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第1篇

城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在人。因此要推動(dòng)信息化建設(shè)，工作人員首先要具備現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，而不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。但從目前看，許多地方的檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，缺乏相應(yīng)的技術(shù)人才，尤其是城建檔案信息處理復(fù)合型人才。因此，盡管有的檔案館引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。同時(shí)，隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，每年城建檔案館接收入館的檔案數(shù)量激增，由于目前的相應(yīng)的工作人員數(shù)量有限，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、查詢、利用等工作量已經(jīng)飽和，根本沒(méi)有時(shí)間和精力去顧及檔案的信息化工作。

二、加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）積極開(kāi)發(fā)城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據(jù)實(shí)際情況的需要積極開(kāi)發(fā)適用于城建檔案信息化建設(shè)的軟件技術(shù)，建立安全穩(wěn)定的信息軟件系統(tǒng)。在進(jìn)行信息化處理過(guò)程中，要把安全、穩(wěn)定和保密放在第一位，確保歸檔的數(shù)據(jù)和信息不被破壞和損毀。對(duì)于檔案，要采取嚴(yán)格的安全保護(hù)措施，一律不得與網(wǎng)絡(luò)連接；對(duì)于非文件，即使在網(wǎng)上查詢，也要采取身份確認(rèn)、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計(jì)算機(jī)病毒侵入造成數(shù)據(jù)破壞，確保軟件系統(tǒng)和和數(shù)據(jù)的安全。

（二）實(shí)現(xiàn)城建檔案信息管理規(guī)范化。在城建檔案信息管理實(shí)踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規(guī)范體系，建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的操作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規(guī)范》、《城建檔案信息化技術(shù)保障細(xì)則》等規(guī)章制度，為城建檔案數(shù)字化管理提供制度保障。其次，要適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要，積極探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設(shè)評(píng)估體系，以評(píng)促建、以評(píng)促改，通過(guò)對(duì)城建檔案信息化建設(shè)與管理的評(píng)估來(lái)推動(dòng)城建檔案信息管理規(guī)范化的落實(shí)。

（三）加大城建檔案信息化建設(shè)的資金支持。各地城建檔案館和主管部門要在設(shè)備投入方面給予大力支持，積極改善城建檔案工作的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，在工作人員待遇、經(jīng)費(fèi)使用等方面，有關(guān)部門應(yīng)該重視和解決工作中現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，以便于為工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。

第2篇

關(guān)鍵詞:城建檔案;人才;館藏;信息化;創(chuàng)新文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B

1前言

改革開(kāi)放30年來(lái),我國(guó)建設(shè)事業(yè)迅猛發(fā)展,城市變化日新月異。作為城市建設(shè)事業(yè)發(fā)展真實(shí)記錄的城建檔案工作就是在這一過(guò)程中形成并發(fā)展壯大的。從工作范疇上講,城建檔案工作主要是管理建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理類檔案和眾多的建設(shè)工程檔案。在新的形勢(shì)下,我們需要不斷解放思想,創(chuàng)新思維,使城建檔案工作得到升華和創(chuàng)新發(fā)展。“創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂,是國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力”,也是城建檔案工作保持蓬勃生機(jī)的力量源泉。我們應(yīng)以創(chuàng)新為動(dòng)力,為建設(shè)事業(yè)和城建檔案工作新的30年大發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃、探索和思考。

2創(chuàng)新學(xué)習(xí),一流的人才隊(duì)伍干出一流的事業(yè)

我國(guó)城建檔案工作起步于上世紀(jì)80年代初,現(xiàn)在絕大部分城建檔案館業(yè)務(wù)骨干和領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍都是從那個(gè)時(shí)候成長(zhǎng)起來(lái)的。這些同志實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富,愛(ài)崗敬業(yè),勤勤懇懇;但因?yàn)槎喾N原因,相當(dāng)一部分同志沒(méi)有受過(guò)高層次的專業(yè)訓(xùn)練,對(duì)現(xiàn)代高新科技不是很熟悉。對(duì)一些剛參加城建檔案工作的年輕人來(lái)說(shuō),對(duì)城建檔案工作這種經(jīng)驗(yàn)性強(qiáng),牽涉到建設(shè)系統(tǒng)眾多方面的特點(diǎn)又缺乏體會(huì)。加上最近幾年建設(shè)系統(tǒng)體制改革變化很大,建設(shè)工程檔案管理程序和措施的落實(shí)也有很大困難。這一切都要求我們創(chuàng)新學(xué)習(xí),以學(xué)習(xí)提高隊(duì)伍素質(zhì),以學(xué)習(xí)建立一流的隊(duì)伍,干出一流的事業(yè)。在創(chuàng)新學(xué)習(xí)方面要做到:

2.1樹立創(chuàng)新意識(shí)。城建檔案工作的創(chuàng)新來(lái)自對(duì)建設(shè)系統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新思路和理念,沒(méi)有創(chuàng)新的意識(shí),城建檔案工作創(chuàng)新就無(wú)從談起。我們正在面對(duì)的是一個(gè)以信息、網(wǎng)絡(luò)和知識(shí)為基礎(chǔ)的全新經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案的收集、保管與利用正在變?yōu)樾畔⒌馁Y源整合和開(kāi)發(fā),建設(shè)系統(tǒng)也在走向信息化,城建檔案工作要適應(yīng)這種新時(shí)代的要求,就應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新的意識(shí)和思想,城建檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)的靈魂,在檔案工作網(wǎng)絡(luò)化方面,滲透創(chuàng)新思想,開(kāi)展創(chuàng)新實(shí)踐。

2.2培養(yǎng)創(chuàng)新能力。城建檔案工作者應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu),堅(jiān)持探索的精神,樹立求變求新的態(tài)度并擁有在復(fù)雜多變的條件下進(jìn)行綜合選擇的能力,使自己成為適應(yīng)、符合時(shí)代要求的復(fù)合型人才。城建檔案工作者還應(yīng)有檔案新知識(shí)、新理論和新技術(shù)的創(chuàng)造能力。只有這樣,才能充分發(fā)揮自己的潛力,積極培養(yǎng)出自己對(duì)新知識(shí)的敏感性和善于將知識(shí)轉(zhuǎn)化為有效服務(wù)的能力。

2.3掌握創(chuàng)新技術(shù)。城建檔案工作者應(yīng)充分掌握有關(guān)信息處理的基礎(chǔ)理論知識(shí)、基本技術(shù)手段和方法;包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),文檔高速掃描和工程圖紙真彩掃描技術(shù),GIS技術(shù),數(shù)字城建檔案館技術(shù),網(wǎng)站建設(shè)技術(shù)等。特別要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用,熟練使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和共享信息應(yīng)成為每位城建檔案工作者的基本功。最好還能根據(jù)工作實(shí)際需要,獨(dú)立開(kāi)發(fā)利用城建檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源,在管理方面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理,做到城建檔案信息資源共享。

3豐富館藏,夯實(shí)基礎(chǔ)才能創(chuàng)造輝煌

城建檔案工作的基礎(chǔ)就是實(shí)體檔案的收集和保管。在高速發(fā)展的城市建設(shè)中,建設(shè)檔案的門類日益豐富,數(shù)量迅猛增長(zhǎng),收集難度也在加大。怎么樣才能收集全?怎么樣才能保證檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性是城建檔案工作的一個(gè)基礎(chǔ)性難題。從城建檔案工作現(xiàn)代建設(shè)的目標(biāo)上講,信息資源建設(shè)是信息開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ),也是創(chuàng)新城建檔案工作的前提。因此在創(chuàng)新城建檔案工作的過(guò)程中,要不斷豐富和完善城建檔案信息資源。我們認(rèn)為應(yīng)做好四個(gè)結(jié)合:

3.1將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合,強(qiáng)化歸檔收集。在新的形勢(shì)下,城建檔案工作者如果仍墨守陳規(guī),守株待兔,必然導(dǎo)致城建檔案工作的被動(dòng)。在思想認(rèn)識(shí)上,必須努力克服檔案收集難的畏難思想,出于對(duì)城建檔案事業(yè)的責(zé)任和使命,樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí),不斷提高服務(wù)質(zhì)量,努力改善自身形象,增強(qiáng)工作的主動(dòng)性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的,不能只說(shuō)不做,不能怕麻煩,不能拒絕具體事務(wù)。我們應(yīng)把“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”和“檔案接收”結(jié)合起來(lái),業(yè)務(wù)指導(dǎo)是方法、是手段,檔案收集是目標(biāo),是結(jié)果。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上,應(yīng)勤跑工地,堅(jiān)持項(xiàng)目追蹤,收集信息,了解情況,隨時(shí)進(jìn)行檢查指導(dǎo),把政策講透,把要求講透。在具體工作中,必須主動(dòng)參與各項(xiàng)重要建設(shè)活動(dòng)和工程的竣工驗(yàn)收,把工作做到現(xiàn)場(chǎng),超前控制,把問(wèn)題解決在檔案進(jìn)館之前,確保檔案收集完整、全面。一些重點(diǎn)工程或外商投資項(xiàng)目,由于領(lǐng)導(dǎo)重視,社會(huì)關(guān)注,地位特殊而享有一些特殊政策,對(duì)其竣工檔案歸檔的監(jiān)督難以落到實(shí)處,對(duì)這些項(xiàng)目的檔案歸集工作,要積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),及時(shí)與企業(yè)溝通,改善與建設(shè)單位的關(guān)系,爭(zhēng)取建設(shè)單位的積極配合。在檔案接收方面,我們應(yīng)充分利用建設(shè)行政程序把關(guān),建立建設(shè)工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可制和檔案驗(yàn)收合格報(bào)送移交制。從長(zhǎng)沙和懷化館的做法來(lái)看,我們要求建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前一定要進(jìn)行工程檔案初步驗(yàn)收,檔案基本合格后,發(fā)放《初驗(yàn)認(rèn)可證》,才可以召開(kāi)竣工驗(yàn)收會(huì);在工程備案后,一定要對(duì)工程檔案進(jìn)行合格驗(yàn)收,合格驗(yàn)收并移交后,再發(fā)放《合格證》,工程才能辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)。這一系列具體措施,把業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案接收結(jié)合成一套完整的程序,使檔案歸檔、接收不再虛弱,強(qiáng)化了歸檔收集,做到了應(yīng)收盡收。

