時(shí)間：2023-03-16 16:37:46
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在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，社會(huì)的信息化水平持續(xù)提高，網(wǎng)絡(luò)逐漸滲透到人們的日常生活之中，大眾對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴程度不斷提高。網(wǎng)絡(luò)的影響效力持續(xù)擴(kuò)散，帶動(dòng)了信息的流通，人們可以隨時(shí)隨地的通過網(wǎng)絡(luò)獲取到更多的信息。社會(huì)信息化程度的不斷加深，使得信息的共享性和流通速度不斷提高，要想提升文化館檔案管理的工作質(zhì)量，創(chuàng)建和營造出有文化館特色的檔案信息網(wǎng)絡(luò)是文化館檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急。我們必須要清醒認(rèn)識(shí)到，在信息化時(shí)代，如果文化館一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，不僅不利于發(fā)揮文化館在社會(huì)建設(shè)和發(fā)展中的功能與效用，同時(shí)也不利于非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的傳承與發(fā)揚(yáng)。因此為了讓文化館履行好其在社會(huì)建設(shè)和發(fā)展中的職責(zé)，并且讓更多的人參與到非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的整理、保護(hù)工作中，讓中華文化能夠持續(xù)的發(fā)揚(yáng)下去，文化館應(yīng)加大對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的投資力度，全力推進(jìn)文化館檔案管理工作的信息化進(jìn)程。構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在信息傳播、渠道以及技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，對(duì)館藏資源進(jìn)行深入開發(fā)與挖掘，向用戶提供更加便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動(dòng)文化館檔案資源與社會(huì)的同步發(fā)展，確保文化館檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，為檔案信息的合理流通提供有力的保障。此外，隨著檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的建立，也為不同地區(qū)之間文化館的檔案信息交流提供了方便，提高了文化館檔案信息資源的使用效率，推動(dòng)了信息資源的快速流動(dòng)，促進(jìn)了文化館檔案管理的信息化發(fā)展。
二、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)
當(dāng)前我國的文化館職能的不斷更新和豐富，文化館的檔案工作也正由原來的檔案管理向檔案信息中心轉(zhuǎn)變，因而如果文化館的檔案工作人員還抱著原來的工作方式和態(tài)度來參與到文化館的檔案工作中來是不夠的，且隨著文化館檔案管理信息化程度的不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力必須要有所增強(qiáng)。首先就檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)而言，文化館要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的道德宣傳和教育，提高檔案工作人員的道德素養(yǎng)。檔案工作與一般的服務(wù)性工作不同，它的效益是通過服務(wù)對(duì)象利用檔案后所取得的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益來實(shí)現(xiàn)的；且文化館的檔案多是與我國的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)有關(guān)，是珍貴的歷史資料，檔案工作者不能盲目的向利用者提供檔案資料；再有文化館的檔案管理工作是十分復(fù)雜和繁瑣的，需要對(duì)所有的非物質(zhì)文化做詳細(xì)和準(zhǔn)確的記錄與編排。因此文化館的檔案管理工作是頗為特殊，且意義非凡的，對(duì)檔案工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)和教育是必要的。其次，是檔案管理技術(shù)和知識(shí)的培訓(xùn)。隨著文化館館藏資源的不斷豐富，以及與管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的普及，文化館的檔案管理人員單靠基礎(chǔ)的文化科學(xué)知識(shí)是不夠的，還需要具備更加豐富而專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并且能夠較為熟練的運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和通訊設(shè)備來進(jìn)行檔案的管理。因此文化館需要定期組織檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，從整體上提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力，確保檔案管理工作人員的配置與設(shè)備相配套，進(jìn)而有效提升文化館檔案管理的工作質(zhì)量。
三、建立統(tǒng)一的文化館檔案管理體制
人事檔案的功能是由服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容構(gòu)成、管理方法等各種因素決定的，人事檔案可以全面真實(shí)地反映出記錄對(duì)象的基本信息，包括：基本數(shù)據(jù)、專業(yè)特長、工作經(jīng)歷、業(yè)績水平、政治信息等。傳統(tǒng)的人事檔案管理是封閉的、單一的，不能夠很好地實(shí)現(xiàn)以上的人事檔案功能。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行客觀上要求建立完善的人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)人才的合理配置，充分反映出人才的基本信息以及工作記錄，這樣才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位選聘人才提供準(zhǔn)確而可靠的信息。對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行改革，需要調(diào)整人事檔案管理重心，改變傳統(tǒng)管理中重?cái)?shù)量輕質(zhì)量、重外延輕內(nèi)涵、重自身發(fā)展輕社會(huì)效益的管理傾向，傳統(tǒng)人事管理模式基本屬于靜態(tài)保管型的管理，見物不見人，無法建立起與社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展的人事檔案管理模式，始終處于一種自我封閉的、盲目的管理狀態(tài)之中。人事管理制度改革必須牢固樹立科學(xué)發(fā)展的指導(dǎo)理念，從社會(huì)需求的角度出發(fā)，以為人服務(wù)為中心，突破傳統(tǒng)服務(wù)理念、技術(shù)手段、管理體制的制約，將死檔案變?yōu)榛钚畔ⅲ瑥亩龠M(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的全面協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、當(dāng)前檔案管理改革中存在的問題及其原因分析
