用檔案制度非常完善，當個人需要求職、貸款等服務時，提供服務的單位首先要查看個人誠信記錄，發現有失信記錄，你將寸步難行。我們國家對檔案材料有很高的認可程度，只要涉及、了解并證實個人履歷等方面的情況，都習慣查閱相關人的個人人事檔案，檔案的原始性和憑證性是任何東西都不能取代的。
（二）建立大學生誠信檔案的重要意義
大學生誠信意識的淡漠和缺失，迫切要求建立大學生誠信檔案。由于社會價值觀的多元化，社會、學校、家庭對道德教育的弱化，以及法制不健全、競爭無序等因素的影響，大學生的誠信意識的淡漠，誠信行為的缺失，成為了非常普遍的現象，考試作弊、跑分要分、擅自更改學習成績;利研數據造假、抄襲論文和作業;惡意拖欠貨費和國家貸款;利用網絡侮辱、欺詐他人，發表不負責任的言論;為評優、入黨、謀求職業制造虛假材料等等[2]。建立大學生信用檔案，將學生的誠信記錄作為其學生檔案的重要內容，也是對學生學籍檔案的重要補充。
將學生入學時的學籍檔案作為學生個人誠信檔案的載體是一種有效途徑。大學生進入大學校門以前就建立了自己的檔案，隨著校園生活的開始，檔案的內容也在不斷充實。在檔案中再加上個人誠信記錄的內容，這樣既符合我國國情，實行起來比較容易。在學生的學籍檔案中增加個人誠信記錄的內容，是對大學生個人檔案的進一步完善，也是建立社會主義市場經濟的客觀要求。
二、大學生誠信檔案的主要內容
我們借鑒一些有益的經驗，建立一種開放式的大學生誠信檔案。大學生誠信檔案可視為學生的第二身份證和社會的通行證，誠信檔案的設計因地制宜，但一定要能體現學生誠信的基本情況。總體上講，必須包括三個方面的誠信內容：學習誠信、經濟生活誠信、求職就業誠信[3]。參考國內其他高校的做法，高校學生誠信檔案應包括以下五項內容。
（一）學生誠信承諾書
學生誠信承諾書是根據《公民道德建設實施綱要》和高校《大學生誠信行為規范細則》編制的。是學生在校期間對自己的行為的一種慎重的承諾。學生自愿的在誠信承諾書上鄭重地簽寫自己的名字，踐行自己的承諾，并愿意接受監督。
（二）學生個人基本情況信息表
該表主要反映學生的基本信息，包括姓名、性別、籍貫、政治面貌、所在學院、專業、父母詳細地址、身份證號碼、本人聯系方式（手機、E-mail、QQ號）、父母聯系方式（姓名、工作單位、住址手機、座機、郵編和月收入）。
（三）學習誠信評價
主要記載著學生入學以來參加各種學習、考試、借閱等活動中相關情況的誠信評價。包括獎學金（國家和地方）獲得情況、計算機等級（二、三級）是否考試通過、英語（四、六級和專業八級）是否通過、有無考試違紀、處分情況、體育成績、是否保研（或讀研學校）。
（四）經濟誠信評價
主要記載著學生入學以來繳費注冊、助學貸款、勤工助學費、醫療保險等情況的誠信評價。包括學費和國家助學貸款（是否繳清、部分已交、未繳）、校內勤工助學（工作單位、崗位名稱、工作業績、單位地址、聯系電話）、社會資助（名稱、附加協議旅行情況、金額），有無弄虛作假獲取國家貸款和學校困難補助等。
（五）社會實踐誠信評價
主要記載著學生入學以來參加的社區活動、公益活動、學業實踐活動。如:愛心募捐、幫助孤殘老人;或是獲得體育、勞技、科技方面的大小獎項等等情況的評價。
誠實守信是社會對人才素質的基本要求，是建設社會主義市場經濟的道德基石。隨著市場經濟日趨規范化、法制化，誠信已日益成為一種適應市場經濟發展的社會資源，高校學生誠信檔案是一種社會資源。建立學生誠信檔案，也是為大學生積累人生財富，鑄就人生道路上不可或缺的竟爭力。因為誠信作為一種品德，不再是單純的人格要求，它更直接體現一個人乃至一個民族的長遠利益。