3.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結(jié)合,拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位有幾十家,內(nèi)容涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的方方面面。一般來(lái)說(shuō),建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對(duì)較小,歸集率較高;而非建設(shè)系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案種類多,數(shù)量大,收集矛盾多,難度大。我們要運(yùn)用行政、經(jīng)濟(jì)、法律等各種手段,突出重點(diǎn)、以點(diǎn)帶面、不斷拓展,積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動(dòng)與有關(guān)部門溝通,采取有力措施,加強(qiáng)地下管線檔案的接收和收集,開(kāi)展地下管線檔案信息的綜合動(dòng)態(tài)管理。長(zhǎng)沙館通過(guò)制定《城市地下管線工程檔案管理?xiàng)l例》,使地下管線檔案有法可依,保證了管線檔案按要求歸檔。二是開(kāi)發(fā)區(qū)的檔案。開(kāi)發(fā)區(qū)的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國(guó)家集中統(tǒng)一管理城建檔案的基本原則,依法加強(qiáng)對(duì)開(kāi)發(fā)區(qū)城建檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),定期接收城建檔案。三是圍繞社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的目標(biāo),采取多種形式,切實(shí)做好小城鎮(zhèn)建設(shè)、新農(nóng)村建設(shè)檔案的收集工作。豐富館藏包括量的擴(kuò)展和質(zhì)的提升,沒(méi)有數(shù)量就無(wú)質(zhì)量可言,而沒(méi)有質(zhì)量的館藏,無(wú)論數(shù)量多么“龐大”,都難以充分地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。因此,豐富館藏應(yīng)當(dāng)是檔案資料的大數(shù)量和高質(zhì)量的統(tǒng)一體,是規(guī)模與品位的“雙優(yōu)”。豐富館藏的渠道拓寬了,接收方法也解決了,就應(yīng)特別注重質(zhì)量問(wèn)題,即既要擴(kuò)容又要提質(zhì)。在擴(kuò)容提質(zhì)上,主要注重以下三方面:一是嚴(yán)格按城建檔案歸檔范圍接收檔案,不在此列的拒之門外,確保專館專用,節(jié)約政府公共資源。二是以最低限度數(shù)量的檔案保存最大限度的必要的信息量,盡量避免重復(fù)的、價(jià)值不大的檔案進(jìn)館,確保數(shù)量?jī)?yōu)化。三是對(duì)整理不規(guī)范、殘缺不全,模糊不清的資料盡量拾遺補(bǔ)缺,修訂完善,確保質(zhì)量?jī)?yōu)化。

3.3將“依法治檔”和“行業(yè)管理”相結(jié)合,提高城建檔案法律意識(shí)。城市建設(shè)檔案管理是一個(gè)跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)的系統(tǒng)工程。建設(shè)系統(tǒng)以外的單位產(chǎn)生的城建檔案,接收難度大,工作紛繁復(fù)雜。我們要充分運(yùn)用法律法規(guī)賦予的權(quán)力,大膽靈活地履行收集檔案、行政執(zhí)法和行業(yè)管理的職責(zé),主動(dòng)開(kāi)展工作。一是加強(qiáng)檔案法規(guī)宣傳,強(qiáng)化全社會(huì)檔案法律意識(shí)。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī),使之深入人心。長(zhǎng)沙、懷化館最近幾年大力開(kāi)展建設(shè)工程資料員培訓(xùn),向建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范,提高他們的素質(zhì)和工作技能,產(chǎn)生了較大的成效。二是要建立目標(biāo)管理考核機(jī)制。要通過(guò)建設(shè)行政和檔案行政部門對(duì)基層單位的年度目標(biāo)管理考核,將檔案接收和館藏量增長(zhǎng)列為量化指標(biāo),年初下目標(biāo)、年終抓督促,強(qiáng)化行政管理和工作責(zé)任意識(shí)。三是充分利用法律法規(guī)授權(quán),依法治檔。嚴(yán)格按城建檔案管理有關(guān)法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定,加強(qiáng)法制建設(shè),開(kāi)展執(zhí)法檢查。一方面,在充分利用現(xiàn)有城建檔案工作法規(guī)、規(guī)章和依法行政的基礎(chǔ)上,根據(jù)各區(qū)、縣(市)實(shí)際,抓緊制定本區(qū)、縣(市)《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開(kāi)發(fā)利用管理等方面規(guī)范性文件。另一方面,每年可以適當(dāng)開(kāi)展執(zhí)法檢查,對(duì)不按規(guī)定執(zhí)行的建設(shè)單位,在工程竣工驗(yàn)收備案后逾期不交檔案的,及時(shí)提出口頭或書面整改意見(jiàn),仍拒不移交構(gòu)成違法事實(shí)的,上報(bào)建設(shè)行政主管部門立案,依法予以處罰。

3.4將“庫(kù)房管理”與“檔案利用”相結(jié)合,突出城建檔案的利用價(jià)值。檔案整理入庫(kù)上架不是檔案工作的終結(jié),從檔案工作最高目的來(lái)講,這還僅僅是開(kāi)始,是起點(diǎn)。我們?cè)谧龊脵n案庫(kù)房管理,確保檔案安全的同時(shí),應(yīng)進(jìn)一步突出檔案利用工作,充分發(fā)揮城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待,建立檔案利用反饋登記制度,對(duì)檔案利用情況有登記、有統(tǒng)計(jì)分析,不斷尋找利用熱點(diǎn),總結(jié)利用規(guī)律,改進(jìn)利用服務(wù)。二是充分改善利用條件。應(yīng)廣泛采用現(xiàn)代化手段管理城建檔案信息資源,提高館藏檔案的開(kāi)發(fā)利用水平。可以建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng),提高檔案查閱速度和查全率、查準(zhǔn)率;有條件的可以建立檔案全息掃描系統(tǒng),建立數(shù)字城建檔案館;還可以在互聯(lián)網(wǎng)上建立城建檔案查閱利用平臺(tái),方便遠(yuǎn)程自由查閱,提高城建檔案信息社會(huì)知情度。三是充分發(fā)掘檔案潛在利用價(jià)值。利用檔案信息進(jìn)行編研是一個(gè)重要的方面。此外,基于聲像檔案的直觀性,利用城建檔案在聲像工作方面的優(yōu)勢(shì),開(kāi)展電視專題片制作,承辦展覽、畫冊(cè),建立愛(ài)國(guó)主義教育基地都是發(fā)掘城建檔案潛在利用價(jià)值,提升城建檔案館藏建設(shè)水平的好思路、好辦法。長(zhǎng)沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專題片40多部,宣傳了城市建設(shè),促進(jìn)了招商引資,產(chǎn)生了廣泛社會(huì)影響。提高檔案工作質(zhì)量和管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案整理規(guī)范化,目標(biāo)管理制度化,做到檔案收集完整,劃分保管期限準(zhǔn)確,整理和編目科學(xué),檢索和利用方便,保管條件科學(xué)安全,消除部門檔案移交進(jìn)館時(shí)突擊整理,返工整理等現(xiàn)象。

4重點(diǎn)突破,以信息化引領(lǐng)城建檔案工作騰飛發(fā)展

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),也是城建檔案工作騰飛發(fā)展的必由之路。面對(duì)信息時(shí)代給城建檔案工作帶來(lái)的千載難逢的發(fā)展機(jī)遇,建設(shè)系統(tǒng)檔案部門要搶抓機(jī)遇,使信息方便、快捷、超時(shí)空地進(jìn)行傳遞成為現(xiàn)實(shí),大大改善城建檔案的傳遞途徑,給城建檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供最佳的平臺(tái)和技術(shù)手段。城建檔案管理所具有的特點(diǎn)決定了它必須與時(shí)俱進(jìn)地走信息發(fā)展的道路,把城建檔案中蘊(yùn)含著的豐富內(nèi)容開(kāi)發(fā)出來(lái),發(fā)揮出更多更大的作用,為現(xiàn)代化的城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。超級(jí)秘書網(wǎng)

4.1爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持,為城建檔案信息化建設(shè)營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境。信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái),如何依托計(jì)算機(jī)技術(shù),建立高效、方便、快捷的檔案信息系統(tǒng),更好地服從、服務(wù)于建設(shè)系統(tǒng)的發(fā)展是檔案工作面臨的重要課題。但城建檔案信息化建設(shè)必須以一定的資金、技術(shù)和人才為基本備件,而這些基本條件恰恰是當(dāng)前城建檔案工作發(fā)展里程中的緊缺資源。因此,如何取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持已成為城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問(wèn)題。今年以來(lái),懷化市城建檔案不斷派員參加各種學(xué)習(xí)活動(dòng),在湖南省檔案局局長(zhǎng)親自帶領(lǐng)下專門跟班學(xué)習(xí)了上海浦東城建檔案檔案館(建設(shè)信息中心)數(shù)字城建檔案管理技術(shù)及經(jīng)驗(yàn),得到了很大啟發(fā)。懷化館還爭(zhēng)取建設(shè)局主管副局長(zhǎng)親自帶隊(duì),全館同志前往長(zhǎng)沙市城建檔案館學(xué)習(xí)考察,回來(lái)后即專題匯報(bào),得到了領(lǐng)導(dǎo)高度重視,對(duì)城建檔案信息化建設(shè)給予了大力支持。