第一，人事檔案材料的誠信度不高。近年來，企事業(yè)單位加快了產(chǎn)權(quán)制度和人事制度的改革，流動(dòng)人員大幅度增加，結(jié)果導(dǎo)致配套管理措施跟不上，人事檔案材料造假時(shí)有發(fā)生，誠信度大大降低，這已經(jīng)成為當(dāng)前人事檔案管理制度無法發(fā)揮作用的最大阻礙性因素。檔案材料的領(lǐng)會(huì)就是誠實(shí)信用，這也是檔案存在的基本價(jià)值，所以真實(shí)性是人事檔案賴以生存的前提，也是它得以發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，是認(rèn)識(shí)檔案的生命。
第二，當(dāng)前人事檔案存在內(nèi)容質(zhì)量不高的問題。優(yōu)秀的人事檔案應(yīng)該全面、真實(shí)地記錄著人各方面的發(fā)展，應(yīng)該是人最具說服力的正面材料，但是事實(shí)證明，當(dāng)前的人事檔案管理部門沒有及時(shí)更新和補(bǔ)充人事材料，材料內(nèi)容空話、套話較多，多為“過去式”的材料，信息量嚴(yán)重不足，從材料中根本無法判斷出人的個(gè)性特征，無法滿足用人單位的需求，大大降低了人事檔案的價(jià)值。
第三，當(dāng)前人事檔案管理方法落后，管理手段陳舊。信息技術(shù)的發(fā)展改變了人類生活和工作的方式，而人事檔案管理部門仍然處于手工填寫、記錄人事信息的階段，缺乏基本的管理設(shè)備和手段。傳統(tǒng)人事檔案管理水平有限，究其原因，可以歸結(jié)為以下幾點(diǎn)：其一，缺乏對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，重視程度不高。傳統(tǒng)觀念中認(rèn)為，人事檔案是“神秘”的，記錄的是個(gè)人思想和隱私等內(nèi)容，人事檔案的作用是供組織上考察了解個(gè)人所用的，所以檔案材料多是關(guān)于個(gè)人整治、歷史、家庭、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的記載，而忽視了個(gè)人德能勤績的歸檔，所以無法全面真實(shí)地反映出一個(gè)人的性格與成長經(jīng)歷。另有一些管理人員不重視人事檔案，真假材料不去鑒別，導(dǎo)致材料的真實(shí)性受到影響。其二，部分人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專門的業(yè)務(wù)訓(xùn)練，檔案管理意識(shí)薄弱，沒有足夠的能力和精力把人事檔案工作做好。加上一些領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理，也是造成檔案管理問題的重要因素之一。
三、采取有效措施，改革人事檔案管理
（1）明確用人單位建檔和管檔機(jī)制。企事業(yè)單位應(yīng)該將人事檔案管理當(dāng)做人力資源管理的重要任務(wù)來抓，牢固樹立以人為本的管理理念，建立適合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新型人事檔案管理制度。建立和完善人事檔案管理是所有企事業(yè)單位人才管理的一項(xiàng)基本義務(wù)和職責(zé)，轉(zhuǎn)變管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)“誰建誰管、建檔權(quán)、管理權(quán)、使用權(quán)協(xié)調(diào)統(tǒng)一”，從而促進(jìn)人事檔案信息的有效運(yùn)用，從而為國家人才培養(yǎng)提供可靠地人才信息保障。
（2）加強(qiáng)管理，保證人事檔案材料的真實(shí)性。人事檔案材料來不得半點(diǎn)需求，所以必須加強(qiáng)材料內(nèi)容的真實(shí)性。人事檔案管理人員工作中必須嚴(yán)把三關(guān)。一是把好材料入口關(guān)，對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)明正身，有疑問的材料進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，從源頭上切斷問題文件入口。二是管理工作人員要把好驗(yàn)證關(guān)，鑒別后的歸檔材料一定有理有據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行材料鑒定，檢查材料是否準(zhǔn)確，手續(xù)是否清楚，重點(diǎn)信息是否完整，確定無誤后方可入檔。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。對(duì)調(diào)動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核和裝訂，由專門的單位進(jìn)行取送，要求檔案公章完整，個(gè)人不能私自帶出人事檔案。
一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：
1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面
1、思想認(rèn)識(shí)問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之
三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策
把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手
在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)椋绻麘?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩?duì)于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失?！?/p>
2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理
電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
3、健全電子文件管理的檢查審核制度
2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>
4、規(guī)范公文制作和控制程序
對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。
5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理
要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)
電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。
參考文獻(xiàn)：
1.1保證人事檔案的真實(shí)性、完整性