三、大學生誠信檔案的主要特性
大學生誠信檔案具有客觀性、可操作性、學生參與性、公開教育性[4]。
首先，誠信檔案是學生在校期間誠信狀況的客觀記載與成長過程的真實記錄，是一種寫實式記錄，具有很強的客觀性。信用檔案的入選內容是與學生的信用表現相關聯的資料，誠信記錄和學生個人檔案的其他材料如學習成績、思想政治表現不能相互取代。
其次，大學生誠信檔案在設計時要體現出很強的操作性和學生參與性，學生自愿申請建立誠信檔案，在拿到誠信檔案時要鄭重簽字，整個檔案的建立過程要便于學生參與，讓學生充分意識到，為自己建立誠信檔案不是負擔，而是自己體現信譽度的機會，是自己優于別人的一份財富。
再次，誠信檔案應納入學生教育管理體系，誠信檔案應向社會公開，如果不能公開則起不到教育和監督的作用。歸檔材料是對學生誠信行為的客觀記錄，對檔案記載的內容要進行核實，要盡可能地收錄能夠應證檔案記載的學生誠信行為的原始證明材料，檔案只如實記錄信用現象，無需進行道德評判。因此誠信檔案設計時，一些屬于個人私隱私的內容不應體現在誠信檔案中。
四、大學生誠信檔案的實施和注意的問題
第一，加強領導，落實責任，將誠信檔案作用切實落到實處。學校要高度重視誠信教育活動。要充分認識建立學生誠信檔案的重要性。開展誠信教育是深化學生素質教育，加強大學校園精神文明建設，提高學校辦學質量的重要措施。因此，要做好思想教育和誠信檔案的組織管理工作。主管學生工作的有關部門及工作人員要明確責任，統籌規劃，協調配合。
第二，建立誠信評價、誠信監督和誠信獎勵制度。根據大學生特點，制定一套誠信評價、誠信監督和誠信獎勵制度，使道德教育和學生管理有機的結合起來。大學生誠信檔案應借助學校網絡平臺，開發電子誠信檔案進行有效的輔助管理。公開誠信內容，對信譽良好的大學生樹立品牌，對誠信較差的學生進行監督。
第三，建立大學生誠信信息制度，記錄有關誠信的正面行為和負面行為，每學年對學生的信用指數進行客觀的評價，評價結果作為學生評先評優、入黨、進行信用貸款、貧困資助、求職就業、保送攻讀研究生等行為的主要依據。制定相應的監督獎懲機制，讓誠信者受鼓勵，不講誠信者受處罰。
第四，嚴格把住學生誠信檔案信息收集、管理、利用環節。學生誠信檔案信息主要來自學校各職能部門，如教務處、財務處、團委、組織部、學生處所提供的信息。這部分信息包括學生學習誠信、經濟誠信、參加各種社會實踐活動中產生的誠信信息，另外來自校外對學生誠信方面的信息，這部分包括，學生在社會中承擔的家教服務、個人社會治安等信息。每學期產生的學生誠信信息，學校要及時、完整的收集。確定歸檔時問，既要有利于信息的管理，又要便于利用。規范檔案建立中的管理、監督工作，由專門部門專人負責，使學生誠信檔案和學籍檔案收集、管理、利用有機統一，形成一條龍服務體系[5]。
總之，建立大學生誠信檔案，不僅是對大學生進行誠信教育管理的有效途徑，也是對大學生進行思想道德素質教育的重要內容。大學生誠信檔案是社會誠信評價體系中的重要組成部分，是一個社會成熟和進步的標志，加強大學生思想政治教育，大力弘揚誠實守信的時代風尚。學生是建立誠信檔案的參與者，更是誠信檔案的受益者。通過大學生的自我教育，自我管理和自我完善，養成“誠信待人、誠信處事、誠信學習、誠信方身”的良好習慣，在學習、生活中講究信用，信守承諾，做一個誠實守信的維護者和實踐者。
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1 文件生命周期理論概述
1.1 文件生命周期理論的基本內容