4.2必須統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)布局。只有在領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持下,確立了工作目標(biāo),部門內(nèi)同志們的積極配合,檔案資料歸檔上網(wǎng)進(jìn)入系統(tǒng)化,檔案信息化建設(shè)才能邁上快速健康發(fā)展的軌道。一是要有計(jì)劃地充實(shí)、完善檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備,力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)檔案儲(chǔ)存數(shù)字化、檢索計(jì)算機(jī)化、保護(hù)科學(xué)化、辦公自動(dòng)化。當(dāng)前,要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),將以往形成的,可開(kāi)放利用的檔案按照規(guī)范的目錄和標(biāo)引要求,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。二是要建立電子文件管理制度和工作程序。當(dāng)前,電子文件歸檔問(wèn)題研究中最重要的是如何緊密跟蹤信息技術(shù)的發(fā)展、變化、充分借鑒先進(jìn)建設(shè)系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn),采取科學(xué)的管理方法和手段,以保證已產(chǎn)生的需要長(zhǎng)久保存歸檔的電子文件的真實(shí)性、完整性和安全性。

4.3以城建檔案信息化創(chuàng)新城建檔案利用服務(wù)機(jī)制。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市建設(shè)的到來(lái),建設(shè)系統(tǒng)和社會(huì)各屆對(duì)城建檔案需求在內(nèi)容上越來(lái)越廣,在利用頻率上越來(lái)越快,在服務(wù)領(lǐng)域上越來(lái)越寬,在服務(wù)方式上越來(lái)越活。為此,建設(shè)系統(tǒng)各部門要緊跟形勢(shì),抓住機(jī)遇,加快城建檔案信息化工作的發(fā)展步伐,改變一切不適應(yīng)新形勢(shì)要求的思想觀念和單一被動(dòng)的服務(wù)方式。按照“堅(jiān)持創(chuàng)新,突出服務(wù)”的思路加強(qiáng)城建檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)。首先,城建檔案開(kāi)發(fā)利用要向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化。大力開(kāi)發(fā)城建檔案資源,應(yīng)根據(jù)使用優(yōu)先、保護(hù)優(yōu)先、特色優(yōu)先的原則,制定城建檔案數(shù)字化策略,分期分批將重點(diǎn)城建檔案數(shù)字化,建立數(shù)據(jù)庫(kù)并開(kāi)展查閱利用;如歷史檔案、重點(diǎn)工程檔案、高層建筑檔案、地下管網(wǎng)檔案等。在提供主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)上下功夫。比如根據(jù)工作的需求編研一些資料;其次,要向多種服務(wù)轉(zhuǎn)化。除做好上門利用服務(wù)外,還要主動(dòng)與科研、行政管理部門共同研發(fā)有關(guān)項(xiàng)目,建立咨詢服務(wù)等。改進(jìn)服務(wù)方法,更新服務(wù)手段,提高服務(wù)水平,提升服務(wù)功能。通過(guò)深層服務(wù)和多功能服務(wù)。最大限度地滿足建設(shè)系統(tǒng)發(fā)展對(duì)檔案的利用需求。

第3篇

(一)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)不全面,觀念落后

城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡(jiǎn)單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來(lái)更高的管理效率和更大的利用價(jià)值。如果對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不全面,對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識(shí);不能按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會(huì)造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無(wú)法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。

(二)基礎(chǔ)條件限制,對(duì)城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響

城建檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會(huì)受到一定的影響。

(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化

在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國(guó)家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對(duì)檔案數(shù)字化工作的。這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實(shí)際工作中,僅僅依靠這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。

(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高

在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。

(五)安全問(wèn)題直接影響

城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問(wèn)題主要來(lái)源于兩個(gè)方面,其一是加工過(guò)程中對(duì)實(shí)體城建檔案的安全問(wèn)題,其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的,成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。

二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問(wèn)題的對(duì)策

(一)采取措施保障

城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒(méi)有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高。基礎(chǔ)條件提高的主要方法是通過(guò)城建檔案部門依據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會(huì)用戶和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門支持。目前國(guó)家對(duì)城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定,“項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗(yàn)收或城建檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”。《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達(dá)科研計(jì)劃時(shí),同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門負(fù)責(zé)對(duì)建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案工作的重視程度加大。

(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃

1.開(kāi)展館藏城建檔案情況調(diào)研

館藏城建檔案信息調(diào)查是開(kāi)展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對(duì)實(shí)體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個(gè)重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。

2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇

城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門開(kāi)展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門對(duì)城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個(gè)城建檔案管理軟件開(kāi)發(fā)部門開(kāi)發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場(chǎng)上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時(shí)就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立,操作時(shí)只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時(shí)加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。

3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍

城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍。《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)城建檔案數(shù)字化對(duì)象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。”其中的原則包括:符合國(guó)家法律法規(guī)的原則、價(jià)值性原則。價(jià)值原則主要指“應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開(kāi)展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個(gè)加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。

4.依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)

結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國(guó)家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實(shí)際工作中應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實(shí)際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量發(fā)展到T時(shí)代;用戶對(duì)數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會(huì)有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶需求的情況,對(duì)具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿足管理和利用需求為基礎(chǔ)。

5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)

提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開(kāi)展工作之前對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對(duì)不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對(duì)從事城建檔案管理工作多年,特別是對(duì)于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時(shí),注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用能力。針對(duì)他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識(shí),以及數(shù)字化加工過(guò)程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開(kāi)展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯(cuò)誤。同時(shí),加強(qiáng)城建檔案工作安全意識(shí)方面的教育。

6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定

工作城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)重視安全問(wèn)題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過(guò)程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶端計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的檢查;對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識(shí)。

(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作

城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對(duì)傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開(kāi)展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對(duì)具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價(jià)值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來(lái),作為數(shù)字化加工的對(duì)象。

(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度

城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對(duì)下一環(huán)節(jié)和整個(gè)加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過(guò)程結(jié)束后填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表》,登記掃描的頁(yè)數(shù),使實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與城建檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)一致。

(五)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估

城建檔案數(shù)字化工作幵展過(guò)程中,需要對(duì)工作流程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過(guò)檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通過(guò)調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開(kāi)展。總體驗(yàn)收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評(píng)估工作是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過(guò)程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實(shí)完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過(guò)制定評(píng)價(jià)指標(biāo)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。

(六)注重城建檔案信息的深層次加工

城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過(guò)程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問(wèn)題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡(jiǎn)單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中完善城建檔案著錄信息,是對(duì)城建檔案深層次加工的一個(gè)重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)號(hào)等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫(kù)中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對(duì)城建檔案工作帶來(lái)的更多優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字庫(kù)管理系統(tǒng)對(duì)信息管理所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)通過(guò)元數(shù)據(jù)對(duì)城建檔案信息進(jìn)行描述。可以表現(xiàn)城建檔案文件的來(lái)源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過(guò)主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過(guò)著錄來(lái)描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價(jià)值。特別是對(duì)主題標(biāo)引信息描述,因?yàn)橥ㄟ^(guò)主題標(biāo)引可以增加對(duì)城建檔案信息背景的描述,對(duì)用戶的檢索具有特別的意義。

三、結(jié)束

第4篇

心理疲勞不僅會(huì)降低工作效率，而且對(duì)心理健康有很大的影響。城建檔案工作清苦乏味，容易使人內(nèi)心潛能衰退，從而失去工作熱情和責(zé)任感，不能充分發(fā)揮自身智慧和才能。其主要表現(xiàn)和危害：一是心理失衡。對(duì)城建檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，鑒于城建檔案的特殊性，難以產(chǎn)生成就感，就會(huì)覺(jué)得失去了機(jī)會(huì)、動(dòng)力，從而牢騷滿腹，自由主義泛濫。二是以消極妥協(xié)的心理對(duì)待工作中的失誤和挫折。三是強(qiáng)調(diào)客觀，認(rèn)為城建檔案工作單調(diào)乏味，難創(chuàng)佳績(jī)，進(jìn)而導(dǎo)致工作不負(fù)責(zé)任，工作效能明顯下降。

二、城建檔案工作者心理問(wèn)題調(diào)適

隨著我國(guó)社會(huì)轉(zhuǎn)型、體制的轉(zhuǎn)軌。城建檔案的職能也從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。社會(huì)在高速發(fā)展的同時(shí)，又是復(fù)雜多變的，城建檔案工作者必須調(diào)試心理，有良好的心理素質(zhì)，才能適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展變化。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人們物質(zhì)水品的提高，心理健康必將成為人們的必需品。強(qiáng)調(diào)心理健康的重要性，不僅僅是一種人文關(guān)懷。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，有益于提高生活質(zhì)量和生命質(zhì)量；提高心理素質(zhì)，腳踏實(shí)地的開(kāi)創(chuàng)事業(yè)，能夠提高認(rèn)識(shí)問(wèn)題的力度和深度。

（一）改善城建檔案工作者職業(yè)心理特點(diǎn)