個(gè)人檔案內(nèi)容的真實(shí)性是進(jìn)行人事檔案工作的前提基礎(chǔ)，這對(duì)后續(xù)工作有著重要的意義。檔案的真實(shí)及完整性充分體現(xiàn)了職工干部的工作狀態(tài)及精神面貌，也可以使相關(guān)部門提拔有能力的干部時(shí)，進(jìn)行準(zhǔn)確的定位及相關(guān)評(píng)估，做出更接近個(gè)人實(shí)際情況的判斷。因此可以看得出來，這個(gè)關(guān)系到每個(gè)人自身利益的人事檔案，更是關(guān)乎個(gè)人仕途的人事檔案。這樣具有重要性的人事檔案其內(nèi)容的真實(shí)性是非常重要的，一旦因?yàn)闄n案內(nèi)容的不真實(shí)，影響了真正具有能力和水平的人在仕途上面的發(fā)展，這不僅僅對(duì)有能力的人是一項(xiàng)損失，更是對(duì)社會(huì)的嚴(yán)重?fù)p失，使社會(huì)沒有能夠充分發(fā)揮培養(yǎng)人才的目的，發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值。這就要求從事檔案管理的相關(guān)人員認(rèn)真對(duì)有關(guān)人員的檔案進(jìn)行核實(shí)、整理，使其個(gè)人檔案能夠充分反映這個(gè)人的實(shí)際工作能力和水平。但值得注意的是，將所有檔案資料整理入冊(cè)并不意味著檔案整理工作就此順利結(jié)束，檔案是隨著個(gè)人的工作經(jīng)歷及事業(yè)發(fā)展所改變的，因此對(duì)個(gè)人檔案的管理要隨時(shí)改變、隨時(shí)建立，使個(gè)人的檔案完善，把個(gè)人的閱歷及經(jīng)歷都體現(xiàn)在個(gè)人檔案中，這樣個(gè)人的檔案也就隨之豐富起來。
1.2實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的目的
實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的既定目標(biāo)，是在檔案管理工作方面實(shí)現(xiàn)質(zhì)的進(jìn)步。這一定程度上使目前人事制度的管理實(shí)現(xiàn)體制化、規(guī)范化、科學(xué)化的道路。這也為社會(huì)的建設(shè)提供了有利的資源和保障。為此進(jìn)行人事檔案的管理工作有幾點(diǎn)亟需注意[2]。
1.2.1按程序歸檔
檔案內(nèi)資料的收集及整理要按照程序進(jìn)行，把材料整理后歸檔。按照個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)及歷程將相關(guān)證明材料納入個(gè)人的人事檔案中，在個(gè)人檔案中能夠突出本人的實(shí)際業(yè)務(wù)水平的資料都要放入其中，以待在以后選拔干部的時(shí)候作為一項(xiàng)有力的參考依據(jù)。并且要做到檔案的更新要及時(shí)，隨時(shí)變動(dòng)隨時(shí)更新，緊跟個(gè)人的社會(huì)腳步，同步個(gè)人業(yè)績。整理完相關(guān)資料要按照有關(guān)要求，將檔案交給檔案存放處進(jìn)行檔案存檔的管理，對(duì)于檔案內(nèi)容要求字跡清晰，手續(xù)完備，并且對(duì)于組織上形成的證明材料需要有相應(yīng)的組織印章、任免資料以及聘用信息。如有審批表等一系列文件需要有相應(yīng)批準(zhǔn)機(jī)關(guān)的單位名稱、時(shí)間及文件編號(hào)等信息。個(gè)人書寫的證明材料需要本人簽名及資料形成的時(shí)間，需要一一將這些材料按照歸檔程序裝入檔案。
1.2.2檔案規(guī)范化整理
檔案管理的工作人員要做到對(duì)人事檔案規(guī)范管理，對(duì)人事檔案定期進(jìn)行核實(shí)及整理，及時(shí)糾正有問題的檔案，如不該納入人事檔案的資料應(yīng)該剔除，缺少的人事檔案資料需要補(bǔ)充進(jìn)去，如發(fā)現(xiàn)虛假資料需要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，對(duì)檔案的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審查，杜絕虛假資料。一旦發(fā)現(xiàn)問題需要及時(shí)上報(bào)，向相關(guān)部門反應(yīng)情況，按照規(guī)定進(jìn)行處理。
1.2.3建立符合標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施
檔案管理的相關(guān)設(shè)施進(jìn)行升級(jí)及更新，追隨社會(huì)的步伐及大眾的需求。要配備專門的庫房進(jìn)行管理，設(shè)置專門的檔案盒、檔案紙及打孔機(jī)等相關(guān)配備用品。還要配置除去空氣中的濕氣的空調(diào)，以防止紙質(zhì)的檔案發(fā)霉等情況發(fā)生。而且還要配置專門的防火、防蟲等設(shè)施，保證人事檔案的安全性。
2增強(qiáng)檔案信息化管理水平
提高檔案的管理水平及能力是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的最高目標(biāo)，可以充分利用人事檔案對(duì)個(gè)人工作經(jīng)歷的整理為人事部門的工作提供便利。為提升工作效率及管理水平，當(dāng)務(wù)之急就是要使檔案管理加快信息化進(jìn)程。要使計(jì)算機(jī)在檔案管理過程中發(fā)揮其自身優(yōu)勢(shì)。建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)電子信息化的檔案管理。建立個(gè)人的檔案系統(tǒng)及人事檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)各省市的聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用及查詢。這樣就可以對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，省時(shí)省力，便于管理人員的輸入與信息的提取，實(shí)現(xiàn)將固定的人事資料變成可以靈活更新的動(dòng)態(tài)化信息。設(shè)置專人專戶的賬號(hào)信息，可以確保檔案的真實(shí)性，內(nèi)容準(zhǔn)確可靠。
3增強(qiáng)檔案管理人員整體素質(zhì)
1.文書工作與檔案工作銜接不好
文書工作與檔案工作既聯(lián)系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個(gè)完整的管理體系，而在實(shí)際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節(jié)，文書人員缺乏檔案意識(shí)，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。例如，裝訂不規(guī)范，用紙不達(dá)標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號(hào)不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊取?/p>
2.檔案員的素質(zhì)不高，需加強(qiáng)培訓(xùn)
一些單位的檔案人員，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質(zhì)有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案知識(shí)陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理是時(shí)展的趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案員技能培訓(xùn)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作勢(shì)在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因?yàn)榈寐毮懿块T的配合，難以做好檔案工作，導(dǎo)致重要的文件資料散失。
3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高
