時間：2023-02-28 15:57:42
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一、辦公室是處理教育教學業務的公共場所，每一位教師都有保持辦公室文明、整潔、舒適的義務。
二、辦公室要注意整潔。辦公桌（包括桌上的物品）要擺放整齊，其它物品擺放要有條理；保持墻壁整潔、不亂擺衣物、不亂涂亂貼、不亂釘它物，做到布置合理；不亂丟扔紙屑、瓜果皮殼等雜物，廢舊物品應及時恰當處理，確保辦公室地面的衛生。
三、辦公室內嚴禁吸煙，工作期間不得大聲喧嘩、不得閑聊和影響他人工作。非辦公室人員無工作聯系不得隨意進入。辦公室內全體成員要團結統一，同事之間要相互尊重、相互關心、相互幫助。每一位教師要談吐文明，注意坐姿，注意細節，以身作則，為人師表。
四、辦公室內不開無人燈、無人扇。電腦應正確使用，倍加愛護，人走關機；教師應把電腦作為教學和工作的工具，如制作課件、查閱資料等，并通過網絡拓寬專業知識，提高教學能力；嚴禁在上班時間利用電腦聊天、玩游戲、看電影、聽音樂等。電話為工作聯系之用，嚴禁利用電話閑聊。
五、值日教師要做好當天的份內工作，同時監督其他教師保持辦公室的清潔衛生，下班離開前要自覺將電腦、電燈、電風扇等關好，鎖好門窗，做好安全保衛工作。
Abstract: After the reform of university management system, functions and tasks of secondary school office are greatly increased, which is facing new challenges in the office management. We put forward measures and methods to enhance management efficiency of the secondary school office.
關鍵詞： 高校；二級學院辦公室；管理效能
Key words: university；secondary school office；management efficiency
中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）24-0256-02
0 引言
二級學院辦公室是高校綜合性辦公機構，肩負著二級學院教學、科研和教職工管理等各項工作，其管理水平直接關系到學校的辦事效率與整體風貌。隨著高校改革的不斷深人，學校為適應發展，都實行了校、院的二級管理，學校的權限不斷下放，二級學院的發展面臨很大的機遇和挑戰。在新的形勢下，二級學院辦公室的工作也需要與時俱進，適應新時期的發展，優化管理模式，提升二級學院辦公室的管理，促進二級學院的發展。
1 二級學院辦公室管理面臨的新挑戰
1.1 辦公室職能與目標方面的挑戰 隨著管理權限的下移，二級學院辦公室正面臨著認清職能和完成職能方面的挑戰。一些看似與二級學院辦公室無關的新的工作不斷涌現出來，辦公室工作人員還未及時理清工作思路，而一些看似歸二級學院辦公室管理的工作，實質上又不屬其管轄范圍之內，使得辦公室工作人員又越俎代庖。辦公室工作涉及范圍不斷增大，復雜性不斷增強，二級學院辦公室工作目前還處于被動狀態，受限于高校二級管理體制改革前已有的老經驗，辦公室人員的思想觀念還沒能完全轉變過來，還沒有二級學院自主管理的意識，束縛在原有的管理思維之中，缺乏管理的主動性和積極性，管理思想、管理手段、管理方法落后，造成辦公室角色定位不清晰，不適應新形勢下二級學院的發展。