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展導(dǎo)致國(guó)民就業(yè)方式多元化，各行業(yè)人才流動(dòng)的選擇性和自主性增加。組織和管理模式的改進(jìn)、政府職能的調(diào)整、辦事效率的提高、加之國(guó)家干部制度的完善，歸根結(jié)底社會(huì)轉(zhuǎn)型時(shí)期的諸多變化和要求，增加了城建檔案工作者的工作壓力和心理危機(jī)，城建檔案工作不同于其他服務(wù)性工作，是社會(huì)公共事務(wù)管理，行使行政職能。目前，城建檔案工作普遍缺乏社會(huì)理解、困境重重，城建檔案工作者應(yīng)當(dāng)敢于面對(duì)工作壓力。工作壓力是每個(gè)人在工作中都會(huì)遇到的，而且適度的工作壓力是激發(fā)個(gè)體工作積極性、追求自我實(shí)現(xiàn)的動(dòng)力，只要處理得當(dāng)，工作壓力完全可以轉(zhuǎn)化為工作動(dòng)力。并且要培養(yǎng)自己適應(yīng)新環(huán)境的能力，增強(qiáng)自己對(duì)不利情境的耐受力和對(duì)挫折的承受能力。胸懷高尚的道德水平，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖允∫庾R(shí)，樹立起正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，做到以普通人的良心自責(zé)，以黨員的良心自律，以公仆的良心自警。其中，關(guān)鍵就是要牢固樹立的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，以及正確的權(quán)利觀、地位觀和利益觀，堅(jiān)定革命的理想和信念，真正做到篤心志、堅(jiān)毅力、自律不怠。在工作中，檔案工作者要使自己的潛能得到充分發(fā)揮，并且得到上級(jí)組織和領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，同時(shí)希望在政治生活中有一席之地，在服務(wù)對(duì)象中樹立良好的形象，從而書寫人生歷程中的精彩一筆。一方面要求城建檔案工作者要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感和勇于創(chuàng)新的精神，為檔案事業(yè)發(fā)展努力工作，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。另一方面，要求城建檔案工作者要耐得住寂寞，要自始至終地保持旺盛的精力，堅(jiān)定信念，滿腔熱情地投入到工作中去，造就蓬勃向上、好學(xué)上進(jìn)、勇于進(jìn)取、熱情開(kāi)朗的優(yōu)良品質(zhì)，在通往成功的道路上英勇搏擊。

（二）以良好地心態(tài)提高工作效率

第5篇

當(dāng)前城建檔案管理工作不難看出，其仍舊包含一定的不足問(wèn)題。首先，在城市建設(shè)持續(xù)加快的今天，要?dú)w檔管理的城建檔案總量龐大，隨之而來(lái)引發(fā)了一系列問(wèn)題。由于一些工程單位沒(méi)有嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān)，工作人員無(wú)法形成較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而影響了城建檔案歸檔選擇的質(zhì)量。一些工作人員由于沒(méi)能清晰歸檔范疇，無(wú)法全面依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目文件檔案歸檔整理工作規(guī)范做好報(bào)送，導(dǎo)致歸檔工作面臨較多困難。一些項(xiàng)目方受到多重因素影響，無(wú)法對(duì)建筑項(xiàng)目施工建設(shè)資料的歸檔整理進(jìn)行全面、精準(zhǔn)的控制把關(guān)。在項(xiàng)目開(kāi)工階段，無(wú)法明確城建檔案應(yīng)該如何報(bào)送，致使備案階段中應(yīng)付了事、閉門造車，呈現(xiàn)出不良造假的問(wèn)題。相關(guān)規(guī)范針對(duì)城建檔案立卷、歸檔、管理質(zhì)量、方式方法、文件排列、編目裝訂等環(huán)節(jié)均制定了細(xì)致的要求。然而在現(xiàn)實(shí)工作中，較多部門無(wú)法細(xì)致深入的研究學(xué)習(xí)。使得檔案組卷無(wú)法符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，隨意進(jìn)行裝訂，目錄、備考表樣式欠缺規(guī)范性。

二、創(chuàng)新理念，提升城建檔案管理水平

（一）引入目標(biāo)管理思想目標(biāo)管理即基于既定目標(biāo)，把握以人為本的原則，將成果視為標(biāo)準(zhǔn)，令組織內(nèi)部與個(gè)人獲取到優(yōu)秀業(yè)績(jī)的方式方法。城建檔案管理階段中，引入目標(biāo)管理思想，推行目標(biāo)責(zé)任制，可進(jìn)一步促進(jìn)城建檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。基于現(xiàn)代化管理理念，城建檔案館應(yīng)以目標(biāo)管理為根本，夯實(shí)內(nèi)在基礎(chǔ)，令檔案工作再上新臺(tái)階。應(yīng)加強(qiáng)真實(shí)性管理，確保檔案資料的原始性，數(shù)據(jù)信息的系統(tǒng)性，使檔案報(bào)送更加快速高效，流程更加科學(xué)，實(shí)踐管理更為完整。

（二）創(chuàng)新城建檔案管理程序城建檔案管理程序科學(xué)性對(duì)整體工作質(zhì)量產(chǎn)生至關(guān)重要的影響。為此應(yīng)積極探討契合當(dāng)前時(shí)代特征的城建檔案工作程序，嚴(yán)把人口關(guān)，優(yōu)化質(zhì)量驗(yàn)收以及報(bào)送等處理環(huán)節(jié)。應(yīng)將簽署的竣工檔案責(zé)任材料、終身責(zé)任方表格引入之報(bào)建流程之中，而后在項(xiàng)目施工前期針對(duì)建設(shè)方、施工方以及監(jiān)理方技術(shù)員工、資料管理人員做好檔案技術(shù)交底，細(xì)致的闡釋檔案要求。施工階段中則應(yīng)積極同監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等機(jī)構(gòu)進(jìn)行橫向合作，體現(xiàn)聯(lián)動(dòng)性，定期做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)。城建檔案工作人員還應(yīng)參與竣工驗(yàn)收有關(guān)會(huì)議，就項(xiàng)目檔案編訂狀況做進(jìn)一步講評(píng)并細(xì)化后續(xù)工作要求，保證按時(shí)竣工并進(jìn)行驗(yàn)收備案。完成上述環(huán)節(jié)后還應(yīng)督促建設(shè)方及時(shí)報(bào)送竣工檔案，快速辦理檔案移交材料與相關(guān)手續(xù)，令城建檔案管理更為科學(xué)有序。

（三）創(chuàng)新城建檔案工作模式新時(shí)期，城建檔案管理應(yīng)解放思想，全面創(chuàng)新，摒棄以往傳統(tǒng)工作方式，跟上新時(shí)代步伐。應(yīng)由檔案形成的起初源頭入手，更新傳統(tǒng)工作中在項(xiàng)目竣工收尾后方開(kāi)始檔案管理的陳舊模式。業(yè)務(wù)上，應(yīng)從被動(dòng)接收積極向著主動(dòng)提供服務(wù)的方向發(fā)展。方式方法上，應(yīng)從指導(dǎo)管理主體向著積極主動(dòng)服務(wù)的主體發(fā)展，扭轉(zhuǎn)機(jī)械式的傳統(tǒng)管理，真正開(kāi)創(chuàng)現(xiàn)代化工作系統(tǒng)。城建檔案管理過(guò)程中，有關(guān)管理對(duì)象單位應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系與合作，構(gòu)成上級(jí)與下屬良好協(xié)調(diào)的關(guān)系，使實(shí)踐工作更加順暢，預(yù)防城建檔案存在互相交叉以及多頭管理的問(wèn)題，進(jìn)而對(duì)管理工作效能產(chǎn)生負(fù)面影響。另外，應(yīng)積極應(yīng)用信息化平臺(tái)，推動(dòng)城建檔案管理工作更加科學(xué)有效。可進(jìn)一步擴(kuò)充軟硬件設(shè)施的經(jīng)費(fèi)投入，推動(dòng)檔案管理由以往的手工作業(yè)向著自動(dòng)化、數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展變革，進(jìn)而全面提升實(shí)踐工作效率，降低工作強(qiáng)度，使有價(jià)值的城建檔案信息能夠充分的得到應(yīng)用。應(yīng)積極引入現(xiàn)代化、設(shè)計(jì)成熟的工具軟件，盡可能的將日常工作均囊括到計(jì)算機(jī)實(shí)踐管理流程之中，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)流程的緊密銜接與互相配套，降低重復(fù)性勞動(dòng)。

三、結(jié)語(yǔ)

第6篇

城建檔案工作具有非常強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，在以往的城建檔案工作中，主要都是紙質(zhì)檔案，但是最近幾年，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中也得到了十分廣泛的應(yīng)用，因此，電子檔案也大量的出現(xiàn)在了城建檔案管理的工作中，而傳統(tǒng)的工作形式也受到了非常大的沖擊，因此在管理好檔案之后才能更好的對(duì)其進(jìn)行利用。檔案工作者還要在實(shí)際的工作中不斷的加強(qiáng)自身的工作質(zhì)量和工作水平，還要做好專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，每一個(gè)檔案都有其專業(yè)性，城建檔案利用的過(guò)程中也涉及到很多的內(nèi)容，所以，檔案工作者必須要學(xué)習(xí)與之相關(guān)的知識(shí)，這樣才能更好的保證城建檔案的管理質(zhì)量。在我國(guó)的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，應(yīng)該從多個(gè)角度進(jìn)行檔案工作，檔案工作者要從多個(gè)方面掌握科學(xué)知識(shí)，同時(shí)還要在自身的工作中充分的應(yīng)用這些科學(xué)知識(shí)和理論，這樣才能更好的為檔案工作的順利開(kāi)展提供更好的條件，給檔案信息的使用者也提供更加豐富、更加全面的信息內(nèi)容，這樣才能更好的體現(xiàn)出檔案價(jià)值，也為檔案信息的保管和再利用提供了良好的條件，促使檔案人員積極發(fā)揮自身的職能。很多城建檔案管理工作中,都非常注重檔案人員素質(zhì)的培訓(xùn),還建立了職工教育資金,要求在職人員要具有專業(yè)知識(shí)、大專以上的理論水平,無(wú)論是科技人員、管理人員還是檔案人員,必須達(dá)到一定的專業(yè)水平,才能上崗,先后取得了大專、本科學(xué)歷,并系統(tǒng)的掌握有關(guān)理論知識(shí),在管理好檔案的同時(shí),利用所學(xué)的理論知識(shí),積極搜取信息,建立信息網(wǎng)絡(luò),互通有無(wú),為科技人員服務(wù),并建立本行業(yè)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖集及科技書籍供銷點(diǎn),這樣不僅服務(wù)于本單位也給社會(huì)帶來(lái)了效益,有力的促進(jìn)了本地區(qū)工程設(shè)計(jì)的發(fā)展,由于利用管理檔案和熟悉家底的優(yōu)勢(shì),積極向外推薦,已經(jīng)不屬保密范圍的城建檔案,使其在城市建設(shè)上建筑物加固、加層、套用等項(xiàng)目上,積極推薦利用建設(shè)檔案,大大提高了檔案的利用率,也創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。