從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把需要?dú)w檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強(qiáng)責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動(dòng)心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時(shí)間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。
二、提高文書檔案管理水平的措施
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視
單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提，文書檔案管理人員積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書檔案工作，采取多種活動(dòng)形式，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的法律法規(guī)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，使文書檔案管理工作納入單位工作重點(diǎn)，從而大量投入檔案管理的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化，使得文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息技術(shù)的發(fā)展普及，對(duì)檔案管理提出了更高層次的要求，文書檔案管理人員只有不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)，開展新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，具有技術(shù)型、管理型和復(fù)合型的素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。
2.規(guī)范銜接文書工作和檔案工作
文件是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，要提高檔案的質(zhì)量必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書人員要切實(shí)做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)，例如，嚴(yán)謹(jǐn)使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準(zhǔn)確及時(shí)，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時(shí)查找。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的講話、外出開會(huì)的記錄等帳外資料，及時(shí)收集處理，確保文件材料的完整。
3.辦公自動(dòng)化管理文書檔案
檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力需要提高，信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)，確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)和任務(wù)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，朝著管理型、技術(shù)型的復(fù)合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，不斷增加現(xiàn)代化設(shè)施投入，檔案人員熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高管理水平，“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”，形成終身教育機(jī)制，隨時(shí)代的變化，檔案人員素質(zhì)需要不斷提高，建立檔案人員的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制。加大檔案區(qū)域間、部門間的合作力度，擴(kuò)大交際面，交流成功的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代通訊高科技手段，發(fā)展創(chuàng)新思維。
4.加強(qiáng)部門合作，做好收集工作
檔案管理人員要主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常性走動(dòng)，獲得及時(shí)信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個(gè)部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點(diǎn)收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價(jià)值的證據(jù)。做好文書的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動(dòng)中形成的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)單位大局，開展文書檔案工作。
5.完善管理機(jī)制
辦理公文按照規(guī)章制度，盡可能的細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)定，簡(jiǎn)潔明了，可操作性強(qiáng)，文書檔案管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規(guī)范，在印刷以后再一次的復(fù)核，然后發(fā)送給工作人員，按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡(jiǎn)明扼要的填寫發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。
三、總結(jié)
關(guān)鍵詞:法律；病歷檔案；管理；依法
長期以來,病歷的管理與利用多停留在經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣要求的層面上,其實(shí)病歷作為醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過程中形成的文字、符號(hào)、圖表、影像等資料的總和,它除了要受相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)規(guī)范的約束,還應(yīng)該受到《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法規(guī)的調(diào)整,所以病歷檔案的管理與利用,它必須依法管理。
一、病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。又有自己的專業(yè)特殊性：一是病歷檔案的完整性與連續(xù)性。以一個(gè)患者的治療過程所形成的全部文字、數(shù)據(jù)及圖像材料構(gòu)成一個(gè)立卷單位。二是病歷檔案的直接責(zé)任者為若干醫(yī)療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗(yàn)均由醫(yī)生完成，除此而外的任何單位或個(gè)人均無法成為病歷材料的責(zé)任者。三是一個(gè)病人入院到出院即構(gòu)成一件病歷檔案。四是病歷檔案產(chǎn)生和形成很快、數(shù)量大，是臨床、教學(xué)、科研和醫(yī)院管理不可缺少的資料，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù)，也是溝通協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系、體現(xiàn)患者的知情權(quán)和醫(yī)療權(quán)的重要手段。依據(jù)病歷檔案，醫(yī)師可迅速正確診斷與治療患者，醫(yī)院亦可據(jù)之申請(qǐng)醫(yī)保給付、理清法律責(zé)任等。