1.2 辦公室管理制度不斷完善的挑戰 辦公室各項制度還沒有根據新時期的要求而作出相應調整，缺乏比較規范科學的管理體系。首先崗位職責還夠不明確，辦公室的工作要做什么，做到什么程度，辦公室工作人員各自要完成什么目標，都缺少一定制度的規范，工作中存在拖拉推諉現象；其次日常管理制度也不夠完善，各種日常工作缺少相應的制度規范，并且對突發事件預計不足，考核評價標準模糊，獎懲制度也尚未明確，都已不能滿足當前實際工作需要。
1.3 工作任務不斷增重的挑戰 二級學院以往都是接受學校各職能部門下達的相應工作，權責較小，隨著權責的加大，二級學院辦公室不僅要做好為師生服務的工作，也統籌承擔了人事、財務和后勤保障等各項管理工作，另一方面還要做好學校辦公室和學校各職能部門下達的相應工作，成為全校各項任務下達的終端和基層各項信息的最初反饋部門，工作任務不斷增多，人員編制逐顯緊張，使二級學院在工作量上也面臨極大挑戰。
2 二級學院辦公室管理效能的優化
強化組織領導。為深入推進公文專員管理制度的實施，該辦公室從日常管理、業務指導等方面，加強了公文專員管理的組織領導。一是成立領導小組。成立了由辦公室副主任掛帥的公文專員管理領導小組，負責對公文專員進行日常管理和業務培訓、指導。二是動員啟動。適時召開了辦公室公文專員制度動員會議，首次明確7名公文專員，為他們頒發上崗證書，印發《市委辦公室公文專員管理制度》等文件，對公文專員的工作職責、工作規范等進行明確規定。三是強化管理。對公文專員實行“雙線”管理制，在業務上由辦公室公文專員管理領導小組負責，平時由所在科室負責管理。
實行歸口管理。進一步強化辦公室在公文傳遞工作中的樞紐地位，對來文實行歸口管理、統籌協調。一是將中央、省、市、縣（市、區）和市直單位來文，從接收、登記、審核、送簽到反饋，統一由辦公室文書科一個“口子”進出，避免了公文“回流”“體制外流轉”等現象。二是由公文專員全程負責本科室公文的接收、登記、送簽、傳閱和辦理工作。三是對所有辦結的公文，由相關科室存檔，年底制定合訂本，統一由文書科集中管理。
規范操作流程。規范化是實現公文辦理高效化的必要條件。為此，該辦公室堅持做到“三個明確”。一是明確公文層級。根據實際工作需要和公文緊急程度，將承辦的公文劃分為不同類別，分別標注上不同符號，在辦理中區別對待。二是明確辦理時限。堅持即收即辦，原則上在2個有效工作日內完成領導的批閱工作，對于緊急公文，打破常規、特事特辦、優先傳遞。三是明確公文傳遞流程。堅持公文傳遞時序服從時效的原則，對上行文、下行文、平行文的辦理各個環節進行流程化設計，并制定了詳細的流程圖。
建立工作臺賬。該辦公室從基礎性工作入手，建立健全工作臺賬，實現公文辦理的可追溯性。一是建立了收文、發文臺賬，對所有收到、制發的文件進行登記，注明文號、標題、時間、經手人等信息。二是建立公文流轉臺賬，及時將呈送領導時間、經手人、領導批示內容和機要交通傳遞字號等要素進行登記，以備查閱。
1、綜合協調機關政務工作，負責全局政務督察工作；2、傳達上級指示精神，協調分局各科室之間及有關部門間的工作關系，溝通信息，加強聯絡；3、系統掌握全局各階段工作要點及進展情況，及時反饋信息，當好局領導參謀；4、負責草擬、審核上報、下發全局性文件，搞好文秘、檔案、信息、統計、調研、、機要、機關安全等工作；5、負責全局性會議的組織及綜合性文件起草；6、負責接待工作，處理群眾來信來訪，并負責檢查落實；7、負責局信息化建設和信息中心工作；8、承擔綜合性調研和協調各科室的調研工作；9負責承辦人大議案、建議和政協提案工作；10、完成分局領導交辦的其他工作任務。
二、崗位風險