2管理檔案是為了檔案的再利用

這在城建系統(tǒng)中來(lái)講是很普遍的要求。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,效益觀念已深入人心,由此人們?cè)絹?lái)越重視檔案工作產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,也給檔案工作帶來(lái)了生機(jī)和活力。但是在使用城建檔案時(shí),要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點(diǎn),一是對(duì)檔案保密,確定檔案的使用范圍,對(duì)于長(zhǎng)久的檔案,該解密的要及時(shí)解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經(jīng)濟(jì)效益,也要注重社會(huì)效益。城建檔案的價(jià)值一般是隨時(shí)間的推移增加。檔案發(fā)揮作用有一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程,檔案工作具有穩(wěn)定性、長(zhǎng)期性等特點(diǎn),這就決定了對(duì)檔案工作的投入到見(jiàn)效的周期相對(duì)較長(zhǎng)。所以,在實(shí)際工作中,講究效益要有遠(yuǎn)謀,更要有遠(yuǎn)慮,不可急功近利,竭澤而魚,搞短期行為,如進(jìn)行檔案信息咨詢服務(wù)見(jiàn)效快,效益明顯,對(duì)比投入的時(shí)間與人力等相對(duì)較多,這無(wú)疑是正確的,但是與此同時(shí),絲毫不能因?yàn)闄n案整理、保護(hù)等基礎(chǔ)工作一半時(shí)見(jiàn)不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開(kāi)發(fā)信息、產(chǎn)生效益,既是現(xiàn)在投入勞動(dòng)的結(jié)果,也是與過(guò)去圍繞這些檔案所做的整理與保護(hù)分不開(kāi)的,現(xiàn)在對(duì)城建檔案整理、保護(hù)工作給予的投入,會(huì)產(chǎn)生長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。如果看不到這一點(diǎn)。不在這方面給予的投入使檔案的質(zhì)量受損,必將給檔案工作造成無(wú)可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過(guò)程中,要謹(jǐn)防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng),要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復(fù)制、交換、轉(zhuǎn)讓中應(yīng)該按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。檔案工作具有機(jī)密性,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理強(qiáng)化保密觀念,落實(shí)保密制度,確定使用范圍時(shí),就要嚴(yán)格把關(guān),不能因?yàn)橛猩鐣?huì)需求,就盲目的使用,否則會(huì)給國(guó)家和社會(huì)造成危害。

3結(jié)束語(yǔ)

第7篇

近年來(lái)，全國(guó)城建檔案館在檔案信息化建設(shè)方面都作了大量的工作，經(jīng)歷了從單一到綜合，從獨(dú)立到網(wǎng)絡(luò)，從內(nèi)部到Internet的發(fā)展過(guò)程，建立了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，發(fā)揮了較大的作用。天津城建檔案館為了適應(yīng)發(fā)展，一直十分注重進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，致力于將最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案工作。1997年成立了《城建檔案信息計(jì)算機(jī)光盤管理系統(tǒng)》課題小組。并于1999年與“北京高電光盤技術(shù)聯(lián)合公司”聯(lián)合開(kāi)發(fā)了城建檔案信息管理系統(tǒng)，（基于WindowsNt操作系統(tǒng)，Oracle8i數(shù)據(jù)庫(kù)，客戶機(jī)/服務(wù)器的C/S操作模式）系統(tǒng)以城建檔案信息為開(kāi)發(fā)主體和核心，加大了城建檔案信息處理的深度和廣度，是一個(gè)全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)。2000年系統(tǒng)一期開(kāi)發(fā)完成，2001年，購(gòu)置HPLH6000服務(wù)器，雙機(jī)熱備份，HPR12磁盤陣列柜，完成了高速局域網(wǎng)的建設(shè)。磁盤陣列存儲(chǔ)，雙機(jī)熱備系統(tǒng)，解決了檔案系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與實(shí)時(shí)查詢的矛盾，又提高了系統(tǒng)的安全可*性及抗災(zāi)難性。2002年實(shí)現(xiàn)了館藏7萬(wàn)卷檔案的數(shù)字化處理工作。著錄檔案73000卷，掃描文件33026卷，掃描圖紙20756卷，目前總數(shù)據(jù)量已達(dá)230G.。初步實(shí)現(xiàn)了館藏檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，大大提高了工作效率。城建檔案館計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平也有了很大的提高，城建檔案館的信息化工作取得初步成果。

但隨著數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)及其設(shè)備的成熟和發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的快速推進(jìn)，城建檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案的信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，目前現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)工作模式，以及現(xiàn)有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應(yīng)新的需求，主要體現(xiàn)：1系統(tǒng)平臺(tái)的局限，原來(lái)系統(tǒng)是由PowerBuilder開(kāi)發(fā)完成，在Internet飛速發(fā)展的今天，利用C/S體系結(jié)構(gòu)開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)在很大程度上無(wú)法達(dá)到數(shù)字化城建檔案館的要求，從平臺(tái)選擇的本質(zhì)上必須作調(diào)整，采用Browser/Server體系結(jié)構(gòu)。2.功能的局限：原有系統(tǒng)在統(tǒng)計(jì)的靈活性、全面性、方便性無(wú)法滿足社會(huì)各方面高層次的需求，查詢系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)查詢，使檔案利用出現(xiàn)不便，3.業(yè)務(wù)、行政辦公自動(dòng)化不成體系，無(wú)法適應(yīng)數(shù)字局的基本要求，雖然我館已擁有臺(tái)式機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)IT終端與外設(shè)產(chǎn)品但電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上。檔案館自身的技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后。4提供利用方式傳統(tǒng)單一，仍未走出封閉狀態(tài)。仍停留在必須到館查詢的階段，與不斷增長(zhǎng)的需求量和現(xiàn)代信息利用方式差距較大，

5隨著新技術(shù)革命的不斷深入檔案的存儲(chǔ)載體發(fā)生了變化，紙質(zhì)檔案已不在是唯一的檔案存儲(chǔ)載體，聲像檔案、電子檔案等現(xiàn)代技術(shù)制作的機(jī)讀檔案數(shù)量不斷增加，如何存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)成為新的課題，電子文件接收歸檔管理仍沒(méi)提上日程。

因此采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對(duì)城建檔案的收集、管理、利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，已成為城建檔案向綜合開(kāi)發(fā)利用為中心的現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)化的必然趨勢(shì)，我們迫切需要加快數(shù)字城建檔案館建設(shè)。

二、數(shù)字城建檔案館開(kāi)發(fā)原則：

數(shù)字城建檔案館開(kāi)發(fā)需遵循“先進(jìn)實(shí)用、安全可*、開(kāi)放靈活”的原則，系統(tǒng)以開(kāi)發(fā)利用城建檔案信息，建設(shè)數(shù)字城建檔案館為目的，以城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為依托，以數(shù)據(jù)庫(kù)為管理手段，以磁盤陣列為存儲(chǔ)介質(zhì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)、圖象處理技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案的信息數(shù)字化及海量存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)城建檔案登記、監(jiān)督、指導(dǎo)、驗(yàn)收等管理環(huán)節(jié)，及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作全過(guò)程的計(jì)算機(jī)管理，同時(shí)系統(tǒng)輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務(wù)處理功能，支持互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和遠(yuǎn)程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數(shù)字化水平。

三、建設(shè)目標(biāo)：

1提高城建檔案館的信息化建設(shè)整體水平，建設(shè)全國(guó)一流的數(shù)字檔案館。

這次開(kāi)發(fā)將建設(shè)一個(gè)館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務(wù)現(xiàn)代化、辦公自動(dòng)化的數(shù)字城建檔案館。實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開(kāi)發(fā)利用，滿足社會(huì)各方面的利用需求，具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力，做“數(shù)字城市、數(shù)字局”合格的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源。城建檔案館將更加貼近城市建設(shè)的脈搏，將為城市建設(shè)提供更及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。

2實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的多功能開(kāi)發(fā)，更加合理利用檔案信息資源。

1999年，我館在開(kāi)發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，率先提出了城建檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)應(yīng)以“城建檔案信息”為主體和核心的觀點(diǎn)，系統(tǒng)水平在全國(guó)一直處于領(lǐng)先地位。這次升級(jí)新系統(tǒng)將運(yùn)用當(dāng)今新的開(kāi)發(fā)工具，克服PB這種老開(kāi)發(fā)工具的局限性，在原有C/S結(jié)構(gòu)上，增加B/S結(jié)構(gòu)，我們將通過(guò)升級(jí)改造，1完善各項(xiàng)功能，2增加信息量：開(kāi)發(fā)聲像檔案、地礦檔案、地名檔案等新類型檔案的信息，通過(guò)業(yè)務(wù)信息與現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的銜接，進(jìn)一步整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)檔案信息更深層次的開(kāi)發(fā)，我們將建立一套針對(duì)檔案實(shí)體、檔案信息并行管理的新模式。為實(shí)現(xiàn)數(shù)字城建檔案館管理探索一條新路，發(fā)揮城建檔案在數(shù)字城市建設(shè)中的重要作用。

3簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率與質(zhì)量。

（1）城建檔案館主要業(yè)務(wù)工作是圍繞檔案管理進(jìn)行的，建立基于檔案業(yè)務(wù)管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，充分運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、打印等工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。將手工作業(yè)交給計(jì)算機(jī)，將信息處理交給網(wǎng)絡(luò)，可以改變目前我館目前有些工作周轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，程序多。工作量大，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，準(zhǔn)確率低，工作煩瑣的現(xiàn)象