二、病歷檔案的依法管理
病歷檔案的依法管理應(yīng)該包括兩個(gè)方面的內(nèi)容,即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理。
2.1病歷形成過程中的依法管理。病歷是病人接受醫(yī)務(wù)入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護(hù)理以及疾病發(fā)生、發(fā)展和轉(zhuǎn)歸等診療過程的原始記錄,能為醫(yī)療教學(xué)、科研和醫(yī)療管理提供重要的信息資料,在某些涉及人身傷害、健康保險(xiǎn)的刑事、民事案件審理及發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí),病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實(shí)情況的證據(jù),特別當(dāng)最高人民法院在《關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中明確規(guī)定醫(yī)療糾紛的民事訴訟實(shí)行舉證責(zé)任倒置后,病歷更是醫(yī)院或醫(yī)務(wù)人員證明自己無過錯(cuò)的主要和重要的證據(jù)材料。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷是醫(yī)務(wù)人員對(duì)病人診治過程的書面記載,因此,病歷書寫的主體必須是有關(guān)法規(guī)規(guī)定的人員。顯然這里的醫(yī)務(wù)人員指的是取得醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書并對(duì)病人實(shí)施診治的人員,不是病人的經(jīng)治醫(yī)師或未參加病人檢查、治療的醫(yī)務(wù)人員不得書寫病歷。病歷的內(nèi)容應(yīng)該符合客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的要求，在臨床醫(yī)療中許多醫(yī)務(wù)人員也為病人書寫了病歷,但由于缺乏與病歷相關(guān)的法律問題的知識(shí)導(dǎo)致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷,如醫(yī)師“敷衍了事,未仔細(xì)詢問病史,憑主觀臆斷編造病史或?yàn)槭蛊湓\斷成立,故意歪曲事實(shí)”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等,這樣的病歷無論是作為醫(yī)療、教學(xué)、科研的原始資料還是作為訴訟的證據(jù)其價(jià)值和作用都大打折扣。衛(wèi)生部在《病歷書寫基本規(guī)范》第三條中明確指出:“病歷書寫應(yīng)當(dāng)客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確?！辈v記錄的客觀、真實(shí)準(zhǔn)確,表面上是對(duì)病歷內(nèi)容的要求,實(shí)質(zhì)上是對(duì)醫(yī)務(wù)人員的執(zhí)業(yè)要求。這體現(xiàn)在《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》第二十三條、第三十七條的規(guī)定中:醫(yī)師“不得隱匿、偽造醫(yī)學(xué)文書及有關(guān)資料”,否則要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷的書寫應(yīng)按規(guī)定時(shí)限完成并符合相關(guān)衛(wèi)生法規(guī)、規(guī)章的要求醫(yī)師每天要診治許多病人,如若不是每次診治后及時(shí)記錄,則有可能造成記憶的遺漏或混淆,萬一有醫(yī)療糾紛發(fā)生或訴訟發(fā)生再去補(bǔ)寫,其真實(shí)性和可信度必將受到懷疑,因此,病歷及時(shí)完成是保證病歷公證性的前提。《病歷書寫基本規(guī)范》對(duì)各種情況下病歷書寫時(shí)限做了詳細(xì)明確的規(guī)定,如規(guī)定:“住院志、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者入院后24小時(shí)內(nèi)完成;24小時(shí)內(nèi)出、入院記錄應(yīng)當(dāng)于患者出院后24小時(shí)內(nèi)完成;24小時(shí)內(nèi)入院死亡記錄應(yīng)當(dāng)在患者死亡后24小時(shí)內(nèi)完成;首次病程記錄應(yīng)當(dāng)在患者入院8小時(shí)內(nèi)完成;死亡記錄應(yīng)在患者死亡后24小時(shí)內(nèi)完成”等等,這些對(duì)病歷書寫時(shí)限的具體規(guī)定是病歷書寫時(shí)必須遵守的。除時(shí)限問題外,《病歷書寫基本規(guī)范》還具體規(guī)定了以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:①病歷的涂改、修改的規(guī)定:“書寫過程中出現(xiàn)錯(cuò)字時(shí),應(yīng)當(dāng)用雙線劃在錯(cuò)字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級(jí)醫(yī)務(wù)人員有審查修改下級(jí)醫(yī)務(wù)人員書寫的病歷的責(zé)任。修改時(shí),應(yīng)當(dāng)注明修改日期,修改人員簽名,并保持原記錄清楚、可辨,醫(yī)囑不得涂改,需要取消時(shí),應(yīng)當(dāng)使用紅色墨水標(biāo)注‘取消’字樣并簽名,這些規(guī)定,解決了我國病歷書寫中長期存在的對(duì)于如何進(jìn)行涂改的不統(tǒng)一、不規(guī)范的作法,明確了什么是病歷的的合法涂改,為判斷病歷涂改的合法與否提供了標(biāo)準(zhǔn)。②體現(xiàn)在病歷中有關(guān)知情同意的規(guī)定:“特殊檢查治療等醫(yī)療活動(dòng)應(yīng)當(dāng)由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時(shí),應(yīng)當(dāng)由其法定人簽字;患者因病無法簽字時(shí),應(yīng)當(dāng)由其近親屬簽字,沒有近親屬的,由其關(guān)系人簽字;為搶救患者,在法定人或近親屬、關(guān)系人無法及時(shí)簽字的情況下,可由醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或者被授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽字”、“因?qū)嵤┍Ｗo(hù)性醫(yī)療措施不宜向患者說明情況的,應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況通知患者近親屬,由患者近親屬簽署同意書,并及時(shí)記錄?！边@方面的規(guī)定與我國的相關(guān)法律法規(guī)相銜接、相一致。
三、法律知識(shí)缺乏造成醫(yī)患糾紛