二十世紀，美國檔案學者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理論是研究文件從最初的形成到最終的銷毀或者永久保存的整個運動過程、研究文件的屬性和管理者主體行為之間關系的一種理論。文件生命周期理論是對“文件――檔案”運動過程以及運動規律和客觀描述，是實現文件管理的高效化，指導檔案工作全過程的基本理論。文件生命周期理論的基本內容主要可以概括為以下三點：一是文件從形成到銷毀或永久保存，是一個完整的系統運動過程；二是根據文件價值形態的變化，文件的運動過程可以具體劃分為不同階段；三是文件運動的每個階段都以其特殊的價值形態，與文件的服務對象、保管場地和文件管理形式之間存在內在的密切聯系。
1.2 文件生命周期理論的重要意義
文件生命周期理論是在文件數量急劇增長的專業背景下產生的，文件生命周期理論的形成標志著現代檔案學的發展成熟。當達國家的檔案學者十分重視文件生命周期理論的研究，并將其作為現代檔案學的基本理論之一，檔案人員在進行現行文件管理的具體工作當中以文件生命周期理論作為重要依據，其重要意義主要體現在以下三個方面：一是準確、完整的解釋了文件運動的整體性和內在的關聯性；二是體現了文件運動的階段性變化；三是揭示了文件運動過程不同階段之間的相互作用和相互影響。
1.3 文件生命周期理論在電子文件時代的指導價值
文件生命周期理論可作為電子文件管理全過程的理論基礎，通過對電子文件進行前段控制。文件生命周期理論在電子文件時代的指導價值在于：可以保證電子文件的真是可靠，可以實現電子文件的歸檔完整，可以滿足電子文件安全利用的需要。
2 電子文件對檔案工作的影響
2.1 對檔案歸檔工作的影響
電子文件是由擬稿者直接在磁盤上進行編寫和修改的，保存之后便可實現共享，消除了傳統紙質文件與檔案之間的明顯界限。由于電子文件的全過程是在計算機上完成的，因此歸檔工作也必須以磁盤或者光盤的形式進行操作，歸檔的范圍不僅僅局限于文件本身，還包括該文件的讀取軟件乃至于整個的操作系統。
2.2 對檔案分類的影響
電子文件中的文件信息和文件載體是可以分離的，因此對檔案的分類也不同于傳統紙質文件的實體分類，實體分類中的單線排列方式顯然不適用于電子文件的概念式分類整理需要。在文件生命周期理論的指導下，新時期電子文件在形式、特征和內容上都發生了巨大的變化，電子文件通過計算機系統進行快速、高效的分類排序，并可以通過互聯網實現數據資源共享。
2.3 對檔案價值鑒定的影響
根據文件生命周期理論，電子文件的檔案價值在于文件的自身價值和文件的可讀性，原有的價值鑒定方法和鑒定內容、鑒定標準均發生了變化，分析范圍也擴大到了電子文件的讀取軟件和操作系統。由于用戶需求的不斷增加，電子文件中的信息和數據也必須不斷進行修改、完善和補充，因此確定電子文件的固定保管期限是十分困難的，且我國在電子文件價值方面尚無相關法律法規，因此電子文件檔案價值的鑒定也無定論。
2.4 對檔案學理論研究內容的影響
檔案學的研究對象決定了檔案學理論的研究內容，以往的檔案學理論研究對象為傳統的紙質檔案。隨著信息化時代的到來，電子文件逐漸取代紙質文件，檔案學理論的研究對象發生了變化，以往的檔案學理論和研究模式也將隨之發生變化，原有的檔案管理思想和檔案管理原則也應與時俱進，以文件生命周期理論作為依據，不斷進行調整、補充和完善。
3 文件生命周期理論指導下檔案工作應采取的對策
3.1 做好電子文件歸檔的技術處理工作