（2）業(yè)務(wù)辦公、行政辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使城建檔案館的信息化工作從點(diǎn)發(fā)展達(dá)到面，改變了原先在辦公自動(dòng)化應(yīng)用方面的空白，并可通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段直接查詢、統(tǒng)計(jì)，從而獲得最新的最準(zhǔn)的工作信息，大大提高工作效率。使之能夠適應(yīng)規(guī)劃國(guó)土資源局對(duì)全局的信息化工作的要求，適應(yīng)城市建設(shè)、發(fā)展的基本需要。

（3）相關(guān)電子數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入系統(tǒng)，保證了檔案信息質(zhì)量。

目前檔案接收、著錄環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，造成的人力、物力浪費(fèi)。通過(guò)建立電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，推廣應(yīng)用相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件，實(shí)現(xiàn)信息管理的提前介入，使檔案、信息同時(shí)進(jìn)館。從源頭抓起，達(dá)到準(zhǔn)確信息，節(jié)約資源的目的，促進(jìn)檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實(shí)、可*、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案著錄數(shù)量大、時(shí)間長(zhǎng)、費(fèi)用高的問(wèn)題，改變由檔案館來(lái)進(jìn)行數(shù)字化的被動(dòng)局面。

4實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，為城市建設(shè)、規(guī)劃、管理服務(wù)。

城建檔案管理信息系統(tǒng)通過(guò)與局電子檔案系統(tǒng)的連接，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉(zhuǎn)過(guò)程，這不僅實(shí)現(xiàn)電子文件、檔案一體化管理。更重要的是實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)與現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)的互動(dòng)交換、有效查詢，。它將一方面為規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理人員，為城市規(guī)劃、管理工作提供更方便、更快捷的服務(wù)，另一方面，也為檔案館豐富館藏，更好為社會(huì)服務(wù)開(kāi)啟了一扇新的大門。

5實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理工作的程序化、規(guī)范化。

通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推廣業(yè)務(wù)工作中的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一工作程序，統(tǒng)一指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管各環(huán)節(jié)的科學(xué)化管理，克服人為因素給工作帶來(lái)的不確定性，保證進(jìn)館檔案實(shí)體及其信息的質(zhì)量。

6.開(kāi)發(fā)網(wǎng)上辦公，實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的根本轉(zhuǎn)變。

隨著城建檔案館服務(wù)模式轉(zhuǎn)變的需要，深層次服務(wù)與利用成為當(dāng)前城建檔案服務(wù)的主題與發(fā)展方向。提供利用方式也隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，發(fā)生了根本的改變，用戶從網(wǎng)上查詢城建的檔案的需求日益增加，開(kāi)發(fā)建立高速互動(dòng)、突出本行業(yè)特點(diǎn)的網(wǎng)站，成為城建檔案館由被動(dòng)服務(wù)變主動(dòng)服務(wù)的一個(gè)主要途徑，成為城建檔案館為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一個(gè)重要窗口。

7.引進(jìn)最新的立體倉(cāng)庫(kù)的建設(shè)思想，改變傳統(tǒng)的庫(kù)房管理方式。

在庫(kù)房管理中運(yùn)用三維立體顯示技術(shù)與溫濕度監(jiān)控、自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)相結(jié)合，是我們這次開(kāi)發(fā)的又一亮點(diǎn)，它將立體顯示各庫(kù)房的情況，如：溫濕度監(jiān)控、庫(kù)存檔案占位情況、庫(kù)房空位情況、某卷檔案在庫(kù)房中的具置等，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房管理真正意義上的現(xiàn)代化管理。

四、開(kāi)發(fā)內(nèi)容：

1.城建檔案信息系統(tǒng)升級(jí)。

實(shí)現(xiàn)由原C/S結(jié)構(gòu)，升級(jí)為B/S結(jié)構(gòu)，同時(shí)增加以下主要功能：

（1）信息查詢實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的跨庫(kù)查詢。

（2）著錄信息項(xiàng)動(dòng)態(tài)維護(hù)，能自行編輯定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表，加強(qiáng)信息編研功能，實(shí)現(xiàn)靈活信息分析匯總功能。

（3）建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口：滿足與國(guó)土資源局電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換功能；工程檔案電子文檔接收與檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口；圖紙錄入能支持各種圖形文件（包括CAD格式圖紙）的導(dǎo)入。

（4）實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接。

（5）開(kāi)發(fā)管理、整理著錄小程序。

（6）解決聲像檔案（錄像帶）信息數(shù)字化海量存儲(chǔ)、管理。

（7）實(shí)現(xiàn)庫(kù)房管理的三維模擬圖形處理及恒溫恒濕系統(tǒng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接入。

（8）新增地名、土地出讓等檔案類別的數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能。

2.業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化：圍繞城建檔案館目前業(yè)務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作網(wǎng)上辦公、信息共享。

3.行政辦公自動(dòng)化：實(shí)現(xiàn)館內(nèi)公文的網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、管理。實(shí)現(xiàn)館內(nèi)行政事務(wù)辦理的網(wǎng)上督察、考核。實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)、辦公用品、工資的自動(dòng)化管理。

4.網(wǎng)站：建立一個(gè)為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的，具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網(wǎng)上辦公等功能的高度互動(dòng)的網(wǎng)站。重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)基于數(shù)據(jù)庫(kù)的、即時(shí)的在線查詢系統(tǒng)，用于各類信息的實(shí)時(shí)，要求具有管理功能強(qiáng)大，速度快，可擴(kuò)充能力強(qiáng)等特點(diǎn)。

五、開(kāi)發(fā)技術(shù)路線：

系統(tǒng)技術(shù)路線：操作系統(tǒng)平臺(tái)：采用Windows系列Windows2003Server

數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)：采用Oracle9i

WEB服務(wù)器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)模式：基于Brower/Server體系結(jié)構(gòu)

開(kāi)發(fā)工具：采用微軟的.NET技術(shù)。

六、目前實(shí)施情況

1、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：截止2004年8月，天津市城建檔案館已完成著錄檔案8萬(wàn)卷。掃描文件44000余張，圖紙36000卷。

2、標(biāo)準(zhǔn)制定：幾年來(lái)先后制定《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細(xì)則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細(xì)則》《天津市建設(shè)工程文件整理歸檔規(guī)范》等一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件。

3、技術(shù)開(kāi)發(fā)：業(yè)務(wù)辦公、。業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已開(kāi)發(fā)完成，現(xiàn)已進(jìn)入試運(yùn)行階段，檔案信息管理系統(tǒng)升級(jí)將在9月10日完成，網(wǎng)站也將在九月中旬開(kāi)通。SAN存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)建設(shè)已經(jīng)完成設(shè)備采購(gòu)，進(jìn)入安裝調(diào)試階段。

七、幾點(diǎn)體會(huì)：

1、提高認(rèn)識(shí)，樹立信息化的意識(shí)。

在全球信息公開(kāi)程度越來(lái)越高的形勢(shì)下。檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象逐步擴(kuò)大，必須在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的重要意義，增強(qiáng)信息化的緊迫感和責(zé)任感，要認(rèn)識(shí)到在這個(gè)信息時(shí)代，只有充分發(fā)揮檔案信息資源在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，將“死檔案”變?yōu)榛钚畔ⅰn案部門才能有自己的地位，才能獲得上級(jí)支持，加大資金投入。

2、解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。

首先要樹立以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的觀念，圍繞社會(huì)需求開(kāi)展數(shù)字館的建設(shè)，檔案館館藏的檔案資源浩瀚，不加選擇地全部數(shù)字化是不必要的。我們應(yīng)根據(jù)社會(huì)需求，研究確定數(shù)字化的原則，我館采用的原則是部分館藏?cái)?shù)字化，優(yōu)先數(shù)字化館藏中利用率高的、重點(diǎn)工程、特色檔案。這樣一方面加快實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化的速度，另一方面節(jié)約資金。其次樹立服務(wù)觀念，要以向社會(huì)提供高效能的服務(wù)為最終目的。為社會(huì)服務(wù)，傳統(tǒng)地提供檔案原件的方式，不能適應(yīng)社會(huì)需要，只有對(duì)城建檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，加大檔案資源的開(kāi)發(fā)深度，才能滿足全方位，多層次，多專業(yè)的需求。我們對(duì)館藏十幾類檔案進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)研、分析，特別是進(jìn)行了利用分析，我們沒(méi)有采用當(dāng)是較為普遍的通用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，而是根據(jù)各類檔案的不同特點(diǎn)設(shè)置了十三類庫(kù)結(jié)構(gòu)。通過(guò)多層著錄，深度標(biāo)引大大加強(qiáng)了檔案資源的開(kāi)發(fā)深度，同時(shí)我們還本著“以人為本”的設(shè)計(jì)思路，在檢索圖徑、檢索層次、可瀏覽內(nèi)容等各方面都充分考慮利用者的需求。第三要樹立以“檔案信息”為主要管理對(duì)象的觀念。轉(zhuǎn)變以檔案實(shí)體為主要管理對(duì)象的傳統(tǒng)觀念。數(shù)字檔案館的建設(shè)要圍繞這一觀念去進(jìn)行。

3、注重前期準(zhǔn)備，突出開(kāi)發(fā)需求。

我館從長(zhǎng)遠(yuǎn)維護(hù)考慮，采用“以我為主，聯(lián)合開(kāi)發(fā)原則”開(kāi)發(fā)方式。因此開(kāi)發(fā)的前期準(zhǔn)備工作十分關(guān)鍵。我館分六個(gè)階段進(jìn)行準(zhǔn)備，第一階段是市場(chǎng)調(diào)研。既對(duì)開(kāi)發(fā)技術(shù)、開(kāi)發(fā)公司又對(duì)館內(nèi)、社會(huì)需求進(jìn)行調(diào)研。