1、利用職權在物資、物品采購中收受回扣，虛報價格，謀取私利。2、違反招標采購和政府采購的規定，在重大辦公物品、裝備采購中串通投標、虛假招標。3、對重大未決事項泄密；機要公文、檔案管理不善，泄密、損毀、丟失；公章管理不善，導致嚴重后果。4、重大緊急信息瞞報、遲報、謊報、漏報，影響領導決策，后果嚴重。5、接待中鋪張浪費，私人侵占或者長期占用公共物品和裝備，假公濟私。文秘崗位風險：對重大緊急信息反應遲緩、貽誤工作；印信管理不善，未經批準擅自繕印、出具證明材料；利用職權出具假證明、假材料。檔案管理崗位風險：擅自借閱、復制、涂改、調換檔案材料。資產管理崗位風險：賬實不符，擅自占用、使用、出租、出借、處置公共物品和固定資產；保管、維護、管理不善，導致國有資產損毀、丟失。辦公室主任崗位風險：對重大事項、緊急信息瞞報、遲報、謊報、漏報，影響領導決策，后果嚴重；機要公文、檔案、印信管理不善，導致責任事故，形成嚴重后果；固定資產和公共物品管理使用不科學、不合理、不規范，造成資產閑置、浪費、損毀、丟失；接待中違反規定，浪費資財；利用職務之便，假傳領導意圖，亂打招呼，亂提要求，影響正常執法監管；利用工作之便，假公濟私。
個人廉政風險防范自查報告
（一）姓名、單位、職務
姓名：單位：辦公室職務：主任
（二）主要崗位職責
負責辦公室日常管理工作，負責辦公室的行政、接待、文件管理等工作，監督印鑒管理、、接待、公務車管理和檔案管理工作，安排總公司大型會議，負責對外聯系協調，以及領導交辦的其他工作。
（三）在履行工作職責時，可能存在的廉政風險
存在憑借本崗位權力獲取利益的風險；存在對下屬工作人員管理監督不力，導致本部門出現廉政風險。
（四）工作流程和管理制度存在的可能造成廉政風險的環節和漏洞
在工作中不斷有新的情況出現，可能因管理制度不能及時完善而出現漏洞。
（五）在外部環境方面，存在的可能造成廉政風險的因素
在與外部單位、人員接觸的過程中，可能存在憑借自身職權獲取利益的廉政風險。
（六）防范措施
加強自身修養，筑牢拒腐防變的思想防線，嚴格按照總公司制度辦事，決不利用崗位權力謀取私人利益。進一步完善辦公室內部各項管理規定，在辦公室日常管理工作中，堅持原則，客觀公正地處理各項事務，加強對下屬工作人員的教育、監督和檢查，有針對性地對各崗位廉政風險提前防范，并實時進行監控。
（七）完善工作流程和管理制度的意見
辦公室面對大量的事務性工作，力求強化工作意識，加快工作節奏，提高工作效率，冷靜辦理各項事務，盡量周全、準確、及時、適度，避免疏漏和差錯，現將工作做如下總結：
1、協調處理與各主管單位及相關單位的關系。內外協調是辦公司日常工作中的主要部分，與各單位的協調聯系日益密集。
2、認真做好公司的文字工作。草擬綜合性文件和報告等文字工作，負責辦公會議的記錄、整理和會議紀要的提煉，并負責對會議有關決議的實施。認真做好公司有關文件的收發、登記、分遞、文印、和督辦工作；公司所有的文件、審批表、協議書整理歸檔入冊，做好資料歸檔工作。配合領導在制定的各項規章制度基礎上進一步補充、完善各項規章制度。及時傳達貫徹公司有關會議、文件、批示精神。
3、落實公司人事管理工作。組織落實公司的勞動、人事、工資管理和員工的考勤控制監督工作。
4、切實抓好公司的福利、公司管理的日常工作。按照預算審批制度，組織落實公司設施設備、辦公用品、項目施工、食堂原料、員工福利等物品的采購、調配工作。
5、做好公司各種會議的后勤服務工作，包括車輛調度安排、人員食宿安排、紀念物品領取、前期籌備、清理收尾等。
6、積極協調、全力協助各分公司做好各類重大接待及重大活動等。
7、辦理集團公司董事長交辦的臨時性工作。
總起來看，辦公室的工作中還是存在著很多問題。比如，效率仍然不夠高；計劃方案仍然不夠縝密；大局觀仍然有所欠缺；操作流程仍然有失規范等。針對這些問題，我認為2011年辦公室的工作要努力做到以下幾方面：
1、牢固樹立服務意識、補位意識，為領導服好務，為同志們服好務。辦公室上傳下達的本質是服務，要確保建立暢通無阻的信息渠道，要確保營造團結向上的工作氛圍。