電子文件的迅速發展為歸檔的技術處理工作帶來了機遇與挑戰，其特殊性要求檔案工作者必須熟悉電子文件的工作領域，以文件生命周期理論作為指導，正確操作電子文件的接收、處理、存儲等工作環節。檔案工作者要通過技術處理，將歸檔后的電子文件修改成為“只讀”文件，以此作為電子文件檔案的識別和保護手段，維持電子文件的原始結構，確保電子文件檔案的真實可靠。
3.2 解決好電子文件的保存問題
由于電子文件以磁帶、磁盤和光盤等作為載體，不同于傳統紙質文件的容易磨損，因此從理論上講是可以長期保存的。但是電子文件的儲存介質如果保存不當也可能受到外界磁場的影響，或直接受到灰塵、水份的侵害。因此，對于需要長期保存的電子文件必須將其載體密封在塑料保護層當中，并進行定期復制，以防發生信息損毀。
3.3 實行檔案管理立體化發展戰略
傳統的紙質檔案在管理過程中呈現直線狀態，即將檔案的全部信息展示在一個平面上。隨著電子文件數量的不斷增長，在原有的檔案管理平面結構基礎上，又新增了檔案信息載體的內容，形成了三維式管理結構，這種立體化的發展戰略更適合新時期文件生命周期理論下對于電子文件檔案的管理要求。
3.4 提高檔案工作人員能力素質
檔案工作人員作為檔案管理工作的直接執行者，其能力和素質直接影響到檔案工作的質量和效率。因此，檔案工作者必須要適應現代信息技術的發展和新時期檔案事業的變化趨勢，增強自身的知識儲備，主動學習發達國家和發達地區在檔案工作方面的先進經驗及優秀做法。
我叫***，**年畢業于***大學信息管理系，**年就讀***大學" 計算 機 理論 與軟件"專業的 研究 生課程班，2002年6月獲得中山大學計算機系碩士學位。
從**年7月開始，我先后在檔案管理科、技術科工作。自**年1月至今一直在聲像科任職。多年來，我的工作可以用三句話概括：檔案整理一絲不茍，外出拍攝兢兢業業，編輯制作精益求精。由于工作積極投入，我被評為**年基層先進個人和**年局先進工作者。
我來競聘，是因為我具有以下優勢：
第一，善"學"。七年來，我善于 學習 和思考，并不斷地自我提升。工作給予了我學習探索的動力，學習賦予了我工作的激情。我的碩士畢業論文研究方向是多媒體技術和數字圖象的水印算法。照片盜版的泛濫是當前聲像工作中的一大困擾。我以城建檔案館的標志作為水印，設計了一個新型算法，嵌入到數字圖像中，作為版權的保證。實踐證明算法是相當可行的。學有所用，用有所成，那一刻，我充滿了激情。我的論文在答辯中被評為唯一的優，不久又被第十一屆全國多媒體學術會議錄用。工作和學習的互相促進，使我找到了自我提升的價值。
第二，會"管"。我具有組織管理才能和團隊合作精神。**年底聲像科成立，我是伴隨著聲像科一塊成長的。七年前，聲像科還沒有一卷照片檔案，沒有一份 電子 文檔。我主要負責照片檔案的整理和數字化工作。**年我參與了廣州城建聲像檔案分類方案的制訂，**年起草了《聲像檔案接收 內容 和編制要求》。通過我和全科同事齊心協力、分工合作，今天，我們擁有聲像檔案12000多條，電子照片檔案6000多張，圖片庫的數據量超過 80G 。
第四，夠"專"。我工作能力強，綜合素質高，并且具備牢固扎實的專業知識。長期的本文是作者參加競聘的演講稿。工作實踐使我積累了一定的攝影攝像技能：多年來我拍攝的項目有市政重點工程、規劃會議、三年一中變工程等等不勝枚舉。其中，我所拍攝的照片"李長春書記暢游地鐵1號線"被收錄在**年《廣州建設年鑒》，系列照片"廣州近 現代 建筑"被作為市規劃局《廣州近現代優秀建筑保護方案》立項的申報材料。編輯制作是一項專業性強的工作，我能夠得心應手地操作線性編輯與非線性編輯兩套系統。對于信號的采編、素材的剪輯、錄音、配樂等后期加工各環節工作均能勝任。**年9月，我運用非線性編輯系統，獨立完成了電視專題片《建設中的會展中心》的編輯制作。作為計算機軟件與理論專業的碩士，我具備多媒體技術開發的科研能力和后期制作的專業知識。