我國正逐步進(jìn)入法制社會(huì)，依法行醫(yī)是每個(gè)醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該自覺遵守的準(zhǔn)則。每個(gè)醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻(xiàn)血法》、《母嬰保健法》等等,針對(duì)醫(yī)務(wù)人員所立的各項(xiàng)法律、法規(guī)。用各種法律條例規(guī)范自己的職業(yè)行為與道德規(guī)范，提高自己遵法的自覺性，這樣有利于保護(hù)自己和醫(yī)院不受損失。例如，從對(duì)車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個(gè)別醫(yī)生自我保護(hù)意識(shí)不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機(jī)酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應(yīng)從病歷記載中有所反映。應(yīng)考慮病歷記載對(duì)肇事雙方負(fù)責(zé)，對(duì)醫(yī)生本人負(fù)責(zé)，更應(yīng)對(duì)醫(yī)院負(fù)責(zé)。以便為交警，司法部門調(diào)查立案提供可靠的證據(jù)，并為當(dāng)事的雙方爭(zhēng)得法律上的主動(dòng)。
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人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)有著較高的要求。同時(shí)人力資源和社會(huì)保障檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了新的要求，除專業(yè)素質(zhì)外，還要求其具備一定的計(jì)算機(jī)、現(xiàn)代化信息管理等知識(shí)和技術(shù)。但當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中普遍存在著管理人員不足、人員整體素質(zhì)不高等問題，還有部分管理人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，工作態(tài)度不認(rèn)真，不利于人力資源和社會(huì)保障檔案管理水平的提高。
二、加強(qiáng)人力資源與社會(huì)保障檔案管理工作的措施
（一）實(shí)行集中統(tǒng)一管理。成立專門的人力資源和社會(huì)保障檔案管理中心，負(fù)責(zé)各種門類、載體檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作，全面清查分散保管在各科室的檔案，實(shí)現(xiàn)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，提高檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化水平，從而更好地服務(wù)民生；建立健全檔案查閱、借閱、裝訂、歸檔等一系列檔案工作的規(guī)章制度，并要求檔案管理人員嚴(yán)格按規(guī)定辦事，落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，力求檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。為落實(shí)檔案的集中統(tǒng)一管理，首先應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度，促使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作作為完善社會(huì)就業(yè)和保障體系的重要工作，建立由各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，并進(jìn)行合理分工，由專人負(fù)責(zé)，開展檔案管理工作，做到職責(zé)明確；其次，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，配備工作所需要的現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，提高檔案保管的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化；最后，應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，全面開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，遵循簡(jiǎn)明、實(shí)用、準(zhǔn)確的原則，利用電子掃描技術(shù)，有步驟有選擇地對(duì)所管檔案的基本信息進(jìn)行準(zhǔn)確采集和集中錄入，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，促使人力資源和社會(huì)保障檔案管理模式向信息化業(yè)務(wù)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，并實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，隨時(shí)更新，以便快捷準(zhǔn)確地查詢檔案。
（二）完善檔案整理方法。由于人力資源與社會(huì)保障檔案數(shù)量較大，且較為零散，但具有群體性，可進(jìn)行整合處理，因此整理中可采用按“卷”整理的方法。為充分發(fā)揮按“卷”整理的優(yōu)勢(shì)，首先應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類概括，人力資源與社會(huì)保障檔案多是個(gè)人檔案，數(shù)量大、查閱次數(shù)多，且較為籠統(tǒng)，主要利用的是個(gè)人檔案或整體檔案。因此，可按照其所在地、所在公司或所在管轄的方法來進(jìn)行分類立卷；其次應(yīng)建立統(tǒng)一的立卷標(biāo)準(zhǔn)，以避免由于不同的立卷人員在理解、業(yè)務(wù)水平等方面的差異，導(dǎo)致案卷存在較大的差別。如明確立卷名方法，對(duì)于分類概括好的檔案，列出街道名稱、住宅名稱、單位名稱或所在管轄名稱，采用較為簡(jiǎn)單的方法，以避免由于立卷人員不同而造成立卷名的不同；明確案卷標(biāo)題的擬寫方法，標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，如招工表、勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)等，以避免爭(zhēng)議問題，為人力資源和社會(huì)保障檔案的調(diào)用提供方面。
⑴營銷檔案管理缺乏比較統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)：營銷檔案資料涉及面很廣，具有信息量大、業(yè)務(wù)分類多、流程多而復(fù)雜、涉及部門多等特點(diǎn)。但資料在整理、收集和歸檔等過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而易出現(xiàn)檔案資料流失嚴(yán)重、資料收集隨意性大、查找不方便、整理方法不規(guī)范等情況，影響營銷檔案管理工作的效率和質(zhì)量。⑵營銷檔案管理機(jī)制不夠健全：營銷檔案管理缺乏比較健全的管理制度，這使得各部門缺乏有效的制度約束，導(dǎo)致檔案收集難、收集不齊全、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等情況頻發(fā)，大大降低了檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可利用性。例如，由于缺乏有效的監(jiān)督考核機(jī)制和相關(guān)的崗位責(zé)任制，營銷檔案收集和歸檔過程中普遍存在不規(guī)范、不及時(shí)等現(xiàn)象，部分管理人員存在專業(yè)技術(shù)知識(shí)不高、責(zé)任心不足等情況。⑶對(duì)營銷檔案管理工作不夠重視：雖然供電企業(yè)均建立了運(yùn)行營銷檔案信息化管理的系統(tǒng)，并開展了信息化的檔案管理建設(shè)工作，但對(duì)營銷檔案管理工作的有效性缺乏足夠的重視[2]。表現(xiàn)為未建立比較完備的機(jī)制，管理理念跟不上形勢(shì)，不注重提升管理人員的綜合素質(zhì)等。