2、繼續完善各種規章制度，落實崗位責任制，努力實踐制度管人，不斷提高整體管理水平，使公司步入管理制度化、規范化的現代管理模式。
3、加強市場調研為領導決策提供依據。辦公室要積極了解并獲取領導決策所需的各種數據資料，為領導決策提供論證依據。
4、規范采購程序，加強物品領用管理，嚴格控制本部門的費用成本。
5、不斷提高檔案管理水平，繼續健全檔案管理制度，使公司各類檔案、文件資料不遺失，查閱方便、迅速明了。
辦公室面對大量的事務性工作，力求強化工作意識，加快工作節奏，提高工作效率，冷靜辦理各項事務，盡量周全、準確、及時、適度，避免疏漏和差錯，現將工作做如下總結：
1、協調處理與各主管單位及相關單位的關系。內外協調是辦公司日常工作中的主要部分，與各單位的協調聯系日益密集。
2、認真做好公司的文字工作。草擬綜合性文件和報告等文字工作，負責辦公會議的記錄、整理和會議紀要的提煉，并負責對會議有關決議的實施。認真做好公司有關文件的收發、登記、分遞、文印、和督辦工作；公司所有的文件、審批表、協議書整理歸檔入冊，做好資料歸檔工作。配合領導在制定的各項規章制度基礎上進一步補充、完善各項規章制度。及時傳達貫徹公司有關會議、文件、批示精神。
3、落實公司人事管理工作。組織落實公司的勞動、人事、工資管理和員工的考勤控制監督工作。
4、切實抓好公司的福利、公司管理的日常工作。按照預算審批制度，組織落實公司設施設備、辦公用品、項目施工、食堂原料、員工福利等物品的采購、調配工作。
5、做好公司各種會議的后勤服務工作，包括車輛調度安排、人員食宿安排、紀念物品領取、前期籌備、清理收尾等。
6、積極協調、全力協助各分公司做好各類重大接待及重大活動等。
7、辦理集團公司董事長交辦的臨時性工作。
總起來看，辦公室的工作中還是存在著很多問題。比如，效率仍然不夠高；計劃方案仍然不夠縝密；大局觀仍然有所欠缺；操作流程仍然有失規范等。針對這些問題，我認為XX年辦公室的工作要努力做到以下幾方面：
1、牢固樹立服務意識、補位意識，為領導服好務，為同志們服好務。辦公室上傳下達的本質是服務，要確保建立暢通無阻的信息渠道，要確保營造團結向上的工作氛圍。
2、繼續完善各種規章制度，落實崗位責任制，努力實踐制度管人，不斷提高整體管理水平，使公司步入管理制度化、規范化的現代管理模式。
3、加強市場調研為領導決策提供依據。辦公室要積極了解并獲取領導決策所需的各種數據資料，為領導決策提供論證依據。
4、規范采購程序，加強物品領用管理，嚴格控制本部門的費用成本。
5、不斷提高檔案管理水平，繼續健全檔案管理制度，使公司各類檔案、文件資料不遺失，查閱方便、迅速明了。
1、協調處理與各主管單位及相關單位的關系。
內外協調是辦公室日常工作中的主要部分。辦公室與工商部門、綜合執法部門、消防部門、環衛部門、公安部門等相關單位的協調工作日益密集。
2、認真做好公司的文字工作。草擬綜合性文件和報告等文字工作，負責辦公會議的記錄、整理和會議紀要提煉，并負責對會議有關決議的實施。
認真做好公司有關文件的收發、登記、分遞、文印和督辦工作；公司所有的文件、審批表、協議書整理歸檔入冊，做好資料歸檔工作。配合領導在制訂的各項規章制度基礎上進一步補充、完善各項規章制度。及時傳達貫徹公司有關會議、文件、批示精神。
3、落實公司人事管理工作。組織落實公司的勞動、人事、工資管理和員工的考勤控制監督工作。
4、切實抓好公司的福利、物品管理的日常工作。按照預算審批制度，組織落實公司設施設備、辦公用品、項目施工、食堂原料、員工福利等物品的采購、調配工作。
5、做好公司各種會議的后勤服務工作。
6、積極協調、全力協助其他公司做好各類重要接待及重大活動。
7、辦理集團公司交辦的臨時性工作。