第二階段考察階段，對(duì)有關(guān)軟件開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行考察，審核其相關(guān)的資質(zhì)材料、開(kāi)發(fā)業(yè)績(jī)。第三階段是需求，我們召開(kāi)城建檔案館數(shù)字化開(kāi)發(fā)需求會(huì)，組織通過(guò)初選的軟件開(kāi)發(fā)公司來(lái)館，了解館目前業(yè)務(wù)情況及原有系統(tǒng)情況。聽(tīng)取館開(kāi)發(fā)需求，并提出統(tǒng)一要求，限時(shí)上報(bào)開(kāi)發(fā)方案。第四階段方案評(píng)審階段。為了保證開(kāi)發(fā)工作的科學(xué)、嚴(yán)密、公平、公正，我館聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)、檔案等專業(yè)的有關(guān)專家組成專家評(píng)審組。召開(kāi)城建檔案館數(shù)字化建設(shè)方案評(píng)審會(huì)：由各軟件公司匯報(bào)方案。由專家評(píng)審組，對(duì)參評(píng)單位的方案進(jìn)行評(píng)審。第五階段確定合作的開(kāi)發(fā)公司。我們根據(jù)專家意見(jiàn)及商務(wù)談判的結(jié)果，選擇優(yōu)尼泰信息技術(shù)有限公司為開(kāi)發(fā)合作公司。第六階段深化需求階段。館計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)部門同開(kāi)發(fā)公司、相關(guān)業(yè)務(wù)部門一起對(duì)用戶需求進(jìn)行功能性的深化。初步摸清城建檔案館的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程和數(shù)據(jù)規(guī)模，明確各職能科室所要處理的數(shù)據(jù)，科室間的發(fā)生的數(shù)據(jù)量，以及對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能需求和性能要求，規(guī)范了各類表格、名稱。我們用需求推動(dòng)開(kāi)發(fā)，用開(kāi)發(fā)拓展需求。讓用戶與計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)人員充分交流，，讓用戶在開(kāi)發(fā)初期，就能看到原型。增加開(kāi)發(fā)過(guò)程透明度，盡量減少后期的修改，實(shí)現(xiàn)效率、質(zhì)量的雙贏。

4、檔案信息質(zhì)量是數(shù)字檔案館的根基。

信息質(zhì)量關(guān)系到整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)的成敗，在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。我館為嚴(yán)把檔案信息質(zhì)量關(guān)，建立檔案數(shù)字化的全程控制，我們編寫了著錄掃描培訓(xùn)教材，對(duì)每個(gè)上崗人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)。同時(shí)建立三級(jí)審驗(yàn)制度。一是錄入人員要對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理檢查。看看是否符合整理規(guī)范，分類排序是否正確。二是科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖象質(zhì)量的檢查，并對(duì)著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行核查。三是室主任對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行抽查。保證檔案信息數(shù)字化的質(zhì)量。

5、基礎(chǔ)工作是數(shù)字化的前提，基礎(chǔ)工作先行才能保證系統(tǒng)的，從1999年系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，我館一直同步抓好檔案的基礎(chǔ)工作。

（1）進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系的建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字館的保證、基礎(chǔ)、條件，系統(tǒng)建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)先行，只有安計(jì)劃有步驟地作好信息標(biāo)準(zhǔn)化，才能建立堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)。我館目前已從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面出發(fā)，圍繞數(shù)字檔案的采集，信息著錄管理，信息安全與維護(hù)等內(nèi)容分階段分步驟來(lái)進(jìn)行數(shù)字城建檔案館的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。目前已完成《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細(xì)則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細(xì)則》等標(biāo)準(zhǔn)化文件的制定工作。（2）館藏檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，幾年來(lái)，我館先后完成建管檔案、用地檔案、規(guī)劃?rùn)n案、地名檔案等4萬(wàn)余卷舊檔案的整理。為館藏檔案的數(shù)字化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（3）通過(guò)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范新進(jìn)館的檔案質(zhì)量。

6、基礎(chǔ)設(shè)施投入統(tǒng)籌規(guī)劃、分步進(jìn)行。

第8篇

1.城建檔案工作的人力資源薄弱。調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前城建檔案管理的工作人員中僅有48%的本科生，相近專業(yè)的高水平人才僅有38.5%，普遍存在學(xué)歷偏低問(wèn)題且數(shù)字化、信息化方面的專業(yè)技術(shù)人才不到3%。這就導(dǎo)致很多城建檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想觀念和整體水平跟不上日新變化的信息時(shí)代的腳步。人力資源缺乏必要的素質(zhì)和活力，直接影響整個(gè)城建檔案數(shù)字化及信息化的進(jìn)程。人手不足，工作量與人員配備不成正比，這必然導(dǎo)致城建檔案工作數(shù)字化及信息化發(fā)展緩慢和滯后，跟不上時(shí)展的步伐，更不能為城市的發(fā)展提供優(yōu)良服務(wù)。

2.實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化及信息化的資金條件不足。在一些不發(fā)達(dá)地區(qū)，由于資金條件有限，直接導(dǎo)致城建檔案信息化進(jìn)程中的硬件軟件設(shè)備投入都不足，因?yàn)樵?1世紀(jì)的今天，高配置的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)、掃描儀等設(shè)備室城建檔案建設(shè)中不可或缺的設(shè)備，以及信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)都需要大量的資金支持。而現(xiàn)狀是很多地方在上述設(shè)備的投入中力度不大，沒(méi)有引起管理層的高度重視。

3.城建檔案工作前期準(zhǔn)備工作不充分。前期準(zhǔn)備工作是城建檔案數(shù)字化及信息化的重要基礎(chǔ)和基本前提，而現(xiàn)階段城建檔案的前期準(zhǔn)備工作仍存在一些漏洞和不足之處。尤其是在紙質(zhì)檔案的資料不完善、資料質(zhì)量偏低、保存不安全等方面，城建檔案管理的專業(yè)要求較高，因?yàn)闄n案涉及社會(huì)的各行各業(yè)，這就需要擁有較強(qiáng)綜合能力的專業(yè)人員負(fù)責(zé)工作。很多城建檔案部門過(guò)于重視文本文件的資料收集，而忽略了視頻、音頻、圖片等電子文件檔案的收集。

二、實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化及信息化的具體措施

1.著力打造專業(yè)城建檔案建設(shè)人才隊(duì)伍。首先，要構(gòu)建一個(gè)高素質(zhì)水平的人才隊(duì)伍。培養(yǎng)一個(gè)優(yōu)秀的專業(yè)城建檔案建設(shè)人才隊(duì)伍是城建檔案工作的必要條件和前提基礎(chǔ)，只有加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)才能使城建檔案工作有效順利的開(kāi)展。其次，要嚴(yán)格要求，科學(xué)管理。《南通市城市建設(shè)檔案管理辦法》中提到對(duì)于在工作中有“、、”的人員，不僅要給其所在單位和上級(jí)主管行政處分，還要上報(bào)司法部門追求其刑事責(zé)任。這樣嚴(yán)格的要求，不僅利于人員的管理，更利于城建檔案工作的科學(xué)開(kāi)展。再次，要強(qiáng)化人才隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)，提升城建檔案數(shù)字化管理技術(shù)。一是要明確工作范圍，工作職責(zé)。江蘇南通的城建檔案數(shù)字化信息建設(shè)包括城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃、管理中涉及的圖表、文字、圖片、影音聲像、圖紙等多種形式的承載著歷史記錄的檔案資料。二是要提升數(shù)字化、信息化建設(shè)管理水平。

2.相關(guān)部門要加大對(duì)城建檔案工作的資金投入力度。城建檔案數(shù)字化及信息化需要技術(shù)力量和物質(zhì)條件作為支撐，無(wú)論是在優(yōu)秀人才的引進(jìn)和培養(yǎng)、信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，還是先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)、系統(tǒng)網(wǎng)站的維護(hù)都需要大量資金的支持和維護(hù)。因此，相關(guān)部門首先要對(duì)城建檔案數(shù)字化及信息機(jī)化建設(shè)管理引起重視，要將其納入議事議程并付諸行動(dòng)，加大其資金的投入力度。以江蘇某城建檔案館為例，管內(nèi)配置了檔案密集架、底圖柜、聲像檔案防磁柜等檔案裝具，并配備2臺(tái)服務(wù)器，1TB容量的數(shù)字檔案存儲(chǔ)磁盤陣列，25臺(tái)計(jì)算機(jī)，20臺(tái)空調(diào)，10臺(tái)去濕機(jī)，為該市規(guī)劃、建設(shè)、城建執(zhí)法、解決房產(chǎn)糾紛和房改等工作提供了依據(jù)和憑證。

3.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案信息。目前我國(guó)檔案工作還缺乏一套完整、切實(shí)可行的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)則，以此來(lái)保證城建檔案的規(guī)范統(tǒng)一以及完善，從而達(dá)到資源的充分共享和有效利用。

三、結(jié)論

第9篇

（一）收集與利用明顯錯(cuò)位。檔案收集來(lái)源不均衡，影響檔案利用的質(zhì)量和有效性。從整體情況看,檔案資料收集存在地上多、地下少的情況，而來(lái)館利用檔案的工作人員則查尋地下檔案多過(guò)地上檔案。地下管線普查結(jié)果雖然解決了一時(shí)之需，但建立和完善動(dòng)態(tài)管理更有利于提供及時(shí)高效的服務(wù)。以銅陵市長(zhǎng)江路人防地下工程為例，施工前施工單位調(diào)閱了所有沿街工程地質(zhì)勘察報(bào)告、地下管線等檔案，為指導(dǎo)長(zhǎng)江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，還是有部分地下管線資料缺失，不得不邊施工邊探查。