2.加強(qiáng)電力營銷檔案管理工作的建議
2.1建立統(tǒng)一的營銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
為保證營銷檔案管理工作的順利開展，建立統(tǒng)一的營銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。在“大營銷”體系下，以往的營銷檔案管理流程和管理方式有所改變，例如，以往檔案資料均分別歸檔于相應(yīng)的部門，而現(xiàn)在這些資料均需要集中到一個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)一保存，以提高檔案資料管理的統(tǒng)一性。與此同時(shí)，這也對(duì)檔案庫的容量提出了更高的要求，且加大了儲(chǔ)存的風(fēng)險(xiǎn)性（檔案的唯一性，一旦丟失則可能無處可尋）。因此，應(yīng)制定統(tǒng)一的營銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)確保檔案資料的安全性，提高資源的利用效率有十分重要的意義。營銷檔案管理人員應(yīng)時(shí)刻秉承高度的責(zé)任心，把好檔案資料的質(zhì)量關(guān)，對(duì)于檔案記錄填寫不規(guī)范、不完整等不合格的資料不予接受。同時(shí)，在收集營銷檔案資料時(shí)要進(jìn)行全程進(jìn)度跟蹤，保證檔案資料按時(shí)按質(zhì)完成。另外，充分利用營銷檔案管理信息系統(tǒng)做好檔案的歸檔工作。為防止因業(yè)務(wù)變更導(dǎo)致類別變化的現(xiàn)象，可設(shè)定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并制定統(tǒng)一的編號(hào)準(zhǔn)則[3]。例如，在排架方面，可按照低壓和高壓客戶進(jìn)行檔案分類，并按時(shí)間順序進(jìn)行排架保管。對(duì)于遷址、新增客戶增容、更名過戶、移表等業(yè)務(wù)資料，應(yīng)及時(shí)在原檔案中進(jìn)行補(bǔ)充，而并非替換原文件資料。
2.2健全營銷檔案管理的制度
健全營銷檔案管理的制度，能使?fàn)I銷檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可依、有章可循、有制度可約束，從而促使檔案管理工作更加規(guī)范化。尤其應(yīng)制定切實(shí)可行的檔案管理考核機(jī)制和管理責(zé)任制，做到分工明確、責(zé)任到人，從而提高管理人員的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，為提高檔案的安全性，應(yīng)建立并健全檔案安全管理制度，一方面加強(qiáng)庫房的安全防護(hù)措施，如配備防潮、防火、防盜、防有害生物等設(shè)施，對(duì)于一些特殊載體的檔案(如影像資料)，尤其要進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。而對(duì)于涉及商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案資料，為保證檔案的安全和完整性，應(yīng)健全檔案保密機(jī)制和嚴(yán)格的查借閱管理機(jī)制。要求檔案管理人員以及使用人員嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，做好檔案的保密、保管工作。另外，健全檔案銷毀機(jī)制，明確規(guī)定對(duì)于已經(jīng)銷戶的低壓客戶3年內(nèi)不能銷毀檔案，而對(duì)于已銷戶的高壓客戶則在5年內(nèi)不能銷毀[4]，當(dāng)銷戶用戶檔案保存日期到期則應(yīng)在有關(guān)人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。
2.3提高營銷檔案管理工作的意識(shí)
供電企業(yè)應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，重新審視營銷檔案管理工作，提高營銷檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前，人們對(duì)營銷檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，企業(yè)應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，更新思想觀念，意識(shí)到營銷檔案的重要性，并重視營銷檔案管理工作。為此，應(yīng)將營銷檔案管理工作納入企業(yè)營銷工作的重點(diǎn)范圍，并安排專人負(fù)責(zé)抓檔案管理工作。供電企業(yè)其他中層部門也應(yīng)予以積極的配合。為提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是責(zé)任心和業(yè)務(wù)技術(shù)知識(shí)，應(yīng)重視人員的培訓(xùn)工作。通過培訓(xùn)，使工作人員提高新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用能力，同時(shí)，加深法律、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的意識(shí)，全面提高營銷檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
3.結(jié)語
電子文件的歸檔是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在各個(gè)方面需要相關(guān)工作人員具備細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關(guān)鍵的。能夠反映出本機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，并且具有利用價(jià)值的電子文件，均在收集的范圍以內(nèi)。首先，對(duì)于需要保存底案的重要文件，在修改的時(shí)候需要將原文保留，在加版本號(hào)后進(jìn)行積累，并把草稿與定稿同時(shí)進(jìn)行歸檔。其次，對(duì)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、檢測(cè)以及仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)進(jìn)行充分利用，并形成擁有查考價(jià)值的數(shù)據(jù)文件。例如：圖形文件、模型文件以及數(shù)據(jù)庫文件等。再則，和機(jī)關(guān)制作的各類數(shù)據(jù)文件相關(guān)的各類命令文件，例如：計(jì)算程序、控制程序以及管理程序等。對(duì)于命令文件而言，有些是需要機(jī)關(guān)部門以實(shí)際需求為依據(jù)，進(jìn)而進(jìn)行自行編制，還有的是需要以購進(jìn)的方式獲取。對(duì)于檔案室已經(jīng)具備的命令文件，便不需要進(jìn)行再次歸檔。最后，對(duì)于設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)也需要?dú)w檔。