總起來看，辦公室的工作中還是存在很多問題。比如效率仍然不夠高；計劃方案仍然不夠縝密；大局觀念仍然有所欠缺；操作程序流程仍然不夠規范等。針對這些的問題，我認為明年辦公室的工作要努力做到以下幾方面：
1、牢固樹立服務意識、補位意識，為領導服好務，為員工同志們服好務。辦公室上傳下達的本質是服務，要確保建立暢通無阻的信息渠道，要確保營造團結向上的工作氛圍。
2、繼續完善各種規章制度，落實崗位責任制，努力實踐制度管人，不斷提高整體管理水平，使公司步入管理制度化、規范化的現代管理模式。
3、加強市場調研為領導決策提供依據，為領導決策提供論證資料。
4、不斷提高檔案整理水平，繼續健全檔案管理制度，使公司各類檔案、文件資料不遺失，查閱方便、迅速明了。
5、規范采購程序，嚴格按規定進行日常物品的采購工作，努力控制本部門的采購成本。
一、工作思路
在我局大部制改革后的新形勢下，我們要繼續發揮好局辦公室的橋梁與紐帶作用，當好“三角色”，實現“三進步”，為我局人力資源和社會保障事業的持續發展提供堅實保障。
（一）當好“聯絡員”的角色，進一步加強執行力。辦公室要善于站在全局的高度來看問題與處理問題，真正發揮辦公室上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶的作用，對上加強聯系，對內加強協調，對外做好溝通，對下做好服務，形成政令暢通、各方通力合作的良好局面。
（二）當好“督查員”的角色，進一步加強督辦工作。督辦工作是辦公室的重要職能之一，也是提高執行力的有力保障。督辦工作涉及面廣而量大，要做好督辦工作，就要求我們不斷創新督辦工作機制，采取專項督查、重點督查、跟蹤督促等科學高效的督辦方法，及時掌握各項工作的最新進展和動態，著力提高督辦事項的辦理質量和效率，確保工作落到實處。
（三）當好“服務員”的角色，進一步加強日常管理。突出服務的全局性、針對性和超前性，實現日常管理的制度化、規范化。一是要做好機關文件收發、歸檔等工作，嚴格執行保密制度。二是要加強辦公用品采購和費用報銷審批手續，嚴格規范公務車輛和司機管理。三是要做好后勤服務保障，如加強食堂管理、安全消防管理、離退休人員服務等，為全局各部門提供有力的后勤保障。
二、工作設想
（一）建章立制，繼續完善各項規章制度。一是強化人員崗位責任制，落實各項后勤保障制度。二是制定我局《重大工程招標及物資采購管理辦法》、《應對突發公共事件應急管理辦法》、《安全防火、環境衛生管理制度》等。三是規范收發文管理，著力優化收發文流程，提高效率。
（二）狠抓落實，繼續完善督辦工作機制。嚴格執行督辦制度，創新工作機制。一是充分發揮領導參謀作用，跟蹤落實各督辦事項辦理情況，堅持每周一報制度，及時向上級匯報并處理在工作過程中遇到困難和問題，確保督辦工作順利開展。二是建立重大督辦事項通報制度。以每季一報的形式，對重大督辦事項的辦理情況進行通報，營造各部門爭先創優的工作氛圍。
（三）增速提效，繼續加強信息化建設。一是在做好新門戶網站監管工作的同時，依法實施政務公開，為群眾提供更為便捷、高效的優質服務。二是做好iso管理工作，完善內部管理制度，進一步明晰業務流程，對體系文件進行重新改版，并加大貫徹執行力度。三是做好辦公自動化系統（oa系統）中文件流轉及信息工作。
筆者將檔案管理工作的創新內容主要總結成了如下的幾個方面：首先是管理制度上的創新，構建出一個科學且可行性高的管理制度是檔案工作創新的最基礎保證。這不僅能夠對檔案管理工作中的一些漏洞進行彌補，同時還能夠緊跟住時代的發展腳步，讓檔案管理工作可以開展的更加順利；其次是管理理念上的創新，這也就體現在隊伍人才建設上，通過對傳統檔案管理的思想進行改變能夠有效的提高內部員工的工作積極性與服務水平，繼而在日常的檔案管理工作中加入一些新的觀念與想法。為此，檔案管理部門更加需要針對現有的管理方式進行豐富與創新，繼而通過加入一些創新理論的方式來對檔案管理的創新工作給予一些正面的推動作用。