除了善學、會管、能寫、夠專，我還具有反應快，容易接受新鮮事物的優勢。這一點，也是多媒體工作室主任應有的素質。
我來競聘也有兩個不利因素。第一是我的性別。由于攝影工作對體能的高要求，人們也許會認為這一職位應由身強力壯的男士來擔任。但是，我認為，除了身體條件好以外，還應有過人的魄力。這兩點，我都具備。我年輕，我的字典里面，沒有嬌滴滴三個字。外出拍攝，不管多累多苦，我都不會因為自己是女性而退縮。曾經兩次，我隨林市長外出視察，由于我的突出表現和善于抓拍，在一群身材魁梧的攝影記者里面,林市長都唯一地注意到我,并親切地詢問我的單位。當我自豪地說出城建檔案館時，我不再感到，性別會成為 影響 我工作能力的障礙。
第二是我的性格含蓄，不愛張揚，不大善于在人面前表現自我。為了克服這個缺點，我決心工作上要多向館領導匯報，在領會上級精神的同時讓領導知道自己的想法，同事之間多作溝通和思想交流；生活上學會推銷自己，化被動為主動。
假如我競聘失敗，那說明有很多地方我做得還不夠。我將 總結 經驗，改進 方法 ，積極愉快地工作；假如我競聘成功，我會全力以赴，實現心中的藍圖。我的工作設想具體有A、B、C、D四大計劃：
A計劃（Accumulation）是集腋成裘計劃。主要 內容 是多途徑、多渠道地搜集聲像檔案。首先要依靠自己，主動出擊。繼續跟蹤拍攝一批重點工程；積極配合規劃局和建委完成重要會議活動的拍攝；完整系統地搜集規劃專項工程例如番禺南沙開發區、生物島、城中村改造的聲像素材。第二，開辟聲像檔案搜集的新途徑，逐步加強多媒體工作室對聲像檔案業務指導的功能。改變"單槍匹馬闖天下"的方式，制定聲像檔案的接收標準，依靠基層 網絡 單位，征集聲像檔案。"集腋成裘，聚沙成塔"，我相信，A計劃能夠及時而有效地豐富我館聲像檔案的內容。
B計劃（Business）是商業運作計劃。我館聲像檔案忠實地記錄了十多年來廣州城市面貌的變遷，是在座各位共同擁有的寶貴財產。B計劃是憑借已有的素材，運用多媒體技術，開發集聲音、圖像、文字于一身的多媒體產品，并借助商業運作的模式，開展有償服務。B計劃利用館藏聲像檔案的不動產，創造具有市場價值的多媒體產品這一流動資產，將為我館帶來源源不斷的財富。
C計劃（Cooperation）是跨部門合作計劃。橫向交流，縱向合作是C計劃的宗旨。
首先要密切與本館內各部門的合作。近期來說，對內合作計劃有三個內容：第一，與編研部合作，編輯一條專題片，宣傳檔案館建館20周年。另外，提供編研部編輯畫冊和籌備網站所需的聲像資料；第二，與監督指導室合作，增強聲像檔案的業務指導職能，在網絡單位征收聲像檔案；第三，與技術開發部合作，參與數字檔案館中數字多媒體信息管理系統的開發，向我館和市規劃局的相關用戶提供城建聲像檔案的多媒體查詢系統。
合作計劃的另一方面是加強對外合作。第一，強調主動服務的觀念，與市建委、市規劃局合作。積極配合政府決策部門，制作規劃方案和國際招標所需的電視專題片。第二，講求互惠互利，各施所長的原則，與電視臺、報社等大型媒體機構合作。利用媒體優勢和本館資源，開展宣傳策劃活動。第三，以平等互利，資源共享為原則，和城建系統的兄弟單位合作。通過舉辦攝影作品展覽、多媒體信息交流的活動，加強與兄弟單位的聯系，保證跨部門工作的順利開展。