但是，檔案室已經(jīng)具備的操作系統(tǒng)是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關(guān)的各類紙質(zhì)文件也需要進(jìn)行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計(jì)算機(jī)硬件說明文件，例如計(jì)算機(jī)技術(shù)說明書、圖紙以及操作手冊(cè)等。其二是電子文件在形成中所產(chǎn)生與之有關(guān)的紙質(zhì)文件，包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)說明、程序框架圖以及技術(shù)鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對(duì)于具備查考價(jià)值的電子文件及支持軟件都應(yīng)該及時(shí)歸檔，切不可以分散的方式進(jìn)行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實(shí)性與有效性。對(duì)于文本文件，應(yīng)在最后定稿，若圖形文件發(fā)生了改動(dòng)，那么便需要和當(dāng)初產(chǎn)品的技術(shù)狀況相同的版本進(jìn)行同時(shí)歸檔保存。對(duì)于有技術(shù)條件的機(jī)關(guān)，允許使用電子文件簽署技術(shù)，這樣能夠?qū)﹄娮游募挠行赃M(jìn)行確認(rèn)。再則，對(duì)于載體形式與質(zhì)量要求需實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。檔案電子文件的載體規(guī)格、形式以及質(zhì)量，均需要檔案室工作人員作出統(tǒng)一的規(guī)定，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行集中，進(jìn)而制定成歸檔數(shù)據(jù)集，通過拷貝的方式傳輸?shù)骄邆淠途眯缘妮d體中，實(shí)行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進(jìn)行統(tǒng)一登記表，登記內(nèi)容包括諸多項(xiàng)目，例如：硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、形成單位、應(yīng)用軟件、形成時(shí)間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對(duì)歸檔后的電子文件進(jìn)行全面的檢驗(yàn)。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關(guān)材料是否完善等均在檢驗(yàn)的范圍之內(nèi)。
（三）加強(qiáng)電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內(nèi)容，即：鑒定對(duì)象、鑒定目的以及鑒定內(nèi)容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對(duì)文件內(nèi)容與相關(guān)形式特征進(jìn)行有效分析，而且還需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行技術(shù)分析。所以，對(duì)于電子文件而言，無論是技術(shù)情況，還是文件自身的真實(shí)性與可讀性，均與保存價(jià)值有著必然的聯(lián)系。由此可見，在鑒定工作當(dāng)中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現(xiàn)出來，這樣才能充分體現(xiàn)出電子檔案的價(jià)值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對(duì)歸檔文件進(jìn)行確定，并對(duì)保管期限進(jìn)行劃分。其次，在檔案室對(duì)歸檔文件進(jìn)行接收時(shí)，需進(jìn)行一次全面鑒定，包括內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定等。最后，對(duì)于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時(shí)再進(jìn)行一次鑒定，對(duì)于確定已經(jīng)沒有了保存價(jià)值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲(chǔ)案卷、編目”的原則及步驟。同時(shí)，在電子檔案逐漸增多的現(xiàn)狀之下，各級(jí)檔案管理部門便需要對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能使檔案管理工作更具規(guī)范性與完善性。具體強(qiáng)化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)需具備性能穩(wěn)定、檢索方便以及顯示還原性好等特點(diǎn)。對(duì)于軟磁盤，不可當(dāng)作長期保存的電子檔案載體進(jìn)行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩(wěn)定；庫房應(yīng)保持通風(fēng)、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統(tǒng)一，并實(shí)行分庫保管。對(duì)于歸檔載體，需進(jìn)行防寫處理，不可出現(xiàn)劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對(duì)于一些非法軟件，檔案室中的計(jì)算機(jī)需杜絕使用，以此規(guī)避病毒感染。
（二）加強(qiáng)電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩(wěn)定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯(cuò)誤等不良情況的發(fā)生率。所以，進(jìn)行定期檢測(cè)及維護(hù)是非常有必要的。在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)過程中，需對(duì)諸多特點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮，包括環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)以及電子檔案自身的特點(diǎn)等，進(jìn)而制定出更具合理性與科學(xué)性的技術(shù)方案及維護(hù)工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測(cè)及維護(hù)工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識(shí)。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復(fù)用性以及系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹(jǐn)慎的態(tài)度，在有必要的情況下對(duì)利用方式進(jìn)行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現(xiàn)象得以有效規(guī)避。其次，完善與電子檔案有關(guān)的利用制度，例如利用資格審查、利用權(quán)限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發(fā)展前景，需全面開發(fā)檔案利用方面的系統(tǒng)功能，同時(shí)創(chuàng)造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
三、結(jié)語