二、實現檔案管理工作的創新措施
（一）增強整體檔案意識，完善檔案日常管理制度
相當多的職能單位忽視檔案管理工作，檔案管理意識薄弱，組織結構混亂，導致具體工作重復無頭緒。所以，單位應充分認識辦公室檔案管理工作的重要性，努力改進檔案管理工作，有機結合檔案管理目標，正確樹立檔案管理理念，堅持完善檔案管理制度，強化檔案管理的崗位責任制。
首先，單位應加強根本的檔案收集工作。在檔案管理工作中，資料的收集是最重要的也是最基礎的工作，所以只能對檔案收集工作進行規范和加強，才能取得理想的檔案管理效果。一是單位的檔案文書資料應分門別類進行收集和保管，收集的文件資料應格式規范、字跡清晰，并進行妥善保管；三是科學建立檔案檢索制度，利用計算機信息技術完善辦公室自動化系統，實現檔案的網上管理，做好目錄編號工作，提高檔案收集效率。
進一步完善辦公室檔案的日常管理工作。檔案管理制度的建立和完善，應明確檔案管理工作流程，并統一建立檔案人員的約束與監督機制，避免人員出現不規范操作。同時，辦公室檔案管理跟日常的文件管理之間聯系密切，可在實際工作過程中一起管理。如單獨建立文件資料管理辦公室，根據文件資料的類別、時期等分別存放等。單位可依據辦公室檔案管理工作實際，積極成立檔案管理工作領導小組，明確制定檔案崗位目標和職責，并把工作目標層層分解開，把責任落實到每一位檔案管理人員身上，并把檔案管理工作實效納入人員的績效考核范圍，逐漸在單位內部形成有序的、不推脫的辦公室檔案管理工作新局面。
（二）加強檔案管理培訓，提高檔案人員素質水平
管理技術的創新。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案工作者提出了更高的要求。這要求檔案工作者既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，而且還應掌握現代化管理手段，檔案工作的每一個流程，每一種新型載體都具有復雜多樣的操作技術，只有掌握利用計算機進行檔案管理的工作方法和技巧，才能實現檔案管理技術的創新，從而改變過去主要管理和利用紙質檔案的現象，逐步做到利用現代化手段保管和開發利用多種信息資源，實現檔案管理信息化。
對于單位而言，重要的核心環節就是組織開展檔案管理人員培訓工作，提高人員素質水平。檔案管理工作始終都需要每一名檔案管理人員在日常工作中去落實，而隨著管理技術、信息網絡技術等的持續提升，檔案管理人員的專業素質提升迫在眉睫。然而很多單位從事檔案管理的人員并不具備專業培訓經驗，對檔案的立卷、分類等多是一知半解，專業素質水平跟信息時代的檔案管理要求存在較大差距。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。
（三）推進檔案數字化進程，加快實現信息資源共享
加快辦公室檔案數字化進程的推進速度。單位應逐年制定辦公室檔案數字化建設計劃，并加強檢查和監督，確保能有序開展辦公室檔案數字化建設工作。要加大投入，在單位各級檔案部門形成協作機制，集中一切能集中的力量來促進開展辦公室檔案數字化建設工作，強化單位在檔案信息資源產生過程中的主體責任。加快實現檔案信息資源共享。單位應嚴格依據國家新出臺的標準，把技術壁壘打破，統一建立檔案信息管理系統，促進單位及時融合網上辦公應用系統和檔案管理系統，在網上實現檔案信息的生成、整理與歸檔，使電子檔案信息的入口保持暢通。同時，加強橫向聯合，實現信息資源共享。建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。