（二）檔案質(zhì)量仍然不高。目前銅陵市城建檔案館藏檔案重點(diǎn)是民用建筑，由于開(kāi)發(fā)強(qiáng)度高，開(kāi)發(fā)單位資質(zhì)參差不齊，部分檔案在制作時(shí)就存在漏項(xiàng),甚至空白。同時(shí)，檔案館本身也存在只重視館藏?cái)?shù)量,盲目收集,范圍過(guò)于粗放的問(wèn)題。有利用價(jià)值的資料難以準(zhǔn)確、完整的接收進(jìn)館,質(zhì)量難以保證，從而進(jìn)一步制約了檔案的利用。

（三）檔案載體過(guò)于單一。紙質(zhì)檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿足不了城建檔案信息化管理的需要。

二、檔案信息化建設(shè)力度不能滿足現(xiàn)實(shí)檔案利用的需要

（一）信息化建設(shè)中,硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn),而目前其硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建仍然滯后。僅靠有限的人力實(shí)施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。

（二）信息化建設(shè)中,軟件或系統(tǒng)開(kāi)發(fā)節(jié)奏過(guò)緩。軟件或系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段的提升,需要縱向和橫向的分步實(shí)施,也就是說(shuō)需要從整個(gè)系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排,而目前軟件或系統(tǒng)開(kāi)發(fā)缺乏積極應(yīng)對(duì)，信息化只實(shí)現(xiàn)了目錄信息化。

（三）既有標(biāo)準(zhǔn)亟待統(tǒng)一。如國(guó)土和規(guī)劃所用標(biāo)準(zhǔn)有差異，市政道路與交通道路的標(biāo)準(zhǔn)不相同等，這些對(duì)信息化利用造成了一定的障礙。

三、城建檔案利用的法律、法規(guī)過(guò)于原則化，對(duì)實(shí)際操作的指導(dǎo)性不強(qiáng)

（一）信息公開(kāi)要求。《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》早在2007年1月17日國(guó)務(wù)院第165次常務(wù)會(huì)議就通過(guò)，自2008年5月1日起施行。《條例》從基本原則、公開(kāi)的范圍、公開(kāi)的方式和程序、監(jiān)督和保障等方面進(jìn)行了明確的規(guī)定，是我國(guó)政府信息公開(kāi)的基本法規(guī)。規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)政府信息公開(kāi)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。國(guó)家按照“公開(kāi)為原則，不公開(kāi)為例外”的基本要求，大力推行政務(wù)公開(kāi)工作。電子政務(wù)是信息公開(kāi)的重要載體。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、面向公眾、保障安全”的要求，在加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)的同時(shí)，構(gòu)建網(wǎng)上信息公開(kāi)平臺(tái)。但條例沒(méi)有實(shí)施細(xì)則，具體的辦法需要地方政府制定。針對(duì)城建檔案的管理沒(méi)有形成政府規(guī)范性的文件予以指導(dǎo)。

（二）《中華人民共和檔案法》頒布于1987年，歷時(shí)27年，其中針對(duì)檔案開(kāi)放內(nèi)容過(guò)于寬泛。國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開(kāi)放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于30年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開(kāi)放的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以多于,30年，具體期限由國(guó)家檔案行政管理部門制訂，報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)施行。檔案館應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案。對(duì)于城建檔案館如何操作沒(méi)有可以具體的操作規(guī)程。城建檔案與個(gè)人檔案不同，絕大部分是公共信息，其公開(kāi)的范圍和比例應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)寬于檔案法的要求。

（三）檔案利用的手續(xù)沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定。到城建檔案館利用檔案，如果利用單位產(chǎn)權(quán)的檔案要求出具單位介紹信和本人身份證，如果利用個(gè)人產(chǎn)權(quán)的檔案要求出具房產(chǎn)證、產(chǎn)權(quán)的身份證和人身份證，如果在辦理房產(chǎn)證之前，可出具購(gòu)票發(fā)票、合同等相當(dāng)于房產(chǎn)屬性說(shuō)明材料等。

（四）檔案利用過(guò)程中的憑證作用沒(méi)有法律規(guī)范。檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國(guó)人常說(shuō)：“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”。檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性才能保證它的憑證作用。

四、外借檔案存在遺失或受污的風(fēng)險(xiǎn)

（一）規(guī)劃系統(tǒng)外，借閱檔案基本上有借無(wú)還，沒(méi)有相關(guān)的制度約束，移失了部分珍貴的檔案，從2005年起銅陵市城建檔案館的檔案只用不借，可以復(fù)印，關(guān)鍵材料可加蓋證明專用章，加以佐證。

（二）在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過(guò)程中，檔案不能保證一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰(shuí)人之手沒(méi)有信息反饋，使檔案去向進(jìn)入相對(duì)盲區(qū)，進(jìn)入盲區(qū)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。辦案人員工作忙，幾個(gè)人所需的案卷委托一個(gè)人來(lái)借，用后檔案不能及時(shí)歸還。

五、如何改善目前檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）擴(kuò)大檔案的收集范圍，改善館藏檔案結(jié)構(gòu)豐富館藏、藏用結(jié)合是檔案工作的原則。一方面從調(diào)查研究入手，充分了解我市建設(shè)和檔案收集情況，理清收集工作思路，制訂科學(xué)的收集方案，采取積極有效的方法，有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展檔案收集工作，還要采取各種形式，通過(guò)多種渠道，加強(qiáng)對(duì)散存在社會(huì)其它部門和個(gè)人手中的城市建設(shè)檔案及有關(guān)資料開(kāi)展征集工作。另一方面從利用的要求變化入手，提高檔案工作的針對(duì)性和實(shí)效性。從目前情況看，首先是根據(jù)利用需求，有針對(duì)性地著力提高地下管線檔案收集的力度。目前已初步建立了地下管線檔案管理的專項(xiàng)制度，但普查后的日常收集管理機(jī)制還沒(méi)有完全形成，要根據(jù)近年來(lái)地下管線的新趨勢(shì)，加強(qiáng)與水利、電信、人防等部門的溝通，重點(diǎn)開(kāi)展雨污分流、三網(wǎng)入戶、地下商業(yè)開(kāi)發(fā)等重點(diǎn)工程的跟蹤服務(wù)，確保相關(guān)專業(yè)的檔案及時(shí)收集。其次是開(kāi)展工業(yè)、民用建筑以外的檔案收集。如隸屬交通部門管理的公路段所形成的道路建設(shè)檔案，隸屬教育部門管理的各類學(xué)校所形成的教學(xué)樓實(shí)驗(yàn)樓工程檔案,隸屬衛(wèi)生部門管理的醫(yī)院、保健站所形成的工程檔案，它們都從不同側(cè)面反映了城市的建設(shè)與發(fā)展變遷。另外還應(yīng)根據(jù)城市文化品味的提升，加強(qiáng)對(duì)本地的地方特色檔案的調(diào)查、整理、收集，如本地的名勝古跡、有文化價(jià)值的老舊街區(qū)與建筑等，這些檔案內(nèi)容的收集進(jìn)館，更能豐富館藏內(nèi)容和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。最后，為提高工作的有序性，檔案的收集工作應(yīng)制定年度的詳細(xì)工作計(jì)劃和目標(biāo)管理，做到年度計(jì)劃與遠(yuǎn)期工作目標(biāo)相結(jié)合，形成有效的內(nèi)部工作機(jī)制。只有通過(guò)廣泛的調(diào)查研究，摸清“家底”，搞清利用規(guī)律，才能理清收集工作的思路，為制度科學(xué)可行的收集工作方案，提供全面準(zhǔn)確的依據(jù)，也只有進(jìn)一步完善組織管理，才能保證收集工作的健康開(kāi)展和利用效果的不斷提升。

（二）加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)城建檔案的管理逐步向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，建立一套完整的數(shù)字化城建檔案管理體系已經(jīng)成為各檔案館建設(shè)與發(fā)展的必然要求。銅陵市城建檔案館通過(guò)幾年的實(shí)踐，城建檔案數(shù)字化掃描已達(dá)5000多卷，檔案的檢查查詢更加方便了，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)即時(shí)查詢，查全率大大提高。下一步改進(jìn)的重點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)：一是建立數(shù)字檔案的入館標(biāo)準(zhǔn)，由相關(guān)單位從入館前就形成完整規(guī)范的數(shù)字化檔案，提高綜合效率；二是加快全市地理信息系統(tǒng)的建立，形成統(tǒng)一的數(shù)字平臺(tái)，方便檔案之間的銜接與對(duì)照；三是完善管理的各項(xiàng)軟硬件，在利用上盡早實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢與利用。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案透明度政府行政職能和行政方式的轉(zhuǎn)變，要求行政權(quán)力的運(yùn)作依據(jù)、程序、過(guò)程、結(jié)果，除涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的外，都要依法公開(kāi)，做到?jīng)Q策讓公眾參與、執(zhí)行受公眾監(jiān)督，保障公民對(duì)行政管理事務(wù)的知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)，促進(jìn)政府依法行政。這就要求檔案部門轉(zhuǎn)變以往對(duì)內(nèi)服務(wù)為主的服務(wù)方向，及時(shí)接收政府及其職能部門形成的政策性、規(guī)范性、公益性文件，通過(guò)各種方式和途徑向社會(huì)公開(kāi)，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人辦事，增強(qiáng)公眾對(duì)政府法規(guī)、政策的認(rèn)知和認(rèn)同。而檔案部門要承擔(dān)起政務(wù)信息（包括現(xiàn)行文件和檔案信息）公開(kāi)的職能職責(zé)，必須嚴(yán)格依法管檔。因此，應(yīng)當(dāng)在遵循《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，盡快起草制定適合本地的城建檔案公開(kāi)辦法和實(shí)施細(xì)則，明確公開(kāi)的具體范圍、內(nèi)容和方式，制定詳細(xì)的程序，確保簡(jiǎn)便、高效、合法、適度。